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Diplomática y Archivística como ciencias

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Diplomática y Archivística como ciencias

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La Diplomática ha sido considerada como una ciencia auxiliar de la Archivística, ya que su campo de conocimiento ayuda a la formación de los instrumentos de descripción archivísticos y a la formación de la normalización documental, es decir, a la gestión de documentos (García Lobo, 2002).

→ Según Cezimbra (2014) gracias a ello, puede ayudar a determinar criterios de valoración y descripción de las informaciones. Para esto es indispensable reformular los objetos fundamentales comunes al diplomatista y al archivero de la siguiente manera:

- Censar todas las formas que los textos y los datos pueden tomar.

- Establecer sistemáticamente las correspondientes tipologías documentales.

-Identificar los documentos según la naturaleza institucional, en conjunto con su función orgánica, señalando sus características, evolución, transformación y desaparición; para posteriormente clasificarlos con otros de la misma naturaleza.

- Proporcionar información sobre el contexto temporal y espacial en el que fueron creados los documentos

-La Diplomática debía avanzar, a razón de la necesidad, pues no podía limitarse a corresponder a aspectos jurídicos e históricos.

- [..] “el fin de la ciencia archivística es mostrar la información que contiene su objeto de estudio, esto es, los documentos de archivo y los propios Archivos que los contienen, pues, como consecuencia de las recientes políticas públicas encaminadas a la rendición de cuentas, es necesario garantizar el acceso a la información a través de estos materiales archivísticos.” (Ramírez Aceves, 2017, pp. 90).

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Durante el siglo XX...
→ Se da el “redescubrimiento” o “reinvención” de la Diplomática al realizar sus análisis a cualquier tipo de documento, desde el más antiguo hasta el moderno digital

→Posibilitando la integración de los principios y conceptos de la Diplomática a la Archivística.

→Esto permite una mejor comprensión de los procesos y gestiones archivísticas de los documentos burocráticos.

→ Además, mediante la aplicación se logra establecer cómo es que se genera el conocimiento archivístico y, cómo un área del conocimiento puede llegar a ser ciencia

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→Proporciona conocimientos sobre “la tradición documental, sobre la autenticidad, y sobre la tipología de los documentos” (García Lobo, 2002, pp. 251).

→Complementa a los estudios archivísticos, ya que agrega información colateral e interesante de los documentos.

→Ayuda a conocer el contexto en el que fueron creados, ya que se da a conocer las normativas vigentes en sus épocas, la estética utilizada en ellos y hasta las funciones de las oficinas que los crearon (García Lobo, 2002, pp. 252).

→ Informan sobre las formalidades textuales de las épocas y de los lugares en donde fueron creados los documentos: los gustos caligráficos, el manejo de formularios y estilos, las formas de provisión de las tintas usadas e incluso el material usado para crear los documentos.

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La administración de Archivos y la gestión de documentos son dos elementos distintos. La primera atiende a la institución como un ente organizacional que desarrolla funciones específicas, mientras que la segunda se dirige a controlar la producción, circulación y uso de los documentos que forman parte de los Archivos; y es esta última la que puede concebirse como un método más de la ciencia archivística.
Ha de administrarse según:

1. Planeación

2. Organización

3. Dirección

4. Coordinación

5. Control

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Según Duranti del texto de Cezimbra (2014), estas son las siguientes:

1- Rigor terminológico: Identifica la función y el sentido de las partes constitutivas del documento y les da un nombre de manera coherente y significativa. (p.48)
2- Conexión entre el documento archivístico y su estado de transmisión dentro del sistema en que fue creado
3-Estandarización: Simplificación de funciones.
4-Valoración: Apreciación de los documentos según el estatus y funciones desarrolladas por el creador del documento.
5-Ordenación: Identifica las interrelaciones de los documentos
6-Descripción: Se descomponen los documentos analitícamente, para realizar la descripción archivística.

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Las cartas son un tipo de serie documental de suma importancia histórica a nivel hispanoamericano.
Gracias a estas, se puntualizaron las reglas, formulaciones y consideraciones que deben poseer los tipos documentales:
-Entrada de la carta.
-Respectivas formalidades.
-Abreviaturas.
Permiten el intercambio entre particulares y autoridades soberanas.

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¿Quiénes intervienen en estos documentos?

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¿Quiénes intervienen en estos documentos?

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Es importante, dentro de la diplomática la figura de la persona o personas que intervengan en la composición y formación del documento, pues todas tienen su función dentro de él.

1. El autor:  realiza la acción jurídica, sin importar que no lo haya escrito o hecho este propiamente.

2. El destinatario:  quién va dirigido el documento y el cual no puede faltar; a veces puede actuar como autor y destinatario.

3. El rogatorio: o autor material, quien por encargo, o bien, a ruego, prepara el documento, lo redacta, escribe, válida y expide.

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Según Ramírez Aceves (2017) los documentos forman parte de un fondo cuya característica es la conformación de una unidad orgánica indivisa. Siendo este donde queda inscrito los principios de respeto de los fondos y respeto al orden original.
→ Este método está constituido por lo que se denomina “gestión documental” o “tratamiento documental” (pp.63)