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Es la fase de tratamiento documental que se encarga de analizar la información que se encuentra dentro de un fondo de archivo de manera sistemática y jerárquica, permitiendo su fácil localización e identificación, basándose en una estructura orgánica funcional.

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Un fondo documental es un grupo de documentos reunidos por una persona físicamente o una institución, dichos documentos son preservados y conservados incluyendo medidas que aseguran el buen estado de los documentos producidos a lo largo del tiempo.

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Los fondos de archivo se clasifican de acuerdo a sus principios de procedencia y orden de originalidad.

Clasificación funcional
Clasificación orgánica
Clasificación por materia

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Estos tipos de instrumentos se utilizan en la descripción del contenido que se encuentra preservado y conservados dentro de los fondos documentales, estos instrumentos permiten que los usuarios accedan y localicen la información que necesitan con rapidez y exactitud.

Los instrumentos son aplicados sin tener en cuenta una norma específica, ya que estos dependen de la descripción más conveniente para el fondo al que se pertenece, incluyendo las necesidades de información que presentan los diferentes usuarios, estos instrumentos son esenciales para la gestión de la información y documentación. Entre los instrumentos más utilizados se pueden mencionar:

Censos

Inventarios

Catálogos

Índices

Guías

Ficheros

Catálogos electrónicos

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La instalación de un fondo documental de archivo tiene como objetivo principal la organización y clasificación de los documentos producidos por una persona o institución a lo largo de un período de tiempo en relación con una actividad específica. Consiste en el alojamiento físico de los documentos en las estanterías mediante unidades de instalación, ya sean cajas, legajos o libros. La preservación y conservación del fondo documental también es un objetivo importante para asegurar el buen estado de los documentos. La gestión documental busca mejorar la eficiencia de una empresa y ahorrar tiempo en la búsqueda y administración de archivos.

Los objetivos de la instalación de un fondo documental de archivo son la organización, clasificación, preservación y gestión eficiente de los documentos.

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