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1. Informar – Del 11 al 15 de noviembre (1 mes antes)

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Comunicar oficialmente la realización del evento a todos los involucrados.

Acciones:

Estarlin: Redactar y enviar comunicado oficial con fecha, hora y lugar de la graduación.

Emilia: Publicar información en cartelera y grupos de mensajería interna.

Wilber: Confirmar recepción de la información por parte de instructores y graduandos.

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Planificar – Del 18 al 22 de noviembre (3 a 4 semanas antes)

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Organizar todos los aspectos logísticos, técnicos y protocolares del evento.

Acciones:

Emilia: Elaborar programa preliminar (orden de intervenciones, entrega de diplomas, actividades culturales).

Estarlin: Definir presupuesto y requerimientos (decoración, sonido, catering, fotografía, invitaciones).

Eston: Distribuir tareas entre el equipo de apoyo.

Wilber: Reservar espacio para la ceremonia y coordinar con administración.

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Decidir – Del 25 al 29 de noviembre (2 a 3 semanas antes)

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Aprobar y confirmar el plan de ejecución.

Acciones:

Wilber: Aprobar el programa final del evento.

Estarlin: Confirmar proveedores y servicios contratados.

Emilia: Cerrar lista de graduandos e invitados especiales.

Eston: Coordinar ensayos de protocolo y logística de entrada y salida.

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Ejecutar – 12 de diciembre (Día del evento)

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Realizar la ceremonia conforme a lo planificado.

Acciones:

Eston: Supervisar montaje del escenario, decoración y pruebas técnicas de sonido y proyección.

Emilia: Recepción y ubicación de invitados y graduandos.

Wilber: Presentación del programa y coordinación del protocolo.

Estarlin: Verificar que diplomas, reconocimientos y materiales estén listos.

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Controlar – 12 de diciembre (Durante el evento)

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Asegurar que el desarrollo sea fluido y resolver imprevistos.

Acciones:

Wilber: Monitorear cumplimiento del programa en tiempos y orden.

Eston: Coordinar solución inmediata de problemas técnicos o logísticos.

Emilia: Supervisar la atención a invitados especiales.

Estarlin: Confirmar disponibilidad y calidad de los servicios (catering, fotografía).

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Evaluar – Del 13 al 16 de diciembre (1 a 3 días después)

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Analizar el desarrollo del evento y proponer mejoras.

Acciones:

Emilia: Reunir retroalimentación de graduandos, instructores e invitados.

Estarlin: Elaborar informe final con observaciones y resultados.

Eston: Archivar fotografías, videos y documentos del evento.

Wilber: Presentar conclusiones y recomendaciones para futuros eventos.