# data[].attributes.attachment_link.readable_text
Read more

1. 1. PENGURUSA N REKOD & FAIL Mohd Jasmi bin Jaafar Unit Pengurusan Kualiti, PPD Maran 0139492890

2. 2. Kehendak New Deals (Nazir) 2.0 KURIKULUM SUDAH / ADA BELUM STANDARDISASI CATATAN 2.1 Fail Jawatankuasa Kurikulum Sekolah Berfungsi dan kemaskini 2.2 Jadual Waktu Kelas dan Persendirian (serta Jadual Waktu Pengetua/ GB/ GPK yang memangku/menjalankan tugas Berfungsi dan kemaskini 2.3 Rekod Jadual Waktu Ganti Berfungsi dan kemaskini 2.4 Jadual Waktu Penggunaan Bilik Khas Berfungsi dan kemaskini 2.5 Buku Rekod Pengajaran dan Pembelajaran Pengetua/ Guru B esar dan GPK Berfungsi dan kemaskini 2.6 Rekod Penghantaran Buku Rekod Pengajaran dan Pembelajaran Berfungsi dan kemaskini 2.7 Fail Panitia Mata Pelajaran Berfungsi dan kemaskini 2.8 Fail Peperiksaan Awam (Tiga Tahun Kebelakangan) Berfungsi dan kemaskini (Folio A) 2.9 Fail Peperiksaan Dalaman Berfungsi dan kemaskini (Folio A) 2.10 Fail Pencerapan P & P Berfungsi dan kemaskini 2.11 Fail Semakan Buku Latihan Murid (oleh pihak pengurusan sekolah) Berfungsi dan kemaskini 2.12 Fail Perkembangan Staf (LDAP) Berfungsi dan kemaskini 2.13 Dokumen berkaitan Program Peningkatan Akademik Berfungsi dan kemaskini (Folio B) 2.14 Fail Pusat Sumber Sekolah Berfungsi dan kemaskini 2.15 Rekod Perlaksanaan Nilam Berfungsi dan kemaskini

3. 3. Pengurusan kita?

4. 4. Fail-fail lama masih ada dan belum diambil tindakan pelupusan

5. 5. APA ITU PENGURUSAN REKOD * Kawalan secara efisyen dan sismatik ke atas pewujudan, penerimaan, penyelenggaraan, penggunaan dan pelupusan rekod * Kawalan ini termasuk memelihara bukti dan maklumat dalam bentuk rekod mengenai aktiviti dan transaksi sesebuah organisasi

6. 6. KONSEP PENGURUSAN REKOD Definisi Pengurusan Rekod-rekod Kitaran Hayat Rekod Sifat Rekod

7. 7. Difinisi Rekod Awam Rekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan mana-mana pejabat awam bagi perjalanan hal ehwalnya atau oleh mana-mana pekhidmat awam atau pekerja pejabat dalam perjalanan tugas rasminya dan termasuk rekod- rekod perusahaan kerajaan.......  Akta Arkib Negara 2003

8. 8. Pengujudan Penghasilan / Penerimaan Rekod Agihan Penguna Dalaman, Pengunaan Luaran Penggunaan Penyelenggaraan Simpan / Kesan / Pelihara Pelupusan Pemindahan, Musnah atau simpan di jabatan Kitaran Hayat Rekod

9. 9. CONTOH KULIT FAIL 12

10. 10. 2.5 cm 2.5 cm

11. 12. PEMBUKAAN KULIT FAIL FAIL DI BUKA ATAS SEBAB-SEBAB BERIKUT: 1. Fail yang diperlukan belum ada. 2. Fail asal ditutup bersambung pada kulit fail jilid baharu 3. Fail asal tidak dapat dikesan 4. Fail asal didapati rosak dan perlu diganti dengan kulit baharu Sambung.....

12. 13. Sambungan 5. Perubahan pejabat pentadbiran awam dan 6. Skima klasifikasi fail dirombak atau bertukar kepada sistem klasifikasi yang baharu

13. 14. Perhatian:- Semak dalam Daftar Fail Sekolah dengan teliti sebelum fail baharu dibuka untuk mengelakkan:- 2. Wujud dua fail dengan tajuk yang sama tetapi nombor rujukan berlainan. 1. Wujud dua fail dengan tajuk dan nombor yang sama. 3. Wujud dua fail dengan tajuk yang berlainan tetapi nombor rujukan sama.

14. 15. Perhatian:- Semak dengan teliti sebelum fail baharu dibuka:- 2. Semak klasifikasi fail bagi menentukan nombor fail dan tajuk fail. 1. Baca dengan cermat isi kandungan surat dan perkara utama dalam surat. 3. Buka kulit fail baru dengan menggunakan jenis kulit fail yang sesuai.

15. 16. 2.5 cm 2.5 cm

16. 17. A 2 1 Ada Ada Ada A 4 25 C 4 9

17. 18. CEB4036.500-1/1/1 CEB4036.500-1/1/1

18. 19. CEB4036.500-1/1/1 CEB4036.500-1/1/1 Daftarkan di bawah pekara Kertas-kertas yang berhubung Catatkan no rujukan fail yang ada hubung kait dengan fail ini umpamanya fail mesyuarat. 500-1/1 Penstrukturan Semula Penyusunan Dan Struktur Organisasi Pengetua 09/10/14 08/10/14 Catatkan Tarikh Dokumen/ Surat Pertama Bukan Tarikh Terima Catatkan Tarikh Fail diedarkan Catatkan Tarikh Dokumen/ Surat terakhir apabila fail di tutup

19. 20. CEB4036.500-1/1/1 CEB4036.500-1/1/1 Daftarkan di bawah pekara Kertas-kertas yang berhubung Catatkan no rujukan fail yang ada hubung kait dengan fail ini umpamanya fail mesyuarat. 500-1/1 Penstrukturan Semula Penyusunan Dan Struktur Organisasi Pengetua 29/4/14 28/4/14 Catatkan kepada/ Tarikh Fail diedarkan GPK 1 R 30/4/14 09/10/14 R - SDP 10/5/14

20. 21. Menfail atau mendaftarkan dokumen ke dalam fail dan penulisan minit

21. 22. DITERIM A PADA 09/10/14 Cop terima hendaklah diruang kosong tidak boleh menindih sebarang huruf atau perkataan Sebarang catatan arahan atau tindakan tidak boleh ditulis diatas surat. Gpk 1 Sila ambil tindakan

22. 23. Daftarkan surat dalam buku daftar penerimaan surat (Am 10)

23. 24. DITERIM A PADA 29/04/14 Ditebuk lubang 1 Cop bulat dan nomborkan Cop terima surat

24. 25. Surat kpd._____________bth. ______________ d/f pd._____________ PPD Jerantut 24/4/14 24/4/14Surat kpd._____________bth. ______________ d/f pd._____________ Surat drd._____________bth. ______________ d/f pd._____________ Surat drp._____________bth. ______________ d/f pd._____________ PPD Jerantut 24/4/14 24/4/14 11 1 1 2 2 Contoh menulis minit

25. 26. (Kertas Minit ini dalam ukuran Metrik ISO A4 = 210mm x 297 mm) Kertas Minit No. Helaian No. Rajah 2.4.1: Contoh Kertas Minit CEB4036.500-1/1/1 1 Surat drp. JPNP Phg bth. 29/4/14 d/f. 29/4/141

26. 27. (Kertas Minit ini dalam ukuran Metrik ISO A4 = 210mm x 297 mm) PNMB., K.L Kerta s Minit Kulit Fail Kertas Minit No. Helaian No.CEB4036.500-1/1/1 1 Surat drp. JPNP Phg bth. 29/4/14 d/f. 29/4/14 DITERIMA PADA 29/04/14 Surat Nomborkan Kandungan Surat dibulatkan 1 1 Cop terim a

27. 28. (Kertas Minit ini dalam ukuran Metrik ISO A4 = 210mm x 297 mm) Kertas Minit No. Helaian No. Rajah 2.4.1: Contoh Kertas Minit CEB4036.500-1/1/1 1 Surat drp. JPNP Phg bth. 29/4/14 d/f. 29/4/141 Surat kpd. JPNP Phg bth. 29/4/14 d/f. 29/4/142 GPK (Pentadbiran) Sila ambil tindakan Pengetua 29/4/14 Tindakan telah diambi/selesai GPK (Pentadbiran) 30/4/14

28. 29. KAD PERGERAKAN FAIL

29. 30. CEB4036.500-1/1/1 CEB4036.500-1/1/1 Daftarkan di bawah pekara Kertas-kertas yang berhubung Catatkan no rujukan fail yang ada hubung kait dengan fail ini umpamanya fail mesyuarat. 500-1/1 Penstrukturan Semula Penyusunan Dan Struktur Organisasi Pengetua 29/4/14 28/4/14 Catatkan dihantar kepada/ Tarikh Fail dihantar GPK 1 R 30/4/14 2/5/14 R - SDP 10/5/14

30. 31. CEB4036.500-1/1/1 500-1/1 Penstrukturan Semula Penyusunan Dan Struktur Organisasi PO/PTPengetua GPK 1 R R - SDP 10/5/14 29/4/14 30/4/14 2/5/14 PO/PT PO/PT Simpan dlm perhatian mempunyai tempoh tertentu

31. 32. CEB4036.500-1/1/1 500-1/1 Penstrukturan Semula Penyusunan Dan Struktur Organisasi PO/PTPengetua GPK 1 R R - SDP 10/5/14 29/4/14 30/4/14 2/5/14 PO/PT PO/PT Apabila sebuah fail selesai tindakan dan kembali ke Registri Kad Pergerakan Fail ini hendaklah dimasukan kembali ke dalam fail

32. 33. Format Rekod Bahan dalam bentuk bertulis atau bentuk lain yang menyatakan fakta atau peristiwa atau selainnya merakamkan maklumat dan termasuklah kertas,dokumen,daftar,bahan foto, mikrofilem, filem sinematograh, rakaman bunyi, rekod yang dihasilkan secara elektronik tanpa mengira bentuk atau ciri-ciri fizikal dan apa-apa salinannya. Akta Arkib Negara 2003

33. 34. Sifat Rekod * Sahih/Tulin (Authenticity) * Boleh dipercayai (Reliable) * Keutuhan (Intergrity) * Boleh digunakan (Usability)

34. 35. Faedah Didapati Daripada Pengurusan Rekod  Dapat melaksanakan tugas dengan teratur, efisyen dan berkesan  Dapat menawarkan perkhidmatan secara konsisten dan adil  Berupaya membuat dasar dan keputusan yang tepat dan berkualiti  Pengurusan ilmu pengetahuan (Knowledge Management) dan Organisasi Pembelajaran (Learning Organisation)  Menjimatkan kos (ruang, peralatan dan masa)

35. 36. PIAWAIAN PENGURUSAN REKOD  Pengurusan Rekod konvensional mestilah merujuk kepada prosidur operasi yang ditetapkan dalam:  Arahan Perbendaharan 150 & 299  Pekeliling Perkhidmatan Bil.5 Tahun 2007  Arahan Keselamatan  Surat-surat pekeling Am dan Kewangan

36. 37. (sambungan........)  Pengurusan rekod elektronik mestilah mematuhi piawaian dan prosidur yang telah dibangunkan oleh ANM  Meliputi dari pewujudan, penggunaan dan penyelenggaraan dan pelupusan rekod  ISO 15489 -Record Management  MS 2223 - Record Management

37. 38. PERUNDANGAN DAN PIAWAI YANG PERLU DIPATUHI AKTA PERATURAN PROSEDUR STANDARD OPERASI AKTA ARKIB NEGARA 2003 (Akta 629), AKTA RAHASIA RASMI 1972 (PINDAAN 1986), AKTA SEKATAN MASA 1953, AKTA AKTIVITI KERAJAAN ELEKTRONIK 2007 ARAHAN KESELAMATAN, ARAHAN PERBENDAHARAAN 150 DAN 299, WARTA KERAJAAN 13 OTKOBER 2008 PEKELILING PERKHIDMATAN 5/2007, SURAT PEKELILING AM BIL.2/1987-PERATURAN PENGELASAN SEMULA REKOD TERPERINGKAT, SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN 3 NOVEMBER 1993-KAEDAH MEMUSNAHKAN REKOD MS 2223-2-2009 Pt 1 & 2

38. 39. APA TANGGUNGJAWAB ANDA?  Mewujud dan menjaga rekod-rekod jabatan  Menyimpan rekod secara sistematik dan memelihara rekod dengan baik  Mengasingkan rekod yang tidak diperlukan  Dapatkan khidmat konsultansi daripada ANM untuk pengurusan Rekod Jabatan

39. 40. PENGURUSAN KLASIFIKASI FAIL ARKIB NEGARA MALAYSIA

40. 41. FAIL TERBAHAGI KEPADA 1) AM / HOUSE KEEPING 100 200 300 400 500

41. 42. FAIL TERBAHAGI KEPADA 2) FUNGSI /FUNGSIAN 600 700 800

42. 43. SENARAI KOD FUNGSI SISTEM FAIL  100 - PENGURUSAN PENTADBIRAN  200 - PENGURUSAN TANAH DAN BANGUNAN  300 - PENGURUSAN ASET  400 - PENGURUSAN KEWANGAN  500 - PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

43. 44. SENARAI KOD FUNGSI SISTEM FAIL  600 - TADBIR URUS SEKOLAH  700 - TADBIR URUS MURID  800 - TADBIR URUS ASRAMA

44. 45. 100 - PENGURUSAN PENTADBIRAN  Perkara berkaitan dengan  perundangan,  Perhubungan awam,  Kerjasama dalam negeri,  Kerjasama luar negara,  Laporan & perangkaan,

45. 46. 100 - PENGURUSAN PENTADBIRAN  Pengurusan mesyuarat,  Kemudahan (fasiliti),  Pertubuhan,  Penerbitan,

46. 47. 100 - PENGURUSAN PENTADBIRAN  Teknologi maklumat dan komunikasi,  Pengurusan rekod,  Pembaharuan pentadbiran,  Piawaian International Organization for Standardization (ISO),

47. 48. 100 - PENGURUSAN PENTADBIRAN  Pengurusan Pejabat,  Majlis / Sambutan/ Perayaan,  Pusat sumber / perpustakaan,  Jemputan,

48. 49. 100 - PENGURUSAN PENTADBIRAN  Warisan dan Harta Intelek,  Lembaga Penasihat,  Rancangan Malaysia dan  Pilihanraya.

49. 50. Pengurusan Mesyuarat  100-6  100-6/1/1 Mesyuarat Pengurusan  100-6/1/2 Mesyuarat Guru  100-6/1/3 Mesyuarat Kurikulum  100-6/1/4 Mesyuarat Ko-kurikulum  100-6/1/5 Mesyuarat HEM  100-6/1/6 Mesyuarat Kakitangan  100-6/1/7 Mesyuarat Penyelarasan Kebersihan/keselamatan sekolah

50. 51.  100-8/1/5 PIBG  100 - 11/2/1 Emel Sekolah  100-11/2/8 e-Operasi  100-11/2/9 e-Tukar  100-11/2/10 e-Pangkat

51. 52. Pembaharuan Pentadbiran  100-13/1 Piagam Pelanggan  100-13/2 NKRA seperti JK KPI, JK NKRA, Tawaran Baru (New Deals)  100-13/3 MPK  100-13/4 Fail Meja  100-13/5 Inovasi seperti KMK, KIK  100-13/6 Kad Perakam Waktu  100-13/8 5S  100-13/10 Pengurusan Risiko

52. 53. 100-15 Pengurusan Pejabat  Pelan strategik  Pelan Induk Pembangunan Pendidikan  Perancangan Operasi  Perancangan Taktikal

53. 54. 200 - PENGURUSAN TANAH DAN BANGUNAN  Perkara berkaitan dengan  Perancangan Perolehan Tanah / Bangunan,  Perolehan,  Pelepasan dan Tukar Guna Tanah,

54. 55. 200 - PENGURUSAN TANAH DAN BANGUNAN  Pembinaan/ Perolehan/ Pelupusan Bangunan,  Ruang,  Keselamatan Bangunan/ Tanah dan Penyenggaraan.

55. 56. 300 - PENGURUSAN ASET  Penerimaan,  Pendaftaran,  Penggunaan,  Penyimpanan,  Pemeriksaan,

56. 57. 300 - PENGURUSAN ASET  Penyelenggaraan, Pelupusan,  Kehilangan dan Hapus kira serta Tadbir urus aset.

57. 58. 400 - PENGURUSAN KEWANGAN  Perkara Berkaitan dengan Akaun,  Audit Kewangan,  Bank,  Bayaran,

58. 59. 400 - PENGURUSAN KEWANGAN  Bajet,  Waran Peruntukan,  Bon,  Cek dan elektronik funds transfer (EFT),

59. 60. 400 - PENGURUSAN KEWANGAN  Kumpulan wang disatukan,  Penurunan Kuasa,  Perolehan Bekalan,

60. 61. 400 - PENGURUSAN KEWANGAN  Perkhidmatan dan Kerja  Pinjaman Kakitangan Awam.

61. 62. 500 - PENGURUSAN SUMBER MANUSIA  Perkara Berkaitan Perjawatan dan Perkhidmatan,  Cuti,  Kompetensi,  Peperiksaan Perkhidmatan,

62. 63. 500 - PENGURUSAN SUMBER MANUSIA  Pengurniaan dan Penghargaan,  Kursus/ Latihan Kerjaya,  Bengkel,  Perhubungan Pekerja,

63. 64. 500 - PENGURUSAN SUMBER MANUSIA  Perancangan Sumber Manusia dan  Fail-fail Personal (Peribadi).

64. 65. 600 - TADBIR URUS SEKOLAH  Perkara berkaitan dengan Tadbir Urus Sekolah,  Meliputi Dasar,  Peraturan,  Takwim,

65. 66. 600 - TADBIR URUS SEKOLAH  Kurikulum,  Peperiksaan,  Pemantauan Pengajaran Dan Pembelajaran (P & P) dan  Naziran.

66. 67. Pentadbiran 600-2 Takwim sekolah Jadual Waktu Persekolahan, peribadi, anjal, guru ganti

67. 68.  600-3/1 Kurikulum Standard Sekolah  Jawatankuasa Panitia  (JK Panitia perlu gunakan fail ini untuk tujuan rasmi seperti surat-menyurat)  Fail sokongan boleh diwujudkan mengikut kehendak Panitia. (sebaiknya Ring-Fail)  600-4 Peperiksaan  600-5 Pemantauan Pengajaran

68. 69. 700 - TADBIR URUS MURID  Perkara Berkaitan dengan Kemasukan, Penempatan,  Pertukaran Aliran,  Pertukaran Keluar dan Masuk Sekolah,

69. 70. 700 - TADBIR URUS MURID  Aktiviti Ko-kurikulum,  Program Kecemerlangan,  Kebajikan,  Pemeriksaan Kesihatan,  Profil/data Murid,  Disiplin dan Kaunseling.

70. 71. 800 - TADBIR URUS ASRAMA Perkara Berkaitan dengan Penginapan, Kemasukan, Pendaftaran, Penyeliaan, Perubatan,

71. 72. 800 - TADBIR URUS ASRAMA  Kecemasan,  Aktiviti dan  Program Asrama.

72. 73. RUJUKAN  Sila rujuk Buku Klasifikasi Fail Sekolah- sekolah Negeri Pahang.

73. 74. PADA 30 NOV 2012 SEMUA FAIL TERMASUK FAIL PERIBADI YANG ADA PERLU DITUTUP Rujuk Surat JPNP.SKPP.01.100-6/1/(43) bertarikh 08 Okt. 2012

74. 75. ARAHAN MULAI 01 DIS 2012, SEMUA URUSAN WAJIB MENGGUNAKAN NOMBOR FAIL BARU. Rujuk Surat JPNP.SKPP.01.100-6/1/(43) bertarikh 08 Okt. 2012

75. 76. ARAHAN FAIL BARU DIBUKA APABILA ADA KEPERLUAN BERBUAT DEMIKIAN

76. 77. Transformasi  Pengurusan rekod dan fail  Pengurusan data  Pengurusan pejabat/kerja  Pengurusan sekolah dan pelajar  Pengurusan diri

77. 78. Terima kasih  Sebarang maklumbalas sila rujuk atau hubungi pengawai kualiti, PPD Maran.

# data[].attributes.attachment_link.description
Read more 1. PENGURUSA N REKOD & FAIL Mohd Jasmi bin Jaafar Unit Pengurusan Kualiti, PPD Maran 0139492890 2.

# data[].attributes.attachment_link.readable_text
Sila layari https://gerbangkualiti.blogspot.my

Read more

1. 1. EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) 1

2. 2. 2 SETIAP HARI......... Jam seminggu berada di pejabat 12 jam di pejabat vs 12 jam di rumah 5/7 hari di pejabat 2 jam kesesakan lalu lintas (pergi & balik) Pejabat = rumah kedua 2/7 hari di rumah

3. 3. 3 ADAKAH PILIHAN ANDA INI .........

4. 4. 4 ATAU INI .........

5. 5. 5 ATAU INI .........

6. 7. 7 ATAU PILIHAN ANDA INI .........

7. 8. 8 DAN INI .........

8. 10. SKOP TAKLIMAT 10

9. 11. 11 PENJENAMAAN EKSA TUJUAN Memenuhi keperluan semasa Meningkatkan persaingan antara agensi Identiti sendiri Kekal Relevan Imej Baharu

10. 12. Imej Korporat 12 OBJEKTIF PENJENAMAAN SEMULA Kreativiti & Inovasi Go Green Persekitaran kerja kondusif Kepelbagaian Agensi 1 2 3 4 5

11. 13. 13 CONTOH IMEJ KORPORAT1

12. 14. 14 CONTOH IMEJ KORPORAT.....samb1

13. 15. 15 CONTOH PERSEKITARAN KERJA KONDUSIF Parking OKU disediakan 2

14. 16. 16 CONTOH PERSEKITARAN KERJA KONDUSIF2

15. 17. 17 KEPELBAGAIAN AGENSI SEKTOR AWAM Pelbagai Agensi Badan Berkanun Persekutuan (BBP) Badan Berkanun Negeri (BBN) Perkhidmatan Awam Persekutuan (PAP) Perkhidmatan Awam Negeri (PAN) Keselamatan & Infrastruktur Pentadbiran Sosial Ekonomi KlusterJenis Agensi 3

16. 18. 18 CONTOH KEPELBAGAIAN AGENSI SEKTOR AWAM...samb 3 KESELAMATAN Polis Imigresen Tentera Kastam Mahkamah Pusat Latihan PBT Masjid APMM Pejabat Kadi Hospital Klinik Sekolah IPTA PENTADBIRAN SOSIAL

17. 19. 19 CONTOH KREATIVITI DAN INOVASI4 PENGKELASAN JENIS UBAT MENGIKUT WARNA TANDA PERGERAKAN PEGAWAI YANG KREATIF

18. 20. 20 CONTOH KREATIVITI DAN INOVASI ...samb TANDA ARAS BORANG Mencukupi Buat pesanan Perlu Tambah SISTEM PERGERAKAN PEGAWAI YANG SISTEMATIK DAN KREATIF 4

19. 21. 21 TEMPAT LETAK KASUT MENGGUNAKAN KOTAK LAMA ETIKA DI PANTRY MENGGUNAKAN KALENDAR LAMA TEMPAT LETAK PAYUNG MENGGUNAKAN KOTAK LAMA 4 CONTOH KREATIVITI DAN INOVASI ...samb

20. 22. 22 CONTOH GO GREEN Daun pandan 5

21. 23. 23 FAEDAH EKSA Mewujudkan persekitaran tempat kerja berkualiti (bersih, kemas dan rapi) Meningkatkan kecekapan & keberkesanan pengurusan organisasi Mengenalpasti, mengurang & menghapuskan pembaziran Meningkatkan imej agensi sektor awam Menjana idea kreatif di kalangan warga agensi

22. 24. 24 FAEDAH EKSA....samb Meningkatkan semangat esprit de corp Meningkatkan disiplin warga jabatan Meningkatkan mutu penyampaian perkhidmatan Mewujudkan piawaian kerja yang jelas

23. 25. 25 LATAR BELAKANG EKSA

24. 26. Kaedah pengurusan yang dipelopori oleh industri di Jepun bagi mewujudkan persekitaran tempat kerja yang bersih, kemas, tersusun dan selamat memperkukuhkan lagi Sistem Pengurusan Kualiti Jabatan/Agensi berasaskan Standard MS ISO 9000, BAGI klausa Pengurusan Sumber berkaitan Persekitaran Kerja meningkatkan kualiti perkhidmatan, menjimatkan kos dan memudahkan proses kerja selain memberi nilai tambah kepada imej organisasi

25. 27. 27 PELAKSANAAN AMALAN 5S OLEH MAMPU KERAJAAN MALAYSIA SURAT PEKELILING KEMAJUAN PERKHIDMATAN AWAM BIL. TAHUN 2014 EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pensijilan & Pengauditan MAMPU Pelaksanaan EKSA-2014 EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM

26. 28. 28 PANDUAN AMALAN 5S (19 MEI 2010)

27. 29. 29 SISIH Mengasing/ membuang barang-barang yang tidak diperlukan. SUSUN Menyusun barang-barang yang diperlukan dengan teratur supaya mudah diambil. SENTIASA AMAL Mengamalkan aktiviti sisih, susun, sapu dan seragam secara istiqamah. SAPU Menyapu/ membersih ruang pejabat/bilik dan peralatan kerja. SERAGAM Menyeragamkan susunan fail/ meja kerja/peralatan pejabat Amalan 5S: |Dilaksanakan sejak 80an | Konsep asal diadaptasi dari Jepun| IMBASAN KONSEP 5S

28. 30. SISIH - Menyisih dan membuang barang yang tidak perlu di tempat kerja SISIH secara berkesan Tandakan barang-barang yang tidak diperlukan dengan menggunakan kaedah Tag Merah dan kaedah Tag Kuning

29. 31. Menentukan jenis barang/peralatan/rekod yang hendak dilupuskan Melekat/melabel Tag Merah ke atas barang /peralatan/rekod yang telah dikenalpasti Mewujudkan kawasan Tag Merah - kawasan pengumpulan barang/ peralatan/rekod yang tidak diperlukan untuk pelupusan Mencatatkan barang/peralatan/rekod yang telah dilabelkan dengan Tag Merah

30. 32. Menentukan jenis barang/peralatan/rekod yang hendak dinilai Melekat/melabel Tag Kuning ke atas barang /peralatan/rekod yang telah dikenalpasti Membuat penilaian terhadap barang yang dilabel Tag Kuning. Tarikh pelupusan perlu ditetapkan untuk pelupusan atau penyimpanan Mencatatkan barang/peralatan/rekod yang telah dilabelkan dengan Tag Kuning

31. 33. SISIH secara berkesan Tentukan tempat penyimpanan bagi barang/ peralatan yang masih diperlukan Bagi barang-barang yang hendak dilupuskan, rujuklah kepada Pekeliling/Arahan/Peraturan Kerajaan yang sedang berkuatkuasa

32. 34. SUSUN - Menyusun dan menyimpan barang dengan kemas, mudah diambil dan disimpan semula di tempatnya SUSUN secara berkesan: Guna Falsafah 5S Setiap Barang Ada Tempatnya dan Setiap Tempat ada Barangnya Menggunakan kaedah First-In-First-Out (FIFO) Melabelkan dan mengindeks nama dan nombor pada barang/peralatan/rekod Menyusun barang/peralatan/rekod mengikut kategori Memastikan barang disusun dengan sebaik mungkin supaya mudah dicapai

33. 35. SUSUN FIFO LIFO Pengambilan Rambang

34. 36. A A A A A A B B B B B B D D D D D D C C C C C C E E E E E E SUSUN * FIFO - Pengambilan * Simpan ikut jenis barang * Pergerakan secara gelonsor * SEBELUM 5S

35. 37. C4C3C2C1 C7C6C5 B4B1 B2 B3 B5 B6 B7 A4 A5 A6 A7A1 A2 A3 A4 A5 A6 A7A1 A2 A3 B4B1 B2 B3 B5 B6 B7 C4C3C2C1 C7C6C5 * Sediakan tempat * Padankan nama SUSUN

36. 38. * Telus / tiada penutup * Petunjuk paras Stok SUSUN B10 - 100 B12 - 100 B10 - 150 B12 - 150

37. 39. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 101112 * Sisih pembaziran * Susunan menegak * Tiada ruang di atas lantai SUSUN

38. 40. B20S H B25S H B30S H B35S H B40S H B50S H * Mudah dicari * Tidak mendatar * Susun menegak SUSUN

39. 42. SUSUN * Sesuaikan label * Pengesanan warna

40. 43. Kesan Kejayaan SUSUN boleh diukur melalui: Pencarian/ capaian barang/peralatan/dokumen dalam tempoh 30 saat

41. 44. SAPU - Membersih tempat kerja dengan rapi supaya tiada habuk, kotoran dilantai, mesin dan peralatan SAPU secara berkesan Mengagihkan Tugasan Pembersihan Menentukan hak milik (ownership) ruang/ peralatan bagi setiap ahli Mewujudkan kaedah pembersihan yang akan digunakan Menyediakan peralatan dan bahan-bahan untuk kerja pembersihan Melaksanakan kerja pembersihan

42. 45. Kesan Kejayaan SAPU boleh diukur melalui: Produk dan hasil kerja yang berkualiti Persekitaran kerja yang selesa dan selamat Keadaan persekitaran lebih bersih Kos penyelenggaraan lebih rendah

43. 46. SERAGAM - sekeadaan, sebentuk dan sewarna sama ada pada ciri-ciri, susun atur atau peraturannya dengan mewujudkan keseragaman prosedur, susun atur dan piawai SERAGAM secara berkesan Mewujudkan senarai semak tugasan dengan teknik 5W1H Mewujudkan senarai semak peraturan inventori Mengadakan prosedur kerja pembersihan Mengadakan jadual penyelenggaraan Mewujudkan model/aktiviti susun atur yang SERAGAM

44. 47. Kesan Kejayaan SERAGAM boleh diukur melalui: Mempunyai piawaian ruang tempat kerja yang lebih baik Mempunyai impak visual yang positif Mempunyai peraturan dan piawaian prosedur kerja (SOP)

45. 48. SENTIASA AMAL - usaha mengekalkan 4 Amalan 5S yang pertama iaitu Seiri, Seiton, Seiso dan Seiketsu di samping melaksanakan penambahbaikan berterusan di premis Jabatan/Agensi Panduan Mengekalkan Amalan 5S Meneruskan program kesedaran tentang kepentingan Amalan 5S dengan mengadakan latihan yang berterusan Memastikan audit dalaman Amalan 5S dilaksanakan secara berkala Memastikan aktiviti promosi berterusan Mewujudkan sistem pengiktirafan dan penghargaan kepada usaha yang ditunjukkan oleh warga Jabatan/Agensi Mewujudkan sistem pemantauan yang efektif dan sistematik

46. 49. Kesan Kejayaan SENTIASA AMAL boleh diukur melalui: Prestasi cemerlang berterusan melalui aktiviti audit dalaman Amalan 5S Jabatan/Agensi Warga Jabatan/Agensi sentiasa kelihatan ceria dan bersemangat melaksana Amalan 5S di samping mematuhi peraturan di tempat kerja Wujudnya disiplin dan semangat kerja berpasukan di kalangan warga Jabatan/Agensi

47. 50. Kesan Kejayaan SENTIASA AMAL boleh diukur melalui: Warga mempunyai daya usaha untuk sentiasa mengamal dan menambahbaik Amalan 5S di tempat kerja Peningkatan kecekapan dan keberkesanan proses kerja Penyertaan dan kejayaan dalam konvensyen, pertandingan dan anugerah berkaitan Amalan 5S

48. 51. 62 PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM(EKSA)

49. 52. 1 * Pembentukan Jawatankuasa Pelaksana 2 * Mewujudkan sektor/zon EKSA 3 * Latihan 4 * Pelancaran 5 * Pembudayaan EKSA 6 * AUDIT dan Pemantauan Berterusan 7 * Pengiktirafan

50. 53. 1 * Pembentukan Jawatankuasa Pelaksana Struktur Pelaksanaan Amalan 5S: Tanggungjawab Jawatankuasa Pelaksana Amalan 5S hendaklah menyeluruh dan setiap ahli Jawatankuasa dan ahli hendaklah menjalankan peranan masing- masing Pengerusi Jawatankuasa Pelaksana 5S bertanggungjawab untuk memastikan pelaksanaan Amalan 5S dijalankan sebaiknya

51. 54. Tujuan: mewujudkan kawasan tanggungjawab kumpulan bagi memudahkan pelaksanaan dan pengawasan Pembahagian hendaklah dijelaskan melalui pewujudan pelan lokasi sektor/zon bagi memudahkan rujukan Susun atur keseluruhan sektor/zon dan pembahagian kepada sektor/zon kecil hendaklah bersesuaian mengikut fungsi dan saiz organisasi 2 * Mewujudkan sektor/zon EKSA

52. 55. Menentukan nama kumpulan untuk setiap sektor/zon dan jumlah keahlian kumpulan bagi setiap sektor/zon Mewujudkan sudut EKSA dengan mempamerkan struktur kumpulan dan sektor/zon masing-masing dengan mengambil kira hala tuju EKSA di Jabatan/Agensi 2 * Mewujudkan sektor/zon

53. 56. Sudut EKSA perlu mengandungi perkara-perkara berikut: Polisi/Objektif/Matlamat EKSA Carta Organisasi EKSA Carta Perbatuan/Gantt Chart Peta lokasi/Pelan lantai sektor/zon EKSA Rekod aktiviti (gambar) sebelum dan selepas pelaksanaan EKSA

54. 57. Slogan EKSA Buletin berkaitan EKSA(jika berkenaan) Maklumat bagi tujuan promosi EKSA di Jabatan/Agensi Nama kumpulan mengikut sektor/zon Penjelasan perancangan, pelaksanaan, pemantauan dan penarafan (Jadual 4P) EKSA Jadual tugas dan pelaksanaan aktiviti Jadual mesyuarat/perjumpaan kumpulan

55. 58. Tujuan: mendalami pengetahuan berkaitan EKSA di samping untuk membudayakan EKSA kepada warga Jabatan/ Agensi Di antara latihan/program yang perlu diikuti : Program Kesedaran EKSA Kaedah Amalan dan Pelaksanaan EKSA Lawatan Penanda aras 3 * Latihan EKSA

56. 59. Pelancaran dan perasmian boleh diadakan sebagai tanda mula di samping untuk menyampaikan hasrat dan sokongan pengurusan bagi melaksanakan EKSA dalam Jabatan/Agensi Antara perkara yang perlu diberikan penekanan adalah seperti berikut: Dasar Amalan EKSA Zon-zon EKSA Objektif EKSA Pelan tindakan pelaksanaan EKSA Buku Panduan Pelaksanaan EKSA 4 * Pelancaran EKSA

57. 60. Melaksanakan konsep 5S secara berperingkat Gotong royong perdana Gotong royong Zon Mematuhi Carta Perbatuan EKSA Promosi dan Latihan berterusan 5 * PEMBUDAYAAN EKSA

58. 61. Pemantauan dilakukan oleh: Ketua Zon EKSA Ketua Unit/ Bahagian/ Jabatan Pengurusan Tertinggi Audit: Audit Dalam berkala Audit luar 6 * Pemantauan & Audit

59. 62. Dalaman: Pertandingan melalui Keputusan Penilaian Audit Dalam Luaran: MAMPU Ditanda aras dan diiktiraf oleh Jabatan lain 7 * PENGIKTIRAFAN

60. 63. 75 PENGAUDITAN & PENSIJILAN EKSA OLEH MAMPU

61. 64. 76 PROSES PENSIJILAN BAHARU EKSA: Permohonan oleh Agensi Permohonan Pengauditan Pelaporan Pensijilan Satu @ 2 hari bergantung kepada lokasi/bil.zon Surat rasmi kepada KP MAMPU dengan mengemukakan laporan Audit Dalam 1 hari selepas pengauditan 3 hari selepas laporan pengauditan

62. 65. 77 PROSES PENSIJILAN BAHARU EKSA: Agensi Dikenalpasti *Agensi dikenalpasti Pengauditan Pelaporan Pensijilan Satu @ 2 hari bergantung kepada lokasi/bil.zon MAMPU mengeluarkan surat jemputan dan mendapatkan laporan audit dalam 1 hari selepas pengauditan 3 hari selepas laporan pengauditan *1.Agensi tamat tempoh pensijilan 2. Agensi berpotensi

63. 66. 78 PROSES PENSIJILAN SEMULA EKSA: Peringatan Pengauditan Pelaporan Pensijilan Agensi mengemukakan laporan audit dalam MAMPU mengeluarkan surat peringatan 3 bulan sebelum tamat tempoh pensijilan 1 hari selepas pengauditan 3 hari selepas laporan pengauditan Persediaan Satu @ 2 hari bergantung kepada lokasi/bil.zon

64. 67. 79 MODEL A Generik Komponen A hingga E MODEL B Generik + Khusus* Komponen A hingga F * Bergantung pada jenis agensi PELAKSANAAN PENGAUDITAN

65. 68. 80 PENGAUDITAN MODEL A Bangunan dan Kawasan Sendiri= Komp A hingga E1 Contoh: Stesen Penguatkuasaan JPJ, PDT Marang, PPD Batang Padang Bangunan Sendiri dan Berkongsi Kawasan= Komp A hingga E2 Contoh: Jabatan Kehakiman Syariah Selangor, MAMPU Agensi Berkongsi Bangunan dan Kawasan=Komp A hingga D Contoh: Wisma Persekutuan

66. 69. SKALA PERMARKAHAN Kategori Layak dipersijilkan : 80% - 89.9%: BAIK 90% dan ke atas: CEMERLANG SKALA SEDIA ADA SKALA BAHARU 81 Melebihi 80%: Layak dipersijilkan Pemarkahan menggunakan skala likert 1 hingga 5 SKALA PEMARKAHAN

67. 70. 82 PENSIJILAN EKSA

68. 71. 83 KRITERIA EKSA

69. 72. A. Perancangan dan Penubuhan Jawatankuasa B. Ruang Tempat Kerja dan Peralatan C. Persekitaran Tempat Kerja & Kemudahan KOMPONEN PENILAIAN A. Keperluan Utama Pelaksanaan B. Ruang Tempat Kerja/ Pejabat C. Tempat Umum D. Keselamatan Persekitaran E. Kawasan Persekitaran Pejabat F. Tempat Khusus ASPEK SEDIA ADA ASPEK BAHARU 84 KOMPONEN PENILAIAN AUDITAN EKSA Dari 3 komponen kepada 6 komponen

70. 73. A1. Dasar 5S A2. Carta Agensi 5S (JK Latihan, Promosi Audit, Pelaksana) A3. Peta Kawasan Kerja A4. Rekod Aktiviti 5S A5. Minit Mesyuarat/ Rekod Perbincangan. A6. Garis Panduan 5S di Agensi. dan lain lain. KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN A1. Dasar/ Polisi 5S A2. JK Pelaksana A3. Penglibatan Pengurusan Atasan A4. Penilaian Kendiri A5. Pengiktirafan A6. Pembudayaan Kreativiti dan Inovasi A7. Tindakan Penjimatan/ Go Green ASPEK SEDIA ADA ASPEK BAHARU 85 BAHARU BAHARU BAHARU KOMPONEN A BAHARU

71. 74. RUANG TEMPAT KERJA/ PEJABAT FIZIKAL B1. Lantai B2. Dinding & Siling B3. Lampu & Soket KEPERLUAN UMUM B4. Susun Atur Peralatan B5. Keadaan Peralatan B6. Pelabelan & Papan Tanda/ Tanda Arah B7. Perhiasan B8. Keperluan Utama RUANG KERJA B9. Meja Kerja Warga/ Work Station/Kubikel Kerja B10. Bilik Pegawai B11. Stor Peralatan Pejabat B12. Bilik Fail B13. Sudut/Bilik Cetak/ Bilik Dokumentasi B14. Bilik Pemandu B15. Bilik Server/Terperingkat ASPEK SEDIA ADA ASPEK BAHARU 86 B1. Kumpulan Pelaksana 5S B2. Sudut 5S B3. Lantai B4. Susun Atur Peralatan B5. Keadaan Peralatan B6. Pendawaian B7. Lampu B8. Susunan Fail B9. Perhiasan. dan lain-lain. KOMPONEN B

72. 75. TEMPAT UMUMKRITERIA SEDIA ADA KRITERIA BAHARU 87 C1. Lobi Utama/ Ruang Hadapan C2. Kaunter Utama C3. Ruang Menunggu C4. Laluan Utama/ Koridor C5. Bilik Mesyuarat C6. Perpustakaan/ Pusat Sumber C7. Surau/ Bilik Solat C8. Lif C9. Pantri/ Tempat Minum C10. Tandas Tidak dikategorikan secara khusus tetapi dinyatakan di bawah Komponen B iaitu Ruang Tempat Kerja dan Peralatan KOMPONEN C

73. 76. KESELAMATAN PERSEKITARAN D1. Pelan Tindakan Kecemasan D2. Pendawaian/ kabel D3. Peralatan Pencegahan Kebakaran D4. Laluan/ Tangga Kecemasan D5. Kunci KRITERIA SEDIA ADA KRITERIA BAHARU 88 Tiada KOMPONEN D

74. 77. 89 Meningkatkan ciri keselamatan ASPEK KESELAMATAN Penyimpanan kunci mengikut tatacara keselamatan yang ditetapkan.

75. 78. 90 Meningkatkan ciri keselamatan SEBELUM SELEPAS ASPEK KESELAMATAN Tidak perlu pelabelan bilik kebal.

76. 79. 91 ASPEK KESELAMATAN Memastikan alat pemadam menepati kriteria berikut: i. Penyelengaraan secara berkala ii. Mempunyai Tatacara Penggunaan iii.Berkeadaan bersih iv. Diletakkan di tempat yang sesuai dan mudah dicapai

77. 80. KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN E1. Agensi Mempunyai Bangunan dan Kawasan Sendiri E2. Agensi Mempunyai Bangunan dan Berkongsi Kawasan KRITERIA SEDIA ADA KRITERIA BAHARU 92 Tidak dikategorikan secara khusus tetapi dinyatakan di bawah Komponen C iaitu Persekitaran Tempat Kerja dan Kemudahan. KOMPONEN E

78. 81. TEMPAT KHUSUS Tempat-tempat khusus di agensi mengikut Kluster: F1.Keselamatan F2.Pentadbiran F3.Sosial KRITERIA SEDIA ADA KRITERIA BAHARU 93 Tiada KOMPONEN F

79. 82. 94 CONTOH AMALAN BAIK AGENSI CEMERLANG

80. 83. Penemuan: Pengurusan stor yang teratur dan sistematik.

81. 84. Penemuan: Promosi Amalan 5S yang kreatif dan menarik.

82. 85. 97 Penemuan: Notis penjimatan tenaga yang kreatif.

83. 86. 98 Penemuan: Penggunaan bahan kitar semula yang kreatif.

84. 87. 99 Penemuan: Tempat simpan kunci mengikut tatacara keselamatan yang betul

85. 88. 100 Penemuan: Pelabelan dan sistem fail yang sistematik.

86. 89. 101 Penemuan: Laci alat tulis disusun dengan kemas.

87. 90. 102 Penemuan: Etika penggunaan bilik/peralatan gunasama yang seragam dan menyeluruh.

88. 91. 103 Penemuan: Sistem bilik fail yang sistematik.

89. 92. 104 Penemuan: Tatacara penggunaan mesin fotostat yang kreatif.

90. 93. 105 Penemuan: Carta pergerakan pegawai yang kreatif dan mengamalkan konsep Go Green.

91. 94. 106 Penemuan: Sudut kitar semula yang kreatif dan diletakkan di tempat terbuka.

92. 95. 107 Penemuan: Pelabelan cap yang kreatif dan menyokong usaha Go Green (menggunakan bahan kitar semula).

93. 97. 109 SEKIAN, TERIMA KASIH

# data[].attributes.attachment_link.description
Sila layari https://gerbangkualiti.blogspot.my Read more 1. EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) 1 2. 2 SETIAP HARI......... Jam seminggu berada di pejabat 12 jam di pejabat vs 12 jam di rumah 5/7 hari di pejabat 2 jam kesesakan lalu lintas (pergi & balik) Pejabat = rumah kedua 2/7 hari di rumah 3.

# data[].attributes.attachment_link.readable_text
Sila layari https://gerbangkualiti.blogspot.my

Read more

1. 1. EKOSISTEM KONDUSIF SEKTORAWAM PanduanPelaksanaan

2. 2. EKOSISTEM KONDUSIF SEKTORAWAM PanduanPelaksanaan BERSAMA-SAMA MELAKSANAKAN TRANSFORMASI BERSAMA-SAMA MELAKSANAKAN TRANSFORMASI EKOSISTEM KONDUSIF SEKTORAWAM PanduanPelaksanaan BERSAMA-SAMA MELAKSANAKAN TRANSFORMASI

3. 3. © Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 2015 Cetakan Pertama 2015 Hak cipta terpelihara. Mana-mana bahagian penerbitan ini tidak boleh dihasilkan semula, disimpan dalam sistem simpanan kekal, atau dipindahkan dalam sistem simpanan kekal, atau dipindahkan dalam sebarang bentuk atau sebarang cara elektronik, mekanik, penggambaran semula, rakaman dan sebagainya tanpa terlebih dahulu mendapat izin daripada pihak Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia. ISBN NO: 978-967-344-460-1 Rupa Taip Teks: Myriad Pro Saiz Taip Teks: 11/ Auto Reka Letak Teks: Reka Bentuk Kulit: Abd Razak Ahmad, Anuar Pairan & Khairul Amin Zainal Abidin Reka bentuk dan urus cetak Penerbit UPM Dicetak oleh Visual Print Sdn. Bhd. No. 47, 47-1, Jalan damai Raya 1, Alam Damai, 56000 Cheras Kuala Lumpur Tel: 03-9108 3966 Faks: 03-9108 3669

4. 4. Kandungan Kata Alu-aluan vi Prakata viii BAB 1 Tujuan 1 BAB 2 Pengenalan EKSA 2 BAB 3 Elemen Baharu EKSA 5 Imej Korporat 5 Kreativiti dan Inovasi 7 Amalan Hijau 8 Persekitaran Kondusif 9 Kepelbagaian Agensi 10 BAB 4 Pelaksanaan EKSA 11 BAB 5 Pengauditan EKSA 17 BAB 6 Pelaksanaan Audit Dalam 20 BAB 7 Pensijilan EKSA 22 Kelayakan 22 Tempoh Sah Laku Sijil 25 Permohonan Rasmi 25 Kos 26 BAB 8 Faedah Melaksanakan EKSA 27 BAB 9 Kunci Kejayaaan EKSA 28 Penutup 29 Lampiran 31 Lampiran I Komponen Penilaian EKSA 32 Lampiran II Contoh Amalan Baik EKSA 128 Sumber Rujukan 138

5. 5. vi Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Bismillahirrahmanirrahim. Assalamu'alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh. Salam Sejahtera dan Salam 1Malaysia; Rakyat Didahulukan, Pencapaian Diutamakan. Bersyukur kita ke hadrat Allah SWT kerana dengan limpah kurnia-Nya, Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) berjaya diterbitkan. Panduan ini merupakan rujukan bagi melaksanakan aktiviti ke arah mewujudkan persekitaran kerja yang kemas, bersih dan tersusun di sektor awam khususnya. EKSA diharapkan akan meningkatkan lagi tahap pengurusanpersekitarankerjayanglebihkondusifdisampingmenggalakkan agensi kerajaan lebih inovatif seterusnya menyumbang kepada peningkatan produktiviti dan kualiti penyampaian perkhidmatan awam. Inisiatif menerbitkan Panduan Pelaksanaan EKSA ini secara langsung menyokong usaha memperkukuhkan budaya organisasi berprestasi tinggi dalam kalangan agensi sektor awam melalui penyediaan persekitaran kerja yang kondusif dan budaya kerja positif. Pendekatan baharu EKSA seperti kolaborasi khidmat rundingan bersama-sama agensi kerajaan yang lain membuktikan bahawa usaha mewujudkan persekitaran kerja yang kondusif ini bersifat holistik merentasi lokaliti dan skop perkhidmatan agensi. Kata Alu-aluan

6. 6. vii Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Sesungguhnya, pengamalan EKSA berkait rapat dengan kecekapan dan produktiviti sesebuah organisasi. Apabila kemudahan, bekalan dan alat kelengkapan pejabat diurus secara sistematik, seragam dan teratur, maka pelaksanaan tugas oleh warga organisasi akan menjadi lebih cekap dan secara tidak langsung memberikan nilai tambah kepada tatacara kerja. Panduan Pelaksanaan EKSA ini adalah selari dengan hasrat kerajaan untuk 'merakyatkan perkhidmatan'secara total melalui pengurusan persekitaran pejabat yang mengambil kira kehendak dan ekspektasi pelanggan. Ianya juga dapat membantu agensi kerajaan merancang dan melaksanakan usaha-usaha meningkatkan imej korporat secara positif, menggalakkan pembudayaanamalanhijau,menyemarakkanbudayakreativitidaninovasi, menghasilkan persekitaran tempat kerja yang selesa dan memenuhi keperluan agensi kerajaan yang pelbagai. Akhir kata, saya mengucapkan syabas dan tahniah kepada MAMPU atas penerbitan Panduan Pelaksanaan EKSA. Semoga pelaksanaan EKSA ini dapat memberi impak positif terhadap kualiti penyampaian perkhidmatan agensi sektor awam. Sekian, terima kasih. TAN SRI DR. ALI BIN HAMSA Ketua Setiausaha Negara

7. 7. viii Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh. Salam Kegemilangan, Salam 1Malaysia, Rakyat Didahulukan, Pencapaian Diutamakan; dan Salam Perpaduan Syukur ke hadrat Ilahi, atas limpah nikmat dan kurnia-Nya, MAMPU telah berjaya menerbitkan Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA). EKSA merupakan istilah baharu bagi 5S yang telah disuntik dengan elemen pembaharuan dan penambahbaikan serta disuburkan dengan penjenamaan semula program ini, selari dengan perubahan dan kehendak semasa. Panduan Pelaksanaan EKSA ini diterbitkan sebagai rujukan dalam melaksanakan pengurusan persekitaran kerja di jabatan/ agensi kerajaan bagi menggantikan Panduan Amalan 5S Sektor Awam yang telah dikeluarkan oleh MAMPU pada 19 Mei 2010. Konsep 5S iaitu Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke yang diperkenalkan oleh Jepun sebenarnya bukanlah suatu perkara yang asing bagi masyarakat Malaysia. Sebenarnya, MAMPU telah membangunkan mekanisme penilaian baharu ini mengikut acuan sendiri untuk meningkatkan produktiviti kerja khususnya penjawat-penjawat awam dan organisasi sektor awam secara amnya. Usaha ini adalah selaras dengan hujah Dr.Thuciya, pengasas 5S yang menyatakan bahawa pengurusan persekitaran kerja yang baik berkait secara langsung dengan peningkatan produktiviti. Prakata

8. 8. ix Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Kita sedia maklum bahawa perkhidmatan awam merupakan jentera kerajaan yang bertanggungjawab untuk menerajui usaha-usaha ke arah pencapaian matlamatnegara. Tidakketerlaluanjikasayanyatakanbahawaperkhidmatan awam yang berfungsi dengan baik selama ini telah membolehkan Malaysia mengecap kemajuan yang dinikmati pada hari ini. Bagi memastikan negara kita terus maju di persada antarabangsa, amat penting untuk perkhidmatan awam meningkatkan prestasi dan kualiti penyampaian perkhidmatannya secara berterusan. Ketika dunia berlumba-lumba bersaing dalam era globalisasi kini, peranan yang dimainkan dalam mengurus persekitaran kerja tidak boleh dipandang enteng dan diabaikan begitu sahaja. Hakikat bahawa kejayaan tadbir urus organisasi jelas terlihat daripada pengurusan persekitaran kerja yang mantap tidak boleh disangkal lagi. Pada kesempatan ini, saya menyeru seluruh warga perkhidmatan awam agar mengubah persepsi dan paradigma terhadap kepentingan pengurusan persekitaran kerja, iaitu pengurusan persekitaran kerja harus dilihat dalam konteks yang lebih meluas dan bukan sekadar sebagai perkemasan housekeeping semata- mata. Sesungguhnya pengurusan persekitaran kerja merupakan satu mekanisme pengurusan kawalan kualiti yang terbukti keberkesanannya dalam mewujudkan suasana persekitaran yang kondusif, selamat dan membantu dalam penghasilan output yang lebih cekap dalam sesebuah organisasi. Akhir kalam, besarlah harapan MAMPU agar Panduan Pelaksanaan EKSA yang didokumentasikan ini dapat membantu penjawat-penjawat awam dan organisasi sektor awam dalam mewujudkan persekitaran kerja yang lebih kondusif dan produktif. Terima kasih. DATO'SERI ZAINAL RAHIM BIN SEMAN Ketua Pengarah MAMPU Sesungguhnya pengurusan persekitaran kerja merupakan satu mekanisme pengurusan kawalan kualiti yang terbukti keberkesanannya

9. 9. 1 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) 1 Tujuan Panduan ini disediakan sebagai rujukan kepada semua jabatan/agensi sektor awam dalam melaksanakan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA). Melalui panduan ini juga, diperjelaskan konsep EKSA, elemen-elemen baharu yang diperkenalkan, tindakan yang perlu diambil pada setiap peringkat pelaksanaan, kaedah pengauditan yang diguna pakai dan kelayakan serta syarat-syarat yang perlu dipatuhi untuk mendapatkan pensijilan EKSA. Sebagai tambahan kepada penerbitan ini, jabatan/agensi sektor awam digalakkan untuk menyediakan panduan EKSA yang khusus untuk kegunaan di jabatan/agensi masing-masing bagi menerangkan pelaksanaan EKSA dengan lebih fokus. EKSA juga harus dilihat sebagai satu program yang menggalakkan jabatan/ agensi sektor awam agar lebih kreatif dan inovatif dalam usaha mewujudkan persekitaran kerja yang sesuai dan mampu meningkatkan produktiviti serta kualiti penyampaian perkhidmatan. BAB

10. 10. 2 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pengenalan EKSA EKSA telah diperkenalkan mulai Januari 2014 sebagai inisiatif penjenamaan semula Amalan 5S Sektor Awam dengan mengambil kira keperluan bagi mengetengahkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti dan kondusif supaya lebih relevan kepada jabatan/agensi sektor awam di Malaysia. Langkah penjenamaan semula ini diﬁkirkan sesuai dan seiring dengan perubahan dan kehendak semasa untuk meningkatkan prestasi dan daya saing organisasi di samping menyemarakkan lagi budaya kreatif dan inovatif dalam kalangan jabatan/agensi sektor awam. Penerbitan buku ini diharap dapat memantapkan lagi pengurusan persekitaran pejabat sehingga semua warga sektor awam dapat bekerja dalam persekitaran tempat kerja yang sistematik, selesa dan kondusif. 2 BAB

11. 11. 3 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) MAMPU telah memperkenalkan Amalan 5S Sektor Awam pada tahun 2010 melalui Panduan Amalan 5S Sektor Awam seperti pada Rajah 1 di atas. Amalan 5S Sektor Awam SISIH SUSUN SAPU SERAGAM SENTIASA AMAL merupakan pengasingan dan pelupusan barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerja. peralatan dengan teratur, kemas, berkesan, selamat dan mudah dicapai. ialah usaha mengekalkan 4 amalan 5S iaitu sisih, susun, sapu dan seragam di samping melaksanakan penambahbaikan berterusan di jabatan/agensi masing- masing. bermaksud sekeadaan, sebentuk dan sewarna sama ada pada ciri-ciri, susun atur atau peraturannya. untuk memastikan ruang tempat kerja atau peralatan bersih daripada habuk/debu yang boleh menjejaskan fungsi peralatan, kualiti produk dan kesihatan. Rajah 1: Buku Panduan Amalan 5S Sektor Awam

12. 12. 4 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Penjenamaan Semula Amalan 5S EKSA merupakan penjenamaan semula Amalan 5S yang telah diguna pakai dalam sektor awam sejak tahun 2010. Komponen utama dalam pelaksanaan EKSA masih berteraskan Amalan 5S yang ditambah baik di samping penambahan beberapa elemen baharu. EKSA bukan bertujuan untuk menggantikan konsep 5S yang diamalkan sebelum ini, sebaliknya menambah baik elemen 5S tersebut dengan menyokong kepada pewujudan persekitaran kerja yang lebih kondusif. Amalan 5S ditambah baik dengan menambah lima elemen baharu, iaitu: Imej Korporat; Kreativiti dan Inovasi; Amalan Hijau Persekitaran Kondusif; dan Kepelbagaian Agensi. Objektif utama penjenamaan semula Amalan 5S Sektor Awam kepada EKSA adalah untuk membolehkan jabatan/agensi kerajaan: A Meningkatkan imej korporat B Menyemarakkan aktiviti kreativiti dan inovasi selaras dengan tuntutan pihak berkepentingan C Menggalakkan aktiviti ke arah mewujudkan persekitaran hijau melalui pembudayaan Amalan Hijau D Memperluas pelaksanaan di agensi-agensi kerajaan bagi mewujudkan persekitaran yang kondusif E Memastikan elemen pengauditan memenuhi keperluan kepelbagaian agensi kerajaan

13. 13. 5 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) 3 BAB Elemen Baharu EKSA LIMA ELEMEN: Imej Korporat Keadaan Bersih, Selesa dan Berimej Korporat

14. 14. 6 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Penampilan Imej Korporat di Kaunter Susun Atur Perabot yang Kemas Imej Korporat merujuk kepada identiti atau persepsi pelanggan/pihak berkepentingan terhadap persekitaran, tindakan dan pencapaian sesebuah organisasi. Nilai, etika dan norma kerja yang seragam dalam kalangan warga kerja amat diperlukan untuk mewujudkan budaya korporat yang positif. Selain ciri-ciri ini, EKSA juga turut menitikberatkan aspek keselamatan persekitaran di setiap jabatan/agensi sektor awam.

15. 15. 7 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) ELEMEN BAHARU: Kreativiti dan Inovasi Dalamusaha untuk mempertingkatkan produktiviti di tempat kerja, EKSA menggalakkan warga jabatan/agensi membudayakan elemen kreativiti dan inovasi semasa melaksanakan tugas dan tanggungjawab masing-masing. Persekitaran sektor awam yang sering kali berubah mengikut p e r e d a r a n m a s a m e n u n t u t pewujudan budaya organisasi yang dinamik berasaskan kreativiti dan inovasi. Warga jabatan/agensi digalakkan untuk sentiasa berﬁkir di luar kotak (out of the box) untuk menghasilkan persekitaran kerja yang kondusif dan selamat. Tempat Simpanan Alat Tulis yang Kreatif Pelabelan yang Memudahkan Carian

16. 16. 8 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) ELEMEN BAHARU: Amalan Hijau Ruang Kitar Semula Peringatan Penjimatan Penekanan turut diberikan pada aspek Amalan Hijau di pejabat dengan melaksanakan program seperti kitar semula dan meningkatkan kecekapan penggunaan tenaga ke arah penjimatan sumber. Aktiviti Amalan Hijau diharap dapat diterapkan kepada keseluruhan warga jabatan/ agensi ke arah penggunaan sumber secara optimum.

17. 17. 9 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) ELEMEN BAHARU: Persekitaran Kondusif Persekitaran kondusif adalah penting dalam memperkukuhkan budaya organisasi berprestasi tinggi dan inovatif dalam kalangan jabatan/ agensi sektor awam. Amalan EKSA menggalakkan jabatan/agensi sektor awam memberikan penekanan pada penyampaian sistem perkhidmatan, mesra pelanggan dan memberi keselesaan semasa berurusan. Bagi pelanggan orang kurang upaya (OKU), kemudahan yang sesuai harus disediakan. Kemudahan OKU Disediakan Ruang Kerja yang Kemas

18. 18. 10 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) ELEMEN BAHARU: Kepelbagaian Agensi EKSA memperkenalkan model penilaian dan pengauditan baharu yang merangkumi kriteria generik dan kriteria khusus dengan mengambil kira kepelbagaian premis jabatan/agensi kerajaan mengikut jenis perkhidmatan yang diberikan. Pendekatan yang dipraktikkan sebelum ini iaitu onesize ﬁts all didapati kurang mencakupi keperluan kepelbagaian jabatan/ agensi kerajaan pada masa kini. Kluster Sosial Kluster Pentadbiran

19. 19. 11 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) 4 BAB Pelaksanaan EKSA EKSA dapat dilaksanakan secara tersusun melalui pewujudan tadbir urus dan tindakan pengurusan yang mantap merangkumi perkara-perkara seperti yang berikut: Tahap pelaksanaan bagi setiap peringkat tindakan yang diambil seperti pada Rajah 2 perlu dilaporkan secara berkala kepada pengurusan atasan melalui mekanisme yang ditetapkan. Pemantauan secara berterusan perlu dilakukan bagi menilai keberkesanan pelaksanaan pada semua peringkat, manakala kajian semula hendaklah dilakukan bagi menentukan langkah-langkah penambahbaikan yang perlu diambil. 1 2 3 4 mewujudkan Jawatankuasa Pelaksana EKSA dan menetapkan pelan tindakan pelaksanaan yang jelas; mewujudkan sektor/zon kerja; mengadakan program latihan; dan mengadakan pelancaran EKSA jabatan/agensi.

20. 20. 12 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Rajah 2: Langkah Pelaksanaan EKSA EKSA Langkah 1 Pembentukan Jawatankuasa Langkah 2 Pembahagian Zon Langkah 3 Latihan Langkah 4 Pelancaran

21. 21. 13 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) LANGKAH 1: PEWUJUDAN JAWATANKUASA EKSA DENGAN PERANAN YANG JELAS Penaung/ Pengerusi Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan EKSA; Membentuk pelan tindakan pelaksanaan EKSA; Menetapkan dasar, peraturan dan garis panduan; Menentukan belanjawan dan sumber-sumber kewangan; Melantik penyelaras, ketua jawatankuasa kecil dan fasilitator; Menetapkan sistem pengiktirafan/penghargaan; Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan; dan Memantau kemajuan pelaksanaan EKSA melalui contoh amalan terbaik. Fasilitator Memberikan latihan dan panduan kepada ketua zon dan ahli; Memastikan semua kumpulan mematuhi peraturan dan panduan yang disediakan; Menentukan pembahagian zon; Menjadi perantara untuk menyampaikan maklumat terkini antara pihak pengurusan dengan kumpulan pelaksana; dan Menyelaras dan memantau aktiviti. Penyelaras Menjadualkan Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA; Menyelaras program EKSA; Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA; Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit; dan Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA dalam organisasi.

22. 22. 14 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Jawatankuasa Latihan Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan bagi memupuk budaya EKSA kepada semua warga kerja dalam organisasi; Mengenal pasti jenis latihan yang diperlukan dari semasa ke semasa bagi mengukuhkan aktiviti EKSA; dan Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja diberikan latihan EKSA secukupnya. Ketua Sektor/Zon Mengadakan mesyuarat secara berkala dengan ahli-ahli kumpulan; Menggalakkan penglibatan semua ahli dalam pelaksanaan EKSA; Merancang aktiviti kumpulan; Memberikan maklum balas mengenai status pelaksanaan EKSA kepada fasilitator; dan Membantu memberikan panduan dan tunjuk ajar kepada ahli-ahli kumpulan. Jawatankuasa Promosi Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi EKSA; Mengenal pasti aktiviti/kempen promosi bagi memupuk kesedaran penyertaan untuk menjayakan pelaksanaan EKSA; Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan; dan Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran EKSA di kalangan warga jabatan/agensi. Jawatankuasa Audit Menyediakan kriteria audit dalam EKSA; Menentukan kekerapan aktiviti audit dalam EKSA; Menyediakan laporan dan analisis keputusan audit dalam EKSA; dan Menyemak kriteria audit dalam EKSA dari semasa ke semasa mengikut keperluan.

23. 23. 15 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) LANGKAH 2: MEWUJUDKAN SEKTOR/ZON EKSA Ahli-ahli Memberikan komitmen secara berterusan dalam pelaksanaan EKSA; Menyertai aktiviti EKSA secara aktif; Bekerjasama dalam kumpulan; dan Menghadiri mesyuarat dan menyumbangkan idea bagi menjayakan pelaksanaan EKSA. i. Mewujudkan kawasan tanggungjawab kumpulan bagi memudahkan pelaksanaan dan pengawasan EKSA. ii. Pembahagian sektor/zon hendaklah dijelaskan melalui pelan lokasi sektor/zon bagi memudahkan rujukan. iii. Faktor yang perlu diambil kira dalam pembahagian sektor/zon adalah seperti yang berikut: susun atur keseluruhan sektor/zon dan pembahagian kepada sektor/zon kecil hendaklah bersesuaian mengikut fungsi dan saiz organisasi (dicadangkan jumlah sektor/zon tidak terlalu banyak) bagi memudahkan penyelarasan dan pemantauan yang lebih sistematik dilaksanakan. menentukan nama kumpulan untuk setiap sektor/zon dan jumlah keahlian kumpulan bagi setiap sektor/zon; mewujudkan sudut EKSA dengan mempamerkan struktur kumpulan dan sektor/zon dengan mengambil kira hala tuju EKSA di jabatan/agensi; dan sektor/zon di sesebuah jabatan/agensi haruslah berdasarkan aras/tingkat atau yang mana bersesuaian.

24. 24. 16 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) LANGKAH 3: LATIHAN LANGKAH 4: PELANCARAN EKSA Tujuan latihan EKSA adalah untuk mendalami pengetahuan berkaitan EKSA di samping membudayakan EKSA dalam kalangan warga jabatan/agensi. i. Pelancaran dan perasmian EKSA boleh diadakan sebagai tanda mula programinidisampingmenyampaikanhasratdansokonganpengurusan bagi melaksanakan EKSA dalam jabatan/agensi. ii. Pihak pengurusan perlu terlibat secara langsung dan memberi komitmen serta sokongan padu kepada pelaksanaan EKSA melalui penetapan sasaran yang ingin dicapai, dasar dan objektif EKSA di samping menentukan matlamat setiap langkah pelaksanaan. iii. Antara perkara yang perlu diberikan penekanan semasa pelancaran EKSA adalah seperti yang berikut: dasar EKSA; zon EKSA; objektif EKSA; pelan tindakan pelaksanaan EKSA; dan buku panduan pelaksanaan EKSA. Penyediaan Sudut EKSA

25. 25. 17 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) 5 BAB Selaras dengan penjenamaan semula Amalan 5S Sektor Awam, beberapa kriteria penilaian baharu telah dibangunkan. EKSA memperkenalkan model penilaian baharu yang mengandungi kriteria generik dan kriteria khusus yang mengambil kira kepelbagaian premis jabatan/agensi kerajaan mengikut jenis perkhidmatan yang diberikan. Pendekatan yang dipraktikkan sebelum ini iaitu one size ﬁts all digantikan dengan model baharu seperti pada Rajah 3. Rajah 3: Model Baharu Penilaian EKSA Pengauditan EKSA MODEL A MODEL B Generik Komponen A hingga E Komponen A hingga F Generik dan Khusus

26. 26. 18 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Rajah 4: Komponen-komponen Penilaian Komponen A - Keperluan Utama Pelaksanaan Komponen B - Ruang Tempat Kerja / Pejabat Komponen C - Tempat Umum Komponen D - Keselamatan Persekitaran Komponen E - Kawasan Persekitaran Jabatan Komponen F - Tempat Khusus Penilaian Model A adalah berdasarkan kriteria generik manakala penilaian Model B merupakan gabungan antara kriteria generik dan khusus. Kriteria penilaian yang diguna pakai adalah mengikut kesesuaian jabatan/agensi di mana terdapat 6 komponen kriteria penilaian seperti pada Rajah 4. Kriteria- kriteria yang disusun adalah bersesuaian dengan keperluan yang terdapat di pelbagai jabatan/agensi. Ini bagi memastikan pengauditan dilaksanakan secara menyeluruh dan memenuhi aspek kepelbagaian dan perbezaan antara sesuatu jabatan/agensi. Kategori jabatan/agensi yang dinilai adalah seperti pada Rajah 5. Panduan lengkap bagi setiap komponen penilaian dan contoh amalan baik adalah seperti pada Lampiran I dan II. Ruang Umum yang Kondusif

27. 27. 19 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Rajah 5: Kategori Jabatan/Agensi yang Diaudit Bangunan dan Kawasan Sendiri: Komponen A Hingga E1 Contoh: Stesen Penguatkuasaan Jabatan Pengangkutan Jalan Bukit Kayu Hitam, Pejabat Daerah dan Tanah Marang dan Pejabat Pendidikan Daerah Batang Padang Bangunan Sendiri dan Berkongsi Kawasan: Komponen A Hingga E2 Contoh: Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU) Contoh: Wisma Persekutuan Berkongsi Bangunan dan Kawasan: Komponen A Hingga D Penilaian Model B Penilaian Model A Agensi di bawah Kluster Keselamatan Komponen A hingga F Polis Diraja Malaysia, Jabatan Imigresen Malaysia, Markas Angkatan Tentera Malaysia, Agensi Penguatkuasaan Maritim Malaysia Mahkamah, Pusat Latihan, Masjid, Pihak BerkuasaTempatan, Pejabat Kadi Agensi di bawah Kluster Pentadbiran Komponen A hingga F Hospital, Klinik, Sekolah, Institut Pengajian Tinggi Awam, Politeknik, Kolej Komuniti Agensi di bawah Kluster Sosial Komponen A hingga F

28. 28. 20 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) 6 BAB Pelaksanaan Audit Dalam Audit Dalam EKSA perlu dilaksanakan oleh jabatan/agensi secara penilaian kendiri. Audit Dalam ini perlu dijadualkan secara berkala untuk memastikan setiap jabatan/agensi membuat penambahbaikan secara berterusan dalam memastikan EKSA sentiasa diamalkan dengan jayanya di sesebuah organisasi. Audit Dalam dilaksanakan oleh juruaudit yang dilantik oleh jabatan/agensi tersebut. Langkah yang terlibat adalah seperti yang berikut:

29. 29. 21 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Jawatankuasa Pelaksana EKSA perlu mengenal pasti, melatih dan melantik juruaudit untuk melaksanakan aktiviti Audit Dalam EKSA jabatan/agensi. Jawatankuasa Pelaksana ini juga perlu menyediakan kriteria Audit Dalam EKSA dan menentukan kekerapan aktiviti Audit Dalam EKSA. Pasukan Audit Dalam EKSA hendaklah diberi latihan untuk memastikan urusan audit dalam EKSA dapat dijalankan dengan cekap dan berkesan. Pengerusi Jawatankuasa Audit Dalam EKSA hendaklah melaporkan penemuan audit dalam kepada Pengerusi Jawatankuasa Pelaksana EKSA. Penemuan turut dimaklumkan kepada ketua dan semua warga jabatan/ agensi. Pasukan Audit Dalam akan menjalankan audit seperti yang dijadualkan oleh Jawatankuasa Pelaksana EKSA. LANGKAH 1 MEMBENTUK PASUKAN AUDIT LANGKAH 3 MENGAUDIT PRESTASI EKSA LANGKAH 2 LATIHAN AUDIT EKSA LANGKAH 4 MENGUMUMKAN PENEMUAN AUDIT

30. 30. 22 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) 7 BAB Pensijilan EKSA 1. Pensijilan EKSA diberikan kepada semua jabatan/agensi seperti yang berikut: Sekolah; dan Kelayakan

31. 31. 23 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) 2. Pensijilan akan dikeluarkan kepada jabatan/agensi berkaitan yang berjaya memperoleh markah purata 80% dan ke atas. Pecahan markah bagi pensijilan adalah seperti pada Rajah 6: Markah Kategori Sijil 90.0% - 100.0% Cemerlang 80.0% - 89.9% Baik 3. Jabatan/agensi yang mempunyai sijil amalan 5S yang masih sah dikeluarkan oleh pihak ketiga tidak layak untuk dipertimbangkan menerima pensijilan EKSA daripada pihak MAMPU. Jabatan/ agensi tersebut hanya boleh dipersijilkan oleh MAMPU selepas tamat tempoh sijil amalan 5S oleh pihak ketiga berkenaan. 4. Sijil EKSA dikeluarkan berdasarkan kepada entiti sesebuah jabatan/ agensi yang diaudit oleh MAMPU. Entiti ini merujuk kepada jabatan/ agensi yang mempunyai kewujudan tersendiri dari segi bangunan, ruang persekitaran atau lokasi. 5. Sekiranya jabatan/agensi ingin memohon pensijilan bagi cawangan yang terletak di luar persekitaran atau berbeza lokasi, maka sijil berasingan dikeluarkan kepada cawangan tersebut. Sebagai contoh, Ibu Pejabat Polis Kontinjen (IPK) Perak, Ibu Pejabat Polis Daerah (IPD) Ipoh dan Balai Polis Chemor diberikan sijil EKSA secara individu walaupun ketiga-tiganya daripada jabatan yang sama tetapi berada di lokasi dan persekitaran yang berbeza. Penerangan lanjut seperti pada Rajah 7. Rajah 6: Pemarkahan dan Kategori Sijil

32. 32. 24 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Rajah 7: Pensijilan EKSA Mengikut Entiti Pensijilan EKSA MAMPU Kategori: Cemerlang IPK Perak, Jalan Sultan Iskandar, 30000 Ipoh, Perak Pensijilan EKSA MAMPU Kategori: Baik Balai Polis Chemor, Jalan Chemor, 31200 Ipoh, Perak Pensijilan EKSA MAMPU Kategori: Cemerlang Ibu Pejabat Polis Daerah Ipoh, Jalan Sultan Iskandar, 30000 Ipoh, Perak Lokasi pengauditan dijalankan: Semua bahagian dan unit meliputi ruang pejabat, stor, pondok pengawal, surau, kafetaria, bilik guna sama dalam bangunan dan kawasan persekitaran di bawah seliaan IPK Perak. Lokasi pengauditan dijalankan: Semua bahagian dan unit meliputi ruang pejabat, stor, pondok pengawal, surau, kafetaria, bilik guna sama dalam bangunan, lokap dan kawasan persekitaran di bawah seliaan IPD Ipoh. Lokasi pengauditan dijalankan: Semua bahagian dan unit meliputi ruang pejabat, stor, pondok pengawal, surau, kafetaria, bilik guna sama dalam bangunan, lokap dan kawasan persekitaran di bawah seliaan Balai Polis Chemor. Pengauditan Terhadap Ruang Kaunter

33. 33. 25 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) 1. Tempoh sah laku sijil EKSA adalah selama dua tahun dan tarikh ini dipaparkan dalam sijil EKSA. 2. Jabatan/Agensi boleh memohon pembaharuan sijil EKSA daripada MAMPU, satu bulan sebelum tarikh tamat tempoh sah laku sijil. 3. Sekiranya jabatan/agensi berpindah lokasi bangunan atau penempatan asal tempat sesi pengauditan dibuat, jabatan/agensi boleh membuat permohonan bagi sesi pengauditan semula mengikut lokasi agensi di bangunan atau penempatan yang baharu. Sijil EKSA yang terdahulu ditamatkan dan perlu dikembalikan kepada MAMPU. Sijil EKSA yang baharu dikeluarkan berdasarkan kepada hasil pengauditan di lokasi baharu. Tempoh Sah Laku Sijil Permohonan Rasmi Jabatan/Agensi yang berminat dan bersedia untuk mendapatkan pensijilan EKSA perlu mengemukakan permohonan rasmi kepada MAMPU, bersama-sama laporan audit dalam yang dibuat sebanyak 2 kali serta mencapai purata markah 80.0% ke atas selewat-lewatnya sebulan sebelum tarikh pengauditan yang dicadangkan.

34. 34. 26 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Kos Terdapat dua saluran permohonan boleh dibuat, iaitu: Permohonan rasmi melalui surat Permohonan rasmi melalui surat perlu dialamatkan kepada Ketua Pengarah MAMPU di alamat yang berikut: Ketua Pengarah, Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU), Aras 6, Blok B2, Kompleks Jabatan Perdana Menteri, Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan, 62502 PUTRAJAYA (u.p.: Pengarah Bahagian Perundingan Pengurusan 2) Permohonan rasmi melalui e-mel Permohonan rasmi melalui e-mel dikemukakan ke alamat e-mel eksa@mampu.gov.my. Bagi tujuan pensijilan EKSA oleh MAMPU, tiada sebarang bayaran dikenakan terhadap jabatan/agensi yang berminat untuk memohon pensijilan EKSA. Namun begitu, MAMPU memohon kerjasama setiap jabatan/agensi yang bercadang mendapatkan pensijilan EKSA untuk menanggung kos tuntutan perjalanan, penginapan dan elaun makan pegawai/pasukan juruaudit EKSA yang terlibat.

35. 35. 27 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) 8 BAB Faedah Pelaksanaan EKSA Pelaksanaan EKSA di jabatan/agensi memberikan faedah seperti pada Rajah 8. Rajah 8: Faedah Pelaksanaan EKSA Mewujudkan persekitaran tempat kerja berkualiti (bersih, kemas dan rapi) Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan pengurusan organisasi Mengenal pasti, mengurang dan menghapuskan pembaziran Meningkatkan imej jabatan/agensi sektor awam Menjana idea kreatif dalam kalangan warga jabatan /agensi Meningkatkan semangat kerja berpasukan Meningkatkan disiplin warga jabatan/agensi Meningkatkan mutu penyampaian perkhidmatan Mewujudkan piawaian kerja yang jelas

36. 36. 28 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) 9 BAB Kunci Kejayaan EKSA Kejayaan pelaksanaan EKSA di sesuatu jabatan/agensi bergantung pada faktor- faktor seperti pada Rajah 9. Rajah 9: Kunci Kejayaan EKSA Sokongan dan komitmen pengurusan atasan Struktur pengurusan EKSA yang efektif dan eﬁsien Pendidikan dan latihan kepada warga agensi Komunikasi yang efektif Kejayaan EKSA Pelan pelaksanaan yang mantap Perkongsian amalan baik EKSA Projek perintis EKSA

37. 37. 29 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Penutup Melalui pelaksanaan EKSA, diharapkan jabatan/agensi memperoleh manfaat dan faedah yang positif, iaitu bekerja dalam persekitaran yang kondusif seterusnya dapat meningkatkan produktiviti organisasi masing-masing. Sebarang pertanyaan berhubung pelaksanaan EKSA boleh diajukan kepada Bahagian Perundingan Pengurusan 2 melalui: E-mel : eksa@mampu.gov.my Telefon : 03-8000 8000 Faks : 03-8888 3565 Pensijilan EKSA

38. 38. Lampiran

39. 39. 32 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Lampiran 1 Komponen Penilaian EKSA

40. 40. 33 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pembudayaan Amalan Hijau

41. 41. 34 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) KOMPONENGENERIK KOMPONENA KEPERLUANUTAMAPELAKSANAAN12345MARKAH A1)DasarEKSA 1Menyediakangarispanduan selarasdenganDasarEKSAagensi. Garispanduan tidakdisediakan Garispanduan disediakan kepada sebahagian wargaagensi Garispanduan disediakan kepadasemua wargaagensi 2MenyebarDasardanGaris PanduanEKSAsertamemastikan semuawargakerjamemahaminya. DasardanGaris PanduanEKSA tidakdisebarkan DasardanGaris PanduanEKSA disebardan difahamioleh sebahagian warga DasardanGaris PanduanEKSA disebardan difahamioleh semuawarga 3MemastikanEKSAdiamalkandan dipatuhiolehsemuawargaagensi. EKSAtidak diamalkandan dipatuhioleh wargaagensi EKSAdiamalkan dandipatuhi olehsebahagian wargaagensi EKSAdiamalkan dandipatuhi olehsemua wargaagensi 4Memastikandokumentasi berkaitanpelaksanaanEKSA disusundenganteraturdan sentiasadikemaskinitermasuk perkarayangberikut: i.Minitmesyuarat ii.SuratlantikanJawatankuasa iii.LaporanaktivitiJawatankuasa Dokumentasi tidakteraturdan tidakdikemas kini Sebahagian dokumentasi teraturdan dikemaskini Semua dokumentasi teraturdan dikemaskini

42. 42. 35 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) KOMPONENGENERIK KOMPONENA KEPERLUANUTAMAPELAKSANAAN12345MARKAH 5Mewujudkankeseragaman pelaksanaanEKSAseperti ketetapanagensi/garispanduan yangdibangunkanolehagensi. Tiada keseragaman Keseragaman padasebahagian agensi Keseragaman pada keseluruhan agensi 6a)Menyediakandanmemaparkan sudutEKSAditempatyang strategik(secaramayaatauﬁzikal) danmengandungiperkaraseperti yangberikut: i.DasarEKSAagensi ii.Cartaorganisasi iii.Gambaraktivitisebelumdan selepas iv.Pelanlantai v.Cartaperbatuansemasa vi.Informasi/hebahan vii.TarikhkemaskinisudutEKSA SudutEKSA tidakdisediakan SudutEKSA disediakan tetapihanya mengandungi duaperkara seperti dicadangkan SudutEKSA disediakan tetapihanya mengandungi tigahingga empatperkara seperti dicadangkan SudutEKSA mengandungi semuaperkara seperti dicadangkan SudutEKSA mengandungi semuaperkara sepertidicadang sertadipaparkan secarakreatifdan inovatif b)Memastikanmaklumatdan bahanyangdipaparkansentiasa dikemaskinidandalamkeadaan baik. Tidakterkinidan tidakberada dalamkeadaan baik Sebahagian sahajayang terkinidandalam keadaanbaik Terkinidan beradadalam keadaanbaik

43. 43. 36 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) KOMPONENGENERIK KOMPONENA KEPERLUANUTAMAPELAKSANAAN12345MARKAH A2)JawatankuasaPelaksanaEKSA 7a)Membentukdanmelantik JawatankuasaPelaksanaEKSA yangterdirisekurang-kurangnya tigaJawatankuasasepertiyang berikut: i.JawatankuasaLatihan ii.JawatankuasaPromosi iii.JawatankuasaAudit Jawatankuasa pelaksanatidak dibentukdan tidakdilantik Jawatankuasa pelaksana dibentuk dandilantik tetapihanya mempunyai satuhinggadua jawatankuasa yangdisyorkan Jawatankuasa pelaksana dibentukdan dilantikserta mempunyai semua jawatankuasa yangdisyorkan b)Melantikfasilitatorterlatih sebagaipakarrujukpelaksanaan EKSA. Fasilitatortidak dilantik Fasilitator dilantiktapitidak terlatih Fasilitatortelah dilantikdan terlatih 8Merancangdanmelaksana program/aktivitiEKSAsecara berkalasepertiyangberikut: i.Menyediadanmengemas kinicartaperbatuanaktiviti ii.Menyebarmaklumatlatihan, promosidanaudit iii.Melaksanaprogram pengayaanilmu Program/aktiviti EKSAtidak dirancangdan dilaksanakan Program/aktiviti EKSAdirancang tetapitidak dilaksanakan Program/aktiviti EKSAdirancang dandilaksanakan

44. 44. 37 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) KOMPONENGENERIK KOMPONENA KEPERLUANUTAMAPELAKSANAAN12345MARKAH A3)PenglibatanPengurusanAtasan 9Melibatkanpengurusanatasan sebagaipenaung/penasihatEKSA. Pengurusan atasanbukan penaung/ penasihatEKSA Pengurusan atasansebagai penaung/ penasihatEKSA 10Melibatkanpengurusanatasan dalamaktivitiEKSAseperti programkesedaran/pendedahan danlawatan. Programtidak dilaksanakan Mempunyai program kesedaran/ pendedahan yangkurangaktif Mempunyai program kesedaran/ pendedahan yangaktiftanpa penglibatan pengurusan atasan Mempunyai program kesedaran/ pendedahan yangaktif dengan sebahagiannya melibatkan pengurusan atasan Mempunyai program kesedaran/ pendedahan yangaktif dengan penglibatan pengurusan atasan sepenuhnya 11Membentangdanmelaporkan pelaksanaanaktivitiEKSAdalam mesyuaratpengurusan. AktivitiEKSA tidakdibentang dandilaporkan dalammesyuarat pengurusan Sebahagian aktivitiEKSA dibentangdan dilaporkan dalammesyuarat pengurusan Semuaaktiviti EKSAdibentang dandilaporkan dalammesyuarat pengurusan

45. 45. 38 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) KOMPONENGENERIK KOMPONENA KEPERLUANUTAMAPELAKSANAAN12345MARKAH A4)PenilaianKendiri(SelfAssessment) 12Melaksanaauditpematuhan/audit dalamsecaraberterusansama adaolehjawatankuasadalaman atauagensiluar/lainsekurang- kurangnyaduakalisetahun. Audit dalamtidak dilaksanakan Auditdalam dilaksanakan sekalidalamsatu tahun Auditdalam dilaksanakan mengikutjadual 13Menyebarkanhasil/laporanaudit dalamuntukmaklumandan tindakansusulanwargaagensi. Hasil/laporan auditdalamtidak disebarkan Hasil/laporan auditdalam disebarkan kepada sebahagian warga Hasil/laporan auditdalam disebarkan kepadasemua warga 14MengemukakanLaporanPenilaian KendirikepadaMAMPUselepas setahunmenerimapensijilan (hanyauntukpensijilansemula). Laporan Penilaian Kendiritidak dikemukakan kepadaMAMPU Laporan PenilaianKendiri dikemukakan kepadaMAMPU

46. 46. 39 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) KOMPONENGENERIK KOMPONENA KEPERLUANUTAMAPELAKSANAAN12345MARKAH A5)Pengiktirafan 15Melaksanakanprogram pengiktirafanEKSAdiperingkat agensiseperticontohanugerah yangberikut: i.ZonTerbaik ii.BilikTerbaik iii.BahagianTerbaik iv.RuangKerjaTerbaik v.TandasTerbaik vi.HasilKreativitiTerbaik vii.AnugerahAmalanHijau Terbaik Program pengiktirafan tidak dilaksanakan Satuhingga duaprogram pengiktirafan dilaksanakan Sekurang- kurangnya tigaprogram pengiktirafan dilaksanakan Empatprogram pengiktirafan dilaksanakan Limaatau lebihprogram pengiktirafan dilaksanakan 16Menerimapengiktirafandan ditandaarassamaadadi peringkatjabatan/daerah/negeri/ kebangsaanataulain-lain. Tiada pengiktirafan diterima/tidak ditandaarasoleh agensilain Menerima pengiktirafan tetapitidak ditandaarasoleh agensilain Menerima pengiktirafan danditandaaras olehagensilain 17Menyebarkandanmempamerkan maklumatmengenaiprogram pengiktirafankepadasemua wargaagensi. Program pengiktirafan tidakdisebarkan Program pengiktirafan disebarkandan dipamerkan kepada sebahagian warga Program pengiktirafan disebarkandan dipamerkan kepadasemua warga

47. 47. 40 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) KOMPONENGENERIK KOMPONENA KEPERLUANUTAMAPELAKSANAAN12345MARKAH A6)PembudayaanKreativitidanInovasi 18Melaksanakaninovasi/amalan baik(bestpractice)yangboleh meningkatkanproduktivitidan kualitikerjawarga. Programinovasi/ amalanbaik(best practice)tidak dilaksanakan Programinovasi/ amalanbaik (bestpractice) dilaksanakan 19Melaksanakanprogramkreativiti daninovasiseperticontohyang berikut: i.Kreativitimenggunakan baranganterpakai ii.Barangterpakaiuntukhiasan iii.Hiasan/kegunaanEKSA Program kreativitidan inovasitidak dilaksanakan Program kreativiti daninovasi dilaksanakan

48. 48. 41 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) KOMPONENGENERIK KOMPONENA KEPERLUANUTAMAPELAKSANAAN12345MARKAH A7)TindakanPenjimatan/GoGreen 20a)Melaksanakanprogram penjimatantenaga/sumbersecara menyeluruhseperticontoh- contohberikut: i.Notis/arahanpenjimatan tenaga ii.Penggunaanlampu/peralatan jimattenaga(saveenergy) iii.Penetapansuhuoptimum iv.Penjimatankertas v.Penjimatanair vi.Kempenhijau Tidak melaksanakan program penjimatan tenaga Melaksanakan sekurang- kurangnya duaprogram penjimatan tenaga Melaksanakan sekurang- kurangnya tigaprogram penjimatan tenaga b)Melaksanakanprogram/usaha kitarsemulaperingkatagensi. Tiadaprogram/ usahakitar semula dilaksanakan Program/usaha kitarsemula dilaksanakan c)Menyediakananalisis penjimatan,contohnya: i.Kos ii.Masa iii.TenagaPekerja iv.Ruang Tiadaanalisis penjimatan disediakan Analisis penjimatan disediakan JUMLAHSKOR(KOMPONENA) JumlahMarkah:/120X100%=% (JumlahMarkahDiperolehDibahagidenganJumlahMarkahPenuhbagiSemuaKriteriayangBerkaitanX100%)

49. 49. 42 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) KOMPONENB RUANGTEMPATKERJA/PEJABAT12345MARKAH FIZIKAL B1)Lantai 1Memastikanlantaimemenuhi kriteriayangberikut: i.Selamatdantidaklicin ii.Tiadakekotoran/sampahdi lantai iii.Tidakberlubang/pecahatau rosak iv.Tongsampahdisediakan TidakbersihBersihdan memenuhisatu kriteria Bersihdan memenuhidua kriteria Bersihdan memenuhitiga kriteria Bersihdan memenuhi semuakriteria 2Menyediakanprogram pemantauandanmemastikan jadualpembersihandipatuhi. Tiadaprogram pemantauan Menyediakan program pemantauan tetapitidak dipatuhi Menyediakan program pemantauandan dipatuhi B2)DindingdanSiling 3Memastikandindingdansiling bersihdaripadakekotorandan dalamkeadaanbaik. Dindingkotor danrosak Dindingdalam keadaanbaik tetapitidak bersih Dindingdalam keadaanbaik danbersih

50. 50. 43 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) KOMPONENB RUANGTEMPATKERJA/PEJABAT12345MARKAH 4Menyediakanhiasanyang bersesuaiandanselarasdengan imejkorporat. Hiasan keterlaluandan tidakbersesuaian Hiasan sederhanatetapi tidakselaras denganimej korporat Hiasan bersesuaiandan selarasdengan imejkorporat B3)LampudanSoket 5Memastikansemualampubersih, berfungsidandalamkeadaan baik. Adalampuyang rosak Semualampu berfungsi Semualampu bersih,berfungsi dandalam keadaanbaik 6Memastikansoketelektrik berfungsidandalamkeadaan baik. Soketelektrik tidakberfungsi Sebahagian soketelektrik berfungsidan dalamkeadaan baik Semuasoket elektrikberfungsi dandalam keadaanbaik KEPERLUANUMUM B4)SusunAturPeralatan 7Menyeragamkansusunanlaci meja/kekakibolehgerak(mobile pedestal). Susunanlaci meja/kekaki bolehgerak (mobilepedestal) tidakseragam Sebahagian susunanlaci meja/kekaki bolehgerak (mobilepedestal) seragam Semuasusunan lacimeja/kekaki bolehgerak (mobilepedestal) seragam

51. 51. 44 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) KOMPONENB RUANGTEMPATKERJA/PEJABAT12345MARKAH 8Memastikanperalatankerja diruangkerja/kubikeldalam keadaanteraturdankemas: i.Komputer ii.Dulang(Tray)Keluar/Masuk iii.Folder/fail iv.Perhiasantidakketerlaluan v.Kedudukanlaci Semuaperalatan tidakteraturdan tidakkemas Sebahagian peralatanteratur dankemas Semuaperalatan teraturdan kemas B5)KeadaanPeralatan 9Menyusunalattulisdengankemas danteraturdiatasmeja/dulang (tray)/dalamlaci. Alattulistidak disusundengan kemasdan teratur Sebahagianalat tulisdisusun dengankemas danteratur Semuaalattulis disusundengan kemasdan teratur 10Memastikansemuaperalatan dalamkeadaanbaikdanboleh digunakan. Semuaperalatan tidakdalam keadaanbaik dantidakboleh digunakan Sebahagian peralatandalam keadaanbaik danboleh digunakan Semuaperalatan dalamkeadaan baikdanboleh digunakan 11Memastikantanda/label bersesuaianbagibarangyang disimpandalamruangtertentu/ laci. Tiadatanda/ labelbagibarang yangdisimpan Sebahagian barangyang disimpan bertanda/ berlabel Semuabarang yangdisimpan bertanda/ berlabel

52. 52. 45 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) KOMPONENB RUANGTEMPATKERJA/PEJABAT12345MARKAH 12Memastikansemuaperalatan bebasdaripadadebu,bersihdan kemas. Semuaperalatan berdebu,tidak bersihdantidak kemas Sebahagian peralatan berdebu,tidak bersihdantidak kemas Semuaperalatan tidakberdebu, bersihdankemas 13Mempamerkantatacara penggunaanuntukperalatan gunasama(yangbersesuaian) Tiadatatacara penggunaan dipamerkan Mempamerkan tatacara penggunaan padasebahagian peralatanguna sama Mempamerkan tatacara penggunaan denganjelasdan mudahdifahami padasemua peralatanguna sama 14Mempamerkanarahan/notisbagi memastikanperalatandisusun kemas. Tiadaarahan/ notisdipamerkan Arahan/notis dipamerkan disebahagian tempat(yang bersesuaian) Arahan/notis dipamerkan disemua tempat(yang bersesuaian) B6)PelabelandanPapanTanda/TandaArah 15Menyediakantandanama pegawai/kakitanganpadabilik ataukubikelyangseragam Tiadatanda namapadabilik/ kubikel Sebahagian bilik/kubikel memaparkan tandanama pegawaiyang seragam Semuabilik/ kubikel memaparkan tandanama pegawaiyang seragam

53. 53. 46 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) KOMPONENB RUANGTEMPATKERJA/PEJABAT12345MARKAH 16Menyediakanlabelyang bersesuaiandanseragambagi menunjukkanseksyen/unit. TidakberlabelLabellengkap, jelastetapitidak seragam Labellengkap, jelasdan seragam 17Menggunakanpapantanda/tanda arahdengantulisanyangsesuai, jelasdanmudahdibaca. Saizyangtidak sesuaidansukar dibaca Saizyangsesuai tetapisukar dibaca Saizyangsesuai danmudah dibaca 18Meletakkanpapantanda/tanda arahpadakedudukanstrategik danmudahdilihat. Semuapapan tandapada kedudukantidak strategikdan sukardilihat Sebahagian papantanda padakedudukan strategikdan mudahdilihat Semuapapan tandapada kedudukan strategikdan mudahdilihat B7)Perhiasan 19Menyediakanperhiasanyang minimumdanselarasdenganimej korporat. Hiasanyang keterlaluandan tidakberimej korporat Hiasanminimum tetapitidak selarasdengan imejkorporat Hiasanminimum danselaras denganimej korporat 20Memastikanperhiasanyang digunakantidakberdebudan dalamkeadaanbaik. Perhiasan berdebudan usang Sebahagian perhiasan dalamkeadaan baikdantidak berdebu Perhiasandalam keadaanbaik, bersihdantidak berdebu

54. 54. 47 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) KOMPONENB RUANGTEMPATKERJA/PEJABAT12345MARKAH B8)KeperluanUmum 21Menyediadanmemaparkanpelan lantaidibilik/ruanggunasama yangmudahdilihat. Pelanlantaitidak disediakan Sebahagian bilik/ruang menyediakan pelanlantaiyang jelasdifahami Semua bilik/ruang menyediakan pelanlantaiyang jelasdifahami 22Menyediadanmemaparkanpelan lampudibilik/ruanggunasama yangmudahdilihat(sekiranya melebihiduasuis). Pelanlampu tidakdisediakan Sebahagian bilik/ruang menyediakan pelanlampu yangjelas difahami Semua bilik/ruang menyediakan pelanlampu yangjelas difahami 23MemaparkanSenaraiAsetAlih Kerajaan(KEW.PA-7)disemua bilik/ruang. KEW.PA-7tidak dipaparkan Sebahagian bilik/ruang menyediakan KEW.PA-7tetapi tidakdikemas kini Sebahagian bilik/ruang menyediakan KEW.PA-7dan dikemaskini Semua bilik/ruang menyediakan KEW.PA-7tetapi tidakdikemas kini Semua bilik/ruang menyediakan KEW.PA-7dan dikemaskini 24MelantikPegawai BertanggungjawabatauPerson- in-Charge(PIC)bagisetiapruang/ bilikgunasamabersertanombor telefonuntukdihubungi. PICtidakdilantik bagisetiap ruang/bilik Sebahagian ruang/bilik mempunyai PICtetapitidak mempunyai nomboruntuk dihubungi Sebahagian ruang/bilik mempunyaiPIC danmempunyai nomboruntuk dihubungi Semuaruang/ bilikmempunyai PICtetapitiada nomboruntuk dihubungi Semuaruang/ bilikmempunyai PICdannombor untukdihubungi

55. 55. 48 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) KOMPONENB RUANGTEMPATKERJA/PEJABAT12345MARKAH 25Menyediadanmemaparkan etika/tatacarapenggunaanbilik gunasamadenganjelas. Etika/tatacara biliktidak disediakan Etika/tatacara bilikdisediakan tetapitidakjelas Etika/tatacara bilikdisediakan denganjelas 26Merencanakaninisiatif/tindakan proaktifpembaikansekiranya berlakukerosakandengansegera (jikaada). TiadainisiatifMerencanakan inisiatif/tindakan pembaikan proaktif RUANGKERJA B9)MejaKerjaWarga/KubikelKerja 27Memastikanmejakerjakemasdan peralatandisusundenganbaik. Mejakerjatidak kemasdan peralatantidak disusundengan baik Sebahagianmeja kerjakemas danperalatan disusundengan baik Semuameja kerjakemas danperalatan disusundengan baik 28Menyediakanperhiasanyang minimumdanselarasdenganimej korporat. Hiasanyang keterlaluandan tidakberimej korporat Hiasanminimum tetapitidak selarasdengan imejkorporat Hiasanminimum danselaras denganimej korporat

56. 56. 49 PanduanPelaksanaan EKOSISTEMKONDUSIFSEKTORAWAM(EKSA) KOMPONEN B RUANG TEMPAT KERJA/PEJABAT 1 2 3 4 5 MARKAH B10) Bilik Pegawai 29 Memastikan meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik. Meja kerja tidak kemas dan peralatan tidak disusun dengan baik Sebahagian meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik Semua meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik 30 Memastikan susunan perabot kemas. Perabot tidak disusun kemas Sebahagian perabot disusun kemas Semua perabot disusun kemas 31 Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat. Hiasan yang keterlaluan dan tidak berimej korporat Hiasan minimum tetapi tidak selaras dengan imej korporat Hiasan minimum dan selaras dengan imej korporat B11) Stor Peralatan Pejabat 32 Memastikan stor memenuhi kriteria yang berikut: i. Bersih; ii. Tidak berdebu; iii. Susunan kemas dan teratur Tidak memenuhi kriteria Memenuhi dua kriteria Memenuhi semua kriteria

57. 57. 50 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) KOMPONENB RUANGTEMPATKERJA/PEJABAT12345MARKAH 33Menyediakansistemrekod inventoriyangjelasdanteratur bagimemudahkancapaian barangandengancepatdan pantas. Tidak menyediakan sistem Sistemkurang jelasdantidak teratur Sistemjelasdan teratur 34Menyediakanlabelpadasetiap ruangletakbarang/bahan. TiadalabelSebahagian ruangletak barang/bahan berlabel Semuaruang letakbarang/ bahanberlabel 35Menyediakanetikapenggunaan danperaturanpengambilan barangandaristoruntukdipatuhi wargakerja. Tidak menyediakan etika penggunaan Etika penggunaan disediakantetapi tidakdipaparkan kepadawarga kerja Etika penggunaan disediakandan dipaparkan kepadawarga kerja 36Menyediakankadinventoristok denganmaklumatyangsentiasa dikemaskini. Tidak menyediakan kadinventori Sebahagian barangsahaja memaparkan kadinventoridan tidakdikemas kini Sebahagian barang memaparkan kadinventori dandikemaskini Semuabarang memaparkan kadinventori tetapitidak dikemaskini Semuabarang memaparkan kadinventori dansentiasa dikemaskini

58. 58. 51 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) KOMPONENB RUANGTEMPATKERJA/PEJABAT12345MARKAH 37Memastikantiadabahan/ peralatanyangtidakdiperlukan turutdisimpandidalamstor. Terdapatbahan/ peralatantidak diperlukan disimpandan tidakdisusun dengankemas Terdapatbahan/ peralatantidak diperlukan disimpantetapi disusundengan kemas Tiadabarang/ peralatantidak diperlukan disimpandalam stor 38Menyediakanpenandaaras minimumbarangdalamstor. Tiadapenanda arasminimum Penandaaras minimum disediakanpada sebahagian barangsahaja Penandaaras minimum disediakanpada semuabarang B12)BilikFail 39Memastikanbilikfailmemenuhi kriteriayangberikut: i.Bersih ii.Tidakberdebu iii.Tersusun iv.Kemas Tidakmemenuhi kriteria Memenuhi sebahagian kriteria Memenuhi kesemuakriteria 40Memastikanperalatan,kabinet danrakberadadalamkeadaan teratur,baikdankemas Tidakteratur, tidakbaikdan tidakkemas Sebahagian peralatan, kabinetdanrak dalamkeadaan teratur,baikdan kemas Semuaperalatan, kabinetdanrak dalamkeadaan teratur,baikdan kemas

59. 59. 52 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) KOMPONENB RUANGTEMPATKERJA/PEJABAT12345MARKAH 41Memastikanfaildisusunkemas dengantekniksusunanyang berkesanbagimemudahkan carian/capaiandalamtempoh30 saat. Failberselerak dantidakteratur. Faildisusun kemastetapi tidakteratur Faildisusun kemasdan teratur 42Menyediakansenaraiindeksdan nomborfail. Senaraiindeks dannomborfail tidakdisediakan Senaraiindeks dannomborfail disediakan 43Menyediakanlabelyangjelasdan mudahdilihatpadasetiapfail/ dokumenyangmengandungi: i.Tajukfail ii.Nomborsusunanfail TiadalabelSebahagian sahajaberlabel Setiapfail/ dokumen berlabel 44Menyediakansistemkawalan danpergerakanfailuntuksemua kategorifailaktif/failtidakaktif/ failtutup. Sistemkawalan danpergerakan failtidak disediakan Sistemkawalan danpergerakan faildisediakan tetapitidak dikemaskini Sistemkawalan danpergerakan faildisediakan dandikemaskini

60. 60. 53 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) KOMPONENB RUANGTEMPATKERJA/PEJABAT12345MARKAH B13)Sudut/BilikCetak/Dokumentasi 45Memastikansudut/bilikcetak/ dokumentasimemenuhikriteria yangberikut: i.Bersih ii.Tidakberdebu iii.Tersusun iv.Kemas v.Selamat Tidakmemenuhi kriteria. Hanyadua kriteriadipenuhi Hanyatiga kriteriadipenuhi Hanyaempat kriteriadipenuhi Memenuhi kesemuakriteria 46Memastikanperalatan,kabinet danrakberadadalamkeadaan teratur,baikdankemas Tidakteratur, tidakbaikdan tidakkemas Sebahagian peralatan, kabinetdanrak dalamkeadaan teratur,baikdan kemas Semuaperalatan, kabinetdanrak dalamkeadaan teratur,baikdan kemas B14)BilikPemandu 47Memastikanmejakerjakemas, bersihdanperalatandisusun denganbaik. Mejakerjatidak kemas,tidak bersihdan peralatantidak disusundengan baik Sebahagian mejakerja kemas,bersih danperalatan disusundengan baik Semuameja kerjakemas, bersihdan peralatan disusundengan baik

61. 61. 54 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) KOMPONENB RUANGTEMPATKERJA/PEJABAT12345MARKAH 48Menyediakanperhiasanyang minimumdanselarasdenganimej korporat. Hiasanyang keterlaluandan tidakberimej korporat Hiasanminimum tetapitidak selarasdengan imejkorporat Hiasanminimum danselaras denganimej korporat B15)BilikServer/Terperingkat 49Memastikanbilikserver/ terperingkatmemenuhikriteria yangberikut: i.Bersih ii.Tidakberdebu iii.Tersusun iv.Kemas v.Selamat Tidakmemenuhi kriteria. Memenuhisatu kriteria Memenuhidua kriteria Memenuhitiga hinggaempat kriteria Memenuhi kesemuakriteria JUMLAHSKOR(KOMPONENB) JumlahMarkah:/245X100%=% (JumlahMarkahDiperolehDibahagidenganJumlahMarkahPenuhbagiSemuaKriteriayangBerkaitanX100%)

62. 62. 55 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) KOMPONENC TEMPATUMUM12345MARKAH C1)LobiUtama/RuangHadapan 1Memastikanpersekitaranlobi utama/ruanghadapansentiasa bersih,kemas,ceriadanselaras denganimejkorporat. Persekitaran lobikotor,tidak kemas,tidak ceriadantidak selarasdengan imejkorporat Persekitaranlobi bersihdankemas tetapikurang ceriadantidak selarasdengan imejkorporat Persekitaranlobi bersih,kemas ceriaselaras denganimej korporat 2Mempamerkanmaklumat korporatberkaitanagensiyang terkiniseperticontohyang berikut: i.Visi; ii.Misi; iii.MaklumatPengurusan Atasan; iv.Moto;dan v.PiagamPelanggan Tiadamaklumat dipaparkan Sebahagian maklumatyang dipaparkandan terkini Semuamaklumat yangdipaparkan danterkini 3Menyediakanperkarasepertiyang berikutdilobiutama: i.Bukukedatanganpelawat ii.Direktoripegawai iii.Sudutinformasiuntuk pelanggan iv.Perhiasanyangbersesuaian denganimejkorporat Tidak menyediakan semuaperkara yangdisyorkan Menyediakan satuhinggatiga perkarayang disyorkan Menyediakan semuaperkara yangdisyorkan

63. 63. 56 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) KOMPONENC TEMPATUMUM12345MARKAH C2)KaunterUtama 4Memastikankaunterutama berimejkorporatdanmemenuhi kriteriayangberikut: i.Sistemmaklumbalas pelanggan ii.Direktoriwargaagensi iii.Borang-borang/brosur berkaitan iv.Bahanbacaan/informasi v.Infomengenaiagensi/ piagampelanggan vi.Maklumatkadarbayaran (sekiranyaada) Kaunter menyediakan satukriteriayang disyorkan Kaunter menyediakan duakriteriayang disyorkan Kaunter menyediakan semuakriteria yangdisyorkan 5Memastikankauntersentiasa bersih,kemasdanceria. Kauntertidak bersih,tidak kemasdantidak ceria Kaunterbersih dankemastetapi tidakceria Kaunterbersih, kemasdanceria 6Memastikanusaha-usaha delightingthecustomerseperti persekitaranyangkondusif dankemudahansokongan dilaksanakan. Usaha-usaha delightingthe customertidak dilaksanakan Usaha-usaha delighting thecustomer dilaksanakan

64. 64. 57 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) KOMPONENC TEMPATUMUM12345MARKAH 7Menyediakanperkhidmatanyang mesrapelanggan. Perkhidmatan yangtidakmesra pelanggan Perkhidmatan yangmesra pelanggan 8Menyediadanmemaparkancarta aliranperkhidmatanyangdikemas kini. TidakdisediakanCartaaliran perkhidmatan disediakantetapi tidakdikemas kini Cartaaliran perkhidmatan disediadan dikemaskini C3)RuangMenunggu 9Menyediadanmemastikansofa/ tempatdudukdanbahanbacaan dalamkeadaanbaik,bersih, teraturdanceriaselarasdengan imejkorporat. Sofa/tempat dudukdan bahanbacaan tidakdisediakan Sofa/tempat duduk disediakantetapi tiadabahan bacaan Sofa/tempat dudukdan bahanbacaan bersesuaian disediakan 10Memastikansemuaperalatandan hiasandalamkeadaanbersih, kemasdanteratur. Semuaperalatan kotor,tidak kemasdantidak teratur Sebahagian peralatanbersih, kemasdan teratur Semuaperalatan bersih,kemas danteratur 11Menyediakantongsampahyang bersesuaiandanmencukupi. Tongsampah tidakdisediakan Tongsampah disediakantetapi tidakbersesuaian dantidak mencukupi Tongsampah yangbersesuaian danmencukupi disediakan

65. 65. 58 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) KOMPONENC TEMPATUMUM12345MARKAH C4)LaluanUtama/Koridor 12Memastikansusunanperalatan atauhiasansepanjanglaluan kemas,bersihdanteratur. Semuasusunan peralatanatau hiasantidak kemas,tidak bersihdan berserabut Sebahagian susunan peralatanatau hiasankemas, bersihdan teratur Semuasusunan peralatanatau hiasankemas, bersihdan teratur 13Memastikantiadahalangan disemualaluandanpintu kecemasan. Terdapat halangandi semualaluan danpintu kecemasan Terdapat halangandi sebahagian laluandanpintu kecemasan Tiadahalangan disemualaluan danpintu kecemasan C5)BilikMesyuarat 14Memastikansemuaperalatan sepertikerusi,meja,mikrofon, skrinkomputer,projektorberada dalamkeadaanbaik. Semuaperalatan tidakberfungsi Sebahagian peralatan berfungsi denganbaik Semuaperalatan berfungsi denganbaik 15Memastikanpersekitaranbilik mesyuaratbersih,kemasdan selamat. Persekitaran bilikkotor,tidak kemasdantidak selamat Persekitaran bilikbersihdan kemastetapi tidakselamat Persekitaranbilik bersih,kemas danselamat

66. 66. 59 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) KOMPONENC TEMPATUMUM12345MARKAH C6)Perpustakaan/PusatSumber 16Memastikanruangperpustakaan/ pusatsumberbersih,kemasdan teratur. Ruang perpustakaan kotor,tidak kemasdantidak teratur Ruang perpustakaan bersihtetapi tidakkemasdan tidakteratur Ruang perpustakaan bersih,kemas danteratur 17Menyediakansistemsusunan/ capaian/labelbahanbacaanyang memudahkanpelanggan. Sistemsusunan/ capaiantidak disediakan Sistemsusunan/ capaian/label menyukarkan pelanggan Sistemsusunan/ capaian/label memudahkan pelanggan 18Menyediakansistemrekod kawalanuntukmemudahkan pemantauanbahanbacaan. Tiadasistem rekodkawalan Sistemrekod kawalandisedia, tetapitidak dikemaskini Sistemrekod kawalandisedia dandikemaskini C7)Surau/BilikSolat 19Memastikanbarang-barang/ peralatanyangberikutdalam keadaanbaik,bolehdigunakan dandalamkeadaanbersih: i.Telekung ii.Sejadah;dan iii.Penyidai Peralatandalam keadaantidak baikdantidak memenuhi kriteriayang disyorkan Sebahagian peralatandalam keadaanbaik danmemenuhi kriteriayang disyorkan Semuaperalatan dalamkeadaan baikdan memenuhi semuakriteria yangdisyorkan

67. 67. 60 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) KOMPONENC TEMPATUMUM12345MARKAH 20Menyediakankemudahanberikut: i.Tandaarahkiblat ii.Rakmenyimpanal-Qurandan bahanbacaan iii.Tempatletak/rakkasut iv.Selipar Hanyasatu kemudahan disediakan Duakemudahan disediakan Semua kemudahan disediakan 21Memastikanal-Quran/bahan bacaansentiasakemasdandalam keadaanbaik. al-Quran/bahan bacaantidak kemasdantidak dalamkeadaan baik Sebahagian al-Quran/bahan bacaankemas dandalam keadaanbaik Semuaal-Quran/ bahanbacaan kemasdan dalamkeadaan baik 22Memastikansurau/biliksolat sentiasabersih,teratur,kemasdan selesa. Surau berkeadaantidak bersih,berdebu dantidakselesa Surau berkeadaan bersih,tidak berdebutetapi tidakselesa Surau berkeadaan bersih,tidak berdebudan selesa 23Memastikansurautidakberbau (bauyangmenyenangkan) Bausurautidak menyenangkan Bausurau menyenangkan

68. 68. 61 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) KOMPONENC TEMPATUMUM12345MARKAH 24Memastikantempatwudukbersih.Tempatwuduk kotor Tempatwuduk bersih C8)Lif 25Memastikanlifberadadalam keadaanbaik,bersihdan berfungsi. Lifrosakdan kotor Sebahagianlif dalamkeadaan baikdanbersih Semualifdalam keadaanbaik danbersih 26Menyediakanmaklumatpegawai untukdihubungisekiranya berlakukecemasan. Tiadamaklumat pegawai disediakan Maklumat pegawaiada disediakan 27Memaparkannamabahagian/ seksyenbagisetiaparasdengan jelas. TidakdisediakanDisediakantetapi kurangjelas Disediakan denganjelas 28MemaparkansijilPerakuan KeselamatanMesinAngkatyang mengesahkanpenyelenggaraanlif secaraberkala TidakdipaparkanDipaparkan C9)Pantri/TempatMinum 29Memastikanperalatanberada dalamkeadaanbaik,tersusundan bolehdigunakan. Peralatantidak terurusdantidak bolehdigunakan Sebahagian peralatandalam keadaanbaik danboleh digunakan Semuaperalatan dalamkeadaan baikdanboleh digunakan

69. 69. 62 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) KOMPONENC TEMPATUMUM12345MARKAH 30Memastikanpantribersih,tidak berdebudandalamkeadaan terurus. Pantridalam keadaantidak bersih,berdebu dantidakterurus Pantridalam keadaanbersih, tidakberdebu tetapitidak terurus Pantridalam keadaanbersih, tidakberdebu danterurus C10)Tandas 31Memastikanpersekitarantandas bersihdankering. Persekitaran tandaskotordan basah Persekitaran tandasbersih dankering 32Memastikanbautandas menyenangkan. Bauyangtidak menyenangkan Tidak berbau/bau menyenangkan 33Memastikanperalatantandas berfungsidenganbaik. Semuaperalatan tidakberfungsi Sebahagian peralatan berfungsi denganbaik Semuaperalatan berfungsi denganbaik 34Memastikanpengudaraantandas baik. Pengudaraan tidakbaik Pengudaraan baik 35Memaparkanpemaklumanseperti jadualtugas,etikadanperaturan penggunaantandas Tiada pemakluman dipaparkan Sebahagian pemakluman dipaparkan Semua pemakluman dipaparkan

70. 70. 63 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) KOMPONENC TEMPATUMUM12345MARKAH 36Menyediakanperalatantambahan sepertiyangberikut: i.Cecairpencucitangan ii.Tisutangan iii.Bakulsampah/Tongsanitari iv.Cerminmuka v.Bahanpewangi Menyediakan satuperalatan yangdisyorkan Menyediakan duaperalatan yangdisyorkan Menyediakan tigaperalatan yangdisyorkan Menyediakan empatperalatan yangdisyorkan Menyediakan semuaperalatan yangdisyorkan 37MenyediakantandasOKUdan berfungsidenganbaik. Tiadatandas OKU TandasOKU disediakantetapi tidakberfungsi denganbaik TandasOKU disediakan danberfungsi denganbaik JUMLAHSKOR(KOMPONENC) JumlahMarkah:/185X100%=% (JumlahMarkahDiperolehDibahagidenganJumlahMarkahPenuhbagiSemuaKriteriayangBerkaitanX100%)

71. 71. 64 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) KOMPONEND KESELAMATANPERSEKITARAN12345MARKAH D1)PelanTindakanKecemasan 1MenyediakanPelanTindakan Kecemasanyangmengandungi: i.ArahanKeselamatan ii.Latihanpengungsian bangunan,LatihanKebakaran (ﬁre-drill) iii.TandaAmaran iv.Pelanlaluankecemasandan tempatberkumpul v.Tandaarahlaluankecemasan. TiadaPelan Tindakan Kecemasan PelanTindakan Kecemasan mengandungi duakriteriayang disyorkan PelanTindakan Kecemasan mengandungi tigakriteriayang disyorkan PelanTindakan Kecemasan mengandungi empatkriteria yangdisyorkan PelanTindakan Kecemasan mengandungi kesemuakriteria yangdisyorkan 2Menyediakanlampukecemasan yangmudahdilihat,berfungsi denganbaikdantiadahalangan. Tiadalampu kecemasan Adalampu kecemasandan berfungsitetapi terhalang Adalampu kecemasan, berfungsidan tidakterhalang D2)Pendawaian/Kabel 3Memastikanpendawaianelektrik/ telefon/kabelkomputer/mesin/ peralatandalamkeadaankemas, teraturdanselamat. Pendawaian dalamkeadaan tidakkemas, tidakteraturdan tidakselamat Sebahagian pendawaian dalamkeadaan kemas,teratur danselamat Semua pendawaian dalamkeadaan kemas,teratur danselamat

72. 72. 65 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) KOMPONEND KESELAMATANPERSEKITARAN12345MARKAH 4Memastikanplagdilabelkan mengikutkesesuaianperalatan elektrikyangdigunakan. Plagtidak dilabelkan Plagdilabelkan D3)PeralatanPencegahanKebakaran 5Memastikanalatpemadamapi menepatikriteriayangberikut: i.Penyelengaraansecara berkala ii.Mempunyaitatacara penggunaan iii.Berkeadaanbersih iv.Diletakkanditempatyang sesuaidanmudahdicapai Tiadaalat pemadamapi disediakan Alatpemadam apimenepati sebahagian kriteriayang disyorkan Alatpemadam apimenepati kesemuakriteria yangdisyorkan 6Memastikangelunghospemadam apidisediakandanboleh digunakan. Tiadagelunghos pemadamapi disediakan Gelunghos pemadamapi disediakantetapi tidakboleh digunakan Gelunghos pemadamapi disediakandan bolehdigunakan 7Memastikanpilibombatidak dihalangdandalamkeadaanbaik Terdapat halangan Tiadahalangan

73. 73. 66 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) KOMPONEND KESELAMATANPERSEKITARAN12345MARKAH D4)Laluan/TanggaKecemasan 8Memastikanpinturintanganapi sentiasaditutup TidakditutupDitutup 9MemaparkantandaarahKELUAR denganjelas. Tiadatandaarah KELUARyang jelas Sebahagian tandaarah KELUAR dipaparkan denganjelas Semuatanda arahKELUAR dipaparkan denganjelas 10Memastikantiadahalangandi laluan/tangga/pintukecemasan. Terdapat halangandi laluan/tangga kecemasan Tiadahalangan dilaluan/tangga kecemasan D5)Kunci 11Memastikananakkunci dilabelkan/ditandaidan memenuhitatacarakeselamatan. Anakkuncitidak dilabelkan/ ditandai Anakkunci dilabelkan/ ditandaitetapi tidakmemenuhi tatacara keselamatan Anakkunci dilabelkan/ ditandaidan memenuhi tatacara keselamatan 12Memastikananakkuncidisimpan didalamruangpenyimpanan yangselamat. Anakkunci tidakdisimpan didalampeti keselamatan Anakkunci disimpandi dalampeti keselamatan

74. 74. 67 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) KOMPONEND KESELAMATANPERSEKITARAN12345MARKAH 13Memastikansenaraianakkunci disimpandenganselamatoleh pegawaibertanggungjawab. Senaraianak kuncitidak disimpan Senaraianak kuncidisimpan denganselamat 14Menyediakanbukulog peminjamankuncidandikemas kini. Bukulog peminjaman kuncitidak disediakan Bukulog peminjaman kuncidisediakan tetapitidak dikemaskini Bukulog peminjaman kuncidisediakan dandikemaskini JUMLAHSKOR(KOMPONEND) JumlahMarkah:/70X100%=% (JumlahMarkahDiperolehDibahagidenganJumlahMarkahPenuhbagiSemuaKriteriayangBerkaitanX100%)

75. 75. 68 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) KOMPONENE1(AgensiMempunyaiBangunandanKawasanSendiri) KAWASANPERSEKITARANJABATAN12345MARKAH 1Menyediakantempatmeletak kenderaanyangsesuaiuntuk pekerja,pelawatdanOKU. Tiadatempat meletak kenderaan disediakanuntuk pekerja,pelawat danOKU Tempatmeletak kenderaan disediakan, tetapitidak sesuaiuntuk pekerja,pelawat danOKU Tempatmeletak kenderaansesuai untukpekerja, pelawatdanOKU 2Menyediakantanda/garisanyang jelasdiantaralot-lottempatletak kenderaanyangdisediakan. Garisandiantara lot-lotyang disediakantidak jelas Sebahagian garisandi antaralot-lot disediakan denganjelas Semuagarisan diantaralot-lot yangdisediakan jelas 3Menyediakantunjukarahlaluan pelawatyangjelas. Tunjukarah laluanpelawat tidakdisediakan Tunjukarah laluanpelawat disediakantetapi kurangjelas Tunjukarah laluanpelawat disediakan denganjelas 4Memastikankawasanpersekitaran dalamkeadaanbaikdanbersih. Semuakawasan persekitaran tidakberada dalamkeadaan baikdanbersih Sebahagian kawasan persekitaran beradadalam keadaanbaikdan bersih Semuakawasan persekitaran beradadalam keadaanbaikdan bersih 5Memastikanlampujalanberfungsi dandalamkeadaanbaik. Lampujalan tidakdisediakan Sebahagian lampujalan berfungsidan dalamkeadaan baik Semualampu jalanberfungsi dandalam keadaanbaik

76. 76. 69 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) KOMPONENE1(AgensiMempunyaiBangunandanKawasanSendiri) KAWASANPERSEKITARANJABATAN12345MARKAH 6Memastikanjalantidakberlubang dandalamkeadaanbaik. Jalanberlubang dantidakdalam keadaanbaik Jalantidak berlubangdan dalamkeadaan baik 7Memastikantamanpermainan danperalatanditamanpermainan dalamkeadaanbaikdanboleh digunakan(jikaada). Taman permainan danperalatan ditaman permainan dalamkeadaan tidakbaikdan tidakboleh digunakan Taman permainan danperalatan ditaman permainan dalamkeadaan baikdanboleh digunakan 8Menyediakansistemkawalan laluanyangberkesan. Sistemkawalan keluarmasuk tidakdisediakan Sistemkawalan keluarmasuk disediakantetapi tidakberkesan Sistemkawalan keluarmasuk yangberkesan disediakan 9Memastikantanaman/pokok dijagarapidantiadapokokrosak/ matidisekitarkawasan. Tanaman/pokok tidakdijaga denganrapi Sebahagian tanamanpokok dijagadengan rapi Semuatanaman pokokdijaga denganrapi 10Memastikankawasanberumput bersihdanrumputtidakdibiarkan panjang. Kawasanpadang kotordan rumputpanjang Sebahagian kawasan padangbersih danrumput tidakdibiarkan panjang Kawasan padangbersih danrumput tidakdibiarkan panjang

77. 77. 70 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) KOMPONENE1(AgensiMempunyaiBangunandanKawasanSendiri) KAWASANPERSEKITARANJABATAN12345MARKAH 11Menyediakantong/bakulsampah yangbersesuaiandanmencukupi. Tong/bakul sampahtidak bersesuaiandan tidakmencukupi Tong/bakul sampahsesuai danmencukupi 12Memastikankawasan/tong pengumpulansampahbersih, tidakberbaudandiuruskan denganbaik. Kawasan/tong pengumpulan sampahtidak bersih,berbau dantidak diuruskan denganbaik Kawasan/tong pengumpulan sampahbersih, tidakberbau dandiuruskan denganbaik 13Memastikanpondokpengawal dalamkeadaanbaikdanbersih. Pondok pengawaltidak kemasdankotor Pondok pengawaldalam keadaanbaikdan bersih JUMLAHSKOR(KOMPONENE1) JumlahMarkah:/65X100%=% (JumlahMarkahDiperolehDibahagidenganJumlahMarkahPenuhbagiSemuaKriteriayangBerkaitanX100%)

78. 78. 71 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) KOMPONENE2(AgensiMempunyaiBangunandanBerkongsiKawasan) KAWASANPERSEKITARANJABATAN12345MARKAH 1Menyediakantempatmeletak kenderaanyangsesuaiuntuk pekerja,pelawatdanorangkurang upaya(OKU). Tiadatempat meletak kenderaan disediakanuntuk pekerja,pelawat danOKU Tempatmeletak kenderaan disediakan, tetapitidak sesuaiuntuk pekerja,pelawat danOKU Tempatmeletak kenderaansesuai untukpekerja, pelawatdanOKU 2Menyediakantanda/garisanyang jelasdiantaralot-lottempatletak kenderaanyangdisediakan. Garisandiantara lot-lotyang disediakantidak jelas Sebahagian garisandi antaralot-lot disediakan denganjelas Semuagarisan diantaralot-lot yangdisediakan jelas 3Menyediakantunjukarahlaluan pelawatdenganjelas. Tunjukarah laluanpelawat tidakdisediakan Tunjukarah laluanpelawat disediakantetapi kurangjelas Tunjukarah laluanpelawat disediakan denganjelas 4Memastikankawasanpersekitaran dalamkeadaanbaikdanbersih. Semuakawasan persekitaran tidakberada dalamkeadaan baikdanbersih Sebahagian kawasan persekitaran beradadalam keadaanbaikdan bersih Semuakawasan persekitaran beradadalam keadaanbaikdan bersih

79. 79. 72 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) KOMPONENE2(AgensiMempunyaiBangunandanBerkongsiKawasan) KAWASANPERSEKITARANJABATAN12345MARKAH 5Memastikankawasan/tong pengumpulansampahbersih, tidakberbaudandiuruskan denganbaik. Kawasan/tong pengumpulan sampahtidak bersih,berbau dantidak diuruskan denganbaik Kawasan/tong pengumpulan sampahbersih, tidakberbau dandiuruskan denganbaik 6Memastikanlaluankepintumasuk tidakterhalang. Laluankepintu masukterhalang Laluankepintu masuktidak terhalang 7Menyediakanperhiasanminimum selarasdenganimejkorporat agensi. Hiasanyang keterlaluandan tidakterurus Hiasanyang minimumdan menonjolkan imejkorporat JUMLAHSKOR(KOMPONENE2) JumlahMarkah:/35X100%=% (JumlahMarkahDiperolehDibahagidenganJumlahMarkahPenuhbagiSemuaKriteriayangBerkaitanX100%)

80. 80. 73 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) KomponenF:Khusus PUSATLATIHAN 12345MARKAH F1)Bengkel 1Memastikanpersekitaranbengkel bersih,kemasdanselamat. Persekitaran biliktidakbersih, tidakkemasdan tidakselamat Persekitaranbilik bersih,kemas tetapitidak selamat Persekitaranbilik bersih,kemas danselamat 2Memastikansemuaperalatan beradadalamkeadaanbaikdan tersusun. Semuaperalatan tidakberada dalamkeadaan baikdantidak tersusun Sebahagian peralatanberada dalamkeadaan baikdanter- susun Semuaperalatan beradadalam keadaanbaik dantersusun 3Memaparkantatacarapenggu- naanalatanyangbersesuaian. Tiadatatacara penggunaan peralatan Sebahagian tatacarapenggu- naanperalatan dipaparkan Tatacarapenggu- naanperalatan dipaparkan

81. 81. 74 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) PUSATLATIHAN 12345MARKAH F2)RuangSakit(SickBay) 4Memastikanpersekitaranbersih, kemasdanselamat. Persekitaran biliktidakbersih, tidakkemasdan tidakselamat Persekitaranbilik bersih,kemas tetapitidak selamat Persekitaranbilik bersih,kemas danselamat 5Memastikansemuaperalatanasas beradadalamkeadaanbaikdan tersusun. Semuaperalatan tidakberada dalamkeadaan baikdantidak tersusun Sebahagian peralatanberada dalamkeadaan baikdanter- susun Semuaperalatan beradadalam keadaanbaik dantersusun JUMLAHSKOR(PUSATLATIHAN)0 JumlahMarkah:/25X100%=% (JumlahMarkahDiperolehDibahagidenganJumlahMarkahPenuhbagiSemuaKriteriayangBerkaitanX100%)

82. 82. 75 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) HOSPITAL/KLINIK 12345MARKAH F1)BilikRawatan 1Memastikanpersekitaranbilik bersih,kemasdanselamat. Persekitaran biliktidakbersih, tidakkemasdan tidakselamat Persekitaranbilik bersih,kemas tetapitidak selamat Persekitaranbilik bersih,kemas danselamat 2Memastikansemuaperalatan dilabelkandenganbetul,disusun dengankemasdanberadadalam keadaanbaik. Semuaperalatan tidakdilabelkan denganbetul, tidakteraturdan tidakberada dalamkeadaan baik Sebahagian peralatan dilabelkan denganbetul, disusundengan kemasdan beradadalam keadaanbaik Semuaperalatan dilabelkan denganbetul, disusundengan kemasdan beradadalam keadaanbaik 3Menyediakantempat pembuanganberasinganbagi sisaklinikal,domestikdanalatan tajam. Tempat pembuangan berasinganbagi sisaklinikal, domestikdan alatantajam tidakdisediakan Tempat pembuangan berasinganbagi sisaklinikal, domestikdan alatantajam disediakantetapi tidaklengkap Tempat pembuangan berasinganbagi sisaklinikal, domestikdan alatantajam disediakan denganlengkap 4Menyediakansenaraiubattroli kecemasan. Senaraitidak disediakan Senarai disediakantetapi tidaklengkap Senarai disediakan denganlengkap dankemas

83. 83. 76 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) HOSPITAL/KLINIK 12345MARKAH 5Memastikanubattidakrosakatau luputtarikh. Lebih2item rosakatauluput tarikh 1itemrosakatau luputtarikh Semuaubat berkeadaanbaik danbelumluput tarikh F2)PetiSejuk 6Setiapbahandilabelkan,disusun kemasdanberadadalamkeadaan baik. Setiapbahan tidakdilabelkan, berselerakdan tidakberada dalamkeadaan baik Sebahagian bahan dilabelkan, kemasdan beradadalam keadaanbaik Setiapbahan dilabelkan, kemasdan beradadalam keadaanbaik 7Memastikansuhupetisejuk direkoddandikemaskini. TidakdirekodDirekodtetapi tidakdikemas kini Direkoddan dikemaskini F3)Wad 8Memastikanpersekitaranbilik bersih,kemasdanselamat. Persekitaran biliktidakbersih, tidakkemasdan tidakselamat Persekitaranbilik bersih,kemas tetapitidak selamat Persekitaranbilik bersih,kemas danselamat

84. 84. 77 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) HOSPITAL/KLINIK 12345MARKAH 9Memastikansemuaperalatan dilabelkandenganbetul,disusun dengankemasdanberadadalam keadaanbaik. Semuaperalatan tidakdilabelkan denganbetul, tidakteraturdan tidakberada dalamkeadaan baik Sebahagian peralatan dilabelkan denganbetul, disusundengan kemasdan beradadalam keadaanbaik Semuaperalatan dilabelkan denganbetul, disusundengan kemasdan beradadalam keadaanbaik F4)KlinikPakar 10Memastikanpersekitaranbilik bersih,kemasdanselamat. Persekitaran biliktidakbersih, tidakkemasdan tidakselamat Persekitaranbilik bersih,kemas tetapitidak selamat Persekitaranbilik bersih,kemas danselamat 11Memastikansemuaperalatan dilabelkandenganbetul,disusun dengankemasdanberadadalam keadaanbaik. Semuaperalatan tidakdilabelkan denganbetul, tidakteraturdan tidakberada dalamkeadaan baik Sebahagian peralatan dilabelkan denganbetul, disusundengan kemasdan beradadalam keadaanbaik Semuaperalatan dilabelkan denganbetul, disusundengan kemasdan beradadalam keadaanbaik F5)BilikFisioterapi 12Memastikanpersekitaranbilik bersih,kemasdanselamat. Persekitaran biliktidakbersih, tidakkemasdan tidakselamat Persekitaranbilik bersih,kemas tetapitidak selamat Persekitaranbilik bersih,kemas danselamat

85. 85. 78 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) HOSPITAL/KLINIK 12345MARKAH 13Memastikansemuaperalatan dilabelkandenganbetul,disusun dengankemasdanberadadalam keadaanbaik. Semuaperalatan tidakdilabelkan denganbetul, tidakteraturdan tidakberada dalamkeadaan baik Sebahagian peralatan dilabelkan denganbetul, disusundengan kemasdan beradadalam keadaanbaik Semuaperalatan dilabelkan denganbetul, disusundengan kemasdan beradadalam keadaanbaik F6)BilikBersalin 14Memastikanpersekitaranbilik bersih,kemasdanselamat. Persekitaran biliktidakbersih, tidakkemasdan tidakselamat Persekitaranbilik bersih,kemas tetapitidak selamat Persekitaranbilik bersih,kemas danselamat 15Memastikansemuaperalatan dilabelkandenganbetul,disusun dengankemasdanberadadalam keadaanbaik. Semuaperalatan tidakdilabelkan denganbetul, tidakteraturdan tidakberada dalamkeadaan baik Sebahagian peralatan dilabelkan denganbetul, disusundengan kemasdan beradadalam keadaanbaik Semuaperalatan dilabeldengan betul,disusun dengankemas danberada dalamkeadaan baik 16Menyediakantiraibagisetiapkatil pesakitatauruangkhas. Tiraitidak disediakan Tiraidisediakan tetapitidak lengkapatau kemas Tiraiyang disediakan lengkapdan kemas

86. 86. 79 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) HOSPITAL/KLINIK 12345MARKAH F7)BilikX-Ray/CTScan/MRI 17Memastikanpersekitaranbilik bersih,kemasdanselamat. Persekitaran biliktidakbersih, tidakkemasdan tidakselamat Persekitaranbilik bersih,kemas tetapitidak selamat Persekitaranbilik bersih,kemas danselamat 18Memastikansemuaperalatan dilabelkandenganbetul,disusun dengankemasdanberadadalam keadaanbaik. Semuaperalatan tidakdilabelkan denganbetul, tidakteraturdan tidakberada dalamkeadaan baik Sebahagian peralatan dilabelkan denganbetul, disusundengan kemasdan beradadalam keadaanbaik Semuaperalatan dilabelkan denganbetul, disusundengan kemasdan beradadalam keadaanbaik 19Memastikansuhubilikdirekod dandipantaumengikutStandard OperatingProcedure TiadarekodAdarekodtetapi tidakdikemas kini Adarekoddan dikemaskini F8)Farmasi 20Memastikanpersekitaranbilik adalahbersih,kemasdanselamat. Persekitaran biliktidakbersih, tidakkemasdan tidakselamat Persekitaranbilik bersih,kemas tetapitidak selamat Persekitaranbilik bersih,kemas danselamat

87. 87. 80 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) HOSPITAL/KLINIK 12345MARKAH 21Memastikansemuaperalatan dilabelkandenganbetul,disusun dengankemasdanberadadalam keadaanbaik. Semuaperalatan tidakdilabelkan denganbetul, tidakteraturdan tidakberada dalamkeadaan baik Sebahagian peralatan dilabelkan denganbetul, disusundengan kemasdan beradadalam keadaanbaik Semuaperalatan dilabelkan denganbetul, disusundengan kemasdan beradadalam keadaanbaik 22Menyusundanmelabelkanubat- ubatandenganbaikdanteratur. Ubat-ubatan tidakdisusun dandilabelkan denganbaik Sebahagian ubat-ubatan disusun denganbaik dandilabelkan denganbaik Ubat-ubatan disusundan dilabelkan denganbaikdan teratur F9)StorPeralatan/UbatFarmasi 23Memastikanstormemenuhi kriteriasepertiyangberikut: i.Bersih; ii.Tidakberdebu; iii.Susunankemasdanteratur Tidakmemenuhi kriteria Memenuhidua kriteria Memenuhi kesemuakriteria 24Menyediakansistemrekod inventoriyangjelasdanteratur bagimemudahkancapaian barangandengancepatdan pantas. Tidak menyediakan sistem Sistemkurang jelasdantidak teratur Sistemjelasdan teratur

88. 88. 81 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) HOSPITAL/KLINIK 12345MARKAH 25Memastikansemuaperalatan dilabelkandenganbetul,disusun dengankemasdanberadadalam keadaanbaik. Semuaperalatan tidakdilabelkan denganbetul, tidakteraturdan tidakberada dalamkeadaan baik Sebahagian peralatan dilabelkan denganbetul, disusundengan kemasdan beradadalam keadaanbaik Semuaperalatan dilabelkan denganbetul, disusundengan kemasdan beradadalam keadaanbaik 26Menyediakanetikapenggunaan danperaturanpengambilan barangandaristoruntukdipatuhi 0lehwargakerja. Tidak menyediakan etika penggunaan Etika penggunaan disediakantetapi tidakdipaparkan kepadawarga kerja Etika penggunaan disediadan dipaparkan kepadawarga kerja 27Menyediakankadpetak(Kew. PS-4)stokdenganmaklumatyang sentiasadikemaskini. Tidak menyediakan kadpetak Sebahagian sahaja dipaparkandan tidakdikemas kini Sebahagian sahaja dipaparkandan dikemaskini Semua dipaparkan tetapitidak dikemaskini Semua dipaparkandan sentiasadikemas kini 28Memastikantiadabahanatau peralatanyangtidakdiperlukan turutdisimpandidalamstor. Terdapatbahan atauperalatan tidakdiperlukan disimpandan tidakdisusun dengankemas. Terdapatbahan atauperalatan tidakdiperlukan disimpandan disusundengan kemas. Tiadabarang atauperalatan tidakdiperlukan disimpandalam stor.

89. 89. 82 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) HOSPITAL/KLINIK 12345MARKAH 29Menyediakanpenandaaras minimumbarangdalamstor. Tiadapenanda arasminimum Penandaaras minimum disediakanpada sebahagian barangsahaja Penandaaras minimum disediakanpada semuabarang 30Memastikansuhupetisejuk direkodkandandikemaskini. Tidakdirekod langsung Direkodtetapi tidakdikemas kini Direkod sepanjangmasa dandikemaskini 31Ubatdisusunmengikutsistem FirstinFirstOut(FIFO)atauFirst ExpiryFirstOut(FEFO) TiadasistemFIFO atauFEFO SistemFIFO atauFEFO dilaksanakan padasebahagian barangsahaja SistemFIFO atauFEFO dilaksanakan secara menyeluruh F10)BilikMakmal 32Memastikanpersekitaranbilik makmalbersih,kemasdan selamat. Persekitaran biliktidakbersih, tidakkemasdan tidakselamat Persekitaranbilik bersih,kemas tetapitidak selamat Persekitaranbilik bersih,kemas danselamat 33Memastikansemuaperalatan dilabelkandenganbetul,disusun dengankemasdanberadadalam keadaanbaik. Semuaperalatan tidakdilabelkan denganbetul, tidakteraturdan tidakberada dalamkeadaan baik Sebahagian peralatan dilabelkan denganbetul, disusundengan kemasdan beradadalam keadaanbaik Semuaperalatan dilabelkan denganbetul, disusundengan kemasdan beradadalam keadaanbaik

90. 90. 83 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) HOSPITAL/KLINIK 12345MARKAH 34Menyediakantempat pembuanganberasinganbagisisa klinikal,domestik,alatantajam danbahanbuanganberbahaya. Tempat pembuangan berasinganbagi sisaklinikal, domestik,alatan tajamdan bahanbuangan berbahayatidak disediakan Tempat pembuangan berasinganbagi sisaklinikal, domestikdan alatantajam disediakan denganlengkap F11)Bilik/Ruang/KadRekodPerubatan 35Memastikanpersekitaranbilik atauruangrekodperubatan bersih,kemasdanselamat. Persekitaran biliktidakbersih, tidakkemasdan tidakselamat Persekitaranbilik bersih,kemas tetapitidak selamat Persekitaranbilik bersih,kemas danselamat 36Menyediakansistemrekod inventoriyangjelasdanteratur bagimemudahkancapaianrekod dengancepatdanpantas. Tidak menyediakan sistem Sistemkurang jelasdantidak teratur Sistemjelasdan teratur

91. 91. 84 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) HOSPITAL/KLINIK 12345MARKAH 37Menyediakanperaturan pengambilanrekoduntuk dipatuhiwargakerja. Tidak menyediakan etika penggunaan Etika penggunaan disediakantetapi tidakdipaparkan kepadawarga kerja Etika penggunaan disediakandan dipaparkan kepadawarga kerja JUMLAHSKOR(HOSPITAL/KLINIK)0 JumlahMarkah:/185X100%=% (JumlahMarkahDiperolehDibahagidenganJumlahMarkahPenuhbagiSemuaKriteriayangBerkaitanX100%)

92. 92. 85 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) PEJABATKESIHATANDAERAH 12345MARKAH F1)StorUnitBekalanAirdanKebersihanAlamSekeliling(BAKAS) 1Memastikanstormemenuhi kriteriaberikut: i.Bersih; ii.Tidakberdebu; iii.Susunankemasdanteratur Tidakmemenuhi kriteria Memenuhidua kriteria Memenuhi kesemuakriteria 2Menyediakansistemrekodbahan/ peralatanyangjelasdanteratur bagimemudahkancapaian barangandengancepatdan pantas. Tidak menyediakan sistem Sistemkurang jelasdantidak teratur Sistemjelasdan teratur 3Menyediakanlabelpadasetiap bahan/peralatan. TiadalabelSebahagian barangberlabel Semuabarang berlabel 4Menyediakanetikapenggunaan danperaturanpengambilan bahan/peralatandaristoruntuk dipatuhiwargakerja. Tidak menyediakan etika penggunaan Etika penggunaan disediatetapi tidakdipaparkan kepadawarga kerja Etika penggunaan disediadan dipaparkan kepadawarga kerja 5Menyediakankadpetak(Kew. PS-4)stokdenganmaklumatyang sentiasadikemaskini. Tidak menyediakan kadpetak Sebahagian sahaja dipaparkandan tidakdikemas kini Sebahagian sahaja dipaparkandan dikemaskini Semua dipaparkan tetapitidak dikemaskini Semua dipaparkandan sentiasadikemas kini

93. 93. 86 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) PEJABATKESIHATANDAERAH 12345MARKAH 6Memastikantiadabahan/ peralatanyangtidakdiperlukan turutdisimpandidalamstor. Terdapatbahan/ peralatantidak diperlukan disimpandan tidakdisusun dengankemas. Terdapatbahan/ peralatantidak diperlukan disimpandan disusundengan kemas. Tiadabarang/ peralatantidak diperlukan disimpandalam stor. F2)StorVektor 7Memastikanstormemenuhi kriteriasepertiyangberikut: i.Bersih; ii.Tidakberdebu; iii.Susunankemasdanteratur Tidakmemenuhi kriteria Memenuhidua kriteria Memenuhi kesemuakriteria 8Menyediakansistemrekodbahan/ peralatanyangjelasdanteratur bagimemudahkancapaian barangandengancepatdan pantas. Tidak menyediakan sistem Sistemkurang jelasdantidak teratur Sistemjelasdan teratur 9Memaparkanlabelperingatan padabahanberacun/mudah terbakar. TiadalabelSebahagian bahanberlabel Semuabahan berlabel

94. 94. 87 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) PEJABATKESIHATANDAERAH 12345MARKAH 10Menyediakanetikapenggunaan danperaturanpengambilan bahan/peralatandaristoruntuk dipatuhiolehwargakerja. Tidak menyediakan etika penggunaan Etika penggunaan disediakantetapi tidakdipaparkan kepadawarga kerja Etika penggunaan disediadan dipaparkan kepadawarga kerja 11Menyediakankadpetak(Kew. PS-4)stokdenganmaklumatyang sentiasadikemaskini. Tidak menyediakan kadpetak Sebahagian sahaja dipaparkandan tidakdikemas kini Sebahagian sahaja dipaparkandan dikemaskini Semua dipaparkan tetapitidak dikemaskini Semua dipaparkandan sentiasadikemas kini 12Memastikantiadabahan/ peralatanyangtidakdiperlukan turutdisimpandidalamstor. Terdapatbahan/ peralatanyang tidakdiperlukan disimpandan tidakdisusun dengankemas Terdapatbahan/ peralatantidak diperlukan disimpandan disusundengan kemas Tiadabarang/ peralatantidak diperlukan disimpandalam stor JUMLAHSKOR(PEJABATKESIHATANDAERAH)0 JumlahMarkah:/60X100%=% (JumlahMarkahDiperolehDibahagidenganJumlahMarkahPenuhbagiSemuaKriteriayangBerkaitanX100%)

95. 95. 88 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) KLINIKPERGIGIAN 12345MARKAH F1)BilikRawatan 1Memastikansemuaperalatan berlabelberadadalamkeadaan baik. Semuaperalatan tidakberada dalamkeadaan baik Sebahagian peralatanberada dalamkeadaan baikdantersusun Semuaperalatan beradadalam keadaanbaikdan tersusun 2Memastikanpersekitaranbilik bersih,kemasdanselamat. Persekitaranbilik tidakbersih,tidak kemasdantidak selamat Persekitaranbilik bersih,kemas tetapitidak selamat Persekitaranbilik bersih,kemas danselamat F2)BilikX-Ray 3Memastikanpersekitaranbilik bersih,kemasdanselamat. Persekitaranbilik tidakbersih,tidak kemasdantidak selamat Persekitaranbilik bersih,kemas tetapitidak selamat Persekitaranbilik bersih,kemas danselamat 4Memastikansemuaperalatan disusundengankemasdan beradadalamkeadaanbaik. Semuaperalatan tidakdisusun kemasdantidak beradadalam keadaanbaik Sebahagian peralatan disusunkemas danberada dalamkeadaan baik Semuaperalatan disusunkemas danberada dalamkeadaan baik

96. 96. 89 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) KLINIKPERGIGIAN 12345MARKAH 5Memaparkanlabeldanlangkah- langkahkeselamatanradiasidi tempatyangmudahdilihat. Labeldan langkah-langkah keselamatan radiasitidak dipamerkan Sebahagian labeldan langkah-langkah keselamatan radiasi dipamerkan Semualabeldan langkah-langkah keselamatan radiasi dipamerkan F3)BilikMakmal 6Memastikanpersekitaranbilik makmalbersih,kemasdan selamat. Persekitaranbilik tidakbersih,tidak kemasdantidak selamat Persekitaranbilik bersih,kemas tetapitidak selamat Persekitaranbilik bersih,kemas danselamat 7Memastikansemuaperalatan disusundengankemasdan beradadalamkeadaanbaik. Semuaperalatan tidakdisusun kemasdantidak beradadalam keadaanbaik Sebahagian peralatan disusunkemas danberada dalamkeadaan baik Semuaperalatan disusunkemas danberada dalamkeadaan baik 8Menyediakantempat pembuanganberasinganbagisisa klinikal,domestik,alatantajam danbahanbuanganberbahaya. Tempat pembuangan berasinganbagi sisaklinikal, domestik,alatan tajamdan bahanbuangan berbahayatidak disediakan Tempat pembuangan berasinganbagi sisaklinikal, domestik,alatan tajamdan bahanbuangan berbahaya disediakantetapi tidaklengkap Tempat pembuangan berasinganbagi sisaklinikal, domestik,alatan tajamdan bahanbuangan berbahaya disediakan denganlengkap

97. 97. 90 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) KLINIKPERGIGIAN 12345MARKAH F4)BilikSucihama 9Memastikanpersekitaranbilik bersih,kemasdanselamat. Persekitaranbilik tidakbersih,tidak kemasdantidak selamat Persekitaranbilik bersih,kemas tetapitidak selamat Persekitaranbilik bersih,kemas danselamat 10Memastikansemuaperalatan disusundengankemasdan beradadalamkeadaanbaik. Semuaperalatan tidakdisusun kemasdantidak beradadalam keadaanbaik Sebahagian peralatan disusunkemas danberada dalamkeadaan baik Semuaperalatan disusunkemas danberada dalamkeadaan baik 11Menyediakantempat pembuanganberasinganbagi sisaklinikal,domestikdanalatan tajam. Tempat pembuangan berasinganbagi sisaklinikal, domestikdan alatantajam tidakdisediakan Tempat pembuangan berasinganbagi sisaklinikal, domestikdan alatantajam disediakantetapi tidaklengkap Tempat pembuangan berasinganbagi sisaklinikal, domestikdan alatantajam disediakan denganlengkap F5)BilikPemampat(CompressorRoom) 12Memastikanpersekitaranbilik bersih,kemasdanselamat. Persekitaranbilik tidakbersih,tidak kemasdantidak selamat Persekitaranbilik bersih,kemas tetapitidak selamat Persekitaranbilik bersih,kemas danselamat

98. 98. 91 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) KLINIKPERGIGIAN 12345MARKAH 13Memastikansemuaperalatan disusundengankemasdan beradadalamkeadaanbaik. Semuaperalatan tidakdisusun kemasdantidak beradadalam keadaanbaik Sebahagian peralatan disusunkemas danberada dalamkeadaan baik Semuaperalatan disusunkemas danberada dalamkeadaan baik F6)BilikStorBahanPergigian 14Memastikanstormemenuhi kriteriayangberikut: i.Bersih; ii.Tidakberdebu; iii.Susunankemasdanteratur Tidakmemenuhi kriteria Memenuhidua kriteria Memenuhi semuakriteria 15Menyediakansistemrekod inventoriyangjelasdanteratur bagimemudahkancapaian barangandengancepatdan pantas. Sistemrekod inventoritidak disediakan Sistemrekod inventori disediakantetapi tidakmenyeluruh Sistemrekod inventori disediakan dengan menyeluruh 16Menyediakanlabelpadasetiap barang/bahan. TiadaberlabelSebahagian barangberlabel Semuabarang berlabel 17Menyediakankadpetak(KEW. PS-4)denganmaklumatyang sentiasadikemaskini. Tidak menyediakan kadpetak Sebahagian sahaja dipaparkandan tidakdikemas kini Sebahagian sahaja dipaparkandan dikemaskini Semua dipaparkan tetapitidak dikemaskini Semua dipaparkandan sentiasadikemas kini

99. 99. 92 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) KLINIKPERGIGIAN 12345MARKAH 18Memastikantiadabahan/ peralatanyangtidakdiperlukan turutdisimpandidalamstor. Terdapatbahan/ peralatantidak diperlukan disimpandan tidakdisusun dengankemas. Terdapatbahan/ peralatantidak diperlukan disimpandan disusundengan kemas. Tiadabarang/ peralatantidak diperlukan disimpandalam stor. 19Bahan-bahandisusunsecaraFirst InFirstOut(FIFO)/FirstExpiryFirst Out(FEFO)/ Tidakmengikut FEFO/FIFO Sebahagian bahandisusun mengikutFEFO/ FIFO Semuabahan disusun mengikutFEFO/ FIFO 20Menyediakanpenandaaras minimumbarangdidalamstor. Tiadapenanda arasminimum Penandaaras minimum disediakanpada sebahagian barangsahaja Penandaaras minimum disediakanpada semuabarang F7)Bilik/Ruang/RakKadRawatan 21Memastikanruangmemenuhi kriteriayangberikut: i.Bersih ii.Tidakberdebu iii.Tersusun iv.Kemas Tidakmemenuhi kriteria. Memenuhisatu kriteria Memenuhidua kriteria. Memenuhitiga kriteria Memenuhi semuakriteria

100. 100. 93 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) KLINIKPERGIGIAN 12345MARKAH 22Memastikanperalatan,kabinet danrakberadadalamkeadaan teratur,baikdankemas. Tidakteratur, baikdankemas Sebahagian peralatan, kabinetdanrak dalamkeadaan teratur,baikdan kemas Peralatan, kabinet,danrak dalamkeadaan teratur,baikdan kemas 23Memastikankadrawatandisusun kemasdengantekniksusunan yangberkesanbagimemudahkan carian/capaian. Kadberselerak dantidakteratur Sebahagiankad disusunkemas Semuakad disusunkemas 24Menyediakansenaraiindeksdan nomborkad. Senaraiindeks dannomborkad tidakdisediakan Senaraiindeks dannomborkad disediakan JUMLAHSKOR(KLINIKPERGIGIAN)0 JumlahMarkah:/120X100%=% (JumlahMarkahDiperolehDibahagidenganJumlahMarkahPenuhbagiSemuaKriteriayangBerkaitanX100%)

101. 101. 94 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) MASJID 12345MARKAH F1)RuangSembahyang/DewanSolat 1Memaparkaninfosolatyang dikemaskini. Infosolattidak dipaparkan Infosolat dipaparkan tetapitidak terkini Infosolat dipaparkandan terkini 2Menyediakankemudahanbagi OKU Kemudahan untukOKUtidak disediakan Kemudahan untukOKU disediakan 3Menyediakantandaarahatauhad pengasinganruangsolat. TidakdisediakanKurangjelasDisediakan denganjelas 4Memastikanpersekitaranbilik bersih,kemasdanselamat. Persekitaran biliktidakbersih, tidakkemasdan tidakselamat Persekitaranbilik bersih,kemas tetapitidak selamat Persekitaranbilik bersih,kemas danselamat 5Memastikanperalatanberkeadaan baik,bersihdandisusundengan teratur. Semuaperalatan berkeadaantidak baik,tidakbersih danberselerak Sebahagian peralatan berkeadaan baik,bersihdan teratur Semuaperalatan berkeadaan baik,bersihdan teratur

102. 102. 95 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) MASJID 12345MARKAH F2)TempatMandiJenazah 6Menyediakandanmemaparkan etikadanperaturantempatmandi jenazah. Etikadan peraturan tempatmandi jenazahtidak disediakan Etikadan peraturan tempatmandi jenazah disediakantetapi tidakdipaparkan Etikadan peraturan tempatmandi jenazah disediakandan dipaparkan 7Memastikansemuaperalatan beradadalamkeadaanbaikdan teratur. Semuaperalatan tidakberada dalamkeadaan baik Sebahagian peralatanberada dalamkeadaan baik Semuaperalatan beradadalam keadaanbaik 8Memastikanpersekitaranbilik bersih,kemasdanselamat. Persekitaran biliktidakbersih, tidakkemasdan tidakselamat Persekitaranbilik bersih,kemas tetapitidak selamat Persekitaranbilik bersih,kemas danselamat F3)TempatWuduk 9Menyediakanetikadanperaturan tempatwuduk. Etikadan peraturan tempatwuduk tidakdisediakan Etikadan peraturan tempatwuduk disediakantetapi tidakjelas Etikadan peraturan tempatwuduk disediakan denganjelas

103. 103. 96 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) MASJID 12345MARKAH 10Menyediakanarah/simbolruang wudukwanitadanlelakidi tempatyangmudahdilihat. TidakdisediakanDisediakantetapi tidakjelas Disediakan denganjelas 11Menyediakantempatwuduk mesraOKUatauorangtua Bilikwuduktidak mesraOKU/ orangtua Bilikwuduk mesraOKU/ orangtua 12Memastikansemuaperalatan beradadalamkeadaanbaik. Semuaperalatan tidakberada dalamkeadaan baik Sebahagian peralatanberada dalamkeadaan baik Semuaperalatan beradadalam keadaanbaik 13Memastikanpersekitaranbilik adalahbersih,kemasdanselamat. Persekitaran biliktidakbersih, tidakkemasdan tidakselamat Persekitaranbilik bersih,kemas tetapitidak selamat Persekitaranbilik bersih,kemas danselamat F4)RuangAzan 14Memastikansemuaperalatan beradadalamkeadaanbaikdan berfungsi(contoh:alatsiarraya danjamdinding). Semuaperalatan tidakberada dalamkeadaan baik Sebahagian peralatan beradadalam keadaanbaikdan berfungsi Semuaperalatan beradadalam keadaanbaikdan berfungsi

104. 104. 97 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) MASJID 12345MARKAH 15Menyediakantatacara penggunaanalatan. Tatacara penggunaan alatantidak disediakan Tatacara penggunaan alatan disediakantetapi tidakjelas Tatacara penggunaan alatan disediakan denganjelas 16Memaparkaninfosolat.Infosolattidak dipaparkan Infosolat dipaparkan tetapitidak terkini Infosolat dipaparkandan terkini JUMLAHSKOR(MASJID)0 JumlahMarkah:/80X100%=% (JumlahMarkahDiperolehDibahagidenganJumlahMarkahPenuhbagiSemuaKriteriayangBerkaitanX100%)

105. 105. 98 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) MAHKAMAH 12345MARKAH F1)KamarBicara 1Memastikanpersekitarankamar bicarabersih,kemasdanselamat. Persekitaran biliktidakbersih, tidakkemasdan tidakselamat Persekitaranbilik bersih,kemas tetapitidak selamat Persekitaranbilik bersih,kemas danselamat 2Menyediadanmemastikan sofa/tempatdudukselesadan mencukupi. Sofa/tempat dudukdan bahanbacaan dalamkeadaan kotordan berserabut Sofa/tempat dudukdan bahanbacaan dalamkeadaan bersihdan kemastetapi tidakceria Sofa/tempat dudukdan bahanbacaan dalamkeadaan bersih,kemas danceria F2)BilikTahanan 3Memastikanpersekitaranbilik tahananbersih,kemasdan selamat. Persekitaran biliktidakbersih, tidakkemasdan tidakselamat Persekitaranbilik bersih,kemas tetapitidak selamat Persekitaranbilik bersih,kemas danselamat 4Memastikanpengudaraanbaik danbiliktahanantidakberbau. Pengudaraan tidakbaikdan berbau Pengudaraan baikdan mempunyai bauyang menyenangkan

106. 106. 99 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) MAHKAMAH 12345MARKAH F3)RuangMenunggu 5Menyediakandanmemastikan sofa/tempatdudukdanbahan bacaandalamkeadaanbersih, kemasdanceria. Sofa/tempat dudukdan bahanbacaan dalamkeadaan kotordan berserabut Sofa/tempat dudukdan bahanbacaan dalamkeadaan bersihdan kemastetapi tidakceria Sofa/tempat dudukdan bahanbacaan dalamkeadaan bersih,kemas danceria 6Memastikansemuaperalatandan hiasandalamkeadaanbersih, kemasdanselamat. Semuaperalatan kotor,tidak kemasdantidak selamat Sebahagian peralatanbersih, kemasdan selamat Semuaperalatan bersih,kemas danselamat 7Menyediakantongsampahyang bersesuaiandanmencukupi. Tiadatong sampah disediakan Tong sampahtidak bersesuaiandan tidakmencukupi Tongsampah bersesuaiandan mencukupi F4)BilikSaksi 8Memastikanpersekitaranbilik saksibersih,kemasdanselamat. Persekitaran biliktidakbersih, tidakkemasdan tidakselamat Persekitaranbilik bersih,kemas tetapitidak selamat Persekitaranbilik bersih,kemas danselamat

107. 107. 100 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) MAHKAMAH 12345MARKAH 9Menyediadanmemaparkanetika danperaturanpenggunaanbilik saksi. Etikadan peraturan penggunaan biliksaksitidak disediakan Etikadan peraturan penggunaan biliksaksi disediakantetapi tidakjelas Etikadan peraturan penggunaan biliksaksi disediakan denganjelas F5)BilikSulh/Rundingcara 10Memastikanpersekitaranbilik sulh/rundingcarabersih,kemas danselamat. Persekitaran biliktidakbersih, tidakkemasdan tidakselamat Persekitaranbilik bersih,kemas tetapitidak selamat Persekitaranbilik bersih,kemas danselamat 11Menyediadanmemaparkanetika danperaturanpenggunaanbilik sulh/rundingcara. Etikadan peraturan penggunaan biliksulh/ rundingcara tidakdisediakan Etikadan peraturan penggunaan biliksulh/ rundingcara disediakantetapi tidakjelas Etikadan peraturan penggunaan biliksulh/ rundingcara disediakan denganjelas 12Memaparkanprosesrundingcara yangjelasuntukdipatuhi. Proses rundingcara tidakdisediakan Proses rundingcara disediakantetapi tidakjelas Proses rundingcara disediakan denganjelas

108. 108. 101 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) MAHKAMAH 12345MARKAH F6)BilikSebutan 13Memastikanpersekitaranbilik sebutanbersih,kemasdan selamat. Persekitaran biliktidakbersih, tidakkemasdan tidakselamat Persekitaranbilik bersih,kemas tetapitidak selamat Persekitaranbilik bersih,kemas danselamat 14Menyediadanmemaparkanetika danperaturanpenggunaanbilik sebutan. Etikadan peraturan penggunaan biliksebutan tidakdisediakan Etikadan peraturan penggunaan biliksebutan disediakantetapi tidakjelas Etikadan peraturan penggunaan biliksebutan disediakan denganjelas 15PeralatandankemudahanICT/ siarrayadidalambiliksebutan berfungsidenganbaikdan diselenggara. Keseluruhan peralatandan kemudahanICT/ siarrayadidalam biliksebutan tidakberfungsi denganbaikdan diselenggara Sebahagian peralatandan kemudahanICT/ siarrayadidalam biliksebutan tidakberfungsi denganbaik dantidak diselenggara Keseluruhan peralatandan kemudahanICT/ siarrayadidalam biliksebutan berfungsi denganbaikdan diselenggara

109. 109. 102 Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) MAHKAMAH 12345MARKAH F7)BilikPeguam/Pendakwa 16Memastikanpersekitaranbilik peguam/pendakwabersih,kemas danselamat. Persekitaran biliktidakbersih, tidakkemasdan tidakselamat Persekitaranbilik bersih,kemas tetapitidak selamat Persekitaranbilik bersih,kemas danselamat 17PeralatandankemudahanICT/ siarrayadidalambilikpeguam/ pendakwaberfungsidenganbaik dandiselenggara. Keseluruhan peralatandan kemudahanICT/ siarrayadidalam biliksebutan tidakberfungsi denganbaikdan diselenggara Sebahagian peralatandan kemudahanICT/ siarrayadidalam biliksebutan tidakberfungsi denganbaik dantidak diselenggara Keseluruhan peralatandan kemudahanICT/ siarrayadidalam biliksebutan berfungsi denganbaikdan diselenggara JUMLAHSKOR(MAHKAMAH)0 JumlahMarkah:/85X100%=% (JumlahMarkahDiperolehDibahagidenganJumlahMarkahPenuhbagiSemuaKriteriayangBerkaitanX100%)

# data[].attributes.attachment_link.description
Sila layari https://gerbangkualiti.blogspot.my Read more 1. EKOSISTEM KONDUSIF SEKTORAWAM PanduanPelaksanaan 2. EKOSISTEM KONDUSIF SEKTORAWAM PanduanPelaksanaan BERSAMA-SAMA MELAKSANAKAN TRANSFORMASI BERSAMA-SAMA MELAKSANAKAN TRANSFORMASI EKOSISTEM KONDUSIF SEKTORAWAM PanduanPelaksanaan BERSAMA-SAMA MELAKSANAKAN TRANSFORMASI 3. © Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 2015 Cetakan Pertama 2015 Hak cipta terpelihara.

# data[].attributes.attachment_link.readable_text
Sila layari https://gerbangkualiti.blogspot.my

Read more

1. 1. EKSA BUKU GARIS PANDUAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM "Persekitaran Kondusif, Pemacu Transformasi" Versi 2.0

2. 2. 2 Kandungan 3 4 6 5 7 12 13 17 14 51 21 19 Dasar EKSA Objektif EKSA Visi & Misi EKSA KPM Carta Organisasi EKSA Carta Organisasi Jawatankuasa Induk EKSA Carta Organisasi Jawatankuasa Pelaksana EKSA Carta Organisasi Zon EKSA Bab 1 : Tujuan EKSA Bab 2 : Pengenalan EKSA Slogan & Logo EKSA Bab 5 : Audit Dalam EKSA Bab 4 : Pelaksanaan EKSA Bab 3 : Faedah Pelaksanaan EKSA Bab 6 : Standard Penyeragaman EKSA KPM Penutup 52 Lampiran

3. 3. 3 Dasar EKSA KPM KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA KPM komited dalam melaksanakan EKSA secara berterusan melalui budaya kerja berpasukan dan berdisiplin dengan mengutamakan persekitaran kerja yang bersih, selesa dan teratur dengan penerapan amalan hijau KETUA SETIAUSAHA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA MALAYSIA

4. 4. 4 Visi dan Misi EKSA KPM KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA VISI Penyampaian perkhidmatan yang cemerlang melalui persekitaran kerja yang kondusif. MISI Mewujudkan suasana kerja yang kondusif dan ceria untuk keselesaan warga dan pelanggan. Meningkatkan disiplin kerja yang cemerlang dan berterusan di kalangan warga KPM.

5. 5. 5 Objektif EKSA KPM KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA Meningkatkan imej korporat. Menyemarakkan aktiviti kreativiti dan inovasi. Menggalakkan aktiviti pembudayaan Amalan Hijau. Mewujudkan persekitaran yang kondusif. Meningkatkan motivasi dan disiplin. Memupuk semangat berpasukan. Memupuk sikap bertanggungjawab. Amalan penambahbaikan berterusan.

6. 6. 6 Slogan dan Logo EKSA KPM KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA "Persekitaran Kondusif Pemacu Transformasi" Justifikasi Logo EKSA KPM: Bentuk bulat bermotif alat kerja teknikal dipilih bagi menggambarkan semangat kerjasama semua Bahagian/Unit di bawah KPM dalam menghasilkan output yang lebih kreatif dan berinovasi yang dalam melaksanakan EKSA. Empat figuratif yang membentuk bulatan mewakili empat peringkat yang perlu dilengkapkan bagi memastikan pelaksanaan EKSA di KPM berjaya. Warna-warna yang dipilih terdiri dari warna Biru, Merah, Kuning dan Putih yang juga warna Jalur Gemilang dengan tambahan warna hijau bagi mewakili konsep 'go green'dalam pelaksanaan EKSA KPM.

7. 7. 7 Carta Organisasi EKSA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

8. 8. 8 Jawatankuasa Induk EKSA (Peringkat Kementerian) KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

9. 9. 9 Jawatankuasa Kerja EKSA (Peringkat Kementerian) KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

10. 10. 10 Jawatankuasa Pelaksana EKSA (Peringkat Bahagian/Agensi/Unit) KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

11. 11. 11 Jawatankuasa Zon EKSA (Peringkat Bahagian/Agensi/Unit) KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

12. 12. 12 BAB 1 TUJUAN Buku panduan ini dihasilkan untuk membantu seluruh warga Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) dalam menyokong usaha pelaksanaan EKSA untuk mewujudkan persekitaran kerja kondusif yang berimej korporat, kreatif dan berinovasi dengan penerapan amalan hijau dapat dilaksanakan sebagaimana hasrat YBhg. Tan Sri Ketua Setiausaha Negara. Panduan ini memperjelaskan konsep EKSA, elemen-elemen baharu yang diperkenalkan, tindakan yang perlu diambil pada setiap peringkat pelaksanaan, kaedah pengauditan yang diguna pakai, kelayakan serta syarat-syarat yang perlu dipatuhi untuk mendapatkan pensijilan. BUKU PANDUAN EKSA KPM versi 2.0

13. 13. 13 BAB 2 PENGENALAN EKSA Pelbagai usaha telah dilakukan bagi mempertingkatkan kualiti penyampaian perkhidmatan kerajaantermasuklah Manual Prosedur Kerja, Fail Meja, Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001, Piagam Pelanggan, Kumpulan Inovatif dan Kreatif dan sebagainya. Seiring dengan usaha-usaha ke arah transformasi perkhidmatan awam, pemantapan pengurusan persekitaran tempat kerja kearah meningkatkan imej dan profesionalisme organisasi perlu dilaksanakan. EKSA yang telah diperkenalkan mulai Januari 2014 adalah penjenamaan semula Amalan 5S Sektor Awam merupakan salah satu inisiatif ke arah peningkatan kualiti penyampaian perkhidmatan kerajaan. Langkah penjenamaan semula ini sesuai dan seiring dengan perubahan dan kehendak semasa yang sentiasa menekankan peningkatan prestasi dan daya saing organisasi di samping menyemarakkan lagi budaya kreatif dan inovatif dalam kalangan jabatan/agensi sektor awam. Komponen utama dalam pelaksanaan EKSA adalah berteraskan Amalan 5S (Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal) dan ditambah baik dengan penambahan beberapa elemen-elemen baharu iaitu: Imej Korporat; Kreativiti dan Inovasi; Amalan Hijau; Persekitaran Kondusif; dan Kepelbagaian Agensi BUKU PANDUAN EKSA KPM versi 2.0

14. 14. 14 BAB 3 FAEDAH PELAKSANAAN EKSA Antara faedah pelaksanaan EKSA adalah seperti berikut: a) Peningkatan Produktiviti Pelaksanaan EKSA membantu meningkatkan produktiviti di mana dokumen/bahan dapat dikesan dengan mudah dan cepat. Apabila masa untuk mengesan dokumen/bahan dapat dikurangkan, bilangan dokumen/bahan yang diproses dapat dipertingkatkan. Hasilnya lebih banyak tugasan dan urusan dapat dilakukan dalam masa yang sama. b) Peningkatan Tahap Pengurusan Penyelenggaraan Dalam pelaksanaan EKSA, semua peralatan/mesin perlu diselenggara dengan baik, diletakkan di tempat yang ditetapkan dan sentiasa memastikan ia bersih daripada habuk dan kekotoran. Justeru itu, kos penyelenggaraan dan kerosakan dapat dikurangkan. Peralatan/mesin yang diselenggara dan disusun dengan baik mampu meningkatkan tahap keselamatan pekerja. c) Peningkatan Kualiti Perkhidmatan Kepada Pelanggan Pelaksanaan EKSA memastikan urusan di tempat kerja dapat dilaksanakan dengan lebih terurus, mudah, pantas dan selamat. Pelanggan akan merasa puas hati apabila diberi layanan yang mesra dan cepat bagi menyelesaikan urusan dengan lancar. Perkhidmatan yang disampaikan kepada pelanggan luar khasnya melalui kaunter juga akan dapat disampaikan dengan lebih cekap dan berkesan. BUKU PANDUAN EKSA KPM versi 2.0

15. 15. 15 d) Suasana Tempat Kerja Pelaksanaan EKSA akan dapat mewujudkan suasana persekitaran tempat kerja yang bersih, kemas, ceria dan selamat. EKSA mengharuskan organisasi menyusun dokumen dan peralatan dengan kemas dan tersusun. Selain itu, ruang tempat kerja dapat digunakan secara optimum dan memperlihatkan imej korporat. Ini dapat meningkatkan imej organisasi di mata pelanggan. e) Penjimatan Kos Pelaksanaan EKSA menitikberatkan kaedah penyusunan barangan mengikut kriteria tertentu. Bagi barangan yang mempunyai tarikh luput, ia disusun mengikut kaedah "Masuk Dahulu, Keluar Dahulu" (First In, First Out- FIFO). Kaedah ini akan memudahkan pekerja mengenalpasti dan menggunakan barang yang mempunyai tarikh luput yang lebih awal bagi mengelakkan pembaziran akibat pelupusan barangan yang tamat tempoh. f) Peningkatan Kreativiti dan Inovasi Aktiviti menyusun barangan/bahan yang digunakan di pejabat akan menggalakkan kreativiti dan inovasi dalam kalangan pekerja. Cara penyusunan yang kemas, teratur dan mudah diambil dengan cepat apabila diperlukan akan menggalakkan pekerja berfikir secara kreatif bagi menghasilkan idea menyusun dan menyimpan secara inovatif. g) Peningkatan Tahap Keselamatan Pelaksanaan EKSA akan meningkatkan tahap keselamatan persekitaran pejabat dan keselamatan dokumen/bahan. Penyusunan dokumen/ bahan ditempatnya dengan teratur dan berlabel dapat mengelakkan berlakunya kemalangan di tempat kerja. BUKU PANDUAN EKSA KPM versi 2.0

16. 16. 16 h) Peningkatan Semangat Kerja Sepasukan Pelaksanaan EKSA akan mewujudkan semangat kerjasama berpasukan dalam kalangan pekerja. Pelaksanaan ini hanya akan berjaya dengan penglibatan semua warga organisasi dalam melaksanakan setiap aktiviti secara berterusan. Ia akan mewujudkan satu budaya kerja berpasukan yang mantap dalam organisasi. BUKU PANDUAN EKSA KPM versi 2.0

17. 17. 17 BAB 4 PELAKSANAAN EKSA Pelaksanaan EKSA di KPM melibatkan perancangan yang rapi, pemantauan, penambahbaikan dan sentiasa amal yang berterusan. Kejayaan amalan ini adalah bergantung kepada penglibatan Pihak Pengurusan Atasan sebagai pendorong serta kerjasama dan komitmen semua warga organisasi. Pelaksanaan EKSA perlu melalui peringkat-peringkat seperti berikut: 1. Peringkat Pertama Peringkat ini memerlukan KPM melakukan aktiviti-aktiviti seperti berikut: a) Menubuh Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA. b) Menyediakan carta perbatuanEKSA. c) Menyenarai peranan dan fungsi jawatankuasa. (rujuk Lampiran A) d) Mendapatkan sepenuhnya komitmen daripada Pihak Pengurusan Atasan terhadap pelaksanaan EKSA. 2. Peringkat Kedua Peringkat ini memerlukan KPM melakukan aktiviti-aktiviti seperti berikut: a) Mempromosikan EKSA melalui poster, bunting dan sebagainya. b) Menghebahkan carta pelaksanaan EKSA, pelan kawasan dan senarai tugas serta tanggungjawab. c) Menerangkan objektif EKSA kepada pegawai dan kakitangan. d) Mewujudkan kumpulan EKSA mengikut zon masing-masing. BUKU PANDUAN EKSA KPM versi 2.0

18. 18. 18 3. Peringkat Ketiga Peringkat ini memerlukan KPM melakukan aktiviti-aktiviti seperti berikut: a) Menyediakan latihan. b) Melaksanakan gotong-royong. c) Mengenalpasti barang/dokumen yang tidak sesuai untuk digunakan lagi. d) Menyediakan jadual pembuangan dan pembersihan. e) Memastikan barang/dokumen yang telah disisih, sapu kemudiannya disusun dengan kemas dan teratur. f) Melabelkan barang/dokumen mengikut nombor atau warna yang bersesuaian. g) Menetapkan susunan barang/dokumen yang bersesuaian mengikut kaedah yang menampakkan kekemasan dan keseragaman. h) Menubuhkan pasukan audit dalam. i) Menyediakan pelan tindakan audit dalaman. j) Merancang dan melaksanakan aktiviti penambahbaikan. 4. Peringkat Keempat Peringkat ini memerlukan KPM melakukan aktiviti-aktiviti seperti berikut: a) Membuat pelancaran dan perasmian EKSA sebagai tanda mula dan menyampaikan sokongan dan komitmen Pengurusan. b) Memberi pengiktirafan EKSA secara berkala kepada zon terbaik, tempat kerja terbaik dan sebagainya. c) Mendapatkan pensijilan daripada MAMPU. BUKU PANDUAN EKSA KPM versi 2.0

19. 19. 19 BAB 5 AUDIT DALAM EKSA Audit dalam EKSA perlu dilaksanakan secara kendiri oleh semua Bahagian/Unit di bawah KPM. Audit dalam ini perlu dijadualkan secara berkala bagi memastikan setiap Bahagian/Unit membuat penambahbaikan secara berterusan dalam memastikan EKSA sentiasa diamalkan dengan jayanya. Audit dalam hendaklah dilaksanakan oleh juruaudit yang dilantik oleh Jabatan/Agensi. Langkah yang terlibat adalah seperti berikut: Langkah 1: Membentuk pasukan audit o Jawatankuasa Pelaksana EKSA perlu mengenalpasti, melatih dan melantik juruaudit untuk melaksanakan aktiviti Audit Dalam EKSA. o Jawatankuasa Pelaksana juga perlu menyediakan kriteria Audit Dalam EKSA dan menentukan kekerapan aktiviti Audit Dalam EKSA. Langkah 2: Latihan Audit EKSA o Pasukan Audit Dalam hendaklah diberi latihan untuk memastikan pengauditan EKSA dapat dijalankan dengan cekap dan berkesan. Langkah 3: Mengaudit Prestasi EKSA o Pasukan Audit Dalam EKSA akan menjalankan audit seperti yang dijadualkan oleh Jawatankuasa Pelaksana. BUKU PANDUAN EKSA KPM versi 2.0

20. 20. 20 Langkah 4: Mengumumkan Penemuan Audit o Pengerusi Jawatankuasa Audit Dalam EKSA hendaklah melaporkan penemuan audit kepada Pengerusi Jawatankuasa Pelaksana EKSA. o Penemuan hendaklah dimaklumkan kepada ketua dan semua warga Jabatan/Agensi. BUKU PANDUAN EKSA KPM versi 2.0

21. 21. 21 BAB 6 STANDARD PENYERAGAMAN EKSA KPM 1.0 Keperluan Sudut EKSA a) Sudut EKSA setiap zon perlu mengandungi perkara-perkara berikut: i. Nama Zon ii. Polisi, Objektif, Visi & Misi EKSA iii. Carta Perbatuan (catatan: peringkat zon sahaja) iv. Pelan Lantai (catatan: peringkat zon sahaja) v. Carta Organisasi Induk (catatan: peringkat JK Pelaksana sahaja) vi. Carta Organisasi Zon(catatan: peringkat zon sahaja) vii. Rekod aktiviti (catatan: Pamerkan gambar sebelum & selepas pelaksanaan sesuatu aktiviti EKSA di zon tersebut serta lengkap bertarikh). viii. Logo EKSA KPM ix. Slogan EKSA KPM x. Informasi berkaitan EKSA (catatan: untuk tujuan promosi. Informasi yang dipamer melibatkan makluman/gambar bagi aktiviti seperti gotong-royong, anugerah/penghargaan dan slot Buletin EKSA). b) Kaedah penyaluran penyampaian adalah secara fizikal dengan menggunakan ruang pejabat (seperti dinding/papan kenyataan) atau secara maya. BUKU PANDUAN EKSA KPM versi 2.0

22. 22. 22 c) Tarikh kemaskini Sudut EKSA dan lengkap ditandatangani oleh ketua zon, perlu dipamerkan. Contoh Sudut EKSA (yang dipamerkan pada dinding/papan kenyataan) adalah seperti berikut: d) Bagi sub-zon yang berminat mengadakan sudut khas bagi mempamerkan aktiviti EKSA termasuk gambar sebelum & selepas, gotong-royong, anugerah, maka sudut tersebut perlu dinamakan sebagai Sudut Informasi EKSA. BUKU PANDUAN EKSA KPM versi 2.0

23. 23. 23 2.0 Ruang Tempat Kerja / Pejabat a) Peralatan Pejabat i. Alat tulis disusun dengan kemas dan selamat di atas meja/tray dalam laci. ii. Peralatan pejabat sentiasa berkeadaan baik, bersih dan sentiasa boleh digunakan dengan selamat. iii. Semua barang yang disimpan dalam ruang tertentu/laci bertanda atau berlabel. iv. Tatacara penggunaan peralatan dipamerkan dengan jelas dan mudah difahami. v. Arahan/Notis bagi memastikan peralatan disusun kemas dan dipamerkan di tempat bersesuaian. b) Susun Atur Peralatan Pejabat i. Semua perabot dan peralatan pejabat tersusun kemas, berkeadaan baik serta tidak mengancam keselamatan dan kesihatan pekerja. ii. Kreativiti menyusun perabot dan peralatan adalah digalakkan supaya dapat mewujudkan suasana yang lebih selesa, ceria dan berimej korporat. iii. Teknik susunan peralatan boleh memendekkan masa memproses sesuatu kerja. c) Hiasan Dalaman i. Hiasan yang bersesuaian dengan imej jabatan, mudah, jimat untuk diselenggarakan serta kedudukannya tidak mengancam keselamatan dan kesihatan pekerja. BUKU PANDUAN EKSA KPM versi 2.0

24. 24. 24 ii. Maklumat korporat boleh dipamerkan pada tempat bersesuaian tetapi tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (contoh: Carta Organisasi, Piagam Pelanggan, Dasar Kualiti dan sebagainya). iii. Dinding yang kotor akibat kesan tampalan dibersihkan sebaiknya. iv. Penggunaan hiasan pokok bunga plastik dan pokok bunga hidup tidak digalakkan. Jika digunakan, penyelenggaraan diperlukan bagi mengelak habuk terperangkap dan kerosakan pada karpet serta kuantiti hiasan yang digunakan tidak keterlaluan. v. Hiasan seperti lanskap berkonsepkan water features dan akuarium dalam ruang pejabat tidak digalakkan. Jika masih digunakan, penyelenggaraan diperlukan bagi memastikan ia berfungsi. vi. Pastikan semua hiasan yang dibuat tidak berdebu, tidak kotor dan sentiasa berada dalam keadaan baik supaya tidak mencacatkan pemandangan. vii. Susunan hiasan sentiasa kemas, tersusun, menyenangkan pergerakan, dan tidak mengancam keselamatan pekerja. d) Tanda Arah/Petunjuk/Peringatan i. Tanda peringatan yang sesuai diletakkan pada peralatan yang berisiko seperti AWAS pada plug yang terdedah dan SILA PADAM LAMPU SELEPAS DIGUNAKAN pada plug lampu yang berkenaan. ii. Tanda nama pegawai perlu seragam dan diletakkan pada setiap partition dan bilik pegawai. iii. Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai. BUKU PANDUAN EKSA KPM versi 2.0

25. 25. 25 e) Ruang Kerja Terperingkat i. Ruang kerja terperingkat ini merangkumi Bilik Server dan Kawasan Kerja Larangan. ii. Kawasan bilik ini perlu sentiasa kemas, tersusun, bersih, tidak berdebu dan selesa. iii. Sistem pengurusan ruang kerja terperingkat perlu diamalkan dengan memenuhi ciri-ciri keselamatan pengguna (tatacara yang ditetapkan dalam peraturan keselamatan). iv. Pegawai yang bertanggungjawab (pemilik/ownership) perlu dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik. Nama pegawai dan nombor untuk dihubungi hendaklah dipamerkan pada pintu masuk bilik berkenaan. f) Ruang Kaunter i. Persekitaran kaunter sentiasa dilap supaya tidak berdebu, bersih dan disusun supaya kelihatan kemas. ii. Kaunter utama mempunyai sistem maklumbalas pelanggan, direktori pelanggan, borang/brosur berkaitan dan bahan bacaan untuk pelanggan. iii. Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai. iv. Peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan perlu sentiasa berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat. v. Maklumat korporat boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (contoh: carta organisasi, piagam pelanggan, pemberitahuan atau arahan yang perlu disampaikan kepada pelanggan). BUKU PANDUAN EKSA KPM versi 2.0

26. 26. 26 vi. Sekiranya perkhidmatan kaunter melibatkan borang-borang yang berkaitan, ianya perlulah disusun dengan teratur dan dilabelkan. vii. Sofa atau kerusi perlu disediakan di ruang menunggu untuk pelanggan. viii. Perkhidmatan yang diberi mempamerkan konsep mesra pelanggan. g) Lantai i. Pastikan tong sampah disediakan, lantai selamat dan tidak licin, tiada kekotoran atau sampah-sarap serta tidak berlubang/pecah atau rosak. ii. Program pemantauan bagi memastikan jadual pembersihan dipatuhi. iii. Inisiatif/tindakan proaktif pembaikan sekiranya berlaku kerosakan direncanakan dengan segera, jika ada. h) Dinding/Partition Pegawai/Bilik Pegawai i. Dinding bersih dari kekotoran dan dalam keadaan baik. ii. Hiasan yang disediakan adalah bersesuaian dan mempamerkan imej korporat. iii. Tanda nama dan jawatan perlu dipamerkan di ruang tempat kerja masing-masing termasuk bilik pegawai. iv. Segala dokumen yang dipamerkan hendaklah tersusun kemas dan teratur. v. Satu sudut mini di partition atau bilik pegawai dibenarkan untuk hiasan peribadi. vi. Ruangan pantri di partition atau bilik pegawai tidak dibenarkan. BUKU PANDUAN EKSA KPM versi 2.0

27. 27. 27 vii. Status pergerakan pegawai (sekiranya perlu) dipamerkan di hadapan di partition atau bilik pegawai. viii. Senarai aset alih kerajaan (Kew-PA 7) dipaparkan di partition atau bilik pegawai. i) Siling i. Siling berada dalam keadaan yang bersih dan baik. ii. Label dan penunjuk arah yang bersesuaian disediakan. iii. Sekiranya berlaku kerosakan, inisiatif/tindakan proaktif untuk pembaikan segera perlu diambil. j) Lampu dan soket i. Pelan lampu/suis dipamerkan dengan jelas dan mudah difahami. ii. Semua lampu perlu bersih, berfungsi dengan baik. iii. Semua soket elektrik perlu berfungsi dengan baik. iv. Sekiranya berlaku kerosakan, inisiatif/tindakan proaktif untuk pembaikan segera perlu diambil. k) Meja i. Di bahagian atas meja Satu (1) tray surat (jika ada) dan dilabelkan. Satu (1) sudut mini dengan 5 barangan peribadi dibenarkan untuk tapak hiasan (optional). Telefon dan buku direktori (optional). Fail-fail aktif/diari/organizer dan peralatan hendaklah disusun dengan kemas dan teratur pada setiap masa. BUKU PANDUAN EKSA KPM versi 2.0

28. 28. 28 Fail disusun mengikut nombor siri/indeks yang ditetapkan. Rubber stamp yang aktif dilabelkan dan disenaraikan (tidak termasuk self-ink rubber stamp). ii. Di bahagian bawah/tepi meja Sediakan tempat khas yang bertanda bagi bakul sampah. Wayar/kabel (untuk ICT dan elektrik) perlu dikemaskan dengan menggunakan bahan-bahan yang sesuai seperti black tape/cable casing. Kotak kitar semula boleh diwujudkan dan digunakan secara gunasama. l) Laci (Meja/Almari) i. Susunan laci meja adalah seragam dan dilabelkan dengan kemas. ii. Sekiranya pegawai dibekalkan dengan meja jenis 3 laci, penggunaan ruang laci boleh seperti berikut: Laci paling atas dilabelkan ALAT TULIS dan dikhaskan penggunaannya kepada alat-alat tulis dan disusun kemas mengikut kreativiti pegawai. Laci tengah dilabelkan DOKUMEN dan diguna bagi menempatkan dokumen-dokumen rasmi seperti diari, planner dan buku catatan. Laci bawah dilabelkan PERIBADI dan diguna bagi menempatkan alatan/barang peribadi seperti beg tangan, dompet, telefon bimbit dan lain-lain. BUKU PANDUAN EKSA KPM versi 2.0

29. 29. 29 iii. Sekiranya pegawai dibekalkan dengan meja jenis 2 laci, penggunaan ruang laci boleh seperti berikut: Laci paling atas dilabelkan ALAT TULIS dan dikhaskan penggunaannya kepada alat-alat tulis dan disusun kemas mengikut kreativiti pegawai. Laci kedua dilabelkan PERIBADI dan diguna bagi menempatkan alatan/barang peribadi seperti beg tangan, dompet, telefon bimbit dan lain-lain. iv. Perkara di atas tidak diguna pakai untuk keadaan seperti berikut: Bilangan laci meja kurang dari 2 atau lebih dari 3, maka keutamaan penyimpanan ialah kepada peralatan kegunaan harian pejabat seperti alat tulis (dilabel sebagai ALAT TULIS), buku catatan dan dokumen rasmi (dilabel sebagai DOKUMEN). v. Meja gunasama di bilik tertentu seperti bilik pemandu, atas faktor keselamatan dibenarkan untuk menggunakan laci bagi menyimpan barang peribadi dan semua laci yang ada pada meja tersebut perlu dilabelkan sebagai PERIBADI. vi. Barang-barang peribadi seperti beg tangan, payung perlu diletakkan di dalam laci/almari ruangan peribadi atau tempat yang bersesuaian dan disusun kemas. vii. Pegawai hendaklah patuh kepada laci yang telah dilabel iaitu barang yang berkaitan dengan urusan rasmi dan barang peribadi tidak boleh bercampur. viii. Almari pegawai mestilah dipastikan sentiasa berada di dalam keadaan kemas, tersusun dan bersih. BUKU PANDUAN EKSA KPM versi 2.0

30. 30. 30 m) Kerusi i. Kerusi tetamu dan kerusi kerja hendaklah tersusun rapi ketika tidak digunakan. ii. Kot/selendang boleh disangkut dengan kemas di belakang kerusi (jika almari tidak disediakan). iii. Pastikan kerusi berada pada tahap selamat untuk diduduk, tidak bergoyang, selesa dan bersih. n) Peti Sejuk i. Peti sejuk adalah berfungsi, bersih dan berada di dalam keadaan yang baik. ii. Bagi peti sejuk domestik di pantri, item-item yang disimpan berada dalam keadaan bersih, disusun kemas dan tidak bercampur aduk. o) Komputer dan Pencetak i. Komputer serta peralatan IT yang berkaitan hendaklah sentiasa tidak berhabuk dan sedia untuk diguna. ii. Komputer disusun mengikut kesesuaian pegawai dan mematuhi ciri- ciri keselamatan contohnya skrin monitor tidak dapat dilihat secara terus atau membelakangkan pintu masuk. iii. Pastikan komputer ditutup sebelum pulang (shut down). iv. Printer dan scanner haruslah tidak berhabuk dan boleh digunakan. v. Wallpaper yang digunakan mengandungi polisi dan objektif manakala screensaver memaparkan Logo EKSA KPM. vi. Screensaver ini berfungsi selepas 10 minit komputer tidak digunakan. BUKU PANDUAN EKSA KPM versi 2.0

31. 31. 31 p) Pelabelan dan Lot Parkir i. Setiap peralatan yang gunasama dan mudah alih sahaja disediakan lot parkir yang bersesuaian (tidak perlu menggunakan tape untuk tujuan penanda parkir peralatan). ii. Pelabelan dan lot alatan haruslah seragam mengikut kesesuaian zon. 3.0 Ruang Umum Ruang umum juga perlu diberi tumpuan dari aspek penjagaan kerana ruang ini sentiasa digunakan oleh semua kakitangan termasuk pelanggan KPM. Ruang umum yang dimaksudkan dan perkara yang perlu diberi penekanan adalah seperti berikut: a) Bilik Mesyuarat/Bilik Perbincangan Pastikan Bilik Mesyuarat/Bilik Perbincangan berada dalam keadaan berikut: i. Lantai bersih, tidak berdebu dan tiada kekotoran. ii. Peralatan/kemudahan dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik. iii. Peralatan/kemudahan sentiasa bersih, tidak berhabuk dan disusun kemas ketika tidak digunakan. iv. Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan. v. Maklumat berkaitan mesyuarat hendaklah dipamerkan di pintu masuk bilik mesyuarat. Contoh: Penggunaan papan tanda (slot in board). vi. Hiasan berbentuk korporat boleh menaikkan suasana bilik dan memerlukan penyelenggaraan secara berkala (contoh: gambar, maklumat pencapaian Kementerian/Bahagian, penyataan kualiti/hala tuju, piagam pelanggan, program Kementerian/Bahagian dan lain-lain). BUKU PANDUAN EKSA KPM versi 2.0

32. 32. 32 vii. White board (papan putih) hendaklah dibersihkan selepas mesyuarat selesai. viii. Pastikan pemadam dan marker pen berwarna merah, biru dan hitam diletakkan di tempat yang disediakan. ix. Jam dinding perlu diletak di tempat yang sesuai. x. Pastikan barang-barang elektronik seperti LCD Projektor, mikrofon dan power supply ditutup sebelum meninggalkan bilik mesyuarat xi. Hidangan makanan berat (contoh: makanan berkuah) di bilik mesyuarat/bilik bincang sebolehnya, hendaklah dielakkan. xii. Pelan lantai dipamerkan dengan jelas. xiii. Etika penggunaan bilik mesyuarat perlu disediakan dan diletakkan di lokasi yang bersesuaian. xiv. Pegawai bertanggungjawab (pemilik/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik mesyuarat/bilik bincang (nama pegawai dan nombor untuk dihubungi) b) Bilik Latihan Bilik Latihan yang merangkumi Auditorium dan semua Bilik Seminar perlu berada dalam keadaan berikut: i. Lantai bersih, tidak berdebu dan tiada kekotoran. ii. Hiasan berbentuk korporat dan ada penyelenggaraan yang berkala (contoh: gambar, maklumat mengenai pencapaian Jabatan/Bahagian, penyataan kualiti/hala tuju, piagam pelanggan dan lain-lain). iii. Peralatan/kemudahan bersih, tidak berhabuk, berada dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik. iv. Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan yang baik. BUKU PANDUAN EKSA KPM versi 2.0

33. 33. 33 v. Kemudahan tanda arah/keterangan petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif. vi. Pegawai bertanggungjawab (pemilik/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik latihan (nama pegawai dan nombor untuk dihubungi). c) Surau/Bilik Solat Perkara-perkara berikut perlu dilaksanakan untuk menjadikan surau/bilik solat tempat yang selesa untuk beribadat: i. Semua peralatan/kemudahan (contoh: kemudahan tempat berwuduk) perlu berada dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik. ii. Lantai tidak berdebu, tidak basah dan sentiasa bersih untuk keselesaan ramai. iii. Telekung, kain pelekat dan sejadah hendaklah disusun, dilipat atau digantung dengan kemas. iv. Pintu masuk hendaklah dilabelkan dengan perkataan Surau/Bilik Solat. v. Almari/kabinet/rak/penyidai adalah dibenarkan mengikut keperluan. vi. Buku-buku bacaan agama hendaklah disusun kemas di dalam almari/kabinet/rak yang disediakan. vii. Penanda arah kiblat hendaklah ditandakan di siling surau/bilik solat dengan jelas. viii. Selipar/kasut hendaklah tersusun rapi. ix. Jadual waktu solat dipamerkan di ruang yang disediakan. x. Cermin muka disediakan untuk kemudahan orang ramai. xi. Penggunaan pewangi (air freshener) digalakkan untuk mendapatkan suasana yang sentiasa segar. xii. Jam dinding disediakan untuk panduan. BUKU PANDUAN EKSA KPM versi 2.0

34. 34. 34 xiii. Tidur di dalam surau/bilik solat adalah tidak dibenarkan. Tanda amaran larangan dipaparkan di dalam bilik tersebut. xiv. Sekiranya ada kemudahan/peralatan di dalam surau/bilik solat, sistem inventori dan penyelenggaraan perlu dibuat. xv. Pegawai bertanggungjawab (pemilik/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan surau/bilik solat (nama pegawai dan nombor telefon). d) Pantri Kawasan pantri hendaklah berada dalam keadaan berikut: i. Lantai sentiasa bersih, kering dan tidak berbau. ii. Pantri hendaklah sentiasa bersih, kemas, tersusun dan bebas daripada sebarang serangga, makhluk perosak, kekotoran dan bau yang tidak menyenangkan. iii. Penggunaan pewangi udara digalakkan bagi menghindarkan bau yang tidak menyenangkan. iv. Tong sampah disediakan dan ditutup supaya tidak berbau. v. Semua peralatan/perabot dan perkakas disusun kemas dan teratur setelah digunakan. vi. Kabinet/rak dilabelkan dengan nama perkakas di luar pintu dengan seragam (mengikut kesesuaian). vii. Pinggan mangkuk/cawan/gelas tidak diletakkan di atas meja dan sinki selepas digunakan. viii. Pinggan/mangkuk yang masih basah hendaklah dilap dan disusun dengan teratur di dalam kabinet/rak. ix. Kain lap yang kotor dicuci dan disangkut kemas. x. Sinki mesti dalam keadaan bersih, tidak tersumbat dan tiada sisa makanan. BUKU PANDUAN EKSA KPM versi 2.0

35. 35. 35 xi. xii. Bahan makanan seperti milo, nescafe, gula, susu, teh dan sebagainya hendaklah diletakkan dalam bekas bertutup (contoh: dimasukkan dalam bekas makanan) dan dilabelkan (mengikut kesesuaian) xiii. Pastikan lampu dan pintu ditutup setelah digunakan. xiv. Satu sudut informasi disediakan untuk mempamerkan jadual tugasan, peraturan, pemakluman ataupun apa-apa arahan yang berkaitan. xv. Pegawai bertanggungjawab (pemilik/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan pantri (nama pegawai dan nombor untuk dihubungi) e) Tandas Kawasan tandas hendaklah sentiasa berada dalam keadaan yang berikut: i. Permukaan lantai sentiasa bersih dan kering. ii. Senarai peralatan/kelengkapan yang perlu ada secukupnya dalam tandas: Bekas sampah Sanitary bin (untuk bilik air wanita) Pewangi Cecair pencuci Kertas tisu iii. Permukaan dinding keseluruhannya bersih termasuk dinding tiles dan pintu utama. iv. Siling di dalam keadaan yang sempurna, tiada kebocoran dan tidak bersawang. v. Semua lampu berfungsi dengan baik. vi. Pintu-pintu tandas berfungsi dengan sempurna, bersih, lengkap dengan penyangkut pakaian. BUKU PANDUAN EKSA KPM versi 2.0

36. 36. 36 vii. Mangkuk tandas berkeadaan sempurna dan boleh digunakan dengan selamat. viii. Mangkuk tandas bersih dan lengkap dengan pelapik serta flushing system berfungsi dengan sempurna. ix. Urinal bowl berkeadaan bersih dan flushing system berfungsi dengan sempurna. x. Sinki berkeadaan bersih, tidak tersumbat dan paip air berfungsi dengan sempurna. xi. Meja sinki dan cermin muka berkeadaan bersih dan kering. xii. Bekas sabun (soap dispenser) berfungsi dengan sempurna dan sentiasa ada sabun xiii. Kreativiti untuk menceriakan tandas adalah digalakkan. xiv. Persekitaran tandas tidak mengeluarkan bau yang kurang menyenangkan. xv. Sistem pengudaraan dalam tandas berada dalam keadaan yang baik. xvi. Jika tempat mengambil wuduk turut disediakan, pastikan ianya sentiasa bersih dan semua paip air berfungsi dengan baik. xvii. Tandas Orang Kurang Upaya (OKU) berada dalam keadaan yang bersih, baik dan berfungsi sepenuhnya. xviii. Senarai semak kerja-kerja penyelenggaraan pembersihan dipaparkan pada pintu bilik air. xix. Tandatangan pegawai bertanggungjawab (pemilik/ownership) bagi pengesahan kerja pembersihan yang telah dilaksanakan, perlu dibuat setiap hari. xx. Pegawai bertanggungjawab (pemilik/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan tandas (nama pegawai dan nombor untuk dihubungi). BUKU PANDUAN EKSA KPM versi 2.0

37. 37. 37 f) Kaunter Khidmat Pelanggan/Ruang Menunggu Kawasan kaunter khidmat pelanggan/ruang menunggu perlu sentiasa berada dalam keadaan berikut: i. Kaunter khidmat pelanggan sentiasa bersih, kemas dan tersusun. ii. Tempat duduk disediakan di ruang menunggu untuk kemudahan pelanggan/tetamu. iii. Peralatan/kemudahan/perabot di ruang menunggu disusun dengan teratur dan berada dalam keadaan baik. iv. Ruang menunggu tetamu perlu sentiasa bersih, kemas dan ceria. v. Kemudahan tanda arah/petunjuk dipamerkan dengan jelas di kawasan yang mudah dilihat. vi. Tong sampah yang bersesuaian dan mencukupi disediakan. vii. Kaunter utama perlu menyediakan perkara berikut: Sistem/borang maklumbalas pelanggan Direktori Pegawai Borang-borang/brosur berkaitan Bahan bacaan untuk pelanggan viii. Usaha-usaha delighting the customer seperti mewujudkan persekitaran yang kondusif dan kemudahan sokongan ada dilaksanakan. ix. Perkhidmatan yang diberi mempamerkan suasana mesra pelanggan. g) Lobi Utama/Ruang hadapan Kawasan lobi utama/ruang hadapan hendaklah sentiasa berada dalam keadaan berikut: i. Persekitaran lobi utama/ruang hadapan sentiasa bersih, kemas dan ceria. ii. Semua peralatan di lobi utama sentiasa disusun kemas dan berkeadaan baik. BUKU PANDUAN EKSA KPM versi 2.0

38. 38. 38 iii. Laluan umum bersih dan tidak dihalang dengan sebarang halangan seperti barang/peralatan yang boleh mengganggu ruang laluan. iv. Maklumat seperti pelan strategik/visi/misi/piagam pelanggan dan maklumat korporat lain sentiasa perlu dikemaskini dan dipaparkan di tempat yang mudah dilihat. v. Beberapa perkara berikut disediakan di lobi utama: Buku Kedatangan Pelawat Direktori pegawai Sudut Informasi untuk pelanggan Perhiasan yang bersesuaian dengan imej korporat h) Laluan Utama/Laluan Awam Kawasan laluan utama/laluan awam hendaklah sentiasa berada dalam keadaan berikut: i. Lantai sentiasa berkeadaan baik, bersih dan tiada sisa buangan yang diletak di sepanjang laluan. ii. Hiasan seperti pokok bunga yang berada di sepanjang laluan (jika ada) disusun dengan kemas, bersih dan teratur supaya tidak menghalang laluan. iii. Peralatan yang diletak di laluan utama/umum hendaklah disusun dengan baik supaya tidak mengganggu laluan perjalanan. iv. Papan notis yang diletakkan di sepanjang laluan hendaklah sentiasa diselenggara dan dikemaskini maklumatnya. v. Pintu kecemasan tidak dihalang dan sentiasa ditutup. 4.0 Keselamatan Persekitaran Langkah-langkah keselamatan berikut perlu diambil bagi menjamin suasana kerja yang selamat: BUKU PANDUAN EKSA KPM versi 2.0

39. 39. 39 a) Laluan utama tidak dihalang dengan barang-barang atau peralatan yang tidak diperlukan (contoh: pasu bunga, fire extinguisher, kotak- kotak dan sebagainya). b) Pintu rintangan api dan pintu kecemasan hendaklah sentiasa ditutup dan tidak dihalang. c) Pendawaian elektrik/telefon/kabel komputer dalam keadaan kemas, teratur dan tidak berserabut. d) Pendawaian tambahan boleh dibuat setelah mendapat kebenaran. e) Tiada aktiviti memasak dilakukan di mana-mana ruang. f) Tanda-tanda amaran keselamatan yang dipamerkan hendaklah jelas (contoh: DILARANG MEROKOK, tanda KELUAR dan AWAS). g) Tangga laluan kecemasan tidak dihalang (contoh: barang-barang pra pelupusan). h) Aktiviti merokok tidak dibenarkan di persekitaran luaran dan dalaman pejabat (contoh: pantri, kafeteria, stor, bilik fail, bilik air, ruang tangga, ruang awam dan sebagainya). i) Alat pemadam api mestilah berfungsi, mempunyai jadual penyelenggaraan, berkeadaan bersih dan diletakkan di tempat yang sesuai dan mudah dicapai. j) Alat pemadam api yang memenuhi kriteria berikut: Mempunyai sijil yang masih berkuatkuasa dari pihak Bomba. Prosedur operasi hendaklah diletakkan bersebelahan alat pemadam api. Digantung pada bracket yang dipasang di dinding. k) Sebarang peralatan yang didapati rosak hendaklah dilapor dan diselenggarakan dengan segera. l) Pelan Tindakan Kecemasan mengandungi: i. Arahan Keselamatan. ii. Latihan Pengungsian Bangunan (Fire-drill). BUKU PANDUAN EKSA KPM versi 2.0

40. 40. 40 iii. Tanda amaran. iv. Pelan Laluan Kecemasan dan tempat berkumpul. m) Peruntukan Arahan Keselamatan dipatuhi sepenuhnya. 5.0 Kawasan Persekitaran a) Tempat Meletak Kenderaan i. Tempat meletak kenderaan yang sesuai untuk pekerja dan pelawat. ii. Tanda/Garisan antara lot-lot dan tunjuk arah laluan pelawat disediakan dengan jelas. iii. Kawasan persekitaran dalam keadaan baik dan bersih. iv. Kemudahan parkir untuk OKU disediakan. b) Kawasan Persekitaran i. Lampu jalan berfungsi dan berkeadaan baik. ii. Jalan di kawasan persekitaran pejabat berkeadaan baik dan tidak berlubang/rosak. iii. Taman permainan dan peralatan di taman permainan dalam keadaan baik dan selamat untuk digunakan. iv. Sistem kawalan laluan keluar masuk yang mudah difahami dan dipatuhi, ada disediakan. v. Tanaman/pokok dijaga rapi dan tiada pokok rosak/mati di sekitar kawasan. vi. Kawasan padang (jika ada) bersih dan rumput tidak dibiarkan panjang. vii. Tong/bakul sampah yang disediakan bersesuaian dan mencukupi. viii. Kawasan/tong pengumpulan sampah bersih, tidak berbau dan diuruskan dengan baik. BUKU PANDUAN EKSA KPM versi 2.0

41. 41. 41 ix. Cat bangunan berada dalam keadaan baik dan bersih. x. Pili bomba tidak dihalang dan dalam keadaan baik. c) Sudut / Pondok Pengawal i. Tempat pengawal berada dalam keadaan baik dan bersih. ii. Perkhidmatan yang diberi mempamerkan suasana mesra pelanggan (sopan, mesra dan sedia membantu). d) Papan Tanda Jabatan/PapanTanda Arah/Petunjuk. i. Diletakkan di lokasi penting seperti bilik admin, bilik ketua jabatan, tandas, pintu keluar dan bilik mesyuarat. ii. Berada dalam kead aan baik, tidak berdebu dan sentiasa bersih. iii. Saiz yang sesuai dan senang difahami. iv. Mudah dilihat oleh orang ramai dan kedudukannya strategik. v. Berkonsepkan imej korporat Jabatan. e) Media/Bahan Pameran i. Bahan media atau bahan pameran yang dipamerkan di papan notis atau papan kenyataan di seluruh jabatan/unit perlu berada dalam keadaan baik, tidak berdebu, bersih dan perlu sentiasa dikemaskini mengikut keadaan semasa. ii. Penampilan media/bahan pameran yang dipamerkan perlu berkualiti, berimej korporat, kemas dan teratur. iii. Penghasilan bahan pameran yang kreatif adalah digalakkan supaya dapat menarik perhatian pelanggan. f) Stor/Tempat Penyimpanan Merujuk kepada Pekeliling Perkhidmatan Bil.5 Tahun 2009: i. Pintu stor hendaklah mempunyai perkara-perkara seperti berikut : BUKU PANDUAN EKSA KPM versi 2.0

42. 42. 42 Pelan lantai stor yang mudah dilihat dengan jelas dan difahami Borang permohonan stok Tanda amaran DILARANG MASUK dipamerkan dengan jelas Jadual waktu pengeluaran - dipamerkan di luar stor ii. Stor sentiasa dalam keadaan bersih, tidak berdebu dan tersusun kemas. iii. Terdapat tanda/label/abjad bersesuaian bagi tiap-tiap bahan/komponen barangan (mengikut Tatacara Pengurusan Stor). iv. Sistem rekod inventori disediakan adalah jelas dan teratur untuk memudahkan barang tersebut diambil/dicapai/dicari. v. Tidak terdapat sampah/sisa/bahan yang tidak diperlukan, berada di dalam stor. vi. Peralatan sokongan pengurusan stor dalam keadaan baik dan berfungsi (contoh: tangga dan troli). vii. Daya kreativiti boleh digunakan (tertakluk kepada peraturan dan garis panduan) dalam pengurusan, penjagaan dan penyelenggaraan stor tetapi mengekalkan unsur korporat. viii. Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai. ix. Semua barang/bahan dilabelkan dengan jelas dan kemas. x. Etika penggunaan dan peraturan pengambilan barang dari stor perlu ada, dipatuhi dan dipaparkan kepada warga kerja. xi. Barang-barang disusun dengan teratur supaya tidak menghalang kerja-kerja pemunggahan dan laluan kakitangan stor. xii. Barang-barang disusun mengikut pengeluaran secara Luput Dulu Keluar Dulu/First Expiry First Out (LDKD/FEFO) bagi barang yang mempunyai tarikh luput. Manakala bagi barang yang tiada tarikh luput atau barang-barang dengan tarikh luput yang sama aturan Masuk Dulu Keluar Dulu/First In First Out (MDKD/FIFO) digunakan. BUKU PANDUAN EKSA KPM versi 2.0

43. 43. 43 xiii. Penggunaan ruang stor hendaklah mengikut jenis dan ruang yang ada. xiv. Setiap kumpulan barang ditanda menggunakan abjad-abjad atau nombor atau kedua-duanya sekali. xv. Setiap para melintang diberikan satu huruf dan setiap jalur kotak diberikan satu nombor (contoh: botol liquid paper terletak di Seksyen B, rak Nombor 2, para B dan kotak nombor 2. Oleh itu, lokasi botol liquid paper ialah di B-2B2). xvi. Stok yang asalnya berada di dalam bekas, kotak, tin, peti dan sebagainya hendaklah kekal penyimpanannya dan hendaklah dilabel untuk mudah dilihat. xvii. Setiap bekas hendaklah mengandungi satu jenis stok barang yang sama. xviii. Bagi barang-barang yang tercerai hendaklah diletakkan di dalam bekas yang berukuran bersesuaian dan tidak boleh dibungkus tetapi hendaklah disusun dengan kemas. xix. Pastikan bahan-bahan yang rosak tidak bercampur dengan bahan yang masih boleh digunakan. xx. Barang-barang berharga dan menarik hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan dikawal oleh pegawai yang bertanggungjawab. xxi. Pengeluaran barang dibuat sendiri oleh pegawai-pegawai yang diberi kuasa (pemesan/pegawai stor) dengan menggunakan borang Kew.PS-10 (stor utama) atau Kew.PS-11 (stor unit/bahagian). xxii. Kad petak (bin card) mestilah berada bersama-sama dengan barang. xxiii. Penanda aras minima disediakan bagi semua barang di dalam stor. xxiv. Sistem pencegahan kebakaran disediakan (contoh: System Water Sprinkler dan Hose Reel). BUKU PANDUAN EKSA KPM versi 2.0

44. 44. 44 xxv. Pencahayaan yang mencukupi. xxvi. Tanda amaran seperti DILARANG MEROKOK dan MUDAH TERBAKAR dipamerkan dengan jelas. xxvii. Tangga dan troli hendaklah diletakkan di tempat mudah dicapai dan berparkir. BUKU PANDUAN EKSA KPM versi 2.0

45. 45. 45 6.0 Contoh Amalan Terbaik EKSA BUKU PANDUAN EKSA KPM versi 2.0

46. 46. 46 BUKU PANDUAN EKSA KPM versi 2.0

47. 47. 47 BUKU PANDUAN EKSA KPM versi 2.0

48. 48. 48 BUKU PANDUAN EKSA KPM versi 2.0

49. 49. 49 BUKU PANDUAN EKSA KPM versi 2.0

50. 50. 50 BUKU PANDUAN EKSA KPM versi 2.0

51. 51. 51 PENUTUP Warga KPM haruslah menjadikan EKSA sebagai usaha untuk mewujudkan persekitaran tempat kerja yang bersih, kemas dan selamat yang dapat meningkatkan produktiviti kerja. EKSA hendaklah diterapkan agar menjadi sebahagian daripada budaya kerja cemerlang dan terus menyumbang kepada peningkatan kualiti penyampaian perkhidmatan dan peningkatan imej KPM. BUKU PANDUAN EKSA KPM versi 2.0

52. 52. 52 Lampiran KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

53. 53. 53 LAMPIRAN A Peranan dan Tanggungjawab Jawatankuasa EKSA Kementerian Pendidikan Malaysia Jawatankuasa Induk EKSA Menentukan hala tuju pelaksanaan EKSA Meluluskan pelan pelaksanaan dan belanjawan Meluluskan panduan pelaksanaan EKSA Mengenalpasti ahli jawatankuasa dan fasilitator EKSA Menetapkan sistem pengiktirafan Memantau dan menilai kemajuan pelaksanaan Memastikan audit dilaksanakan secara berkala Memantau kemajuan pelaksanaan dengan menggubal standard yang sesuai dengan matlamat EKSA Memastikan pencapaian objektif EKSA Jawatankuasa Pelaksana EKSA Menyelaras pelaksanaan EKSA Menyedia dan mengedar minit kepada semua Menyediakan pelan pelaksanaan Menyediakan belanjawan Membantu fasilitator dalam pelaksanaan EKSA Memastikan perjalanan EKSA seperti yang dirancang Mendapat sokongan dan pengiktirafan daripada pihak atasan Memastikan semua zon mematuhi peraturan dan panduan yang disediakan Membantu menbekalkan keperluan pelaksanaan EKSA Menyediakan laporan pelaksanaan EKSA secara berkala BUKU PANDUAN EKSA KPM versi 2.0

54. 54. 54 LAMPIRAN A Peranan dan Tanggungjawab Jawatankuasa EKSA Kementerian Pendidikan Malaysia Jawatankuasa Promosi EKSA Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti EKSA untuk tempoh 6 - 12 bulan Memastikan pelaksanaan pelan promosi kearah membina kesedaran EKSA kepada semua warga Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan Merancang dan memperuntukkan bajet bagi memastikan aktiviti promosi dapat dilaksanakan sebagaimana yang dirancang Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran EKSA dalam kalangan warga kepada Jawatankuasa Induk Jawatankuasa Latihan EKSA Menyediakan pelan latihan bagi memupuk pemahaman mengenai konsep dan EKSA kepada semua warga Mengenalpasti latihan yang diperlukan dari semasa ke semasa bagi mengukuh aktiviti EKSA serta amalan peningkatan kualiti yang lain Memastikan setiap warga diberi peluang untuk menghadiri latihan Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran EKSA dalam kalangan warga kepada Jawatankuasa Induk Jawatankuasa Audit EKSA Menyediakan kriteria audit yang bersesuaian Dapatkan input dan maklumbalas daripada ketua jabatan/ketua unit dan fasilitator Dapatkan kelulusan Jawatankuasa Induk EKSA Menentukan kekerapan aktiviti audit - pada peringkat awal audit dilaksanakan lebih kerap Menyemak kriteria audit dari semasa ke semasa mengikut keperluan Melaporkan status pelaksanaan aktiviti kepada Jawatankuasa Induk BUKU PANDUAN EKSA KPM versi 2.0

55. 55. 55 LAMPIRAN A Peranan dan Tanggungjawab Jawatankuasa EKSA Kementerian Pendidikan Malaysia Fasilitator EKSA Menyelaras pelaksanaan EKSA Menjadi pemudahcara perjalanan program Membantu mengurus aktiviti-aktiviti promosi Menghebahkan maklumat terkini aktiviti pelaksanaan EKSA Memberi latihan kepada ahli dalam zon Warga Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) Bekerjasama dalam kumpulan Melaksanakan tugas yang diagihkan secara aktif Bertanggungjawab untuk mengemas tempat kerja sepanjang masa Mempunyai kesedaran mengenai persekitaran kerja Memberi cadangan penambahbaikan Mewujudkan hubungan harmoni dalam kalangan ahli BUKU PANDUAN EKSA KPM versi 2.0

# data[].attributes.attachment_link.description
Sila layari https://gerbangkualiti.blogspot.my Read more 1. EKSA BUKU GARIS PANDUAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM "Persekitaran Kondusif, Pemacu Transformasi" Versi 2.0 2.

# data[].attributes.attachment_link.description
BILIK STOR Stor sentiasa berada dalam keadaan bersih dan kemas. Pelan lantai stor dengan laluan kecemasan boleh diwujudkan dan dipame...

# data[].attributes.attachment_link.readable_text
PENGURUSAN DOKUMEN
1.Fail-fail aktif/diari/ organizer disusun dengan kemas dan teratur pada setiap masa.
2.Fail disusun mengikut nombor siri/indeks yang ditetapkan di dalam kabinet faildan dilabelkan mengikut format yang telah diseragamkan..

BILIK FAIL

1. Stor sentiasa berada dalam keadaan bersih dan kemas.

2. Pelan susun atur/pelan lantai bilik fail boleh disediakan dan dipamerkan di ruang yang mudah dilihat.

3. Kabinet fail dilabelkan mengikut jenis dokumen dan nombor indeks/rujukan.

4. Fail disusun dengan kemas dan teratur mengikut turutan nombor siri fail dan b oleh dicapai dalm tempoh 30 saat carian( *menggunakan formula KLP Cabinet , laci dan poket. )

5. Fail disusun semula di tempat asal selepas digunakan.

6. Sistem pergerakan fail boleh diwujudkan bagi tujuan pengesanan fail yang digunakan (contoh: kad daftar pengguna dan kad keluar masuk fail).

7. Fail-fail terperingkat yang digunakan disimpan di dalam kabinet besi bepalang.Indeks bagi fail-fail terperingkat tidak dilekatkan di luar kabinet.

8. Senarai nama pegawai yang mengendalikan fail terperingkat dipamerkan.

9. Tangga mudah alih, troli dan kerusi berada dalam keadaan baik dan ditentukan tempat khas.

10. Kawalan makhluk/haiwanperosakdilaksanakansecaraberjadual.

11. Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi mengurus bilik fail.

# data[].attributes.attachment_link.title
EKSA - Pengurusan Dokumen dan Bilik Fail

# data[].attributes.attachment_link.description
PENGURUSAN DOKUMEN 1.Fail-fail aktif/diari/ organizer disusun dengan kemas dan teratur pada setiap masa. 2.Fail disusun mengikut nombor siri/indeks yang ditetapkan di dalam kabinet faildan dilabelkan mengikut format yang telah diseragamkan.. BILIK FAIL Stor sentiasa berada dalam keadaan bersih dan kemas. Pelan susun atur/pelan lantai bilik fail boleh disediakan dan dipamerkan di ruang yang mudah dilihat.

# data[].attributes.attachment_link.description
Lantai ruang kerja/bilik pegawai sentiasa berada dalam keadaan bersih.. Meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik Menyediakan...

# data[].attributes.attachment_link.description
Sekiranya pegawai dibekalkan dengan laci meja, penggunaan ruang laci boleh seperti berikut: Laci paling atas dikhaskan penggunaannya kep...

# data[].attributes.attachment_link.title
Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Penulisan Minit Mesyuarat (Arahan Pentadbiran KP MAMPU Bil 6 Tahun 2014)

# data[].attributes.attachment_link.description
Ap 6 tahun 2014 pdf (format mesyuarat) from jasmi jaafar

# data[].attributes.attachment_link.title
Panduan Penulisan surat Rasmi, Memo dan emel (Arahan Pentadbiran KP MAMPU Bil 5 Tahun 2014)

# data[].attributes.attachment_link.description
Ap 5 tahun 2014 pdf(penulisan surat rasmi) from jasmi jaafar

# data[].attributes.body
Pengurusan pejabat adalah satu pengurusan yang penting. Ia melibatkan urus tadbir dan perkhidmatan penyampaian kerajaan.

# data[].attributes.attachment_link.readable_text
Pengurusan Stor di sekolah

Read more

1. 1. B P P A , K P M Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset, KPM 1Pekeliling Perbendaharaan AM 6.1

2. 2. B P P A , K P M Tujuan TPS bertujuan untuk menguruskan stok yang meliputi Penerimaan, Merekod, Penyimpanan, Pengeluaran, Pemeriksaan, Keselamatan, Kebersihan, Pelupusan, Kehilangan dan Hapus Kira. 2

3. 3. B P P A , K P M Tatacara Pengurusan Stor KP 6.4/2013 - Penyimpanan KP 6.2/2013 - Penerimaan KP 6.3/2013 - Merekod Stok KP 6.5/2013 - Pengeluaran KP 6.1/2013 - Pendahuluan KP 6.6/2013 - Pemeriksaan KP 6.7/2013 - Keselamatan dan Kebersihan KP 6.8/2013 - Pelupusan KP 6.9/2013 - Kehilangan dan Hapuskira

4. 4. B P P A , K P M Definisi Stor & Stok STOR STOK (INVENTORI) Tempat melaksanakan : i. Penerimaan; ii. Perekodan; iii. Penyimpanan; iv. Penyelenggaraan; v. Pengendalian; dan vi. Pengeluaran STOK. Barang BELUM GUNA dan perlu disimpan atau untuk digunakan terus untuk tujuan operasi atau penyelenggaraan. Antara kriteria : i. Dalam bentuk barangan dan bekalan untuk digunakan dalam proses pengeluaran; ii. Dalam bentuk barangan atau bekalan untuk digunakan atau diedarkan dalam pembekalan perkhidmatan; iii. Dipegang untuk dijual atau diedar dalam operasi biasa; atau iv. Dalam proses pengeluaran untuk dijual atau diedarkan.

5. 5. B P P A , K P M Bekalan Pejabat Ubat-ubatan Alat Ganti Makmal Contoh Stok Dapur Sukan Pertanian

6. 6. B P P A , K P M Bagi menentukan kategori / sub- kategori / jenis stok sebelum pendaftaran dilakukan Kementerian / Jabatan / PTJ hendaklah menyemak maklumat tersebut melalui laman sesawang http://knowledgebase.treasury.gov.my Kategori Stok

7. 7. B P P A , K P M Kategori Stor Kerajaan

8. 8. B P P A , K P M Stor yang menyedia, mengurus dan membekal barang-barang kepada pelanggan melalui rangkaian stor peringkat negeri, daerah, bahagian, cawangan dan unit Antara contoh Stor Pusat ialah Stor Material Spesifik (SMS) PDRM dan Depoh Bekalan Pusat Kementerian Pertahanan Kategori Stor Kerajaan

9. 9. B P P A , K P M 9 Menyedia, mengurus dan membekal barang kepada Stor Unit Membuat perolehan sendiri dan membekal terus kepada pelanggan akhir. Stor yang mempunyai peruntukan berdasarkan aktiviti dalam Belanja Mengurus Tahunan walaupun bukan bertaraf PTJ / Pusat Kos. Kategori Stor Kerajaan

10. 10. B P P A , K P M 10 Di Kementerian / Ibu Pejabat Jabatan hendaklah mempunyai sekurang-kurangnya 1 Stor Utama Membekalkan stok kepada Bahagian / Cawangan / Ibu Pejabat Jika Bahagian / Cawangan buat perolehan sendiri maka Bahagian / Cawangan tersebut adalah Stor Utama Di PTJ seperti Institusi hendaklah mempunyai 1 Stor Unit yang dibahagikan mengikut seksyen/bahagian seperti bekalan pejabat, domestik, alat ganti dll Kategori Stor Kerajaan Permohonan stok kepada Stor Utama hendaklah menggunakan Borang Permohonan Stok. Contoh: Stor JKR, JPS, JBPM, Hospital, Institusi Latihan & SU Bekalan Pejabat di Kem/Jab.

11. 11. B P P A , K P M 11 Kategori Stor Kerajaan Stor yang menyimpan dan membekal barang-barang untuk keperluan jangka pendek atau guna terus bagi tujuan operasi dan penyelenggaraan kepada pelanggan akhir. Stor Unit hendaklah mendapatkan bekalan daripada Stor Pusat dan Stor Utama serta tidak membuat perolehan sendiri. Permohonan stok daripada pelanggan akhir kepada Stor Unit hendaklah menggunakan Borang Permohonan Stok. Antara contoh Stor Unit ialah stor pejabat, cawangan, bahagian, bengkel, wad, makmal, dapur, dispensari, domestik, sekolah dan unit- unit kecil

12. 12. B P P A , K P M 12 Organisasi Stor Pembekal Stor Unit Stor Unit STOR UTAMASTOR PUSAT Contoh Stor SMS PDRM Depoh Bekalan Peralatan KEMENTAH Contoh Stor JKR / JPS / Hospital Stor Utama di Kementerian Contoh Stor Stor Wad / Makmal / Bahagian / Unit / Bengkel Stor Unit

13. 13. B P P A , K P M Objektif / Asas Pengurusan Stor Pengurusan Stor * Stok sentiasa ada * Menepati kehendak pelanggan Kawalan Stok * Stok boleh diguna * Kaedah penjagaan & penyelenggaraan yang sempurna

14. 14. B P P A , K P M Fungsi Stor Terima ▪ Barang dipesan ▪ Sah dan perakukan barang diterima Simpan Stok Penjagaan ▪ Guna kaedah dan di lokasi ditetapkan ▪ Mengoptimumkan ruang stor ▪ Jaga & selenggara stok dengan baik ▪ Pastikan berfungsi untuk digunakan Pengeluaran ▪ Pergerakan stok ikut keperluan pelanggan ▪ Selenggara rekod setiap transaksi Perancangan ▪ Rancang & urus penokokan stok ▪ Pastikan kedapatan stok ikut paras ditetapkan

15. 15. B P P A , K P M Pemeriksaan ▪ Stok dalam simpanan ▪ Kelemahan / usang / terlebih dll 3K Pelupusan ▪ Pastikan keselamatan, kebersihan & keceriaan ▪ Tindakan pelupusan dilaksanakan ▪ Stok usang/obsolete, rosak, expired, melebihi keperluan & elak pembaziran Hapuskira ▪ Dilaksanakan mengikut peraturan ▪ Untuk stok yang hilang Pembungkusan ▪ Bungkus dan hantar stok kepada pelanggan Fungsi Stor

16. 16. B P P A , K P M STOR Bhgn Bekalan, Kawalan & Akaun Rancang & urus pembelian Kawalan Stok Akaun Pangkalan Data Bahagian Terimaan Terima & periksa barang dibekal Bahagian Simpanan Terima, Simpan & keluar Stok Catat dalam Kad Petak Keselamatan Pengiraan Stok Bhgn Pembungkusan & penghantaran Bungkus & hantar kpd pelanggan Pengurusan Organisasi Stor

17. 17. B P P A , K P M 17 Ketiadaan stok dapat dielakkan dan keperluan pemesan dapat dipenuhi. Penggunaan modal yang lebih ekonomik serta kurangnya terikat dalam bentuk stok. Penggunaan modal yang lebih ekonomik serta kurangnya terikat dalam bentuk stok Stok yang tidak bergerak, tamat tempoh penggunaan, rosak dan usang dapat dikurangkan Ruang simpanan dapat dioptimumkan Objektif Pengurusan Kawalan Stok

18. 18. B P P A , K P M 18 Senarai barang-barang dalam pegangan Stor Pusat dan Stor Utama mengandungi maklumat mengenai nombor kod, perihal barang, unit ukuran dan harga Rujuk kepada laman sesawang http://knowledgebase.treasury.gov.my/knowledgebase/ untuk mendapatkan maklmat bagi penyediaan katalog barang- barang Jika barang-barang dibeli/disimpan tiada dalam Knowledgebase maka Kem/Jab perlu mengemukakan permohonan kepada Perbendaharaan menggunakan *Borang Permohonan Kod Baharu SPA/SPS dan emel kepada sppa@treasury.gov.my Katalog Stok *Borang boleh didapati dalam AM6.1 Lampiran D atau melalui SPA Kit di bawah tab Informasi dalam Knowledgebase

19. 19. B P P A , K P M 19 Penambahan Item Katalog Barang-barang baharu yang hendak dimasukkan ke dalam katalog hanya boleh dilakukan setelah mendapat kelulusan Pegawai Katalog/Stor dan kelulusan daripada Pegawai Pelulus Permohonan menggunakan borang Penambahan Barang (KEW.PS-6) bagi Kem/Jab yang belum menggunakan Sistem Pengurusan Stor (SPS) Perbendaharaan Malaysia Katalog disediakan oleh semua stor : Diedarkan kepada pemesan bagi tujuan pemesanan stok Menyeragamkan barang-barang yang disimpan supaya penjenisan barang-barang yang serupa dapat dikurangkan

20. 20. B P P A , K P M 20 JUSTIFIKASI Tiada barang pengganti yang memuaskan dalam stok; Barang baru lebih ekonomik; Barang tersebut kerap digunakan dalam jangkamasa lama BAHAGIAN BEKALAN, KAWALAN DAN AKAUN (BBKA) Memesan atau membeli untuk permintaan itu sahaja; Memberitahu pemohon bahawa terdapat barang- barang lain dalam katalog yang boleh digunakan sebagai pengganti; Menolak dan memulangkan permohonan tersebut PERATURAN PENGELUARAN ITEM DARIPADA KATALOG Kelulusan Pegawai Pelulus hendaklah diperoleh sebelum stok lama dikeluarkan drpd katalog dengan memastikan baki stok dihabiskan dan tindakan menokok stok tidak dilakukan Pembelian stok yang seakan-akan atau hampir serupa dengannya hendaklah dihentikan pembelian dan dikeluarkan daripada katalog Penambahan Item Katalog dan atau dan

21. 21. B P P A , K P M KumpulanStok Dilaksanakan oleh Stor Pusat /Utama Kump. A (30 %) stok yang disimpan yang mempunyai nilai pembelian tahunan tertinggi. Kump. B (70 %) stok bakinya Kew.PS-7 - Penentuan Kumpulan Stok Senarai ikut nilai pembelian untuk tempoh dua tahun Kajian pembahagian kumpulan dibuat pada setiap awal tahun Tumpuan lebih diberi kepada stok Kump. A untuk elak stok bernilai tinggi disimpan secara berlebihan Pengurusan Stor

22. 22. B P P A , K P M Paras Stok Jumlah stok disimpan pada satu-satu masa Paras Maksimum - kuantiti stok tertinggi (3 bulan penggunaan) Paras Menokok - indikator untuk dapatkan stok (2 bulan penggunaan) Paras Minimum - kuantiti stok terendah (1 bulan penggunaan) Penentuan paras stok - purata pengeluaran 12 bulan terakhir Stok kritikal (ubat/vaksin) tidak ditetapkan aras Paras Stok

23. 23. B P P A , K P M Kadar Pusingan Stok *Pengiraan setiap suku tahun & tahunan *Perlu capai sekurang-kurangnya 2 kadar pusingan *Lebih tinggi lebih bagus *Kajian semula kalau tidak aktif (untuk elak usang/obsolete) *Stok pembangunan/projek khas tidak diambilkira Paras Simpanan * Petunjuk pengurusan stor yang baik. * Stok tidak melebihi paras simpanan. * Kecuali keperluan darurat spt vaksin ular. Paras Perkhidmatan * Stor memenuhi semua pesanan. * Stor mencapai paras perkhidmatan yang baik Prestasi Stor

24. 24. B P P A , K P M Ketua Jabatan di Stor Pusat dan Stor Utama hendaklah menyediakan Laporan Kedudukan Stok KEW.PS-13 setiap suku tahun dan mengemukakan kepada UPA Kem/Jab untuk dilaporkan dalam JKPAK Ketua Jabatan hendaklah menandatangani KEW.PS-13 bagi tahun semasa yang telah lengkap dan mengemukakan kepada UPA Kem/Jab sebelum 15 Februari tahun berikutnya. Laporan Kedudukan Stok Penyediaan Pelaporan

25. 25. B P P A , K P M Tatacara Pengurusan Stor KP 6.4/2013 - Penyimpanan KP 6.2/2013 - Penerimaan KP 6.3/2013 - Merekod Stok KP 6.5/2013 - Pengeluaran KP 6.1/2013 - Pendahuluan KP 6.6/2013 - Pemeriksaan KP 6.7/2013 - Keselamatan dan Kebersihan KP 6.8/2013 - Pelupusan KP 6.9/2013 - Kehilangan dan Hapuskira

26. 26. B P P A , K P M Bidang Tugas ▪ Pegawai yang diberi tanggungjawab untuk terima dan sahkan stok yang diperolehi ▪ Dilantik oleh Ketua Jabatan Objektif ▪ Spesifikasi barang-barang stor ▪ Kualiti/Kuantiti ▪ Keadaan barang-barang stor Pelantikan Pegawai Penerima ▪ Tanggungjawab Ketua Jabatan. ▪ Bagi barang teknikal, pegawai penerima hendaklah ada kemahiran mengenainya Penerimaan

27. 27. B P P A , K P M Barangan diterima berserta LO / Inbois / Dokumen Kontrak dll Diperiksa, diukur, ditimbang oleh Pegawai Penerima dengan serta merta Pengesahan penerimaan dalam pada dokumen rasmi Isi Kew.PS-1 Isi Kew.PS-2 (2 salinan) jika ada perselisihan ( sesalinan simpanan dan sesalinan kepada pembekal) Pengesahan bersyarat jika tidak berkesempatan. Cop "diterima dengan syarat ......." Penerimaan Daripada Pembekal

28. 28. B P P A , K P M Pengujian Kualiti Pembelian dari sesuatu kontrak hendaklah menepati spesifikasi dalam perjanjian. Pegawai Penerima hendaklah memastikan perkara-perkara berikut dipatuhi: Pengesahan kualiti oleh pengilang/pembekal; Sampel barang dihantar ke agensi teknikal untuk diuji; Barang-barang yang tidak menepati kualiti dikembalikan; dan Menuntut penggantian semula mengikut terma kontrak.

29. 29. B P P A , K P M 29 Pelaksanaan dalam situasi berikut: Penerimaan Di Luar Kawasan Stor

30. 30. B P P A , K P M Semak butiran (LO / Inbois / Nota serahan dll ) Periksa (kira / ukur / timbang / uji) Terima - Kew.PS-1 (Stor Unit - Kad Petak) Terima - Kew.PS-2 (jika ada perselisihan) Perekodan ▪ Kew.PS-1 - Borang terimaan Barang-barang (BTB) ▪ Kew.PS-2 - Borang Laporan Terimaan Barang-barang ▪ Tidak sempurna - kuantiti lebih/kurang, kualiti tidak elok atau rosak (catat diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji. Penerimaan Daripada Pembekal

31. 31. B P P A , K P M 31 Penerimaan Daripada Stor Pusat / Utama Barangan diterima berserta Senarai Pembungkusan dan Salinan Borang Pesanan dan Pengeluaran Stok (Stor Utama & Unit) Diperiksa dan disahkan barang diterima adalah seperti yang dipesan Jika ada perselisihan rujuk kepada stor pengeluar dengan serta merta

32. 32. B P P A , K P M Semak butiran (Kew.PS-10 & Kew.PS-12) Semak (sama dengan pesanan) Terima - Kad Petak Tidak sempurna - Kew.PS-2 Perekodan ▪ Kew.PS-2 - Borang Laporan Terimaan Barang-barang ▪ Kew.PS-10 - Borang Pesanan Dan Pengeluaran Stok ▪ Kew.PS-12 - Senarai Pembungkusan ▪ Tidak sempurna - kuantiti lebih/kurang, kualiti tidak elok atau rosak Penerimaan Daripada Stor Pusat / Utama

33. 33. B P P A , K P M 33 Direkodkan semula dalam Kad Kawalan Stok dan Kad Petak asal sebagai barang belum guna Bagi stok separa guna hendaklah direkod dalam borang yang disediakan oleh Stor bagi tujuan kawalan Keluar-Masuk Barang Dikembalikan oleh Stor Penerima

34. 34. B P P A , K P M 34 Pegawai Penerima di Stor Pusat dan Stor Utama hendaklah melabelkan nombor kod dan nama barang kepada semua barang yang diterima atau bekasnya bagi memudahkan penyimpanan Pelabelan Barang-barang Diterima

35. 35. B P P A , K P M 35 Bungkusan barang tidak mempunyai tanda rosak atau terusik Jika terdapat tanda maka hendaklah dibuka serta merta di hadapan agen / wakil penghantaran serta dibandingkan dengan butir-butir yang terdapat dalam inbois atau nota hantaran / pembungkusan Sekiranya berlaku kerosakan / kehilangan / tidak cukup bekal ke atas konsainan maka sijil / perakuan kerosakan hendaklah diperolehi daripada pembekal Penerimaan Barang-barang Import di Tempat Pendaratan

36. 36. B P P A , K P M 36 Barang-barang mudah terbakar atau kimia perlu dihantar terus ke stor Penerimaan Barang Mudah Terbakar atau Kimia

37. 37. B P P A , K P M Tatacara Pengurusan Stor KP 6.4/2013 - Penyimpanan KP 6.2/2013 - Penerimaan KP 6.3/2013 - Merekod Stok KP 6.5/2013 - Pengeluaran KP 6.1/2013 - Pendahuluan KP 6.6/2013 - Pemeriksaan KP 6.7/2013 - Keselamatan dan Kebersihan KP 6.8/2013 - Pelupusan KP 6.9/2013 - Kehilangan dan Hapuskira

38. 38. B P P A , K P M Merekod Stok - Kad Kawalan Stok & Kad Petak PERKARA STOR PUSAT / UTAMA STOR UNIT Rekod di ..  Kew.PS-3 (Kad Kawalan Stok)  Kew.PS-4 (Kad Petak)  Kew.PS-4 (Kad Petak) Warna Kad  Kew.PS-3 (Putih)  Kew.PS-4 (Hijau & Merah Jambu untuk stok bertarikh luput)  Kew.PS-4 (Hijau & Merah Jambu untuk stok bertarikh luput) Lokasi Kad  Ditempatkan bersama stok  Kad petak barangan kimia, mudah terbakar atau stok simpan dalam bilik beku simpan di tempat berasingan Tatacara Merekod  Penerimaan - Pen dakwat merah  Pengeluaran - Pen dakwat biru/hitam  1 kad 1 item & no. kad berturutan  silap (tidak boleh padam - garis, repair & initial)

39. 39. B P P A , K P M 39 Semua Kem/Jab hendaklah menggunakan Sistem Pengurusan Stor (SPS) yang telah dibangunkan oleh Perbendaharaan Malaysia Borang Laporan Terimaan Barang-Barang KEW.PS-2 & Borang Permohonan Stok KEW.PS-11 hendaklah dicetak dan ditandatangani oleh Pegawai yang Bertanggungjawab Borang-borang lain boleh dicetak mengikut keperluan Penggunaan Rekod Melalui Sistem Elektronik

40. 40. B P P A , K P M 40 Komponen atau alat ganti yang diluluskan melalui proses pelupusan melalui kaedah tukar ganti (cannibalize) hendaklah dimasukkan ke dalam stor untuk penempatan sementara sebelum dipasang kepada peralatan lain yang sama jenis atau kegunaannya Satu senarai berasingan hendaklah disediakan bagi tujuan rekod Rekod Komponen Alat Ganti yang Masih Boleh Diguna

41. 41. B P P A , K P M Merekod Stok Kew.PS-4 - Disimpan Bersama Stok

42. 42. B P P A , K P M Merekod Stok Kew.PS-4 - Disimpan Bersama Stok

43. 43. B P P A , K P M Merekod Stok Kew.PS-4 - Tidak Disimpan Bersama Stok

44. 44. B P P A , K P M Merekod Stok Kew.PS-4 - Tidak Disimpan Bersama Stok

45. 45. B P P A , K P M Tatacara Pengurusan Stor KP 6.4/2013 - Penyimpanan KP 6.2/2013 - Penerimaan KP 6.3/2013 - Merekod Stok KP 6.5/2013 - Pengeluaran KP 6.1/2013 - Pendahuluan KP 6.6/2013 - Pemeriksaan KP 6.7/2013 - Keselamatan dan Kebersihan KP 6.8/2013 - Pelupusan KP 6.9/2013 - Kehilangan dan Hapuskira

46. 46. B P P A , K P M 46 Susun atur *Menggunakan ruang semaksima mungkin *Pelan Lantai yang sistematik *Ambil kira faktor pergerakan keluar masuk *Penggunaan tempat simpanan yang praktikal *Jarak 50cm dari siling atas faktor keselamatan Lokasi dan letakan stok * Dipetakan dan sentiasa dikemaskini * Amalkan Letakan Stok Tetap * Letakkan Stok Sementara jika :  Stok akan dikeluarkan kepada pemesan  Baru diterima  Ruang terhad (faktor saiz dll) * Dicatat perihal stok untuk memudahkan penyimpanan dan pengeluaran Penyimpanan

47. 47. B P P A , K P M 47 Penyimpanan *Amalan Masuk Dulu Keluar Dulu (MDKD) *Tempat simpanan ambil kira jenis stok  Bilik hawa dingin  Bilik bersiling  Ruang kering dan ada laluan angin *Ruang penyimpanan perlu dibahagi mengikut seksyen / baris / rak / tingkat / petak *Stok yang memerlukan cara simpanan khas hendaklah dipatuhi / dipenuhi kehendaknya Penyimpanan

48. 48. B P P A , K P M 48 Stok dalam bekas asal *Dikekalkan dalam bekasnya *Label dipastikan boleh dilihat dengan jelas Barang-barang tercerai *Dimasukkan dalam bekas yang sama *Simpan ikut bilangan atau unit untuk memudahkan pengeluaran Barang-barang berharga dan menarik *Tempat selamat dan sentiasa di bawah pengawasan *Kawalan pengeluaran diketatkan Penyimpanan

49. 49. B P P A , K P M 49 Penyimpanan dadah merbahaya, racun dan bahan psikotropik *Patuhi peraturan penyimpanan di bawah Akta Dadah Berbahaya 1952 dan Peraturan Racun 1952 dan Peraturan Bahan Psikotropik 1989 Penyimpanan stok unsur keselamatan *Senjata atau peta-peta *Patuhi Peraturan Keselamatan yang ditetapkan Stok mudah terjejas akibat hawa panas dan lembap *Simpan ditempat bersesuaian (bilik hawa dingin / bilik nyah lembapan) Penyimpanan

50. 50. B P P A , K P M 50 Stok tahan pada cuaca panas dan hujan *Tahan panas atau hujan dan sukar dialih *Simpan ditempat lapang dan berpagar Stok barang-barang berat *Pada rak paling bawah *Ambil kira faktor berikut waktu simpanan  MDKD  Elak paling bawah ditindih dengan stok berat  Mudahkan urusan kiraan, pemeriksaan dan verifikasi *Alas dengan palet,belantan atau landasan *Ruang simpanan bersesuaian *Tinggi susunan sederhana untuk urusan pergerakan dll Penyimpanan

51. 51. B P P A , K P M 51 Stok bertarikh luput * Pembekal perlu label tarikh luput (catat pada bekas/kotak supaya mudah dilihat) * Rekod pada kad petak warna merah jambu * Amalan Masuk Dulu Keluar Dulu (MDKD) * Jika MDKD tidak dapat diamalkan guna label MDKD (Kew.PS-8) * Senarai stok bertarikh luput (KEW.PS-9) disediakan oleh Pegawai Stor dengan merekodkan kuantiti stok bertarikh luput dalam bulan yang sama * KEW.PS-9 dikemaskini enam bulan sebelum tamat tarikh luput * Jika tidak dapat dihabiskan perlu ambil tindakan berikut:  Maklumkan kepada stok pusat/utama untuk agih kepada stor lain  Laksanakan pengeluaran bagi tujuan yang berkaitan spt latihan,pembangunan dll  Pulangkan kepada pembekal (rujuk perjanjian jika ada)  Laksana pelupusan Penyimpanan

52. 52. B P P A , K P M Penyimpanan - Stok Tersusun & Ada Pengenalan

53. 53. B P P A , K P M Penyimpanan - Stok Tersusun & Ada Pengenalan

54. 54. B P P A , K P M Penyimpanan - Stok Tidak Tersusun & Tiada Pengenalan

55. 55. B P P A , K P M Penyimpanan - Stok Tidak Tersusun & Tiada Pengenalan

56. 56. B P P A , K P M Tatacara Pengurusan Stor KP 6.4/2013 - Penyimpanan KP 6.2/2013 - Penerimaan KP 6.3/2013 - Merekod Stok KP 6.5/2013 - Pengeluaran KP 6.1/2013 - Pendahuluan KP 6.6/2013 - Pemeriksaan KP 6.7/2013 - Keselamatan dan Kebersihan KP 6.8/2013 - Pelupusan KP 6.9/2013 - Kehilangan dan Hapuskira

57. 57. B P P A , K P M Guna sistem Masuk-Dahulu-Keluar-Dahulu (MDKD) Elak pengeluaran tanpa kebenaran Pengeluaran tidak ikut kuantiti kelulusan Stok lama tersimpan dan tidak dikeluarkan Kebenaran oleh Pegawai Pelulus atau Pegawai diberi kuasa secara bertulis oleh Ketua Jabatan Kebenaran Pengeluaran

58. 58. B P P A , K P M Pemesanan Stok Gunakan Borang KEW.PS-10 (Stor Pemesan kepada Stor Pengeluar) Pesanan kepada Stor Pusat perlu 5 salinan KEW.PS-10. Pesanan kepada Stor Utama (jumlah salinan ikut keperluan agensi) 1 salinan disimpan oleh pemesan, 4 salinan kepada stor pengeluar Pengendalian di stor pengeluar mengikut fungsi setiap seksyen stor 1 2 3 4

59. 59. B P P A , K P M Permohonan Stok Pesanan stok kepada stor utama yang bekalkan terus kepada pelanggan dan stor unit guna KEW.PS-11 Disediakan dalam 2 salinan 1 salinan simpanan pemohon dan 1 salinan kemukakan kepada stor unit Tindakan perlu diambil bila terima KEW.PS-11 i. Daftarkan dan beri no. permohonan ii. Tentukan kuantiti pengeluaran iii. Dapatkan kelulusan pengeluaran iv. Catat pengeluaran pada kad petak v. Keluarkan stok 1 2 3 4

60. 60. B P P A , K P M Sekiranya pesanan disahkan tidak dapat dibekalkan oleh Stor Pusat maka Stor Utama hendaklah membuat perolehan Mengikut tatacara perolehan semasa yang berkuat kuasa Pesanan Tidak Dapat Dibekalkan

61. 61. B P P A , K P M Stok hanya boleh dikeluarkan atas pesanan dengan Kebenaran Pegawai Pelulus yang diberi kuasa secara bertulis oleh Ketua Jabatan Pengeluaran Stok Pegawai Pelulus hendaklah menurunkan tandatangan dan tarikh di KEW.PS-10 atau KEW.PS-11 Stok yang dikeluarkan hendaklah mengikut kuantiti yang diluluskan

62. 62. B P P A , K P M Barang kerap digunakan; atau Barang mudah rosak; atau Barang bernilai rendah; atau Barang tidak ekonomik dikesan. Contoh : Kalkulator / gunting / stapler / penunu bunsen / pemutar skru / tali / gelas / bakul sampah/ sudu / garfu. * Rekod dan keluarkan terus daripada stok * Tidak perlu buku kawalan dalaman Barang Gunahabis

63. 63. B P P A , K P M Barang guna habis bagi tujuan guna sama disimpan di lokasi tertentu selepas digunakan Sediakan borang kawalan dalaman Jika tidak diperlukan tetapi masih ada nilai jualan boleh buat jualan sisa stok atau barang terpakai Kawalan Keluar Masuk Barang Guna Habis

64. 64. B P P A , K P M Perlu kelulusan Ketua Jabatan Jika kategori Bahan Buangan Terjadual, ikut peraturan ditetapkan Jika lain-lain boleh jual sisa kepada syarikat berdaftar dengan MOF dan permit barang lusuh (berat kurang 1000kg) Jika lebih 1000kg ikut tatacara pengurusan aset alih atau lain-lain yang berkaitan Hasil jualan dikredit dalam hasil Kerajaan Jualan Sisa Stok Atau Barang Terpakai

65. 65. B P P A , K P M Direkod secara berasingan Jika hendak dijual perlu kelulusan Ketua Jabatan Harga ditetapkan oleh Jabatan Hasil jualan dikredit dalam hasil Kerajaan Produk Hasilan Stok

66. 66. B P P A , K P M Tatacara Pengurusan Stor KP 6.4/2013 - Penyimpanan KP 6.2/2013 - Penerimaan KP 6.3/2013 - Merekod Stok KP 6.5/2013 - Pengeluaran KP 6.1/2013 - Pendahuluan KP 6.6/2013 - Pemeriksaan KP 6.7/2013 - Keselamatan dan Kebersihan KP 6.8/2013 - Pelupusan KP 6.9/2013 - Kehilangan dan Hapuskira

67. 67. B P P A , K P M Pemeriksaan Stor Pengiraan Stok Pemeriksaan Stok Verifikasi Stor Jenis Pemeriksaan

68. 68. B P P A , K P M Soalan Jawapan Di mana dilaksana ?  Stor Pusat  Stor Utama  Stor Unit Bila ?  Sepanjang Tahun  Bila ada transaksi masuk atau keluar Tanggungjawab siapa ?  Pegawai Stor Apa perlu dibuat ?  Kira baki selepas transaksi  Buat garisan merah pada akhir transaksi di Kad Petak  Tandatangan & tarikh oleh Pegawai Stor  Stor Utama perlu sediakan Laporan kedudukan Stok (Kew.PS-13)  Dilaporkan kepada Urusetia JKPAK Pengiraan Stok

69. 69. B P P A , K P M Soalan Jawapan Di mana dilaksana ?  Stor Pusat  Stor Utama Bila ?  Sekali setahun mulai 1 Oktober  Pemeriksaan terhadap semua stok Tanggungjawab siapa ?  Pegawai Pemeriksa yang dilantik oleh Ketua Jabatan  Pegawai tidak kena mengena dengan stor Apa perlu dibuat ?  Guna Kew.PS-14 - Laporan Pemeriksaan / Verifikasi Stor  Kew.PS-14 disemak dan disahkan oleh pegawai Pemverifikasi Stor  Buat garisan merah pada akhir transaksi di Kad Kawalan Stok (tandatangan & tarikh Pegawai Pemeriksa) Ingat !!!  Tiada transaksi waktu pemeriksaan  Boleh dengan kebenaran Pegawai Pemeriksa Pemeriksaan Stok

70. 70. B P P A , K P M 70 Soalan Jawapan Di mana dilaksana ?  Stor Pusat  Stor Utama Bila ?  Sekali setahun sebelum 31 Disember  Selepas Pemeriksaan Stor dibuat Tanggungjawab siapa ?  Pegawai Pemverifikasi Stor dilantik oleh KSU/  Pengerusi JKPAK Kementerian  Tempoh pelantikan 2 tahun Apa perlu dibuat ?  Lawatan & semakan berdasarkan jadual ditetapkan  Semak / sahkan Kew.PS-14 dan serah kepada KJ  Sediakan Kew.PS-15 - Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor dan serah kepada KJ Keanggotaan Pemverifikasi Stor  Sekurang-kurangnya 2 orang  Tidak bertugas di stor  Kump. P&P atau sokongan Verifikasi Stor

71. 71. B P P A , K P M Soalan Jawapan Pelarasan Stok ?  Tindakan pembetulan akibat kesilapan kiraan Bila ?  Selepas Pemeriksaan Stor dan Verifikasi Stor dilaksanakan Tanggungjawab siapa ?  Pegawai Stor Kuasa Melulus  Ketua Jabatan Borang Diguna  Kew.PS-17 - Penyata Pelarasan Stok Apa perlu buat ?  Transaksi di ruang Terima - stok terlebih (KKS-Bhgn B)  Transaksi di ruang Keluar - stok terkurang  Catat di Kad Petak  Tandatangan dan tarikh Pelarasan Stok

72. 72. B P P A , K P M Tatacara Pengurusan Stor KP 6.4/2013 - Penyimpanan KP 6.2/2013 - Penerimaan KP 6.3/2013 - Merekod Stok KP 6.5/2013 - Pengeluaran KP 6.1/2013 - Pendahuluan KP 6.6/2013 - Pemeriksaan KP 6.7/2013 - Keselamatan dan Kebersihan KP 6.8/2013 - Pelupusan KP 6.9/2013 - Kehilangan dan Hapuskira

73. 73. B P P A , K P M 73 Patuhi Arahan Keselamatan Suasana stor yang kondusif Pelabelan yang jelas & mudah difahami Tujuan

74. 74. B P P A , K P M Tatacara Pengurusan Stor KP 6.4/2013 - Penyimpanan KP 6.2/2013 - Penerimaan KP 6.3/2013 - Merekod Stok KP 6.5/2013 - Pengeluaran KP 6.1/2013 - Pendahuluan KP 6.6/2013 - Pemeriksaan KP 6.7/2013 - Keselamatan dan Kebersihan KP 6.8/2013 - Pelupusan KP 6.9/2013 - Kehilangan dan Hapuskira

75. 75. B P P A , K P M Pelupusan Stok Dilaksanakan pada stok yang usang, rosak, expired, tidak boleh diguna, tidak diperlukan dll Laksana berdasarkan syor Pegawai Pemeriksa atau Pemverifikasi Stok Mematuhi peraturan berkuatkuasa dalam Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan Lembaga Pemeriksa Pelupusan Stok guna Lembaga Pemeriksa Pelupusan Aset Alih Kerajaan sedia ada Guna KEW.PS-19 yang disediakan oleh Pegawai Stor Catat keadaan stok serta syor kaedah pelupusan yang sesuai Kuasa melulus ikut akta sedang berkuatkuasa Pegawai stor kemaskini rekod KKS dan KP Perakuan Pelupusan tidak diperlukan Dilaporkan dalam KEW.PS-20

76. 76. B P P A , K P M Tatacara Pengurusan Stor KP 6.4/2013 - Penyimpanan KP 6.2/2013 - Penerimaan KP 6.3/2013 - Merekod Stok KP 6.5/2013 - Pengeluaran KP 6.1/2013 - Pendahuluan KP 6.6/2013 - Pemeriksaan KP 6.7/2013 - Keselamatan dan Kebersihan KP 6.8/2013 - Pelupusan KP 6.9/2013 - Kehilangan dan Hapuskira

77. 77. B P P A , K P M 77 Dilaksana bila berlaku kecurian, kebakaran, bencana alam, kesusutan dan seumpamanya Perlu mematuhi peraturan ditetapkan dalam Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan Kecuali Kekurangan Stok Bernilai Rendah Hapus Kira Kehilangan Stok

78. 78. B P P A , K P M 78 Kekurangan Stok Bernilai Rendah Jumlah keseluruhan NPA kurang RM250 Susut disebabkan oleh kekurangan akibat dipotong, ditimbang, dibancuh, bocor, sejat dll Bukan disebabkan oleh kecuaian pegawai awam Kuasa Melulus Seksyen 5 Akta Pewakilan Kuasa 1956 yang sedang berkuatkuasa Pegawai Stor sediakan Laporan Hapus Kira Kekurangan Stok guna KEW.PS-21 KEW.PS-21 hendaklah disahkan oleh KJ sebelum diangkat kepada Kuasa Melulus Kemaskini KKS dan KP Laporan Polis, Laporan Awal dan Laporan Akhir tidak diperlukan

79. 79. B P P A , K P M Unit Pengurusan Aset Alih Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset Kementerian Pendidikan Malaysia Aras 5, Blok E2, Kompleks E Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62604 Putrajaya Tel : 03 - 88849400 03 - 88846834 03 - 88846873 03 - 88846836 03 - 8884 6846 Fax : 03 - 88846824 marianis.din@moe.gov.my nurhayati.sebli@moe.gov.my nizarudin@moe.gov.my syuhaida.safian@moe.gov.my mnoor.roslan@moe.gov.my

80. 100. B P P A , K P M

81. 101. B P P A , K P M

82. 102. B P P A , K P M

# data[].attributes.attachment_link.description
Pengurusan Stor di sekolah Read more 1. B P P A , K P M Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset, KPM 1Pekeliling Perbendaharaan AM 6.1 2. B P P A , K P M Tujuan TPS bertujuan untuk menguruskan stok yang meliputi Penerimaan, Merekod, Penyimpanan, Pengeluaran, Pemeriksaan, Keselamatan, Kebersihan, Pelupusan, Kehilangan dan Hapus Kira.

# data[].attributes.attachment_link.readable_text
Read more

1. 1. 1PEKELILING PERBENDAHARAAN (1PP): PENGURUSAN ASET KERAJAAN 1

2. 2. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 2 http://www.treasury.gov.my/

3. 3. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 3 http://www.treasury.gov.my/

4. 4. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 4 AM 2.3 AM 2.1 AM 2.2 AM 2.4 AM 1.1 AM 2.5 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Pendaftaran Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Pendahuluan Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Penerimaan Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan Pengurusan Aset Kerajaan Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Penyelenggaraan AM 2.6 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Pelupusan AM 2.7 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Kehilangan Dan Hapuskira AM - PENGURUSAN ASET

5. 5. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 5 Tujuan Menjelaskan peraturan berkaitan Pengurusan Aset Ketara (Aset Alih, Aset Hidup, Stor) dan Aset Tak Ketara Kerajaan Persekutuan 5 UNIT PENGURUSAN ASET (UPA) Definisi Aset Aset ialah sumber yang dikawal oleh entiti, hasil daripada peristiwa lampau dan memberi manfaat ekonomi masa hadapan atau potensi perkhidmatannya dijangka mengalir ke dalam entiti * Mempunyai kewujudan fizikal * Boleh disentuh dan dipegang * Untuk kegunaan dalam pengeluaran atau pembekalan barangan atau perkhidmatan, untuk disewakan kepada pihak lain atau kegunaan urusan pentadbiran Aset Ketara * Aset bukan kewangan yang dapat dikenalpasti * Tanpa kewujudan secara fizikal * Terbahagi kepada Harta Intelek dan Bukan Harta Intelek Aset Tak Ketara

6. 6. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 6 Tujuan 6 Tanggungjawab Pegawai Pengawal Tanggungjawab Ketua Jabatan Penubuhan Unit Pengurusan Aset (UPA) peringkat Kementerian & Jabatan PTJ (jika perlu) Penubuhan & pelaksanaan JKPAK Pelantikan JK Penyiasat bagi kes kehilangan Kawalselia pengurusan stor di bawah UPA Menyedia dan mengemukakan Laporan Eksekutif Pengurusan Aset Kerajaan Tahunan Melantik Pegawai Penerima Memastikan Aset Kerajaan didaftarkan Memastikan aset disimpan di tempat sesuai dan selamat Memastikan penyelenggaraan aset dilaksanakan Memastikan hasil penemuan pemeriksaan di ambil tindakan Menyediakan pelan/perancangan pelupusan Menyediakan Laporan Awal Kehilangan Melantik pegawai khusus sepenuh masa untuk pengurusan stor ( Stor Pusat dan Stor Utama), Stor Unit (Jika Perlu) Melantik Pegawai Pemeriksa Stor Penyediaan Laporan Suku Tahun (Aset Alih, Aset Hidup, Stok dan Aset Tak Ketara) Penyediaan Laporan Eksekutif Pengurusan Aset Kerajaan Tahunan UNIT PENGURUSAN ASET (UPA)

7. 7. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 7 Bilangan dan gred perjawatan yang perlu diwujudkan adalah tertakluk kepada beban tugas, nilai serta bilangan aset yang terdapat di sesebuah Kementerian/ Jabatan/ Cawangan bertaraf PTJ. UPA diletakkan di Bahagian Pengurusan Aset atau Bahagian- Bahagian lain yang difikirkan sesuai. Jab yang ada Caw/Agensi/Institut bukan bertaraf PTJ boleh menubuhkan UPA mengikut kesesuaian. UNIT PENGURUSAN ASET (UPA)

8. 8. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 8 Bahagian / Seksyen / Unit Pengurusan Aset (UPA) adalah bertanggungjawab untuk menguruskan semua Aset Alih, Aset Hidup, Stor dan Aset Tak Ketara Kerajaan di Kem/Jab/PTJ di bawahnya kawalannya meliputi: Penerimaan Pendaftaran Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan Penyelenggaraan Pelupusan Kehilangan dan Hapuskira UNIT PENGURUSAN ASET (UPA)

9. 9. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 9 Menguruskan pelantikan Pegawai Aset, Pegawai Pemeriksa, Lembaga Pemeriksa Pelupusan, Jawatankuasa Penyiasat dan Pemverifikasi Stor Menjadi Urus Setia Kepada Mesyuarat JKPAK Menyelaras Laporan Suku Tahun daripada Kem/Jab/PTJ setiap 3 bulan sekali Mendapat Laporan Tahunan Pengurusan Aset Alih, Aset Hidup, Stor dan Aset Tak Ketara daripada Kem/Jab/PTJ Menyedia dan mengemukakan Laporan Eksekutif Pengurusan Aset ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya UNIT PENGURUSAN ASET (UPA)

10. 10. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 10 Kuasa Lantikan * Pegawai Pengawal; atau * Ketua Pengarah; atau * Pengerusi JKPAK Kementerian atau Ibu Pejabat Jabatan * Luar Negara (dilantik oleh Ketua Perwakilan / Jabatan di negara berkenaan) Gred Jawatan * Tertakluk kepada beban tugas, nilai serta bilangan aset kerajaan di bawah kawalan/pegangan * Daripada mana-mana skim perkhidmatan; * Seboleh-bolehnya Kumpulan Pengurusan & Profesional; * Gred 17 ke atas (jika tiada P&P atau terhad) Bilangan * 1 orang PELANTIKAN PEGAWAI ASET

11. 11. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 11 Pegawai Aset Urus Setia Mesyuarat JKPAK Pengurusan Pelupusan, Kehilangan & Hapuskira Pengurusan Aset Alih, Aset Hidup, Stor dan Aset Tak Ketara Kerajaan Urus Setia Laporan Suku Tahun & Tahunan Urus Setia Penerimaan Hadiah Pengurusan Pelantikan TUGAS PEGAWAI ASET

12. 12. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 12 Kekerapan: 4 Kali setahun (3 bulan sekali) Pengerusi: Pengarah / Pegawai Pendidikan Daerah / Pengetua / Guru Besar Setiausaha: Pegawai Aset Ahli: Ketua-ketua Unit / Audit Dalam / Pegawai-pegawai lain yang bersesuaian Agenda: Laporan Peruntukan Perolehan Aset / Kedudukan Semasa Aset Alih, Aset Hidup dan Aset Tak Ketara / Laporan Pemeriksaan Aset Alih, Aset Hidup dan Aset Tak Ketara / Kedudukan Stok Suku Tahun dan Tahunan / Laporan Pemeriksaan dan Verifikasi Stok / Hal-hal lain MESYUARAT JKPAK

13. 13. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 13 LAPORAN EKSEKUTIF PENGURUSAN ASET KERAJAAN TAHUNAN Mengandungi maklumat Perakuan Pegawai Pengawal, Laporan Eksekutif dan Ringkasan Laporan Tahunan Pengurusan Aset Alih, Aset Hidup, Stor (melibatkan stor utama sahaja) dan Aset Tak Ketara. Laporan Eksekutif Pengurusan Aset Kerajaan Tahunan hendaklah dikemukakan oleh UPA Kementerian/ Jabatan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

14. 14. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 14 AM 2.3 AM 2.1 AM 2.2 AM 2.4 AM 1.1 AM 2.5 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Pendaftaran Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Pendahuluan Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Penerimaan Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan Pengurusan Aset Kerajaan Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Penyelenggaraan AM 2.6 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Pelupusan AM 2.7 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Kehilangan Dan Hapuskira AM - PENGURUSAN ASET

15. 15. 1515 Aset Awam adalah semua aset termasuk Aset Tak Alih serta Barang-Barang Awam yang mempunyai pengertian yang diberi kepadanya di bawah seksyen 3 Akta Acara Kewangan 1957 [Akta 61] yang dibeli, disewa beli atau dibina dengan wang Kerajaan, yang diterima melalui sumbangan atau hadiah, yang diperolehi melalui proses perundangan dan yang dimiliki secara pajakan atau warisan. TAFSIRAN ASET AWAM DI BAWAH ARAHAN PERBENDAHARAAN (AP)3

16. 16. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 1616 DEFINISI ASET Aset Ketara Aset Alih Aset Hidup Stor Tidak Ketara Harta Intelek Bukan Harta Intelek Aset atau peralatan yang boleh dipindah Yang boleh dialih dari satu tempat ke tempat lain secara mudah Termasuk aset dibekal bersekali dengan penyediaan bangunan atau infrastruktur

17. 17. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 17 Aset Alih Harta Modal (aset alih dipermodalkan) Aset Alih Bernilai Rendah (aset alih tidak dipermodalkan) Aset Alih yang harga perolehan asalnya RM2,000atau lebih setiap satu unit Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang RM2,000 setiap unit NOTA: PELAKSANAAN BERMULA 1 JANUARI 2015, SURAT BERTARIKH 4 JULAI 2014 KUMPULAN ASET ALIH

18. 18. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 18 Menyemak maklumat mengenai kod melalui laman sesawang http://knowledgebase.treasury.gov.my Jika kod tidak wujud dalam Knowledgebase, kemuka permohonan kod baharu menggunakan Lampiran A kepada Perbendaharaan melalui sppa@treasury.gov.my KATEGORI ASET ALIH

19. 19. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 19 AM 2.3 AM 2.1 AM 2.2 AM 2.4 AM 1.1 AM 2.5 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Pendaftaran Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Pendahuluan Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Penerimaan Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan Pengurusan Aset Kerajaan Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Penyelenggaraan AM 2.6 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Pelupusan AM 2.7 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Kehilangan Dan Hapuskira AM - PENGURUSAN ASET

20. 20. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 20 2. Pegawai Penerima ▪ Pegawai yang diberi tanggungjawab untuk terima dan periksa aset yang diterima ▪ Bagi aset teknikal, Pegawai Penerima hendaklah memiliki kepakaran ▪ Dilantik oleh Ketua Jabatan 1. Objektif ▪ Spesifikasi aset ▪ Kualiti / Kuantiti ▪ Keadaan aset PENERIMAAN ASET ALIH

21. 21. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 21 Semak butiran Periksa (kira/ukur) Terima bersyarat* KEW.PA-1 - isi**KEW.PA-1 - sah*** Pengesahan Pegawai Penerima (Surat Jaminan & Manual Pengguna) * "Diterima dengan syarat ia disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang dan diuji" ** Jika terdapat kerosakan atau perselisihan *** Pengesahan KEW.PA-1 - KJ/Bahagian/Seksyen/Unit/ Pegawai Aset 3. PERATURAN PENERIMAAN ASET ALIH

22. 22. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 22 AM 2.3 AM 2.1 AM 2.2 AM 2.4 AM 1.1 AM 2.5 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Pendaftaran Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Pendahuluan Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Penerimaan Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan Pengurusan Aset Kerajaan Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Penyelenggaraan AM 2.6 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Pelupusan AM 2.7 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Kehilangan Dan Hapuskira AM - PENGURUSAN ASET

23. 23. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 23 Database Kesan & Pantau Keadaan aset Selenggara, Lupus & Ganti 1. OBJEKTIF PENDAFTARAN ASET ALIH Dua (2) Minggu

24. 24. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 24 3. Aset Tanpa Penempatan * Daftar Dalam Kew.PA-2 atau Kew.PA-3 * Tandatangan Pegawai Aset di ruang penempatan * Kemaskini penempatan bila berkenaan 4. Aset Dibekal Bersekali Dengan Bangunan * Daftar Ikut Tatacara 1PP PENDAFTARAN ASET ALIH 5. Aset Yang Disewa Beli * Daftar semasa diterima jika : Dalam perjanjian sewa beli dinyatakan aset tersebut telah menjadi milik Kementerian/ Jabatan/PTJ bermula tarikh penerimaan/penyerahan * Daftar selepas tamat tempoh perjanjian jika: Dalam perjanjian sewa beli dinyatakan aset tersebut menjadi milik Kerajaan selepas sesuatu tempoh perjanjian

25. 25. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 25 7. Aset Lucut Hak * Kementerian/ Jabatan/ PTJ yang bercadang untuk menggunakan aset lucut hak dikehendaki mendapatkan kelulusan Perbendaharaan Malaysia dan didaftarkan. * Aset lucut hak yang tertakluk di bawah akta tertentu adalah menjadi tanggungjawab kuasa-kuasa tertentu untuk menentukan tindakan yang diambil ke atas aset berkenaan bagi maksud Akta tersebut sahaja. PENDAFTARAN ASET ALIH 6. Aset Yang Disewa Aset yang disewa daripada syarikat/ pembekal/ pengilang seperti mesin fotostat, kenderaan dan sebagainya tidak perlu didaftarkan di bawah tatacara ini. Satu senarai aset yang disewa hendaklah disediakan oleh Kementerian/ Jabatan/ PTJ bagi tujuan rekod.

26. 26. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 26 8. PINDAHAN ASET ALIH Aset yang dipindahkan antara PTJ bagi tujuan latihan dan pameran hendaklah didaftarkan semula oleh PTJ penerima. Pindahan dengan Badan Berkanun / PBT / SUK - Pelupusan secara hadiah Aset yang dipindahkan untuk tujuan latihan atau pameran hendaklah digunakan bagi maksud tersebut sahaja Bagi kenderaan yang akan dipindahkan untuk tujuan latihan atau pameran, kad pendaftaran kenderaan hendaklah dibatalkan oleh PTJ Pemberi di Jabatan Pengangkutan Jalan. Perlu mendapat kelulusan Ketua Jabatan

27. 27. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A ASET BAHARU PTJ laksana perolehan tidak perlu daftar PTJ Penerima perlu daftar bedasarkan punca maklumat ASET LAMA Kew.PA-2 & Kew.PA-3 dibatalkan dan dicap "DIPINDAHKAN KEPADA .... dan ditarikhkan" Pemberi * Kew.PA-2 @ Kew.PA-3 salinannya serah kepada penerima * Kemaskini Kew.PA-4, Kew.PA-5 & Kew.PA-7 Penerima * Daftar semula aset (maklumat ikut daftar asal) * Kemaskini Kew.PA-4, Kew.PA-5 & Kew.PA-7 27 PINDAHAN ASET ALIH

28. 28. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 28 9. PENEMPATAN ASET ALIH KE PTJ LAIN PTJ/agensi Pembeli * Daftar KEW.PA-2 atau KEW.PA-3 * Salinan serah kepada Penerima PTJ/agensi Penerima * Tidak perlu daftar semula * Buat penempatan * Sediakan KEW.PA-7 berasingan Tanggungjawab kitaran aset masih pada Pemberi Aset yang dibeli oleh PTJ untuk ditempatkan kepada PTJ yang lain di bawah satu Pegawai Pengawal yang tidak melibatkan pertukaran hak milik:

29. 29. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 29 Beli LO Nota Serahan Invois Dokumen Kontrak Kad Jaminan Manual Pengguna Lain-lain Sewa Beli Ikatan perjanjian Lain-lain Sumber Lain Salinan daftar Surat kelulusan Sijil Lucut Hak * Aset belum daftar dan tiada punca maklumat - rujuk fizikal atau maklumat lain yang berkaitan 10. TATACARA PENDAFTARAN ASET ALIH 10.1 DOKUMEN RUJUKAN PENDAFTARAN

30. 30. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 30 PERKARA HARTA MODAL ASET ALIH BERNILAI RENDAH 10.2 Dokumen Pendaftaran Semua Kementerian/Jabatan hendaklah menggunakan SPA yang telah dibangunkan oleh Perbendaharaan Malaysia. Daftar Harta Modal KEW.PA-2 (Lampiran A) hendaklah dicetak melalui SPA Daftar Aset Alih Bernilai Rendah KEW.PA-3 (Lampiran B) boleh dicetak mengikut keperluan. 10.3 Butiran Maklumat Diisi dengan lengkap berdasarkan maklumat yang ada Jika tiada boleh buat anggaran berdasarkan fizikal aset 10.4 Tandatangan Ketua Jabatan Menyemak dan mengesahkan maklumat yang terdapat dalam KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 sebelum menandatangani di ruangan tersebut. Dipertanggungjawabkan untuk menandatangani KEW.PA-2 bagi pihak terdahulu atau sebelumnya untuk daftar yang belum ditandatangani. 10. TATACARA PENDAFTARAN ASET ALIH

31. 31. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 31 PERKARA HARTA MODAL ASET ALIH BERNILAI RENDAH 10.5 Pendaftaran Aset Yang Diperolehi pada tahun 2014 dan ke bawah. Hendaklah dikekalkan pendaftaran mengikut definisi Harta Modal dan Inventori Label aset untuk aset pada tahun 2014 dan ke bawah masih mengekalkan nombor siri pendaftaran yang lama. 10.6 Pelaksanaan Pendaftaran Secara Berpusat atau Secara Berpusat ikut jenis (ICT dan Bukan ICT) atau Dilaksanakan oleh Bahagian/Cawangan/PTJ masing-masing Sekiranya aset didaftarkan secara berpusat, salinan KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah dikemukakan ke Bahagian/ Cawangan/ PTJ di mana aset tersebut ditempatkan jika perlu 10.7 KEW.PA-4 dan KEW.PA-5 Hendaklah disediakan mengikut tahun semasa oleh Bahagian/ Cawangan/ PTJ masing-masing. KEW.PA-4 dan KEW.PA-5 hendaklah dikemas kini apabila terdapat pindahan, aset baharu, aset di lupus atau aset dihapus kira. Dirujuk oleh Bahagian/ Cawangan/ PTJ untuk penyediaan KEW.PA-8. 10. TATACARA PENDAFTARAN ASET ALIH

32. 32. 32 Ubah Penempatan Ubah Pegawai Penempatan Tambah/Naik Taraf Aset Pemeriksaan Aset Pelupusan/ Pindahan Hapus Kira 10.8 PENGEMASKINIAN DAFTAR

33. 33. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 33 Pelabelan Umum Label No. Daftar Semua hendaklah dilabel Hak Kerajaan Malaysia dan nama Kem/Jabatan/PTJ Label pada tempat yang sesuai di aset Jana melalui SPA jika telah gunapakai Aset risikan/ penyamaran label di tempat tidak mudah dilihat Aset kecil/ kerap dicuci/ disteril dikecualikan No. Siri Pendaftaran catat pada lokasi penyimpanan aset Berdasarkan Kod Dictionary Sektor Awam (DDSA) Dikeluarkan oleh MAMPU Untuk tujuan keseragaman No. daftar unik untuk satu tahun Komponen / aksesori catat dalam Bahagian B Kew.PA-2 10.9 PELABELAN ASET ALIH

34. 34. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 34 11. Rekod Pinjaman dan Pergerakan Aset Alih Bagi tujuan pinjaman Bagi penempatan sementara Rekod dalam Kew.PA-6 12. Penyimpanan KEW.PA-2 dan KEW.PA-6 hendaklah disimpan di tempat yang selamat Daftar asal (KEW.PA-2) disimpan oleh Pegawai Aset 13. Aset di Lokasi Disediakan oleh Pegawai Aset 1 (Pegawai Aset / pamer di lokasi) Kew.PA-7 mesti dikemaskini dari semasa ke semasa 14. Laporan Tahunan Kew.PA-8 perlu serah kepada induk Maklumat sentiasa kemaskini PERGERAKAN, PENYIMPANAN & SENARAI ASET DI LOKASI

35. 35. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 35 AM 2.3 AM 2.1 AM 2.2 AM 2.4 AM 1.1 AM 2.5 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Pendaftaran Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Pendahuluan Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Penerimaan Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan Pengurusan Aset Kerajaan Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Penyelenggaraan AM 2.6 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Pelupusan AM 2.7 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Kehilangan Dan Hapuskira AM - PENGURUSAN ASET

36. 36. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 36 Jangka hayat Jimat kos Elak salahguna Elak hilang Elak membazir 1. OBJEKTIF

37. 37. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 37 Tujuan rasmi sahaja Ikut fungsi aset Pengendalian oleh pegawai mahir sahaja Penggunaan mesti direkod Lapor kerosakan (KEW.PA-9) Jika telah ada sistem aduan lain (boleh guna) 2. PENGGUNAAN Aset yang dibawa keluar dari pejabat hendaklah mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua Jabatan/ Pegawai Aset/ Pegawai-Pegawai Lain yang diberi kuasa oleh Ketua Jabatan.

38. 38. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A LOKASI Tempat selamat Sentiasa bawah kawalan Patuhi Arahan Keselamatan Kerajaan TANGGUNGJAWAB Rosak atau hilang Tanggungjawab pegawai ASET MENARIK DAN NILAI TINGGI Mudah terdedah kepada risiko hilang Kawalan maksimum 39 3. PENYIMPANAN ASET ALIH

39. 39. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 4. PEMERIKSAAN ASET ALIH 40 Apa diperiksa? Siapa? ▪ Fizikal ▪ Rekod ▪ Penempatan Kenapa? ▪ Semak keadaan & prestasi ▪ Pastikan aset ada didaftar dengan lengkap, tepat dan terkini ▪ Pastikan lokasi aset betul Bila? ▪ Sekurang-kurangnya sekali setahun ▪ Lapor dalam Kew.PA-10 & 11 dalam tempoh 1 bulan ▪ Pegawai Pemeriksa (Gred 17 dan ke atas) ▪ Dilantik oleh Pegawai Pengawal/ Ketua Pengarah / Pengerusi JKPAK Kementerian ▪ Tempoh lantikan tidak melebihi 2 tahun Catatan ▪ KJ mesti ambil tindakan pada hasil pemeriksaan ▪ Aset-aset yang tidak dapat dikesan semasa pemeriksaan hendaklah diambil tindakan HapusKira.

40. 40. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A PTJ mengemukakan kepada UPA Jabatan/ Ibu Pejabat. UPA Jabatan/Ibu Pejabat hendaklah menyenaraikan semua PTJ di bawahnya dan mengemukakan kepada UPA Kementerian sebelum 15 Februari tahun berikutnya. UPA Kementerian menyediakan Ringkasan Laporan Tahunan Pemeriksaan Aset Alih Kerajaan dan mengemukakan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya. Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal Dan Aset Bernilai Rendah KEW.PA-12 hendaklah dikemukakan bersama-sama KEW.PA-10 dan KEW.PA-11 seperti berikut: 5. SIJIL TAHUNAN PEMERIKSAAN

41. 41. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 42 AM 2.3 AM 2.1 AM 2.2 AM 2.4 AM 1.1 AM 2.5 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Pendaftaran Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Pendahuluan Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Penerimaan Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan Pengurusan Aset Kerajaan Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Penyelenggaraan AM 2.6 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Pelupusan AM 2.7 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Kehilangan Dan Hapuskira AM - PENGURUSAN ASET

42. 42. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 43 Aset berfungsi Jangka hayat aset Kurangkan rosak Tingkat keupayaan Jimat belanja Keselamatan pengguna Suasana kerja Imej Kerajaan 1. OBJEKTIF PENYELENGARAAN

43. 43. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 44 PENYELENGGARAAN PENCEGAHAN (PREVENTIVE MAINTENANCE) Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive Maintenance) ialah kerja penyelenggaraan mengikut jadual/ program bagi memastikan setiap komponen aset berfungsi dengan baik dan mengelakkan berlakunya kerosakan besar. PENYELENGGARAAN PEMBAIKAN (CORRECTIVE MAINTENANCE) Penyelenggaraan Pembaikan (Corrective Maintenance) ialah kerja pembaikan atau penggantian komponen apabila berlaku kerosakan/ kegagalan supaya aset dapat berfungsi semula mengikut piawaian yang ditetapkan. 3. MANUAL PENYELENGGARAAN Manual/buku panduan pengguna berkaitan aset hendaklah disimpan sebagai rujukan untuk tujuan penyelenggaraan. 2. JENIS PENYELENGARAAN

44. 44. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 45 Kenalpasti & senaraikan (KEW.PA-13) Rancang penyelenggaraan Laksana penyelenggaraan Rekod penyelenggaraan (KEW.PA-14) Nilai program penyelenggaraan Selia & pantau penyelenggaraan PEGAWAI ASET 4. PANDUAN PENYELENGARAAN

45. 45. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 46 Menentukan matlamat program penyelenggaraan tercapai. Memastikan penyelenggaraan yang dijalankan berkualiti, bersesuaian dan munasabah dari segi kos dan masa. Mengenal pasti penyelenggaraan yang seterusnya. Membantu pihak pengurusan membuat keputusan tindakan yang sesuai ke atas aset berkenaan. Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh pihak swasta bagi memastikan syarat-syarat dalam perjanjian dipatuhi. PENILAIAN PENYELENGARAAN

46. 46. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 47 PEGAWAI ASET 5. KEBENARAN MEMBAWA KELUAR BAGI PENYELENGGARAAN Aset Alih yang dibawa keluar untuk tujuan penyelenggaraan hendaklah mendapat kelulusan bertulis daripada Ketua Jabatan/ Pegawai Aset dan hendaklah direkodkan dalam KEW.PA-6.

47. 47. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 48 Penyelenggaraan Membawa Keluar Kebenaran bertulis dari KJ/PAset Direkod dalam Kew.PA-6 Penggantian Penggantian oleh syarikat jika Ada perjanjian Tanpa Perjanjian Dipersetujui oleh syarikat Aset lama TEB Aset ganti lebih baik Ada kebenaran KJ No siri aset kekal Kemaskini pada Lampiran B 6. PENGGANTIAN ASET ALIH (PENYELENGGARAAN)

48. 48. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A PTJ mengemukakan kepada UPA Jabatan/ Ibu Pejabat. UPA Jabatan/Ibu Pejabat hendaklah menyenaraikan semua PTJ di bawahnya dan mengemukakan kepada UPA Kementerian sebelum 15 Februari tahun berikutnya. UPA Kementerian menyediakan Ringkasan Laporan Tahunan Pemeriksaan Aset Alih Kerajaan dan mengemukakan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya. LAPORAN TAHUNAN PENYELENGGARAAN HARTA MODAL DAN ASET ALIH BERNILAI RENDAH KEW.PA-14(A) 7. LAPORAN TAHUNAN PENYELENGARAAN

49. 49. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 50 AM 2.3 AM 2.1 AM 2.2 AM 2.4 AM 1.1 AM 2.5 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Pendaftaran Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Pendahuluan Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Penerimaan Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan Pengurusan Aset Kerajaan Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Penyelenggaraan AM 2.6 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Pelupusan AM 2.7 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Kehilangan Dan Hapuskira AM - PENGURUSAN ASET

50. 50. 51 Proses mengeluarkan aset dari milikan, kawalan, simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan TUJUAN * Elak simpan aset rosak & tidak diperlukan * Jimat ruang * Hasil pulangan * Gunasama 1. OBJEKTIF PELUPUSAN

51. 51. 52 Tidak Ekonomi Dibaiki ObseleteTotal lost Luput tempoh Keupayaan tidak optimum Tiada alat ganti Syor Pemeriksa Aset Perubahan teknologi Tidak diperlukan Kenalpasti aset yang hendak dilupuskan Obselete 2. JUSTIFIKASI PELUPUSAN

52. 52. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 53 Borang ▪ KEW. PA-16 ▪ Perakuan pelupusan (PEP) Keperluan ▪ Aset mekanikal, teknikal, elektrikal & elektronik yang NPA lebih RM 5,000 ▪ Perkakasan komputer NPA lebih RM1,000 ▪ Selain itu tidak perlu PEP dengan syarat capai jangkahayat dan diperakukan Lembaga Pemeriksa ▪ Rujuk JKR atau lain-lain Jabatan Teknikal. ▪ Rujuk Jabatan yang ada bengkel sendiri ▪ Rujuk pegawai berkemahiran ▪ Peralatan keselamatan - sila rujuk Pihak Berkuasa berkenaan Dapatkan Perakuan Pelupusan (PEP) - KEW.PA-16 (Jika berkenaan) PERAKUAN PELUPUSAN

53. 53. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 54 Penyedia ▪ 2 orang (P&P dan Sokongan 1 ke atas) ▪ Jika tiada P&P kedua-dua boleh Sokongan 1 ▪ Ada kepakaran bidang berkaitan ▪ Bagi peralatan ICT, jika tiada PTM/PPTM, KJ boleh lantik mana-mana pegawai yang ada kelayakan dalam bidang ICT ▪ Jabatan Luar Negara tidak perlu PEP ▪ Dapatkan perakuan pakar aset Tidak Ekonomi Dibaiki ▪ Jika tiada, kemukakan salinan Kad Daftar, rekod selenggara dan gambar kepada Kuasa Melulus Keperluan Tempoh ▪ PEP sah dalam tempoh 1 tahun ▪ Selepas setahun jika tidak laksana pelupusan perlu buat semula ▪ Selepas setahun jika pelupusan telah bermula tidak perlu PEP baru Dapatkan Perakuan Pelupusan (PEP) - KEW.PA-16 (Jika berkenaan) PERAKUAN PELUPUSAN

54. 54. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 55 Pelantikan Nationally and Internationally benchmarked ▪ Kuasa melantik oleh Pegawai Pengawal/KP/Pengerusi JKPAK Kementerian ▪ Borang Kew.PA-15 ▪ Ketua Pewakilan/Jabatan boleh lantik mana-mana pegawai yang sesuai sebagai LPP bagi aset di luar negara Bilangan & Tempoh ▪ Sekurang-kurangnya dua (2) orang ▪ Dilantik berdasarkan jawatan ▪ Tempoh lantikan dua (2) tahun ▪ Jika tamat tempoh - perlu mohon pelantikan baru Dapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa Pelupusan (LPP)- KEW.PA-17 LEMBAGA PEMERIKSA PELUPUSAN

55. 55. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 56 Syarat Keanggotaan Bidang tugas ▪ Sediakan jadual pelupusan ▪ Periksa aset yang hendak dilupus (dalam tempoh 1 bulan dari tarikh arahan) ▪ Pastikan maklumat sulit pada aset dikeluarkan sebelum pelupusan ▪ Pastikan aset keselamatan dilupus ikut Peraturan ditetapkan ▪ Sediakan Laporan Lembaga Pemeriksa (KEW.PA-17) ▪ Syor kaedah pelupusan & t/tangan KEW.PA-17 ▪ Kemukakan kepada Jabatan/UPA ▪ Tidak terlibat secara langsung dengan Aset ( Penempatan Aset bukan di bawah tanggungjawab LPP yang dilantik) ▪ Ada kepakaran untuk periksa aset (bila perlu) ▪ Pegawai P&P dan Sokongan 1 atau setaraf ▪ Jika tiada P&P kedua-dua boleh Sokongan 1 ▪ Pegawai dari luar boleh dilantik jika perlu (3) Dapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa Pelupusan (LPP)- KEW.PA-17Dapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa Pelupusan (LPP)- KEW.PA-17 LEMBAGA PEMERIKSA PELUPUSAN

56. 56. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A Tambahan ▪ Maklumat Kew.PA-17 mesti lengkap : ▪ Keterangan aset ▪ Kuantiti aset ▪ Tarikh perolehan aset ▪ Tempoh diguna atau disimpan ▪ Nilai Perolehan Asal ▪ Nilai semasa ▪ Rujuk Garis Panduan Susut Niai Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM) untuk nilai semasa (kadar susut nilai) (3) Dapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa Pelupusan (LPP)- KEW.PA-17Dapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa Pelupusan (LPP)- KEW.PA-17 LEMBAGA PEMERIKSA PELUPUSAN

57. 57. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A Tambahan ▪ Mematuhi perkara-perkara berikut:  Tidak dibenar menggunakan liquid paper;  Perubahan / pembetulan dan penambahan / pengurangan maklumat pada KEW-PA 17 / KEW-PS 19 perlu dipotong dan ditandatangan ringkas (initial);  Setiap helaian KEW-PA 17 / KEW-PS 19 perlu dimasukkan "Jumlah Kecil" bagi kuantiti, harga perolehan asal dan nilai semasa - seperti contoh di Lampiran A;  Hendaklah dipastikan KEW-PA 17 / KEW-PS 19 ditandatangani oleh dua (2) orang Lembaga Pemeriksa Pelupusan (LPP) yang dilantik oleh Ketua Setiausaha / Pengerusi JKPAK peringkat Kementerian;  Aset yang hendak dilupuskan perlu dinyatakan dengan jelas keadaan aset tersebut. Contohnya, jika aset tersebut rosak dinyatakan dengan jelas "rosak dan tidak ekonomi untuk dibaiki" - seperti contoh di Lampiran A; dan  Hendaklah dipastikan jaminan / waranti penyelenggaraan / waranti produk oleh syarikat / pembekal / Original Equipment Manufacturer (OEM) telahpun tamat. (3) Dapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa Pelupusan (LPP)- KEW.PA-17 Dapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa Pelupusan (LPP)- KEW.PA-17 LEMBAGA PEMERIKSA PELUPUSAN

58. 58. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 59 Tarikh lantik & periksa * Pastikan tempoh lantikan masih terpakai * Semak tarikh pemeriksaan dibuat Nilai Perolehan Asal (NPA) * NPA per item * NPA keseluruhan dalam satu permohonan * Tujuan penentuan Kuasa Melulus Penyedia PEP * Semak siapa sediakan PEP (jika berkenaan) * Mesti penuhi syarat pelantikan Semak dan pastikan dokumen lengkap (Tanggungjawab UPA/Urus Setia) SEMAKAN DOKUMEN PELUPUSAN

59. 59. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 60 Urus Setia pelupusan hendaklah kemukakan dokumen Kew.PA-17 dan sesalinan Kad Pendaftaran Aset beserta dokumen tambahan seperti berikut kepada Kuasa Melulus: Aset untuk dilupus Dokumen Yang Dihantar Kepada Kuasa Melulus Kenderaan KEW.PA-17 KEW.PA-16 oleh JKR Peralatan ICT KEW.PA-17 KEW.PA-16 oleh PTM/ PPTM/Pegawai Mahir Hadiah KEW.PA-17 Surat permohonan hadiah daripada penerima Peralatan mekanikal, teknikal, elektrikal, elektronik KEW.PA-17 KEW.PA-16 oleh pakar Sesalinan Kew.PA-17 setiap permohonan hendaklah dikemukakan kepada Perbendaharaan Serah kepada Kuasa Melulus DOKUMEN KEPADA KUASA MELULUS

60. 60. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 61 KEMENTERIAN Tidak lebih RM400,000 bagi tiap- tiap satu barang dan tidak lebih RM4juta nilai agregatnya. BAHAGIAN Tidak lebih RM200,000 bagi tiap- tiap satu barang dan tidak lebih RM2 juta nilai agregatnya. IBU PEJABAT * Tidak lebih RM300,000 bagi tiap-tiap satu barang dan tidak lebih RM3 juta nilai agregatnya. * BAHAGIAN * Tidak lebih RM100,000 dan tidak lebih RM1 juta NEGERI Tidak lebih RM50,000 bagi tiap-tiap satu barang individu dan tidak lebih RM500,00 nilai agregatnya. KUASA MELULUS PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN Sila rujuk pegawai-pegawai yang diagihkan kuasa di Jadual A di bawah AKTA PEWAKILAN KUASA 1956 P.U. (B) 485 BERTARIKH 27 OKTOBER 2014 Serah kepada Kuasa Melulus KUASA MELULUS PELUPUSAN

61. 61. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 62 KUASA MELULUS PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN Sila rujuk pegawai-pegawai yang diagihkan kuasa di Jadual A di bawah AKTA PEWAKILAN KUASA 1956 P.U. (B) 485 BERTARIKH 27 OKTOBER 2014 Kuasa Melulus Nilai Perolehan Asal (NPA) satu aset Nilai Agregat Catatan Perbendaharaan > RM 400,000.00 > RM 4,000,000.00 Kementerian (KSU / TKSU) > RM 200,000.00 hingga RM 400,000.00 > RM 2,000,000.00 Hingga RM 4,000,000.00 Kementerian (SUB BPPA) > RM 50,000.00 hingga < RM 200,000.00 < RM 2,000,000.00 Semua Bahagian/Jabatan di KPM Semua sekolah direct dengan Bahagian/Jabatan Sekolah/agensi yang induknya di KPM, kuasa melulus terus kepada Kementerian Negeri (Pengarah / Timbalan Pengarah JPN) < RM 50,000.00 < RM 500,000.00 Semua sekolah harian di bawah kendalian JPN Serah kepada Kuasa Melulus KUASA MELULUS PELUPUSAN

62. 62. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 63 Agensi di Bawah Seliaan JPN Pejabat Pendidikan Daerah Sekolah-sekolah Harian Semua Kuasa Melulus pelupusan pada Pengarah atau Timbalan Pengarah JPN kecuali: Serah kepada Kuasa Melulus Nilai Perolehan Asal (NPA) per item aset melebihi RM50,000.00; Nilai NPA agregat dalam satu permohonan melebihi RM500,000.00 atau KUASA MELULUS PELUPUSAN DI KPM

63. 63. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 64 Agensi di Bawah Seliaan Bahagian Sekolah (SBT/SMT&KV/SMKA/Sekolah Pendidikan Khas/Sekolah Sukan/Sekolah Seni) Institusi Pendidikan (JNJK Negeri/BAS Negeri/IPG Kampus/ Kolej Matrikulasi/BPG) Semua Kuasa Melulus pelupusan pada Setiausaha Bahagian (Pengurusan Aset) atau TKSU atau KSU (tertakluk kepada NPA per item serta secara agregat dalam satu permohonan) Serah kepada Kuasa Melulus KUASA MELULUS PELUPUSAN DI KPM

64. 64. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 65 Jualan (tender / sebut harga / lelong) E-waste, Buangan Berjadual dan Sisa Pepejal Jualan Sisa Tukar Barang atau Perkhidmatan Tukar Beli (Trade-in) Tukar ganti (cannibalize) Hadiah Musnah (tanam/ bakar/ buang / tenggelam) Lain-lain Terima dan laksanakan pelupusan KAEDAH PELUPUSAN

65. 65. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 66 JUALAN SISA Aset selain daripada Buangan Terjadual atau Sisa Pepejal Untuk aset tidak boleh guna dalam bentuk & fungsi asal NPA satu atau keseluruhan < RM50K @ berat <1000 kg - jualan terus kpd syarikat berdaftar dengan MOF (keutamaan Bumiputra) NPA satu atau keseluruhan >RM50K @ berat >1000kg - tender/sebut harga (keutamaan Bumiputera setempat yang berdaftar dengan MOF) Sabah/Sarawak - mana-mana Syarikat berdaftar dengan Perbendaharaan Malaysia Sabah/Sarawak Kem/Jab yang mempunyai jumlah aset hendak dilupus yang banyak dalam jangkamasa panjang boleh wujudkan Kontrak Panel dengan kelulusan Perbendaharaan Jika kenderaan - tidak boleh didaftar semula dan perlu lapor kpd JPJ

66. 66. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 67 Pilihan terakhir serta aset tiada nilai jualan/nilai sisa @ berunsur keselamatan Kaedah : tanam / bakar / buang / tenggelam / letup / lebur Pastikan dapat kebenaran PBT, JAS, Jab.Laut (mana berkenaan) Mematuhi peraturan ditetapkan pihak berkuasa berkenaan Jika ada komponen boleh diguna sebagai alat ganti perlu diambil dahulu Pastikan diketuk / digelek / dirincih / di'extract' maklumat rahsia sebelum musnah Sijil Penyaksian Pemusnahan disediakan (KEW.PA-18) oleh pegawai yang dilantik oleh Ketua Jabatan atau Pegawai Pengawal MUSNAH

67. 67. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 68 Rujuk Peraturan Kualiti Alam Sekeliling (Buangan Terjadual) dan Akta Pengurusan Sisa Pepejal E-waste - Barang elektrik dan elektronik seperti komputer & aksesorinya (termasuk pencetak) / mesin fotostat / TV / peti sejuk / penyaman udara / telefon bimbit dan aksesori / bateri Minyak terpakai / bateri kenderaan / bahan mudah dibakar dalam bekas dibenarkan (duit / pakaian / rokok) / bahan buangan makmal, ubat atau buangan farmaseutikal, bahan gas berkait CFC, bahan binaan asbestos dll Lain-lain Bahan Buangan Terjadual E-WASTE & BAHAN BUANGAN TERJADUAL

68. 68. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 69 Rujuk Akta Pengurusan Sisa Pepejal DAN Pembersihan Awam 2007 Apa-apa bahan sekerap atau benda lebihan yang tidak dikehendaki atau keluaran yang ditolak dari apa-apa proses Benda yang hendak dilupuskan kerana sudah pecah, lusuh, tercemar atau selainnya rosak Lain-lain yang ditakrifkan atau dikehendaki mengikut akta ini BAHAN SISA PEPEJAL

69. 69. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 70 Untuk aset Tidak Ekonomi Dibaiki (TED) tapi ada bahagian / komponen masih boleh diguna Asas tukar ganti : aset sama jenis kegunaan Asas tukar ganti : diperiksa dan disahkan oleh Pegawai Teknikal Asas tukar ganti : tujuan baik pulih dan penjimatan Aset penerima perlu rekod dalam Bahagian B KEW.PA-2 TUKAR GANTI

70. 70. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 71 Aset boleh guna tapi tidak diperlukan agensi @ aset TED tapi boleh dijadikan bahan latihan/pameran Agensi kepada mana-mana organisasi, pertubuhan sukarela atau badan- badan lain yang dianjurkan dan diiktiraf oleh Kerajaan Dilaksana berasaskan : permohonan / keperluan penerima & kos pengendalian ditanggung penerima Surat Akuan Penerimaan serah kepada Kuasa Melulus bersama Sijil Pelupusan KEW.PA-19 Jika kenderaan - tukar milik kepada penerima HADIAH

71. 71. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 72 Aset masih boleh diguna dalam bentuk asal tapi tidak diperlukan oleh agensi atau tiada agensi lain berminat Hanya pembekal asas minat atau dari peniaga yang khusus untuk aset tersebut Asas tukar beli: * Aset sama jenis * Keluarkan aset lama sebelum gantian dipasang * Penggantian disahkan oleh Jabatan Teknikal (jika perlu) * Perlu ada rundingan harga antara agensi / pembekal * Nilai semasa ditaksir oleh Jabatan Teknikal atau ikut nilai pasaran * Peruntukan cukup untuk membiayai harga penuh aset yang akan diganti * Harga jualan dikredit dalam hasil Kerajaan dan tidak boleh tolak harga aset dibeli * Cadangan tukar ganti dalam syarat dokumen tawaran tender / sebutharga dan dalam perjanjian kontrak perolehan TUKAR BELI

72. 72. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 73 Pertukaran aset dari jenis sama atau berbeza; atau pertukaran dengan perkhidmatan Berasaskan kos terbaik tanpa libatkan kos tambahan Nilai aset dibuat oleh pakar Pertukaran berasas keperluan agensi Pembekal aset baharu bertanggungjawab beri khidmat selepas jualan TUKAR BARANG ATAU PERKHIDMATAN

73. 73. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 74 Kedah-kaedah Lain Selain daripada dinyatakan Perlu dapatkan kelulusan Perbendaharaan Pelupusan Aset Milik Kerajaan Kepada Swasta Akibat penswastaan dan seumpamanya Laksana pelupusan yang sesuai dan kuasa melulus di Perbendaharaan Pelupusan Melalui Kontrak Pusat Jika ada di Kem /Jabatan Perlu guna peraturan berkenaan LAIN-LAIN KAEDAH

74. 74. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 75 Kaedah Pelupusan Dokumen Kepada Kuasa Melulus Jualan secara tender / sebutharga / lelong / jualan sisa KEW.PA-19 Resit Tukar barang (barter trade) / Tukar beli (trade in) / Tukar ganti (Cannibalize) KEW.PA-19 Hadiah KEW.PA-19 Surat Akuan Penerimaan Musnah secara tanam / bakar / buang / tenggelam KEW.PA-19 KEW.PA-18 (Sijil Penyaksian) Kemaskini pada ruang Pelupusan / Hapuskira / Pindahan di KEW.PA-2 / KEW.PA-3 / KEW.PA-4 / KEW.PA-5 & KEW.PA-7 Kemukakan laporan pelupusan (KEW.PA-19) kepada Kuasa Melulus dan sesalinan kepada Perbendaharaan Kemaskini rekod LAPORAN PELUPUSAN

75. 75. 76 Pelanjutan Tempoh: Mohon dua minggu sebelum tempoh kelulusan tamat Pelanjutan satu (1) bulan Sekali sahaja Tamat tempoh - permohonan baru

76. 76. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 77 PINDA KAEDAH PELUPUSAN Mohon sebelum tempoh kelulusan tamat Kelulusan tambahan tiga (3) bulan Jika tamat - permohonan baru

77. 77. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 78 AM 2.3 AM 2.1 AM 2.2 AM 2.4 AM 1.1 AM 2.5 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Pendaftaran Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Pendahuluan Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Penerimaan Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan Pengurusan Aset Kerajaan Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Penyelenggaraan AM 2.6 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Pelupusan AM 2.7 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Kehilangan Dan Hapuskira AM - PENGURUSAN ASET

78. 78. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A Kehilangan Bermaksud kehilangan aset kerajaan disebabkan oleh kecurian, kebakaran, kemalangan , bencana alam, kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai awam Hapuskira Proses membatalkan rekod bagi aset yang hilang DEFINISI KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA

79. 79. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 80 Laporan Polis LAPORAN KEPADA KETUA JABATAN & LAPORAN POLIS Laporan kepada Ketua Jabatan * Pegawai bertanggungjawab lapor kepada Ketua Jabatan * Laporan serta merta (makluman telefon / sms / whatsapp dll) Laporan Polis * Ketua Jabatan / pegawai bertanggungjawab / penjaga aset / yang mengetahui mengenai kehilangan aset buat laporan polis dalam tempoh 24 jam jika disyaki ada unsur jenayah * Kehilangan alat keselamatan / strategik buat laporan polis

80. 80. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 81 PENYEDIAAN LAPORAN AWAL KEW.PA-28 Disediakan oleh Ketua Jabatan Ketua Jabatan dalam tempoh dua (2) hari bekerja serah Laporan Awal dan Laporan Polis kepada Pegawai Pengawal dan Ketua Setiausaha Perbendaharaan. * s.k. kepada Akauntan Negara, Ketua Audit Negara & wakil tempatan Ketua Audit Negara * Pastikan semua maklumat dipenuhi: i. Butiran aset ii. Tarikh/masa/tempat kejadian iii. Cara kehilangan (berikan perincian) iv. Pegawai bertanggungjawab v. Laporan Polis dll Sekiranya kehilangan baru disedari - perlu buat anggaran bila kejadian berlaku

81. 81. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 82 PELANTIKAN JAWATANKUASA PENYIASAT Lantikan oleh Pegawai Pengawal dalam tempoh dua (2) minggu Laporan Awal disediakan Keanggotaan JK Penyiasat : i. Pegawai tidak terlibat dengan kehilangan dan bukan dari Bahagian/Unit yang sama; ii. Sekurang-kurangnya dua (2) orang dengan ketuanya dari kumpulan Pengurusan dan Profesional; dan iii.Ada pengetahuan dalam pengurusan aset dan kewangan (jika perlu). Kehilangan di luar negara, Pegawai Pengawal boleh lantik pegawai bersesuaian dari agensi lain di negara terbabit Bagi anggota keselamatan, pelantikan ikut akta atau peraturan agensi keselamatan berkenaan

82. 82. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 83 TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA PENYIASAT Jalankan siasatan dengan segera dengan ambil tindakan berikut: Mengenal pasti pegawai-pegawai yang bertanggungjawab ke atas kehilangan. Menyoal siasat pegawai-pegawai terlibat atau mana-mana pegawai yang difikirkan perlu. Meneliti rekod-rekod aset, Laporan Polis (jika ada) dan Laporan Awal Melawat dan memeriksa tempat kejadian Mendapatkan bukti bergambar sekitar tempat kejadian, salinan dokumen-dokumen yang berkaitan sebagai bahan bukti (sekiranya perlu). Tindakan lain yang difikirkan bersesuaian

83. 83. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 84 TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA PENYIASAT Mengenal pasti sama ada Arahan Perbendaharaan dan peraturan-peraturan berkaitan Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA), Tatacara Pengurusan Stor (TPS) dan Arahan Keselamatan dipatuhi. Mendapatkan keterangan sama ada kehilangan berkenaan berpunca daripada kecuaian pegawai, kegagalan mematuhi peraturan yang tidak disengajakan, kegagalan penyeliaan atau tidak mempunyai pengetahuan dalam pengurusan aset dan stor Kerajaan Mendapatkan penjelasan terhadap kelemahan sehingga berlakunya kehilangan Mengenal pasti risiko keselamatan serta mengesyorkan langkah- langkah kawalan dan pencegahan Menyediakan laporan siasatan dan menandatangani Laporan Akhir serta mengemukakan kepada Pegawai Pengawal untuk ulasan dan syor

84. 84. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 85 PENYEDIAAN LAPORAN AKHIR KEW.PA-30 JK Penyiasat serah kepada urus setia dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh pelantikan KEW.PA-30 diserah bersekali dengan dokumen sokongan: i. Salinan KEW.PA 2 / 3 / 6 ii. Keterangan bertulis daripada pegawai terlibat termasuk pegawai bertanggungjawab iii. Gambar lokasi kejadian iv. Lain-lain

85. 85. 86 SYOR & ULASAN PEGAWAI PENGAWAL Diangkat kepada Pegawai Pengawal oleh urusetia dalam tempoh dua (2) bulan dari tarikh Laporan Awal PP boleh buat keputusan atau minta semakan semula Keputusan PP: i. Syor Hapus kira dengan surcaj atau tatatertib atau kedua-duanya ii. Syor Hapus kira tanpa surcaj atau tatatertib iii. Luluskan hapus kira (tertakluk kepada Kuasa Melulus) Tandatangan syor dan Kew.PA-30

86. 86. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 87 PELAKSANAAN KELULUSAN / KEPUTUSAN HAPUSKIRA Urus Setia / JPN / PPD maklumkan kepada sekolah Kemaskini KEW.PA-2 atau 3. Kemukakan Sijil Hapus Kira Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-31) dalam tempoh satu (1) bulan kepada Kuasa Melulus dan salinan ke Perbendaharaan SURCAJ / TATATERTIB Syor surcaj / tatatertib bawa kepada Pihak Berkuasa Tatatertib Dalam tempoh 3 bulan dari kelulusan Perbendaharaan Keputusan surcaj / tatatertib dipanjangkan kepada Perbendaharaan Dalam tempoh 6 bulan dari kelulusan Perbendaharaan

87. 87. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A KUASA MELULUS HAPUSKIRA ASET ALIH KERAJAAN

88. 88. 89 PENERIMAAN HADIAH

89. 89. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 90 PENERIMAAN HADIAH Rujuk Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 1998 - Garis Panduan Pemberian Dan Penerimaan Hadiah Di Dalam Perkhidmatan Awam Kemuka Lampiran A kepada Kuasa Melulus Nilai per item kurang RM10,000.00 Nilai per item lebih RM10,000.00 Pengarah JPN / SUB Bahagian / Pengarah Bahagian KSU

90. 90. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A SEKIAN, TERIMA KASIH 91

91. 91. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 92 Unit Pengurusan Aset Alih Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset Kementerian Pendidikan Malaysia Aras 5, Blok E2, Kompleks E Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62604 Putrajaya Tel : 03 - 88846834 03 - 88849214 03 - 88846873 Fax : 03 - 88846894 nurhayati.sebli@moe.gov.my nizarudin@moe.gov.my syuhaida.safian@moe.gov.my

92. 92. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 93

93. 93. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 94

94. 94. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 95

95. 95. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 96

96. 96. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 97

97. 97. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 98

98. 98. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 99

99. 99. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 100

100. 100. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 101

101. 101. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 102

102. 102. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 103

103. 103. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 104

104. 104. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 105

105. 105. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 106

106. 106. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 107

107. 107. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 108

108. 108. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 109

109. 109. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 110

110. 110. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 111

111. 111. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 112

112. 112. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 113

113. 113. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 114

114. 114. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 115

115. 115. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 116

116. 116. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 117

117. 117. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 118

118. 118. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 119

119. 119. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 120

# data[].attributes.attachment_link.description
Read more 1. 1PEKELILING PERBENDAHARAAN (1PP): PENGURUSAN ASET KERAJAAN 1 2. B A H A G I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E T K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A 2 http://www.treasury.gov.my/ 3.

# data[].attributes.body
Sila layari Laman Blog saya
http://gerbangkualiti.blogspot.com
http://gbjustme.blogspot.com