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🚀¿QUÉ ES EL Proceso administrativo?, ETAPAS, definición y ejemplos🚀

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Aprendí que las funciones administrativa las utilizamos en aquella actividades o deberes que queremos lograr para tener los mejores resultados deseado de forma satisfactoria y se deben establecer los objetivos y fijar las estrategias a seguir para alcanzar nuestras metas. Junto con la planificación, organización, dirección, coordinación y control vamos a poder lograr los objetivo a corto y largo plazo.

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La Planificación como Proceso Administrativo

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Aprendí que para tener una empresa hay que tener una organización que esta compuestas por dos o mas personas que trabajan de manera coordinada para producir bienes, servicios o normativas para satisfacer las necesidades de una comunidad dentro de un entorno.

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Este consiste en integral personal en una empresa que tengan fundamentos en la asignación y conservación de talentos necesarios en una estructura organizacional. También esas personas tienen que tener conocimiento para desempeñar cualquier función.

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La dirección es la que se encarga de aplicar los conocimientos necesarios para llevar a cabo una toma de decisiones conveniente.

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El control es la ultima etapa del proceso administrativo esta se encargada de corregir el desempeño que las personas tengan durante el desarrollo de las actividades que se llevan a cabo para garantizar que los objetivos de la empresa sean alcanzados.

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1.7 Tiempo dedicado por el administrador al desempeño de las funciones

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1.7 Tiempo dedicado por el administrador al desempeño de las funciones

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Aprendí que el administrador tiene que tener un tiempo y un buen desempeño junto con las funciones que estas le permiten durante el desarrollo, el administrador debe tener un  planeamiento, una organización, la dirección y el control para que le sea posible tener un mejor desempeño.

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Organizacion y Metodo - presentacion audiovisual.

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Aprendí que el concepto de la organización y métodos es una función especializada conformada por un conjunto de técnicas que tienden a aumentar la eficiencia de los sistemas de información, procedimientos administrativos y el control de operaciones dentro de una organización u empresa.

También la organización y métodos es muy importante porque nos permiten sacar nuestra empresa adelante y esta se ocupa de analizar los problemas estructurales y los procedimientos de la empresa a fin de optimizar el funcionamiento administrativa para el logro de los objetivos ya desarrollado.

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El origen de las unidades de Organización y Métodos se vinculan por los esfuerzos de reorganización administrativa tendientes a racionalizar y hacer más eficiente cuyos antecedentes que remontan a 1821, fecha de la aparición del estado Mexicano y de la era moderna y por otra parte, al establecimiento del proceso de modernización administrativa que se inicia en 1965.

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  2.3 Necesidad de utilización de esta técnica

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  2.3 Necesidad de utilización de esta técnica

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Las técnicas de organización y métodos se tratan de una serie de herramientas que se utilizan en la organización racional, son fundamentales las técnicas de organización cuando se inicia una empresa. Por lo que se hace necesario definir las funciones principales de la organización para poder dividir el trabajo de forma eficaz y lograr un diseño muy bien elaborado.

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La naturaleza de la unidad de la organización y métodos también se llama equipo o servicio al conjunto de funcionarios especializados en la aplicación de esta técnica. El término de Organización y Métodos se utiliza para designar el conjunto de técnicas administrativas y de investigación destinados a mejorar el funcionamiento de la administración.

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2.5  Posición. Funciones. Estructura y personal

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2.5  Posición. Funciones. Estructura y personal

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La posición de la organización y métodos: Esta se encarga del estudio específico de alguna de sus unidades componentes, áreas o puestos de trabajo en especial se realiza con el fin de considerar posibles mejoras en sus métodos y procesos de trabajo.

La función de Organización y Métodos: Es un servicio especialmente de asistencia y asesoría al nivel gerencial de las empresas cuyo objetivo primordial es incrementar la eficiencia administrativa mediante la elaboración de estudios técnico administrativos que buscan el mejoramiento de los procedimientos, métodos y sistemas de trabajo.

La estructura de la organización y métodos: Esta se encarga a través de propuestas que elaboran los analistas de la organización y métodos, después de haber realizado los estudios respectivos a los procedimientos que utiliza la empresa tratando de buscar hacerlos más sencillos y efectivos.

El personal que labora en Organización y Métodos: Este se  conoce como analistas. Se encarga de recopilar y analizar información con el fin de presentar soluciones alternativas a problemas.

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El estudio de la documentación en la organización y métodos representan el análisis de los problemas estructurales y de los sistemas de trabajo de la administración, con el propósito fundamental de asesorar a las unidades administrativas para el mejoramiento de sus métodos de trabajo y el aprovechamiento óptimo de los recursos disponibles para lograr eficiencia y eficacia en el desarrollo de sus funciones.

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La entrevista permite recoger y analizar varios elementos como son: la opinión, la actitud, los sentimientos y las representaciones de la persona entrevistada.

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Este se encarga de recopilar información que se aplica a un grupo de personas. La intención de los diferentes tipos de cuestionarios es obtener información que pueda ser útil para una organización, empresa o institución.

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Este se encarga de revolucionar los datos que consiste básicamente en observar el objeto de estudio dentro de una situación particular. Todo esto se hace sin necesidad de intervenir o alterar el ambiente en el que se desenvuelve el objeto.

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3.1. Clasificación de las unidades administrativas

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3.1. Clasificación de las unidades administrativas

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Aprendí que la unidad administrativa se equivale a una dirección general con facultades específicas en el reglamento interno de una institución o empresa. Dentro de esta área pueden ejecutarse funciones financieras, técnicas, comerciales, de seguridad, administrativas y contables.

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3.2 Principales principios para la organización efectiva

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3.2 Principales principios para la organización efectiva

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Aprendí que es de suma importancia los principios para la organización efectiva porque esta crea un plan de efectividad y eficiencia en donde se señalen los puntos decisivos para alcanzar una organización efectiva. Dentro de este plan se deben tomar en cuenta distintos aspectos, pero el más importante de todos es que la forma de trabajo de la empresa esté acorde con la visión de la misma. Esto son los principios de la organización efectiva:

Claves.

Administración del tiempo.

Correcta gestión de proyectos.

Liderazgo y dirección.

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Considero que la división del trabajo es la que conforma el proceso productivo de un bien o servicio, el cual se reparte entre una serie de individuos habitualmente en base a su fuerza, capacidad, especialidad o naturaleza. Con el tiempo la división del trabajo permitió el incremento de la productividad en determinadas tareas mediante la especialización, así como el desarrollo de las sociedades.

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3.4 Centralización y descentralización de autoridad

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3.4 Centralización y descentralización de autoridad

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La centralización es la que se encarga de concentrar la autoridad, es decir, la toma de decisiones recae o se centraliza sobre una persona o grupo en específico de individuos a fin de optimizar el sistema de trabajo de una organización o administración de una empresa.

La descentralización esta se encarga de transferir o delegar la autoridad a otras jerarquías, es decir, otros departamentos o unidades de una organización o gobierno pueden tomar decisiones y generar mayores beneficios.

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3.5 Grafica de la organización (organigrama)

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3.5 Grafica de la organización (organigrama)

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Este es el que se encarga de la representación gráfica de la estructura organizacional y el capital humano de una organización, que muestra la línea de reporte de todos los puestos y empleados, así como la relación entre los diferentes departamentos.

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Tipos de organigramas | Vertical, Horizontal, Circular, Mixtos

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3.7 Normas para el diseño de los organigramas

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3.7 Normas para el diseño de los organigramas

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Un organigrama debe tener:

Las casillas rectangulares.

Las líneas de mando deben caer siempre en forma vertical sobre el órgano inmediato que va a recibir las órdenes del anterior.

Las líneas de nivel son siempre horizontales.

A las unidades de mando, las líneas de mando les caen siempre en forma vertical y por el lado superior del rectángulo.

Para los organigramas consultivos la línea que indica su relación de dependencia, es horizontal, tocándose por los lados menores del rectángulo.

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Los manuales administrativo son documentos escritos que concentran en forma sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados.

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Un manual administrativo es una herramienta de comunicación muy útil entre la empresa y el personal, manteniéndolo al tanto de lo que se desea alcanzar y de qué manera, permitiendo el manejo y control de la información. Deben estar sujetos a revisiones periódicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades de toda empresa moderna y deben tener la capacidad creativa de los integrantes de la organización.

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Un manual debe tener una visión de la organización, determinar las funciones asignadas a cada departamento de la organización, establecer la jerarquía de la organización y un manual de procedimientos contables.

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Aprendí que para elaborar un manual se debe tener en cuentas varias etapas como son:

La Planificación del Trabajo.

Búsqueda de la Información.

Análisis de la Información.

Elaboración del Manual.

Redacción del documento.

elaboración de diagramas.

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Esta se encarga de la autorización que procede a la distribución en las áreas correspondientes con la finalidad de que el personal conozca y haga uso de esta herramienta administrativa.

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Esta se desarrollar mediante la utilidad de los Manuales Administrativos que radica en la veracidad de la información que contiene. Por lo que se recomienda mantenerlos permanentemente actualizados por medio de revisiones periódicas con el propósito de que sean efectivo a la realidad.

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6.7 Métodos de implantación de los manuales administrativos.

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6.7 Métodos de implantación de los manuales administrativos.

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La Implantación de los Manuales administrativo abarcan tres momentos :

1. La Formulación del Programa y los métodos para la implantación del nuevo sistema: Este se encarga de determinar las actividades que deben desarrollarse y la secuencia de su realización.

2. La integración de los recursos humanos y materiales: Este se organiza Una vez que el programa de implantación ha sido confeccionado y aprobado, el siguiente paso es reunir los recursos humanos y materiales que se estimaron necesarios para la operación del nuevo sistema.

3. La Ejecución del Programa: Esta se desarrolla mediante operaciones el nuevo sistema al aplicar el método de implantación seleccionado y al realizar las actividades programadas de los lineamientos fijados en los manuales e instructivos.

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🔵 Característica y función de los FORMULARIOS -para la secundaria

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Una forma o formulario es una herramienta o medio de comunicación escrito, normalmente impreso que por lo general contienen información fija y espacio para incluir información variable. Cuando una forma se completa pasa a ser un documento y según el tipo de información y el grado de dificultad para su llenado puede acompañarse de un instructivo.

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Aprendí que el objetivo de utilización es aquel que facilita el flujo de información y el procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar información y por último, dar valor legal a determinadas transacciones.

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5.3 Fuentes de información para su preparación

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5.3 Fuentes de información para su preparación

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Aprendí que para preparar un formulario se necesita:

Datos personales.

Datos de contacto.

Datos para saber dónde vive el ciudadano y así poder brindarle servicios específicos o enviarle la correspondencia.

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5.4 Materiales utilizados en el diseño de las formas

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5.4 Materiales utilizados en el diseño de las formas

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Los materiales utilizados en el diseño de las formas son:

Los encabezados, secciones de detalle y pies.

Crear nuevo formulario con herramientas de diseño.

Cuadro de herramientas.

Lista de campos.

Barra de herramientas Formato.

Propiedades cuadro de texto.

Propiedades de etiqueta.

Propiedades del formulario.

Resultado del diseño.

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5.5 Área responsable del diseño y control de formas en las organizaciones

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5.5 Área responsable del diseño y control de formas en las organizaciones

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Área directiva o área administrativa.

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DOCUMENTACION DE METODOS Y PROCEDIMIENTOS

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Las políticas son guías para orientar la acción y son criterios, los lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organización.

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La clasificación de políticas varían según el alcance o tiempo de las mismas, así como el ámbito empresarial. No es lo mismo una política de aplicación única a un departamento que una que implica y compromete al conjunto de la empresa. Así, podemos decir que las clases de política empresariales son de un modo u otro dependiendo de:

Según el espacio de tiempo

Políticas a largo plazo: Hacen referencia a las reglas u objetivos en su mayoría realizables que se pretenden en un período de tiempo a largo plazo.

Políticas a corto plazo: Son aquellas que se establecen en base a prioridades y urgencias y que contemplan la solución de situaciones coyunturales y cuyo tiempo límite es de dos a tres años.

Según el alcance o la jerarquía

Políticas generales: Esta integran y son comunes a toda la empresa, marcan las líneas y principios básicos, generales e inquebrantables. Deberán servir de referencia para la redacción de las políticas específicas y deben ir acorde a la estrategia y la dirección que quiere tomar la empresa.

Políticas específicas y políticas de departamentos o departamentales: Esta atienden a los principios que deben regir cada departamento, sección en particular o servicio.

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4.3 Factores que influyen en la elaboración de una política

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4.3 Factores que influyen en la elaboración de una política

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Los factores que influyen  en la elaboración de una política son:

Partidos políticos: Esto influyen directa o indirectamente en el proceso de iniciativa, discusión y aprobación de las políticas públicas, esto puede ser por el sistema de partidos que existe en el país con una supuesta pluralidad lo que presenta una gran cantidad de partidos políticos.

Legislatura: Esta tiene un  papel fundamental ya que al

existir una supuesta pluralidad, supone una mayor discusión sobre la aprobación o no aprobación de las políticas.

Presidente: Este es el encargado presidencial que ha sido elegido por la cultura que se tiene acerca de la política, la figura de mas alto estatus social, el cual tiene la capacidad de decidir el rumbo de la nación.

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Un procedimiento es un método de ejecución o pasos a seguir en forma secuenciada y sistemática en la obtención de un fin. Se supone, que siguiendo un procedimiento dado bajo las mismas circunstancias del resultado será el mismo. El conjunto de procedimientos con un mismo fin se denomina sistema.

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Los procedimientos son importante porque son los que se encargan de los documentos que describen de forma detallada cómo se realizan determinadas actividades, procesos o funciones descritas en el  manual del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo asignando al efecto los responsables de su ejecución.

La estructura común de dichos procedimientos es la siguiente:

Objeto

Alcance

Desarrollo

Responsabilidades

Referencia

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4.6 Objetivos de estudio de los procedimientos

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4.6 Objetivos de estudio de los procedimientos

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Aprendí que los objetivos de estudio de los procedimientos son métodos de trabajos que eliminan operaciones y papelería innecesaria, con la finalidad de reducir los costos y dar fluidez y eficacia a las actividades.

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🔴 ¿ Qué es un DIAGRAMA DE FLUJO ? 🔼 Cómo HACER Diagramas de Flujo Paso a Paso + Ejemplos

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Aquí pudimos ver que los beneficios de los flujogramas se encargan de tener una claridad visual, una comunicación instantánea, coordinación efectiva y aumento de eficiencia.

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4.9 Símbolos utilizados en la flujogramación de los procedimientos

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4.9 Símbolos utilizados en la flujogramación de los procedimientos

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Simbología ANSI para la elaboración de flujogramas

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Aprendí que este se utiliza para simplificar el trabajo que se realiza constantemente a través de los planes organizados que sirven para aplicar las mejores técnicas que facilitan la ejecución de las tareas.

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1.8 Habilidades administrativas y jerarquía organizacional

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1.8 Habilidades administrativas y jerarquía organizacional

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1.9 Organización formal, informal y sociales

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1.9 Organización formal, informal y sociales

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La organización formal: Esta se encarga de planificada y establece un conjunto de normas, estructuras y procedimientos que permiten ordenar las actividades propias de la organización.

La organización informal: Se encarga de desarrollar como producto de interacciones sociales entre los miembros que se identifican por su dedicación a la  organización y funciones de  actividades no siempre están proyectadas hacia el logro de los objetivos de la organización.

Organización sociales: Esta esta conformada por un grupo de individuos que unen actuaciones para alcanzar determinados propósitos.

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1.11 Enfoque de la administración de la calidad total

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1.11 Enfoque de la administración de la calidad total

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1.13  Enfoque operacional o del proceso administrativo

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1.13  Enfoque operacional o del proceso administrativo

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Este enfoque se encarga de desarrollar los conocimiento pertinente de la administración al relacionarlo con el trabajo administrativo.

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1.14 Enfoque sistémico del proceso administrativo

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1.14 Enfoque sistémico del proceso administrativo

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1.16 Fines de la organización como una estructura

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1.16 Fines de la organización como una estructura

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Este se encarga de un acuerdo que perdura en la empresa que es viables y normaliza sus relaciones comerciales y crediticias mediante su proyecto operacional, administrativa, de activos y pasivos.