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La gestión técnica en las instituciones de salud en Colombia tiene su principal soporte en el Artículo 189 de la Ley 100 de 1993, el cual obliga a las instituciones públicas y privadas a invertir el 5% del presupuesto total anual en actividades de mantenimiento de la infraestructura y de la dotación hospitalaria.
Luego, mediante Decreto 2174 de 1996, el gobierno organizó el sistema de garantía de calidad en salud, precisando en el artículo 3 que dentro de las características que definen la calidad, se encuentra la disponibilidad y suficiencia de recursos, que depende en buena medida de la realización de las actividades de mantenimiento hospitalario.

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La planificación y administración de las actividades de orden técnico y administrativo que necesitan realizarse en una organización dedicada a la prestación de servicios de salud obliga a diseñar e implementar una serie de procesos que permitan clasificar, ubicar contabilizar, desagregar, priorizar y distinguir los recursos de infraestructura, instalaciones, equipamiento, comunicaciones y transporte que componen el recurso tecnológico de la organización.

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El inventario no es otra cosa que la relación detallada (escrita) de los bienes (equipos, muebles o inmuebles) de una persona, dependencia u organización (6). En las instituciones de salud debe incluir los siguientes apartes:

1. Identificación institucional.

2. Identificación del bien.

3. Código del bien.

4.  Datos complementarios.

5.  Datos financieros.

6.  Aseguramiento de los bienes.

7.  La rendición de cuentas fiscales.

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Es un formato se utiliza para registrar las solicitudes para realizar algún tipo de trabajo técnico en la institución de salud. Lo pueden diligenciar empleados del departamento técnico o trabajadores de otras dependencias de la organización que ven afectada su labor cotidiana por la ocurrencia de una falla.

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La Orden de Trabajo (OT) es el instrumento que se utiliza para:

a) Ordenar la ejecución de un trabajo o una actividad
b) Dejar constancia que el trabajo ha sido ordenado
c) Asignar el responsable de realizar el trabajo
d) Precisar el lugar, y el equipo o dispositivo en el que debe hacerse el trabajo
e) Definir el momento en el que debe realizarse el trabajo
f) Controlar el tiempo de duración del trabajo
g) Permitir que se elaboren otros documentos como el formulario para el control de de materiales, insumos y mano de obra.

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El mismo consigna la información detallada del trabajo que ha sido realizado. Contiene generalmente la siguiente información:

a) Identificación institucional
b) Fecha de inicio y terminación del trabajo
c) Número de la orden de trabajo
d) Identificación del bien o instalación intervenida. (Se identifica mediante el código del inventario institucional)
e) Identificación del trabajador responsable de realizar el trabajo
f) Breve diagnóstico de la situación encontrada; g) Explicación de las actividades realizadas
h) Relación de las horas/hombre utilizadas en la realización del trabajo
i) Relación de los repuestos, materiales y servicios utilizados en la ejecución del trabajo
j) Definición del estado en que quedó el bien, luego de la intervención. Generalmente se indica si el bien es apto o no para la prestación de servicios de salud
k) Observaciones o aclaraciones sobre el trabajo realizado

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2.5 – Formato de solicitud de materiales o servicios

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2.5 – Formato de solicitud de materiales o servicios

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Es la herramienta que se utiliza para solicitar materiales, repuestos o servicios. Se denomina “Formato para la solicitud de materiales, repuestos o servicios. El mismo dispone de espacios para incluir la siguiente información:

a) Identificación institucional
b) Identificación del formato
c) Orden de trabajo. Todo material solicitado se pide con destino a una orden de trabajo específica
d) Selector para definir si se solicitan materiales, repuestos o servicios
e) Espacio para precisar el elemento que se está solicitando, junto con la cantidad
f) Firma de quien hace la solicitud
g) Firma de quien está autorizado para aprobar la solicitud

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Para la elaboración del informe de gestión existen varios modelos. En el presente trabajo se muestran los lineamientos generales de dos de ellos. El primero podría ser calificado como tradicional, pues en el mismo, la dependencia técnica (Grupo de Ingeniería Biomédica o Clínica) presenta a las directivas de la institución un informe mediante el cual que busca mostrar tres (3) conceptos a saber:

a) Productividad
b) Control de costos
c) Control de calidad

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Con relación a la importancia de las herramientas administrativas para la gestión técnica se puede concluir: -Este trabajo ha recopilado y explicado el uso de las herramientas administrativas (Formatos tipo) más importantes para efectuar una gestión técnica eficiente en las instituciones de salud.

Las herramientas administrativas son indispensables para desarrollar una planificación adecuada y ordenar, controlar, registrar y supervisar las actividades de mantenimiento hospitalario que realizan los departamentos técnicos en las instituciones de salud.

Constituyen la base sobre la cual operan los sistemas de información inherentes a la gestión técnica.

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2.6.1 Datos generales.  Identifica la institución y la dependencia que presenta el informe.
1. Destaca el total de equipos de la organización

2.6.2 Productividad. La productividad de la dependencia se destaca normalmente de la siguiente forma:
2. Presenta un resumen de las actividades típicas realizadas de forma cotidiana para la cual es posible determinar tiempos promedio de ejecución como inspecciones de ingreso, reparaciones efectuadas, rondas de inspección, pruebas de operación y funcionamiento.
3. Indica las horas/hombre (normales) disponibles durante el periodo.
4. Destaca las horas/hombre utilizadas (trabajadas) durante el periodo. Con la información de los numerales 4 y 5 es posible “medir” la productividad (P) en porcentaje, dividiendo los tiempos trabajados con los tiempos disponibles por 100.
5. Informa las horas/hombre extras usadas durante el periodo.
6. Resalta las horas/hombre utilizadas en actividades de mantenimiento preventivo.
7. Muestra las horas/hombre utilizadas en actividades de reparación.
8. Distingue las horas/hombre utilizadas en actividades de diseño / construcción / capacitación / administración.

2.6.3 Eficiencia. La eficiencia de la dependencia se destaca normalmente de la siguiente forma:
9. Precisa el número de órdenes de trabajo emitidas y completadas.
10. Informa sobre el número de solicitudes de emergencia y el número de horas – hombre utilizadas en las mismas.
11. Muestra el tiempo promedio (Tm) requerido por orden de trabajo.