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Encuesta anterior al control por auditoría

Evaluar las fortalezas y las debilidades dentro del sistema comercial del auditado, se puede realizar una encuesta o solicitar los datos de la empresa dependiendo del tamaño de esta. Se pueden solicitar datos como estructura de la sociedad, información sobre las mercancías, métodos de pago, valor de las mercancías y costos asociados a las mercancías.

Contacto inicial con el importador

Se debe contactar al auditado para solicitar la información requerida, puede incluir: facturas comerciales, registros de envíos, órdenes de compra, notas de entrega, cuentas, registros, contratos, convenios de regalías y mercadeo, registros de inventario, libro diario, libro mayor, correspondencia comercial y registros de pagos.

Reunión inicial

A esta reunión deben asistir el auditor, representantes de otras áreas aduaneras en caso de ser necesario y representantes del auditado (asesores, contadores, abogados).

Cuestionario de control por auditoría

Las empresas deben llenar un cuestionario sobre su estructura, transacciones con terceros relacionados, mercancías, métodos de pago, valor, costos de fabricación, recursos y abastecimiento. A los terceros relacionados también se les solicitará llenar este cuestionario.

Revisión interna de la empresa

Se debe alentar al auditado a llevar a cabo previamente, una autoevaluación, revisión y análisis de sus operaciones relativas a la auditoría.

Coordinación del control por auditoria

El auditado debería estar totalmente al tanto de todo asunto que surgiera o que tuviera relación con la Aduana durante el transcurso de la auditoría.

Reunión de clausura

Reunión formal con el auditado para presentarle los resultados y brindar la oportunidad de dar las explicaciones necesarias.

Informe final

La aduana debe presentar un informe final y permitir al auditado tener una copia del mismo, así como a la oficina aduanera correspondiente.

Visita posterior

Se efectúa esta visita a fin de realizar una auditoría de escritorio para cerciorarse que todos los resultados y recomendaciones formuladas son realmente efectuadas por el comerciante

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Su aplicación se da a fin de verificar la naturaleza y la relación entre las mercancías/medios de transporte y los documentos presentados, además se puede aplicar verificaciones para asegurarse que los medios de transporte cumplen con las condiciones técnicas establecidas.

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Presentación de los documentos de las mercancías y los medios de transporte antes de la llegada/partida, compara la información documentaria con la disponible en la aduana.

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Aplicable a las mercancías y medios de transporte con anterioridad o posterior a su llegada, partida o durante un régimen aduanero hasta ser despachados. Está basado en perfiles de riesgo, permitiendo a los funcionarios aduaneros realizar una selección basada en estadísticas y en su propia experiencia.

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Mediante estudio informacional, las aduanas pueden identificar sectores de riesgo, descartar los de menor importancia e intervenir solo de ser necesario. Los sectores de riesgo pueden incluir temas sociales (drogas, pornografía, etc.) restricciones y prohibiciones en cuanto a salud publica, medio ambiente, políticas comerciales, derechos e impuestos.

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Empleada por los funcionarios en el lugar de trabajo para manejar situaciones inmediatas, por medio de procedimientos preestablecidos combinados con inteligencia, experiencia y destreza, de esa manera se decide cuáles movimientos requieren mayor control

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Es cuando se determina el nivel de control necesario que se debe aplicar para contrarrestar eficazmente el riesgo evaluado.

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Este proceso se divide en 7 etapas:

Definición del contexto

En esta etapa se define el contexto y cómo será la organización dentro del cual se desenvolverá la gestión de riesgo. Además, se deben identificar los sectores de riesgo.

Identificación de riesgos

Acá se identifican los diversos riesgos que se puedan presentar, que los origina y como se pueden surgir y desarrollarse, para posteriormente someterlo a análisis. Este paso demanda una detallada descripción del proceso de control actual, el cual incluye:

· participantes/clientes/partes interesadas

· fortalezas y debilidades

· dónde, cuándo y cómo es probable que ocurra un riesgo y a causa de quién

· cuáles son las amenazas y su impacto en el caso de infracción

· por qué surgen oportunidades para cometer fraude.

Análisis de riesgo

En esta etapa se definen los controles y se analizan los riesgos de acuerdo con su probabilidad y sus efectos. Este análisis considera:

· La probabilidad de que un hecho ocurra

· Sus posibles consecuencias y la dimensión de estas.

· Combinar estos elementos a los efectos de conseguir una estimación del nivel de riesgo.

· Si se obtienen niveles bajos, los riesgos entrarían en una categoría tolerable y no es necesario aplicar una intervención.

Evaluación y priorización de riesgos

Se comparan los niveles de riesgo considerados en función de los criterios preestablecidos, además, estos riesgos se clasifican a los efectos de identificar las prioridades de la gestión, como, por ejemplo: la clasificación alto, medio y bajo es frecuentemente utilizada.

Manejo de riesgos

Lo que se hace es aceptar y seguir el progreso de los riesgos de baja prioridad y con respecto a otros riesgos, se desarrollan e efectúan planes de gestión que contengan en consideración los recursos, ya sean, humanos, financieros o tecnológicos.

Supervisión y revisión

En esta etapa se supervisa y revisa el funcionamiento, la eficacia y la rentabilidad del sistema de gestión de riesgo, así como los cambios que pueden llagar a afectarlo.

Documentación

Se realiza un registro de riesgos el cual respalde el criterio de selección de riesgos, y que registre las razones en base a las cuales se realizó la evaluación, para así contar con un historial de auditorías y que la información importante no se pierda.

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Es una combinación de indicadores de riesgo, basada en la información que ha sido recolectada, analizada y categorizada.

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Son criterios específicos, que unidos, se utilizan como una herramienta para elegir y detectar movimientos que posiblemente no cumplirían con la ley.

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Son los regímenes aduaneros y las categorías de tráfico internacional que presentan un riesgo.

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Es el uso sistemático de la información disponible para detectar la frecuencia de los riesgos definidos y la dimensión de sus posibles consecuencias.

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Es la aplicación sistemática de prácticas y procedimientos de gestión que facilita a la Aduana información necesaria para manejar los movimientos que pueden llegar a ser un riesgo.