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Pós Graduação em Digitalização na Administração Pública | 2.ª edição 2023/2024 | Docente: Prof.ª Dr.ª Maria José Sousa | autor: Élvio Rui Sousa 

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Pós Graduação em Digitalização na Administração Pública | 2.ª edição 2023/2024 | Docente: Prof.ª Dr.ª Maria José Sousa | autor: Élvio Rui Sousa 

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Pilar III, iniciativa 11 "Digitalização do Estado"

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"A digitalização é uma realidade incontornável no mundo de hoje, materializada numa sociedade e economia cada vez mais assentes na ciência, no desenvolvimento tecnológico e na inovação."

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"A digitalização é uma realidade incontornável no mundo de hoje, materializada numa sociedade e economia cada vez mais assentes na ciência, no desenvolvimento tecnológico e na inovação."

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PLANO DE AÇÃO PARA A TRANSIÇÃO DIGITAL DE PORTUGAL, (2020)

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Logótipo do projeto de digitalização criado com tecnologia DALL·E 3

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Logótipo do projeto de digitalização criado com tecnologia DALL·E 3

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2.1 Identificação do problema

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2.2. Identificação das Necessidades dos Cidadãos/AP

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2.2. Identificação das Necessidades dos Cidadãos/AP

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[FEEDBACK - REVISTO]

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[FEEDBACK - REVISTO]

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Generic roadmap framework Ilevbare (2014), adaptado de Phall et al. (2003) and Albrigth (2009)

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Resumo do Projeto de Digitalização na Administração Pública, conceção do autor, via Canva

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Resumo do projeto de digitalização na AP

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Resumo do projeto de digitalização na AP

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Colorful Pastel Playful Mind Map Graph V2

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Lista de atividades / tarefas [work breakdown structure, WBS] | Gráfico Gantt

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Lista de atividades / tarefas [work breakdown structure, WBS] | Gráfico Gantt

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Para a concretização deste projeto adotou-se a ferramenta WBS (Work Breakdown Structure). O acrónimo WBS, em português, significa Estrutura Analítica do Projeto (EAP), e corresponde a uma técnica de gestão e planeamento de projetos que divide o trabalho em componentes mais simples e detalhados, fornecendo uma visão hierárquica da estrutura do projeto. Cada componente representa uma parte do projeto que pode ser atribuído a uma equipa ou recurso específico. Deste modo, dividiu-se em quatro, as principais tarefas do projeto: 1) Planeamento e análise; 2) Preparação e desenvolvimento do projeto piloto; 3) Implementação do projeto piloto de agregação de plataformas e 4) aplicação universal. Para uma melhor visualização do projeto apresenta-se o cronograma com as atividades, tarefas e previsão de duração, abaixo. Figura 17 - Gráfico Gantt | work breakdown structure

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Figura 18. Matriz de responsabilidades dos recursos humanos 

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7.2 Mapas de competências e de recursos 

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7.2 Mapas de competências e de recursos 

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Matriz de responsabilidade dos recursos humanos.

A matriz de responsabilidades define o papel e a responsabilidade dos elementos da equipa de projeto de Digitalização na Administração Pública.

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Figura 19. Mapa de competências dos recursos humanos (Boterf e Green)

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7.2.1 Mapa de competências dos recursos humanos [Resource Skill map]

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7.2.1 Mapa de competências dos recursos humanos [Resource Skill map]

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O Mapa de Competências e Recursos é uma ferramenta de gestão que tem como objetivo identificar, mapear e gerir as competências necessárias para alcançar os objetivos de uma organização, projeto ou equipa. O mapa [fig. 19 e fig. 20] abrange quer as habilidades e conhecimentos dos colaboradores quer os recursos materiais necessários para realizar as atividades planeadas do projeto em curso. É uma ferramenta dinâmica atualizável à medida que as necessidades da organização e do projeto evoluem, proporcionando uma abordagem proativa para garantir que a equipa tenha as competências certas e os recursos adequados para enfrentar desafios e alcançar metas do projeto de digitalização. Figura 19 - Mapa de competências dos recursos humanos (Boterf e Green).

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Resource Skill map [mapa de competências dos recursos humanos]

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Figura 20. Mapa de afetação dos recursos

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Análise de risco: probabilidade vs impacto

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Análise de risco: probabilidade vs impacto

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7.3. Análise do risco

A análise de risco é um processo que tem como objetivo identificar, avaliar e gerir os riscos associados a uma determinada atividade, processo ou projeto. O risco é inevitável em qualquer projeto. Na gestão de todo o ciclo de vida do projeto é inevitável equacionar a gestão do risco, e constitui um processo próprio para uma gestão eficaz (Pimenta Lourenço, 2017). As suas etapas incluem a identificação de todos os possíveis riscos associados ao projeto, processo ou atividade, que podem incluir riscos financeiros, operacionais, tecnológicos, legais, ambientais, entre muitos outros. A avaliação, é uma etapa que serve para classificar os riscos de acordo com a sua probabilidade de ocorrência e impacto potencial. A combinação desses dois fatores cria uma matriz de riscos, onde é dada prioridade a riscos de alta probabilidade e alto impacto. A mitigação é o desenvolvimento de estratégias para reduzir a probabilidade de ocorrência e/ou minimizar os impactos dos riscos identificados. O estabelecimento de um sistema contínuo de monitorização dos riscos ao longo do projeto ou atividade corresponde à etapa monitorização e controlo. Isto pode incluir a atualização regular da análise de riscos, a identificação de novos riscos à medida que surgem e o ajuste das estratégias de mitigação conforme necessário.

Para a realização da análise do risco foi definido o risco em cada uma das fases de projeto e identificada a probabilidade, que consiste na medição de o quão provável é a ocorrência do risco, bem como o impacto, refere-se às consequências, prejuízos ou danos causados caso o risco ocorra. A probabilidade e o impacto foram analisados, medindo-se por níveis, de acordo com a figura abaixo, bem como se definiu, ainda, a relação entre a probabilidade versus impacto de acordo com os quadros infra.

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Figura 21. Matriz de probabilidade e impacto e resposta ao risco

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7.3. Análise de risco [Probabilidade vs Impacto]

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7.3. Análise de risco [Probabilidade vs Impacto]

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Após a definição do risco e análise do risco foram identificadas as “respostas ao risco” a adotar caso esse risco venha a ocorrer.

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Figura 23. Mapa de estimação da duração das atividades de acordo com o risco identificado, na figura 21 (mais provável, otimista, pessimista e estimação pela média).

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Mapa de estimação da duração das atividades 

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Mapa de estimação da duração das atividades 

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Face à classificação média do risco elaboraram-se cenários otimistas, pessimistas e médios para a execução temporal do projeto, de acordo com a figura infra.

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Mapa de encargos com os recursos materiais

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Mapa de encargos com os recursos materiais

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Estimativa de custos com os diversos cenários

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Estimativa dos custos face aos valores médios de risco

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Estimativa dos custos face aos valores médios de risco

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Tendo em conta que os valores para os recursos materiais foram contabilizados, a variação dos vários cenários difere, no pessimista, com uma estimativa de 282 551,64€ e um otimista, 201 684,96€. A estimativa média (e mais provável) do custo do projeto de digitalização centra-se no total de 242 118,30€.

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Saldo do orçamento do projeto de digitalização, receitas vs despesas