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Se consideran el trabajo como una fuente de motivación y satisfacción diaria. Por eso, no hay dificultades en alcanzar los objetivos de la organización y tampoco existe el desgaste en cumplir plazos y alcanzar metas, ya que el trabajo es desarrollado con placer y satisfacción. Los funcionarios no se sienten obligados o presionados en su ambiento de trabajo, sino todo lo contrario: los funcionarios se sienten parte importante para el crecimiento de la empresa.
1. Consideran el trabajo como algo natural

2. Se auto-dirigen hacia la consecución de los objetivos que se les asigna

3. No es necesaria la coacción o las amenazas para que los individuos se esfuercen

4. Buscan responsabilidades

5. Tienen imaginación y creatividad

6. Sienten motivación, desean perfeccionarse

7. Asumen los objetivos de la empresa si reciben compensación por lograrlos, sobre todo reconociéndoles los méritos.

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Se basa en un modelo de gestión y pensamiento anticuado, que consiste en la presunción y mediocridad de las masas y su deliberada motivación al ocio, con lo cual el trabajo es visto como un castigo y, para la empresa, este es un problema grave, que dificulta la productividad. Es necesario fomentar la motivación y superación. Las principales características son:

1. Trabajan lo menos posible
2. Carecen de ambición y su única motivación es el dinero
3. Busca ante todo su seguridad y evitan responsabilidades
4. Prefieren que les manden

5. Se resisten a los cambios
6. Son crédulas y están mal informadas
7. Harían muy poco por la empresa sino fuera por la dirección.

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En contraposición a la teoría anterior, McGregor propone la hipótesis Y, donde se plantea un individuo con motivación intrínseca hacia al trabajo. Tiene iniciativa, ambición y muestra entusiasmo ante los desafíos propios del mundo laboral. Supone entonces que es posible conseguir igual satisfacción de una labor que de otros aspectos de la vida.

No obstante, el trabajador precisa de las condiciones correctas para que el trabajo sea una actividad agradable y motivante en sí misma. De esta forma, es posible  integrar los objetivos individuales con los de la organización, por medio de un liderazgo democrático que guíe hacia la conquista de los logros conjuntos.

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La teoría X coincide con el enfoque tradicional sobre el comportamiento humano, el cual afirma que las personas tienen poca o ninguna motivación en relación al trabajo. En otras palabras, afirma que no les gusta trabajar, característica que atribuye a la naturaleza humana.

En consecuencia, establece la necesidad de emplear un estilo de dirección autoritaria. Pues, considera que estos son la única manera de motivar a los trabajadores hacia el logro de los objetivos de la organización.

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Plasmó todo esto en un libro, «El lado humano de las organizaciones». Este libro fue, en cierto modo, un manifiesto del autor para cambiar y mejorar el tratamiento hacia los empleados y modificar la forma en la que se administra el personal. Con la publicación de esta obra empezó una tendencia de reconocimiento y valoración del empleado de modo humano e integral.

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Posteriormente estudiaría Psicología, llegando a obtener un Doctorado en Psicología Experimental en Harvard, y fue capaz de comprender, por qué los trabajadores se comportaban de una determinada manera, dependiendo de cómo fueran tratados.

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En esta teoría se divide al liderazgo en dos estilos, el participativo o «Y» y el autocrático o «X». Para el autor, estarían diferenciados por una serie de rasgos que afectarán al rendimiento de los seguidores, pero también a su motivación y a la manera en que se relacionarán con sus responsables.

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McGregor comenzó su andadura laboral trabajando como peón en una estación de servicio, posteriormente llegó a ocupar el cargo de supervisor.
Esto le sirvió para percatarse de las malas condiciones laborales a que estaban sometidos la clase trabajadora, y le impulsó a establecer mejoras cuando ocupó cargos de mayor responsabilidad.