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El trabajo de oficina requiere plasmar, de forma ágil y útil, las ideas que se llevan a cabo a nivel laboral, así como la creación, manipulación, transmisión y almacenaje de información para trabajar.

Las ventajas de las herramientas ofimáticas hacen posible que todas las tareas que han de llevarse a cabo en cualquier centro de trabajo sean altamente productivas. Además, es importante que dichas herramientas estén conectadas a una red local y/o a Internet, para facilitar la labor de cada profesional, tanto a nivel individual como en equipo.

En este post te informamos sobre las ventajas y desventajas de la ofimática, así como del beneficio de los programas ofimáticos sobre las empresas, para que puedas comprender la gran utilidad que tienen las herramientas ofimáticas, y también te recomendamos la formación que tienes a tu alcance para especializarte en esta materia.

La ofimática es el conjunto de programas, aplicaciones, herramientas, métodos y materiales que son aplicados al trabajo de oficina, a través de la informática.

Beneficios de la ofimática

Entre las ventajas de la ofimática cabe destacar que, esta aplicación de la informática a las labores y técnicas de oficina, tiene fines de perfeccionamiento, optimización y mejora del trabajo, así como de todas las operaciones relacionadas.

La ofimática destaca por hacer posible que cualquier labor que previamente pueda realizarse de manera manual, pueda llevarse a cabo a través de la informática.

De este modo, la ofimática permite acciones como la automatización de dictados, el archivo de documentos en un ordenador o en la nube, el microfilmado, la gestión de archivos y la realización de cálculos complicados automáticamente, entre otras muchas tareas optimizadas.

Las principales ventajas de las herramientas ofimáticas, ( ventajas de paquetería ofimática), son las siguientes:

Son fáciles de utilizar y sencillas.

Están disponibles en todo momento para los usuarios.

Brindan paquetes de programas ejecutables.

Se pueden adaptar a cualquier ordenador.

Si los usuarios lo desean, pueden compartir los archivos creados con estas herramientas.

Posibilitan la subida y descarga de documentos.

Facilitan la configuración de aquellas páginas en las que se realizan los trabajos.

¿Qué desventajas tiene la ofimática?

Las dos desventajas de la ofimática, por excelencia son, por un lado, la conectividad obligatoria a Internet para poder trabajar, y por otro, el poco peso con el que cuentan los documentos creados.

No obstante, estas desventajas trasladadas a la actualidad, ya no tienen apenas sentido, pues ambas suponen hoy en día beneficios para la comodidad y rapidez de desempeño, en cuanto a las tareas de oficina.

¿Cuáles son las herramientas ofimáticas y para qué sirven?

Antes de conocer cuáles son las herramientas ofimáticas más comunes, debes recordar que se trata de una serie de servicios electrónicos y programas que tienen el objetivo de automatizar y optimizar tareas informáticas y de oficina, tal y como te hemos explicado.

Algunos ejemplos de las herramientas ofimáticas los puedes encontrar en los siguientes:

Softwares de programación

Bases de datos

Programas de presentación multimedia

Herramientas de para el procesamiento de textos

Programas de mensajería instantánea

Hojas de cálculo

Calculadoras

Programas de correo de voz

Herramientas de reconocimiento de voz

Impresoras

Agendas

Programas de correo electrónico y mailing

Equipos de Fax

Teléfonos

En cuanto a estas y otras herramientas ofimáticas, para saber para qué sirven, (una vez que ya sabes qué son las herramientas ofimáticas), debes tener en cuentas que entre sus principales funcionalidades destacan: los sistemas para compartir el trabajo en grupo, la gestión de la información personal (PIM), el dibujo vectorial y las presentaciones digitales.

Así mismo, las herramientas ofimáticas facilitan la organización personal del trabajo, el procesamiento de textos, la gestión de bases de datos, los diseños gráficos de oficina, tareas de contabilidad y de cálculo, en general, y el tratamiento, archivo y almacenamiento de documentos y textos, entre otras muchas acciones útiles para desarrollar diferentes labores a nivel empresarial y/o laboral.

¿Qué son las hojas de cálculo?

Una hoja de cálculo es una aplicación o programa informático a través del cual es posible manipular datos numéricos mediante tablas, para operar sobre cálculos complejos.

Normalmente, las hojas de cálculo optimizan y alivian el trabajo de los departamentos de Contabilidad, además de permitir el trabajo de áreas relacionadas con negocios y finanzas.

¿Para qué sirve Power Point?

PowerPoint es un programa creado para realizar presentaciones digitales, recurriendo a un texto esquematizado e imágenes explicativas.

Visualmente, este programa permite el diseño de diapositivas, con plantillas de imágenes prediseñadas, o bien con imágenes importadas desde un ordenador, además de la aplicación de animaciones en las imágenes y/o en el texto, al que se le pueden asignar distintas fuentes.

¿Qué es un procesador de textos?

La herramienta informática procesador de texto es una aplicación informática que permite crear, editar, modificar y procesar un documento de texto con formato.

Precisamente, los procesadores de texto se diferencian de los editores de texto en que los documentos con los que trabajan tienen formato, mientras que los editores trabajan solamente un texto simple.

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Ventajas de las herramientas ofimáticas | Euroinnova

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El trabajo de oficina requiere plasmar, de forma ágil y útil, las ideas que se llevan a cabo a nivel laboral, así como la creación, manipulación, transmisión y almacenaje de información para trabajar. Las ventajas de las herramientas ofimáticas hacen posible que todas las tareas que han de llevarse a cabo en cualquier centro de trabajo sean altamente productivas.

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Para la definición de qué es ofimática, lo podemos hacer diciendo que es un conjunto de aplicaciones y herramientas diseñadas para organizar, gestionar, optimizar y realizar tareas dentro de una oficina o el lugar donde estemos realizando nuestra función de trabajo.