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Informe a proveedores del estado de recepción de los folios

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Mejorar el tiempo de respuesta a través de un cronometro sistémico que marque cuando se lleva un tiempo suficiente desde la creación del requerimiento

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Debería emitirse un Informe con todas las OC que quedan después de un tiempo en un estado transitorio.

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Regularización de estado de órdenes de compra

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Regularización de estado de órdenes de compra

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Creación de un modulo en SRX que permita realizar el cambio de una OC en forma masiva

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Las recepciones por contingencia deberían totalizar automáticamente las OC.

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Análisis de razones de "mal" reclamación de facturas

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Análisis de razones de "mal" reclamación de facturas

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Accesibilidad a portal en donde se descarga la información de facturas reclamadas

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Análisis de Razones de "Mal" reclamación de facturas

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Análisis de Razones de "Mal" reclamación de facturas

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Un Bot debería cruzar todos los estados sistémicos, fechas, facturas y montos para realizar un análisis automatizado y diagnostico de las reclamaciones de las facturas asignando los responsables.

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Debe ser un proceso inmediato en la recepción. Para esto se debe elaborar un plan de cierre de descargas entre recepción de camiones

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OC de F22 deberían totalizarse con la impresión de Guía.

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Levantar un SRF en dónde quede marca sistemica y mensajería entre sistemas para totalización automática de la OC

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Regularización de estado de ordenes de compra

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Regularización de estado de ordenes de compra

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BOT podría identificar descuadre de estados y regularizar automáticamente estados de las OC. Solo habría que revisar los casos Border Line. (Ej: OC por recibir - F12 con Impr. Guía SAB)

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Crear un sistema de requerimientos parecido a SSO para dar un soporte más rápido a proveedores

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Regularización de estado de ordenes de compra

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Regularización de estado de ordenes de compra

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Corrección masiva de estados de OC en SRX

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Análisis de Razones de "Mal" reclamación de facturas

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Análisis de Razones de "Mal" reclamación de facturas

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Hay razones de reclamación de facturas que están relacionados con la factura misma y nuestro equipo no tiene acceso a esa información de SAP por lo que muchas veces buscamos explicaciones cuando la razón es porque se facturo mal.

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Análisis de Razones de "Mal" reclamación de facturas

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Análisis de Razones de "Mal" reclamación de facturas

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Este análisis se realiza manualmente requiriendo mucho esfuerzo mirando distintos sistemas.

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Análisis de razones de "Mal" reclamación de facturas

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Análisis de razones de "Mal" reclamación de facturas

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Análisis sistémico y operativo de la mal reclamación, pero estaría faltando el análisis de finanzas al respecto

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La refacturación puede generar problemas a los proveedores con SII. Además de que si se olvidan de emitir NC por facturas reclamadas pierden el IVA del cual falabella no se hace cargo.

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Cuando las OC no se encuentran en estado de recepción completa no siempre se obtiene la información más certera en sistema por lo que se tiene que recurrir a histórico de correos

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Regularización de estado de órdenes de compra

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Regularización de estado de órdenes de compra

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Se realiza 1 a 1 en SRX. Manualidad tremenda

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SSO se demora y cuando cambia el estado se debe cambiar la fecha de recpcion de las OCs en 24 hrs o se vuelven a cancelar automáticamente.

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Hay veces donde esta revisión es compleja por lagunas de trazabilidad en sistema y porque proveedor presenta evidencias físicas (guías de despacho, facturas y manifiestos) firmadas.

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Regularización de estado de ordenes de compra

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Regularización de estado de ordenes de compra

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Este proceso de cambio de estado  es 1 a 1 y demora un aprox de 2-3 min por OC. Cuando se presentan en gran volumen causa demora en soporte a proveedores

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Esta manualidad no siempre es realizada por la operación resultando en muchas reclamaciones de facturas erróneas para los F22.

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Bajo nivel de respuesta con la operación ante requerimientos de información asociada a un folio

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Proveedores no pueden facturar folios entregados cuando no funciona el proceso de totalización de OC.

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Los folios que ingresan por contingencia no pueden totalizar su cambio de estado correcto, ya que este tipo de recepción no deja una marca sistémica.

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Proveedores no tienen buena visibilidad de la recepción de sus folios. Solo identifican el problema cuando sus facturas salen reclamadas

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B2B avisa folios recepcionados en falabella a proveedor para que pueda emitir facturas correspondientes

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Proveedor debe emitir una factura por cada folio/OC con un día de anticipación a la entrega en Falabella. Para re facturar se puede emitir una factura por varias OC en conjunto.

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Análisis de Razones de "Mal" reclamación de facturas

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Análisis de Razones de "Mal" reclamación de facturas

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Se identifican los distintos casos donde fallo el flujo de facturación VeV para identificar el origen del problema.

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Antes de regularizar el estado de una OC hay que asegurarse de que el folio fue recepcionado, por lo que hay que realizar revisiones en los sistemas para buscar evidencias.

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Cuando OC esta en estado Cancelado, y se quiere cambiar el estado, se debe levantar ticket a SSO porque esta en estado terminal.

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Las impresión por contingencia surge cuando no se puede recepcionar un folio, bajo un flujo "normal"

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Operación debe cerrar manualmente en Rigel las descargas de F22 para que se totalice la OC asociada.

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Cuando una OC se encuentra cancelada (después de 3-4 meses se cancelan automáticamente las OC), se levanta ticket con SSO para que "abran la OC" y la dejen en estado "Por Recibir"

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Cuando no se obtiene informacion sistemica acerca de un folio en especifico, se consulta con coordinadores

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Se revisa el Estado en SRX de OCs asociadas a facturas reclamadas notificadas por proveedor. Si están en "Recepción Completa" se deriva a pago proveedores. Si están en otro estado se revisa estado de recepción de folios.

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Regularización de estado de órdenes de compra

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Regularización de estado de órdenes de compra

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Se cambia el estado de las OC que no están en un estado terminal en SRX para que proveedor pueda Facturar/ re-facturar según corresponda