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1) Caja y Banco – Fondos Especiales En esta cuenta se incluye los saldos que tienen las instituciones en sus cuentas corrientes, fondos de caja chica, así como los de Caja Única que representan: las transferencias del Poder Ejecutivo a las instituciones públicas que se rigen por el principio de caja.

2) Cuentas por Cobrar (corto plazo) Las cuentas por cobrar son al igual que cualquier activo recursos económicos propiedad de una institución o empresa que le genera un beneficio en el futuro; forma parte del activo corriente, cuya percepción se prevé para un tiempo máximo de doce meses. Están constituidas por créditos a favor de la entidad y originados por operaciones normales de la institución como por ejemplo recaudación de tributos, préstamos a empleados, sumas pagadas de más, transferencias establecidas por Ley, cuentas por cobrar a entidades relacionadas, descontados los intereses no devengados, que provengan o no de operaciones y cuyo plazo de recuperación no excede a un año. Como medida de Control Financiero Contable, se recomienda conciliar las cuentas por cobrar a entes relacionados, con los saldos contables de las instituciones o empresas relacionadas, e investigar todas las diferencias observadas.

3) Provisión Existencias Suma conservada por la Institución con vistas a cubrir una carga o una pérdida eventual de su inventario de existencias.

4) Documento por cobrar Largo Plazo Activo que representa el valor de los derechos a L P, demostrado con la promesa por escrito de la otra parte que otorga el derecho de recibir efectivo en el futuro en un plazo mayor a un año, se incluyen los pagarés, letras libres de gravámenes que ni hayan vencido.

5)  Provisión Cobranza Dudosa de Préstamos Estimaciones que se realizan durante el período sobre las cuentas por cobrar, a fin de prever una porción de estas cuentas que no llegue a recuperarse.

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Todas las acciones anteriores sin duda harán que el cobrar sea una tarea más fácil y efectiva, ¡además de menos dolorosa! Por un lado, cuando los pagos son aplicados correctamente, es mucho más sencillo determinar cuáles cuentas están en riesgo de incumplir con los pagos.

¿Qué hacer?

En primer lugar, definir procesos de cobranza que sean consistentes y metódicos. Además, es también recomendable establecer procesos para negociar planes de pago acordes a los objetivos generales de la compañía. Finalmente, ¡automatizar, automatizar y automatizar! Esto reducirá al mínimo los errores humanos.

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Perfecciona el proceso de aplicación de pagos

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Perfecciona el proceso de aplicación de pagos

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Esta regla de oro ya te la hemos compartido (y te la seguiremos recordando): tan pronto como recibas un pago, ¡aplícalo! Además, por supuesto, de que debe de ser aplicado al cliente y factura correctos. Esto te permitirá saber en todo momento qué cuentas están al corriente y cuáles están vencidas.

¿Recuerdas cuando mencionamos que la cobranza está relacionada con el servicio al cliente? Pues este es un claro ejemplo, ya que al llevar un correcto registro de los pagos, te evitarás posibles disputas con clientes, ¡nadie quiere lidiar con un cliente molesto por recibir una solicitud de pago que ya ha cubierto correctamente!

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Establece procesos de aprobación de crédito claros y concisos

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Establece procesos de aprobación de crédito claros y concisos

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En ocasiones, en el afán de impulsar las ventas, se puede caer en malos hábitos de concesión de créditos, lo que termina por afectar severamente las finanzas de la empresa. No nos mal interpretes, ¡es bueno brindar créditos a los clientes! Sin embargo, debe de existir un claro proceso para ello.

¿Cómo optimizar?

Se deben establecer lineamientos claros acerca de cuándo y cómo otorgar estos beneficios, además de los límites correspondientes, así como definir los procesos de solicitud de los mismos. Recuerda: las revisiones regulares de los procesos de aprobación son necesarias.

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Mantener siempre correctos los datos de tus clientes.

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Mantener siempre correctos los datos de tus clientes.

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Centralizar la información de tus clientes es básico para establecer y mantener una correcta gestión de tus cuentas por cobrar. El simple hecho de contar con datos de contacto erróneos puede ocasionar desde envíos de facturas y remisiones equivocadas, hasta la recepción tardía de pagos. ¡Puedes llegar a perder mucho dinero!

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¿Qué debes de hacer? Audita frecuentemente tus procesos de recolección de datos, así como la información de tus cuentas, para detectar anomalías y errores. Además, lleva un estricto control y documenta todo cambio realizado en el maestro de tus clientes.

Si tu información se encuentra almacenada en algún software utilizado por usuarios de múltiples departamentos asegúrate de asignar y administrar los permisos correctamente, para prevenir que personas sin autorización accedan o editen datos.