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Me es dificil pensar en alquien que pueda permitirse no utilizar la innovación tecnológica, en su justa medida, para mantenerse competitivo y poder abordar los muchos procesos empresariales que, por ejemplo utilizando un software de gestión contable, de facturación, de gestión administrativa, gestión integral, ERP, CRM, etc.; se gestionan de forma más organizada, más cómoda, en equipo y desde cualquier lugar conectado a internet si trabajamos en la nube.

Además en muchos casos existen programas específicos para determinados sectores, por tanto programas especializados, que ofrecen muchas funcionalidades concretas, especialmente pensadas para determinadas acciones (léase, por ejemplo, programas de gestión de ventas, de contabilidad para PYMES, etc.), que por un coste realmente bajo (respecto a los ahorros de tiempo y rentabilidad); nos permiten agilizar y mejorar todos los procesos (incluso de una tienda online que, de hecho ¡no deja de ser un negocio!)

No creo descubrir nada nuevo en este artículo de opinión, puesto que la gran mayoría de empresas utiliza estros programas informáticos. Estos “softwares” o aliados tecnológicos, que una vez implantados en una organización la dotan de organización interna y de imagen de responsabilidad y saber hacer de forma externa.

Aún así, aunque en el inicio de este artículo comentaba que me era difícil imaginar “a nadie” que funcione sin utilizar estos programas tecnológicos pero, que duda cabe que en determinados casos; deberían de actualizarse. Es decir, utilizar la tecnología empresarial comentada, debe de estar sujeto a una visión de actualización constante, que igual que hacemos en muchos casos en nuestra vida personal incorporando los nuevos avances en tecnología móvil, electrónica, informática o internet en general; deben ir incorporándose en los programas informáticos empresariales.

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Generalmente, los software administrativos es llevar el control de las principales actividades del negocio. y Las actividades que controle varían. asimismo, es una herramienta configurable que permite consolidar operaciones administrativas bajo un sólido concepto y una amigable interfaz que la convertirá en la mejor aliada de la gerencia moderna. Por otra parte, se dice que es muy importante para una empresa contar con las herramientas necesarias para administrar y evaluar nuestros procesos, un software es una herramienta que nos ayuda a organizar y a procesar la información que se genera a lo largo del crecimiento de una empresa o negocio, gracias a la información que se genere podemos tomar mejores decisiones para poder lograr los objetivos que queremos.

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es nueva aplicación en la economía para las empresas que necesitan: aumentar sus ventas, controlar costos, ser más competitivas, ofrecer más a los clientes, dar mejores rendimientos, consolidar operaciones, ser más productivas, adaptarse a nuevas tecnologías
En lo general, la finalidad de un software administrativo es de llevar el control de las principales actividades del negocio. Las actividades que controle varían de aplicación en aplicación pero en lo general se encargan de llevar las cuentas por cobrar, la facturación y el inventario. Con cuentas por cobrar nos referimos a llevar el control de qué clientes nos deben dinero, cuánto es el monto que deben y sobre qué facturas se tiene el adeudo.

En la parte de facturación se provee de la funcionalidad para que se pueda emitir un documento electrónico CFDI tanto el archivo PDF como el archivo XML. En conjunto con cuentas por cobrar se va llevando el control de qué pagos se han realizado a estas facturas emitidas.

En el caso de los inventarios, se provee de funcionalidad para el registro de cuántas unidades ingresan al inventario cuando se realiza una compra a un proveedor y en algunos casos también se puede llevar el seguimiento de qué facturas se le deben al proveedor, es decir, las cuentas por pagar.

El control de inventarios que se tiene generalmente es saber cuántas unidades tengo disponibles para vender, es decir, que cuando se realiza un documento de factura en el módulo de facturación se descuentan del inventario las unidades en existencia que previamente se ingresaron como una entrada al almacén

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Este tutorial, es realizado con la finalidad de suministrarle una serie de conocimientos sobre el Software Administrativo y los elementos que lo componen entre los cuales se mencionan a continuación: características generales, sub menú, barra de herramientas, crear una empresa, crear un usuario. Vale la pena destacar que esta información podrá ser utilizada para la futura implementación en su empresa, al igual se le indica la importancia que es para la empresa contar con esta herramienta de información.

Desde este enfoque les detallaré brevemente todo lo relacionado a la información antes expuesta, partiendo desde la definición de un software, el cual consiste en el conjunto de programas de cómputo, procedimientos, reglas, documentación y datos asociados que forman parte de las operaciones de un sistema de computación.

Software administrativo es nueva aplicación en la economía para las empresas que necesitan: aumentar sus ventas, controlar costos, ser más competitivas, ofrecer más a los clientes, dar mejores rendimientos, consolidar operaciones, ser más productivas, adaptarse a nuevas tecnologías. Hay variedad de software Administrativo que permite administrar y tener mejor organizada cualquierempresa o negocio.

Partiendo desde este enfoque definiremos el Software administrativo: Es un sistema que ayuda a las empresas a contar con herramientas que se ajusten a sus necesidades para aumentar sus ventas, controlar sus costos, ser más competitivas, ofrecer un mejor servicio al cliente, dar mejores rendimientos, consolidar operaciones, ser más productivas y adaptarse a nuevas tecnologías, entre otros.

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Son todos aquellos programas utilizados a nivel empresarial, que por su definición genera acción de emprender algo y por su aplicación persigue fines lucrativo y no lucrativo. También es un software que permite gestionar todos los procesos de un negocio o de una empresa en forma integrada. Por lo general está compuesto por modulo cruzado de los proceso del negocio. Es una parte muy importante de la vida empresarial, sea una gran empresa o un proyecto que recién comienza. Además son los pocos programas de gestión que se adaptan a todos los usos posibles, y en general veremos algunas que sean más fuertes para un tipo de empresa determinado.
Características generales de un Software administrativo

·         Se configura en función de las necesidades de la empresa.

·Permite manejar diferentes contratos: asignaciones, retenciones, deducciones, entre otros.  Facilita el establecimiento de la frecuencia del cálculo (semanal, quincenal, mensual).

·         Comprende distintos elementos: fracturación, inventario, nómina, otros.

·         Muestra reportes generalizados del funcionamiento de la empresa.

·         Es seguro y auditable.

·         Se adapta al funcionamiento de la empresa.

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Software administrativo es nueva aplicación en la economía para las empresas que necesitan: aumentar sus ventas, controlar costos, ser más competitivas, ofrecer más a los clientes, dar mejores rendimientos, consolidar operaciones, ser más productivas, adaptarse a nuevas tecnologías.
Un software administrativo es equivalente a una plataforma web que tiene un fin determinado. El fin de un sistema o software administrativo es mejorar la gestión y administración de la información y los procesos de cada área de la empresa. Esto funciona a través de programación. Pero lo que realmente necesitas saber es que ese software también llamado plataforma, herramienta o sistema, es una de las mejores vías que tienes para superar el reto de permanecer y crecer.
Un software administrativo sirve para hacer que tu negocio crezca; por lo tanto es importante que sepas identificar cuál es el que más se ajusta a tus necesidades. Por ejemplo, el software administrativo de Siigo es ideal para pequeñas y medianas empresas.  En otras palabras un software administrativo es un sistema que facilita tu trabajo, que te ayuda a cumplir tu propósito y te hace la vida más fácil.
El software administrativo me va a gestionar el ahora pero casi siempre no nos ayudará con el mañana. A saber por ejemplo, que los niveles de inventario ya están por debajo del mínimo histórico y que deberíamos ejecutar una actividad de reabastecimiento o también por ejemplo, alertarme que es tiempo de generarle su factura mensual a un cliente ya que se le brinda un servicio recurrente con facturación mensual.
Comúnmente un software administrativo solo llega hasta aquí, es decir, solo incluye el control de lo que me deben o lo que debo (tanto a nivel cliente o proveedor) y el control de inventarios asociado a los ingresos de mercancía por compra y salida de mercancía por venta, no considera la contabilidad ya que los fabricantes de software venden este producto por separado.
Quizás las empresas no ven necesario tener la contabilidad en este mismo software ya que esa tarea la tienen asignada a un despacho contable externo al no tener un contador de planta. También de cierto modo el tener o no la contabilidad en el sistema no les va a impedir realizar las labores operativas del negocio (cobrar, pagar, facturar, conocer el inventario)
En este mismo tenor, la labor de la captura contable al no realizarse dentro del negocio y en cambio tenerla delegada al despacho externo pareciera que no genera tiempos o costos adicionales directos (evidentemente el despacho externo tiene un costo pero no asociado en tiempo y esfuerzo de los recursos internos del negocio)
Pareciera que un software administrativo sin integración a un software contable puede ser una opción viable pero no lo es; al menos mientras el volumen de operación sea bajo se podría trabajar sin mayores consecuencias, pero cuando la operación empieza a crecer se pueden presentar problemas como los que describimos a continuación.
La operación y la contabilidad al trabajar en equipo funcionan perfectamente como auditor del otro. Cuando se manejan por separado es más difícil identificar errores como puede ser que una factura diga 1000 pesos pero en la  contabilidad diga 2000 pesos.
Aquí el error de captura fue en la contabilidad y hasta que se concilian cifras en ambos sistemas nos daremos cuenta del error. Para llegar a determinar este error de captura, ambas partes tanto el negocio como el despacho contable tendrán que invertir tiempo de revisión.
Los errores de captura tienen muchas consecuencias negativas en el negocio aquí solo mostramos una. Otro aspecto importante que el que un software administrativo ya no nos va a poder ayudar cuando el volumen de operación aumenta es en el de la planeación.
CARACTERÍSTICAS:
Es un sistema basado en documentos fuente (Facturas, Recibos de Caja, Cheques, etc.), es decir, que mediante la elaboración de éstos directamente en el computador se actualizan en línea y tiempo real todos los registros de la empresa en lo referente a: Cartera, Cuentas por Pagar, Inventarios, Costos de Producción, Activos Fijos, Pedidos, Compras, Presupuesto, Contabilidad, Nómina y Ventas.
No requiere de expertos para poder operar el programa contable. solo requiere que los documentos y en si las transacciones sean registradas una sola vez, para obtener la información de su empresa.
En cada operación que se hace en el programa lo deja actualizado en todos sus módulos permite tener un control total de las diferentes empresas.
Permite a la gerencia, conocer a manera de cifras y gráficas, los resultados más relevantes de su negocio.
Resume los informes de auditoria más importantes que el Gerente y el Grupo Contable requiere para ejercer un eficiente control en el registro de transacciones.

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Me es dificil pensar en alquien que pueda permitirse no utilizar la innovación tecnológica, en su justa medida, para mantenerse competitivo y poder abordar los muchos procesos empresariales que, por ejemplo utilizando un software de gestión contable, de facturación, de gestión administrativa, gestión integral, ERP, CRM, etc.; se gestionan de forma más organizada, más cómoda, en equipo y desde cualquier lugar conectado a internet si trabajamos en la nube.

Además en muchos casos existen programas específicos para determinados sectores, por tanto programas especializados, que ofrecen muchas funcionalidades concretas, especialmente pensadas para determinadas acciones (léase, por ejemplo, programas de gestión de ventas, de contabilidad para PYMES, etc.), que por un coste realmente bajo (respecto a los ahorros de tiempo y rentabilidad); nos permiten agilizar y mejorar todos los procesos (incluso de una tienda online que, de hecho ¡no deja de ser un negocio!)

No creo descubrir nada nuevo en este artículo de opinión, puesto que la gran mayoría de empresas utiliza estros programas informáticos. Estos “softwares” o aliados tecnológicos, que una vez implantados en una organización la dotan de organización interna y de imagen de responsabilidad y saber hacer de forma externa.

Aún así, aunque en el inicio de este artículo comentaba que me era difícil imaginar “a nadie” que funcione sin utilizar estos programas tecnológicos pero, que duda cabe que en determinados casos; deberían de actualizarse. Es decir, utilizar la tecnología empresarial comentada, debe de estar sujeto a una visión de actualización constante, que igual que hacemos en muchos casos en nuestra vida personal incorporando los nuevos avances en tecnología móvil, electrónica, informática o internet en general; deben ir incorporándose en los programas informáticos empresariales.

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La importancia de utilizar software de gestion empresarial

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Mi sugerencia es "rodearnos" de esta parte esencial en la empresa actual y, si cabe, de los profesionales que sepan exprimir al máximo los beneficios de su uso

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SOFTWARE ADMINISTRATIVO

En lo general, la finalidad de un software administrativo es de llevar el control de las principales actividades del negocio. Las actividades que controle varían de aplicación en aplicación pero en lo general se encargan de llevar las cuentas por cobrar, la facturación y el inventario. Con cuentas por cobrar nos referimos a llevar el control de qué clientes nos deben dinero, cuánto es el monto que deben y sobre qué facturas se tiene el adeudo.

En la parte de facturación se provee de la funcionalidad para que se pueda emitir un documento electrónico CFDI tanto el archivo PDF como el archivo XML. En conjunto con cuentas por cobrar se va llevando el control de qué pagos se han realizado a estas facturas emitidas.

En el caso de los inventarios, se provee de funcionalidad para el registro de cuántas unidades ingresan al inventario cuando se realiza una compra a un proveedor y en algunos casos también se puede llevar el seguimiento de qué facturas se le deben al proveedor, es decir, las cuentas por pagar.

El control de inventarios que se tiene generalmente es saber cuántas unidades tengo disponibles para vender, es decir, que cuando se realiza un documento de factura en el módulo de facturación se descuentan del inventario las unidades en existencia que previamente se ingresaron como una entrada al almacén.

Comúnmente un software administrativo solo llega hasta aquí, es decir, solo incluye el control de lo que me deben o lo que debo (tanto a nivel cliente o proveedor) y el control de inventarios asociado a los ingresos de mercancía por compra y salida de mercancía por venta, no considera la contabilidad ya que los fabricantes de software venden este producto por separado.
Quizás las empresas no ven necesario tener la contabilidad en este mismo software ya que esa tarea la tienen asignada a un despacho contable externo al no tener un contador de planta. También de cierto modo el tener o no la contabilidad en el sistema no les va a impedir realizar las labores operativas del negocio (cobrar, pagar, facturar, conocer el inventario)

En este mismo tenor, la labor de la captura contable al no realizarse dentro del negocio y en cambio tenerla delegada al despacho externo pareciera que no genera tiempos o costos adicionales directos (evidentemente el despacho externo tiene un costo pero no asociado en tiempo y esfuerzo de los recursos internos del negocio)

Pareciera que un software administrativo sin integración a un software contable puede ser una opción viable pero no lo es; al menos mientras el volumen de operación sea bajo se podría trabajar sin mayores consecuencias, pero cuando la operación empieza a crecer se pueden presentar problemas como los que describimos a continuación.
La operación y la contabilidad al trabajar en equipo funcionan perfectamente como auditor del otro. Cuando se manejan por separado es más difícil identificar errores como puede ser que una factura diga 1000 pesos pero en la  contabilidad diga 2000 pesos.

Aquí el error de captura fue en la contabilidad y hasta que se concilian cifras en ambos sistemas nos daremos cuenta del error. Para llegar a determinar este error de captura, ambas partes tanto el negocio como el despacho contable tendrán que invertir tiempo de revisión. ¡Entonces siempre sí hay que invertir mas tiempo!

Los errores de captura tienen muchas consecuencias negativas en el negocio aquí solo mostramos una. Otro aspecto importante que el que un software administrativo ya no nos va a poder ayudar cuando el volumen de operación aumenta es en el de la planeación.
El software administrativo me va a gestionar el ahora pero casi siempre no nos ayudará con el mañana. ¿A qué nos referimos? A saber por ejemplo, que los niveles de inventario ya están por debajo del mínimo histórico y que deberíamos ejecutar una actividad de reabastecimiento o también por ejemplo, alertarme que es tiempo de generarle su factura mensual a un cliente ya que se le brinda un servicio recurrente con facturación mensual.
Con un ERP como SAP Business One se tiene la gestión de toda la operación en un solo lugar evitando los retrabajos como las revisiones o “cuadres” entre varias aplicaciones y también se tienen herramientas para la planeación de la operación. SAP Business One no solo gestiona el hoy sino también el mañana. Así como es importante poder tomar decisiones en el momento con información veraz y oportuna también se debe tener la capacidad de poder mirar hacia adelante.

Dentro de las actividades de planeación que permite realizar SAP Business One se encuentra el reabastecimiento del inventario basado en parámetros de máximos, mínimos, stock de seguridad y pronóstico de ventas. El reabastecimiento puede ser de productos terminados o de insumos de productos que fabrique la organización.

La planeación no solo se queda en cuánto comprar sino también en cuándo es el momento necesario de comprar ya que se pueden ingresar parámetros de tiempos de entrega del proveedor vs tiempos de entrega de pedidos de clientes.

Otras actividades de planeación que incluye SAP Business One es la definición de presupuestos (ya sea a nivel compañía, sucursal, proyecto o centro de costos) la autorización de documentos (por límite de crédito, descuentos, usuarios, montos) planeación de los recursos para la manufactura, facturación recurrente, evaluación de proveedores, programación de pagos a proveedores,  emisión de estados de cuenta para cobranza y por supuesto indicadores de negocio para tomas de decisiones anticipadas.

Jose Abila
Jose Abila
Tipo de Software Administrativo
Jesus Paredes
Jesus Paredes
Software Administrativo

Nestor Vergara
Nestor Vergara
Software administrativo

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Tipo de Software Administrativo

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Affinity - Software administrativo, contable y financiero para Pymes.

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Software Administrativo

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Software administrativo