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Protección de datos para centros educativos - Ayuda RGPD & LOPD

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Si  la  captación  de  imágenes  se  hace  desde  el  centro  escolar,  con  fines  educativos (trabajos, evaluaciones) no es necesario solicitar ningún tipo de consentimiento ni al alumnado ni a sus familias pues forma parte del proceso educativo. Sin embargo, si las imágenes no tienen una función educativa (por ejemplo, en las fiestas de Navidad o fin de curso), será necesario el consentimiento expreso de los alumnos o sus tutores.

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Si  la  captación  de  imágenes  se  hace  desde  el  centro  escolar,  con  fines  educativos (trabajos, evaluaciones) no es necesario solicitar ningún tipo de consentimiento ni al alumnado ni a sus familias pues forma parte del proceso educativo. Sin embargo, si las imágenes no tienen una función educativa (por ejemplo, en las fiestas de Navidad o fin de curso), será necesario el consentimiento expreso de los alumnos o sus tutores.

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Desde el 25 de mayo de 2018 todas las empresas que manejan datos de caracter personal, incluidos los centros educativos, tienen que estar adaptados al nuevo Reglamento General de Protección de Datos. Pero, ¿sabes cómo tratar las fotos y vídeos de tus alumnos y alumnas? En este post te contamos cómo hacerlo cumpliendo en todo momento con la nueva normativa europea.

Conceptos básicos

¿Qué son datos de caracter personal?

El nombre y apellidos de un alumno, de sus padres, su dirección, su número de teléfono o su correo electrónico son datos de carácter personal. También lo son las imágenes de los alumnos.

¿Qué es un Fichero?

Un fichero es cualquier lugar donde almacenas datos de caracter personal. Puede ser una carpeta en el ordenador, un espacio en la nube o una física en tu estantería. El RGPD suprime la obligación de notificar los ficheros a la Agencia Española de Protección de Datos y a las autonómicas, y se centra en las actividades del tratamiento.

¿Quién es el Responsable del tratamiento de los datos?

Centros educativos públicos. El responsable del tratamiento será normalmente la Administración pública correspondiente: la Consejería de la Comunidad Autónoma competente en materia educativa, salvo para los centros de Ceuta y Melilla o los centros en el exterior titularidad del Estado dependientes del Ministerio de Educación Cultura y Deporte.

Centros concertados y privados. Los responsables del tratamiento de los datos serán los propios centros.

¿Qué es un Encargado del tratamiento?

Personas, empresas o servicios que prestan servicios al centro y que manejan datos de carácter personal.

El nuevo reglamento si trabajas en un centro educativo.

Datos de categorías especiales

Según el nuevo reglamento, manejáis datos de categorías especiales. Estos son lo relativos a la raza, origen étnico, datos biométricos o afiliación sindical. Estos datos están sujetos a controles más estrictos.

DPO o Delegado de Protección de Datos

Aunque la adaptación a la nueva normativa implica a todo el personal del centro, según el nuevo reglamento, si el centro es muy grande y es necesario llevar un seguimiento a gran escala de las personas o de estos datos de categorías especiales, el colegio deberá designar a un Delegado de Protección de Datos o DPO. Puede ser una persona que trabaje en el centro o un agente externo, y puede ser la misma para un grupo de colegios.

Informar a las familias

Como siempre, se debe informar a las familias de:

La existencia de un fichero o tratamiento de datos personales.

La finalidad para la que se recaban los datos y su licitud, por ejemplo, para el ejercicio de la función educativa, o para difundir y dar a conocer las actividades del centro.

La obligatoriedad o no de facilitar los datos y las consecuencias de la negativa a facilitarlos

Los destinatarios de los datos

Los derechos de los interesados y dónde ejercitarlos.

La identidad del responsable del tratamiento: la Administración educativa o el centro.

Ampliar la información

A partir del 25 de mayo de 2018, la información que debe facilitarse a los titulares de los datos cuando se recaben de ellos mismos, añadiendo los datos de contacto del delegado de protección de datos y el plazo de conservación o los criterios para determinarlo.

Aplicaciones informáticas

Los centros deben conocer en profundidad las aplicaciones que vayan a utilizar, su política de privacidad y sus condiciones de uso, debiendo rechazarse las que no ofrezcan información sobre el tratamiento de los datos personales que realicen.

Kuicco School te garantiza el cumplimiento del nuevo reglamento. Aquí puedes consultar nuestra política de privacidad y nuestras condiciones de uso.

Aplicaciones de mensajería

La AEPD y el nuevo reglamento europeo desaconseja el uso de aplicaciones de mensajería instantánea (como WhatsApp o Telegram) entre el centro y las familias o entre profesores y alumnos.

Los que subes a Internet

Los profesores deben tener cuidado con los contenidos del trabajo de clase que suben a Internet. Las fotos que subes a un blog pasan a formar parte del inmenso almacén digital que es Internet y están a disposición de cualquiera que quiera descargarlas haciendo una simple búsqueda en el navegador. Evita primeros planos de tus alumnos y alumnas e imágenes donde aparezcan alumnos con el logo del colegio. Cuanta menos información pueda extraerse de las imágenes, mejor.

Igualmente se debe evitar el uso de servicios gratuitos de mensajería o correo electrónico para compartir imágenes de menores. Al hacerlo estamos regalando copias de las fotos o los videos, perdiendo automáticamente el control sobre ellas.

Tampoco es aconsejable el almacenamiento de este tipo de imágenes en plataformas cloud que presten el servicio de forma gratuita. Estas plataformas obtienen beneficios compartiendo los datos que obtienen de las imágenes para fines publicitarios. Conviene seguir siempre la máxima "En Internet, si algo es gratis, el producto eres tú".

Educar en privacidad

Los profesores deben enseñar a valorar la privacidad de uno mismo y la de los demás, y enseñar a los alumnos y alumnas que no pueden sacar fotos ni vídeos de otros alumnos o alumnas ni de personal del centro sin su consentimiento y, en ningún caso, hacerlos circular por las redes sociales para cualquier forma de violencia (ciberacoso, grooming, sexting o de violencia de género).

Más información

Si quieres saber más sobre el nuevo Reglamento General de Protección de Datos y cómo aplicarlo en tu centro, puedes consultar la guía Protección de Datos en Centros Educativos, elaborada por la AEPD. La agencia también pone a tu disposición una serie de vídeos bajo el lema Tú controlas en Internet, y ofrece un taller para familias titulado Los menores y su cibermundo.

Si quieres compartir fotos y vídeos de tus alumnos y alumnas con sus familias de forma privada y segura cumpliendo con el nuevo reglamento, prueba Kuicco School en tu centro.

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Los colegios y el nuevo Reglamento General de Protección de Datos - Blog Kuicco

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Desde el 25 de mayo de 2018 todas las empresas que manejan datos de caracter personal, incluidos los centros educativos, tienen que estar adaptados al nuevo Reglamento General de Protección de Datos. Pero, ¿sabes cómo tratar las fotos y vídeos de tus alumnos y alumnas?

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- Todo el equipo que integra un centro educativo (tanto el equipo directivo, personal administrativo y auxiliar como los profesores) deberán realizar el tratamiento de los datos con la debida diligencia y respeto a la privacidad e intimidad de los alumnos y familiares, teniendo presente el interés y la protección de los menores.

- Los responsables del tratamiento son las Administraciones y los centros educativos y deben cumplir los principios de la normativa de protección de datos.

- El tratamiento de los datos de los alumnos y sus familiares está justificado en el ejercicio de la función educativa de los centros educativos y por lo tanto no se necesita el consentimiento para su tratamiento. Sin embargo, se les debe informar de forma inteligible, clara, en lugares de fácil acceso y utilizando un lenguaje claro y sencillo, otros aspectos que marca la normativa como:

1. La identidad del responsable del tratamiento (Adm. Pública o entidad o el centro)

2. Otras finalidades como la difusión de las actividades del centro,

3. La obligatoriedad o no de facilitar los datos y las consecuencias de la negativa a facilitarlos,

4. los destinatarios de posibles cesiones de datos y

5. los derechos de los interesados y dónde ejercitarlos,

6. El Reglamento europeo también obliga a comunicar los datos del Delegado de Protección de Datos del centro y el plazo de conservación de los datos.

- Deberá informarse de todas y cada una de las finalidades (si son distintas de la finalidad educativa) que pueden llevarse a cabo des del centro, cuando sea preciso recabar el consentimiento del alumno o de sus representantes legales e informar con claridad de cada una de ellas, permitiendo a los interesados oponerse a aquellas que así lo consideren.
- Las Administraciones educativas y los centros deben conocer las aplicaciones que vayan a utilizar, su política de privacidad y sus condiciones de uso de éstas antes de utilizarlas debiendo rechazarse las que no ofrezcan información sobre el tratamiento de los datos personales que realicen. Hay que tener presente que cada vez más las TIC son utilizadas en la gestión y aprendizaje de los alumnos.

- Las Administraciones educativas y los centros deben disponer de protocolos, instrucciones, guías, directrices Y recomendaciones para el uso de las aplicaciones informáticas que utilicen los profesores, la Administración educativa y/o el centro hayan dispuesto. Dicho uso deberá ser siempre adaptado al grado de desarrollo del niño.

- Las comunicaciones entre profesores y padres de alumnos deben llevarse a cabo a través de los medios puestos a disposición por el centro educativo (plataformas educativas o el correo electrónico del centro).

- No se recomienda el uso de aplicaciones de mensajería instantánea (como WhatsApp) entre profesores y padres o entre profesores y alumnos. Sin embargo, en determinados casos (por ejemplo, cuando un menor estuviera comprometido, o un accidente, por ejemplo) y siempre con la finalidad de informar y tranquilizar a los padres, titulares de la patria potestad, se podrían utilizar dicho sistema de comunicación.

- Los profesores y los representantes de los menores tienen la obligación de enseñar a valorar la privacidad de uno mismo y la de los demás, así como enseñar a los alumnos o representados (en su caso) a que no pueden sacar fotos ni videos de otros sin su consentimiento y "colgarlo" por las redes sociales: es la única manera de poder evitar cualquier forma de violencia (ciberacoso, grooming, sexting o de violencia de género.

- Cuando los centros educativos organicen y celebren eventos, como fiestas de Navidad, fin de curso o eventos deportivos deberán solicitar a quienes ejerzan la patria potestad de los alumnos la autorización para participar en dichos actos o mediante avisos o carteles, para poder grabar imágenes.

Fuente: Guía sectorial de la AEPD para centros educativos

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Protección de datos y centros educativos (IV) - Decálogo.

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En las anteriores semanas os hemos ido informando a cerca de quien es el responsable del tratamiento de los datos tratados en escuelas, los principios que rigen estos tratamientos de datos, las legitimaciones en que se basan y como valorar las medidas de seguridad que pueden aplicarse.