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Die Zeit reicht nicht aus - niemals. Gerade einmal 4000 Wochen haben wir auf der Erde, und das auch nur, wenn wir um die achtzig werden. Kein Wunder, dass wir unaufhörlich versuchen, möglichst viel in diese kurze Zeit hineinzupressen. Dabei verlieren wir genau die Dinge aus dem Blick, die uns wirklich wichtig sind und uns vor allem glücklich machen . Oliver Burkeman führt geistreich und kurzweilig vor, wie wir dem Zeit- und Effizienzdruck widerstehen - und damit der unerhörten Kürze und den schillernden Möglichkeiten unseres Lebens gerecht werden können.

Der New York Times Bestseller

Oliver Burkeman legt hier ein fantastisch geschriebenes und unterhaltsames Buch vor, das die Philosophie von Zeit und Zeitmanagement durchleuchtet, Fallen aufzeigt, in die wir alle schon getappt sind, und die Endlichkeit des menschlichen Lebens zu einem erhebt - einem herrlichen Grund zu feiern!

"Das wichtigste Buch, das je über Zeitmanagement geschrieben wurde." Adam Grant

"Ein wunderbar ehrliches Buch!" Mark Manson

"Ein willkommener Balsam für alle, die sich von den (vielleicht unrealistischen) Anforderungen des Lebens überwältigt fühlen." Publishers Weekly

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4000 Wochen: Das Leben ist zu kurz für Zeitmanagement | Ein durchschnittliches Menschenleben? Nur viertausend Wochen!

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4000 Wochen: Das Leben ist zu kurz für Zeitmanagement | Ein durchschnittliches Menschenleben? Nur viertausend Wochen! | Burkeman, Oliver, Lutosch, Heide, Dedekind, Henning | ISBN: 9783492058162 | Kostenloser Versand für alle Bücher mit Versand und Verkauf duch Amazon.

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Ständige Ablenkung stellt heute das Hindernis Nummer eins für effizientes Arbeiten dar. Laute Büros, parallele Kommunikationskanäle, ein steter Strom an neuen Informationen und die Schwierigkeit, zu entscheiden, was unsere Aufmerksamkeit am meisten benötigt: Sich ganz auf eine Sache fokussieren zu können, ist zu einer ebenso raren wie entscheidenden Fähigkeit im Arbeitsalltag geworden. Cal Newport verrät, wie man sich systematisch darauf trainiert, konzentriert zu bleiben. Und er zeigt, wie wir unser Arbeitsleben nach den Regeln der Deep-Work-Methode neu organisieren können. Wer in unserer schnelllebigen und vernetzten Zeit nicht untergehen will, für den ist dieses Konzept unerlässlich - und die beste Entscheidung, die man in einer Welt voller Ablenkungen treffen kann.

Konzentriert arbeiten, Cal Newport

2017

(Paperback),

Gebraucht - Sehr gut

17,99 € inkl. MwSt.

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Konzentriert arbeiten - Cal Newport - Gratis Versand ab 9,99 €

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Second-Hand Buch Konzentriert arbeiten. Bei Bookbook findest du Bestseller, Klassiker und Raritäten, die du sonst nirgendwo findest.

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“The Time-Block Planner (Second Edition)” auf Englisch kaufen

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Parkinsonsches Gesetz: Was Sie daraus lernen können! [2022] * Asana

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Nach dem Parkinsonschen Gesetz dehnt sich die Arbeit in dem Maße aus, wie die zur Fertigstellung vorgesehene Zeit. Mehr dazu hier!

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Leistungskurve: Wann arbeiten Sie am besten?

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Leistungskurve: Wann arbeiten Sie am besten?

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Leistungskurve: Wann arbeiten Sie am besten?

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Kennen Sie Ihre Leistungskurve? Sie ist ein wichtiger Aspekt, der jedoch meist ignoriert wird. Wir erklären, was die Leistungskurve ist und wie Sie diese nutzen.

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Prokrastination: 50 Tipps gegen Aufschieberitis

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Prokrastination: 50 Tipps gegen Aufschieberitis

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Definition: Was ist Prokrastination?

Prokrastination ist ein erlerntes Verhalten, das durch die Vermeidung unangenehmer Tätigkeiten verstärkt wird. Der Begriff beschreibt das Aufschieben oder Nicht-Erledigen von Aufgaben, obwohl man sich diese fest vorgenommen hat. Dahinter kann ein eingeübtes Verhalten und eine einfache Vermeidungstaktik stecken (siehe auch: Akrasia Effekt). Im Extrem kann aber auch eine pathologische Angststörung Ursache sein. In diesem Fall ist notorische Prokrastination eine ernstzunehmende Krankheit und sollte von einem Arzt behandelt werden.

Der Begriff selbst stammt ursprünglich aus dem Lateinischen und bedeutet soviel wie „vertagen" oder „auf Morgen verschieben". Das Verb dazu lautet „prokrastinieren". Im Volksmund wird die Prokrastination (verharmlosend) auch als „Aufschieberitis" bezeichnet. Wichtig zu wissen: Prokrastination ist keine Faulheit, sondern ein Bewältigungsmuster!

Prokrastination Gegenteil

Das Gegenstück zur Prokrastination ist die sogenannte Prekrastination (engl. Precrastination). Dahinter verbirgt sich der Zwang, jedwede Aufgabe sofort oder so schnell wie möglich zu erledigen, Hauptsache weg damit. Oder wie es im Büroslang heißt: „ asap " - as soon as possible...

Depletion-Effekt: Das Paradoxon der Prokrastination

Es liegt in der menschlichen Natur, den kürzesten Weg zu nehmen. Das spart Energie. Auch beim Prokrastinieren versuchen wir eine Abkürzung zu gehen: Die eigentliche Aufgabe kostet uns vermeintlich zu viel Energie und Überwindung. Aufschieben ist einfacher. Meinen wir. Denkste! Genau das ist der Depletion-Effekt oder das Paradoxon der Prokrastination: Bei dem Versuch, es uns leichter zu machen, machen wir es nur schwerer. Wir sparen vielleicht anfangs Energie, indem wir uns vor der unangenehmen Arbeit drücken. Aber das hat Konsequenzen: Es verursacht ein schlechtes Gewissen, zehrt an den Nerven und kostet in Wahrheit viel mehr Kraft, weil wir hinterher umso härter nachholen müssen, was wir vorher aufgeschoben haben.

Prokrastination Ursachen

Des Teufels liebstes Möbelstück? Die lange Bank... Rund 20 Prozent der Bevölkerung prokrastinieren regelmäßig. Sie sind also nicht allein mit dem Problem. Doch warum tappen so viele in die Prokrastinationsfalle, obwohl sie das eigentlich gar nicht wollen? Warum werden (dringende) Aufgaben bewusst oder unbewusst immer wieder verschoben?

Zugegeben, eine Aufgabe zu verschieben, kann auch Vorteile haben. Manchmal erledigen sich Probleme so von ganz alleine. Das Verhalten wird aber gefährlich, wenn es chronisch auftritt. Wissenschaftler unterscheiden dabei zwischen zwei häufigen Typen von Prokrastinierern:

Erregungsaufschieber

Dieser Typ reagiert erst auf den letzten Drücker und genießt den Kick, den der Hochdruck zum Schluss erzeugt. Viele Betroffene sind überzeugt, erst dadurch kreativ zu werden.

Das Kernproblem vieler Aufschieber ist: Sie haben Schwierigkeiten damit Prioritäten zu setzen und leiden unter latenten Minderwertigkeitsgefühlen. Fälschlicherweise setzen sie Erfolg mit Selbstwert gleich. Um dieses Gefühl zu erreichen, brauchen sie häufige und kurzfristige Erfolgserlebnisse.

Sind die Aufgaben aber scheinbar zu groß, liegen diese subjektiv zu weit entfernt. Also ziehen sie kleinere Aufgaben vor (Aufräumen, Abwaschen, E-Mails lesen,...), weil die eine schnelle Belohnung versprechen. Außerdem: Wer über zu viel Arbeit klagt, erntet meistens Mitgefühl. Oder anders formuliert: Viele Menschen, die prokrastinieren, neigen dazu, kurzfristige Belohnungen höher zu bewerten als zukünftige Erfolge. Entsprechend fokussieren Sie sich auf den ablenkenden Instant-Erfolg, statt die eigentlich wichtige (aber unattraktive) Aufgabe zu erledigen.

Prokrastination Symptome

Wissenschaftler um Manfred Beutel von der Universität Mainz haben herausgefunden: Vom Phänomen Prokrastination sind vor allem junge Menschen betroffen - und Singles. Das aber hatte negative Auswirkungen: Menschen, die wichtige Tätigkeiten immer wieder aufschoben, waren vermehrt von Arbeitslosigkeit betroffen, verfügten über ein geringes Einkommen und litten öfter unter Stress, Depression, Einsamkeit und Erschöpfung.

Eine Studie an der Carlton University in Ottawa wiederum kam zum Ergebnis: 94 Prozent der notorischen Prokrastinierer sagten, dass das Aufschieben zu schlechter Stimmung führt. 70 Prozent fühlten sich danach schlecht bis unglücklich.

Typische Anzeichen für eine (beginnende) Prokrastination

Unrealistische Ziele

Unstrukturierte Planung

Defizite im Zeitmanagement

Fehlende Prioritätensetzung

Keine Abgrenzung zu attraktiven Alternativen

Häufige Ablenkungen & Unterbrechungen

Unklare Deadline

Typologie: 5 Arten von Prokrastinierern

Prokrastination überwinden: 50 Tipps

Die gute Nachricht ist: Nur wenige Menschen benötigen eine Therapie, um ihre Prokrastination zu überwinden. Schon mit kleinen Tipps, Tricks und Routinen lässt sich die alltägliche Aufschieberitis stoppen. Wir haben für Sie dazu in zahlreichen Büchern und Artikeln recherchiert und die 50 besten Strategien und Tipps gegen Prokrastination zusammengetragen:

1. Lassen Sie sich Zeit

Klingt widersprüchlich, ist es aber nicht! Sie sollen nicht den Start einer Aufgabe verschieben, sondern genügend Zeit einplanen, die Sie dafür benötigen. Oft wird unterschätzt, wie lange etwas dauert. Machen Sie diesen Fehler nicht. Geben Sie sich selbst genug Zeit, und es wird Ihnen umso einfacher fallen, loszulegen und durchzuhalten.

2. Seien Sie konkret

Je genauer und präziser Sie Aufgaben und Ziele planen, desto wahrscheinlicher die Umsetzung. Nehmen Sie sich zum Beispiel vor: „Morgen um 14 Uhr werde ich eine Stunde lang für meine Statistikprüfung lernen, bevor ich eine Pause mache." Solch konkrete Aufgaben motivieren nachweislich.

3. Machen Sie sich weniger Druck

Sagen Sie sich selbst oft „Du musst", „Du sollst", „Mach jetzt, sonst..."? Aufschieber flüchten so erst recht. Ändern Sie den Mechanismus und machen Sie sich bewusst, ein Wahl zu haben.

4. Verdeutlichen Sie sich die Konsequenzen

Das sorgt zwar für zusätzlichen Druck, kann aber heilsam sein. Machen Sie sich klar, welche Folgen es hat, wenn Sie Aufgaben nur mittelmäßig, zu spät oder gar nicht erledigen. Was wird Ihr Chef über Sie denken? Was die Kollegen? Sie haben einen Ruf zu verlieren!

5. Zerlegen Sie große Aufgaben in kleine

Es ist wie mit dem physikalischen Gesetz der Trägheit: Ist ein schwerer Körper erst in Bewegung, wird es leichter ihn in Fahrt zu halten. „Auch die längste Reise beginnt mit einem einzelnen Schritt", lautet ein chinesisches Sprichwort. Also beginnen Sie mit kleinen Schritten.

6. Bleiben Sie organisiert

Aufgaben zu zerlegen, sich einen Überblick zu verschaffen mithilfe von To-Do-Listen oder Mindmaps - das hilft gegen das Prokrastinieren. Konservieren Sie diesen Zustand aber auch. Sonst oszillieren Sie zwischen Chaos - Liste - Chaos.

7. Sorgen Sie für Erfolgserlebnisse

Es kann enorm befriedigend sein, eine Aufgabe sichtbar abzuhaken, beispielsweise auf der To-Do Liste. So haben Sie nicht nur das Gefühl, etwas geschafft zu haben, sondern verstärken dies zugleich bildhaft.

8. Verlieren Sie sich nicht in Details

Detailversessenheit führt zum Tunnelblick. Dabei verrennen sich die meisten irgendwann und kommen schließlich gar nicht mehr vom Fleck. Kleine Mängel können durchaus den Horizont erweitern. Denken Sie nur: Ohne Fehler hätte Christoph Kolumbus nie Amerika entdeckt!

9. Vergessen Sie Work-Life-Balance

Ausgeglichenheit ist eher im Längs- als im Querschnitt eines Lebens zu finden. Mal wiegt der Beruf schwerer, mal die Familie. Machen Sie sich deswegen bloß keinen Stress. Solange die Waagschalen in Bewegung bleiben, leben Sie.

10. Beginnen Sie mit dem Unangenehmsten

Packen Sie den Stier bei den Hörnern: In der Regel wird es die unangenehmste Aufgabe sein, die Sie vor sich herschieben. Warum nicht gleich morgens hinter sich bringen, wenn man noch frisch ist? Der Rest des Tages wird Ihnen umso leichter von den Hand gehen.

11. Vermeiden Sie Unterbrechungen

E-Mails kündigen sich an, mal klingelt das Telefon, mal das Handy, mal platzen Kollegen ins Büro... Das ist schädlich für die Produktivität. Kalifornische Wissenschaftler fanden heraus, dass sich ein Büromensch gerade 11 Minuten einer Aufgabe widmen kann, bevor er unterbrochen wird. Und dach der unfreiwilligen Pause dauert es bis zu 25 Minuten, bis man den Faden wieder aufgenommen hat. So werden Sie nie fertig.

12. Lesen Sie Ihre Mails nicht sofort

Es gibt bereits die Slow-E-Mail-Bewegung: Anhänger öffnen ihre Post nur noch 2x am Tag. Dasselbe gilt für Anrufbeantworter oder Anrufe. Vielleicht auch eine Idee.

13. Vergessen Sie Multitasking

Studien beweisen längst: Menschen sind nicht produktiver, wenn sie mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen - im Gegenteil. Multitasking verursacht sogar mehr Stress. Versuchen Sie lieber Schritt für Schritt vorzugehen.

14. Konzentrieren Sie sich auf das, was Sie gerade tun

Unterbrechungsforscher haben festgestellt, dass sich Menschen genauso oft selbst ablenken, wie sie unterbrochen werden. Zwingen Sie sich also dazu, sich auf die aktuelle Aufgabe zu konzentrieren, statt in Gedanken schon bei der nächsten zu sein.

15. Hören Sie Musik

Lieblingslieder können ein großartiger Motivator sein. Wenn Sie sich durch Musik bei der Arbeit nicht abgelenkt fühlen, hören Sie ein paar Melodien zum Aufmuntern und Durchhalten.

16. Ernähren Sie sich richtig

Du bist, was du isst? Die Ernährung wirkt sich enorm auf unsere Leistungsfähigkeit aus. Wem nach dem Essen die Energie fehlt, um seine Aufgaben anzupacken, rutscht viel schneller in die Prokrastinationsfalle. Lieber leicht und gesund ernähren.

17. Seien Sie weniger online

Das Internet ist ein unglaublicher Zeiträuber und verführerische Ablenkung. Tiktok, Instagram, Youtube, Whatsapp, E-Mails - zack, schon haben Sie 2 Stunden verballert, die Sie auch produktiv hätten nutzen können. Limitieren Sie Ihre Online-Zeiten!

18. Räumen Sie auf

Versiffte Kaffeetassen und meterhohe Papierstapel sind nicht nur Chefs ein Graus. Sie verleiten zu gedanklichem Schlendrian. Darum: Misten Sie Ihren Schreibtisch regelmäßig aus und sorgen Sie für mehr Ordnung. Das kann jeder - und es wirkt vorbeugend gegen Prokrastination.

19. Schalten Sie Zeitfresser aus

Was raubt Ihnen am Tag die meiste Zeit? Womit halten Sie sich besonders gerne und lange auf? Muss das sein? Ist das sinnvoll und produktiv? Andernfalls: Setzen Sie sich bewusst Grenzen. Übrigens: Nicht nur in Zeitfragen!

20. Denken Sie um

Die richtige Frage ist nicht: „Wie werde ich damit fertig?", sondern „Wie fange ich damit an?". Die größte Hürde beim Aufschieben ist, überhaupt erst loszulegen.

21. Dulden Sie keine Entschuldigungen

Aufschieber sind Meister der Ausrede - für sich, andere und die Umstände. Betuppen Sie sich nicht selbst! Jedes Mal, wenn Sie wieder einen Grund (er)finden, warum Sie etwas nicht gleich erledigen können, fragen Sie sich: Ist das wahr?

22. Arbeiten Sie im Team

Wenn Sie es alleine nicht schaffen, suchen Sie sich Mitstreiter. Das ist beim Sport genauso wie bei einer Diät: Partner ermuntern einander, ziehen einen auf Durststrecken mit und ermahnen, wenn es sein muss.

23. Behalten Sie das große Ganze im Auge

Oft sind es nur 20 Prozent lästige Dinge, die einem 80 Prozent des Spaßes rauben. Es sind aber eben nur 20 Prozent! Fokussieren Sie auf das große Bild, auf die 80 Prozent! Dann reiben Sie sich an dem Kleinkram nicht so auf.

24. Bleiben Sie fit

Klingt banal, ist es aber nicht: Stress, Ängste und Depressionen können eine Ursache für Prokrastination sein. Körperliche Aktivität ist ein wirksamer Schutzmechanismus dagegen, der obendrein den Geist durchlüftet. Sport schafft wertvolle Oasen zum Nachdenken. 20 Minuten leichter Sport am Tag reichen völlig.

25. Investieren Sie Geld

Auch das kann helfen: Wenn das Bummeln Sie etwas kostet, gibt es der Sache eine neue Dimension. Jedes Mal, wenn Sie eine Aufgabe verschoben haben, stecken Sie zum Beispiel Geld in eine Spardose. So viel, dass es wehtut. Natürlich dürfen Sie erst nach mindestens einem halben Jahr an das Geld!

26. Halten Sie Erfolge fest

Aufschieberitis zu stoppen, ist wie eine Sucht zu bekämpfen: Sie müssen umlernen und Ihr Gehirn mit besseren Dingen belohnen. Erste Erfolge, etwas nicht auf die lange Bank geschoben zu haben, aktivieren Ihr Belohnungssystem.

27. Fokussieren Sie auf Ihre Stärken

Viele Leute wenden enorme Energien auf, um Schwächen zu bekämpfen. Sie doktern an Mängeln herum und betreiben doch nur Schadensbegrenzung. Dabei ist die Wahrscheinlichkeit, dass jemand nach oben kommt, weil er seine Stärken stärkt, um 50 Prozent höher, als wenn er seine Schwächen repariert.

28. Einfach ist nicht immer besser

Es führt oft zur besseren Lösung, wenn Sie nicht immer den leichtesten Weg gehen und stattdessen etwas mehr (Zeit, Mühe) investieren. Machen Sie sich das bewusst und beweisen Sie sich, dass Aufschieben schwieriger ist.

29. Geben Sie nicht auf

Wie sagte schon Friedrich Nietzsche: „Viele sind hartnäckig in Bezug auf den einmal eingeschlagenen Weg, wenige in Bezug auf das Ziel." Anfangen plus weitermachen - das sind schon 80 Prozent des Erfolgs.

ACHTUNG: Natürlich müssen und sollten Sie nicht jeden Tipp der obigen Liste umsetzen. Schließlich lässt sich auch mit solchen Tipp-Listen herrlich prokrastinieren und ein ganzer Tag damit verplempern, bessere Methoden zu finden. Am Ende hilft vor allem eines: Anfangen! Um die eigene Prokrastination überwinden zu lernen, sollten Sie sich 1-3 Tipps heraussuchen, ausprobieren und machen...

[Bildnachweis: Karrierebibel.de]

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Prokrastination: 50 Tipps gegen Aufschieberitis

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Prokrastination beschreibt das Aufschieben von Aufgaben, obwohl Sie sich diese fest vorgenommen haben. 50 Tipps gegen Aufschieberitis...

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Selbstorganisation: 6 Schwierigkeiten, Gewohnheiten aufzubauen (schlosser.info)

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Sie versuchen verbissen, sich besser selbst zu organisieren? Und scheitern immer wieder daran?

Das E-Mail Postfach läuft wieder über?

Sie haben mal wieder den Abgabetermin für das Projekt gerissen?

Oder es kommt die Kollegin vorbei und fragt, ob Sie schon noch an das Memo denken?

Die Schwierigkeit in der Selbstorganisation besteht darin, die nötigen Gewohnheiten aufzubauen.

Tools zu finden oder Abläufe zu definieren, die meinem Naturell entsprechen und die ich durchführen kann, das ist gar nicht so schwer. Doch die Gewohnheiten als solche in mein Leben zu integrieren, das fiel mir schwer.

Getting Things Done ® ist ein System zur Selbstorganisation, eine Sammlung von Methoden, die ein klareres Leben versprechen, indem Sie die eigene Produktivität erhöhen.

Über Getting Things Done schreibe ich gerne, weil es mein Leben zum positiven verändert hat wie kaum ein anderes Buch oder Methode.

Manche Gewohnheiten von Getting Things Done habe ich noch nicht konsequent umgesetzt, bei anderen suche ich noch nach einer für mich passenden Implementierung.

Es sind fünf Schwierigkeiten, die den Aufbau von Gewohnheiten und regelmäßigen Praktiken bei der Selbstorganisation schwer machen.

1. Sie lassen die Gewohnheit abstrakt, unkonkret.Eine Gewohnheit ist erst dann eine Gewohnheit, wenn sie als ganz bestimmte, wiederholbare Handlung festgelegt ist.
So lange Sie sich als Gewohnheit nur "alles aufschreiben" definieren, aber nicht, wie und mit welchem Werkzeug und in welcher Form, werden Sie inneren Widerstand dagegen spüren. Weil bei jedem Gedanken erneut die Entscheidung zu treffen ist, wie er notiert wird, notieren Sie dann eben gar nicht.

Abhilfe: So genau wie möglich definieren, wie sie die jeweilige Gewohnheit umsetzen möchten.

2. Sie erwarten von den Gewohnheiten der Selbstorganisation sofortigen Nutzen.Manche, so wie der Mindsweep schon. Andere aber bringen erst im Lauf der Zeit einen Gewinn, und so muss ich zunächst die Investition an Zeit und Aufwand spendieren, ohne direkt einen Effekt zu sehen.
In einer Welt, in der so viele Belohnungen direkt verknüpft sind, kann das schwer fallen. Das wöchentliche Review fällt bei mir immer noch ab und an hinten runter, obwohl ich den positiven Effekt schon gesehen habe.

Abhilfe: Durchhalten. In den Kalender eintragen.

3. Sie versuchen sich an zu vielen Gewohnheiten auf einmal.Selbstorganisation nach Getting Things Done umfasst eine Vielzahl von einzelnen Schritten und Gewohnheiten. Das alles umzusetzen, kann überwältigend wirken. Sie werden abgeschreckt, weil es kompliziert aussieht.
Abhilfe: Nehmen Sie sich nur eine einzige Gewohnheit zu einer Zeit vor. Erst, wenn eine Gewohnheit sitzt, nehmen Sie die nächste.

4. Sie versuchen, die Implementierung eines anderen zu kopieren.Selbstorganisation ist etwas sehr persönliches. Getting Things Done ist ein Werkzeugkasten, bei dem alles zusammenpasst und Werkzeuge für alle Eventualitäten vorhanden sind. Das heißt aber nicht, dass Sie genau einen grünen Schraubenzieher verwenden müssen. Es darf auch ein grauer sein.
Abhilfe: Lassen Sie sich ruhig von anderen Menschen und deren Praktiken zur Selbstorganisation inspirieren, und kopieren Sie Elemente daraus. Doch jede Gewohnheit muss zu Ihnen passen. Wenn Sie ein Papier-Liebhaber sind, dann werden Sie sich ein rein elektronisches System nicht angewöhnen können und umgekehrt.

5. Sie probieren tausend verschiedene Umsetzungen aus, bleiben aber bei keiner.Eine Gewohnheit heißt Gewohnheit, weil sie gewöhnlich ist. Suchen Sie permanent nach der ganz besonders cleveren Umsetzung, werden Sie ewig suchen und nie tun.
Es ist ein feiner Grat zwischen der Suche nach der ersten für die eigenen Bedürfnisse tauglichen App und einem ewigen Herumspielen ‒ glauben Sie mir, ich weiß, wovon ich spreche.

Abhilfe: Versuchen Sie nicht, besonders schlau zu sein. Es gibt keine Zusatzpunkte für das komplizierteste und effizienteste System. Schon die Natur strebt nicht nach Perfektion, sondern nimmt das erstbeste, das funktioniert, und ersetzt nur dann, wenn etwas nicht funktioniert. Suchen Sie nach einfachen Lösungen.

6. Sie haben Ihr Werkzeug nicht immer dabei.Gewohnheiten der Selbstorganisation funktioniert nur, wenn Sie die Gewohnheit auch tun können. Und das wiederum bedingt, dass Sie das passende Werkzeug auch dabei haben. Sonst bricht Ihre Gewohnheit bei der ersten Gelegenheit und Ihr Gehirn merkt sich: "Oh, geht ja gar nicht. Dann halt nicht."
Das schönste Notizbuch mit der perfekten Unterteilung hilft nichts, wenn Sie es nicht dabei haben. Die beste App auf dem Smartphone hilft Ihnen nichts, wenn sie nur online funktioniert und Sie im Funkloch sitzen.

Abhilfe: Sorgen Sie dafür, dass Sie Ihr Werkzeug immer dabei haben und es immer funktioniert.

Geduld

Es hat mich zwei Jahre gekostet, Getting Things Done soweit umzusetzen, dass ich den operativen Teil sicher und zuverlässig beherrsche. Solche Dinge dauern einfach. Seien Sie geduldig mit sich.

Welche Gewohnheiten der Selbstorganisation machen Ihnen Probleme?

Lassen Sie die anderen Leser ebenso wie mich teilhaben an Ihren Gedanken und kommentieren Sie.
Photo: Joachim Schlosser, License Creative Commons Attribution Share-Alike

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Das E-Mail Postfach läuft wieder über? Sie haben mal wieder den Abgabetermin für das Projekt gerissen? Die Schwierigkeit in der Selbstorganisation besteht darin, die nötigen Gewohnheiten aufzubauen. Es sind fünf Schwierigkeiten, die den Aufbau von Gewohnheiten und regelmäßigen Praktiken bei der Selbstorganisation schwer machen

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Aufgaben aufschieben: Was tun gegen Prokrastination?

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Aufgaben aufschieben: Was tun gegen Prokrastination?

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Aufgaben aufschieben: Warum machen wir das?

Die meisten von uns nehmen es sich Tag für Tag vor: „Heute werde ich dies oder das tun - ganz bestimmt!" Der Wille ist da. Trotzdem werden die Aufgaben - bewusst oder unbewusst - immer wieder vertagt.

Zugegeben, eine Aufgabe zu verschieben, kann Vorteile haben. Manchmal erledigt sich ein Problem so von selbst - Geduld und Abwarten können sind schließlich auch Tugenden.

Stimmt. Und gegen das bewusste und entschiedene Aufschieben ist auch schwer etwas zu sagen. Die Haltung wird aber dann gefährlich, wenn sie unbewusst und chronisch abläuft. Ab dann ist von Prokrastination (englisch = procrastination, delay) die Rede.
Wissenschaftler unterscheiden in dem Fall zwischen zwei Aufschieber-Typen:

1. Den Erregungsaufschieber.

Er reagiert erst auf den letzten Drücker und genießt den Kick, den der Hochdruck zum Schluss erzeugt. Meist behauptet er, erst dadurch kreativ zu werden.

2. Den Vermeidungsaufschieber.

Er leidet unter der Angst zu versagen. Deshalb meidet er den Leistungsdruck, den die Aufgabe erzeugt. Dafür ist er ein Meister der Ausreden.

Das Kernproblem vieler Aufschieber ist: Sie haben Schwierigkeiten Prioritäten zu setzen. Und viele setzen - fälschlicherweise - Erfolg mit Selbstwert gleich. Um dieses Gefühl zu erreichen, brauchen sie häufige und kurzfristige Erfolgserlebnisse.

Sind die Aufgaben aber scheinbar zu groß, liegen diese Erfolgserlebnisse subjektiv zu weit entfernt. Mitunter entsteht sogar die Angst zu versagen, die Angst vor falschen Entscheidungen oder Angst vor Ablehnung.

Also ziehen sie kleinere Aufgaben vor (Aufräumen, Abwaschen, E-Mails lesen,...), weil die eine schnelle Belohnung versprechen. Und wer über viel Arbeit klagt, erntet meistens auch noch Mitgefühl...
Das Ergebnis sieht dann aus wie in dieser Grafik:
Das Aufschieben von Aufgaben läuft meist in fünf Eskalationsstufen ab:

1. Unlust

In der ersten Phase erlangen Sie Kenntnis von Aufgaben, die demnächst anstehen - beispielsweise ein Prüfungstermin oder bis wann ein Projekt beendet wird. Sie registrieren, dass der Termin noch einige Zeit in der Zukunft liegt und beschließen ihn zu verschieben, da Sie derzeit ein großes Gefühl der Unlust packt.

2. Erleichterung

Die unmittelbare Folge Ihres Entschlusses ist ein Gefühl der Erleichterung. Sie schieben jeden Gedanken an die unangenehme Aufgabe beiseite.

3. Druck

Je näher der Termin jedoch rückt, desto stärker wird der Druck. Und das anfängliche Gefühl der Erleichterung nimmt immer mehr ab.

4. Schlechtes Gewissen

Stattdessen baut sich nun ein schlechtes Gewissen auf. Das kann bis hin zu Selbstvorwürfen führen, weil Ihnen klar wird, dass Sie sich bei rechtzeitigem Beginn viel Stress hätten ersparen können.

5. Aktion

Gerade noch rechtzeitig, oft aber auch erst, wenn es sich gar nicht mehr vermeiden lässt, wird die anstehende Aufgabe angepackt.

Hinter dem Aufschieben steckt meist eine geringe Frustrationstoleranz. Die aber - und das ist die gute Nachricht - lässt sich trainieren.

Psychotest Aufschieben: Welcher Aufschieber-Typ sind Sie?

Haben Sie Ihr Verhalten in der obigen Beschreibung bereits wieder erkannt? Falls nein, so entdecken Sie vielleicht einige Facetten Ihrer Aufschieberitis in den nachfolgenden Typologien unseres Selbsttests. Die sollen natürlich nicht nur auf Fehler hinweisen, sondern auch einen positiven Effekt haben. Deswegen finden Sie zu jedem Aufschieber-Typ die passende Notlösung, wenn mal wieder akute Prokrastinationsgefahr besteht...

1. Der Saubermann

Normalerweise stapeln sich Zeitschriften, leere Kaffeetassen, Akten und Projektunterlagen auf seinem Schreibtisch. Ein solches Arbeitsumfeld ist für ihn kein Problem. Er findet das Chaos eigentlich ganz gemütlich. Kommt allerdings eine wichtige Deadline auf ihn zu oder steht er vor einem unangenehmen Kundengespräch (bei Studenten ist es in der Regel eine Klausur in einem unliebsamen Fach), packt ihn die Ordnungswut. Plötzlich müssen der Schreibtisch oder die Wohnung blitzblank sein, bevor er durchstarten kann.

Standardausrede

„Ich muss erst noch das Geschirr abwaschen, die Unterlagen sortieren und den Schreibtisch aufräumen, aber dann fange ich auch wirklich an."

Warum?

Angesichts der vor ihm liegenden Aufgabe fühlt er sich überfordert und hat das Bedürfnis Ordnung zu schaffen, denn er weiß nicht, wo er anfangen soll.

Was tun?

Zerlegen Sie große Aufgaben in kleine. Es ist wie mit dem physikalischen Gesetz der Trägheit: Ist ein schwerer Körper erst in Bewegung, wird es leichter, ihn in Fahrt zu halten. „Auch die längste Reise beginnt mit einem einzelnen Schritt", lautet ein chinesisches Sprichwort. Also beginnen Sie mit kleinen Schritten.

2. Der Panikmacher

Zu Beginn ist er noch ganz gelassen. Die Deadline liegt in weiter Ferne. Alles ist super. Genügend Zeit, um sich angenehmeren Dingen zu widmen. Kurz vor knapp fällt ihm dann doch ein, dass da noch eine Aufgabe offen ist. Jetzt wird ihm bewusst, wie viel Zeit er untätig hat verstreichen lassen und bekommt Panik. Er verrennt sich so sehr in seine Panik, dass er sich selbst im Weg steht und am Ende unzufrieden mit dem Ergebnis seiner Arbeit ist.

3. Der Listenmacher

Bevor er sich an die Arbeit macht, muss er eine To-Do-Liste erstellen. Ohne Liste geht bei ihm gar nichts. Darauf schreibt er auch haarklein, was alles erledigt werden muss. Doch am Ende hat er zwar eine schöne Liste gemacht, die wichtigen Aufgaben darauf sind dennoch nicht erledigt.

Standardausrede

„Ich mache mir schnell eine Liste."

Warum?

Er liebt es einfach, etwas auf seiner Liste abhaken zu können. Das gibt ihm das wohlige Gefühl, produktiv zu sein und etwas geschafft zu haben. Doch leider hakt er oftmals nur Kleinkram ab und verzettelt sich in Nebensächlichkeiten.

Was tun?

Beginnen Sie mit dem Unangenehmsten. Packen Sie den Stier bei den Hörnern: In der Regel wird es die unangenehmste Aufgabe sein, die Sie die ganze Zeit vor sich herschieben. Warum nicht sofort morgens hinter sich bringen, wenn man noch frisch ist? Der Rest des Tages wird Ihnen umso leichter von den Hand gehen.

4. Der Multitasker

Am liebsten arbeitet er an mehreren Aufgaben und Projekten gleichzeitig. Er fängt eine Sache an, hat dann einen Einfall zu etwas ganz anderem und widmet sich dann dieser Aufgabe. Irgendwann stapeln sich lauter begonnene Aufgaben auf seinem Schreibtisch, doch keine davon hat er beendet.

Standardausrede

„Mir fällt da etwas ein."

Warum?

Er ist schnell gelangweilt von einer Aufgabe und kann sich schlecht konzentrieren. Kommt er in einem Punkt nicht weiter, wendet er sich einer neuen Aufgabe zu.

Was tun?

Bitten Sie Ihre Kollegen um Input. Stecken Sie in einer Sackgasse, lassen Sie sich von den Vorschlägen Ihrer Kollegen inspirieren. Vielleicht habe die bereits ähnliche Erfahrungen gemacht und haben einen guten Rat. Sie bekommen dadurch eine zusätzliche Perspektive.

Konzentrieren Sie sich auf das, was Sie gerade tun. Unterbrechungsforscher (die gibt es wirklich) haben festgestellt, dass sich Büroarbeiter genauso oft selbst ablenken, wie sie unterbrochen werden. Zwingen Sie sich also dazu, sich auf die aktuelle Aufgabe zu konzentrieren, statt in Gedanken schon bei der nächsten zu sein.

Vergessen Sie Multitasking. Einige Studien beweisen, Menschen sind nicht produktiver, wenn sie mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen. Im Gegenteil: Oft hindert es sie, konzentriert auf ein Ziel hinzuarbeiten. Außerdem verursacht Multitasking Stress. Versuchen Sie lieber Schritt für Schritt vorzugehen.

5. Der Internet-Junkie

Er ist ständig online, wenn nicht am Rechner, dann mit dem Smartphone. Alle paar Minuten checkt er seine E-Mails, prüft, was in seinen sozialen Netzwerken los ist und schaut sich Videos an. Das macht er nebenbei, während er eigentlich mit ganz anderen Dingen beschäftigt ist. Ohne es zu merken, vertrödelt er damit Stunden seiner Zeit.

Der Depletion-Effekt: Paradoxon der Prokrastination

Es liegt in unserer Natur, den kürzesten Weg zu nehmen. Warum den langen Weg gehen, wenn es eine Abkürzung gibt? Es ist schließlich effizient so zu denken - und es spart Energie. Auch beim modernen Aufschieben, versuchen wir eine Abkürzung zu gehen: Da gibt es eine Aufgabe, aber sie kostet uns viel emotionale Energie und Überwindung. Aufschieben ist wesentlich einfacher, effizienter - meinen wir. Zumal wir uns dabei oft noch suggerieren, dass uns die Aufgabe später wesentlich leichter fallen wird.

Genau dabei aber handelt es sich um das Paradoxon der Prokrastination - oder den sogenannten Depletion-Effekt: Bei dem Versuch, es uns leichter zu machen, machen wir es uns tatsächlich oft schwerer. Wir sparen vielleicht jetzt etwas Energie, drücken uns vor Verantwortung - aber das hat Konsequenzen: Es zehrt trotzdem an unseren Ressourcen, weil wir hinterher umso härter nachholen müssen, was wir vorher aufgeschoben haben.

Voilà, das ist der Depletion-Effekt ( deplete, engl. abbauen, aufbrauchen, erschöpfen). Das Konzept der Abkürzung mag ein intuitives und richtiges sein - unter bestimmten Umständen. Es kann aber ebenso enorm kontraproduktiv sein, wenn es uns auf Irrwege leitet.

Warum wir selbst schöne Aufgaben vertagen

Als die beiden Verhaltensökonominnen Suzanne Shu von der Anderson School of Management an der Universität von Kalifornien in Los Angeles und Ayelet Gneezy von der Rady School of Management an der Universität von Kalifornien in San Diego typische Fälle von Aufschieberitis untersuchten, stellten sie verblüfft fest: Sobald Menschen ein längerer Zeitraum zur Verfügung steht - selbst für eine erfreuliche Aufgabe -, reden sie sich zwar ein, diese Aufgabe in Angriff zu nehmen, tun es aber seltener.

Bei den Experimenten dazu erhielten rund 80 Probanden zum Beispiel Geschenkgutscheine für einen Café-Besuch, die entweder schon nach drei Wochen (42 Teilnehmer) verfielen oder erst nach zwei Monaten (38 Teilnehmer).

Nun passierte das eigentlich Erstaunliche: Weil diejenigen Teilnehmer mit der langen Frist annahmen, den Gutschein ganz sicher einlösen zu können, schoben sie den Café-Besuch immer weiter hinaus - bis es zu spät war. Der ideale Zeitpunkt - er kommt eben nie.

Am Ende lösten aus dieser Gruppe gerade einmal sechs Prozent (!) der Probanden die Gutscheine ein - deutlich weniger als aus der Gruppe mit der strammen Deadline von wenigen Wochen: Da waren es immerhin 31 Prozent.

Aufschieben? Extreme Weitsichtigkeit ist schuld

Das Ganze erinnert nicht ganz zufällig an das sogenannte Parkinson'sche Gesetz, das auf den britischen Historiker und Publizisten Cyril Northcote Parkinson zurückgeht.

Danach dehnt sich Arbeit in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht - und nicht etwa wie viel Zeit man tatsächlich dafür bräuchte.

Denken Sie nur an : Stundenlang werden die Themen diskutiert, alle können mitreden, auch wenn nicht jeder davon Ahnung hat. Aber erst fünf Minuten vor Schluss werden die entscheidenden Beschlüsse gefasst und keine Minute eher. Warum nicht gleich so?

Natürlich kennt jeder auch das Beispiel auch aus dem Urlaub: Als Tourist klappert man alle Sehenswürdigkeiten einer Stadt oder Region ab, weil man weiß, nur eine begrenzte Zeit vor Ort zu sein. Wer dagegen vor Ort lebt, hat das Gefühl dafür alle Zeit der Welt zu haben. Und so kommt es, dass Touristen manchmal die schönsten Flecken der Stadt besser kennen als deren Einwohner.

Ran Kivetz, ein Marketing-Professor an der Columbia Graduate School of Business, nennt diese Haltung auch „hyperopisch", oder laxer ausgedrückt: extrem weitsichtig: Betroffene bewerten eine künftige Belohnung oder einen Freizeitspaß zu hoch, sodass sie diesen aktuell gar nicht genießen können - und später umso mehr bedauern, diesbezüglich nichts unternommen zu haben.

Der Grund für dieses spaßraubende Verhaltensmuster sieht das obige Forscherinnen-Duo übrigens in einer Art Wahrnehmungsfehler: Wer eine lange Deadline bekommt, überschätzt regelmäßig die Zeit, die ihm tatsächlich zur Verfügung steht - und verpasst entweder den Spaß oder den spätesten Zeitpunkt, endlich loszulegen.

Die Empfehlung von Shu und Gneezy lautet deshalb: Setzen Sie sich enge Limits - egal, ob die Aufgabe lästig oder lustig ist!

Tipps gegen Aufschieben: 29 Strategien, die helfen

Nie wieder aufschieben, wenn es dringend ist: Das ist möglich! Wir haben für Sie die 29 besten Tipps gegen Aufschieben gesammelt. Das Ergebnis stellen wir Ihnen hier als kostenlosen Download zur Verfügung:

Hinauszögern macht krank und einsam

Wissenschaftler um Manfred Beutel von der Universitätsmedizin Mainz haben in einer groß angelegten Studie (Teilnehmer: 2.527 Personen im Alter von 14 bis 95 Jahren) herausgefunden: Das Phänomen des Aufschiebens ist vor allem bei jungen Menschen weit verbreitet - mit erheblichen Folgen:

Menschen, die wichtige Tätigkeiten aufschoben, lebten häufiger ein Single-Dasein, waren vermehrt von Arbeitslosigkeit betroffen, verfügten über ein geringes Einkommen. Hinzu kommt: Sie litten auch öfter unter Stress, Depression, Angst, Einsamkeit und Erschöpfung.

Die Repräsentativerhebung zeigte, dass Menschen, die Tätigkeiten häufig aufschieben, seltener in Partnerschaften lebten, häufiger arbeitslos waren und über ein geringes Einkommen verfügten. Betroffen waren vor allem junge Männer. Schüler und Studierende prokrastinierten dabei häufiger als ihre berufstätigen oder in einer Ausbildung befindlichen Altersgenossen.

Studienleiter Manfred Beutel dazu:
Aufschieben sei allerdings ein erlerntes Verhalten, das unmittelbar durch Vermeidung unangenehmer Tätigkeiten verstärkt wird. Warum bestimmte Tätigkeiten negative Gefühle hervorrufen, wird von den Betroffenen dabei zu wenig hinterfragt.

Leistungsanforderungen sind häufig mit Versagensängsten verbunden, eigene Leistungsansprüche sind möglicherweise zu hoch gesteckt und Zielsetzungen unrealistisch ( siehe auch Tipps gegen das Aufschieben weiter unten).

Ersatzhandlungen wie beispielsweise Medienkonsum haben überdies häufig unmittelbar positive Konsequenzen. Nachteilige negative Konsequenzen wie Versagen, Depression oder Einsamkeit treten hingegen erst langfristig auf und sind damit weniger verhaltensbestimmend.

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[Bildnachweis: Ron Leishman by Shutterstock.com]

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Die meisten von uns nehmen es sich Tag für Tag vor: „Heute werde ich dies oder das tun - ganz bestimmt!" Der Wille ist da. Trotzdem werden die Aufgaben - bewusst oder unbewusst - immer wieder vertagt. Zugegeben, eine Aufgabe zu verschieben, kann Vorteile haben.

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Mini-Input: Die richtigen Aufgaben zur richtigen Zeit erledigen!

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Mini-Input: Die richtigen Aufgaben zur richtigen Zeit erledigen!

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Erledigen Sie Aufgaben regelmäßig auf den letzten Drücker? Kreisen Ihre Gedanken abends im Bett bereits um die Termine der nächsten Tage? Haben Sie das Gefühl, Ihren Verpflichtungen kaum noch nachkommen zu können? Dann sind Sie der perfekte Kandidat für das Selbstmanagement-System Getting Things Done.

Getting Things Done (GTD) ist ein Zeitmanagement- und Produktivitätssystem, das den Anwender durch ein umfassendes Listen- und Terminkalendersystem darin unterstützt, seine Aufgaben und Verpflichtungen stressfrei und effizient zu erledigen.

Das Grundprinzip der GTD-Methode: Alle Aufgaben sollen schriftlich fixiert werden, sodass man sicher sein kann, nichts zu vergessen. Dadurch soll der Nutzer langfristig entlastet werden, denn er muss sich nun nicht mehr alles merken. Da somit auch keine Notwendigkeit besteht, sich ständig an wichtige Aufgaben zu erinnern, sollen die Gedanken auch seltener zu ungünstigen Zeiten um geplante Tätigkeiten kreisen. Sprich: Das schlafraubende Grübeln im Bett soll abnehmen. Denn Dank der schriftlichen Organisation kann sich Ihr Gehirn darauf verlassen, dass alles rechtzeitig erledigt und nichts vergessen wird. Es kann somit in Ruhephasen wirklich entspannen und sich besser auf die Aufgaben fokussieren, die gerade aktuell sind, da einem nichts mehr im Hinterkopf herumspukt.

Größere Aufgaben untergliedert man bei dieser Methode in kleinere Teilaufgaben, für die man konkrete Termine festlegt.Ein regelmäßiger Review stellt sicher, dass Sie alle Aufgaben und Projekte im Blick behalten, Schwachstellen in Ihrem System erkennen und Verbesserungen vornehmen können.

Der US-Produktivitätsberater David Allen entwickelte das System und stellt es 2001 in seinem gleichnamigen Buch „Getting Things Done" der Öffentlichkeit vor. Seit dieser Veröffentlichung hat die Getting-Things-Done-Methode weltweit Millionen von Anhängern gewonnen.

Definition: Getting Things Done

Getting Things Done, kurz GTD oder GTD-Methode genannt, ist eine vom US-Amerikaner David Allen entwickelte Selbstmanagement-Methode, bei der sämtliche Aufgaben des Berufs- und Privatlebens in Aufgabenlisten erfasst werden. Da der Anwender dann keine Energie mehr darauf verwenden muss, sich diese Dinge zu merken, hat er den Kopf frei, sich auf die tatsächlich aktuelle Aufgabe zu konzentrieren. Das soll die Produktivität des Anwenders erhöhen.

Die GTD-Methode beinhaltet fünf Schritte, die in ihrer Reihenfolge genau festgelegt sind und die wir uns im Folgenden näher ansehen:

Alle anstehenden Aufgaben, Termine und Ideen werden in sogenannten „Eingangskörben" gesammelt. Dabei muss es sich natürlich nicht um tatsächliche Eingangskörbe handeln, vielmehr ist es ein Sammelbegriff für Ordnungssysteme, in denen Sie Dinge schriftlich festhalten können. Folglich sind digitale wie auch analoge Eingangskörbe denkbar: Ihr E-Mail-Postfach, Evernote oder OneNote oder physische Ablagekörbe sowie Hängeregistraturen. Wenn Sie das Getting-Things-Done-Modell einführen, kann der erste Schritt zunächst einige Tage in Anspruch nehmen. Danach fügen Sie einfach immer dann neue Aufgaben, Termine und Ideen Ihren Eingangskörben hinzu, sobald sie entstehen. Das ist meist in wenigen Minuten zu bewerkstelligen.

Die Aufzeichnungen in Ihren Eingangskörben müssen Sie sichten und verarbeiten. Das bedeutet, dass Sie sie in das Getting-Things-Done-System einordnen müssen. Zu diesem Zweck stellen Sie sich zu jeder Eintragung folgende Fragen:

Um was für eine Aufgabe handelt es sich?

Kann ich aktuell etwas unternehmen?

Was ist der nächste Schritt?

Bei der Sichtung der Eingangskörbe sollen Sie nichts zurücklegen, sondern für jedes Material eine Einsortierung vornehmen.

Wenn keine Handlung möglich oder erforderlich ist, entscheiden Sie sich für eine der folgenden drei Optionen:

Entsorgen

Als Referenzmaterial archivieren

Auf „Irgendwann/Vielleicht"-Liste setzen

Alle Eintragungen, die eine Handlung erfordern, werden zunächst Zwischenablagen zugeordnet bzw. auf Listen gesetzt und von dort aus weiterbearbeitet.

Aufgaben, die Sie in weniger als zwei Minuten erledigen können, sollten Sie direkt bearbeiten und nicht in das Getting-Things-Done-System überführen.

Nur Termine werden in den Kalender eingetragen. Zu erledigende Aufgaben kommen auf die „Nächste Schritte"-Liste oder werden als Projekt erfasst und in Teilschritte zerlegt.

Jede Aufgabe, die mehrere Schritte umfasst, ist in der GTD-Methode von David Allen ein Projekt. Die Renovierung der eigenen Wohnung ist also genauso ein Projekt wie die berufliche Marketing-Kampagne für ein Produkt. Alle Ihre Projekte setzen Sie auf eine Projektliste, die Sie regelmäßig sichten. Definieren Sie dann nächste Schritte für Ihr Projekt, für die Sie feste Termine in Ihren Kalender eintragen. Führen Sie außerdem eine Erinnerungsliste für alle Aufgaben, die Sie an andere delegiert haben. So haben Sie im Blick, an welchen Aufgaben andere für Sie arbeiten.

Führen Sie abseits der Projektliste noch eine separate Liste, in der Sie alle projektunabhängigen nächsten Schritte auflisten. Sie können, je nach Umfang Ihrer Aufgaben, auch mehrere kontextbezogene Listen führen - zum Beispiel für Privates, Berufliches, Telefonate und Besorgungen usw.

Führen Sie auch eine Erinnerungsliste für alle delegierten Aufgaben außerhalb von Projekten. Legen Sie Termine fest, an denen Sie nachfassen, wie weit die Erledigung vorangeschritten ist.

Das Organisieren der eigenen Aufgaben und Termine schafft zwar Übersicht, sorgt allein aber noch nicht dafür, dass die eigene Produktivität steigt und alles in der vorgesehenen Zeit erledigt ist. Dafür ist es notwendig, dass Sie Ihre Listen regelmäßig sichten.

Nur wenn Sie sicher sein können, dass Ihr System aktuell ist, können Sie sich später ohne Gedanken an mögliche vergessene Termine ganz auf die vor Ihnen liegende Aufgabe konzentrieren.

Sie sollten daher mehrmals täglich in Ihren Terminkalender schauen und mindestens einmal täglich Ihre Aufgabenlisten prüfen, um das nächste To-do auszuwählen. Leeren Sie auch einmal am Tag Ihre Eingangskörbe.

Bei der GTD-Methode wird einmal pro Woche ein Wochenrückblick durchgeführt. Dieser Rückblick beinhaltet folgende Schritte:

Kopf leeren: zum Wochenabschluss notieren Sie noch einmal alle Ideen, die Ihnen durch den Kopf gehen.

Eingangskörbe: Sortieren Sie neue Aufgaben, Ideen und Termine in das GTD-System ein.

Aufgabenliste: Ist die Liste aktuell? Sind alle erledigten To-dos gestrichen? Welche Aufgaben stehen für die nächsten Tage an?

Projektlisten: Ist die Liste aktuell? Haben Sie in der vergangenen Woche mindestens einen nächsten Schritt getan, um Ihr(e) Projekt(e) voranzubringen?

„Vielleicht/Irgendwann"-Liste: Wollen Sie einiges auf dieser Liste in die Projektliste verschieben und aktuell bearbeiten?

Terminkalender: Ist der Kalender aktuell? Haben Sie wirklich alle Termine wahrgenommen? Welche Termine stehen in den nächsten Tagen an? Sind alle Termine eingetragen?

„Warten auf"-Liste: Wie ist der aktuelle Stand der delegierten To-dos? Haken Sie gegebenenfalls bei Mitarbeitern nach.

Um zu entscheiden, was Sie als Nächstes tun, müssen Sie gemäß der GTD-Methode vier Kriterien berücksichtigen: Kontext, verfügbare Zeit, verfügbare Energie und Priorität.

Sie haben in Ihrem Getting-Things-Done-System mindestens eine Aufgabenliste angelegt. Da Sie sich im Normalfall in vielen unterschiedlichen Kontexten bewegen (Beruf, Familie, Hobby), ist es sinnvoll, unterschiedliche Listen zu erstellen, sogenannte Kontextlisten. So müssen Sie sich nicht durch eine unfassbar lange To-do-Liste kämpfen, um Ihre nächste Aufgabe zu definieren, sondern sichten gezielt Ihre kurzen Kontextlisten.

Sobald Sie freie Zeit haben, die Sie produktiv nutzen möchten, fragen Sie sich also zunächst: In welchem Kontext befinde ich mich? Und was kann ich jetzt überhaupt tun? Wenn Sie im Wartezimmer beim Arzt sitzen und die Zeit überbrücken wollen, können Sie schlecht vertrauliche Geschäftstelefonate führen. Sie können aber sehr wohl einige kurze E-Mails beantworten oder eine Nachricht an Freunde schicken.

Wie viel Zeit steht Ihnen gerade zur Verfügung? Wenn Sie im Auto sitzen und eine Fahrt von 15 Minuten vor sich haben, sollten Sie kein Telefonat beginnen, das sicher eine Stunde Ihrer Zeit in Anspruch nimmt. Stattdessen kann es sinnvoll sein, auf dem Weg einen kurzen Stop beim Supermarkt einzulegen, um einige Dinge von Ihrer Einkaufsliste zu streichen.

Unser Leistungsniveau schwankt über den Tag. Dieser Biorhythmus ist bei jedem Menschen etwas anders ausgeprägt. Beobachten Sie eine Woche lang, wie sich Ihr Energielevel über den Tag verändert, um Ihre Leistungsspitzen und -tiefs festzustellen. Aufgaben, die Ihre volle Konzentration und Leistungsfähigkeit fordern, sollten Sie zukünftig in für Ihren Biorhythmus günstige Zeiten legen, in denen Sie sich fit und energievoll fühlen. Die Vorbereitung einer wichtigen Präsentation terminieren Sie vielleicht besser in die Morgenstunden statt in die Mittagszeit. Aber vielleicht sind Sie auch eher nachmittags und abends produktiv, dann planen Sie Ihre To-dos entsprechend um.

Wenn Sie mögliche Aufgaben anhand der drei Kriterien vorsortiert haben und sich Ihnen verschiedene Optionen bieten, entscheidet die Priorität: Welche Aufgabe ist die wichtigste? Beginnen Sie genau mit dieser Aufgabe.

Sie sitzen im Büro und haben noch eine Stunde unverplante Zeit, bis zum Mitarbeitergespräch? Sie könnten ein paar Telefonate von Ihrer Liste streichen, einen Report erstellen oder an einem Workshop-Konzept weiterarbeiten. Da der Workshop in drei Tagen stattfindet und Sie sich noch nicht vorbereitet haben, entscheiden Sie sich für diese Aufgabe. Sie hat Priorität. Der Report hingegen ist ein Routinebericht und die Telefonate können Sie genauso gut in ein paar Tagen erledigen.

Die GTD-Methode polarisiert: Sie hat viele begeisterte Anhänger, aber auch zahlreiche Kritiker.

Zuverlässigkeit: Das System stellt sicher, dass alle Aufgaben (rechtzeitig) erledigt werden. Wer häufiger Termine vergisst, für den kann die GTD-Methode Abhilfe sein.

Umfassende Organisation: Getting Things Done bietet ein einzelnes Organisationssystem für alle Projekte, sowohl private als auch berufliche. Damit sinkt das Risiko, sich zu verzetteln.

Fördert zeitnahe Umsetzung: Mit der Unterscheidung der einzelnen Schritte „Organisieren", „Durchsehen" und „Erledigen" wirkt GTD Überforderung entgegen. Indem große Projekte in kleinere Teilaufgaben untergliedert werden, sorgt es dafür, dass der Einstieg in die Projektarbeit leichter fällt.

Klare Struktur: Die zahlreichen Listen und Leitfragen sorgen dafür, dass freie Zeit effizient verwendet wird und sie unterbinden produktivitätshemmendes, orientierungsloses Hin- und Herspringen von Aufgabe zu Aufgabe.

Freiheit: So umfassend die GTD-Methode ist, auf der Tagesebene lässt sie viel Freiheit. Denn sie diktiert keinen festen Tages- oder Wochenplan. Jeder entscheidet selbst, welche Aufgabe er als nächstes erledigt. Das kann motivieren - manche Anwender sehen darin jedoch auch eine Schwäche.

Keine Unterstützung bei Priorisierung: In Getting Things Done spielen Prioritäten eine untergeordnete Rolle. Das System sorgt in erster Linie dafür, dass nichts vergessen wird und dass freie Zeit effizient genutzt wird. Wer hingegen sichergehen will, dass er die richtigen Prioritäten setzt, muss zusätzlich andere Techniken nutzen - zum Beispiel die Eisenhower-Matrix.

Keine Wochen- oder Tagesorganisation: Getting Things Done bietet auch keine optimierten Wochen- oder Tagesplanungen. Wer Schwierigkeiten hat, Ziele zu definieren, nächste Schritte festzulegen und seinen Tagesablauf effektiv zu gestalten, dem hilft die GTD-Methodik kaum weiter. Für die Tagesplanung ist beispielsweise die ALPEN-Methode besser geeignet.

Komplexe Systematik: Getting Things Done lässt sich nicht in fünf Minuten durchdringen und nicht in einem Nachmittag umsetzen. Wer das System aber gewinnbringend anwenden möchte, muss es bis in die Einzelheiten verstanden haben und konsequent anwenden. Ganz oder gar nicht. Wenn man zum Beispiel die Wochenrückblicke auslässt oder sich nicht mit der Splittung der Aufgabenlisten in Kontextlisten befasst, beschneidet man seinen eigenen Erfolg.

(Zu) viele Gewohnheitsänderungen: Wer sich auf die GTD-Methode einlässt, steht vor der Herausforderung, zahlreiche Gewohnheiten in kurzer Zeit verändern zu müssen. Das regelmäßige Leeren der Eingangskörbe ist Pflicht, das Durchsehen der Projekt- und Warten-auf-Listen muss eingeplant werden und auch das Führen von Kontextlisten muss man erst einmal trainieren.

Hier liegt der Hauptkritikpunkt an Getting Things Done: Mit diesen zahlreichen Umstellungen würde der Nutzer überfordert. Wer sich schwer tut, neue Gewohnheiten zu etablieren, sollte sich möglicherweise nach einer anderen Organisationstechnik umsehen, die besser zu seiner Persönlichkeit passt.

Getting Things Done ist eine Selbstmanagement-Methode, die funktioniert. Das haben zahlreiche Anhänger mit ihren Erfolgsberichten gezeigt. Doch eine simple Methodik ist GTD nicht.

Vor allem Menschen, die ein sehr analytisches und strukturiertes Vorgehen schätzen und bereits Klarheit über ihre Ziele und Prioritäten haben, können von Getting Things Done profitieren. Wer mit diversen unterschiedlichen Aufgaben betraut ist, hat mit dem System eine praktische Hilfe, mit der sich besser Überblick behalten lässt.

Für Menschen, die allerdings nur in einer überschaubaren Anzahl von Projekten involviert sind und nicht extrem viele unterschiedliche (berufliche und private) Verantwortlichkeiten haben, ist die GTD-Methode in der Regel überdimensioniert. In solchen Fällen reicht es meist bereits, den eigenen Kalender gut zu pflegen, eine To-do-Liste für berufliche und eine für private Angelegenheiten konsequent zu führen und einen wöchentlichen Termin zum Aufräumen des E-Mail-Postfachs festzulegen.

David Allen hat einen Nachfolgeband zu seinem Bestseller „Getting Things Done" geschrieben. In „ Make it all Work", auf Deutsch: „Ich schaff das!", ordnet er die GTD-Prinzipien in einen größeren Kontext ein und erklärt, warum Kontrolle und Perspektive die zwei wichtigsten Selbstmanagementprinzipien sind. Wer Getting Things Done einmal ausprobieren will, findet in dem Buch hilfreiche Erläuterungen und Ergänzungen für die Anwendung im Alltag.

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Getting Things Done: Eine Produktivitätsmethode für alle Lebensbereiche

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Mit dem Getting-Things-Done-System von David Allen lassen sich alle Aspekte Ihres Lebens organisieren. Wir erklären Ihnen, wie die GTD-Methode funktioniert.

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Die Eisenhower-Matrix: Nach Wichtigkeit und Dringlichkeit ordnen

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Die Eisenhower-Matrix: Nach Wichtigkeit und Dringlichkeit ordnen

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In Unternehmen ist wichtig, dass Aufgaben so schnell wie möglich bearbeitet werden. Entscheidend ist aber auch eine Prioritätensetzung, damit Dringliches nicht hintenansteht. Denn im Alltag - sei es nun im Arbeits- oder Privatleben - kosten häufig weniger dringliche Aufgaben unnötig Zeit, die dann an entscheidender Stelle fehlt. Mit dem sogenannten Eisenhower-Prinzip haben Sie eine Grundlage, um sinnvoll Prioritäten zu setzen und das eigene Zeitmanagement zu optimieren. Dadurch lassen sich viele Ziele schneller erreichen.

Was ist das Eisenhower-Prinzip?

Das Pareto-Prinzip besagt, dass sich mit 20 Prozent des Gesamteinsatzes 80 Prozent der geplanten Ergebnisse erbringen lassen. Doch das Problem dabei: Häufig beschäftigen sich die Mitarbeiter mit den anderen 80 Prozent anfallender Tätigkeiten, die allerdings nur zu 20 Prozent der Ergebnisse führen.

Dieses Problem erkannte auch der amerikanische General und US-Präsident Dwight D. Eisenhower. Er entwickelte eine Zeitmanagement-Methode, bei der man anhand einer Matrix eine Einteilung der zu bewältigenden Aufgaben vornimmt. Eisenhower unterscheidet dabei zwischen der Wichtigkeit und der Dringlichkeit von Aufgaben.

Wie funktioniert das Eisenhower-Modell?

Die Anwendung dieser simplen Matrix, die aus insgesamt vier Quadranten besteht, sorgt langfristig für mehr Produktivität. Folgt er dem Eisenhower-Modell, erledigt der Anwender zunächst solche Aufgaben, die wichtig und dringlich sind, und widmet sich anschließend den ebenfalls wichtigen Projekten, die allerdings eine geringere Dringlichkeit aufweisen. Weniger wichtige Aufgaben werden dagegen an andere delegiert oder mitunter sogar verworfen. Eine Übersicht der vier Quadranten:

A - wichtig und dringend: Diese Aufgaben besitzen allerhöchste Priorität und müssen unverzüglich erledigt werden. Ansonsten lassen sich die gesetzten Ziele nicht erreichen.

B - wichtig, aber nicht dringend: Auch diese Aufgaben müssen erledigt werden, damit man die eigenen Ziele erreichen kann. Allerdings lässt sich der Zeitpunkt dafür durchaus eine Weile nach hinten schieben.

C - dringend, aber nicht wichtig: Bei diesen Aufträgen ist ein zeitnaher Abschluss notwendig. Die Aufgaben sind aber von geringer Wichtigkeit, weshalb Eisenhower empfiehlt, solche Angelegenheiten möglichst zu delegieren.

D - weder wichtig noch dringend: Diese Aufgaben bilden das Schlusslicht der Prioritätenliste, da sie für das Erreichen der Ziele nicht oder kaum relevant sind und auch nicht besonders dringend erledigt werden müssen. Steht nur wenig Zeit zur Verfügung, können diese Aufgaben oft einfach unerledigt bleiben.

Eisenhower-Matrix

Zum Download

Welche Vor- und Nachteile hat das Eisenhower-Prinzip?

Das Eisenhower-Prinzip hilft Ihnen, Ihr Zeitmanagement zu verbessern. Eine klare und eindeutige Prioritätensetzung führt dazu, dass die wichtigsten Projekte zuerst erledigt werden. Das Modell ist vor allem für Personen in Führungspositionen praktikabel, da deren Zeit meistens besonders knapp ist und sie weniger wichtige Aufgaben ganz einfach an ihre Mitarbeiter delegieren können. Das bietet wiederum den Vorteil, dass die Mitarbeiter stärker in die Arbeitsabläufe des Unternehmens eingebunden werden.

Das Modell hat allerdings auch einige Nachteile. So fällt es häufig schwer, die Wichtigkeit einer Aufgabe richtig einzustufen. Dadurch kann es mitunter passieren, dass wichtige Aufgaben an die falschen Mitarbeiter delegiert und infolgedessen nicht ausreichend erfüllt werden. Die Dringlichkeit lässt sich hingegen meist über Deadlines bestimmen. Ist keine Deadline vorgegeben, steht der Mitarbeiter vor der Frage, inwieweit er selbst sie als dringlich einschätzt.

Ein weiteres Problem kann die ungleichmäßige Verteilung von Aufgaben sein. Denn oft konzentrieren sich die zu erledigenden Aufgaben auf nur wenige Personen oder Abteilungen, da wichtige Aufgaben zumeist dringend sind und dringende Aufträge auch selten unwichtig. Folglich lassen sich solche Aufgaben nicht delegieren oder beiseiteschieben.

Anwendung des Eisenhower-Prinzips: Ein Beispiel

Ein Mitarbeiter sitzt um 9 Uhr in seinem Büro in Berlin. Nachdem er die morgendlichen E-Mails gecheckt hat, liest er einen Zeitungsartikel. Um 11 Uhr erwartet sein Chef einen potenziellen Kunden zu einem Meeting. Dann klingelt das Telefon des Mitarbeiters. Der Chef teilt mit, dass er kurzfristig für einen erkrankten Kollegen einen Termin in München wahrnehmen muss, weshalb er nicht beim Meeting sein kann. Der Mitarbeiter soll daher einen neuen Termin vereinbaren und die Anreise nach München organisieren. Für den auswärtigen Termin benötigt der Chef außerdem bestimmte Dokumente.

Orientiert sich der Mitarbeiter an dem Eisenhower-Prinzip, geht er folgendermaßen vor:

Er beschafft die Dokumente, die der Chef für seine Reise benötigt (A-Aufgabe, dringend und wichtig).

Er vereinbart mit dem Kunden einen neuen Termin (B-Aufgabe).

Das Bahn- bzw. Flugticket nach München delegiert der Mitarbeiter am besten an die dafür zuständige Abteilung der Firma, z. B. an die Event-Abteilung (C-Aufgabe, A-Aufgabe in der Event-Abteilung).

Beim Lesen des Zeitungsartikels handelt es sich um eine D-Aufgabe, die weder relevant noch dringend ist und deshalb aufgeschoben oder aufgegeben werden kann.

Nicht dringende und unwichtige Aufgaben - wohin damit?

Gerade der Quadrant mit den D-Aufgaben bereitet vielen Menschen Probleme. Dort landen die nicht eiligen und gleichzeitig unwichtigen Aufgaben. Um den Schreibtisch von diesen Aufgaben zu befreien, gibt es folgende Möglichkeiten:

Komposthaufen: Sämtliche Unterlagen, die keinen tagesaktuellen Informationswert für die Arbeit beinhalten, sollten auf einen Stapel - den sogenannten Komposthaufen - gelegt werden. Dieser Stapel wird nur dann bearbeitet, wenn tatsächlich Zeit dafür ist, weil gerade keine dringlicheren Aufgaben anstehen. Alle paar Monate wirft der Mitarbeiter mindestens ein Fünftel des Stapels in den Papierkorb - und zwar, ohne den Stapel nochmal durchzublättern. Manche Aufgaben haben sich bis dahin vielleicht schon sowieso von selbst erledigt.

Papierkorb: Material, das weder wichtig noch dringend ist, kann sofort in den Papierkorb. Dazu gehört zwar etwas Mut, aber dafür fühlt sich der Mitarbeiter hinterher viel befreiter und spart Zeit.

Ablage: Die dritte Möglichkeit ist das Abheften der Unterlagen in einer Ablage. Im Unterschied zum Komposthaufen überprüft der Mitarbeiter aber alle paar Monate die Unterlagen und entscheidet dann, ob er diese aufhebt, bearbeitet oder in den Papierkorb wirft.

Vereinfachung der Eisenhower-Matrix: Die ABC-Analyse

Neben der Eisenhower-Matrix und dem Pareto-Prinzip gibt es mit der ABC-Analyse eine weitere Methode, die das Zeitmanagement effektiver gestalten soll. Die ABC-Analyse lässt sich schnell und einfach anwenden:

A-Aufgaben: extrem wichtig und dringend

B-Aufgaben: wichtig, aber nicht dringend

C-Aufgaben: weniger wichtig, Routine

Häufig ist es so, dass die C-Aufgaben am zeitintensivsten sind, aber am wenigsten Ertrag bringen. Das größte Nutzen haben dagegen die A-Aufgaben, in die am wenigsten Zeit investiert wird. Der Zweck der ABC-Analyse, des Pareto-Prinzips und der Eisenhower-Matrix ist es, den Fokus auf die A-Aufgaben auf zu setzen. Diese sollten möglichst dann erledigt werden, wenn die Konzentration und Produktivität des Mitarbeiters am größten ist. B-Aufgaben sind hingegen oft Routineaufgaben. Daher sollten diese zu Zeiten bearbeitet werden, in denen die Konzentrationsfähigkeit etwas abnimmt. C-Aufgaben stehen erst dann an, wenn die A- und B-Aufgaben abgeschlossen worden sind.

Der Unterschied zwischen dem Eisenhower-Diagramm und der ABC-Analyse

Der wesentliche Unterschied besteht darin, dass die Eisenhower-Matrix ein größeres Zeitfenster umfasst, während die ABC-Analyse eher auf einen Tag ausgerichtet ist. Die ABC-Analyse hat also das Ziel, Tagesaufgaben innerhalb einer To-do-Liste zu priorisieren, um Projekte über einen Tag verteilt effizient zu erledigen. Das Eisenhower-Diagramm eignet sich dagegen für langfristige Projekte und kann auch dabei helfen, dem eigenen Alltag - sei es im Beruf oder privat - eine Struktur zu geben.

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Die Eisenhower-Matrix: Nach Wichtigkeit und Dringlichkeit ordnen

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Das Eisenhower-Prinzip ist eine Zeitmanagement-Methode, die bei der Prioritätensetzung hilft und langfristig das Erreichen wichtiger Ziele erleichtert.

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Blogbeitrag

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Fokussiert arbeiten: Wie du in weniger Zeit mehr schaffst

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Fokussiertes Arbeiten ist für Scanner-Persönlichkeiten eine Herausforderung. Hier findest du die wichtigsten Zutaten zum fokussierten Arbeiten.

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In unserem beispielhaften Szenario arbeiten Sie als Marketing-Experte auf 8-Stunden-Basis in einer Online-Agentur. Abgesehen von gelegentlicher Interaktion und Kommunikation mit den Kollegen können Sie Ihre Arbeitszeit relativ frei gestalten. Sie nutzen die ALPEN-Methode nun schon seit einer Woche und haben sich mit dem Konzept vertraut gemacht. Als Resultat können Sie Ihre vergangenen Erfahrungen in die heutige Zeitplanung einfließen lassen.

Für den morgigen Dienstag notieren Sie sich folgende Aufgaben, Aktivitäten und Termine in einer nichtchronologischen To-do-Liste:

Blog-Post schreiben

E-Mail-Korrespondenz erledigen

Allwöchentliches Teammeeting

Projekt-Pitch für Mittwoch vorbereiten

Von gestern übriggeblieben: Excel-Tabellenvorlagen für Arbeitszeiterfassung erstellen

Anschließend schätzen Sie den Zeitaufwand für die einzelnen Aufgaben. Ihre Erfahrungen aus der letzten Woche sind Ihnen dabei von großem Nutzen. Beispielsweise wissen Sie, dass das wöchentliche Teammeeting immer etwas länger dauert als die veranschlagten 30 Minuten, weil sich die Kollegen gerne mal zum trivialen Smalltalk hinreißen lassen - 1 Stunde als Zeitrahmen ist da deutlich realistischer.

Zusammen mit den entsprechenden Terminangaben und Deadlines sieht Ihre Liste nun so aus:

Blog-Post schreiben (2 Stunden, Deadline: Mittwoch)

E-Mail-Korrespondenz erledigen (30 Minuten)

Allwöchentliches Teammeeting (9 Uhr, 1 Stunde)

Projekt-Pitch für Mittwoch vorbereiten (5 Stunden, Deadline: 16 Uhr)

Von gestern übriggeblieben: Excel-Tabellenvorlagen für Arbeitszeiterfassung erstellen (1 Stunde und 30 Minuten, Deadline: 12 Uhr)

Indem Sie Ihre Angaben zusammenrechnen, kommen Sie auf einen Zeitaufwand von insgesamt 10 Stunden. Um alles an einem Tag zu schaffen, müssten Sie also Überstunden machen. Darin sind aber noch nicht Ihre Pausenzeiten (1 Stunde) und die empfohlenen Pufferzeiten einberechnet. Letztere müssten bei einem 8-Stunden-Arbeitstag etwa 3 Stunden und 20 Minuten betragen. Hier tut sich ein klarer Konflikt auf, der Sie dazu aufruft, Prioritäten zu setzen.

Indem Sie ein Priorisierungskonzept wie etwa die Eisenhower-Matrix anwenden, bringen Sie Ihre Aufgaben entsprechend ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit in eine chronologische Reihenfolge:

E-Mail-Korrespondenz erledigen (30 Minuten)

Puffer (30 Minuten)

Allwöchentliches Teammeeting (Termin: 9 Uhr, 1 Stunde)

Projekt-Pitch für Mittwoch vorbereiten (5 Stunden, Deadline: 16 Uhr)

Mittagspause um 12 Uhr

Puffer (1 Stunde)

Delegieren: Excel-Tabellenvorlagen für Arbeitszeiterfassung erstellen

Auf morgen verschieben: Blog-Post schreiben

Und so begründen Sie Ihre Entscheidungen:

Der Projekt-Pitch ist die anspruchsvollste Aufgabe, weshalb Sie sie am besten gleich am Morgen erledigen sollten. Da Sie jedoch erst um 8:00 Uhr zur Arbeit antreten und das Teammeeting Ihren Workflow unterbrechen würde, planen Sie, erst danach damit anzufangen. Vor dem Meeting erledigen Sie also Ihre E-Mail-Korrespondenz und haben im Anschluss eine halbe Stunde Puffer für einen Plausch mit den Kollegen - dann wird vielleicht im Teammeeting nicht so viel Zeit vertrödelt. Zudem entscheiden Sie sich, die Erstellung der Excel-Tabellenvorlagen an einen Kollegen zu delegieren, da Sie sich nicht zwingend persönlich darum kümmern müssen.

Vor und nach dem Mittagessen haben Sie genügend Zeit für die Arbeit am Projekt-Pitch, sodass Sie bis 16 Uhr damit fertig werden können. Eine zusätzliche Stunde Puffer reicht zwar nicht annähernd an die empfohlenen Richtwerte heran, sorgt aber für eventuelle Unterbrechungen vor. Da Sie pünktlich um 17 Uhr Feierabend machen wollen, um Ihr Kind vom Kindergarten abzuholen, fällt der Blog-Post leider hinten runter, sodass Sie ihn in den nächsten Tagesplan verschieben - die Deadline ist zum Glück erst einen Tag später.

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Zeitmanagement mit der ALPEN-Methode: Beispiel und Anleitung

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Verlieren Sie vor lauter Aufgaben schnell mal den Überblick? Dann könnte Ihnen das Zeitmanagement mit der ALPEN-Methode weiterhelfen. Wir geben Anleitung und Beispiele.

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Pomodoro-Technik: Wie Sie Ablenkungen widerstehen und Ihre Produktivität erhöhen

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Pomodoro-Technik: Wie Sie Ablenkungen widerstehen und Ihre Produktivität erhöhen

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Fokussiert zu arbeiten ist in vielen Branchen inzwischen eine Herausforderung: Die To-do-Liste wird stündlich länger, Telefonanrufe, Meetings, die ständige Meldung neuer E-Mails und die Versuchung, sich Neuigkeiten über die Social Media oder einen Plausch in der Küche zu holen - es gibt viele Gründe, warum wir unsere Arbeit immer wieder unterbrechen. Das Ergebnis ist jedoch immer dasselbe: Die Produktivität leidet.

Wer seine Konzentration erhöhen will und mehr Arbeit in weniger Zeit erledigen möchte, der sollte die Pomodoro-Technik testen. Diese Zeitmanagement-Methode hat in den vergangenen Jahren zahlreiche neue Anhänger gewonnen. Und das aus gutem Grund.

Wie funktioniert die Pomodoro-Technik?

Die Pomodoro-Technik wurde bereits in den 1980er-Jahren vom Italiener Francesco Cirillo entwickelt. Daher auch ihr italienischer Name. Der leitet sich vom italienischen Wort für Tomate ( pomodoro) ab und ist eine Anspielung auf die Küchenuhr, die Cirillo bei seinen ersten Versuchen mit der Zeitmanagement-Methode verwendet hat. Deren Design war einer Tomate nachempfunden.

Definition: Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik ist eine Zeitmanagement-Methode, bei der Aufgaben in 25-Minuten-Einheiten unterteilt werden. Regelmäßige Pausen zwischen den Arbeitsintervallen wirken sich positiv auf die mentale Leistungsfähigkeit aus und erleichtern die Konzentration auch über viele Stunden.

Die Technik ist schnell erklärt: Sie teilen Ihre Aufgaben in 25-Minuten-Einheiten ein. Zwischen den ersten vier Intervallen legen Sie jeweils 5 Minuten Pause ein, nach der vierten Arbeitseinheit folgt eine etwas längere Pause von 20 bis 30 Minuten. Ein Arbeitsintervall wird übrigens als „ pomodoro " bezeichnet.

Mittlerweile existieren auch Varianten, die Arbeitsintervalle von 50 Minuten vorschlagen. Im Original werden jedoch immer vier 25-minütige Pomodori durchgeführt.

Vorteile: Was ist der Nutzen der Pomodoro-Methode?

Dass die Pomodoro-Technik in den vergangenen Jahren immer mehr Anhänger gewonnen hat, hängt sicher auch mit ihrer Einfachheit zusammen. Man braucht nur einen Wecker bzw. eine Uhr und schon kann es losgehen. In einer immer komplexer werdenden Welt freuen uns über jede einfache Lösung.

Doch der wichtigere Grund für die Beliebtheit dürfte die Veränderung unserer Arbeitsweise sein: Wir sind immer mehr inneren und äußeren Ablenkungen ausgesetzt, und es fällt uns daher zunehmend schwer, uns längere Zeit auf eine einzige Sache zu konzentrieren. Ein ungestörter Arbeitsprozess kommt so nicht in Gang - aber genau der ist notwendig, damit man effizient gute Ergebnisse erzielen kann. Und genau in dieser Hinsicht verspricht die Pomodoro-Methode Hilfe.

Äußere Ablenkungen: Kollegen, die nur mal kurz eine Frage haben, das klingelnde Telefon, zahlreiche Meetings, die den Arbeitsprozess unterbrechen.

Innere Ablenkungen: der Impuls, eingehende E-Mails sofort zu lesen, der Besuch der bevorzugten Social-Media-Plattform aus Neugier und Prokrastination, Gedankenabschweifen.

Die Pomodoro-Methode hilft, Ablenkungen, Unterbrechungen und Multitasking in Schach zu halten und die Produktivität zu steigern.

Doch nicht nur das. Sie wirkt sich in vielerlei Hinsicht positiv auf den eigenen Arbeitsalltag aus:

1. Mehr Selbstdisziplin: Wer die Pomodoro-Technik regelmäßig anwendet, trainiert seine Konzentrationsfähigkeit und Impulskontrolle. Die beste Voraussetzung, um produktiv zu arbeiten.

2. Bessere Ergebnisse: Die Wahrscheinlichkeit, innovative oder gute Lösungen zu finden, steigt enorm, wenn wir uns über einen längeren Zeitraum konzentriert mit einer Sache auseinandersetzen.

3. Längere Leistungskurve: Die sinnvolle Abwechslung von Konzentration und Entspannung hält die mentale Leistungsfähigkeit hoch. Das Gehirn kann sich zwischenzeitlich erholen und dadurch gelingt es einem, auch viele Stunden am Stück produktiv zu arbeiten.

4. Mehr Freizeit: Da die Produktivität durch das Single-Tasking - also das sukzessive und fokussierte Abarbeiten von Aufgaben - steigt, hat man seine Arbeit früher erledigt und kann im Idealfall auch früher Feierabend machen und mehr Freizeit genießen. Ist das betriebsbedingt nicht möglich, dann schafft man sich zumindest Freiräume, da man zusätzliche Zeit für andere dringliche Aufgaben gewinnt.

5. Objektive Bewertung: Indem wir die Zahl der abgeschlossenen Pomodori pro Arbeitstag notieren, erhalten wir eine gute Übersicht über unsere Produktivität. Je nachdem, wie detailliert wir die Statistik führen, gewinnen wir zudem Einsichten über Tätigkeiten, die uns leicht von der Hand gehen, sowie über Umstände, die unsere Produktivität erhöhen oder hemmen. Alles Informationen, nach denen wir unseren Arbeitstag ausrichten können, um bessere Arbeitsergebnisse zu erzielen.

Ein anderer Grund, der die Zeitmanagement-Technik so beliebt macht: Durch die Einteilung in 25-minütige Arbeitseinheiten ist die Einstiegshürde niedrig: Mit etwas Willensanstrengung schaffen selbst die größten Social-Media-Süchtigen, sich für 25 Minuten nicht ablenken zu lassen.

Francesco Cirillo hat die Pomodoro-Technik während seines Studiums entwickelt. Ihm fiel es schwer, sich auf den Lernstoff zu konzentrieren, und so teilte er sich die Lernzeit in kurze Einheiten ein. Er drehte seine Küchenuhr auf 25 Minuten und blieb bis zum Klingeln am Ball.

Nachteile: Wann hilft die Pomodoro-Technik nicht?

Echte Nachteile hat die Pomodoro-Technik keine. Doch ergibt sich aus ihr durchaus eine Herausforderung: Sie müssen lernen einzuschätzen, wie viel Arbeit Sie in 25 Minuten schaffen können, und Ihre Arbeit so gliedern, dass Sie durch das Klingeln des Timers nicht mitten aus einer Aufgabe gerissen werden. Denn sonst würde die Pomodoro-Technik Ihren Workflow stören und genau das Gegenteil von dem erreichen, was sie erreichen soll.

Bei kleinen Aufgaben bietet es sich an, sie zu bündeln - also beispielsweise ein Pomodoro ausschließlich für die Beantwortung mehrerer E-Mails zu reservieren. Größere Aufgaben lassen sich hingegen meist in Teilaufgaben untergliedern. Beispiele dafür wären die Auswertung bestimmter Kennzahlen für einen umfassenden Monatsbericht, das Schreiben eines einzelnen Absatzes für eben diesen Bericht oder das Lesen eines Fachartikels als Teilrecherche.

Welche Tools benötigt man für die Pomodoro-Methode?

Die Pomodoro-Technik erfordert keine besonderen Werkzeuge. Alles, was Sie benötigen, ist ein Gerät, das Sie nach 25 Minuten daran erinnert, eine Arbeitspause einzulegen.
Womit Sie die Pomodoro-Zeit messen können:

Mit einer Küchenuhr (wie im Original)

Mit einem Smartphone (jedes Smartphone beinhaltet als Standard eine Timer-Funktion)

Mit einem Wecker (Stellen Sie die Weckzeit manuell auf 25 Minuten)

Mit einer Sanduhr (Es gibt spezielle Pomodoro-Sanduhren, die 25 Minuten anzeigen und darüber hinaus noch ganz dekorativ aussehen)

Wer digitale Lösungen bevorzugt, der kann aus einer Reihe von Pomodoro-Apps und Pomodoro-Software wählen. Da solche Tools durchaus dazu motivieren können, die neue Technik auszuprobieren, lohnt es sich, einige zu testen und gegebenenfalls auch ein paar Euros zu investieren. Viele der Pomodoro-Apps sind allerdings auch kostenfrei nutzbar.

Auswahl einiger Pomodoro-Apps

1. Tomato Timer (Web)

2. Tomato.es (Web - mit Statistiken und der Möglichkeit, die Zahl eigener erledigter Pomodoros mit der anderer Nutzer/Kollegen zu vergleichen)

3. Pomodoro Timer Software (Download-Software, kostenlos)

4. Focus To-Do (Windows, Mac, Android, iOS - kombiniert Pomodoro mit Aufgabenmanagement)

5. Pomotodo (Web, Mac, Android, iOS - kombiniert Pomodoro-Technik mit Getting Things Done)

6. Engross (Android - kombiniert Pomodoro und Taskmanagement, Nutzer können herausfinden, zu welchen Zeiten sie am produktivsten sind)

7. Flat Tomato (Mac, iOS)

Für wen die Pomodoro-Methode geeignet ist - und für wen nicht?

Die Pomodoro-Methode setzt auf kurze, überschaubare Arbeitseinheiten und ein striktes System aus Arbeitsintervallen und Pausen. Kritikern ist dieses System zu unflexibel und vor allem bei größeren Aufgaben auch teilweise hinderlich.

Wer beispielsweise an einem längeren Text schreibt, ist vielleicht nach 25 Minuten gerade in einen Schreibfluss gekommen. Nach der Pomodoro-Technik müsste er dann eine Pause einlegen. Das kann den kreativen Gedankenfluss jedoch unterbrechen und kontraproduktiv wirken. Für solche Fälle kann es sinnvoll sein, mit längeren Intervallen zu experimentieren, zum Beispiel mit 50 Minuten.

Und nicht jeder schafft es, sich die Zeit freizuhalten, um wirklich vier Pomodori am Stück abzuschließen. Wer zum Beispiel nur rund eine Stunde nach Feierabend ungestört an einem Projekt arbeiten möchte, der schafft nur eine halbe Pomodoro-Session und würde streng genommen nicht mehr nach dem Pomodoro-Prinzip vorgehen.

Andere kritisieren, dass man sich durch die die begrenzte Zeit und den laufenden Timer zusätzliche Stressfaktoren schafft. Statt konzentrierter zu arbeiten, schweift bei einigen der Blick so vielleicht häufiger zur Sanduhr oder zur App. In diesem Fall schafft die Pomodoro-Technik selbst eine permanente Ablenkung.

Die Pomodoro-Methode kann zwar durchaus die Produktivität erhöhen und helfen, Ablenkungen und Multitasking zu bezwingen, aber sie funktioniert nicht für jeden und auch nicht in jedem Kontext.

Um herauszufinden, ob Sie von der Methode profitieren, sollten Sie sich einige Tage lang Zeit nehmen, um mit dem System vertraut zu werden. Die gute Nachricht: Wenn Sie feststellen, dass Sie mit der Tomatentechnik nicht zurechtkommen, gibt es genügend andere Produktivitätstechniken, wie die ALPEN-Methode oder die Eisenhower-Matrix, mit denen Sie Ihre Arbeitsprozesse verbessern können.

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Pomodoro-Technik: Wie Sie Ablenkungen widerstehen und Ihre Produktivität erhöhen

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Die Pomodoro-Methode ist eine effektive Produktivitätstechnik. Wir erklären, wie sie sich anwenden lässt und welche Tools diese Methode unterstützen.

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Das Pareto-Prinzip: Prioritäten setzen mit der 80/20-Regel

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Das Pareto-Prinzip: Prioritäten setzen mit der 80/20-Regel

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Es gibt einige typische Fehler, die im Zusammenhang mit dem Pareto-Prinzip häufig gemacht werden. Beispielsweise wird es oft dahingehend falsch interpretiert, dass man mit 20 Prozent der investierten Zeit bzw. des investierten Aufwands zusätzlich auch die 80 Prozent Ertrag erreichen könne, die man mit seinem üblichen Aufwand erreichen würde. So würde man dann mit 20 Prozent Aufwand 100 Prozent Ertrag erreichen. Das ist jedoch eine Fehlinterpretation, bei der einfach die einzelnen Prozentzahlen zu 100 Prozent zusammengerechnet werden, obwohl sie für unterschiedliche Aspekte stehen. Aufwand und Ertrag sind nicht jedoch dasselbe und dürfen daher nicht einfach zusammengerechnet werden. Um die vollen 100 Prozent Ertrag zu generieren, muss auch der Aufwand 100 Prozent betragen. Oben geschilderte Fehlinterpretation verleitet schnell zu übertrieben optimistischen Annahmen, welche Ziele mit wie viel Aufwand zu erreichen sind.

Aber auch, wenn das Grundprinzip an sich verstanden wurde, kann die Schlussfolgerung, dass 80 Prozent der möglichen Leistung durch 20 Prozent des Aufwands entstehen, dazu verleiten, alle Aufgaben auf lediglich 20 Prozent zu reduzieren. Das ist aber zu kurz gedacht: Schließlich gibt es eine Reihe an Aufgaben, die nicht direkt zum eigentlichen Ziel beitragen, aber dennoch erledigt werden müssen. Dazu gehört beispielsweise das Schreiben und Beantworten von E-Mails. Die E-Mail-Korrespondenz trägt meist nur in geringem Maße zum Unternehmenserfolg bei, doch deswegen überhaupt nicht mehr auf Geschäftsmails zu antworten, hätte schwerwiegende negative Folgen für das Unternehmen (ebenso wie der Verzicht auf die Buchhaltung - auch wenn die Buchhaltung selbst keine Gewinne generiert). Optimieren lassen sich solche zwar durchaus notwendigen, aber unproduktiven Aufgaben dadurch, dass man den für sie aufgebrachten Aufwand möglichst gering hält.

Außerdem können sich durch das Pareto-Prinzip gewisse Nachlässigkeiten einschleichen, da man einem Großteil der Aufgaben nur geringe Wichtigkeit zumisst: Doch nur, wer sich gewissenhaft, konzentriert und strukturiert seinen Aufgaben widmet, der kann mit 20 Prozent der Arbeit auch 80 Prozent der Ergebnisse erzielen.

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Das Pareto-Prinzip ist eine in der Arbeitswelt bewährte Zeitmanagement-Methode. Die sogenannte 80-20-Regel eignet sich aber auch für die Alltagorganisation.

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Definition: Was sind Prioritäten?

Prioritäten ordnen Aufgaben, Wünsche oder Optionen hierarchisch. Sie geben den einzelnen Positionen eine Bedeutung und bringen sie in eine sinnvolle Reihenfolge. Dazu kennzeichnen wir die Präferenzen mit Begriffen wie „wichtig", „dringlich", „nützlich", „hilfreich" oder „günstig".

Indem wir Prioritäten setzen, bündeln wir nicht nur Ressourcen und Energie - wir helfen uns selbst dabei, besser zu entscheiden sowie eigene Ziele zu finden und zu erreichen. Typische Prioritäten Synonyme sind zum Beispiel: Gunst, Privileg, Sonderrecht, Vorrang, Vergünstigung, Vorrecht, Vortritt, Vorzug.

Prioritäten setzen können, ist ein Erfolgsfaktor

Die Fähigkeit, Prioritäten setzen zu können, ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor und Schlüssel zum Glück. Im Beruf wie im Privatleben.

Wer keine Prioritäten setzen kann, wird sich immer wieder verzetteln, Zeitrahmen und Deadlines sprengen oder falsche Entscheidungen treffen.

Priorisierung ist eine Notwendigkeit

Priorisierung ist nicht nur eine Form der Ordnung, sondern eine Notwendigkeit. Weil Ressourcen wie Zeit, Geld oder Arbeitskraft knapp sind, müssen wir uns täglich entscheiden, wie und wofür wir sie einsetzen. „Prioritäten setzen" ist daher ein Kernthema im Zeitmanagement beziehungsweise Selbstmanagement.

Dahinter stecken Werturteile: Was uns (oder anderen) wichtig und dringlich erscheint, steigt in der Priorität nach oben, was weniger wichtig oder wertvoll ist, wird hintenan gestellt. In den meisten Fällen setzen wir solche Prioritäten intuitiv, ohne langes, bewusstes Abwägen.

Es gibt aber Entscheidungen, die deutlich mehr Gewicht, Tragweite oder Komplexität haben. Hierbei tun sich viele Menschen schwer, die Optionen in eine „richtige" Reihenfolge zu bringen oder Unwichtiges herauszufiltern.

Die Bedeutung von Prioritäten im Leben

Prioritäten begegnen uns im Leben immer da, wo wir mehr als eine Option zur Wahl haben. Dann müssen wir auswählen, uns entscheiden. Im beruflichen Kontext betrifft das Aufgaben und Angebote, die Berufswahl und Bewerber, Projekte und Prototypen.

Im Privaten bestimmen Prioritäten über unsere Partnerwahl und die Freizeitgestaltung, die Freunde und Hobbys, was wir machen und mit wem wir unsere Zeit verbringen.

Wie sich Prioritäten im Lebensverlauf verschieben

Wesentlich daran ist, dass sich Prioritäten im Laufe des Lebens verlagern und verschieben können. Was uns heute wichtig und wertvoll ist, ist morgen etwas ganz anderes. Wie wir unsere Prioritäten setzen, ist daher auch ein Spiegel unserer Lebensziele und Seele, unserer aktuellen Sichtweisen und Werte und wofür unser Herz (gerade) schlägt - und wie sich das womöglich verändert hat. Meist verlieren materielle Ziele mit dem Alter an Wichtigkeit, bewahrende Werte rücken dagegen in den Fokus (siehe Grafik).

Gleichzeitig sollten wie regelmäßig hinter die Entscheidungen blicken und unsere Prioritätensetzung hinterfragen: Warum wähle ich so, wie ich wähle? Gibt es Muster, Auslöser, Manipulationen? Was sind meine Trigger? Je mehr wir diese Selbstreflexion üben und den Blick darauf schärfen, desto bewusster werden wir unsere Ziele und Prioritäten wahrnehmen - und besser entscheiden.

Warum fällt es manchen schwer, Prioritäten zu setzen?

Entscheidend ist, dass wir wissen, WAS wir wollen und WOHIN wir wollen. Hier und jetzt und in Zukunft. Der größte Fehler wäre, überhaupt keine Prioritäten zu setzen: Dinge zu priorisieren, ist selbst eine Priorität! Andernfalls: Prioritätenlos zu sein, bedeutet orientierungslos zu bleiben.

Irgendwann ändern sich nicht die Dinge, sondern die Bedeutung, die wir ihnen geben.

Aber wer hat schon immer alle seine Aufgaben und Termine stets im Griff? Die Folge: Wir verzetteln uns - und zwar regelmäßig. Aber warum?

❌ Ziele

Viele Menschen wissen einfach nicht, was sie WIRKLICH wollen. Entweder lassen sie sich von anderen oder den Umständen (fremd-)steuern. Oder sie sind sich (noch) nicht bewusst darüber, was Sie im Leben, im Job erreichen wollen, wohin sie sich entwickeln wollen und warum.

❌ Horizont

Nicht wenige neigen dazu, ihre Entscheidungen spontan und aus dem Bauch heraus zu fällen. Sie wählen, was ihnen adhoc und kurzfristig gut tut, statt den Horizont zu erweitern und ebenso im Blick zu behalten, was ihnen langfristig besser täte oder sie weiterbringen würde.

❌ Optionen

Entscheidungen machen müde. Buchstäblich. Mit steigender Zahl der Alternativen trübt sich der Überblick. Die Wahl fällt schwerer, die Chancen zur Fehlentscheidung steigen. Hinzu kommt, dass jede Entscheidung FÜR eine Sache zugleich eine GEGEN alle anderen Optionen ist. Viele Menschen verunsichert das oder es bereitet ihnen Verlustängste.

❌ Verantwortung

Wer wählt, trägt dafür die Verantwortung - und Konsequenzen. Auch das versuchen nicht wenige zu delegieren. Bloß nicht festlegen, indem sie ihre Priorisierung hinauszögern und die Entscheidung aufschieben (siehe: Prokrastination) - oder letztlich anderen überlassen, dem Zufall inklusive.

Die Gefahr dieser Strategien ist offensichtlich: Wir geben das Steuerrad unseres Lebens ab und riskieren, dass andere Dinge eine Priorität bekommen, die uns gar nicht wichtig sind oder sein sollten. Statt unsere Optionen sinnvoll zu priorisieren, lassen sich Betroffene fremdbestimmen - durch Umstände, Menschen, Schicksale. Das ist ein sicherer Weg ins Unglück.

Umgekehrt wird eher ein Schuh daraus: Weil wir den Fokus darauf legen, was UNS wichtig ist; weil wir unseren Wünschen, Werten und Zielen Vorrang geben, erreichen wir mehr, werden erfolgreicher und zufriedener. Überdies gewinnen wir dabei Zeit und senken den Stress, weil wir anstehende Aufgaben nach ihrer Bedeutung oder Dringlichkeit sortieren und abarbeiten. Also rechtzeitig und effizient. Kurz: Wir „agieren" statt zu „reagieren". Prioritäten setzen, heißt: selbstbestimmt handeln!

Wünsche bestimmen unsere Prioritäten, Prioritäten prägen unsere Entscheidungen, Entscheidungen bestimmen unser Handeln. (Dallin H. Oaks)

Wie setze ich die richtigen Prioritäten?

Die Frage nach den „richtigen" Prioritäten führt häufig auf die falsche Fährte. Ein allgemeines „richtig" oder „falsch" gibt es nicht. Prioritäten setzen, hat vielmehr mit den EIGENEN Zielen zu tun. Die sind immer richtig oder wichtig (nur nicht immer dringlich).

Wer die richtigen Prioritäten setzen will, muss sich zuerst mit den eigenen Wünschen und Zielen befassen - und mit der Frage, wie sich diese erreichen lassen. Gerade bei langfristigen Zielen laufen viele Gefahr, sich im Kleinklein des Alltags und ihren gewählten Weg aus den Augen zu verlieren. Dabei sind wirkliche Ziele weniger Wunsch, sondern feste Absicht und konkretes Bestreben; keine Erwartung, sondern klare Überzeugung. Und sie basieren nicht auf rationaler Erkenntnis allein, sondern sind vor allem eine Sache des Herzens.

Um solche Ziele finden zu können, gibt es eine einfache Formel und Frage, die sich auf drei Arten betonen lässt:

Prioritäten setzen: 9 Methoden

Haben Sie für sich Ziele und Meilensteine formuliert, gibt es verschiedene Methoden und Instrumente diese zu priorisieren.

1. Prioritätenliste - Bullet Journal

Die vielleicht simpelste Methode Prioritäten zu setzen, ist die Prioritätenliste (auch „ ToDo-Liste" oder „ Bullet Journal " genannt). Das kann ein einfaches Blatt Papier sein oder ein Notizbuch (oder das Smartphone). Dort werden anfallende Aufgaben, Wünsche, Ziele eingetragen (weshalb man es ständig dabei haben sollte) und regelmäßig sortiert. Heißt: priorisiert.

So geht einerseits kein Gedanke verloren, gleichzeitig lassen sich erledigte Dinge in dieser Prioritätenliste wunderbar abhaken und so die Erfolge sichtbar machen. Sie können die Punkte im Notizbuch auch mit unterschiedlichen Symbolen versehen und damit deren Bedeutung (für Sie) kennzeichnen. Dadurch lässt sich ebenfalls Struktur in die Sammlung bringen und nach Wichtigkeit oder Dringlichkeit differenzieren.

2. Ivy-Lee-Methode

Auch eine Art Prioritätenliste. Die Legende dazu geht so: Charles M. Schwab, damals Präsident des Stahlunternehmens Bethlehem Steel Corp., findet die Abläufe in seinem Betrieb ineffektiv. Deshalb trifft er sich mit dem renommierten Produktivitäts-Experten Ivy Lee. Der schlägt ihm daraufhin eine ungewöhnliche Methode vor - die heutige „ Ivy-Lee-Methode „: Schwab soll sich ein Blatt Papier nehmen und darauf die sechs wichtigsten Dinge notieren, die er am nächsten Tag erledigen will.

Diese sechs Punkte sollen zuerst nach Wichtigkeit sortiert und dann diszipliniert abgearbeitet werden - ohne jede Ablenkung. Auch andere Aufgaben zwischendurch sind nicht erlaubt. Erst wenn die erste Aufgabe erledigt ist, kommt die zweite dran. Und so weiter. Was am Ende des Tages nicht geschafft wurde, kommt auf die Liste des Folgetages - plus die neuen Aufgaben, insgesamt aber wieder nur sechs. Schwab ist zunächst skeptisch, doch schon nach kurzer Zeit sind er und sein Führungsteam begeistert. Sie schaffen deutlich mehr und das effektiver. Vor lauter Dank stellt der Unternehmer Ivy Lee einen Scheck über 25.000 Dollar aus - heute wären das rund 450.000 Euro.

3. ABC-Methode

Die ABC-Methode ist eine weitere Variante der Prioritätenliste und nimmt angeblich Rücksicht auf sogenannte Links- und Rechtshirner. Heißt: Bei manchen Menschen dominiert die linke Gehirnhälfte, sie mögen Zahlen, Fakten, Pläne, Systeme. Etwa 90 Prozent der Zeitmanagement-Bücher sind für sie gemacht. Für Rechtshirner, die angeblich dazu neigen chaotisch, kreativ, spontan zu sein, ist das aber nichts. Bei ihnen sträuben sich schon die Nackenhaare, wenn sie nur an Pläne oder feste Termine denken. Sie entscheiden lieber spontan und intuitiv. Für sie gibt es die sogenannte ABC-Methode oder „ ABC-Analyse „.

Die Art der Priorisierung ist simpel. Anfallende Aufgaben werden lediglich nach ihrer Wichtigkeit geordnet: A-Aufgaben sind sehr wichtig und werden sofort erledigt. B-Aufgaben sind weniger wichtig und können deshalb später erledigt oder delegiert werden. C-Aufgaben schließlich sind kaum wichtig bis unwichtig. Sie werden gänzlich delegiert oder verworfen (siehe Grafik).

4. Eisenhower-Methode

Die Eisenhower-Methode (oder: „ Eisenhower-Matrix„) ist vermutlich der Ursprung der ABC-Methode. Sie geht auf den amerikanischen General und US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurück und erinnert im Kern an eine klassische Postkorbübung. Eisenhower unterteilte Aufgaben damals in jeweils zwei Kategorien: wichtig oder unwichtig; eilig oder nicht eilig. Um das Ganze anschaulicher zu gestalten, werden diese Kategorien in eine Matrix übertragen (siehe Grafik).

Der Quadrant links unten ist nichts weiter als ein Papierkorb. Diese Aufgaben kann man getrost vergessen: weder eilig noch wichtig. Eine Spalte darüber sieht das anders aus (unwichtig zwar, aber eilig). Diese Jobs sollten Sie delegieren. Aufgaben wiederum, die nicht eilig, aber wichtig sind (unten rechts), gehören in den Kalender eingetragen und Schritt für Schritt abgearbeitet. Bleiben noch die Obliegenheiten oben rechts: eilig und wichtig. Also sofort erledigen!

Natürlich wäre es müßig, ein solches Koordinatensystem täglich anzulegen. Ziel ist deshalb, das Eisenhower-Prinzip zu verinnerlichen, sodass sie es intuitiv anwenden können. Die große Schwäche dieser Methode ist, dass das Empfinden darüber, was „wichtig" oder „dringend" ist, subjektiv variieren kann, sodass die Einteilung in die einzelnen Quadraten fehleranfällig bleibt oder sich Kategorien gar vermischen.

5. ALPEN-Methode

Die sogenannte ALPEN-Methode ist ein Akronym und eine Art Tagesplan. Der Begriff „ALPEN" steht für:

A*ufgaben aufschreiben

L*änge einschätzen

P*ufferzeit einplanen

E*ntscheidungen priorisieren

N*achkontrollieren (was erreicht?)

Unerledigtes wird auf den nächsten Tag übertragen.

6. GTD-Prinzip

„GTD" wiederum steht für „Getting Things Done" und geht auf den Bestseller-Autor David Allen zurück. Dahinter steckt die Idee, zuerst alle Aufgaben zu sammeln, die erledigt werden müssen, und sie dann in einem logischen System (etwa einem Kalender) zu notieren, um so den Kopf für Wichtigeres freizubekommen. Anschließend muss man nur noch für jede neue Aufgabe diszipliniert entscheiden, ob diese sinnvoll ist und in den Plan integriert wird, damit man stets weiß, was der nächste Schritt ist. Oder kurz: Reduziere Projekte auf den nächsten elementaren Teilschritt und strukturiere diese Schritte nach Zeitpunkt und Ausführungsort.

7. Drei-Stufen-Methode

Diese Methode stammt von dem Bestseller-Autor Stephen R. Covey („Die 7 Wege zur Effektivität") und besteht im Wesentlichen aus drei Thesen. Diese lauten:

1. Sei proaktiv!
Es ist vielleicht Corveys bekannteste Empfehlung: Als Menschen treffen wir täglich Entscheidungen und handeln danach. Allerdings unterscheiden wir uns, ob wir auf Veränderungen nur reagieren - oder sie antizipieren und proaktiv eingreifen - also unser Leben bewusst und vorausschauend steuern.

2. Erledige Wichtiges zuerst!
Zugegeben, im Englischen klingt „put first things first" griffiger. Aber falscher wird es dadurch nicht: Wann immer Sie mit Krisen, Projekten oder Abgabefristen zu tun haben, erledigen Sie das Wichtige zuerst. Klingt wie eine Binse, ist aber leichter empfohlen als umgesetzt. Prokrastinierer wissen das.

3. Starte mit dem Ende vor Augen!
Man könnte auch sagen: „Habe stets das Ziel im Blick". Für Corvey spielt Visualisierung eine wichtige Rolle. Zu Recht: Mental motiviert es, dem Ziel sichtbar näher zu kommen (siehe: Edwards Gesetz). Es dient aber auch zur Orientierung und hilft, sich nicht beirren zu lassen - trotz vieler kreativer Kollateralprodukte.

8. SMART-Methode

Die SMART-Methode wiederum soll beim Formulieren der eigenen Ziele helfen. Im Vordergrund steht, diese zunächst möglichst realistisch einzuschätzen und danach sinnvolle Fristen zu setzen. Die SMART-Methode ist ein Klassiker im Prioritäten setzen und wurde 1956 entwickelt. „SMART" ist ebenfalls ein Akronym und steht für:

9. 10-10-10-Methode

Bei der 10-10-10-Methode (auch „Zeitreise-Methode" genannt) geht es im Kern um einen Perspektivwechsel: Sie sollen Distanz zu Ihrem Entscheidungsdilemma aufbauen und die Dinge langfristig betrachten. Erfunden hat diese Technik Suzy Welch, die Frau des Ex-General-Electric-Bosses Jack Welch. Hierbei müssen Sie sich lediglich drei Fragen stellen:

...in 10 Minuten denken?

...in 10 Monaten denken?

...in 10 Jahren denken?

Klingt trivial. Ist es auch. Dennoch hilft die Methode, den Blick in Richtung Zukunft und auf die langfristigen Auswirkungen der Wahl zu fokussieren. Wer etwa einen neuen Job sucht, sollte das 10-10-10-Modell beziehungsweise die Zeitreise-Methode ruhig einmal durchspielen und sich fragen, ob ihn die Stelle wirklich dorthin bringt, wo er oder sie in zehn Jahren stehen möchte.

Bei all den Methoden und Instrumenten ist viel Wortgeklingel dabei, ja. Die Methodik bleibt im Kern immer dieselbe: Überblick verschaffen, Aufgaben sammeln und priorisieren sowie in realistische Teilschritte zerlegen, die man tagsüber auch erreichen kann, damit man motiviert bleibt. Welche die richtige Methode ist, um Prioritäten zu setzen? Letztlich muss jeder für sich herausfinden, was bei ihr oder ihm am besten funktioniert. Oft läuft es auf einen Mix unterschiedlicher Techniken hinaus - je nach Situation und Zeit. Hauptsache, Sie investieren diese Zeit, um besser zu priorisieren.

Falsche Prioritäten: 5 Fehler
Wie werde ich über meine Entscheidung...
Trotz ihres hohen Stellenwertes werden manche Prioritäten falsch gesetzt. Kann passieren - und liegt häufig an typischen Fehlern im Umgang mit Zielen und Prioritäten.

1. Prioritäten bekommen keine Zeit

Prioritäten sollen Ordnung schaffen, die Organisation erleichtern und Zeit, Energie und Stress sparen. Dazu ist es im Vorfeld notwendig, ausreichend Zeit zu investieren, um die richtigen Prioritäten zu setzen. Anders formuliert: Die Prioritätensetzung selbst ist eine Priorität - und zwar die oberste. Wird dieser Umstand ignoriert, bekommen die falschen Aufgaben Vorrang, noch bevor die Rangfolge steht. Folge: Die Arbeit beginnt im Blindflug.

2. Ziele werden aus den Augen verloren

Eigentlich ist es nicht schwer, Prioritäten zu setzen: Man entscheidet, welche Aufgaben zuerst erledigt werden und arbeitet die Liste Punkt für Punkt ab. Dummerweise kommen dann neue Aufgaben hinzu. Effekt: Wir verlieren den Überblick über unsere Projekte und offenen Baustellen. Umso wichtiger ist, das Große Ganze im Auge zu behalten. Mit der langfristigen Perspektive vor Augen können die vielen kleinen Aufgaben besser organisiert und wie ein Puzzle zusammengefügt werden.

3. Prioritäten werden nicht eingehalten

Selbst die besten Prioritäten bringen nichts, wenn wir uns nicht daran halten. Der Mensch neigt leider zu Selbstbetrug. Ständig klingelt das Telefon, E-Mails machen sich lautstark bemerkbar, ein Kollege kommt ins Büro gestürmt... Schnell sind alle guten Vorsätze dahin und die Ziele vergessen. Fatal! Erinnern Sie sich daran, dass Sie Ihre Prioritäten nicht ohne Grund festgelegt haben. Konzentrieren Sie sich darauf.

4. Aufgaben werden nicht oder falsch delegiert

Prioritäten setzen bedeutet nicht nur, sich die eigenen Aufgaben einzuteilen, sondern auch zu überlegen, ob jemand anderes besser geeignet ist, einen Teil zu übernehmen. So werden Ergebnisse nicht nur schneller erreicht - sie sind meist auch besser. Delegieren heißt allerdings nicht: „Aus den Augen, aus dem Sinn". Auch wenn sich nun ein Kollege um die Aufgabe kümmert: Den Fortschritt sollten Sie trotzdem kontrollieren. Oder die Aufgabe einem geeigneteren Kandidaten übertragen.

5. Neue Informationen werden ignoriert

Prioritäten sind keine Gesetze. Sie dürfen und sollten diese regelmäßig hinterfragen, neu definieren beziehungsweise neu setzen. Gerade wenn es neue Informationen oder Umstände gibt, sollten diese berücksichtigt und einkalkuliert werden, da sie bisherige Prioritäten möglicherweise verschieben. Prioritäten benötigen immer eine gewisse Flexibilität, um sich an Veränderungen anzupassen.

Prioritäten setzen heißt auch „Nein" sagen

Auch das ist eine Form, Prioritäten zu setzen: Indem wir die Bitte um einen Gefallen ausschlagen oder schlicht Nein sagen, setzen wir uns und unsere Bedürfnisse an oberste Stelle. Gut so! Das sollten wir uns wert sein. Grenzen zu setzen (siehe Gratis-eBook, PDF), schützt uns vor Überforderung und Ausbeutung. Und wer Neinsagen lernt, gewinnt obendrein Freiheit und offenbart mentale Stärke.

Was sind die Vorteile Prioritäten zu setzen?

Viele Vorteile der Priorisierung sind schon zwischen den Zeilen durchgeklungen. Zeit- und Selbstmanagement bieten uns die Chance, uns auf das Wesentliche, die (für uns) wirklich wichtigen Dinge im Leben zu konzentrieren und unsere gesamte Kraft, Leidenschaft und Energie dorthin zu bündeln. Im Fokus steht dabei stets die Frage: „Was bringt mich meinem Ziel näher?" Entsprechend wählen wir die nächsten Schritte aus und gehen sie in dieser vorher festgelegten Reihenfolge - Schritt für Schritt.

Das gilt für weitreichende Entscheidungen, wie Partnerwahl, Hochzeit, Familiengründung, Karriereziele, Hauskauf oder Auswanderung ebenso wie für tägliche Aufgaben und Entscheidungen, wie Wohnung putzen, Kleidung wählen, Essen kochen, E-Mails beantworten oder Beziehungen pflegen. Die Listen ließen sich unendlich fortsetzen. Wir leben in einer „Multioptions-Gesellschaft". Grenzen zwischen Berufs- und Privatleben verschwimmen, wir können vieles (scheinbar) gleichzeitig tun und werden obendrein permanent mit Information überflutet - dem Smartphone sei Dank.

Prioritäten schaffen Spielräume

Forscher sprechen von einem „Triple Overload": Prioritäten schaffen Ordnung in diesem Chaos, geben uns Klarheit und Sicherheit zurück, schaffen mehr Überblick und helfen uns, relevante Dinge voranzubringen. Sei es als simple Tagesplanung oder als Bucket List der wichtigsten Lebensziele.

Prioritäten wirken dabei wie ein Kompass. Sie verhindern unnötige Umwege und helfen so Zeit und Energie sparen. Dabei schaffen sie zugleich neue Spielräume, indem Sie Unwichtiges verschieben. Das wiederum führt zu mehr Selbstbestimmung und Zufriedenheit. Wir finden: Das sind Gründe und Vorteile genug, um künftig mehr und bessere Prioritäten zu setzen.

Niemand ist zu beschäftigt. Alles eine Frage der richtigen Prioritäten.

[Bildnachweis: Karrierebibel.de]

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Prioritäten setzen im Leben: 9 Methoden, 5 Fehler

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Prioritäten setzen in Leben & Beruf: Wie geht das? ➠ 9 Methoden, 5 Fehler ✓ Prioritäten schaffen Ordnung und Spielräume und mehr Erfolg.

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Slow Work – im Job entschleunigen, produktiver arbeiten (humanresourcesmanager.de)

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Höher, schneller, weiter: Die Gegenbewegung dazu heißt "Slow Work". Sie setzt auf Achtsamkeit, Entschleunigung, ein gesünderes Arbeitsklima. Wie funktioniert das?
Slow Food, Slow Travel und jetzt Slow Work: Was sich anhört wie ein Tipp für wenig ambitionierte Arbeitnehmer, ist in Wirklichkeit ein Trend, der Produktivität und Zufriedenheit steigern kann. Slow Work nimmt aus der Hektik des Alltags ein wenig die Luft heraus und bietet so Raum für strukturiertes, organisiertes Arbeiten und Kreativität.

Überfordert vom Tempo der heutigen Arbeitswelt

Die zweithäufigste Ursache für Arbeitsunfähigkeit sind inzwischen psychische Diagnosen, zu denen auch Burnouts zählen. Tendenz steigend. Sie waren 2017 für fast 17 Prozent der krankheitsbedingten Ausfälle in Deutschland verantwortlich. Viele fühlen sich von dem Tempo der heutigen Arbeitswelt überfordert. „Zeit ist Geld" ist zu „weniger Zeit ist noch mehr Geld" geworden. Mit zunehmender Digitalisierung werden auch die Erwartungen an die ständige Verfügbarkeit immer größer. Sogar die Entspannung ist auf maximale Leistung ausgelegt: Powernaps sollen schnell wieder fit machen, und nach dem Motto „Sitzen ist das neue Rauchen" wird der soziale Druck, auch in der Freizeit dynamisch und aktiv zu sein, ebenfalls höher.

Genau hier setzt das Slow Work-Konzept mit einem Gegenhebel an: Einfach mal durchatmen und aus der Rolle des ständig Getriebenen herauskommen lautet die Devise. Gleichzeitig verfolgt die noch vergleichsweise neue Slow Work-Bewegung das Ziel, Arbeit mit Zufriedenheit und Erfüllung zu verknüpfen, was dem Lebensgefühl der Generation Y entgegen kommt. Das Selbstwertgefühl vieler Menschen ist eng an ihre Arbeit gekoppelt - und genauso, wie Arbeit frustrieren und krank machen kann, kann sie auch sinnstiftend und bestätigend wirken. Beides hat einen massiven Einfluss auf die Lebensqualität.

Routinen aufbrechen und neue Komfortzonen entdecken

Wie aber funktioniert Slow Work? Im Wesentlichen geht es darum, seine Zeit insgesamt sinnvoller und produktiver zu nutzen, indem man kontrollierte Pausen macht und sich seine Energie so einteilt, dass man Aufgaben fokussiert erledigen kann. Das bedeutet zum einen ein Umdenken und zum anderen die bewusste Einführung neuer Routinen. Dazu gehören auch bewährte Tools wie eine To Do-Liste: das Auslagern der zu erledigenden Dinge in eine Liste schafft automatisch freie Kapazitäten im Kopf. Der Trick dabei ist, für alle Tätigkeiten deutlich mehr Zeit einzuplanen als vorher und sich so selber zu entschleunigen.

Ein nicht zu unterschätzender Stressfaktor für viele Arbeitnehmer ist die tägliche Fahrt ins Büro. Dabei nutzen viele den Weg heute als verlängerte Arbeitszeit. Doch konzentriertes Arbeiten in einem überfüllten Pendlerzug ist manchmal schwer, wenn nicht sogar so gut wie unmöglich. Deshalb lieber die Fahrt dazu nutzen, sich zu sammeln, sich auf den Tag vorzubereiten, die To Dos im Geiste durchzugehen und noch einmal tief durchzuatmen, um dann die Aufgaben umso strukturierter angehen zu können. Oder am besten gleich ein bis zwei Tage die Woche im Homeoffice bleiben.

Im Flow bleiben - Monotasking statt Multitasking

Eine kürzlich durchgeführte Umfrage hat ergeben, dass 63 Prozent der Deutschen das Homeoffice dafür schätzen, dass sie sich die Reisezeit sparen. 53 Prozent finden es Zuhause leichter, sich auf ihre Arbeit zu konzentrieren, weil sie sich dort weniger abgelenkt fühlen. 51 Prozent gaben allerdings an, dass die Kommunikation mit ihren Kollegen so schwieriger wird. Diese Angst jedoch ist unberechtigt, denn es gibt längst leistungsfähige Lösungen wie Konferenztools, die die schnelle Vernetzung und den Austausch von Dateien ermöglichen.

Ein anderer wichtiger Aspekt ist Monotasking. Wir versuchen ständig, mehrere Bälle in der Luft zu halten - und wundern uns dann, wenn etwas schief geht. Multitasking ist zwar eine hoch geschätzte Fähigkeit, trägt aber dazu bei, dass wir uns selten richtig auf eine Sache konzentrieren können. Also einfach mal für zwei Stunden das Handy ausschalten, nicht in die Mails gucken und sich ganz der Präsentation widmen, zu der man seit Tagen nicht kommt. Das Resultat: Man erledigt komplexe Aufgaben nicht nur schneller, sondern besser, weil man im Flow bleibt.

Umräumen im Kopf

Neben diesen konkreten Maßnahmen spielen jedoch auch menschliche Faktoren, die auf die eigene Einstellung und Herangehensweise an den Job abzielen, bei Slow Work eine wichtige Rolle. Ein kritisches Thema gerade für die Generation Y ist Abgrenzung. In einer Welt, in der Arbeit und Privates zunehmend verschmelzen, ist es schwierig, klare Grenzen zu ziehen. Hier gilt: Nur weil man ständig erreich- und verfügbar ist, heißt das nicht, dass man einen guten Job macht. Sinnvoller ist es, ein bestimmtes Zeitkontingent am Tag einzuplanen und dieses dann produktiv zu füllen.

Ein anderer Aspekt ist Geduld - mit sich selber, aber auch mit anderen. Viele Kollegen haben einen hohen Workload und sind nicht immer in der Lage, ad hoc auf Anfragen zu reagieren. Im Gegenzug kann man sich auch selber aus der Verpflichtung entlassen, „always on" zu sein. Denn nicht zuletzt sollte man auch sich selbst gegenüber achtsam und gelassener sein.

Slow Work und Karriere - das geht

Die Frage, die sich vielen beim Slow Work-Konzept stellt: Ist Slow Work und Karriere machen vereinbar? Stehe ich mir mit diesem Konzept nicht selbst im Weg? Tatsächlich ist es ein bisschen wie Bergsteigen: Vielleicht ziehen Kollegen, die ihrem Job alles andere unterordnen, an einem vorbei. Der nachhaltigere Weg zum Gipfel ist jedoch der langsamere, beständige Anstieg, bei dem einem nicht zwischendurch die Luft ausgeht und bei dem im Normalfall auch weniger Fehler passieren.

Und nicht zuletzt ist es eine Frage der individuellen Einstellung und Lebensplanung: Will ich Gefahr laufen, irgendwann durch Burnout auszufallen? Wieviel ist mir das Leben auf der Überholspur wert? Und was entspricht eigentlich meiner Persönlichkeit? Wer sich die Zeit nimmt, diese Fragen in Ruhe zu durchdenken, ist schon ein gutes Stück weiter auf dem Weg zum Slow Working - und hat auch so besten Chancen beim Aufstieg auf der Karriereleiter.

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Slow Work - im Job entschleunigen, produktiver arbeiten

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Höher, schneller, weiter: Die Gegenbewegung dazu heißt "Slow Work". Sie setzt auf Achtsamkeit, Entschleunigung, ein gesünderes Arbeitsklima. Wie funktioniert das? Slow Food, Slow Travel und jetzt Slow Work: Was sich anhört wie ein Tipp für wenig ambitionierte Arbeitnehmer, ist in Wirklichkeit ein Trend, der Produktivität und Zufriedenheit steigern kann.

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Muss ich ständig erreichbar sein? 11 Tipps zum abschalten! | XING

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Ständig erreichbar zu sein, kann schnell zur Belastung werden. Mit diesen 11 Tipps schaltest Du ab.

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Um konzentriert arbeiten zu können ist es wichtig zu wissen, wann Ihre "energiereichen" Zeiten sind. Wenn Sie nicht genau wissen, wie sich Ihre Leistungskurve über den Tag verhält, ermitteln Sie diese mit Hilfe der Excel-Vorlage.

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Routinen lassen das Zeitmanagement funktionieren

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Routinen lassen das Zeitmanagement funktionieren

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Definition von Routinen

Routine im Sinne von Gewohnheit

Als Gewohnheit (auch Usus, lat. uti „gebrauchen") wird eine unter gleichartigen Bedingungen entwickelte Reaktionsweise bezeichnet, die durch Wiederholung stereotypisiert wurde und bei gleichartigen Situationsbedingungen wie automatisch nach demselben Reaktionsschema ausgeführt wird, wenn sie nicht bewusst vermieden oder unterdrückt wird. Es gibt Gewohnheiten des Fühlens, Denkens und Verhaltens. Wikipedia

Aus meiner Sicht stellt sich der Misserfolg beim Zeitmanagement hauptsächlich im Fehlen von angeeigneten Routinen da. Die meisten Menschen, die sich mit Zeitmanagement oder genauer gesagt mit Aufgabenmanagement auseinandersetzten, scheitern oftmals schon nach wenigen Monaten, wenn nicht sogar Wochen. Oftmals liegt es daran, dass nur neue Tools etabliert wurden, ohne die Arbeitsabläufe zu überdenken. Egal, ob Sie nun ihr Zeitmanagement digital oder analog durchführen, Computer, Tablets, Smartphones oder auch Papier und Stift sind nur Hilfsmittel zu einem wohl überlegten Arbeitsprozess.

Was nutzt es Ihnen, wenn Sie nun all Ihre anstehenden Aufgaben in diese neue Software eintragen, es aber nicht zu Ihrem Alltag passt, regelmäßig die Aufgaben zu prüfen, zu erledigen und in der Software abzuhaken. Im schlimmsten Fall haben Sie noch unterschiedliche Tools. Um überhaupt mit einem Zeit- und/oder Aufgabenmanagement zu Recht zu kommen, ist es unabdingbar, dass Sie sich eine Routine überlegen, die zu Ihrem Alltag passt. Ob Sie sich nun GTD [2] aneignen oder jeden Morgen einen Tagesplan nach der ALPEN-Methode [3] erstellen, spielt dabei keine Rolle. Sie müssen lediglich die gewählte Methode (oder die gewählten Methoden) zu Ihrer Routine machen - es muss zur Ihrer Gewohnheit werden.

Routine im Sinne von sich wiederholenden Aufgaben

Sie werden Aufgaben oder Aktivitäten kennen, die sich regelmäßig wiederholen. Ob dass nun das wöchentliche Kontrollieren, der Wasser-, Strom- und Gaszähler ist oder das allabendliche Überprüfen, ob die Tagesaufgaben alle erledigt wurden. Es hilft regelmäßig sich wiederholende Aktivitäten in entsprechenden Routinen zusammenzufassen. Oftmals werden gerade Aufgaben, die sich ständig wiederholen, von vielen Menschen nicht in Ihrem Aufgabenmanagement berücksichtigt. Dies mag eventuell daran liegen, dass sie zu offensichtlich sind.

Offensichtliche Aktivitäten gehören ebenso in den Tagesplan. David Allen postuliert als ein Grundprinzip von GTD, dass alle - und auf alle liegt die Betonung - anstehenden Aufgaben in einem einzigen vertrauenswürdigen System gespeichert werden sollen. Dies dient dazu, nichts zu vergessen und sich darauf verlassen zu können, nichts vergessen zu haben. Ich empfehle solche Aufgaben in entsprechend benannten Tages- und/oder Wochenroutinen zu hinterlegen. [4]

Es geht nicht ohne Routine

Gehen wir der Frage nach, wie Sie am besten eine Routine für sich erstellen können. Beachten Sie bitte hierbei, dass eine Routine aus verschiedenen Teilroutinen zu unterschiedlichen Zeitpunkten bestehen kann. Wenn Sie jetzt Zweifel haben, ob dies notwendig ist, lassen Sie mich Ihnen ein paar Fragen stellen:

1. Sie haben sich schon (mehrfach) mit Zeit- und/oder Aufgabenmanagement auseindergesetzt, sind aber immer nach kurzer Zeit gescheitert. Dies soll heißen, die Zahl an Aufgaben ist in Ihrem System stetig angestiegen und Sie haben bald den Überblick verloren und dann das System nicht mehr angeschaut?

2. Sie haben von einer sicheren Zeitmanagement-Methode gehört oder gelesen, die sich dann aber als zu komplex herausstellte?

3. Sie haben mit Zeitmanagement mal begonnen gehabt, das war aber nicht das Richtige?

Ich könnte sicherlich noch ein paar weitere Fragen stellen, die Ihnen vertraut vorkommen. Das tröstliche daran ist sicherlich, dass es vielen Menschen so ergeht. Ich möchte Ihnen noch eine letzte Frage stellen.

Haben Sie sich gefragt, warum es nicht funktioniert hat? Die Frage anders gestellt: Sind Sie schon einmal ehrlich der Ursache für das Scheitern auf den Grund gegangen?

Hilfsmittel ersetzen keine Routinen

Dass viele sich lediglich ein Hilfsmittel, ein Tool, aneignen und damit meinen ein effiktives Zeitmanagement umsetzten zu können, erscheint offensichtlich unsinnig, es entspricht jedoch der Tatsache. Ich denke, ich muss nicht betonen, dass ein Hilfsmittel, dem Namen nach, eben nur ein Hilfsmittel ist. Es ersetzt keine angeeignete Methode und schon gar nicht eine notwendige Routine. Ein Hilfsmittel, digitaler oder analoger Natur, unterstützt Sie in Ihrem Zeitmanagement, es ist aber definitiv nicht Ihr Zeitmanagement.

Stellen Sie sich vor, einem siebzehnjährigen ein Auto und die Gebrauchsanleitung zu geben und dann erwarten zu wollen, dass er Auto fahren kann. Auto fahren muss man lernen und Routine bekommen. Routine ist das Essentielle, das uns in den unterschiedlichsten Dingen gut sein lässt. Je mehr Routine Sie in etwas haben, desto leichter fällt es Ihnen. Das ist beim Zeitmanagement nicht anders.

Ohne Routinen kein Zeitmanagement

Zeitmanagement, konkreter die Abarbeitung der Aufgaben, die Kontrolle der Erledigungen, das Organisieren und Nacharbeiten, das Planen und Kontrollieren muss in Fleisch und Blut übergehen, es muss zum Bestandteil Ihres Alltags werden, so wie Sie sich Waschen, Zähneputzen und Anziehen. Sie können auch anstelle von Routine das Wort Gewohnheit verwenden. Wichtig ist nur, dass Sie sich Ihre Zeitmanagement Methode, Ihren Tagesablauf, Ihren Workflow oder Arbeitsprozess zur Routine, zur Gewohnheit, machen. Dies erscheint simple, erfordert jedoch Willensstärke und Training.

Routinen angewendet

Ich möchte Ihnen eine Anekdote erzählen. Ich war bei der Bundeswehr in der Grundausbildung. Ich hatte einen Spind und ein Vorhängeschloss dafür. Eines Tages ließ ich aus Versehen den Schlüssel im Spind liegen und schloss unvorsichtigerweise ab. Wie damals in der Einheit üblich gab es einen Mega Anpfiff von meinem Unteroffizier und resultierte in Strafexerzieren, Stube säubern und anderen sinnlosen Strafarbeiten. Das wollte ich auf keinen Fall ein zweites Mal erleben. Ich gewöhnte mir daraufhin an, dass, bevor ich das Schloss zudrückte, ich mich vergewisserte, den Schlüssel in der Hand zu halten. Noch heute vergewissere ich mich, dass ich den zu einem Schloss gehörigen Schlüssel in der Hand halte oder zumindest spüre, bevor ich eine Tür oder ein Schloss schließe, egal ob Haustür, Autotür oder die Tür zu meiner Firma oder sonstige Tür. Ich gewöhnte mir an, bevor ich eine Tür schloss, mich des Schlüssels zu vergewissern; ich machte es mir zur Routine.

Dies lässt sich auf das Zeitmanagement übertragen. Die Methoden beziehungsweise die Prozesse, die Sie lernen, müssen Sie sich auch aneignen. Sie müssen zu Ihrer Routine werden. Wenn Sie sich Ihren Arbeitsablauf nicht angewöhnen, ihn sich nicht zur Routine machen, scheitert nach kurzem Ihr Versuch des Zeitmanagements kläglich. Dabei ist es unabhängig welches Werkzeug oder welche Methode Sie einsetzen. Methoden und Werkzeuge unterstützen Ihre Prozesse und Ihre Routine, sie ersetzen diese aber nicht.

Routinen strukturieren meinen Tag

Ich habe mir zur Umsetzung meines Zeit- und/oder Aufgabenmanagements einige Routinen überlegt, die ich täglich, wöchentlich, monatlich oder auch jährlich konsequent durchgehe. Diese Routinen sollen mir dabei helfen, dass ich keine Aufgabe vergesse. Ich plane und blocke dafür entsprechend Zeitslots in meinem Kalender und halte diese Zeiten ohne Ausnahmen ein. Ich bin in Seminaren gefragt worden, ob man nicht doch mal Ausnahmen machen kann, als Beispiele wurden Urlaub oder Feiertage genannt. Ich antworte darauf zunächst einmal deutlich mit „NEIN! Keine Ausnahmen!".

Dies mag Ihnen zunächst als zu hart oder kalt erscheinen. Wenn Sie sich aber schon am Anfang nach möglichen Ausnahmen erkundigen, suchen Sie bereits nach Auswegen aus dem Aufgabenmanagement. Routinen müssen gefestigt werden, und dabei darf es keine Ausnahmen geben. Da ein sinnvolles Zeitmanagement private wie auch berufliche Aufgaben einschließt, müssen Sie auch im Urlaub und an Feiertagen Ihr System durchgehen.

Verwechseln Sie jetzt bitte nicht Aufgaben, die Sie in Ihrem Beruf oder im Privaten zu erledigen haben und Aktivitäten, die die Wartung des Systems betreffen. Haben Sie eine Aufgabe, z.B. eine Präsentation für Ihren Vorgesetzten zu erstellen, so werden Sie dies aller Voraussicht nach nicht im Urlaub oder an einem Feiertag erledigen. Eine Aufgabe, die Ihre Routine stützt in der Form jeden Morgen Ihre Aufgaben für den aktuellen Tag zu prüfen, werden Sie auch im Urlaub und an Feiertagen durchführen.

Aufgabentypen

Die Tatsache, die viele irritiert, sind die unterschiedlichen Aufgabentypen. Der Begriff Aufgabentypen ist kein offizieller Begriff des Selbstmanagements. Ich verwende den Begriff lediglich, um Ihnen zu verdeutlichen, dass ich alle meine Aufgaben in einem, und nur einem, System pflege. Ich kategorisiere folgende Aufgabentypen zur Verdeutlichung:

1. Formell: Dies sind alle Aufgaben, die sich auf meine dienstlichen Aktivitäten beziehen.

2. Informell: Dies sind alle Aufgaben, die sich in meinem privatem Umfeld ergeben.

3. Kultivierung: Dies sind alle Aufgaben, die sich durch oder aus meinem Aufgabenmanagement ergeben und der Wartung meines Systems dienen. Daher können sie auch als Administrative Aufgaben benannt werden.

Routinen strukturieren meinen Tag

Es sei nochmals deutlich gesagt, dass ich alle Aufgaben der drei genannten Typen in nur einem System pflege. Dabei betrachte ich die Aufgaben primär in Ihrem Kontext und nicht nach Ihrer Priorität.[5] Dies heißt auch, dass ich nicht zwischen formellen und informellen Aufgabe primär unterscheide.[6] Der Kontext determiniert meine Strategie. Die Routinen legen die Strukturierung meines Tagesablauf fest.

Meine Routinen

Wie erstelle ich eine Routine?

Ich habe lange gegrübelt, viel recherchiert und in Foren diskutiert bis ich Routinen gefunden habe, die die Wartung meines Systems und damit die Abarbeitung meiner Aufgaben und Aktivitäten optimal unterstützten und fördern. Ich habe diese in tägliche, wöchentliche, monatliche und jährliche Routinen aufgeteilt.

Generell dienen diese Routinen erstrangig der Wartung meines Systems. Einge dieser Routinen habe ich jedoch auch um sich wiederholende allgemeine Tätigkeiten ergänzt. Ich erläutere im folgenden alle meine Routinen. Beachten Sie bitte, dass meine Lösung nicht den Anspruch auf Vollständigkeit erhebt. Ebenso ist ein Zeitmanagementsystem immer im Wandel. Eine meiner jährlichen Aufgaben ist es, mein System präzise zu überprüfen, Probleme und Ineffizienzen aufzudecken und anzupassen. Sehen Sie daher bitte die folgend dargestellten Routinen als Vorschläge oder Diskussionsgrundlagen an.

Ich habe mir mehrere tägliche Routinen überlegt. Grundsätzlich habe ich für jeden Tag eine Morgenroutine, eine Mittagsroutine und eine Abendroutine. Die Inhalte zeige ich Ihnen weiter unten. Erinnern Sie sich bitte daran, dass Routinen passen müssen, so dass Sie zur Gewohnheit werden können. Betrachten wir die Morgenroutine genauer. Es ist gut zu überlegen, wann Sie Ihre Morgenroutine durchführen. Ich erläutere diese Überlegungen an meinen eigenen Erfahrungen. Mein allmorgendlicher Tagesablauf sieht folgendermaßen aus:

6:00 Uhr aufstehen

6:10 Uhr Frühstück richten

6:30 Uhr mit meiner Frau und meinem Sohn frühstücken

7:20 Uhr Morgentoilette und anziehen

7:45 Uhr Tageswerk beginnen

Diesen Zeitplan, der sich durchaus als mal um 5 - 10 Minuten verschieben kann, ließ mich zunächst meine Morgenroutine, für die ich 10 - 15 Minuten veranschlage, für 7:00 Uhr einplanen. Dies versprach direkt im Anschluss an das Frühstück die Tagesplanung, dafür steht im Grunde genommen meine Morgenroutine, optimal beginnen zu können. Nach nur zwei Wochen war klar, es funktioniert nicht! Ich analysierte und kam zu folgenden Ergebnissen:

Flexible Zeitpunkte unterstützen Ihre Routinen

1. Die oben genannten Zeiten treffen nicht immer genau zu und können sich jeden Tag bis zu 10 Minuten nach hinten verschieben.

2. Montags hat mein Sohn erst zur zweiten Stunde Unterricht und die Arbeit meiner Frau beginnt ebenso später, so dass wir erst um 6:30 Uhr aufstehen, alle folgende Zeiten verschieben sich um 30 Minuten.

3. Samstag und Sonntag stehen wir nach dem Ausschlafen auf.

4. Habe ich eine Dienstreise zu unternehmen, stehe ich auch schon mal um 5:30 Uhr auf und die folgenden Abläufe können sich stark verkürzen.

Beständigkeit durch Flexibilität

Mir war sofort klar, dass die Morgenroutine zu keinen festen Zeitpunkt beginnen kann. An den Tagen, die wie oben beschrieben abliefen, war 7:00 Uhr jedoch ein guter Zeitpunkt. Die Überlegung ging dahin, die Morgenroutine nicht an einen Zeitpunkt zu koppeln, sondern vielmehr in einen immer gleich gearteten Ablauf zu integrieren. Was änderte sich also nicht an allen Tagen? Es war der Ablauf. Streicht man die Zeiten bleibt der Ablauf an allen Tagen der gleiche.

1. Aufstehen

2. Frühstück richten

3. Mit meiner Frau und meinem Sohn frühstücken

4. Morgentoilette und anziehen

5. Tageswerk beginnen

Die Morgenroutine wurde in diesen Ablauf integriert. Direkt im Anschluss an das Frühstück erledigte ich meine Morgenroutine.

1. Aufstehen

2. Frühstück richten

3. Mit meiner Frau und meinem Sohn frühstücken

4. Morgenroutine

5. Morgentoilette und anziehen

6. Tageswerk beginnen

Diesen Ablauf halte ich nun seit 2016 jeden Tag ein.

Routinen zur richtigen Zeit

Ich habe bereits erläutert, dass Routinen passen müssen. Sie müssen sich in den Alltag integrieren lassen ohne zur Last zu werden. Nur so ist es möglich, dass sie auch wirklich zur Gewohnheit - zu einer echten Routine - werden können. Die Überlegungen zu meiner Morgenroutine habe ich bereits erwähnt. Ich starte meine Morgenroutine direkt im Anschluss an das Frühstück. Auch bei den anderen Routinen habe ich die gleichen Überlegungen angestellt; sie sollen nicht zu einer bestimmten Uhrzeit, sondern zu einem passenden flexiblen Zeitpunkt in meinem Tagesablauf passen.

Die flexiblen Zeitpunkte sollten aber nicht mit Willkür verwechselt werden. Ich mache meine Routinen immer an der selben Stelle in meinem Tagesablauf, nur so konnte ich sicherstellen, dass sie auch in Fleisch und Blut übergegangen sind. Daher beginne ich meine Mittagsroutine direkt nach der Mittagspause. Auch hier waren die Überlegungen, dass ich in unterschiedlichen Situationen mich um die Mittagszeit wiederfinden könnte. Die Lösung ist für mich optimal gewählt: Im Büro und im Homeoffice starte ich die Mittagsroutine nach meiner Mittagspause, wenn ich wieder am Schreibtisch sitze. Bei Kundenterminen ziehe ich mich nach dem Mittagessen für 10 Minuten zurück und starte dann meine Mittagsroutine. In meiner Freizeit (Wochenenden, Urlaub und Feiertagen) beginne ich direkt im Anschluss an das Mittagessen. Die Regel für mich lautet dabei: „Beginne die Mittagsroutine im Anschluss an deine Mittagspause."

Meine Abendroutine habe ich aufgeteilt in eine EOB-Routine und eine EOD-Routine. Dabei steht EOB für „End of Business", also Arbeitsende und EOD für „End of Day", also Tagesende. Ich habe die Teilung vorgenommen, weil ich merkte, dass eine einheitliche Abendroutine bei mir nicht funktionierte. An Arbeitstagen benötigte ich Unterstützung um meinen Feierabend vorzubereiten. Vor allem wollte ich abends auf dem Sofa nicht nochmals Firmenmails prüfen müssen, sondern nur nochmals meine Aufgaben prüfen und meinen Kalender durchsehen. Die Teilung erlaubt mir nun beides: An Arbeitstagen starte ich die EOBR kurz vor Feierabend und die EODR wenn ich mich auf das Sofa begebe. „Auf das Sofa begebe" steht hier im übertragenen Sinn, gemeint ist, wenn ich nichts mehr tue und mich entspanne, d.h. Ich beginne also auch z.B. vor einem Kinobesuch die EODR. An den anderen Tagen starte ich sowohl die EOBR als auch die EODR, wenn ich mich auf das Sofa begebe.

Somit habe ich also drei flexible Zeitpunkte, an denen ich meine Routinen durchführe. Zu diesen Zeitpunkten kommen dann gegebenenfalls noch wöchentliche, monatliche oder jährliche Routinen hinzu. Mein verwendetes System[7] unterstützt die Sichtbarkeit der anstehenden Aufgaben meiner Routinen zu den gewünschten Zeitpunkten.

Tägliche Routinen

Nun will ich Ihnen endlich meine Routinen im Detail vorstellen. Ich arbeite nach einer angepassten GTD-Methode.[8] Dies beinhaltet die Konzepte der Nur-eine-Inbox, der Liste Warten Auf, Nächste Schritte, etc. Die täglichen Routinen nehmen den größten Teil aller Routinen ein.

Morgenroutine BOD-Routine

„BOD" steht hierbei für „Begin of Day", also Tagesbeginn.

Durchsehen meines Kalenders

Durchsehen der Liste Warten Auf

Durchsehen meiner Inbox und anstehende Aufgaben verarbeiten

Durchsehen der Liste Planung

Markiere die Top 3 Aufgaben

Das mag nun recht unspektakulär klingen, gibt mir jedoch jeden Tag, auch an den Wochenenden, die Sicherheit nichts Wesentliches vergessen zu haben. Das Durchsehen meines Kalenders versichert mir täglich, keinen wichtigen Termin zu vergessen. Die Liste Warten Auf beinhaltet Aufgaben, bei denen ich von anderen Personen oder Vorgängen abhängig bin. Ich sehe diese Liste jeden Morgen durch und prüfe, ob ich tätig werden muss. Das Durchsehen meiner Inbox ist der wichtigste Schritt für mich. Hier sammeln sich alle anstehenden Aufgaben. Diese sehe ich gemäß GTD-Konventionen durch und verarbeite sie. Die Liste Planung enthält alle anstehenden Aufgaben, die ich aktuell erledigen könnte. Ich prüfe hier, ob ich Aufgaben von dieser Liste heute erledigen könnten und plane sie gegebenenfalls für heute ein. Schließlich picke ich mir drei Aufgaben jeden Tag raus, die sogenannten Big Rocks. Big Rocks sind Aufgaben, die mich nach vorne bringen, die mir auf dem Magen liegen oder die ich einfach erledigt haben möchte. Sie dienen vor allem dazu, dass ich nach Erledigung einen Motivationsschub erhalte.

Startroutine - BOB-Routine

„BOB" steht hierbei für „Begin of Business", also Arbeitsbeginn.

E-Mails abrufen und verarbeiten

Durchsehen der Liste Heute

Die Startroutine beginne ich direkt nach Beginn meines Tageswerks. Dabei ist es unabhängig, ob ich im Büro bin, im Homeoffice, zum Kunden reise oder mich in meiner Freizeit befinde. Den Workflow in Bezug auf meine E-Mails habe ich in den Artikeln „E-Mails - Organisation der alltäglichen Flut" [10] und „E-Mails in OmniFocus verwalten" [11] detailliert erläutert.

Die Liste Heute ist meine zentrale Arbeitsliste. Hier finde ich alle Aufgaben, die für den aktuellen Tag anstehen. Diese arbeite ich nach ihren Kontexten und gegebenenfalls weiteren Kriterien am heutigen Tag ab.

„MOD" steht hierbei für „Mittle of Day", also Tagesmitte.

E-Mails abrufen und verarbeiten

Durchsehen der Liste Heute und Fortschritt prüfen

Die Mittagsroutine stellt im Wesentlichen eine Wiederholung der Startroutine dar und gibt mir die Sicherheit auf dem richtigen Weg für den Tag zu sein. Unvorhergesehene Ereignisse und Verzögerungen lassen sich so leicht erkennen. Gegebenenfalls kann ich darauf reagieren und meinen Tagesplan anpassen.

Abendroutine - EOB- u. EOD-Routine

„EOB" steht hierbei für „End of Business", also Arbeitsende und „EOD" steht hierbei für „End of Day", also Tagesende. Bereits im vorangegangenen Kapitel habe ich erläutert, dass ich die Abendroutine in zwei Teile gesplittet habe.

End of Business Routine

End of Day Routine

E-Mails abrufen und verarbeiten

Durchsehen meiner Inbox und anstehende Aufgaben verarbeiten

Durchsehen der Liste Planung

Durchsehen der Liste Heute und Erledigung prüfen

Durchsehen meines Kalenders

Die Abendroutine ist eine Mischung aus Morgen- und Startroutine. Auf das Abrufen der E-Mails verzichte ich gelegentlich am Abend. Dies kommt auf meine aktuellen dienstlichen Projekte an. Die Liste Heute gehe ich erneut durch und prüfe, ob ich alle anstehenden Aufgaben erledigen konnte. Konnten Aufgaben nicht erledigt werden, setzte ich sie, sofern nicht anders verarbeitet, auf die Liste Planung. Danach gehe ich die Inbox durch und verarbeite die anstehenden Aufgaben. Letztendlich sehe ich nochmals die Liste Planung durch und überprüfe meinen Kalender.

Weitere Routinen

Die weiteren Routinen enthalten eine wöchentliche, eine monatliche und eine jährliche Routinen. Die meisten Aufgaben betreffen Arbeiten am und im Haus und sind teilweise recht spezifisch für meine Familie. Daher dürften sie für meine Leser nicht besonders interessant sein. So befindet sich beispielsweise in der wöchentlichen Routine unter anderem folgende zwei Aufgaben.

Wöchentliche Routine

Tätigkeitsnachweise kontrollieren und versenden

Kontrolle der Hauszähler jeden Samstag (Wasser, Gas & Strom)

Die erste Aufgabe benötige ich für meinen Beruf. Wir müssen jede Woche unsere Kundentätigkeiten nachweisen und diese an unsere Abrechnungsabteilung senden. Die zweite hilft mir Überblick über unseren Verbrauch zu halten. Nachdem wir vor zwei Jahren ein defektes Ventil hatten und uns unbemerkt Kubikmeterweise Wasser durchgelaufen ist, kontrolliere ich nun jeden Samstag unsere Zähler, um Unregelmäßigkeiten zu bemerken.

Monatliche Routine

Kontrolle der Hauszähler am 1. eines Monats (Wasser, Gas & Strom)

Spülmaschine reinigen (alle 6 Wochen)

Die erste Aufgabe entspricht der wöchentlichen Aufgabe, außer, dass ich sie an jedem 1. eines Monats durchführe, um unseren Monatsverbrauch im Blick zu haben. Die zweite Aufgabe ist ein Beispiel für eine administrative Hausarbeit. Ich reinige alle sechs Wochen unsere Geschirrspülmaschine.

Jährliche Routinen

Überprüfung meines Selbstmanagementsystems

Einmal im Jahr überprüfe ich mein System des Selbst-, Zeit- und Aufgabenmanagements. Dies mache ich meist in der ersten Januarwoche, da ich zu der Zeit meist im Urlaub bin und die Zeit dafür habe. Es gibt weitere Aufgaben in den drei genannten Routinen, die aber mich und meine Familie persönlich betreffen und hier nicht von Interesse sind.

Routinen zusammengefasst

Ich habe Ihnen nun meine Auffassung von Routinen nähergebracht und erläutert, dass ich unter Routinen zum einen Prozesse verstehe, die zur Gewohnheit geworden sind. Zum anderen sind es sich wiederholende, vermehrt administrative, Aufgaben, die unter anderem die Wartung des verwendeten Zeitmanagementsystems ermöglichen. Meinem Verständnis nach kann Aufgabenmanagement nur mit konsequent umgesetzten Routinen funktionieren, soll heißen fest in den Alltag und Tagesablauf integriete Gewohnheiten.
Ich habe Ihnen meine Tagesroutinen vorgestellt, die ich konsequent täglich durchführe. Sie unterstützen mich dabei, das von mir gewählte System zu warten und umzusetzen. Die einzelnen vorgestellten Aufgaben können natürlich bei Ihnen abweichen, ebenso die flexiblen Zeitpunkte. Wichtig ist nur, dass Sie sich Abläufe angewöhnen, die in Ihren Alltag passen und Ihren Tagesablauf unterstützen.

Fußnoten

1. Monats- und Jahresroutinen sind ebenso möglich.

2. Sollten Sie sich in einem Angestelltenverhältnis befinden, so sollten Sie in Ihrer Arbeitszeit von privaten Erldigungen absehen. Ich fordere Sie in keiner Hinsicht auf privates während Ihrer Arbeitszeit zu erledigen!

3. Ich erläutere GTD in einem weiteren artikel. Dieser ist noch in Arbeit und wird bei Veröffentlichung hier aktualisiert werden.

4. Unter verarbeiten verstehe ich den GTD-Vorgang, eine Aufgabe in Ihre Einzelteile zu zerlegen, zu prüfen, ob ich sie direkt erledigen kann oder sie einplanen muss, beziehungsweise, ob ich sie delegiere oder lösche.

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Routinen lassen das Zeitmanagement funktionieren : Digital Workflows

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Routinen sind für mich die Grundlage eines jeden Versuchs, ein erfolgreiches Aufgaben- und/oder Zeitmanagement zu etablieren.

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Wie Sie SMART-Ziele einsetzen und mehr erreichen

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Wie Sie SMART-Ziele einsetzen und mehr erreichen

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Wie Sie SMART-Ziele einsetzen und mehr erreichen

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Die SMART-Formel ist eine Methode zur Zieldefinition. Erfahren Sie mehr zu Vor- und Nachteilen der Methode, Anwendungsbeispielen und Umsetzungshinweisen.

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Akrasia-Effekt: Weshalb wir Wichtiges einfach verschieben

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Der Akrasia-Effekt beschreibt die Neigung, Dinge zu verschieben, obwohl wir sie uns vorgenommen haben und schädliche Konsequenzen kennen.

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Wer unter Decision Fatigue leidet, dem fallen Entscheidungen schwer. Täglich treffen wir etwa 20.000 Entscheidungen, viele davon unbewusst. Je häufiger Sie sich entscheiden müssen, desto kräftezehrender ist das - fast so, als ob Sie körperlich schwer arbeiten würden. Die Folge: Sie fühlen sich irgendwann ausgelaugt und kaputt. Das wiederum erschwert die Konzentration und begünstigt schlechtere Entscheidungen. Was sich hinter Decision Fatigue verbirgt und wie Sie dagegen vorgehen können...

Decision Fatigue: Bedeutung in der Psychologie

Decision Fatigue ist ein Phänomen, das die Psychologie in der Entscheidungsfindung beobachtet. Tatsächlich machen viele Entscheidungen müde. Mit der Zeit nimmt dadurch bei Betroffenen die Qualität der Entscheidungen ab. Selbst die Wahl zwischen leichten Optionen fällt dann schwer. Decision Fatigue ist das Gegenteil von Entscheidungsfreude.

Beispiel: Wer nach einem anstrengenden Arbeitstag einkaufen geht, erlebt die buchstäbliche Qual der Wahl. Sie sind bereits mental müde von den Jobentscheidungen. Jetzt kommt noch die große Auswahl im Laden dazu. Die unzähligen Entscheidungen des Tages machen es nahezu unmöglich, jetzt noch eine Wahl zu treffen. Die Folge: häufig irrationale und schlechte Entscheidungen.

Decision Fatigue dank Choice Overload

Verursacht wird Decision Fatigue durch zu viele Wahloptionen oder zu viele vorherige Entscheidungen. Also ein Überangebot an Wahlmöglichkeiten und damit zu treffende Entscheidungen. Studien zufolge macht beides müde. Dabei kommt es nicht auf die Qualität der Wahl an. Also ob Sie eine einfache, schwere, positive, negative, große oder kleine Entscheidung treffen müssen.

In jedem Fall kann der dazugehörige Entscheidungsprozess, das Filtern und Abwägen, zur Decision Fatigue führen. Der Effekt ist vergleichbar mit starken körperlichen Anstrengungen, fand etwa die amerikanische Psychologin Kathleen Vohs heraus und spricht dabei auch von „Choice Overload".

Decision Fatigue Aussprache

Das Modewort stammt aus dem Englischen und lässt sich mit Entscheidungsmüdigkeit übersetzen. Es spricht sich „dissischn fätiek". In der internationalen Lautschrift schreibt es sich [dɪˈsɪʒən fəˈtiːɡ].

Anzeichen von Decision Fatigue

Egal, ob jemand gerade in einer schwierigen Phase ist oder nicht: Decision Fatigue kann jeden treffen. Erste Anzeichen sprechen dafür, dass Sie entscheidungsmüde sind:

Tipps, wie Sie Decision Fatigue vermeiden

Ganz ohne Entscheidungen geht es nicht. Damit Sie möglichst gute Entscheidungen treffen und Decision Fatigue vermeiden, haben wir folgende Tipps:

1. Morgens entscheiden

Je mehr sich der Tag dem Ende nähert, desto stärker wird die Decision Fatigue. Gleichzeitig leidet also Ihre Fähigkeit, gute und richtige Entscheidungen zu treffen. Besonders gewichtige Entscheidung sollten Sie deshalb möglichst morgens treffen. Zu dieser Tageszeit sind Sie noch ausgeruht von der Nacht, das Risiko von Fehlentscheidungen ist deutlich geringer.

2. Routinen festlegen

Zumindest im privaten Alltag lassen sich viele Routinen bewusst festlegen. Beispielsweise bei den Mahlzeiten, beim Putzen oder Sport: Wer feste Tage und Uhrzeiten für solche Tätigkeiten blockt, muss nicht lange überlegen, zu welchen Zeiten sie möglich sind. Nicht umsonst arbeiten viele nach einem festen Putzplan.

3. Pausen machen

Überstürzte und unter Stress getroffene Entscheidungen sollten Sie vermeiden. Liegen tagsüber Entscheidungen an, sollten Sie Ihre Energiereserven vorher lieber noch einmal auftanken, um Decision Fatigue vorzubeugen. Nutzen Sie Ihre Mittagspause, gehen Sie etwas essen, genießen Sie frische Luft und die Sonne oder machen Sie Powernapping. Im Anschluss werden Sie erholter sein und eine bessere Wahl treffen können.

4. Anzahl reduzieren

Wie beim Beispiel im Supermarkt: Je größer die Auswahl, desto schwerer fällt es vielen. Sie können im Vorfeld die Anzahl Ihrer Entscheidungen reduzieren, indem Sie Verantwortung abgeben. Beispielsweise könnten Sie festlegen, dass Sie vorab geeignete Urlaubsziele recherchieren, während Ihr Partner grundsätzlich für die Buchung zuständig ist. Oder Sie bitten einen Freund um Rat. Als Führungskraft können Sie einem Mitarbeiter bestimmte Aufgaben übertragen.

5. Entscheidungen akzeptieren

Decision Fatigue ist nicht zuletzt eine Folge des Drucks, den sich viele machen: Es soll eben das perfekte Ergebnis herauskommen. Was viele nicht bedenken: Die wenigsten Optionen sind eine 100-Prozent-Entscheidung. Häufig treffen wir Entscheidungen 50 zu 50 Prozent oder 40 zu 60 Prozent, kaum 2 zu 98 Prozent. Das heißt aber auch: Ziemlich viel spricht dafür, dass die Entscheidung gut ist. Daher sollten Sie eine einmal getroffene Wahl nicht hinterfragen - das frisst nur Lebensenergie.

Unterschied zwischen Decision Fatigue und Unentschlossenheit

Manche denken fälschlicherweise, ein bisschen Unentschlossenheit kann nicht so schlimm sein. Aber zum einen ist Unentschlossenheit ein Persönlichkeitsmerkmal, das sich nicht einfach abstellen lässt: Häufig sind Menschen mit geringem Selbstvertrauen unentschlossen.

Decision Fatigue hingegen ist keine generelle Unfähigkeit, Entscheidungen zu treffen, sondern ein mentaler Erschöpfungszustand. Er ist Ausdruck einer bestimmten, veränderlichen Situation. Zum anderen kann die Unfähigkeit zur Entscheidung auf Dauer zu Problemen führen.

Welche Konsequenzen hat Decision Fatigue?

Aus der Psychologie ist bekannt: Je mehr Entscheidungen jemand trifft, desto schwerer fallen ab einem bestimmten Punkt zusätzliche Entscheidungen. Mit negativen Konsequenzen:

Resignation
Sie geben auf und treffen keine Entscheidung. Übernimmt dann ein anderer Ihren Part, müssen Sie mit dem Ergebnis zurechtkommen. In einigen Fällen mag das in Ordnung sein, in anderen erkennen Sie, dass Sie eine Chance zur Gestaltung verschenkt haben.

Essattacken
Wer unter Decision Fatigue leidet, neigt stärker zu Essattacken. DieSelbstregulierung fällt schwerer, Betroffene stopfen Essen in sich hinein. Meist ungesundes Junk Food.

Beschwerden
Nicht selten haben die Betroffenen diverse körperliche Beschwerden. Zu den häufigsten Symptomen zählenErschöpfung, Schlafstörungen (PDF) und Kopfschmerzen.

Unvernunft
Sie treffen eine irrationale und impulsive Entscheidung. Das zeigt sich beispielsweise in Impulskäufen. Besonders ärgerlich ist das, wenn Ihre Entscheidung mit finanziellen Einbußen verbunden ist, etwa einem Fehlkauf oder einer Fehlinvestition.

Studie: Mehr Gewinn dank Pausen

Dass Decision Fatigue nicht zu unterschätzen ist, zeigt eine Studie der Universität Cambridge. Diese untersuchte die Entscheidungen von 30 Mitarbeitern einer Bank. Durchschnittlich 46 Anträge täglich hat die Bank vor sich liegen. Darin geht es um einen Zahlungsaufschub für zurückzuzahlende Raten eines Kredits.

Ergebnis: Die Kunden bekamen mit höherer Wahrscheinlichkeit eine Absage, wenn die Angestellten ab 11 Uhr eine Entscheidung treffen mussten. Offenbar haben sie die für die Bank sicherere Option gewählt. Ab der Mittagspause hingegen nahm die Zahl der Ablehnungen ab, um zum Feierabend gegen 17 Uhr stiegen sie wieder an.

Mit negativen Konsequenzen: Unter den Kunden mit Ablehnung zahlten nur 39 Prozent ihren Kredit zurück. Bekamen die Kunden hingegen einen Aufschub, waren es 53 Prozent, die ihren Kredit tilgen konnten. Die Ablehnungen führten insgesamt zu einem Verlust von 450.000 Euro im Monat.

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[Bildnachweis: Karrierebibel.de]

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Decision Fatigue: Bedeutung, Gefahren + Tipps

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Wer unter Decision Fatigue leidet, dem fallen Entscheidungen schwer. Täglich treffen wir etwa 20.000 Entscheidungen, viele davon unbewusst. Je häufiger Sie sich entscheiden müssen, desto kräftezehrender ist das - fast so, als ob Sie körperlich schwer arbeiten würden. Die Folge: Sie fühlen sich irgendwann ausgelaugt und kaputt.

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Motivation im Job: Sieben Tricks für mehr Elan bei der Arbeit - WELT

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Null Bock auf Arbeit! Das Gefühl kennen selbst Menschen, die in Betrieben arbeiten, in denen Mitarbeiter geschätzt werden. Doch es gibt Auswege: Mit diesen Strategien lässt sich ein Hänger überwinden.

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Wie Kollegen und Kunden und ich zu Klarheit in Aufgaben kommen (schlosser.info)

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Neulich hatte ich eine Kollegin (könnte auch ein Kollege gewesen sein) bei mir sitzen, mit der ich viel zu tun habe. Wir sprachen über einige gemeinsame Aktionen, wo es nicht so recht voran geht. Warum geht es nicht voran? Und was können wir tun, damit es besser voran geht?

Mit fast derselben Frage kommen bisweilen Kunden in Projekten, meist nicht explizit als Aufgabe, sondern oft als Problemstellung, die irgendwo implizit herum wabert.

Wir unterhalten uns. Wir, das sind zum Beispiel Kollege Maier und Kundin Mustermann. Bisweilen gibt es eine Software, mit der gemeinsam auf anstehende Aufgaben geschaut wird, wie zum Beispiel das Ticket-System „Jira". Das hat schon mal den Vorteil, dass ja eigentlich alles transparent sein könnte, was ansteht. Eigentlich und könnte. Trotzdem sitzen Herr Maier und Frau Mustermann vor ihren Jira-Boards, schieben virtuelle Karten hin und her und kommen nicht weiter.

Herrn Maier gefällt das nicht, denn er möchte gerne mehr schaffen, mehr erledigt kriegen, ohne noch länger im Büro zu sitzen. „Was soll ich denn noch machen, Herr Schlosser, der Tag muss ja mal enden."

Wir sind ja meist für Projekte da, doch Projekte bestehen eben aus Menschen, die gemeinsam etwas erschaffen. Und deshalb geht es in letzter Konsequenz meistens um die Menschen in diesen Projekten. Also hilft es dem Projekterfolg auch, wenn einem einzelnen Menschen geholfen werden kann, der eine sehr zentrale Rolle hat. Quasi das christliche Motiv: „Was ihr dem geringsten Mitmenschen getan habt, das habt ihr mir getan."

Warum geht es nicht voran?

Mit dem erkennbaren Umstand, dass Dinge nicht voran gehen, ist oft das Gefühl verbunden, dass Menschen sich überfordert fühlen, oder zumindest aufgabenmäßig überfüllt.

Klar, Menschen haben faktisch eine unterschiedliche Arbeitsbelastung, deutlich mehr wirkt noch die gefühlte Arbeitsbelastung. Wieso nehmen Menschen ihre Aufgabenvielfalt unterschiedlich wahr?

Wenn wir auf die Aufgabenlisten oder Jira-Boards schauen, dann stellen wir oft zwei Dinge fest:

1. Der Titel der Aufgabe benennt ein Thema, bestenfalls eine Idee, bleibt darin aber bestenfalls unklar.

2. Das Ziel der Aufgabe ist nicht definiert, und somit weiß niemand, was das „Fertig"-Kriterium der Aufgabe ist.

Wir haben also viele Tickets im Jira stehen, bei denen zwar der Eigner auf Nachfrage sagen kann, was denn Inhalt der Aufgabe ist, aber ihr eben nicht ganz klar ist, woher sie weiß, dass sie die Aufgabe tatsächlich so abgeschlossen hat, wie es gedacht war.

Oft ist auch dem Eigner der Aufgabe selbst nicht ganz präsent, was genau der Inhalt oder das Ziel der Aufgabe sein soll.

Das Problem ist also: Unklarheit.

Unklarheit über das Wesen der Aufgabe. Unklarheit über das Erfolgskriterium der Aufgabe.

Mir selbst geht das bisweilen genauso wie Herrn Maier oder Frau Mustermann. Da sitze ich da wie der Ochs vor dem Berg und kriege das Zeug nicht weg. Betrachte ich mir das Wesen des „Zeugs", dann muss ich erkennen, dass ich zu wenig Klarheit geschaffen oder eingefordert hatte. Und dann geht es meinem Gehirn wie jedem anderen: Eben mal eine konkrete, zielgerichtete Handlung aus einem Berg an undefiniertem zu ziehen geht halt nicht ohne den Zwischenschritt der Klärung.

Klarheit schaffen

Ich will hier kein Produktivsystem aufsetzen, auch wenn ich selbst seit vielen Jahren Getting-Things-Done von David Allen für mich angepasst und in Verwendung habe. Klarheit schaffen auch die Lehren der „7 Wege zur Effektivität" von Stephen R. Covey, und die Praktiken aus Scrum von Jeff Sutherland und Ken Schwaber, insbesondere in der Ausprägung von Boris Gloger.

Klarheit in der Aufgabenbeschreibung: Aktiv und spezifisch

David Allens „Getting Things Done" [1] hat einige ganz wesentliche Hinweise in Sachen Aufgaben:

1. Eine Aufgabe hat ein Verb. Erst das Verb impliziert eine Handlung.
„Workshop Kunde X" ist keine Aufgabe. „Workshop für Kunde X vorbereiten" kann eine Aufgabe sein, „Workshop für Kunde X terminieren" eine andere. Ich empfehle - und halte mich bisweilen auch selbst daran - die Aufgabe immer mit einem Verb beginnen zu lassen.
Es heißt also:

„Vorbereiten Workshop für Kunde X"

„Terminieren Workshop für Kunde X"

„Bestellen Material für Workshop für Kunde X"

2. Eine Aufgabe ist allein stehend verständlich. Sie ist spezifisch und kontextfrei.
„Terminieren Workshop" ist keine Aufgabe, sondern ein Fragment. „Website aktualisieren" auch nicht, sondern missverständlich.
„Terminieren Workshop Kunde X" ist spezifisch, weil ich sofort sehe, um welchen Workshop es geht.
Die Forderung, eine Aufgabe solle kontextfrei sein, bezieht sich also darauf, dass ich den Titel der Aufgabe auch als allein für sich stehende Zeile verstehen können sollte, und nicht nur, wenn die Aufgabe unter dem Kunden oder unter der Kapitelüberschrift des Kundenprojekts steht.

Mehr ist es nicht, wir wollen ja die Sache nicht verkomplizieren.

Klarheit in der Fertigstellung: Definition of Done

Gerade dann, wenn du mit anderen zusammen arbeitest, hat oft Frau Mustermann etwas anderes als gewünschtes Ergebnis im Sinn als Herr Maier. Thematisieren die beiden dies nicht, arbeiten sie wahrscheinlich oft aneinander vorbei. Das führt zu Mehrarbeit, Zeitverlust und Frust. Und das alles nur, weil die beiden nicht genug Klarheit haben über das, was am Ende stehen soll.

Drei Selbstführungsprinzipien aus drei Schulen weisen alle auf dasselbe hin:

Stephen R. Covey [2] hat für die Klarheit in der Fertigstellung eine Gewohnheit geschaffen: Am Anfang schon das Ende im Sinn haben.

Sutherland/Schwaber [3,4] haben in Scrum einen wesentlichen Begriff im Kontext der Softwareentwicklung geschaffen, der aber in ziemlich allen Lebenslagen passt: Definition of Done. Und Boris Gloger hat diesen Begriff in [5] noch prägnanter gefasst.

Peter Drucker [6] und Andy Grove [7] sagen es in der Definition der S.M.A.R.T. Objectives: Messbar soll ein Objective sein.

Wie will ich eine Aufgabe erfüllen, wenn ich gar nicht weiß wohin? Positiv gefragt braucht eine Aufgabe genau die Antwort auf folgende Frage:

1. Woher weiß ich, dass ich mit der Aufgabe fertig bin?
Die Antwort darauf hilft bereits sehr weit. Denn die Unsicherheit wird beseitigt. Ist die Antwort darauf „nie", dann ist es keine Aufgabe, sondern ein Verantwortungsbereich.

2. Was ist der Liefergegenstand und wo lege ich diesen ab?
Liefergegenstand ist so ein hässliches Wort, aber so nützlich. „Konzept" ist kein Liefergegenstand, „Konzeptdokument in Projekt-Ablage" schon. Der Liefergegenstand einer Terminvereinbarung ist beispielsweise eine bestätigte Outlook-Termineinladung. Liefergegenstand einer Workshopvorbereitung kann eine handschriftliche Agenda mit Stichpunkten zu Zielen und Auswahl der Moderationsmittel sein.

Beide Fragen lesen sich auf den ersten Blick sehr technokratisch, haben jedoch eine große Auswirkung aufs Gefühl. Denn mein Gehirn möchte ja immer wissen: „Wie kann ich in der Aufgabe gewinnen? Geht das weg? Habe ich eine Chance?" Und ohne eine Definition, was das Erfolgskriterium ist, kann unser Denken oft nicht spezifisch genug eine Lösung ersinnen.

Ich brauche das nicht zu allen Zeiten und in allen Aufgaben, aber wenn ich bei einigen Aufgaben hänge, dann meist daran.

In den meisten Aufgabensystemen, egal ob Outlook-Aufgaben oder Jira-Tickets gibt es ein Feld für ergänzenden Freitext. In Jira wird oft sogar explizit ein Feld angelegt, das dann beispielsweise „Testspezifikation" oder sogar explizit „Definition of Done" benannt ist. Nutze dies.

Klar werden - klar bleiben

Klar ist auch: Das gelingt nicht immer. Ich vergesse das bisweilen, oder es schleichen sich Nachlässigkeiten ein. Wenn ich aber dann erkenne, dass ich nicht mehr durchblicke, dann liegt das meist genau daran: an fehlender Klarheit über das Wesen der Aufgabe und der Definition of Done.

Oft sagen Menschen, es würde ja reichen, dass sie wüssten, was zu tun ist, sobald sie den abstrakten Titel der Aufgabe lesen. Das kann schon sein, doch wenn das Gehirn diese Denkleistung jedes mal bei der Durchsicht der Dutzenden von Aufgaben erbringen muss, wird es schwierig. Ist dann auch noch jedes Mal zu denken, was denn das Ziel und den Zustand der Erledigung kennzeichnet, gerät das Hirn rasch in Überforderung.

Schreib es auf, spezifisch und messbar. Die Aktion und die Definition of Done. Das hat erstmal nichts mit agil, mit Scrum oder mit Kanban zu tun. Das ist nur ein Gedanke, der die geistige Gesundheit bei der Arbeit fördert.
Photo: www.joachimschlosser.de, License Creative Commons Attribution Share-Alike
Literatur

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Wie Kollegen und Kunden und ich zu Klarheit in Aufgaben kommen

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Neulich hatte ich eine Kollegin bei mir sitzen, mit der ich viel zu tun habe. Wir sprachen über einige gemeinsame Aktionen, wo es nicht so recht voran geht. Warum geht es nicht voran? Und was können wir tun, damit es besser voran geht?