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O PDCA é as iniciais para P (Planejar), D (Fazer), C (Checar) e A (Agir).

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Pelo que eu sei o PDCA, trata-se de um ciclo, gerenciamento com foco em melhorar os processos que são realizados na empresa.

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A pessoa identifica um problema ou melhoria e define um objetivo claro.

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Após planejar, o D coloca esses planos em práticas.

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Depois de Planejar e Fazer, o C é verificar os resultados, e se o resultado é oque a empresa realmente queria.

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Logo depois de fazer a verificação do trabalho, o A (agir) faz as correções para melhora o objetivo principal.

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O PDCA foi criado pelo Walter A. Shewhart, na década de 1920.

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O que é PDCA?

O PDCA surgiu nos Estados Unidos na década de 20, criado pelo estatístico americano Walter Andrew Shewhart. Inicialmente, conhecido como clico de Shewhart, era composto por apenas três passos repetidos continuamente ( especificação, produção e inspeção). Anos depois, em 1951, William Edwards Deming notou a necessidade da inserção de mais um passo, nascendo assim a "Roda de Deming", a qual era composta por quatro passos também repetidos de forma contínua: especificação, produção, colocar no mercado e reprojetar.

Após diversos anos de evolução, hoje o PDCA é um método mundialmente reconhecido como uma ferramenta de melhoria contínua composta pelas seguintes etapas:

Como é possível observar na Figura 1, as etapas do PDCA são cíclicas, ou seja, a última etapa se conecta com a primeira e assim continuamente até que o resultado esperado com a adoção do ciclo seja atingido. Um resultado esperado pode ser um objetivo atingido, um problema resolvido, uma meta batida ou até uma melhoria contínua implantada em um processo. Neste último caso, o ciclo não tem fim, ou seja, não precisa necessariamente acabar apenas com um resultado final alcançado, pois pode-se traçar outros objetivos.
Figura 1 - Ciclo PDCA
Plan - Planejamento

O Planejamento é a etapa na qual o que será feito é planejado, ou seja, nessa etapa o cenário ou problema é analisado e, diante disso, deve ser construído um plano contendo os passos que se pretende realizar. Nessa etapa, outras ferramentas podem ser acrescentadas ao PDCA para melhorar o planejamento das ações. É possível, por exemplo, utilizar o 5 Porquês ou Diagrama de Ishikawa para identificação e análise quando o ciclo abordar a resolução de problemas. Cabe ressaltar que é muito importante que o problema ou objetivo da condução do ciclo estejam claros para que o planejamento seja de fato efetivo. Além disso, o 5W2H é uma ferramenta interessante na hora de elaborar um plano de ação que contemple as ações planejadas, pois cada um dos questionamentos do 5W2H proporciona uma visão aprimorada e consistente do que precisa ser feito.

Do - Execução

A Execução é a etapa mais importante, pois sem sua realização não é possível colocar em prática as etapas seguintes. É a etapa de "pôr as mãos na massa" para executar o que foi planejado. É importante ressaltar que, para iniciar a etapa de execução, é fundamental que o planejamento esteja completo e que o que precisa ser feito esteja claro para todos os envolvidos.

Além disso, todos os recursos que serão necessários para a execução do planejado, como por exemplo materiais e ferramentas, devem ser adquiridos antes de iniciar a etapa de execução para que isso não seja um empecilho durante a condução das ações.

Check - Verificação

A Verificação é a etapa em que é avaliado o que foi feito durante a execução (etapa anterior), procurando identificar o que deu certo e o que deu errado. Geralmente, verifica-se se as atividades planejadas foram feitas corretamente, se o resultado esperado foi atingido e quais foram os pontos positivos e negativos na execução do plano. Nesta etapa, é importante ter definido o que será medido (por exemplo, indicadores - os quais recomenda-se definir durante a etapa de planejamento), assim é possível identificar quais foram os resultados positivos e no que ainda é preciso trabalhar para melhorar.

Act - Atuar/Agir

O Atuar/Agir é a etapa que mais requer atenção. Está relacionada a agir/atuar de acordo com o resultado obtido e observado na etapa de verificação. Sendo assim, pode haver duas situações: o alcance ou não do resultado esperado. Caso o resultado seja alcançado, deve-se incorporar o método/processo ou melhoria na rotina ou até mesmo em outros processos. Entretanto, caso o resultado não tenha atingido as expectativas desejadas, deve-se identificar os pontos de falhas e reiniciar o clico novamente.

Variações do PDCA

Existem variações do PDCA, cada uma delas possui um foco específico para trazer resultados ainda mais significativos. O PDCL e o PDSA são exemplos dessas variações. O PDCL, possui as mesmas etapas do PDCA, a sua diferença está na última etapa, onde o A (atuar/agir) é substituído por L (do inglês L - Learn = Aprender). O PDSA substitui o C (check) por S (do inglês S - Study = Estudar).

Em relação as variações do PDCA (como o PDCL e o PDSA), cada uma delas possui sua particularidade e é mais indicada para determinado cenário. Dessa forma, é recomendado utilizar o PDCL quando ao final do ciclo, a geração de aprendizado é o mais importante, como por exemplo, no cenário de melhoria de processos, onde é fundamental o aprendizado de práticas para tornar os processos ainda mais efetivos. Já o PDSA é altamente recomendado em cenários em que é necessário estudar algo antes de atuar/agir, como por exemplo, para identificar a causa raiz de um problema ou em um novo projeto.

Quando utilizar?

O PDCA é uma ferramenta muito versátil que pode ser utilizada para os mais diversos fins, inclusive em qualquer atividade do dia a dia. No contexto empresarial, o PDCA é muito utilizado para:

Melhoria de processos: organizar e melhorar um processo e suas atividades;

Tratativa de não conformidades: organizar a tratativa de não conformidades, evoluindo o processo e consequentemente tornando-o mais eficiente;

Desenvolvimento de um novo produto: as etapas do PDCA podem servir como base para construir de forma sistematizada de um novo produto. Utilizando o PDCA durante essa construção, é mais fácil considerar o que é preciso para que o produto atenda padrões de qualidade;

Implantação de padrões: a utilização do PDCA ajuda na padronização efetiva, pois passando por todas as etapas do ciclo é possível, ao final, saber se a implantação de um padrão foi eficaz ou é necessário retornar ao início do ciclo e realizar mudanças no que havia sido definido.

Como fazer?

Para fazer um PDCA, deve-se seguir as quatro etapas descritas anteriormente (planejamento, execução, verificação e atuar/agir) de forma sistêmica e rigorosa para que se, ao final do ciclo, o resultado esperado não for atingido, o mesmo seja reiniciado. Não há restrições quanto a quantidade de vezes que o ciclo pode ser executado, porém atenção durante a condução do ciclo é fundamental para que algum resultado (por menor que seja) possa ser alcançado.

O maior desafio durante o uso da ferramenta é não permitir que a sua utilização seja engolida pela rotina de trabalho, por exemplo, realizando a etapa de planejamento com pressa por falta de tempo. O problema disso é que se qualquer uma das etapas falhar, a ferramenta não funciona. Isso acontece porque as etapas são totalmente dependentes umas das outras. Dessa forma, é necessário realizar cada etapa do ciclo com dedicação e utilizar o tempo que for necessário.

Erros mais cometidos na aplicação do PDCA

Por mais simples que pareça, aplicar o PDCA não é uma tarefa trivial. Diante disso, alguns erros são comumente cometidos durante a aplicação do método. São eles:

Análise superficial: é comum durante a etapa de planejamento que a ansiedade por resolver rapidamente o problema ou a vontade colocar em prática as ideias atrapalhe na hora de analisar o problema e pensar nas ações que devem ser executadas. O melhor a fazer nesse cenário é contar o com ferramentas de apoio (como mencionado anteriormente - 5 Porquês, Diagrama de Ishikawa e 5W2H) e realizar o planejamento em grupo, envolvendo pessoas que têm contato direto com o processo abordado, assim diferentes percepções serão levantadas e poderão ser consideradas.

Falta de qualificação: é importante que seja checado se há a necessidade de alguma qualificação para a execução do que foi planejado. Não adianta idealizar um plano de ação incrível sendo que as pessoas que irão executar as ações não têm o conhecimento necessário ou experiência para executá-las. Então, é importante considerar os pré-requisitos e a necessidade de capacitação da equipe durante a construção do planejamento.

Verificação imprecisa: ao avaliar e verificar os resultados do que foi executado é importante que os critérios escolhidos sejam realísticos e muito claros. Muitas vezes, os resultados (tanto positivos quanto negativos) ficam mascarados porque os controles e formas de avaliação não são escolhidos adequadamente. Quando isso acontece, a aplicação do PDCA falha, pois os resultados da etapa de verificação são a entrada para etapa posterior, o agir/atuar.

Exemplo de aplicação do PDCA

Como já mencionado, um exemplo comum de uso do PDCA é na melhoria de processos, pois o PDCA permite uma boa organização e clareza para o entendimento e aplicação de melhorias no processo.

A seguir é apresentado um exemplo que ilustra um processo de vendas estruturado de acordo com o PDCA (Figura 2). Neste exemplo é possível notar que as atividades do processo ficam mais compreensíveis e consistentes ajudando no entendimento por quem executa o processo e facilitando na identificação das atividades que podem ser melhoradas. Vale destacar que além da divisão das atividades em si, é possível dividir quem são os responsáveis por cada uma delas (divisão horizontal em raias na figura).
Figura 2 - Processo de vendas estruturado de acordo com o PDCA - Clique na imagem para ampliar
Na etapa de planejamento foi considerado tudo que antecede a possível ocorrência da venda: Recebimento da solicitação de proposta, elaboração da proposta e aprovação da proposta pelo gestor de vendas.

Na execução, a proposta pronta deve ser enviada pelo cliente e ser analisada por ele. Recebendo o retorno do cliente, outros processos poderão ser acionados, como o processo de negociação (em caso de recusa do cliente) e de fabricação e envio (em caso de aceite da proposta).

A etapa de verificação irá tratar do recebimento do produto e da satisfação do cliente, o qual irá fornecer informações para a etapa de atuar/agir, que possibilita a continuidade da execução do processo atual ou ainda sua evolução, corrigindo as falhas e aplicando ações de melhoria.

Mais conteúdo sobre PDCA

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O PDCA surgiu nos Estados Unidos, criado pelo estatístico americano Walter Andrew Shewhart em 1930. Neste artigo, você saberá tudo sobre essa técnica, leia!