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Transformando Desafíos en Oportunidades: El Renacer de G Y M SAS

Leandro Marín Agudelo

Facultad de Ciencias y Tecnología

Seccional Medellin

Proceso Administrativo

Docente: Camilo Castaño Martinez

Octubre de 2024

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1. Propuesta de Organigrama Inicial para G Y M SAS

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1. Propuesta de Organigrama Inicial para G Y M SAS

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Claridad en Roles y Responsabilidades:

·      La inclusión de un Gerente de Operaciones, un Gerente Comercial y un Gerente de Recursos Humanos clarifica las responsabilidades y permite que cada área tenga un enfoque específico. Esto ayudará a mitigar la confusión derivada de la falta de un manual de funciones y evitará la improvisación en la asignación de tareas.

Optimización de la Toma de Decisiones:

·      Al delegar a gerentes específicos, se facilitan decisiones más rápidas y relevantes por parte de líderes de área que comprenden mejor las necesidades y dinámicas de sus respectivas áreas. Esto reduce la dependencia del Gerente General para cada pequeña decisión, acelerando el flujo de trabajo.

Coordinación Eficiente:

·      La creación de departamentos especializados fomenta la coordinación y colaboración entre áreas. Por ejemplo, el Gerente de Recursos Humanos puede trabajar de cerca con el Gerente de Operaciones para asegurar que las contrataciones se alineen con las necesidades operativas actuales.

Mejora en la Gestión del Talento:

·      Establecer un departamento de Recursos Humanos permite implementar prácticas formales de selección, capacitación y evaluación del personal, lo cual puede reducir la alta rotación de personal y mejorar la satisfacción laboral.

Resolución de Conflictos y Comunicación:

·      Al contar con un Gerente de Recursos Humanos, se pueden gestionar mejor los conflictos laborales y personales, estableciendo un marco claro para la resolución de problemas y formalizando los canales de comunicación interna, reduciendo así malentendidos.

Control Efectivo de Proyectos:

·      La figura de un Jefe de Proyectos bajo el Gerente de Operaciones garantizará un enfoque sistemático y proactivo en el control de proyectos, en lugar de un modelo reactivo, lo que minimizará costos adicionales y mejorará la calidad del producto final.

Refuerzo en Ventas y Relación con Clientes:

·      Un Gerente Comercial asegura que las estrategias de ventas estén alineadas con la visión y objetivos de la empresa, y un equipo de ventas definido permitirá una mayor atención a las necesidades de los clientes y al manejo de relaciones comerciales.

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2. Definición y Análisis del Problema en G Y M SAS

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2. Definición y Análisis del Problema en G Y M SAS

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Identificación de Problemas Clave

G Y M SAS enfrenta varios problemas significativos que afectan su funcionamiento y éxito en el mercado. Los problemas principales identificados son:

·      Baja Rentabilidad: A pesar de tener clientes y proyectos en marcha, la empresa no está logrando los márgenes de beneficio esperados. Esto puede deberse a costos elevados, gastos operativos injustificados o precios de venta no competitivos.

·      Problemas de Gestión de Proyectos: La empresa presenta dificultades para planificar, ejecutar y cerrar proyectos de manera eficiente. Esto incluye el incumplimiento de plazos, la falta de seguimiento y la gestión inadecuada de recursos.

·      Deficiencias en la Comunicación Interna: La comunicación informal y la falta de canales claros pueden llevar a malentendidos y a una coordinación deficiente entre departamentos, lo que impacta negativamente en la colaboración y en la alineación con los objetivos organizacionales.

Análisis de Causas Subyacentes

Para entender las raíces de estos problemas, realizaremos un análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas) y un análisis de causa raíz.

Análisis FODA

Fortalezas:

Experiencia en el mercado.

Talento humano capacitado.

Innovación en servicios ofrecidos.

Oportunidades:

Creciente demanda en el sector tecnológico.

Oportunidades de colaboración con otras empresas.

Expansión de servicios a nuevos mercados.

Debilidades:

Falta de un organigrama claro y definido.

Escasa formalización de procesos internos.

Altos costos operativos sin control.

Amenazas:

Competencia creciente en el sector.

Cambios en las preferencias de los clientes.

Riesgos económicos que pueden afectar la inversión en tecnología.

Análisis de Causa Raíz

El análisis de causa raíz se puede realizar utilizando la metodología de los 5 porqués:

¿Por qué hay baja rentabilidad?

·       Porque los costos operativos son elevados.

¿Por qué los costos operativos son elevados?

·       Porque no hay un control adecuado de los gastos y se gestionan proyectos de manera ineficiente.

¿Por qué no hay un control adecuado de los gastos?

·       Porque falta un departamento de recursos humanos que centralice y gestione la administración del personal y los procesos.

¿Por qué falta un departamento de recursos humanos?

·       Porque la estructura organizativa actual no considera la necesidad de un manejo formal de talento humano.

¿Por qué la estructura organizativa no considera esto?

·       Porque la empresa no ha implementado una planificación estratégica que contemple estas necesidades.

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3. Definición de Objetivos para G Y M SAS

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3. Definición de Objetivos para G Y M SAS

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Objetivo General

Mejorar la rentabilidad y la eficiencia operativa de G Y M SAS mediante la optimización de procesos internos, la adecuada gestión de recursos humanos y la implementación de un control financiero efectivo.

Objetivos Específicos

·       Reducir los costos operativos en un 15% en los próximos seis meses:

Implementar un análisis exhaustivo de gastos para identificar áreas donde se pueden realizar recortes sin comprometer la calidad del servicio.

Establecer un plan de seguimiento mensual para evaluar el avance en la reducción de costos.

·      Incrementar la tasa de finalización de proyectos a tiempo en un 30% en el próximo año:

Desarrollar e implementar un sistema de gestión de proyectos que permita la planificación y el seguimiento continuo.

Fomentar la capacitación constante del equipo sobre gestión eficiente de proyectos y uso de herramientas tecnológicas.

Mejorar la comunicación interna en un 40% en el próximo año:

Establecer canales oficiales de comunicación entre departamentos (por ejemplo, la implementación de software de gestión de proyectos y comunicación interna).

Realizar encuestas trimestrales para medir la percepción y efectividad de la comunicación interna, asegurando que el feedback se utilice para realizar mejoras continuas.

Aumentar la satisfacción del cliente en un 25% en los próximos 12 meses:

Implementar encuestas de satisfacción del cliente tras la finalización de cada proyecto y analizar los resultados para realizar ajustes en el servicio.

Introducir un sistema de seguimiento post-venta para atender las inquietudes y sugerencias de los clientes, con el objetivo de mejorar continuamente la oferta de servicios.

Desarrollar un plan de capacitación para el 100% del personal en un plazo de 18 meses:

Identificar las necesidades de capacitación específicas de cada área y elaborar un programa de formación que aborde esas necesidades.

Evaluar la efectividad de la capacitación mediante encuestas y resultados en el desempeño laboral.

Incrementar las ventas en un 20% en los próximos 12 meses:

o   Reforzar el departamento comercial mediante la capacitación constante del equipo de ventas y el establecimiento de metas y incentivos claros.

o   Desarrollar promociones y campañas de marketing centradas en los servicios más rentables.

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4. Proposición de Alternativas Estratégicas para G Y M SAS

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4. Proposición de Alternativas Estratégicas para G Y M SAS

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Se presentan varias alternativas estratégicas para abordar los problemas identificados en G Y M SAS. Estas alternativas están fundamentadas en las necesidades específicas de la empresa y en las condiciones actuales del mercado, con respaldo de la bibliografía mencionada.

1. Optimización de los Procesos de Gestión de Proyectos

Descripción: Implementar un ciclo de mejora continua dentro de los procesos de gestión de proyectos, garantizando una planificación, ejecución y evaluación efectivas.

Fundamentación:

·       Necesidades Específicas: G Y M SAS enfrenta desafíos en la entrega puntual de proyectos. Un enfoque en la gestión de proyectos que utilice herramientas como el Diagrama de Gantt y técnicas de control de calidad, como las descritas en "Fundamentos de Administración", permitirá una visualización clara de los hitos importantes y la asignación eficiente de recursos.

·       Condiciones del Mercado: La creciente competencia en el mercado exige que las empresas optimicen sus procesos para mantener la competitividad. Según Hernández y Rodríguez (2012), la optimización de procesos no solo mejora la eficiencia, sino que también puede conducir a un incremento en la satisfacción del cliente.

2. Desarrollo de Capacitación Continua para el Personal

Descripción: Crear un plan de capacitación que incluya talleres, cursos y sesiones de mentoría centrados en habilidades técnicas y de gestión.

Fundamentación:

·       Necesidades Específicas: La falta de habilidades y conocimiento en el equipo está limitando el desempeño de proyectos. La capacitación continua es fundamental para cerrar estas brechas. Según el "Proceso Administrativo", la capacitación debe ser un proceso sistemático que se incorpore a la cultura organizacional para potenciar la efectividad del personal.

·       Condiciones del Mercado: Un equipo bien capacitado se adapta mejor a las exigencias del mercado y puede responder más ágilmente a los cambios en los requerimientos del cliente, lo cual es clave para mantener la competitividad (Hernández y Rodríguez, 2012).

3. Implementación de Herramientas Tecnológicas para la Comunicación

Descripción: Adoptar plataformas digitales que faciliten una comunicación efectiva y colaboración entre los miembros del equipo.

Fundamentación:

·       Necesidades Específicas: La falta de comunicación clara entre departamentos puede llevar a retrasos en los proyectos. Integrar herramientas como Microsoft Teams o Trello puede mejorar la transparencia y el flujo de información. El "Proceso Administrativo" subraya la importancia de la comunicación como un elemento clave para el éxito de la gestión empresarial.

·       Condiciones del Mercado: En el contexto actual, donde el trabajo remoto y la colaboración virtual son cada vez más comunes, invertir en tecnologías de comunicación se convierte en una necesidad para cualquier organización que desee mantenerse competitiva (Fundamentos de Administración).

4. Establecimiento de un Sistema Efectivo de Control Financiero

Descripción: Crear un sistema que permita monitorear y evaluar constantemente los costos y el uso eficiente del presupuesto.

Fundamentación:

·       Necesidades Específicas: La baja rentabilidad indica una falta de control sobre los costos operativos. Implementar control financiero y presupuestario ayuda a identificar áreas de desperdicio y optimización. Según Hernández y Rodríguez (2012), una gestión financiera adecuada es esencial para la sostenibilidad de cualquier organización.

·       Condiciones del Mercado: En un entorno económico volátil, las empresas deben ser capaces de realizar ajustes presupuestarios rápidos. Un sistema financiero sólido proporciona la información necesaria para tomar decisiones informadas y estratégicas (Fundamentos de Administración).

5. Fortalecimiento de la Estrategia de Marketing Digital

Descripción: Desarrollar y ejecutar una estrategia de marketing digital que incluya SEO, redes sociales y contenido relevante.

Fundamentación:

·       Necesidades Específicas: Para incrementar las ventas, es crucial que G Y M SAS aumente su visibilidad en el mercado. Una estrategia de marketing digital bien estructurada permitirá a la empresa llegar a un público más amplio y diversificado. El "Proceso Administrativo" enfatiza la importancia de la adaptación a un entorno cambiante para lograr un crecimiento sostenible.

·       Condiciones del Mercado: La digitalización es una tendencia que ha revolucionado los métodos de marketing. Las empresas que utilizan el marketing digital reportan un mayor crecimiento en comparación con aquellas que todavía dependen de métodos tradicionales (Hernández y Rodríguez, 2012).

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5. Desarrollo de las 3 Alternativas Propuestas:

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5. Desarrollo de las 3 Alternativas Propuestas:

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Proceso y Actividades Específicas

Actividades:

·       Análisis de procesos actuales:

o   Evaluar los proyectos recientes para identificar cuellos de botella.

o   Documentar el flujo de trabajo actual.

·       Definición de estándares y metodologías:

o   Seleccionar una metodología adecuada (ej., Scrum, PMBOK).

o   Establecer un conjunto de herramientas (software de gestión de proyectos).

·       Capacitación del personal:

o   Realizar talleres de formación para el equipo sobre las nuevas metodologías y herramientas.

·       Implementación de la nueva metodología de gestión de proyectos:

o   Iniciar un proyecto piloto con el nuevo enfoque.

o   Recoger retroalimentación y ajustar el proceso según sea necesario.

·       Monitoreo y evaluación:

o   Realizar reuniones periódicas de seguimiento para evaluar el progreso.

o   Analizar los resultados de proyectos después de la implementación.

Cronograma de Implementación

Tabla #1

Tipo de Planeación Necesaria

·       Planeación Estratégica: Para definir la metodología y establecer objetivos a largo plazo relacionados con la efectividad en la gestión de proyectos.

·       Planeación Táctica: Para elaborar un plan específico de implementación que detalle cómo se llevarán a cabo las actividades.

·       Planeación Operativa: Para la formación del personal y el manejo del día a día en la ejecución de proyectos.

Desarrollo de Capacitación Continua para el Personal

Proceso y Actividades Específicas

Actividades:

·       Diagnóstico de Necesidades de Capacitación:

o   Realizar encuestas y entrevistas para identificar las habilidades que se deben desarrollar.

·       Diseño del Programa de Capacitación:

o   Elaborar un plan formativo con cursos y talleres específicos.

·       Selección de Formadores:

o   Contratar expertos o seleccionar personal interno para liderar sesiones de capacitación.

·       Implementación de Capacitación:

o   Ejecutar los cursos y talleres según el cronograma establecido.

·       Evaluación de Resultados:

o   Realizar evaluaciones de conocimientos antes y después de cada curso.

o   Recoger feedback de los participantes para mejorar futuros programas.

Cronograma de Implementación

Tabla #2

Tipo de Planeación Necesaria

·       Planeación Estratégica: Para establecer la visión de desarrollo de talento a largo plazo.

·       Planeación Táctica: Para definir el contenido específico y los métodos de capacitación.

·       Planeación Operativa: Para la organización de las sesiones de formación y la logística asociada.

3. Fortalecimiento de la Estrategia de Marketing Digital

Proceso y Actividades Específicas

Actividades:

·       Análisis de la situación actual:

o   Evaluar la presencia actual en línea (sitio web, redes sociales).

o   Identificar las plataformas más relevantes para el público objetivo.

·       Definición de Objetivos de Marketing:

o   Establecer metas claras (ej., aumentar seguidores en un 20%, incrementar tráfico al sitio web).

·       Desarrollo de Contenido:

o   Crear un calendario de contenidos para redes sociales y blogs.

o   Generar contenido relevante y atractivo.

·       Implementación de Publicidad Digital:

o   Lanzar campañas publicitarias en Google y redes sociales.

o   Monitorear el rendimiento de las campañas.

·       Evaluación y Ajuste de Estrategias:

o   Analizar los resultados de las campañas mensualmente.

o   Ajustar las estrategias según el rendimiento y la retroalimentación.

Cronograma de Implementación

Tabla #3

Tipo de Planeación Necesaria

·       Planeación Estratégica: Para alinear la estrategia de marketing con los objetivos generales de la empresa.

·       Planeación Táctica: Para definir campañas específicas y el contenido a producir.

·       Planeación Operativa: Para gestionar la logística y ejecución de las campañas de marketing.

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Hernández y Rodríguez, S., & Palafox de Anda, G. (2012). Administración. Teoría, Proceso, áreas funcionales y estratégicas para la competitividad. Méjico: McGraw-Hill/Interamericana Editores, S.A.

Fundamentos de Administración. (2023-II). Texto digital en el Aula Virtual. Recuperado de [Aula Virtual, Sección Material de Estudio].

Proceso Administrativo. (2023-II). Texto digital en el Aula Virtual. Recuperado de [Aula Virtual, Sección Material de Estudio].