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Consiste en la captura, almacenamiento y recuperación de documentos; es el conjunto de normas que se aplican para gestionar los documentos de todo tipo que se crean y reciben en una organizacion.

Esta gestión de documentos de facilitar su recuperación y permitir la extracción de información la eliminación de los que sean necesarios y la conservación de os que son importantes.

Cuando se habla de gestión documental nos referimos a una forma automatizada de organizar, asegurar, capturar, digitalizar, etiquetar, aprobar y completar tareas utilizando una versión digital de los documentos o archivos involucrados en la gestión de una organización.

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La gestión de documentos es uno de las tecnologías precursoras para la gestión de contenidos, y no hace mucho estaba disponible únicamente en forma independiente como son las imágenes, flujo de trabajo y archivos.

En las empresas se maneja cada día una cantidad creciente de documentos, que consumen tiempo y recursos. Además, la gestión manual de los archivos suele implicar que los datos que contienen no resultan útiles para las organizaciones. Por ello, se hacen necesarias soluciones con las características de un sistema de gestión documental, que ayudan a conseguir archivos más eficientes y a agilizar la tramitación de documentos.

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Coordinar y controlar las actividades específicas que afecten a la creación, la recepción, la ubicación, el acceso y la preservación de los documentos. Custodiar y recuperar la documentación que se genera de un modo eficaz.

RESALTAR IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS . (Nos va facilitar conocer la importancia del documento según su categoría )
APOYO A DECISIONES ADMINISTRATIVAS . ( Los documentos siempre respaldan las decisiones que se han tomado en un antes y después y así hacer mejoras )
CONTROL Y GARANTIA DE LOS PROCESOS . ( Nos permiten llevar a diario el control de cada proceso, como un contracto, la continuidad de un servicio, etc. )

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Contar con una estrategia de gestión documental ayuda y potencia el control y gestión de la documentación. La transformación digital para las empresas es el camino que todas deben seguir si se quieren mantener en unos niveles de competitividad altos. Debido a que hoy en día, los cambios tecnológicos se producen a una velocidad vertiginosa y saber adaptarse con rapidez marca la diferencia.

Existen todavía muchas empresas que gestionan su documentación en papel, archivando a diario decenas de documentos en ficheros, acumulando albaranes, facturas, nóminas… Todo este desperdicio de papel, además de ser perjudicial para el medioambiente, supone una pérdida enorme de tiempo y recursos que podrían destinarse a otras labores

También la  gestión documental permite a la  empresa:

Ahorrar gastos.

Ahorrar tiempo en los procesos de archivo.

Mejorar la productividad.

Mejorar el acceso a la información.

Preservar los documentos con mayor control y seguridad.

Liberar espacio innecesario de almacenamiento.

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SEGUN SU CONTENIDO CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS

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SEGUN SU CONTENIDO CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS

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Documentos dispositivos o interactivos:
Son aquellos en los que la autoridad asienta su voluntad con intención de ser obedecida.

Documentos testimoniales o probativos : son aquellos en la que la autoridad asienta o acepta información

Documentos Informativos o noticiosos : son aquellos en que se asienta una noticias o información relacionada con una tramitación

Documentos Sustantivos o Característicos : son aquellos que sirven solamente ala dependencia y cargo de las personas que los redacta o recibe

Documentos Comunes o Facilitativos : son aquellos que sirven de apoyo administrativo a una institución o persona

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CLASIFICACION DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO POR EL GRADO DE ACCESIBILIDAD A LOS USUARIOS

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CLASIFICACION DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO POR EL GRADO DE ACCESIBILIDAD A LOS USUARIOS

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Documentos que deben ser difundidos (por ejemplo una ley, acuerdo, decreto o resolución), documentos de libre acceso, documentos no clasificados con grado de confidencialidad, documentos secretos o confidenciales, documentos muy secretos o ultra confidenciales (definidos así por criterio de muchos estados en el mundo) y documentos posteriores al hecho.

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CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS SEGÚN SU TRADICIÓN DOCUMENTAL O FORMA DE TRANSMISIÓN

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CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS SEGÚN SU TRADICIÓN DOCUMENTAL O FORMA DE TRANSMISIÓN

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Original: Es el ejemplar de un documento autentico, pueden haber originales múltiples (los que producen varios ejemplares de igual valor, como en los contratos) y originales únicos.

Copia: Es el ejemplar de un documento que contiene el texto del original, pero que no ha sido producido para cumplir el documento original y normalmente lleva la advertencia "es copia". Pueden ser copias facsímiles (como las que se sacan en una foto copiadora. cámara o escáner) que produce con exactitud el texto original o copias simple u oculares (es decir, transcripciones del texto original como las expiden los archivos parroquiales)

Borrador: Es un documento provisional y preparatoria, previo a la elaboración del documento original. no tiene, salvo excepciones, la valides del documento original y solo cumple la función de contener el texto antes de su fijación definitiva.

Minuta: Provienes de un vocablo que significa "Reducida" o "cosas reducidas". Es un boceto o esquema en el que se anuncian los principales asuntos que contendrá el documento original .Es muy utilizado en los procesos notariales que anteceden la expedición de una escritura publica.

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CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS SEGUN SU CONTENIDO 

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CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS SEGUN SU CONTENIDO 

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Documentos dispositivos o interactivos:
Son aquellos en los que la autoridad asienta su voluntad con intención de ser obedecida.

Documentos testimoniales o probativos : son aquellos en la que la autoridad asienta o acepta información

Documentos Informativos o noticiosos : son aquellos en que se asienta una noticias o información relacionada con una tramitación

Documentos Sustantivos o Característicos : son aquellos que sirven solamente ala dependencia y cargo de las personas que los redacta o recibe

Documentos Comunes o Facilitativos : son aquellos que sirven de apoyo administrativo a una institución o persona

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CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS: Según su Clase

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CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS: Según su Clase

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Es el proceso que permite agrupar de forma jerárquica los documentos, de acuerdo con los principios de procedencia, orden original u otros factores; por lo general se considera tres elementos en este proceso: acciones, estructura orgánicas y asuntos.

Es un conjunto de documentos ordenados de acuerdo con un criterio particular que supla las necesidades de las empresas, de esta forma el archivo puede contener diversos métodos  de clasificación y conservación .

Clasificación de los documentos de los archivos según su clase:

Documentos textuales : Presentan la información en forma de texto escrito ejemplo: Los libros, revistas, actas de nacimientos y matrimonios, historiales médicos y académicos.

Documentos no textuales: Pueden incluir un a parte en texto pero el resto de la información aparece de otra forma ejemplo: imágenes, mapas, cuadros, maquetas, monumentos y discos .

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CLASIFICACION DE ARCHIVOS SEGUN SU NATURALEZA

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CLASIFICACION DE ARCHIVOS SEGUN SU NATURALEZA

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ARCHIVO PUBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio publico por entidades privadas.

ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PUBLICO: Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura, es de interés publico y declarado como tal por el legislador.

ARCHIVO PRIVADO: Conjunto de documentos producidos o recibidos por personas naturales o jurídicas de derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades

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CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS: Según su ciclo vital

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CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS: Según su ciclo vital

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El ciclo vital de un archivo es la denominación que se les da a las distintas faces o etapas que pasa el documento, desde su creación hasta su eliminación o selección para su custodia permanente estableciendo la función de los valores de los archivos y su frecuencia de uso.

Son la etapas sucesivas por la que atraviesan su producción por recepción hasta su disposición final.

Estas tres fases son:

Archivos de gestión: El archivo de la oficina productora que reúne su documentación en tramite.

Archivos central: Coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión  reúne los documentos transferidos.

Archivo histórico: el cual se transmite el archivo central o gestión de los documentos que deben de conservarse su valor histórico.

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CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS SEGUNDO SU USO

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CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS SEGUNDO SU USO

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Existen muchas formas de uso, y de ellos les hablare ahora:

Los Archivos permanentes: Son todos aquellos que contienen información que varía poco a lo largo del tiempo.

Los A rchivos constantes: su información permanece prácticamente inamovible utilizándose principalmente como archivos de consulta

Los Archivos de situación o maestros: contiene información que refleja el estado actual de los datos. Estos ficheros se actualizan periódicamente para adaptarlos a cada nueva situación. Sus registros son modificados muy frecuentemente pero su estructura no varía.

Archivos históricos: Son los que se obtienen de los anteriores cuando se dejan fuera de uso para futuros estudios estadísticos o consulta

Archivos de movimiento o transacciones: En otras palabras estos, que también se llaman archivos de detalle debido a que contienen los detalles de las transacciones, se procesan contra el archivo maestro.

Este proceso genera un archivo de transacciones que contiene todos los datos relevantes de cada venta a crédito.

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CLASIFIACION DE ARCHIVOS SEGUN SU ORGANIZACION 

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CLASIFIACION DE ARCHIVOS SEGUN SU ORGANIZACION 

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-Los archivos de gestión documental centrales. Son aquellos en los que toda la documentación está recogida bajo la responsabilidad de una sola dependencia.
-Archivos de gestión documental descentralizados. La gran diferencia es que en estos los documentos están repartidos a lo largo de los diferentes departamentos, que cuentan con sus propias subdivisiones de archivo.
-Archivo de una empresa descentralizados pero con control central. En este caso existe una unidad de archivo central que diseña e implementa una filosofía archivística que proporcione coherencia entre las distintas subunidades de archivo repartidas por los distintos departamentos.