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O documento é utilizado para enviar mensagens ágeis, transmitir informações internas, solicitar ações ou providências, registrar decisões e acordos, e formalizar comunicações de maneira rápida e eficiente dentro de uma organização.

A principal característica do memorando é a rapidez e objetividade na comunicação, sua função é transmitir mensagens de forma menos burocrática.

Modelo do Documento:

Nome do memorando

Nome do receptor ou destinatário

Nome do emissor do memorando

Data de emissão do memorando

Apresentação e resumo da mensagem

Mensagem do memorando

Assinatura final

https://mundoeducacao.uol.com.br/redacao/memorando.htm

# data[].attributes.body
"Por ser um texto técnico, o ofício apresenta as características que fundamentam o que se convencionou chamar de redação técnica ou redação oficial. Assim, o ofício deve apresentar:

linguagem denotativa;

texto conciso;

escrita na norma-padrão da língua portuguesa;

predomínio da função referencial (texto destinado exclusivamente ao assunto tratado na mensagem).

Com relação à estrutura, há no ofício:

cabeçalho com informações do órgão/setor, endereço de correspondência e demais informações para contato;

numeração do ofício e ano;

local e data;

corpo do texto com as informações sobre a solicitação, requerimento etc.;

despedida (“atenciosamente”, “cordialmente” etc.);

assinatura."

https://brasilescola.uol.com.br/redacao/oficio.htm

# data[].attributes.body
O documento é usado para transmitir informações, normas, instruções ou convocar um grupo de pessoas a um mesmo assunto dentro de uma organização ou órgão, de forma formal, objetiva e para múltiplos destinatários simultaneamente.

As suas principais características incluem o uso de linguagem formal e objetiva, texto claro e conciso, e o estabelecimento de normas ou avisos de condutas dentro de uma organização.

Modelo do Documento:

Cabeçalho

Local e Data

Número da Circular

Assunto

Vocativo

Corpo da Mensagem

Fecho

Assinatura

https://mundoeducacao.uol.com.br/redacao/circular.htm

# data[].attributes.body
Comunicado

Função:

Divulgar informações, novidades, alterações, esclarecimentos ou acontecimentos importantes.

Público:

Pode ser interno (para colaboradores) ou externo (para a imprensa, clientes, etc.).

Exemplos:

Comunicado de imprensa, comunicado de desligamento de um funcionário, comunicado escolar para pais.

Estrutura:

Texto objetivo e direto, que vai direto ao ponto. Para comunicados internos, pode ser por e-mail ou publicado em plataformas da empresa.

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Documentos de Comunicação: Carta Comercial

# data[].attributes.subject
Documentos de Comunicação: Carta Comercial

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O documento deve ser usado para a comunicação formal e profissional entre empresas, ou entre uma empresa e seus clientes, fornecedores, agências ou outros indivíduos.

É caracterizado pela linguagem formal e objetiva, que deve ser clara, concisa e impessoal, evitando coloquialismos e figuras de linguagem. Sua estrutura inclui o local e a data, o endereço do destinatário, um assunto claro, o corpo da mensagem com parágrafos curtos, uma despedida formal e a assinatura com o nome e cargo do remetente.

Modelo do Documento:

Timbre

Número da carta

Destinatário

Assunto ou referência

Corpo do texto

Fecho

Assinatura

https://brasilescola.uol.com.br/redacao/carta-comercial.htm

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O que é uma ata de reunião?

A ata é um relato oficial de tudo o que ocorreu em uma reunião e tem como objetivo democratizar o acesso às decisões tomadas e aos assuntos abordados. Esse documento é essencial para registro, formalização e divulgação de resoluções aplicadas em reuniões.

Geralmente, este documento é formalizado e desenvolvido por uma secretária executiva ou alguém com cargo que envolve o auxílio na empresa em que se está realizando a reunião.

A importância da ata de reunião

Antigamente, as atas eram vistas com certa preocupação por funcionários de empresas por se tratar de um documento que exigia certo preparo, considerando-os até como uma documentação bem completa de se fazer.

Hoje em dia isso foi abolido podendo ser descrito em linguagem coloquial, tornando o seu entendimento mais fácil não apenas para os que estavam presentes no mesmo local da reunião, como para aqueles que possuem a pretensão de usá-la como uma documentação contestatória em alguma situação.

Conheça os tipos de ata

Nas atas constam textos que trazem os assuntos tratados em uma reunião oficial ou privada, formal ou informal. Entretanto, esse documento também pode ser utilizado para formalizar e atestar os conteúdos abordados em congressos e assembleias como, por exemplo, a eleição de alguém destinado a um cargo.

Outra finalidade do arquivo é certificar oficialmente um fato, como ocorre com a ata de certidão lavrada em cartório.

Como fazer uma ata de reunião informal e formal?

Ainda que algumas reuniões sejam destinadas a tratar de assuntos mais simples, é importante que seja elaborado um modelo de ata para organizar todas as informações discutidas. Portanto, seja para uma reunião formal ou informal, saber fazer corretamente o documento é indispensável.

Quando for produzir o documento, não deixe de adicionar elementos básicos, como data, local, horário, pessoas presentes, pauta, discussões, decisões e compromissos.

Modelo de Ata de Reunião

Para a criação de uma ata de reunião eficiente, é importante ter um modelo de ata de reunião. Para te auxiliar nesse processo, você pode seguir o seguinte padrão:

com margens dos dois lados (livro de ata) e formatadas em editor de texto que não permita alteração, como o PDF, por exemplo;

sem parágrafos ou alíneas (ocupando todo o espaço da página);

sem abreviaturas de palavras ou expressões;

com números escritos por extenso;

sem rasuras nem emendas;

sem uso de corretivo;

com verbo no tempo pretérito perfeito do indicativo;

com verbo de elocução para registrar as diferentes opiniões.

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Relatórios são documentos formais utilizados para registrar, organizar e comunicar informações relevantes sobre atividades, projetos, pesquisas ou situações específicas. Sua principal função é apresentar dados de forma clara e objetiva, servindo como base para análises e tomadas de decisão. Entre suas características, destacam-se a objetividade, clareza, estrutura organizada, fidelidade aos dados e linguagem formal. São amplamente utilizados em contextos acadêmicos, empresariais e institucionais, especialmente quando é necessário documentar resultados, avaliar desempenhos ou prestar contas. Sua utilização garante que informações importantes sejam transmitidas de maneira precisa e confiável.

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Documentos de Planejamento e Controle: Plano de ação

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Documentos de Planejamento e Controle: Plano de ação

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O Plano de Ação é um documento utilizado para organizar e detalhar as etapas necessárias para alcançar um objetivo ou resolver um problema de forma eficiente. Ele descreve o que será feito, por quem, quando, com quais recursos e como os resultados serão avaliados. Sua função principal é transformar metas em ações práticas, permitindo melhor controle, acompanhamento e execução das tarefas. Entre suas características estão a clareza, objetividade, foco em resultados e divisão estratégica das responsabilidades. Esse tipo de documento é amplamente utilizado em empresas, escolas, projetos sociais, órgãos públicos e também para planejamento pessoal, sempre que for necessário estruturar e acompanhar uma ação de forma organizada.

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Documentos de Planejamento e Controle: Indicadores de desempenho (relatórios de KPI)

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Documentos de Planejamento e Controle: Indicadores de desempenho (relatórios de KPI)

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Os Indicadores de Desempenho são métricas utilizadas para medir o desempenho de processos, projetos, equipes ou organizações em relação a objetivos previamente estabelecidos. Eles fazem parte de relatórios analíticos que auxiliam no acompanhamento de resultados e na tomada de decisões estratégicas. Os KPIs devem ser claros, mensuráveis, relevantes e alinhados às metas da empresa ou instituição. Podem abranger diversas áreas, como produtividade, qualidade, vendas, satisfação do cliente, entre outras. Os relatórios de KPI são amplamente utilizados em ambientes corporativos, educacionais e públicos para identificar avanços, detectar falhas, comparar resultados e promover melhorias contínuas com base em dados reais.

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Documentos Legais e Normativos: Políticas organizacionais

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Documentos Legais e Normativos: Políticas organizacionais

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As Políticas Organizacionais são diretrizes formais que definem as regras, princípios e comportamentos esperados dentro de uma organização. Elas orientam as decisões, ações e relações entre colaboradores, gestores e demais partes interessadas, garantindo coerência, ética e alinhamento com os objetivos institucionais. Essas políticas abordam temas como conduta profissional, uso de recursos, segurança, diversidade, atendimento ao cliente, entre outros, variando conforme a cultura e as necessidades da organização. Entre suas principais características estão a clareza, objetividade, aplicabilidade e padronização. São utilizadas para promover a ordem interna, reduzir conflitos, assegurar conformidade com leis e normas externas, e fortalecer a identidade e os valores da organização. Sua implementação é essencial para manter um ambiente organizacional funcional, seguro e eficiente.

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Documentos Operacionais: Pedidos e requisições

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Documentos Operacionais: Pedidos e requisições

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Pedidos e requisições são documentos utilizados para formalizar a solicitação de bens, serviços ou recursos dentro de uma organização. Enquanto o pedido geralmente refere-se à demanda feita por clientes ou setores externos, a requisição é um documento interno que visa requisitar materiais, equipamentos ou serviços para uso dentro da própria organização. Esses documentos são fundamentais para controlar e organizar o fluxo de compras e suprimentos, garantindo que as necessidades sejam atendidas de forma eficiente e dentro dos processos estabelecidos. Suas principais características incluem clareza na descrição do item ou serviço solicitado, identificação do solicitante, quantidade, prazo e autorização responsável. Pedidos e requisições são amplamente usados em empresas, instituições públicas e outros ambientes organizacionais para assegurar a transparência, o controle financeiro e o cumprimento das políticas internas de compras.

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Os formulários são documentos usados para coletar e organizar informações de forma padronizada, podendo ser impressos ou digitais. Eles são muito importantes em áreas como escolas, empresas, saúde e pesquisas, pois facilitam a comunicação entre quem solicita e quem fornece os dados. Existem diferentes tipos, como os impressos (cadastros, contratos e fichas), os digitais (plataformas online como Google Forms) e os de pesquisa (questionários para opiniões ou dados específicos). Normalmente, um formulário possui cabeçalho com título e identificação, instruções de preenchimento, campos para respostas e rodapé com data, assinatura ou observações. Entre suas vantagens estão a rapidez, a organização e a padronização das informações. Porém, também existem desafios, como respostas incompletas, necessidade de atualização nos digitais e gasto de papel nos impressos. Com o avanço da tecnologia, os formulários digitais ganharam destaque, oferecendo praticidade e integração com sistemas. Assim, os formulários continuam sendo ferramentas essenciais para tornar processos mais claros, ágeis e eficientes.

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Documentos de registros: Fichas de cadastro

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Documentos de registros: Fichas de cadastro

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As fichas de cadastro são instrumentos utilizados para registrar e organizar informações de pessoas, empresas ou produtos, permitindo fácil acesso e controle dos dados. Elas podem ser físicas ou digitais e geralmente reúnem dados de identificação, contato e informações específicas conforme a finalidade. Esse recurso é importante para manter registros atualizados, evitar falhas na comunicação e agilizar processos internos, garantindo eficiência e organização no gerenciamento das informações.

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Documentos de planejamento e controle: orçamento 

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Documentos de planejamento e controle: orçamento 

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O orçamento é um instrumento de planejamento e controle financeiro que permite organizar receitas e despesas de uma pessoa, empresa ou instituição em um determinado período. Ele possibilita prever os recursos disponíveis, definir prioridades, evitar gastos desnecessários e alcançar objetivos de forma mais eficiente. Além disso, o orçamento serve como guia para acompanhar a execução financeira, identificar desvios e adotar medidas corretivas, garantindo maior equilíbrio e responsabilidade no uso do dinheiro.

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Documentos de planejamento e controle: cronogramas

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Documentos de planejamento e controle: cronogramas

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O cronograma é uma ferramenta de planejamento que organiza as atividades de um projeto ou processo dentro de prazos definidos. Ele permite visualizar as etapas de execução, identificar responsabilidades, controlar o tempo e prever possíveis atrasos. Sua elaboração envolve a definição de tarefas, ordem de realização, tempo estimado e recursos necessários. Além de orientar a equipe, o cronograma contribui para maior eficiência e acompanhamento do andamento das atividades, servindo como base para ajustes e tomada de decisões. Assim, funciona como um instrumento essencial de gestão para garantir organização e cumprimento de metas.

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Documentos legais e normativos: contratos 

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Documentos legais e normativos: contratos 

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O contrato é um instrumento jurídico que formaliza acordos entre duas ou mais partes, estabelecendo direitos e deveres de cada uma. Ele pode ser verbal ou escrito, mas o formato escrito garante maior segurança, clareza e validade legal. Nos contratos, constam informações essenciais como objeto do acordo, prazos, condições, valores, responsabilidades e consequências em caso de descumprimento. Esse documento é fundamental para prevenir conflitos, dar transparência às relações e assegurar que o combinado seja cumprido, servindo como prova em eventuais disputas judiciais ou administrativas. Assim, os contratos têm papel central nas relações pessoais, comerciais e institucionais, garantindo organização e segurança jurídica.

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Documentos legais e normativos: regulamentos internos e manuais

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Documentos legais e normativos: regulamentos internos e manuais

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Os regulamentos internos e os manuais têm como objetivo orientar e padronizar as atividades dentro de uma organização, garantindo ordem, disciplina e clareza nas responsabilidades de cada colaborador. Os regulamentos estabelecem regras, direitos e deveres que devem ser seguidos por todos, servindo como referência para conduta, normas de funcionamento e procedimentos internos. Já os manuais funcionam como guias práticos, detalhando instruções, processos e rotinas a serem executados, de forma a facilitar a compreensão e padronizar o trabalho. Ambos são ferramentas essenciais para manter a organização estruturada, promover a transparência, evitar conflitos e assegurar que todos atuem de acordo com as diretrizes institucionais, fortalecendo a eficiência e a harmonia no ambiente de trabalho.

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Documentos legais e normativos: procurações 

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Documentos legais e normativos: procurações 

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As procurações são instrumentos jurídicos que conferem poderes a uma pessoa, chamada de procurador, para agir em nome de outra, denominada outorgante, em assuntos específicos ou gerais. Elas podem ser utilizadas em diversas situações, como transações financeiras, processos judiciais, venda de bens, assinatura de contratos e outros atos administrativos. A procuração deve ser elaborada por escrito e, dependendo do tipo de ato a ser praticado, pode exigir reconhecimento de firma em cartório ou ser pública, para garantir maior segurança jurídica. Existem diferentes tipos de procuração, sendo as mais comuns a procuração ad judicia, destinada a atos judiciais, e a procuração ad negotia, voltada para negócios e assuntos administrativos. Além disso, as procurações podem ser específicas, quando conferem poderes para atos determinados, ou gerais, quando abrangem uma ampla gama de atos. É fundamental que a procuração descreva claramente os poderes concedidos, o prazo de validade e eventuais limitações, de modo a evitar conflitos e garantir que o procurador atue dentro dos limites estabelecidos pelo outorgante. O uso correto das procurações facilita a delegação de responsabilidades, permitindo que atos importantes sejam realizados mesmo na ausência do titular, e contribui para a segurança e a eficiência nas relações jurídicas e administrativas.

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Documentos operacionais: notas fiscais e recibos

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Documentos operacionais: notas fiscais e recibos

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Notas fiscais e recibos são documentos essenciais para a organização financeira e legal de empresas e indivíduos, servindo como comprovantes de transações comerciais e prestação de serviços. A nota fiscal é um documento fiscal obrigatório que registra a venda de produtos ou serviços, detalhando informações como descrição dos itens, quantidade, valor, impostos incidentes e dados do comprador e do vendedor. Ela tem função contábil, tributária e legal, sendo fundamental para o controle de receitas, cálculo de tributos e comprovação perante órgãos fiscais. Já o recibo é um documento que comprova o pagamento ou recebimento de valores, podendo ser emitido por vendas, prestação de serviços, aluguéis ou outras transações. Embora não substitua a nota fiscal em situações que exigem registro fiscal, o recibo é importante para fins de comprovação de pagamento e segurança nas relações comerciais. Ambos os documentos devem ser claros, legíveis e conter informações precisas, garantindo transparência, segurança jurídica e organização financeira. O uso correto de notas fiscais e recibos facilita a gestão contábil, evita problemas com fiscalização e assegura a regularidade das operações comerciais.

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Documentos operacionais: ordens de serviço

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Documentos operacionais: ordens de serviço

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As ordens de serviço são documentos essenciais para formalizar, acompanhar e controlar a execução de serviços. Elas registram informações como solicitante, descrição do serviço, prioridade, prazo e responsável, permitindo monitorar o andamento das atividades. Além disso, contribuem para análise de desempenho, planejamento de manutenção, otimização de processos e rastreabilidade das ações. Uma gestão eficiente das ordens de serviço garante maior controle, eficiência, qualidade na execução e cumprimento de prazos, beneficiando tanto a organização quanto os clientes.

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Documentos operacionais: folha de pagamento

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Documentos operacionais: folha de pagamento

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A folha de pagamento é um documento contábil e administrativo que registra detalhadamente todas as remunerações devidas aos colaboradores de uma empresa em determinado período, geralmente mensal. Ela inclui informações sobre salários, adicionais, gratificações, comissões, horas extras, descontos legais e benefícios concedidos. Entre os descontos mais comuns estão os impostos, contribuições previdenciárias, empréstimos consignados e faltas ou atrasos. A elaboração correta da folha de pagamento é essencial para garantir o cumprimento das obrigações trabalhistas e fiscais, evitando passivos e multas. Além disso, permite à empresa controlar custos de pessoal, planejar o orçamento e fornecer dados precisos para contabilidade e auditoria. A folha de pagamento também serve como base para o cálculo de encargos sociais, como FGTS e INSS, e é um instrumento de transparência para o funcionário, assegurando que todos os pagamentos e deduções sejam devidamente registrados. O processo pode ser realizado manualmente ou por meio de sistemas informatizados, que facilitam cálculos, registros e emissão de relatórios resumidos ou detalhados conforme a necessidade da organização.