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Son todas las aplicaciones, plataformas digitales y programas que utilizamos para poder comunicarnos y realizar actividades en equipo. El trabajo remoto o a distancia es el que hacemos cuando no estamos de frente con otras personas, es decir, que la otra parte se encuentra distante y no interactuamos de manera física con ella, en este sentido utilizamos diferentes herramientas para poder trabajar en conjunto, centrándose en crear conocimiento de forma compartida y simultánea entre distintas personas, facilitando el desarrollo de las actividades que se tienen programadas.

Como ejemplos de estas herramientas puedo mencionar el correo electrónico, laptops, teléfonos inteligentes, la nube, google docs, google classroom, google drive, google forms, google meet, streamyard, kahoot y por supuesto el padlet entre otras.

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¿QUÉ HERRAMIENTAS SE PUEDEN UTILIZAR EN EL APRENDIZAJE COLABORATIVO? | DOCENTES 2.0

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Trabajamos de forma colaborativa y virtual cuando estamos fuera de la oficina, cuando estamos en casa, cuando estamos de viaje, cuando desarrollamos algún proyecto fuera del trabajo; utilizando alguna herramienta síncrona o asíncrona para estar en comunicación e interactuar con las personas que forman parte del equipo de trabajo; mediante lluvia de ideas, videollamadas, archivos compartidos a través de aplicaciones o correo electrónico, etc.

Podemos incluir una carta de colaboración virtual en la que incluyamos los objetivos de lo que se espera, el alcance que tendrá, los recursos que se necesitarán para sacar adelante el proyecto, establecimiento de fechas y horarios, los hitos para evaluar los avances que se vayan teniendo en el inicio desarrollo y conclusión del mismo.

La clave está en hacer que ese espacio de colaboración funcione adecuadamente estableciendo pautas y tiempos, así como planificación y sobre todo motivación para que haya una sinergia en beneficio de los objetivos comunes del equipo.

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Entre las ventajas que podemos encontrar referente a las herramientas y el trabajo colaborativo puedo mencionar:

Agilizan y mejoran la productividad, tanto en empresas como en instituciones de educación.

Existe la comunicación de manera síncrona y asíncrona.

Gestión del tiempo de acuerdo a tus necesidades.

La inmediatez del acceso a la información por parte de los colaboradores.

Ahorro y eficiencia del tiempo en la automatización de procesos.

Podemos acceder remotamente desde cualquier dispositivo conectado a internet, teniendo la movilidad y la flexibilidad.

Se actualizan los conocimientos y se aprenden nuevos métodos.

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Son más las ventajas que podemos encontrar respecto a las herramientas y el trabajo colaborativo, pero también existen desventajas a tomar en cuenta:

El desconocimiento en la utilización de los equipos digitales.

No saber como comportarse dentro de un grupo colaborativo.

Incorrecta asignación de roles entre los participantes.

Mala elección de las herramientas de trabajo.

Conflictos entre los diferentes estilos de trabajo de los colaboradores.

Espacios y recursos no disponibles o limitados.

Diferentes ritmos de trabajo.

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Trabajar fuera de la oficina o del salón de clases implica una serie de retos a tomar en cuenta para no tener inconvenientes a la hora de realizar las actividades de manera colaborativa. Entre ellos puedo mencionar:

Se necesita fijar y gestionar las expectativas de forma más proactiva, es decir, que debemos adaptar los mecanismos a nuestra necesidades para realizar actividades de forma autónoma y en consecuencia trabajar en forma grupal.

Debemos saber lo básico en la manipulación de los diferentes programas y dispositivos informáticos, tener recursos digitales para solucionar cualquier situación que se pudiera dar.

Administrar el tiempo con los demás colaboradores del equipo ya que hay mínimas oportunidades para el encuentro físico, entonces tenemos que gestionar, planificar y calendarizar los encuentros virtuales de una manera que todos los colaboradores podamos llevar la distancia social adecuada.

La comunicación no siempre es fluida debido al tipo de conexión que se tenga, por lo tanto, debemos manejar herramientas que no generen confusión al momento de compartir información.

En el entorno pude ser que los compañeros de trabajo se confundan y piensen que estás viendo programas de streaming en vez del trabajo, por lo que hay que cambiar esa percepción.

En general, debemos mantener el rendimiento en el trabajo colaborativo para que los objetivos establecidos sean cumplidos.

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Las empresas pueden obtener una serie de ventajas al permitir que los empleados trabajen a distancia, como la reducción de los costes de personal, el aumento de la productividad, la mejora de las oportunidades de contratación y la conciliación de la vida laboral y familiar. Sin embargo, pueden surgir algunas dificultades, como la falta de colaboración o el aislamiento del entorno de la oficina. Dado que cada vez hay más puestos de trabajo a distancia, los directivos deben comprender el funcionamiento interno de este entorno de trabajo flexible para crear un equipo productivo y cooperativo.

En este artículo, analizamos los retos de los equipos virtuales y enumeramos 12 áreas de mejora para la gestión de su personal a distancia.
Preguntas y respuestas: ¿Qué es el trabajo a distancia?
¿Cuáles son los retos de los equipos virtuales?

Las dificultades de los equipos virtuales son los problemas que se producen, como la falta de comunicación sobre los trabajos, porque ya no se trabaja en persona. Puede ser difícil saber cuándo o cómo ayudar a tu equipo inmediatamente con su trabajo diario, ya que gestionar un equipo virtual es un reto. También puede ser difícil levantar la moral y motivar a los miembros de tu equipo, ya que la mayor parte de tu comunicación e interacciones son virtuales.

Dado que la configuración de las oficinas de los miembros del equipo virtual puede ser diferente, problemas comunes como las distracciones en casa, sistemas informáticos obsoletos y un servicio de Internet lento también pueden causar problemas. Algunos empleados pueden tener hijos durante las horas de trabajo o tener horarios de trabajo no tradicionales, como las noches y los fines de semana, lo que también podría crear desafíos. Como gestor, puede ser beneficioso organizar reuniones periódicas por vídeo para conocer a su equipo y verificar que cada empleado tiene todo lo que necesita para completar su trabajo.
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12 áreas de mejora para los equipos virtuales

A continuación se presentan las áreas de mejora para los equipos virtuales:

1. La comunicación

Algunos supervisores pueden considerar que el trabajo a distancia es menos productivo debido a la ineficacia de la comunicación. Un director proactivo puede aumentar la comunicación implementando una herramienta de comunicación basada en la web para que los miembros del equipo se comuniquen en tiempo real. Considere la posibilidad de ofrecer oportunidades de comunicación organizando reuniones periódicas, como chats de voz o videoconferencias.

2. Colaboración

La colaboración es fundamental para el éxito del trabajo a distancia para generar nuevas ideas y facilitar el debate entre los miembros del equipo. Para gestionar un equipo remoto con éxito, es importante que todos se sientan valorados y formen parte del proceso de toma de decisiones. Considere la posibilidad de incluir a los miembros del equipo en las reuniones para escuchar sus opiniones y envíe regularmente correos electrónicos que fomenten las respuestas para que sepan que realmente quiere escuchar sus opiniones y trabajar juntos.

3. Disponibilidad

Los equipos virtuales pueden tener problemas para programar las reuniones debido a la ubicación, por ejemplo en diferentes zonas horarias, de su personal. Por ejemplo, algunos miembros del equipo pueden tener que empezar a trabajar temprano por la mañana, mientras que otros pueden tener que empezar a trabajar más tarde para asistir a una reunión por la tarde. Anticipe la disponibilidad de los empleados y las diferencias de zona horaria utilizando un software de calendario para hacer un seguimiento de cada empleado y evitar cualquier malentendido sobre la programación.

4. Límites

Los límites son importantes para mantener un equilibrio óptimo entre la vida laboral y personal y evitar el agotamiento. A los equipos que trabajan a distancia les puede resultar difícil crear límites cuando intentan completar las tareas, ya que su oficina o espacio de trabajo está dentro de su casa. Considere la posibilidad de organizar reuniones mensuales individuales para informar a su equipo de que valora su duro trabajo y para reforzar el establecimiento de límites positivos en relación con el equilibrio entre la vida laboral y personal.
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5. Rompe

Visite a sus empleados virtualmente para confirmar que se toman el tiempo necesario para sus descansos y asegúrese de que establecen límites para evitar comprometerse en exceso. Anime a los empleados a establecer notificaciones en línea con un software de calendario que les indique que deben tomarse un descanso, si es posible. Otra forma de ayudar a los empleados a tomarse descansos es organizar retos de equipo divertidos, como un reto de caminata cronometrada, y crear incentivos de equipo para que sea un éxito.

6. Estructura

Puede crear una estructura dentro de su equipo definiendo las funciones para que los miembros sepan lo que se espera que hagan. Cree tareas para los miembros remotos para asegurarse de que todos saben cómo empezar cada proyecto. Otra estrategia es introducir el concepto de bloqueo de tiempo en su equipo, que incluye la programación de horas específicas de la jornada laboral para tareas concretas. Por ejemplo, la primera mitad del día es para la comunicación por correo electrónico, mientras que la segunda mitad del día es para la creación de productos de marketing.

7. Software

Los programas informáticos pueden mejorar la productividad del trabajo a distancia al permitir a los empleados trabajar con rapidez. Asóciese con su departamento de TI para asegurarse de que existe un software de comunicación eficaz que permita mantener conversaciones en tiempo real con el personal. También puede investigar herramientas de gestión de proyectos para tener un destino para las tareas de trabajo y proporcionar un lugar para la retroalimentación entre los miembros del equipo.

8. Confíe en

Una de las mejores formas que tienen los directivos de generar confianza con un equipo remoto es establecer la responsabilidad. Cree objetivos con sus empleados y comuníqueles su compromiso de ayudarles a cumplirlos. Considere la posibilidad de presentarse a través de una videollamada con todos los nuevos empleados, ya que puede fomentar un sentido de profesionalidad y amistad entre los equipos virtuales.

9. Tiempos de respuesta

Establezca expectativas de trabajo a distancia claras y concisas para que los miembros del equipo sepan de qué son responsables y puedan cumplir con las tareas en consecuencia. Si quieres mejorar los tiempos de respuesta, averigua si hay algo que causa el retraso en los tiempos de respuesta, como la conectividad a Internet, e intenta ayudarles a encontrar soluciones. También puede probar la automatización de tareas, como el envío masivo de correos electrónicos o la gestión de las redes sociales. La automatización puede ayudar a tus empleados a ahorrar tiempo para que puedan centrarse en completar sus otras tareas.
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10. Cultura de oficina

El trabajo a distancia puede carecer de cultura de oficina o de unión entre los empleados debido a los diferentes lugares de trabajo. Una forma de ayudar a mejorar la cultura de la oficina podría ser utilizar la tecnología para conectar a los compañeros de trabajo de una forma más personal, como por ejemplo utilizar la videoconferencia para organizar un evento de trivial virtual. Como gerente, crear una cultura de oficina positiva puede ayudar a los empleados a colaborar mejor.

11. Distracciones

Para reducir al mínimo las distracciones y mantener la eficacia en el rendimiento de su equipo, establezca directrices durante las reuniones individuales y de equipo. Cree expectativas claras en relación con sus tareas diarias y proporcione formas de evitar las distracciones. Esto puede incluir el silenciamiento de los teléfonos móviles durante el tiempo que el empleado está trabajando o la creación de un espacio que no incluya televisores u otros dispositivos que puedan distraer.

12. Material de oficina

Algunas oficinas remotas proporcionan material de oficina, mientras que otras animan a los empleados a utilizar lo que ya tienen. Para fomentar el crecimiento en una oficina remota, hay que asegurarse de que hay suficiente presupuesto para proporcionar las mejores herramientas para el trabajo. Por ejemplo, una empresa puede optar por proporcionar un estipendio para un proveedor de Internet más rápido para garantizar la rápida finalización de los proyectos.

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12 Desafíos de los equipos virtuales y cómo mejorarlos - Historiadelaempresa.com

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Las empresas pueden obtener una serie de ventajas al permitir que los empleados trabajen a distancia, como la reducción de los costes de personal, el aumento de la productividad, la mejora de las oportunidades de contratación y la conciliación de la vida laboral y familiar.