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NETO, Roberto Cunha. Administração: da teoria a prática para o sucesso, editora São Paulo - São Paulo, 2021

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Parte 4 - Dominando as habilidades técnicas para desempenhar serviços administrativos e comerciais com excelência.

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Parte 4 - Dominando as habilidades técnicas para desempenhar serviços administrativos e comerciais com excelência.

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ANÁLISE SWOT (MATRIZ FOFA)

A Matriz SWOT é uma ferramenta relativamente simples, ideal para começar o Planejamento Estratégico em sua empresa e que visa posicionar ou verificar o posicionamento da companhia em seu ramo de atuação. Devido sua simplicidade e abrangência metodológica pode ser utilizada para fazer qualquer tipo de análise de cenário ou ambiente, desde a criação de uma pequena empresa à gestão de uma multinacional.

Mas para entendermos como colocar em prática a Análise SWOT precisamos entender seu conceito e o que cada quadrante, bem como a palavra que compõe seu nome representa:

S (strengths ou forças)

Como o próprio nome diz, neste quadrante devemos elencar todas as forças, as vantagens internas da empresa em relação a seus concorrentes;

W (weaknesses ou fraquezas)

Aqui temos o oposto. Neste quadrante precisamos levantar quais as principais desvantagens internas da empresa em relação às empresas concorrentes. De forma bem sincera e honesta, é preciso saber quais são as fraquezas da organização de prejudicam de alguma forma o negócio;

O (opportunities ou oportunidades)

São as forças externas que influenciam positivamente o negócio, os aspectos com potencial de fazer crescer a vantagem competitiva da empresa. Por serem fatores externos, não temos como influenciar estes aspectos, porém é extremamente importante conhecer cada um deles para que sua empresa possa se preparar para aproveitar estas oportunidades;

T (threats ou ameaças)

Por fim, temos os aspectos negativos e com potencial de comprometer a vantagem competitiva da empresa, ou seja, o oposto das oportunidades. As ameaças devem ser tratadas com bastante cautela, pois podem prejudicar não apenas o planejamento estratégico da empresa, mas também os resultados.

Como usar?

O principal objetivo da Analise Swot em uma empresa, tem como destaque listar forças, fraquezas, oportunidades e ameaças de uma forma que dê de entender facilmente. Dentre os demais formatos, o mais comum de ser usado é a matriz com quatro quadrantes, na qual a força e fraquezas(fator interior) estão na parte superior e as oportunidades e ameaças(fator externos) estão na parte inferior. O necessário, como fatores positivos para se alcançar um objetivo favorável fica localizado na coluna esquerda, onde estão presentes as forças e as oportunidades e na coluna direita estão como fatores negativo as fraquezas e as ameaças.

A matriz é preenchida com informações importantes que cada quadrante convém. Logo depois, é aí que se aplica a necessidade de debater em grupo para ter o consenso do que anotar em cada quadrante, na qual precisa ser civilizado e com a colaboração de cada integrante. Essa atividade é feita geralmente em áreas, como logística, marketing, finanças e dentre outras. Afinal, o objetivo dessa estratégia é ouvir o conhecimento perante cada quadrante vindo de todos os integrantes (conhecimento coletivo).

A Análise Swot pode ser feita também de forma pessoal, algo a desenvolver o autoconhecimento e a como superar obstáculos, assim como ajuda a planejar carreiras e a organizar os objetivos. Na matriz será listada as características e habilidades que cada quadrante instrui, será necessário nesse caso a ajuda de algum conhecido, como por exemplo, familiares, professores etc.

Quando usar?

Essa estratégia ajuda a alinhar questões externas e internas que podem ou não influenciar ou impactar a empresa, sendo elas favoráveis, desfavoráveis, para alcançar o objetivo que a empresa pretende atingir. A matriz também pode ser aplicada com relação a empresa ou indústria como forma de avaliação para saber no que pode melhorar ou recuar. Ela pode ser usada como ramo profissional, ajuda a planejar do início e inclusive muitos profissionais utilizaram essa matriz pra conseguirem alcançar os seus objetivos. A matriz pode ser usada como autoconhecimento, o que ajuda a analisar o que melhorar ou superar.

No geral, a Análise Swot procura organizar de forma fácil as metas para chegar aos reais objetivos. Ajuda a planejar algo que as pessoas tem ideia de por onde começar e como começar. Isso porque geralmente planejar ou saber em que melhorar, o que tá faltando ou o que precisa, demanda muito pensamento crítico, e a função da matriz é essa, é o primeiro passo.

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NETO, Roberto Cunha. Administração: da teoria a prática para o sucesso, editora São Paulo - São Paulo, 2021

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NETO, Roberto Cunha. Administração: da teoria a prática para o sucesso, editora São Paulo - São Paulo, 2021

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PDCA é um mecanismo interativo e contínuo de administração que se baseia em quatro etapas.

O nome PDCA corresponde a uma sigla emprestada do inglês, fazendo referência a estas quatro fases para a gestão:

Plan: Planejar

Do: Fazer, executar

Check: Checar, verificar, mensurar

Act: Agir.

O Ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act), também conhecido como Ciclo de Deming, é uma metodologia de gestão utilizada para o controle e a melhoria contínua de processos e produtos. Ele é composto por quatro etapas:

1. Plan (Planejar): Identificar um problema ou uma oportunidade de melhoria, estabelecer objetivos e definir um plano de ação para alcançá-los. Nesta fase, são analisados dados e informações relevantes para entender a situação atual e planejar as mudanças necessárias;

2. Do (Executar): Implementar o plano de ação desenvolvido na fase anterior. É importante realizar as ações conforme planejado, garantindo a coleta de dados para avaliação futura;

3. Check (Checar): Monitorar e avaliar os resultados das ações implementadas na fase de execução. Comparar os resultados obtidos com os objetivos estabelecidos inicialmente para verificar se as mudanças foram eficazes;

4. Act (Agir): Com base na análise dos resultados, tomar ações corretivas ou de melhoria. Se os objetivos foram alcançados, padronizar as melhorias; se não foram, identificar as causas dos problemas e iniciar um novo ciclo PDCA para continuar buscando melhorias.

Este ciclo é iterativo e pode ser repetido continuamente para promover a melhoria contínua nos processos organizacionais.

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O Canva desenvolve modelos de estruturação de negócios intuitivo, eficiente e prático. Mostra de uma forma simples a essência do negócio e de todos os elementos necessários para o seu funcionamento e sucesso. O Canvas é de singela importância, pois através dele é possível ter uma visão ampla do negócio e apresentar todos seus níveis importantes para uma análise de propostas.

• Canvas x Plano de negócios

Apesar de muito similares,uma das principais diferenças é o nível de detalhamento.O plano de negócios,é uma metodologia mais detalhada que estrutura a empresa para um período de 1 a 3 anos(às vezes até 5 anos). Já o Canvas, resume-se a uma análise simples de até 1 página. Do ponto de vista prático,o Canvas tem uma estrutura mais dinâmica e fácil de ajustar.

O “Business Model Canvas” é uma mecanismo que instiga a discussão entre a equipe e análise,de forma mais simplificada. Entretanto, o Canvas não se baseia em pesquisa, desse modo, nem todos os dados são 100% realistas.

• Quando usar?

O Canva pode ser usado em várias situações. Ela é uma ferramenta que pode ser usada pra estruturar um modelo de negócios de uma nova empresa, e é importante entender como pode criar, entregar e capturar valor por meio de um novo negócio. O Canvas ajuda tanto no processo de formulação e organização dos elementos, quanto na avaliação da viabilidade do mesmo.

Outra forma de usar essa ferramenta é na análise de modelos de negócios de empresas que já existem. Muitas vezes as empresas enfrentam desafios por conta de concorrentes ou da própria economia, e precisam se reinventar. Para realizar as mudanças necessárias de forma assertiva, a equipe precisa entender onde a empresa está hoje e buscar opções de melhoria no seu modelo de negócios para o futuro. Com isso o Canvas ajuda a garantir que todos os componentes necessários para o funcionamento da empresa estejam disponíveis e contribui também para assegurar que esses experimentos estejam alinhados.

• Como usar?

A ferramenta Canvas tem em torno de nove blocos que fazem a apresentação de modelos essências para inovar o seu negócio. Na prática pode ser montado do mais simples, ao mais sofisticado do Canvas. Independentemente da escolha, existem nove campos que é necessário preencher adequadamente para garantir que a análise e o planejamento do negócio sejam feitos com sucesso.

1- Segmentos de clientes

Neste bloco deve ser feita a listagem de quem ou o que você deseja atingir com o seu serviço ou produto. O que  pode ser feito analisando dados como público de interesse, análise geográfica, entre outros. Entre os questionamentos que podem ser feitos, temos:

Para quem estou criando valor ou quem estou ajudando?

Desse modo, temos uma visão mais nítida dos objetivos.

2 - Propostas de valor

Aqui você mostrará o seu diferencial, pois ele irá dizer o porquê que os clientes devem comprar o que você oferece. Entre as perguntas que podem ser feitas, temos:

Como você ajuda seus clientes?

Por que os clientes vão escolher a sua empresa?

3 - Canais

Meio pelo qual a informação será transmitida. Aqui você irá descrever como a empresa vai se comunicar e alcançar seus clientes, ou seja, os pontos de contato. Os canais podem ser físicos, como lojas ou redes sociais, ou ainda como sites de terceiros como e- commerces.

Pense de que forma os produtos irão chegar até o cliente e o menor caminho possível para isso;

4 - Relacionamento com clientes

A empresa tem necessidades especificas com seus clientes, muitas demandam um contato mais pessoal, enquanto outras trabalham com modelos menos ativos. Essa seção define como pretende interagir com o cliente ao longo de toda jornada com a empresa;

5 - Fontes de receita

Retrata as possibilidades de entrada de capital na empresa frutos de suas atividades. Tratando não só como será a entrada de dinheiro no negócio, mas o quanto seus clientes pagarão por um serviço de qualidades;

6 - Recursos-chave

Nesta seção do Canvas, é necessário descrever o que precisa para criar, entregar e capturar valor. Tendo em vista que o conceito do recurso é amplo e não se limita apenas aos recursos físicos;

7 - Atividades chave

Cada meio de negócio tem suas atividades e demandas específicas, a empresa tem o seu modo de funcionar e sustentar ao longo do tempo. Para ser definida não pode esquecer de levar em consideração as definições anteriores, como a proposta de valor, canais, relacionamento com clientes e fontes de receita;

8 - Parceiros-chave

Muitas vezes a empresa não tem todos os recursos-chave ou não tem capacidade para desenvolver todas elas sozinha.. na maioria das vezes é necessário parceiros-chaves, para ter o funcionamento adequado do negócio. , é fundamental pensar nessas parcerias, já que a empresa depende do apoio delas para funcionar;

9 - Estrutura de custos

Nesse ponto de custos, o Canvas dedica uma etapa somente para relacionar todos os custos que o negócio terá, desde sua implementação até o dia a dia da operação. Um dos focos é identificar todos os custos envolvidos na manutenção, tais como: custos de produção, custos de operação, custos fixos mensais e etc.