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• Verificar se a correspondência está identificada com destinatário correto (nome e setor).

• Classificar por tipo (cartas, documentos urgentes, entregas de serviços, encomendas).

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•Registrar as correspondências em um sistema digital (planilha ou software específico) com data, horário, tipo e destinatário.

•Gerar protocolo de recebimento para entregas importantes.

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•Organizar correspondências em compartimentos identificados por setor e data de recebimento.

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•Notificar imediatamente o destinatário por e-mail ou mensagem instantânea sobre o recebimento da correspondência.

•Para itens urgentes, realizar notificação prioritária por telefone.

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•Atender com saudação padronizada e identificar o nome do recepcionista. •Confirmar a identidade do interlocutor e o motivo da ligação.

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•Direcionar a ligação para o setor correto ou para o colaborador específico.

•Informar ao interlocutor se haverá demora no atendimento ou indisponibilidade temporária.

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•Caso a ligação não seja atendida, anotar a mensagem em sistema digital.

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•Identificar e confirmar com o interlocutor as informações essenciais (nome, telefone, mensagem e urgência).

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•Anotar o recado em sistema digital com data e horário.

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•Enviar o recado imediatamente por e-mail ou mensagem instantânea para o colaborador correspondente.

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•Monitorar se os recados críticos foram recebidos e respondidos.

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•Coletar informações sobre o evento (data, horário, participantes, pauta e local).

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•Verificar a disponibilidade de salas e dos participantes no sistema de calendário corporativo.

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•Confirmar o agendamento com todos os envolvidos e registrar no sistema.

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•Enviar convite de reunião por e-mail com informações detalhadas.