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Segundo Davenport (1994, p. 1) “as atividades empresariais devem ser vistas não em termos de funções, departamentos ou produtos, mas de processos-chave”. Para Gonçalves (2000b) "... os processos podem ser agregados em macroprocessos e subdivididos em subprocessos ou grupos de atividades, e o nível de agregação mais adequado depende do tipo de análise que se pretende fazer...". Gonçalves (2000a) considera que as pessoas, no geral, têm dificuldade de enxergar uma organização por processos - que é uma visão voltada para o cliente externo - e maior probabilidade de incorporarem uma visão voltada para a estrutura interna -departamentos e áreas funcionais.

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MENTALIDADE ENXUTA E PROCESSOS ADMINISTRTIVOS

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MENTALIDADE ENXUTA E PROCESSOS ADMINISTRTIVOS

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Um dos principais métodos de melhoria de processos atualmente é baseado nos conceitos de produção enxuta. Segundo Endler et al. (2016) o Lean está entre as metodologias de melhoria de processos mais amplamente utilizadas nas empresas atualmente. Autores classificam a Mentalidade Enxuta (ME) como uma filosofia de gestão que visa melhorar as operações de uma dada empresa para oferecer o resultado esperado aos clientes (WOMACK e JONES, 2003). O enfoque da produção enxuta é a redução do custo pela redução do desperdício (OHNO, 1988), especialmente eliminando atividades desnecessárias não agregadoras de valor.

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A metodologia utilizada no estudo foi pesquisa-ação, na qual o participante e os usuários atuam em conjunto com ações que visam contribuir com uma dada realidade na busca de superação de seus entraves (THIOLENT, 1997; COUGHLAN e COGHLAN, 2002).

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Utilizou-se o seguinte procedimento na coleta de dados para a melhoria de processos do PEE- AUGM: (1) mapeamento dos processos pertencentes ao macroprocesso; (2) detalhamento das atividades desses processos utilizando fluxogramas de processo; (3) consolidação de mapa de fluxo de valor para a situação atual do macroprocesso e realização de análise crítica dos desperdícios ocorridos em cada processo; (4) listagem das sugestões de melhoria baseadas no ataque aos desperdícios identificados e (5) foi criado um VSM para o estado futuro.

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As orientações para a realização da mobilidade aos alunos e às coordenações de curso, aspectos relativos à vida acadêmica na Universidade pesquisada e na Universidade de destino, acompanhamento do aluno no exterior, orientações quanto aos procedimentos a realizar no retorno e acompanhamento do  reconhecimento/lançamento dos créditos cursados pelo estudante no exterior.
O processo se inicia com a elaboração do Edital que demanda análise de histórico das chamadas para escolher os cursos elegíveis. Adicionalmente, para alunos selecionados cujos cursos não pertencem ao campus sede, há dificuldade adicional para acompanhamento das providências a serem tomadas.
Além disso, a instituição estudada segue os princípios burocráticos do serviço público, no qual cada atividade a realizar envolve a emissão de documentos que tramitam por vários departamentos até ser efetivamente executada.

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As atividades do macroprocesso do PEE-AUGM são: definição de vagas no âmbito das Universidades parceiras; definição de vagas no âmbito da Universidade Federal com lançamento do Edital; recebimento pela SRInter dos nomes dos 3 (três) alunos selecionados pelas coordenações de curso com documentação requerida; formalização do aceite pelo aluno titular através do envio de informações para subsidiar o aceite. Há, então, o envio do formulário E1E2 da AUGM aos alunos selecionados e cada um destes, junto ao coordenador de curso, define disciplinas para o plano de ensino. É recebido o plano de ensino pela SRInter para assinaturas institucionais e envio à Universidade de destino do aluno. Recebe-se a carta de aceite e providências são tomadas para pagamento das bolsas aos alunos. A seguir, monitora-se a chegada do aluno ao destino para regularização da vida acadêmica na Universidade Federal. À medida que o intercâmbio esteja próximo ao final são atualizadas informações sobre ementas das disciplinas e mudanças do plano de ensino (formulário E3) para facilitar o reconhecimento das disciplinas. Ao retornar o aluno deve requerer o reconhecimento de disciplinas mediante envio da documentação ao coordenador de curso para análise e emissão de parecer relativo ao mesmo.

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O processo consiste em os alunos formalizarem o aceite para participar ou não do intercâmbio. Para subsidiar a sua decisão são enviadas informações de suporte, como contatos de alunos que participam ou participaram do intercâmbio na universidade de destino. É enviado também um formulário para ser preenchido com os dados bancários. Na eventual desistência do aluno titular selecionado, a SRInter irá consultar o aluno indicado como suplente. A saída do processo é a informação recebida pela SRInter com a decisão dos alunos pertencentes aos cursos elegíveis no Edital de que efetivamente participarão do intercâmbio.

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O presente artigo relata a proposição de melhorias nos processos administrativos de um Programa de intercâmbio estudantil internacional em uma Instituição Pública Federal de ensino superior, baseada em conceitos de melhoria de processos e de produção enxuta.
Sabe-se que qualquer operação produz bens ou serviços, ou um misto dos dois e faz isso por um processo de transformação. Para Gonçalves (2000b), os processos na área fabril são fáceis de observar e o desperdício e o retrabalho são claramente identificáveis, mas no âmbito dos serviços impera a dificuldade de identificação dos processos e de suas possibilidades de melhoria.

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https://www.producaoonline.org.br/rpo/article/view/2314

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Apresentam-se três indicadores de desempenho que estão sendo monitorados após implementadas as melhorias propostas, os quais indicam ter havido incremento no desempenho do processo, considerando como referência o ano de 2014 em que o processo antigo era ainda utilizado.

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O objeto deste estudo é o processo de trabalho necessário ao programa de intercâmbio PEE-AUGM de uma Instituição Federal de Ensino Superior (...)
A Universidade Federal foi fundada em 1968, iniciou suas atividades em 1970 e possui 4 (quatro) campi.
Pontanto, conclue-se que objeto de estudo deste trabalho é analisar o processo de trabalho de um programa de intercâmbio de uma universidade federal com o objetivo de propor melhorias, pois a mesma utiliza o seguinte programa como uma forma de internacionalização.

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Passa-se à etapa 3 em que as atividades de cada subprocesso são detalhadas sendo pré-indicados pontos de melhorias a serem revisados quando da construção do VSM.
No caso do processo ilustrado, tem-se que ele consiste em enviar um e-mail aos alunos titulares selecionados para a decisão do aceite final para a participação no intercâmbio. A mensagem consiste em informações úteis para que o aluno decida se quer participar efetivamente do programa. Em anexo à mensagem é enviado o Formulário de Dados Pessoais, que será preenchido após aceite do aluno. Nele constam, além dos dados pessoais, os dados bancários do aluno para e pagamento da bolsa, antes de sua partida.

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O trabalho aqui descrito foi pensado inicialmente como uma aplicação direta da mentalidade enxuta no Programa de Intercâmbio PEE-AUGM.
Variáveis de contexto, entretanto, fizeram com que tanto os procedimentos de modelagem, quanto as técnicas utilizadas fossem adaptadas à situação. Utilizar os fluxogramas de processo como ponto de partida permitiu à equipe uma maior familiarização com as técnicas de mapeamento e melhoria de processos e isso, ao final, facilitou uma etapa posterior de elaboração do VSM. Foram sugeridas e implantadas melhorias, colaborando  com estudos que demonstram a eficácia da ME como forma de tornar mais produtivos processos administrativos.
Após à análise dos processos sugeriu-se modificar documentos utilizados nos programas e eliminar atividades que
geravam mais desperdício e não agregavam valor e à racionalização do fluxo de informação, que por fim permitiu a consolidação dos indicadores de processo. Pesquisas demostram que a ME não tem atingido resultados tão significativos como esperado. Em relação ao VSM, pode-se traçar uma hipótese utilizando fluxogramas de processos como ponto de partida, que demonstram ser importantes para compilar os desperdícios do processo e visualizá-lo de maneira sistemática.
Ainda que a presente pesquisa possa servir para estudos futuros, os resultados não podem ser generalizados para as Universidades brasileiras. Primeiramente, porque mesmo sendo instituições públicas de ensino superior, cada uma delas tem estruturas administrativas próprias e maneiras distintas de gerenciar os processos inerentes ao intercâmbio. E sugere que esse tipo de ação possa ser utilizado em outros contextos dentro do serviço público.