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Standortliste: an welchen Orten (Adressen/Raumbezeichnung) lagern welche Unterlagen
Unterlagen sichten, kennzeichnen,
Unterlagen sortieren für Archivierung oder Vernichtung
qualifiziertes Interview mit FBL zu Archivierungsnotwendigkeiten

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Wir wissen, welche Unterlagen zu welchen Themen mit welchen Archivierungs- und Löschfristen lagern.
Zentralarchiv mit Nebenstandorten

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Analyse der Rechts- und Vertragslage
themenspezifische Erfassung

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Gesamtleitung

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Andre Wendel PL
Steuerungsgruppe: KH, AW, GM

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PL und alle TPL

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Verbundleitung
MAVn

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Doris Giegerich
Zuordnung ZB ZES?

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Klaus Janski, ehem. Verbundadmin Applicas NRW Nord
Ansprechpartner CJD Berlin-Brandenburg?

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Leitung Andreas Kaiser
Bereitstellung von digitalen Unterlagen für Abrechnung
Andre Wendel ist Mitglied der AG

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Ablauf der Digitalisierung
Ablage in d3 oder in alternativen Systemen

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CJD intern in Organice oder ehem. OHB

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KickOff: 09.02.2022
Ende: n.n. in Abhängigkeit von Zielformulierung

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Unabhängig vom Zeitpunkt der Prüfung: Nachweispflichten werden erfüllt

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Zugang zu Akten ist nachvollziehbar, datenschutzkonform geregelt

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Anfang: Bestandakten
später: Digitalisierung/Vernichtung von Bestandsakten
danach: Abläufe für neue Unterlagen papierhaft/digital

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Verhandlungen mit Kostenträgern/Mittelgebern zur Einführung von digitalen Akten/Archivierung

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Räumliche Anforderungen
technische Einrichtung (Rollregale, Verschluss, Brandschutz)
Alternativen zu d3 (Barcodes, Barcodescanner, Barcodedrucker)
QM-Regelungen für Abläufe

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TEAM in MS Teams
Mitglieder:
Andre Wendel, Detlef Benedix, Hagen Theis/Arne Jenßen, Sabine Kettner
je TP ein Kanal
Ansprechpartner vor Ort: Heike Holm, Gabi Bollwahn, Susann Mahnke, Ines Lampe, Ute Schuldt, Nicole Witteck,

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Inhalt, Auftrag, Projekt- und TP-Struktur, Rollen innerhalb des Projektes, Zusammenarbeit und Dokumentation