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1) Qu'est ce que le travail collaboratif?
2) quels sont les outils que l'on peut utiliser?
3) Pourquoi se développe-t-il?

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Orange Business

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Accompagne les entreprises dans leur transformation digitale

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Il y a maintenant près de 20 ans, un petit nombre d'" happy few " commençait à prendre ses marques sur des ordinateurs, et découvrait les premières versions d'Internet. Sans le savoir, le monde empruntait le chemin vers le tout numérique. Un monde dans lequel tous les citoyens du monde partagent les mêmes envies : la quête de sens et le développement d'une intelligence collective. Il n'est plus question de " faire ". La valeur a pris le pas sur le volume. Alors que nous parlions de révolution numérique il y a quelques années, nous pouvons aujourd'hui parler de révolution. Tout simplement.

Cette révolution, car on ne peut la nommer autrement, en a engendré bien d'autres dans nos comportements. A son niveau le plus simple, l'accès à Internet a radicalement modifié la manière dont nous articulons nos pensées, dont nous communiquons avec nos pairs, dont nous organisons nos agendas et plus particulièrement la manière dont nous recherchons l'information.

Lire aussi :
> Economie de partage, sociale ou collaborative : attention à la confusion

D'un simple outil technologique, nous avons dû (ou devons) procéder à un changement radical de comportement et d'état d'esprit. Les entreprises sont toutes impactées, à tous les niveaux et quels que soient leur secteur d'activité. Les grandes organisations ne sont pas épargnées et sont parfois même plus innovantes que de jeunes entreprises.

L'explosion du travail collaboratif

Il n'est pas rare de voir des secteurs à l'image poussiéreuse changer radicalement leur processus et fonctionnement, autant en interne qu'avec leurs parties-prenantes externes, jusqu'à modifier considérablement leur coeur de métier.

De nouveaux modes d'organisation du travail ont vu le jour et se sont imposés progressivement. L'automatisation des tâches a d'abord gagné les métiers de la production, puis elle a évolué et s'est transformée pour trouver sa place dans les services et l'administration.

Peu à peu la notion de travail collaboratif a commencé à s'installer pour désigner un travail qui n'est plus fondé sur l'organisation hiérarchisée traditionnelle, et mais plus spécifiquement un nouveau mode de travail où collaborent de nombreuses " intelligences " - dans mais aussi à l'extérieur de l'entreprise - et ce, grâce aux technologies.

La manière prend le pas sur le lieu de travail

En ce sens, c'est toute la notion de contrainte d'espace qui a été abolie. Pour s'en rendre compte, il suffit de regarder les espaces de co-working qui poussent comme des champignons, et pas seulement en milieu urbain. Dans ces espaces, tous les profils se côtoient, du plus traditionnel au plus atypique, permettant ainsi un renforcement du partage et de l'intelligence collective, en dehors même des frontières de l'entreprise.

La collaboration facilite le business nomade. Le cloud computing en a favorisé l'émergence. Le télétravail a cessé d'être marginal et s'implante durablement dans les grandes entreprises. Qui sait ? Le terme " télétravail " pourrait même être amené à disparaître. Finalement, la manière dont nous travaillons et créons a aujourd'hui bien plus de valeur que le lieu où l'on opère.

Les entreprises françaises se séparent de leurs anciennes architectures trop restrictives, afin d'adopter des environnements plus flexibles, plus ouverts et plus efficaces pour leurs employés.

Jérémy Grinbaum est directeur général de Box France

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Le travail collaboratif, un outil technologique au service de l'entreprise

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Il y a maintenant près de 20 ans, un petit nombre d'" happy few " commençait à prendre ses marques sur des ordinateurs, et découvrait les premières versions d'Internet. Sans le savoir, le monde empruntait le chemin vers le tout numérique.

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Dans le cadre des formations proposées par l'URFIST - Unité Régionale de Formation à l'Information Scientifique et Technique de Bretagne et des Pays de la Loire, les formateurs Marie-Laure Malingre (conservateur de bibliothèque) et Alexandre Serres (maître de conférences en Sciences de l'Information et de la Communication) ont proposé en mai 2014 une formation qui a donné lieu à la publication d'un support en Creative Commons : Outils de travail collaboratif (voir en fin d'article).

Ce support de formation fait le point en 122 diapositives sur les outils collaboratifs avec un vaste panorama complété par un pad utilisé en mode simultané par les stagiaires (questionnaire sur les pratiques, connaissances et besoins) et d'une veille en ligne en continu sur les outils collaboratifs par l'unité régionale de l'URFIST.

Plus de 40 outils collaboratifs explorés

La présentation des outils collaboratifs se fait par 7 grandes familles d'utilisation avec des rubriques qui indiquent des repères, des critères de choix formels, avant de s'intéresser à la sélection de services en ligne proprement dite.

Via des captures d'écran, la mise en avant des fonctions clés, l'intérêt des outils et leur limitation, il est possible pour chacun d'effectuer son choix d'outil collaboratif selon les besoins (que l'on soit en EPN, entreprise, association, institution ou en mode projet). A noter que les services en ligne gratuits sont privilégiés par les 2 auteurs.

Sommaire du support de court

Introduction

Outils de stockage et de partage de fichiers

Outils d'écriture collaborative

Outils de brainstorming collectif

Outils de gestion de projets

Outils de gestion d'agendas

Outils de planification de réunions

Outils de réunions à distance

Ressources

Panorama des outils de travail collaboratif

Licence : Creative Commons by-nc-sa
Géographie : Bretagne

Tags: collaboration, enseignement, outil en ligne, outils collaboratifs, panorama, présentation, recherche, universite, veille

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Outils de travail collaboratif : que choisir ? Dossier complet de l'URFIST

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Dans le cadre des formations proposées par l'URFIST - Unité Régionale de Formation à l'Information Scientifique et Technique de Bretagne et des Pays de la Loire, les formateurs Marie-Laure Malingre (conservateur de bibliothèque) et Alexandre Serres (maître de conférences en Sciences de l'Information et de la Communication) ont proposé en mai 2014 une formation qui a donné lieu à la publication d'un support en Creative Commons : Outils de travail collaboratif (voir en fin d'article).

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Le travail collectif à travers deux exemples.

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crédit photo : iStock by Getty Images

Travailler sur des projets collaboratifs, grâce à des outils permettant de se connecter aux 4 coins du globe, est un des axes privilégiés par de nombreuses entreprises à ce jour. Taskworld est l'un de ces outils, permettant à des équipes de se connecter de n'importe où dans le monde.

Là où de nombreuses solutions proposent le strict minimum, ou peuvent s'avérées incomplètes pour la gestion de projets, Tasworld va au delà en proposant une réelle optimisation des tâches. Un premier bon point ! La solution est en français pour ceux qui seraient réfractaire à la langue de Shakespeare.

Avec Taskworld, travaillez sur vos projets collaboratifs de n'importe où dans le monde et optimiser votre productivité grâce à des fonctionnalités avancées.

Taskworld est une solution permettant à des équipes de travailler collaborativement sur des projets. En proposant un ensemble de fonctionnalités destinées à optimiser son temps de travail et accroitre sa productivité, Taskworld se distingue par des points qui savent faire la différence.

Ainsi une gestion poussée des tâches et un système de notifications par mail et/ou directement au sein du projet, vous permettra d'être alerté à chaque modification apportée ou sur les tâches qui vous sont assignées. Un autre élément qui est un point fort sur cette solution, est sa messagerie intégrée. Vous pourrez ainsi échanger avec l'ensemble des membres qui sont connectés au projet en temps réel.

Les tâches renseignées vous ouvriront par ailleurs, une multitude de paramètres afin de leur assigner des priorités, des dates d'échéances, des fichiers joints etc...

La force de Tasworld, réside dans le paramétrage optimum de chacune des tâches renseignées par vous-même ou vos collaborateurs... le tout couplé à une messagerie.
Voyons à présent comment fonctionne Taskworld en créant un premier projet :
Commencez par créer un compte et bénéficiez en même temps d'une période d'essai de 15 jours : créer mon compte et ensuite créez votre premier projet en cliquant sur + Projet en haut à droite de la barre des tâches.

Donnez un nom à votre projet et éventuellement une description si vous en possédez plusieurs. Choisissez ensuite votre paramètre de confidentialité entre privé ou public, en sachant que le mode privé ne sera accessible qu'aux personnes invitées à travailler sur votre projet.

Vous pourrez ajouter directement des membres à votre projet depuis cette fenêtre, en sélectionnant " Ajouter des Membres au Projet ". Il sera possible de le faire ultérieurement et par tâche à assigner.

Une fois que vous aurez cliqué sur Suivant vous devrez choisir un modèle pour votre projet. Nous choisirons le classique Kanban pour notre exemple, mais vous pourrez tester les différentes possibilités selon les projets à gérer.

Choisir Kanban et cliquez sur créer un projet.

Créer des listes et des tâches

Vous arriverez ensuite sur l'écran ci-après, avec des listes de tâches par défaut communes à l'ensemble de nombreux projets de base : A faire, En cours et Effectué. Vous pourrez bien sur choisir vos propres listes, les renommer et/ou en ajouter.

Note : Comme vous le voyez sur le visuel, un petit didacticiel en forme d'info-bulle vous permet de suivre pas à pas le fonctionnement de Taskworld.

Vous pourrez à loisir créer des listes et leur assigner des tâches pour voir comment fonctionne Taskworld et tester ainsi les nombreuses fonctionnalités.

Sachez également que l'ensemble des listes et des tâches peuvent être déplacées via le principe de drag & drop. Vous gardez le doigt appuyé sur le bouton gauche de votre souris et vous déplacez vos tâches d'une liste à une autre, ou au sein d'une liste de haut en bas si vous souhaitez changé l'ordre d'affichage.

Vous pourrez faire de même en déplaçant les listes de droite à gauche.

cliquez sur l'image pour l'agrandir

Voyons à présent les fonctionnalités qui sont paramétrables au sein des tâches. Pour se faire ajouter des tâches au sein d'une liste, en cliquant sur le petit signe + en haut de la liste.

Les tâches fonctionnent comme le principe d'une ToDoList avec une case à cocher quand celle-ci est achevée. Lorsqu'une tâche est achevée, elle est automatiquement ajoutée à une sous-liste " tâches terminées " - Vous pourrez toujours décocher les tâches s'il s'avère qu'elles ne sont pas achevées, et elles seront repositionnées dans la liste.

Les actions rapides de base, sont représentées par des petits pictos dans la fenêtre de saisie.

Assignez une tâche à un membre (collègue)

Définir une ou plusieurs étiquette

Définir une date d'échéance.

Vous pouvez saisir uniquement le nom d'une tâche dans un premier temps, et la valider en appuyant sur entrée. Une fois votre tâche créée, cliquez dessus et vous accéderez ensuite à l'ensemble des fonctionnalités disponibles.

cliquez sur l'image pour l'agrandir

Les différentes fonctionnalités liées aux tâches

Quand vous cliquez sur une tâche, vous accédez au menu des fonctionnalités pour la paramétrer.
En premier lieu vous aurez accès à 3 sous-menus :

Propriétés (les paramètres des tâches)

Commentaires (les commentaires laissés par les membres assignés à la tâche)

Documents (les pièces jointes ajoutées par les membres)

Au sein des propriétés, plusieurs options seront possibles pour optimiser la tâche et informer votre équipe de son avancée.

Notez que vous pouvez attribuer des tâches à des membres, afin qu'ils soient notifiées des modifications apportées.

Toutes les options paramétrées apparaitront sur la tâche lorsque vous reviendrez en mode affichage liste. Ça permet ainsi une lecture rapide des tâches, surtout lorsqu'elles sont nombreuses.

Pour apprendre à optimiser son travail collaboratif à l'aide d'un outil comme Taskworld, il est premièrement nécessaire de dresser une liste avec l'ensemble des membres qui seront assignés à un projet. Il est indispensable que chaque membre renseigne bien son profil avec une photo (pour être reconnaissable parmi des membres aux prénoms similaires), des coordonnées comprenant téléphone, mail etc...

Vous pourrez ainsi cliquer sur la photo d'un membre responsable d'une tâche, et accéder ainsi à ses coordonnées si vous avez besoin de le contacter.

En second lieu, il faut attribuer des rôles parfaitement définis à chaque membre, avec éventuellement des rôles d'administrateurs en plus du chef du projet.

Paramétrez bien les notifications pour l'ensemble des membres, car il n'est pas utile que certaines personnes soient notifiées sur des tâches qui ne sont pas en rapport direct avec leur travail.

Pensez également à adopter un code couleur commun à tous, pour les tâches urgentes par exemple.

Pensez enfin à toujours fixer des dates d'échéance sur vos tâches, de manière à ce que votre projet s'insère bien dans un planning, et qu'il soit respecté.

Comme la majorité des solutions de gestion de projets, Taskworld propose un tarif par nombre d'utilisateur. Pour une utilisation personnelle, le tarif/utilisateur est à 11$/mois, soit l'équivalent en euros à quelques centimes près. Ainsi pour 5 utilisateurs comme indiqué sur le visuel ci-dessous, il vous en coutera 55$/mois.

C'est un tarif relativement souple, sachant que la solution propose davantage de fonctionnalités que certains de ses concurrents directs comme Trello.

Taskworld créé la surprise en offrant un gestionnaire de projets complet et entièrement personnalisable grâce aux nombreuses fonctionnalités liées aux tâches. Une messagerie permettant d'échanger en direct avec les membres, est un réel point fort de la solution, notamment quand vous travaillez de différents endroits.
Le tarif est relativement souple, à hauteur de 11$/membre.
Notez qu'il est tout-à-fait envisageable d'utiliser Taskworld à titre personnel sans avoir la nécessité d'inviter des membres. Vous pourrez par exemple gérer un projet seul, et avoir une vue d'ensemble sur vos tâches à exécuter.

La gestion d'un blog avec un planning éditorial peut s'avérer très utile pour visualiser un ensemble d'actions comme des jeux-concours à mettre en place, des articles à publier, des partages à paramétrer, des newsletter à envoyer etc...

Un community manager pourrait très bien l'utiliser dans le cadre de ses missions par exemple.

article rédigé dans le cadre d'un partenariat avec Taskworld

Note générale de nos lecteurs

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Comment optimiser le travail collaboratif avec Taskworld ? Journal du CM

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crédit photo : iStock by Getty Images Travailler sur des projets collaboratifs, grâce à des outils permettant de se connecter aux 4 coins du globe, est un des axes privilégiés par de nombreuses entreprises à ce jour. Taskworld est l'un de ces outils, permettant à des équipes de se connecter de n'importe où dans le monde.

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1) pour quelles raisons l'entreprise Bonduelle a-t-elle eu recours aux applications de Google Apps?
2) Quels sont les outils de communication nécessaires au directeur commercial?
3) Que recherche le directeur commercial en utilisant ces outils?
4) Quelles conséquences pourraient avoir ces nouvelles méthodes de travail sur les pratiques managériales?