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Una factura es un documento comercial que detalla bienes o servicios prestados y exige el pago de los mismos.

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La factura electrónica es la es la versión digital de la factura tradicional y tiene la misma validez legal que su equivalente en papel. Se genera, valida, expide y almacena de forma electrónica, lo cual facilita su gestión y reduce costos. Además, sirve como respaldo de las transacciones de venta de bienes y servicios.

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Como propósito principal de la factura encontramos las siguientes:

Cobro y venta: Es el documento que el vendedor presenta al comprador para solicitar el pago por los bienes o servicios recibidos.

Registro contable: Sirve como documento fuente para registrar todas las transacciones comerciales en los libros contables de la empresa.

Prueba legal: Acredita la realización de una operación entre dos partes, ofreciendo validez al acuerdo y sirviendo como prueba en caso de disputas o problemas de pago.

Base para impuestos: Permite a las empresas registrar sus ingresos y gastos para realizar la declaración de impuestos correcta y deducir el IVA correspondiente.

Seguimiento de inventario: Las empresas que venden productos usan las facturas para llevar un control del inventario y planificar futuras compras.

Análisis de negocios: El análisis de las facturas a lo largo del tiempo ayuda a identificar patrones de compra, identificar los productos más demandados y pronosticar ventas futuras, facilitando la creación de estrategias de marketing efectivas.

Control y seguimiento: Facilita a las empresas el seguimiento de sus ventas, el estado de sus cobros y la gestión de las cuentas por cobrar.

Mejora de relaciones comerciales: La facturación eficiente agiliza los pagos y ayuda a mantener una comunicación clara y organizada con los clientes y proveedores.

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El propósito principal de la factura digital es servir como comprobante legal y fiscal de una transacción comercial, igual que la factura en papel, pero con la ventaja de que se emite, recibe y conserva electrónicamente, lo que agiliza los procesos y facilita la administración empresarial.

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El CUFE es una cadena alfanumérica única que identifica cada factura electrónica emitida en Colombia. Este código es una especie de «huella digital» de la factura, que autentica su validez ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

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QUIÉNES ESTAN OBLIGADOS A EMITIR FACTURA ELECTRÓNICA

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QUIÉNES ESTAN OBLIGADOS A EMITIR FACTURA ELECTRÓNICA

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En Colombia, de acuerdo con las normas vigentes (Resolución 000165 de 2023), están obligados a generar factura electrónica de venta quienes cumplan con ciertos criterios, como superar un umbral de ingresos o pertenecer a un régimen tributario específico.

Entre los principales responsables de la emisión de factura electrónica, se encuentran:

Empresas y personas jurídicas.

Negocios o personas responsables de IVA y del Impuesto Nacional al Consumo

Personas naturales con ingresos brutos superiores a 3.500 UVT o que cumplan los requisitos del Artículo 437 del estatuto tributario.

Contribuyentes del Régimen Simple de Tributación.

comerciantes, importadores y productores de bienes y servicios.

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QUIÉNES NO ESTAN OBLIGADOS A EMITIR FACTURA ELECTRÓNICA

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QUIÉNES NO ESTAN OBLIGADOS A EMITIR FACTURA ELECTRÓNICA

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Trabajadores dependientes: Personas con relación laboral o legal y reglamentaria que no realizan actividades comerciales.

Régimen simplificado: Personas naturales que cumplen con los topes de ingresos y patrimonio, según las normas de la DIAN.

Transporte público: Empresas que prestan el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros.

Servicios básicos: Quienes prestan servicios de baños públicos.

Personas naturales con bajos ingresos: Aquellas que venden excluidos del impuesto sobre las ventas (IVA) o prestan servicios no gravados, siempre y cuando sus ingresos no superen los topes de 3.500 UVT.

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SIIGO S.A.S

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SOFTGIC S.A.S.

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TIEMPO ESTIMADO DE VALIDACIÓN ANTE LA DIAN

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TIEMPO ESTIMADO DE VALIDACIÓN ANTE LA DIAN

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La validación se realiza en segundos o minutos, pero, en casos excepcionales, puede tardar hasta dos días si hay problemas de conexión o tecnología en el sitio donde se genera la factura. El tiempo estimado de validación de la factura electrónica ante la DIAN en Colombia es en tiempo real: la factura debe ser validada por la DIAN en el momento en que se emite y antes de ser entregada al cliente, siempre que haya conectividad y el proceso funcione normalmente. Si por razones técnicas o de conectividad no es posible hacerlo inmediatamente, el facturador tiene hasta 48 horas para transmitir la factura a la DIAN después de su emisión, según lo establece la normativa vigente para 2025.