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PPT piloter l'activité organiser l'équipe

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Dossier 3 travailler efficacement ensemble 

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Dossier 3 travailler efficacement ensemble 

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La boîte à outils de l'Efficacité professionnelle - La bibliothèque numérique de la banque et de la finance proposée par Revue Banque et Cyberlibris

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outil 10 LA REPONSE A UNE NOUVELLE DEMANDE 

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outil 10 LA REPONSE A UNE NOUVELLE DEMANDE 

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outil 10 LA REPONSE A UNE NOUVELLE DEMANDE 

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outil 10 LA REPONSE A UNE NOUVELLE DEMANDE 

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Si la technologie nous a boosté dans la vitesse et le temps présent, elle a aussi eu un impact sur l'exercice du management, dont de nouvelles représentations émergent. Manager digital qui utilise les nouveaux outils pour le plaisir de l'outil et pas forcément pour ce qu'il permet. Manager startup qui décloisonne tellement que chaque jour est un casual Friday. Manager entrepreneur qui considère chaque membre de l'équipe comme les ressources de sa propre ambition, et bien d'autres ...Parmi cette génération de néomanagers, un autre type est apparu : le manager à distance. S'agit d'un nouveau type de management ? Ou bien est-ce une réminiscence faite de vieilles recettes et de nouvelles donnes ? Les deux a priori.

Il est vrai que les managers commerciaux gèrent leurs équipes à distance depuis toujours. Toutefois, face à la complexité qui est le terrain du jeu du management, manager une équipe à distance requiert une approche plus large et plus distanciée de l'environnement. Une simple lecture basée sur le principe de cause à effet, ne garantit plus la réussite managériale. Ce n'est plus uniquement " en tant que Manager, je vais au bureau et je manage mon équipe en face à face " .... Cela peut être aussi, " en tant que manager, je ne vais pas au bureau et je manage par sms, dans ma voiture, dans le TGV, sur Skype, avec mon groupe viber....

Le management à distance requiert plus de savoir-être que de savoir-faire. Il intègre dans sa dynamique " flexibilité, rigueur et tempo " au même niveau. Alors comment faire pour ne pas être le manager d'une équipe de VRP sans pour autant devenir un androïde blindé d'intelligence artificielle ?

Le préalable est d'identifier les défis avec son équipe, et non pas sans elle :
Selon Bernard Le Clech*, le management à distance présente 4 défis majeurs, et pour commencer, un défi organisationnel. Il s'agit de distribuer les rôles, orchestrer les contributions, mettre en œuvre le cadre de travail garantissant des résultats efficaces de la part d'équipes " autonomes ". La bonne organisation permet l'optimisation du travail. Il convient donc de réfléchir ensemble à la meilleure organisation.

1. Marquer une présence sincère et compréhensive

C'est le défi relationnel qui doit laisser une part significative à l'écoute de l'autre, de ses besoins et de sa culture. Le manager à distance communique aussi par ses silences. L'absence d'information ou de communication est toujours interprétée par ses collaborateurs. La relation est de ce fait plus sensible pour tous.

En management à distance, il est nécessaire :

D'entretenir une présence à distance : l'absence de contact " gratuit " est ressentie comme un agacement, voire une injustice.

D'être prévenant, s'intéresser à ce que votre collaborateur vît, et pas uniquement ce qu'il produit...c'est plus " comment tu vas, que combien tu vas ?"

D'être accessible et d'identifier dans son agenda partagé des plages disponibles pour des échanges informels

D'être très réactif dans le feed back : une règle, réagir le jour même si la réponse définitive arrive à J+4...Attention, à distance silence égale indifférence. De plus, à distance, les émotions sont plus brutales : on dit des choses que l'on ne dirait pas en face à face.

De toujours relire ses mails de réponse

De ne pas répondre à chaud sur un sujet sensible

D'éviter l'envoi de mails ou globalement d'éviter les contacts en dehors des heures de travail décentes à savoir : avant 7h30/8H00 et après 19h00/19h30.

2. Faire court et plus souvent

C'est un véritable défi technique que d'utiliser les bons outils de communication avec discernement. Trop peu ou trop plein, les technologies sont au service des personnes et non l'inverse. Le téléphone reste l'outil numéro 1, même si la tendance de fond est de ces dernières années est l'abandon du téléphone au profit du mail.

La vidéo conférence, Skype ou tout autre outil de même nature seront utiles pour voir la personne et effectuer le point d'activité hebdomadaire. Utile pour effectuer le point sur les dossiers ou les sujets délicats, l'important c'est de se voir même par media interposé.

Le mail, uniquement pour faire circuler de l'information ou caler des priorités. Attention, le mail exacerbe les incompréhensions. Face à une difficulté, un désaccord, une erreur patente : préférez le téléphone.

Le SMS, sur les mobiles d'entreprise ou personnels convient parfaitement pour tout caractère prioritaire ou urgent. Il permet également de prendre des nouvelles rapidement, de féliciter ou d'envoyer des signes de reconnaissance positifs.

Les messageries instantanées de type Whatsapp ou Viber, encore peu usitées en entreprise, et plébiscitées par les nouvelles générations permettent de créer des Groupes. Ainsi une équipe à distance peut être reliée grâce à cet outil. Il permet de créer la communauté, d'échanger de l'informel, d'envoyer et de partager photos, musique et vidéos. Une fois les freins du manager et des collaborateurs vaincus, ce sera un véritable plébiscite.

Les réseaux sociaux internes, permettent en plus des fonctionnalités des messageries instantanées de créer des communautés par thèmes ou problématiques et également de stocker et partager de la matière informationnelle. Toutefois, elles sont le plus généralement accessibles à partir du poste de travail.

.../....

Ainsi, les différents outils à disposition sont à utiliser en fonction des situations avec une forte récurrence. Souvent et plus court, telle est notre recommandation.

3. Respecter les cultures différentes et les valoriser !

C'est un vrai défi managérial que de conduire l'équipe dans l'atteinte de ses objectifs, partager un projet commun en tenant compte des cultures des différents sites ou des différents métiers. Ainsi il est souvent très utile, pour respecter l'équité :

D'indentifier les valeurs des équipes sur les différents sites et de construire un référentiel de valeurs communes à décliner en comportements attendus.

De travailler sur un projet commun et de missionner telle part du projet en équilibrant les contributions de chaque site distant.

De déplacer les réunions d'équipe d'un site à l'autre. En effet les réunions d'équipe se font toujours en mode mammifère. Vos collaborateurs seront ravis d'aller visiter tel site avec lequel ils sont généralement en contact.

D'organiser deux moments festifs dans l'année : un séminaire annuel et un repas annuel. Cela peut se faire à tour de rôle sur sites. C'est un vrai plaisir que de visiter la cathédrale de Chartres ou de Strasbourg dans le cadre professionnel.

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*Bernard Le Clech - Manager à Distance. Insep Consulting éd. 2007

Manuel de Sousa Manuel aide les personnes à développer leurs plus belles dynamiques afin qu'elles deviennent ce qu'elles peuvent être. Il s'attache à ce qu'elles évoluent avec plaisir dans un environnement toujours incertain, en transmettant son enthousiasme et les clés de la complexité, sous un angle sociologique. Il s'anime de générosité et de précision lorsque il accompagne, forme ou supervise des managers ; un vrai rêve de jardinier...

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3 idées pour : manager son équipe à distance - Souriez Vous Managez

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Le management à distance est de plus en plus fréquent : éloignement des sites, télétravail...Manuel de Sousa partage 3 idées pour aider le managerque vous êtes.

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Ce que votre chef devrait faire pour bien manager a distance

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Ce que votre chef devrait faire pour bien manager a distance

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On a d'abord pensé que cette crise serait éphémère. Le passage brutal en télétravail était un mal nécessaire, pendant lequel il fallait simplement serrer les dents, sans rien changer. Petit à petit, les entreprises françaises ont compris qu'il ne peut pas y avoir et qu'il n'y aura pas de retour en arrière. Certaines réduisent la superficie de leurs locaux, d'autres signent des conventions pour pérenniser le télétravail...

Le changement le plus critique pour les entreprises tricolores n'est pas d'ordre logistique ou légal. Il est culturel. La philosophie managériale française " latine ", qui repose beaucoup sur l'informel et la spontanéité, ne fonctionne pas en distanciel. Le télétravail ne tolère que très peu l'improvisation.

Plus qu'un simple détail logistique, le distanciel est avant tout un nouveau mode d'organisation du travail. Le poids de cette transition repose essentiellement sur les managers. Ce sont eux qui sont au front pour orchestrer cette nouvelle façon de travailler et épauler les collaborateurs. Les difficultés qu'ils rencontrent sont multiples :

La circulation de l'information ne se fait plus naturellement dans l'équipe. En présentiel, les collaborateurs partagent spontanément, entre eux et avec leur manager, qui doit avoir une vision 360°. Cela n'est plus le cas en télétravail, la communication d'équipe doit être restructurée.

Le mode de management vertical, " command and control ", pour reprendre la terminologie anglo-saxonne, déjà mis à mal par les aspirations des nouvelles générations, devient matériellement impossible. Le manager n'est plus en mesure de contrôler le temps de travail, de passer derrière les écrans ! Il faut passer d'une logique de moyens à une culture du résultat, fondée sur la confiance. A ce titre, développer l'autonomie des collaborateurs devient indispensable.

L' isolement lié au télétravail, la disparition du lien social, amplifie les risques psycho-sociaux. Il est encore plus nécessaire que le manager institue des temps d'échange privilégiés avec chaque collaborateur et apprenne à se mettre dans une posture d'écoute.

Il est difficile de développer les soft skills des managers en peu de temps. Sans pour autant négliger les formations, des leviers concrets existent pour adresser les enjeux précités. Ils reposent sur les routines managériales inspirées des méthodologies agiles. Elles ont pour objectif de faire circuler l'information, développer l'autonomie des collaborateurs, et favoriser une posture d'écoute de la part du manager.

3 exemples pour bien gérer ses équipes à distance

La plus connue d'entre elles est la réunion d'équipe du lundi qui permet d'aligner l'équipe et de mettre en avant les succès collectifs ou individuels. Chaque collaborateur est invité à prendre la parole 5 à 10 minutes pour partager ses réussites de la semaine passée et exposer ses priorités pour la semaine à venir. On voit ici le changement de paradigme : le manager n'est pas dans une logique verticale à distribuer les tâches, mais demande à chacun d'identifier ses priorités.

Vient ensuite l'entretien individuel, ou " one to one ". Au rythme de 30 minutes tous les quinze jours, le manager échange avec chaque collaborateur sur des sujets non opérationnels. " Comment tu te sens ces dernières semaines ? Comment perçois-tu ta charge de travail ? Que puis-je faire pour t'aider ? " Pour tirer le meilleur parti de ces échanges, la recherche suggère que le manager passe 80 % du temps à écouter et 20 % à parler.

Un dernier exemple : le daily stand-up, littéralement rendez-vous debout en français. Très court, il permet au manager d'insuffler une dynamique pour la journée. Chacun est invité à énoncer brièvement ce qu'il a accompli la veille et ce qu'il compte faire le jour-même, en plus des points bloquants qu'il a rencontrés. Certains managers demandent à chacun d'activer leur caméra pour plus de convivialité - et marquer le début de la journée de travail.

Les crises peuvent être transformées en opportunités. Celle-ci n'échappe pas à la règle. Les entreprises qui tireront leur épingle du jeu sont celles qui saisiront l'opportunité de faire grandir leurs managers et par ricochet leurs équipes. La crise sanitaire doit être l'occasion d'accélérer la transition vers un management fondé sur la confiance, l'autonomie et l'écoute.

* Axel est une start-up incubée à Station F et créée en 2018 qui développe un assistant virtuel à destination des managers.

Arnaud Weiss, CEO d'Axel

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Télétravail : ce que votre chef devrait faire pour bien manager à distance

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TRIBUNE// Manager ses équipes à distance, chiche ? Avec la crise sanitaire, les équipes se sont retrouvées distribuées et isolées, avec des managers souvent décontenancés. Arnaud Weiss, CEO d'Axel*, une start-up qui vient de lever un million d'euros pour aider les managers à gérer leurs équipes à distance, livre ses conseils.

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Conseils et ressources pour fédérer et mobiliser son équipe

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Le travail hybride, c'est quand certains travaillent entièrement à domicile, certains entièrement au bureau, et beaucoup partagent leur temps entre les deux. Il ne va sans doute pas devenir le modèle unique, mais il est en train de s'imposer comme une nouvelle norme. Or, il soulève des difficultés nouvelles, qui convergent toutes vers les mêmes individus : les managers de premier et de deuxième niveau. Mettons-nous un instant à leur place pour mesurer l'ampleur du changement dans leurs missions.

D'abord, dans une équipe où certains sont présents et d'autres non, il va falloir fixer des règles : même si le nombre de jours de télétravail est encadré par un accord d'entreprise, ce sera à chaque manager de décliner ces principes. Qui, par sa fonction, peut travailler à distance et qui doit rester sur site ? Fixe-t-on des jours communs où tout le monde doit être présent ? Quelles normes se donne-t-on pour les horaires des réunions, pour la participation présentielle ou à distance ? Si l'on travaille de chez soi, doit-on répondre instantanément au téléphone ou aux messages, et à quels horaires ? Beaucoup de normes de fonctionnement qui semblaient aller sans dire vont devoir être codifiées. Pour celle ou celui qui le fait, c'est un lourd travail de définition des règles et d'explication des décisions. C'est la première mission du manager hybride.

Pour ce faire, le manager hybride va devoir faire preuve d'une sensibilité aux situations individuelles dont il n'a pas forcément eu besoin jusqu'alors. Car, dans une certaine mesure au moins, il va bien falloir tenir compte des préférences et des situations personnelles de chacun. Qui peut déjà travailler chez lui dans de bonnes conditions, et qui a besoin d'une aide spécifique pour pouvoir le faire, par exemple pour s'équiper de matériel ? Qui pourrait travailler à domicile mais préfère nettement venir au bureau, pour des raisons qui ne regardent personne ? Au lieu d'une équipe pleinement présente et disponible de 9h à 18h, le manager hybride se retrouve avec une infinie variété de situations personnelles à gérer avec tact et subtilité - mais sans pour autant être intrusif, bien sûr. Et toujours en faisant preuve d'équité et en étant capable de justifier ses décisions.

La troisième mission du manager hybride ne devrait pas être nouvelle, mais mérite d'être rappelée : le management à distance est par nature un management qui délègue ; qui fixe des objectifs et qui laisse les individus s'organiser pour les atteindre. Mais attention, le manager hybride ne se contente pas de fixer les objectifs et de revenir relever les compteurs une ou deux semaines plus tard : c'est un " leader serviteur ", qui se met au service de ses équipes pour les assister dans l'atteinte de leurs objectifs, et crée la confiance nécessaire pour que celles-ci n'hésitent pas à faire appel à lui. Inversement, les " petits chefs " et les micro-managers habitués à contrôler au jour le jour les activités de leurs subordonnés détestent le télétravail, et pour cause : il rend leur mode de management tout simplement impraticable ! Bien sûr, c'est une bonne nouvelle ; mais pour ceux qui n'ont pas encore franchi ce pas, apprendre un nouveau style de management est un défi.

Quatrième mission du manager hybride : créer du lien, du collectif, un sentiment d'appartenance. Dans une équipe où l'on se rencontre tous les jours à la machine à café, les liens se créent, les idées circulent, la solidarité s'établit naturellement. Mais quand on ne se voit plus ? C'est le rôle du manager, là encore, de faire advenir ce qui ne se produit plus naturellement. Il lui faudra créer des occasions de rencontre - y compris des rencontres à but exclusivement social. Il lui faudra aussi veiller à ce que son équipe soit animée par un projet commun. Au fond, la différence entre une équipe soudée et une coalition de mercenaires est assez ténue : elle dépend de la capacité du manager à faire partager une vision commune.

Organiser le travail ; être sensible aux besoins de chacun ; savoir déléguer sans disparaître ; souder un collectif : au fond, ces missions du manager hybride ne sont pas très différentes de celles du manager tout court. Sauf que ce sont celles d'un TRES BON manager. Plutôt que de dire que le travail hybride révolutionne le management, il est donc plus juste de dire qu'il va forcer toutes les entreprises à en relever le niveau. Et ça, c'est une vraie révolution.

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Les quatre missions du manager hybride (télétravail + présentiel)

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Le travail hybride, c'est quand certains travaillent entièrement à domicile, certains entièrement au bureau, et beaucoup partagent leur temps entre les deux. Il ne va sans doute pas devenir le modèle unique, mais il est en train de s'imposer comme une nouvelle norme.

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 FIche 52 Qu'est ce qu'être pro aujourd'hui

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 FIche 52 Qu'est ce qu'être pro aujourd'hui

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fiche 52 Qu'est ce qu'être pro aujourd'hui

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fiche 52 Qu'est ce qu'être pro aujourd'hui

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FICHE 53 QUELLES SONT LES ATTITUDES DU PRO

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FICHE 53 QUELLES SONT LES ATTITUDES DU PRO

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FICHE 53 QUELLES SONT LES ATTITUDES DU PRO

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FICHE 53 QUELLES SONT LES ATTITUDES DU PRO

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FICHE 53 QUELLES SONT LES ATTITUDES DU PRO

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FICHE 53 QUELLES SONT LES ATTITUDES DU PRO

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FICHE 53 QUELLES SONT LES ATTITUDES DU PRO

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FICHE 53 QUELLES SONT LES ATTITUDES DU PRO

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FICHE 54 COMMENT ETRE PRET EN TOUTES CIRCONSTANCES

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FICHE 54 COMMENT ETRE PRET EN TOUTES CIRCONSTANCES

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Fiche 54 COMMENT ETRE PRET EN TOUTES CIRCONSTANCES

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Fiche 54 COMMENT ETRE PRET EN TOUTES CIRCONSTANCES

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Manager, vous ne pourrez passer à côté de l’organisation de multiples réunions. L’épidémie de Coronavirus et la popularisation du télétravail ont créé un véritable boom des visioconférences. Que vos réunions soient physiques ou dorénavant virtuelles, elles doivent être efficaces. Aucun collaborateur…

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outil 35 la proposition d'un nouveau fonctionnement

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outil 35 la proposition d'un nouveau fonctionnement

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outil 35 la proposition d'un nouveau fonctionnement

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outil 35 la proposition d'un nouveau fonctionnement

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les 10/12 règles universelles d'une équipe 

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les 10/12 règles universelles d'une équipe 