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Orientaciones para los centros educativos sobre la protección de datos

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Orientaciones para los centros educativos sobre la protección de datos

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En este artículo analizaremos el "Informe sobre la utilización por parte de profesores y alumnos de aplicaciones que almacenan datos en nube con sistemas ajenos a las plataformas educativas", de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

Inspección en el sector educativo

El uso de las tecnologías en las aulas en los últimos años ha tenido un aumento sin precedentes, lo que unido a la especial vulnerabilidad de los menores y al gran volumen de datos personales susceptible de tratamientos (8,1 millones de estudiantes no universitarios en España según datos del Ministerio de Educación), llevó a la AEPD a realizar una inspección sectorial de oficio sobre servicios de cloud computing en el sector educativo en el año 2015. Entre las conclusiones de dicha inspección, se detectó:

la utilización de diversas aplicaciones informáticas instaladas generalmente en los dispositivos móviles de profesores y alumnos, que podían registrar datos de carácter personal, incluidas imágenes y calificaciones,

y la utilización de servicios o herramientas de almacenamiento en nube de documentos y ficheros en general, también al margen de las plataformas educativas de los centros, para compartir información entre alumnos, entre profesores, o entre profesores y alumnos.

Cuestionario

Siguiendo las recomendaciones recogidas en la referida inspección, la AEPD impulsó una iniciativa encaminada a detectar las posibles implicaciones de protección de datos derivadas de la utilización, por parte de los docentes y alumnos, de aplicaciones con almacenamiento de datos en nube, distintas de las plataformas educativas contratadas por los centros. Para ello se realizó un cuestionario en línea que recabara información sobre:

Utilización de aplicaciones para el aula en dispositivos tales como móviles, tabletas o portátiles, tanto por los alumnos a instancias de los profesores, como por los propios profesores.

Utilización de herramientas de almacenamiento en nube (tipo Dropbox, Google Drive, etc.), tanto por los alumnos a instancias de los profesores, como por los propios profesores.

Utilización de redes sociales (Facebook, Instagram, etc.), para trabajos colaborativos u otro tipo de trabajos en el aula.

Utilización de correo electrónico para el intercambio de información entre alumnos, padres y profesores, distinto de la mensajería propia de la plataforma educativa.

Existencia en los centros de normas internas y procedimientos con relación al uso de estas aplicaciones.

Decálogo de recomendaciones

Después de analizar las respuestas al cuestionario, la AEPD elaboró un decálogo de recomendaciones a los centros. En general, se recuerda a los centros educativos que deben cumplir la normativa de protección de datos en todos los tratamientos de datos personales que se efectúen en el Centro, incluyendo los que se producen como consecuencia de la llegada de las tecnologías a las aulas.

Por ello, deben utilizarse únicamente aquellas aplicaciones que ofrezcan información claramente definida sobre los tratamientos efectuados, las finalidades de los mismos y sus responsables, así como sobre la ubicación de los datos, el periodo de retención, y las garantías con relación a su seguridad. Y los profesores deben solicitar autorización al centro para su uso. Una solicitud de autorización conllevará la evaluación de la aplicación desde el punto de vista de la seguridad de la información y la consiguiente autorización o denegación por parte del Centro.

Los centros deben informar a los padres o tutores del comienzo de la utilización de la tecnología en las aulas, así como de las Apps que traten datos personales de los alumnos y su funcionalidad. Y las aplicaciones que se utilicen deben permitir el control, por parte de los tutores o profesores, de los contenidos subidos por los menores, en especial de los contenidos multimedia (fotos, vídeos y grabaciones de voz de los alumnos).

También deben establecerse programas de concienciación orientados hacia la protección de los datos personales, dirigidos a profesores y alumnos, sobre la importancia del uso correcto de aplicaciones. Para ello son de utilidad los materiales que ha publicado la AEPD, en colaboración con el INTEF, en la web tudecideseninternet.

Por ejemplo, al utilizar sistemas de almacenamiento de documentos en nube tipo Dropbox, iCloud o Google Drive, se debe evitar incluir datos personales sensibles, tales como datos relativos a la salud, contraseñas, datos bancarios, material audiovisual de contenido sensible, etc. Se puede ampliar la información sobre este tema en la Guía para clientes que contraten servicios de cloud computing que también ha publicado la AEPD.

Como norma general, cuando exista en el Centro una plataforma educativa que permita la interacción
entre alumnos, y entre estos y los profesores, se aconseja que se utilice prioritariamente, sin establecer mecanismos de comunicación externos.

El informe finaliza con unas orientaciones a los centros para evaluar aplicaciones desde el punto de vista de los datos personales y de la seguridad de la información.

Más información

Se puede ampliar la información sobre todos estos temas en la Guía para centros educativos que la AEPD tiene publicada en la web Tudecideseninternet.

En esta guía también se analizan las novedades del nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), que entrará en vigor el 25 de mayo de 2018. En términos prácticos, el RGPD requiere que los responsables analicen qué datos tratan, con qué finalidades lo hacen y qué tipo de operaciones de tratamiento llevan a cabo. A partir de este conocimiento deben determinar de forma explícita la manera en que aplicarán las medidas necesarias, asegurándose de que esas medidas son las adecuadas para cumplir con el RGPD y de que pueden demostrarlo ante los interesados y ante las autoridades de supervisión.

Una vez que sea de aplicación el reglamento, se llevará a cabo una actualización de la guía.

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Orientaciones para centros educativos sobre protección de datos - INTEF

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En este artículo analizaremos el "Informe sobre la utilización por parte de profesores y alumnos de aplicaciones que almacenan datos en nube con sistemas ajenos a las plataformas educativas", de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). Inspección en el sector educativo El uso de las tecnologías en las aulas en los últimos años ha ...

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Cómo proteger a los alumnos en el entorno educativo contra el ciberbullying

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Cómo proteger a los alumnos en el entorno educativo contra el ciberbullying

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Mientras que el debate sobre la efectividad de la educación digital en los colegios sigue encima de la mesa, el uso de ordenadores y recursos digitales se mantiene como un pilar fundamental en las aulas modernas. En enero, Google publicó los últimos datos recabados en torno al uso que tanto alumnos como personal docente hacen de su Chromebook, alcanzando los 30 millones de usuarios en todo el mundo. Asimismo, su servicio G Suite para la educación, que hizo su debut en el año 2006, cuenta ya con 80 millones de usuarios a nivel mundial.

El acceso al aprendizaje online pone a disposición de los alumnos una gran riqueza de información, mientras que a los profesores les permite utilizar recursos digitales para planificar las clases, así como desarrollar tutorías interactivas personalizadas. Sin embargo, el uso de la tecnología también implica la exposición de los alumnos a la cara oscura de internet, como el ciberbullying, ya que muchos acosadores utilizan plataformas en la red para acosar a otros alumnos, incluso durante las horas lectivas.

El ciberacoso es una gran preocupación política, educativa y de salud pública. El anonimato que ofrece esta práctica, que requiere menos valor que un ataque directo al evitar las interacciones cara a cara con las víctimas, ofrece al acosador la falsa ilusión de que nunca va a ser descubierto.

Además, la percepción de distancia que va acompañada al ciberacoso puede animar a los jóvenes a ignorar las consecuencias de estos hechos, viéndolo como algo divertido y no como algo dañino. Esto puede derivar en que la juventud puede sentir un alto grado de presión social que les empuje a participar en este tipo de actividades en la red.

Del mismo modo que los smartphones y otros dispositivos personales de los alumnos se utilizan a menudo para acosar usando redes sociales o programas de mensajería instantánea, los portátiles y tabletas destinados a uso lectivo también pueden usarse con este propósito. Los Google Chromebook están muy integrados en colegios y otros entornos educativos, aunque son sólo uno de los muchos tipos de dispositivos que las organizaciones educativas pueden adquirir y entregar a los alumnos. Además, con una mayor implantación de redes inalámbricas en colegios, el ciberacoso es cada vez más accesible para los atacantes.

Liberar las aulas del acoso cibernético

La educación en sí misma desempeña un papel fundamental a la hora de contrarrestar el ciberacoso en las instituciones educativas. Es vital mostrar a los jóvenes la naturaleza de las consecuencias de este tipo de actividades, tanto en términos de salud y bienestar de la víctima como de las posibles consecuencias penales para el acosador. En este sentido, además, la educación también se configura como un pilar fundamental a la hora de fomentar que los jóvenes reconozcan y denuncien este tipo de comportamientos antes de que lleguen a más.

Sin embargo, la lucha contra el ciberacoso también tiene un marcado carácter tecnológico. Durante años, las instituciones educativas han utilizado el filtrado de URLs para controlar los sitios web que son accesibles desde sus redes y dispositivos. Este hecho permite establecer políticas informáticas seguras, especificando a qué sitios web se concede, limita o incluso se bloquea el acceso, así como eliminar el lenguaje inadecuado. Además, las nuevas técnicas han permitido ampliar el filtrado para que abarque tanto aplicaciones como sitios web. Check Point, por ejemplo, ofrece capacidades de filtrado para más de 7.800 aplicaciones educativas en línea, con acceso tanto a sitios web como a aplicaciones gestionadas desde una base de reglas común, una consola de gestión y un sistema de informes.

Protección frente a contenido malicioso

Sin embargo, aunque el filtrado de contenidos no deseados es una base técnica sólida para abordar el ciberacoso, está lejos de ser la solución definitiva. También hay que fomentar la protección de los jóvenes frente a ataques de phishing o acoso en plataformas como chats, aplicaciones de mensajería instantánea y redes sociales, etc. para lo cual es necesario contar con una tecnología avanzada de "sandboxing"; y filtrado, que permiten identificar y extraer contenidos dañinos antes de que lleguen a los usuarios. Además, debe habilitarse la navegación segura para que los jóvenes puedan buscar en diferentes motores de búsqueda, como Google, Yahoo y Bing, y con YouTube con un filtrado de contenido e imágenes fuera de lugar.

Los profesores o responsables de entornos educativos deben estar capacitados para establecer sistemas de búsqueda seguros y monitorizar, prevenir y alertar sobre el uso de insultos de forma centralizada, mientras que las funciones anti-acoso deben ser personalizables a través de palabras clave en listas negras, categorías de sitios web y acciones de detección/alerta/bloqueo a medida. El acoso cibernético evoluciona continuamente y, por lo tanto, tanto las medidas de seguridad como los responsables de implantarlas deben ir siempre un paso por delante.

Estas soluciones avanzadas de protección y filtrado deberían desplegarse en aquellos dispositivos que se utilicen en entornos educativos, como los Chromebooks, para proteger la experiencia en internet de los estudiantes, así como para facultar a los profesores y a los responsables de los centros para que aprovechen la tecnología digital en el aprendizaje sin que esto suponga un aumento en el riesgo de sufrir ciberacoso. Las ciberamenazas dirigidas a los niños en edad escolar son un peligro claro y presente, y el ciberacoso, bajo ningún concepto puede considerarse como un juego de niños. Puede causar daños graves y dar lugar a comportamientos violentos.

En definitiva, el acoso cibernético sólo puede erradicarse con la participación activa de estudiantes, padres, docentes y expertos de la comunidad, para lo que hay que aprovechar cualquier solución avanzada que pueda identificar palabras y acciones utilizadas por los acosadores en las distintas aplicaciones dentro del mundo virtual. Este enfoque combinado permitirá a las instituciones educativas ofrecer a sus alumnos un lugar más seguro para aprender y prosperar, libre de amenazas.
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Cómo proteger a los alumnos en el entorno educativo contra el ciberbullying

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Mientras que el debate sobre la efectividad de la educación digital en los colegios sigue encima de la mesa, el uso de ordenadores y recursos digitales se mantiene como un pilar fundamental en las aulas modernas.

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LA PROTECCIÓN DE DATOS ES TU DERECHO, CONÓCELO

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La seguridad de tus datos en el Centro Educativo

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La seguridad de tus datos en el Centro Educativo

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¿Qué tipo de datos tratan los centros educativos?

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¿Qué tipo de datos tratan los centros educativos?

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¿Cómo afecta la nueva ley de Protección de Datos a los centros educativos?

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¿Cómo afecta la nueva ley de Protección de Datos a los centros educativos?

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Este viernes 25 de mayo entra en vigor el nuevo Reglamento General de Protección de Datos o GDPR, la normativa que sustituye a la actual Ley Orgánica de Protección de Datos que se aplicará a los 28 países de la Unión Europea.
En concreto, afectará tanto a instituciones físicas como a organizaciones que desempeñan su actividad profesional o comercial en ella: la escuela es uno de esos ámbitos y, por tanto, deberá adaptarse a la nueva norma.

¿Qué implica la GDPR en centros educativos?

Básicamente requiere (en el caso de los centros escolares) que sus responsables analicen los datos que tratan, con qué finalidad lo hacen y el tipo de tratamiento que realizan. Así, podrán establecer cómo aplicar las medidas adecuadas para su protección. Vamos a verlo con más detalle.
La puesta en marcha de la norma GDPR dará luz verde a nuevos derechos que reforzarán la capacidad de control que posee una persona sobre sus datos, además de su derecho de acceso, es decir, el derecho a conocer quien tiene esa información, a quién se la comunican o con qué motivo. Asimismo, determina las obligaciones que necesitan cumplir sus responsables a la hora de tratarla.

En este nuevo escenario, y al igual que una compañía privada tiene bajo su poder datos referidos a personas, en el ámbito educativo sucede algo similar. Los centros disponen no sólo de material acerca de sus trabajadores sino también de sus estudiantes: fotografías, documentación, evaluaciones, expedientes, informes médicos ...; en algunas situaciones, incluso, manejan datos de categorías especiales que por sus características exigen un control más estricto (por ejemplo, etnia o raza).

Responsabilidad proactiva

¿De qué modo esto afectará a los colegios y la protección de sus datos? Como explica Julián Prieto, responsable del área de menores de la Agencia Española de Protección de Datos : "Se introduce una nueva modalidad de cumplimiento basada en una responsabilidad proactiva que lleva a que los responsables de este tratamiento, los centros o las administraciones educativas, adopten aquellas medidas que garanticen su cumplimiento y puedan demostrarlo".

Dicho de otra manera: las escuelas tienen el deber de adoptar las medidas establecidas por la norma GDPR para que se cumplan dichos principios y que esa 'responsabilidad proactiva' resulte efectiva. Esto implica que tienen que estar preparadas para solicitar datos personales cuando así lo requiera la situación y documentar su uso, sin olvidar las medidas para su protección. Desde el punto de vista legal esto se conoce como 'privacidad por defecto' y significa que los sistemas de tratamiento de los colegios se configurarán de forma restrictiva y sólo las personas implicadas decidirán qué aspectos de su información desean hacer públicos.

Un delegado para la protección de datos

Una nueva figura aparece en escena, la del Delegado de Protección de Datos. Obligatoria para prevenir situaciones de incumplimiento, " informará, asesorará y supervisará el tratamiento de datos que lleven a cabo los centros educativos y que éstos o las administraciones educativas habrán de designar" detalla Prieto.
Además de garantizar el cumplimiento de la legislación en materia de protección, el Delegado de Protección de Datos podrá desempeñar otras actividades como las relacionadas con labores de asesoramiento, auditorias o formación de personal.
El responsable del área de menores de la Agencia Española de Protección de Datos , recuerda que se "deberá adecuar la información que se ofrece a los interesados, o a sus padres si se trata de menores de 14 años a lo que dispone el reglamento, adecuar los procedimientos para atender el ejercicio de sus derechos de los interesados y articular el procedimiento para notificar a las autoridades las brechas de seguridad que puedan tener".

Registro de actividades

Con esta reforma, se mejoran los derechos de privacidad de docentes, alumnos y personal que trabaje en centros de enseñanza porque se les garantiza el acceso a sus datos, traslado u oposición a que terceros accedan a ellos.
La obligación de documentar procesos y proteger la información también será mayor. Elaborarán informes y presentarán pruebas que demuestren que cumplen con lo establecido por la ley (caso de irregularidad lo comunicarán en un plazo máximo de 72 horas). Por último, los registros de actividades cobran fuerza. La obligación de inscribir los ficheros en la Agencia Española de Protección de Datos se sustituye por esta modalidad que implica describir con detalle qué datos se recogen, con qué fin se tratan, a quién se comunican, cómo se preserva su seguridad y cuándo se podrán suprimir.

Os recomendamos laGuía para Centros Educativos elaborada por la Agencia Española de Protección de Datos. En ella se ha incluido un decálogo para el uso correcto de los datos personales que os será de utilidad.

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GDPR en Centros Educativos: ¿cómo afectará a la protección de datos?

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Este viernes 25 de mayo entra en vigor el nuevo Reglamento General de Protección de Datos o normativa GDPR, que sustituye a la actual Ley Orgánica de Protección de Datos que se aplicará a los 28 países de la Unión Europea.