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Cómo organizar un evento: Ideas, fases y recomendaciones para tener éxito

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21/11/2018 La organización de eventos ha avanzado a pasos agigantados en los últimos años. De hecho, a día de hoy no basta con tener controlado el diseño, la planificación y realización del acto, la reserva del espacio, etc. Esta base de la organización de eventos ya no es suficiente para realizarlo con éxito.

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Cómo organizar EVENTOS exitosos! 💪🏻 💪🏻 💪🏻

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Un evento es una herramienta de marketing, relaciones públicas y comunicación que atiende a distintas clasificaciones.

Eventos corporativos externos

Hablamos de eventos corporativos externos cuando el principal objetivo del mismo es comunicar, promover, o interrelacionarse con actores externos a la esfera corporativa. La clave es que existan personas, colectivos o instituciones externas que participen en el evento.

Existen una amplia variedad de eventos corporativos externos, en función de los organizadores y del objetivo específico que persigan. Pueden ser organizados por cualquier tipo de institución, ya sea pública o privada.

Entre ellos, podemos destacar:

1. Eventos con finalidad comercial. La mayor parte de las empresas cuentan, dentro de su departamento de marketing o comunicación, con un presupuesto asignado para la realización de eventos externos con finalidad comercial. Entendemos por estos, a los eventos promovidos por una entidad con fines de lucro, fruto de su propia actividad o consecuencia de una acción determinada que se dirige a la captación directa de recursos económicos. Ejemplos de este tipo de eventos pueden ser desde el celebrado para la presentación oficial de un coche (ya sea dentro de un concesionario o en otro lugar), la fiesta para la presentación de un nuevo producto, la puesta en marcha de una feria, la presentación de un libro, etc.

2. Roads Show. Son giras promocionales, eventos itinerantes que pretenden acercar la marca o el producto a un target (público objetivo) amplio mediante un tour o gira promocional que recorre diversos puntos de una geografía. Estas giras se pueden realizar con un autobús, un camión adaptado, un stand, etc., al aire libre o en localizaciones cerradas. Es un formato de evento promocional en alza porque permite un contacto directo con el público que se acerca de manera voluntaria.

3. Hay que destacar un tipo de evento que especialmente en los últimos años se está haciendo muy popular en nuestro país, que son los llamados "Eventos Networking". Aunque no siempre son un evento corporativo público, ya que en ocasiones son organizados por particulares con intereses orientados en alguna materia en particular, lo cierto es que su finalidad si se relaciona con el mundo empresarial, no directamente con la venta de productos, pero sí con la creación de redes y contactos a nivel profesional.

4. Eventos institucionales. Pueden ser organizados por instituciones públicas o privadas, pero no tienen finalidad comercial directa. Son eventos relacionados con su actividad corporativa o competencial, o pueden estar relacionados con aniversarios, conmemoraciones o inauguraciones, siendo siempre el reflejo de su actividad de tipo corporativo. Son eventos institucionales el acto de colocación de primera piedra, la toma de posesión de un alcalde, la inauguración de una universidad, la inauguración de la sede corporativa de un banco, la entrega de los Premios Príncipe de Asturias, etc.

Eventos corporativos internos

Constituyen sin duda un alto porcentaje de los eventos que se organizan cada año, y se trata de eventos producidos por empresas, corporaciones, o instituciones cuyo target son sus propios empleados, con varios objetivos, que pueden ir desde la presentación de nuevos productos, la presentación de los resultados, la motivación de equipos, la creación de identidad corporativa, etc.

Aunque existen muchos formatos de realización de estos eventos, destacamos los más habituales:

1. Outdoor. Son eventos al aire libre que exigen desplazamiento y que mezclan formación e incentivo con actividades como paintball, karting, vuelos en globo, actividades deportivas de todo tipo, tiro con arco, quads, tirolinas, golf, vuelos con helicóptero... Desde los departamentos de recursos humanos de las empresas los definen habitualmente como "acciones formativas en el exterior pensadas para mejorar las relaciones humanas y de comunicación, la organización del trabajo, las técnicas de liderazgo, la toma de decisiones bajo factores de presión, la resolución de problemas sobre el terreno y la capacidad de motivación individual y colectiva".

2. Outdoor Training. Son eventos en los que se coordina la formación tradicional hecha a medida para las empresas con ejercicios, actividades al aire libre y con una metodología vivencial que está basada en el aprendizaje a través de la experiencia directa, en un clima distendido y donde se realizan actividades que combinan la competitividad deportiva, la diversión y el trabajo en equipo, abordándose aquellos aspectos que resultan cruciales para la gestión de recursos humanos en toda la organización, siendo el elemento diferenciador la realización en un entorno fuera del confort de las oficinas donde se busca potenciar en el personal una serie de habilidades y comportamientos que les serán muy útiles en el trabajo diario. A través de juegos o actividades al aire libre o espacios abiertos y de la mano de un formador (o facilitador), se busca que el grupo detecte los puntos fuertes y débiles derivados de los comportamientos del equipo y vincular estas actitudes a las conductas habituales en el trabajo. Se combinan la competitividad, el trabajo en equipo, el liderazgo y la comunicación. Una vez realizada la actividad, la empresa realiza un análisis y evaluación y elabora un plan de acción con los diferentes aspectos a mejorar.

En resumen, son actividades cuya finalidad es descubrir, integrar y potenciar las diferentes capacidades de los trabajadores de una empresa.

1. Team Building. Son programas de actividades de aventura orientados a fomentar las relaciones personales, cohesionar equipos y motivar a los participantes de una forma dinámica, divertida y emocionante. Pueden ser la actividad en sí o el complemento para reuniones de empresa, convenciones o viajes de incentivo. Basadas en el "aprendizaje experiencial", podemos encontrar una gran oferta de contenidos, como escalada, navegación, kayakin, rappel, construcción de balsas, rafting, rutas en bicicletas de montaña, conducción 4x4, orientación y supervivencia, espeleología y otros muchos juegos de interior y al aire libre, así como una amplia gama de tareas multidisciplinares de resolución de problemas.

2. Indoor. Eventos de motivación similares a los anteriores, pero que se realizan en lugares interiores, desde las propias oficinas a un palacio de congresos.

Eventos sociales

Entendemos como eventos sociales aquellos que tienen como objetivo principal el encuentro entre personas, sin que medie otro interés que la convivencia y la relación social. Normalmente en los actos sociales media un evento de tipo gastronómico.

Los eventos sociales más conocidos son las bodas, los bautizos y las comuniones; pero también son eventos sociales el homenaje que se da a un trabajador que se jubila o la comida ofrecida por la participación en un congreso.

Eventos culturales

Promovidos por cualquier entidad, su objetivo fundamental es desarrollar o dar a conocer actividades de tipo cultural, ya sean conciertos, exposiciones, entregas de premios de carácter cultural, recitales, etc.

Eventos musicales

Los eventos musicales son eventos de carácter cultural que, dependen de su contenido, complejidad en la organización y habitualidad. Los eventos musicales pueden ir desde un pequeño concierto hasta grandes festivales internacionales.

Eventos de ONG's

Las Organizaciones No Gubernamentales, o entidades del tercer sector, han adoptado también los eventos como herramienta de comunicación para sus propósitos tanto de sensibilización como de captación de fondos.

Se caracterizan por estar organizados por una o varias ONG's y habitualmente cuentan con el patrocinio y/o la colaboración de entidades públicas o privadas.

Para las empresas privadas, en los últimos años, participar como patrocinador o colaborador en este tipo de eventos ha supuesto parte de su estrategia de RSC (Responsabilidad Social Corporativa), y parte de su estrategia de reputación de imagen de marca.

Los eventos virtuales

Los eventos virtuales son una de las más recientes innovaciones que en materia de comunicación y eventos han aportado las nuevas tecnologías de la información y las redes sociales.

Un evento virtual es una reunión de personas que comparten un entorno virtual común en la red, en lugar de reunirse en un espacio físico. Los eventos virtuales son altamente interactivos, y se parecen mucho a sus homólogos físicos.

Los eventos virtuales más conocidos actualmente son las ferias virtuales, las ferias de empleo, las conferencias virtuales, las reuniones de ventas virtuales, y en general, cualquier evento susceptible de realizarse a través de Internet.

Dado su potencial de crecimiento y la falta actual de profesionales preparados para este tipo de eventos, hemos dedicado un apartado especial dentro del Manual II a ellos.

Eventos deportivos

Son eventos deportivos todos aquellos relativos a la práctica de actividades deportivas o relacionados con el reconocimiento de los deportistas. Podemos incluir desde grandes eventos deportivos, como los Juegos Olímpicos, hasta maratones, pasando por cualquier tipo de competición deportiva.

Los festivales

El término festival se utiliza para describir a aquellos eventos que se caracterizan por contar con numerosos actos y que pueden durar varios días en uno o varios lugares. A diferencia de los espectáculos aislados, un festival también tiene como una de sus principales características el hecho de que dura muchas horas, aunque dure un sólo día, es decir que no empieza y termina en un par de horas como la mayoría de los eventos y espectáculos.

Al mismo tiempo, un festival tiene el poder de congregar a mucha más gente ya que la variedad de los actos y la publicidad que se le da al festival en sí son mucho mayores. Un festival cuenta con un hilo conductor, en torno al cual se organizan las actividades del mismo.

Grandes eventos

La definición de grandes eventos puede variar entre autores, y entre diferentes países, e incluso dentro de esta categoría podremos distinguir subcategorías de grandes eventos.

En general, podemos decir que los grandes eventos son aquellos que:

1. Generan un importante movimiento económico, social o cultural.

2. Atraen un gran número de participantes a nivel nacional e internacional.

3. Son conocidos a nivel nacional e incluso internacional.

4. Genera una gran cobertura de medios, tanto nacional como internacional.

5. Tienen un periodo de preproducción mucho más largo que los eventos normales.

Ferias, congresos y exposiciones

1. Una feria es un evento económico, social o cultural que puede estar establecido o ser temporal, y que puede tener lugar en sede fija o desarrollarse de forma ambulante. Las ferias suelen estar dedicadas a un tema específico o tener un propósito común. En concreto, en el mundo de los eventos, nos referimos a "ferias" cuando hablamos de instalaciones donde se exponen productos de un único sector comercial o industrial para su promoción y venta, como la "Feria del Libro", o la "Feria del Calzado".

2. Un congreso es una reunión o conferencia, generalmente periódica, en que los miembros de una asociación, cuerpo, organismo, profesión, colectivo, etc., se reúnen para debatir cuestiones previamente fijadas. Entre las características principales podemos destacar: la exposición y debate de múltiples ponencias, asistencia de personas con un alto nivel profesional, intereses comunes, presentaciones de nuevos avances o descubrimientos en determinadas materias, etc. Otro factor determinante es la duración del mismo. Según los expertos debe al menos durar de 3 a 5 días, para poder llamar a este evento congreso. En caso contrario, podría catalogarse de conferencia, convención o asamblea, entre otros.

3. Una exposición es un acto de convocatoria, generalmente pública, en el que se exhiben colecciones de objetos de diversa temática (tales como: obras de arte, hallazgos arqueológicos, instrumentos de diversa índole, maquetas de experimentos científicos, maquetas varias, temas de debate, etc.), que gozan de interés de un determinado segmento cívico o militar o bien es masivo o popular. Una exposición permanente, organizada y estructurada generalmente histórica o costumbrista constituye una institución llamada museo. Exposición es también referida al acto en el que una persona habla, expone o desarrolla un relato ante un auditorio.

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Breve presentación sobre algunos ítems a tener en cuenta a la hora de comercializar eventos. Turismo de eventos.

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Bienvenid@ a este curso de organización de eventos. A continuación tienes todo lo que necesitas saber para planificar eventos. El material que encontrar

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En cualquier organización es importante mantener una evaluación interna y externa de lo que sucede, con el fin de establecer estrategias ante los retos o nuevas oportunidades de crecimiento. El análisis FODA es una herramienta útil para lograrlo.

En este artículo haremos una revisión general sobre su historia, características, estructura y otros aspectos. Puedes leerlo todo o revisar la sección que más te interese.

Qué significa FODA

Las siglas FODA significan "Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas", y resultan de sus correspondientes en inglés, SWOT: Strengths, Weaknesses, Opportunities y Threats. También suele llamarse DAFO.

Historia del FODA

Este método fue desarrollado por M. Dosher, O. Benepe, A. Humphrey, Birger Lie y R. Stewart en el Instituto de Investigaciones de Stanford, Estados Unidos, entre 1960 y 1970. Su objetivo en aquella época era descubrir por qué fallaban algunas empresas a nivel gerencial.

Su éxito trascendió y con el tiempo este análisis se ha empleado en otras áreas además de la gerencial; e incluso se aplica en casos personales, como un ámbito de autoconocimiento.

Qué es el análisis FODA

Un análisis FODA es una herramienta diseñada para comprender la situación de un negocio a través del análisis de sus fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas.

El análisis FODA es una herramienta muy valiosa para cualquier y resulta fundamental para la toma de decisiones actuales y futuras pues da la pauta para conocer lo que se está haciendo bien y todo aquello que representa un reto actual o potencial.

El video a continuación te lo explica con mayor claridad:

Para qué sirve el análisis FODA

El análisis FODA permite tener un panorama más amplio de la empresa, crea un diagnóstico certero y útil para detectar ventajas competitivas, problemas internos y externos, determinar el curso que deberá seguir la compañía y difundir mejor las características de valor del negocio, tanto a los miembros del equipo como a los clientes y leads.

Analizar las fortalezas y debilidades de una empresa permite encontrar soluciones y estrategias para superarse. Los equipos que se enfocan en fortalezas y en su comunicación interna, aumentan un 36 % su rendimiento; con esto se aumenta la rentabilidad y se obtienen mejores resultados.

Por qué es importante un análisis FODA

Un análisis FODA te permite planificar el crecimiento. Si analizas las áreas clave en función de las oportunidades y amenazas, conseguirás obtener la información que necesitas para preparar tu equipo para el éxito.

Características del análisis FODA

El análisis FODA utiliza las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, como pilares que dan contexto a la situación de la empresa. A nivel interno se valoran las fortalezas y debilidades; a nivel externo, se considera el posible impacto de las amenazas y oportunidades.

Además de esto, existen tres características secundarias útiles para el análisis FODA.

1. Subjetividad

El análisis FODA no es una herramienta objetiva, ya no depende simplemente de informes financieros, cálculos o fórmulas matemáticas, sino que es realizada por personas, las cuales determinan qué elementos son clave para el futuro de la organización.

2. Iniciativa

Una matriz FODA no aporta resultados decisivos, sino que brinda información para el desarrollo de estrategias. Estas deben ser recopiladas y jerarquizadas para su posterior ejecución, con base en criterios de decisión complementarios.

3. Temporalidad

El análisis FODA hace referencia a un momento concreto de la organización o de un proyecto en específico. Debe hacerse con regularidad ya que la empresa y el mercado son entes que cambian constantemente, dependiendo de la tecnología, de los clientes y de circunstancias sociales.

Estructura de un análisis FODA

Análisis interno

En el diagnóstico interno se analizan las fortalezas y debilidades considerando la estructura empresarial, la operatividad, la dirección y los aspectos financieros que influyen en su funcionamiento.

En este caso, las fortalezas son las características positivas de la empresa que sirven como inspiración o modelo a seguir. Son elementos diferenciadores y que hacen que la compañía se destaque del resto.

En cambio, las debilidades son aspectos negativos o grises de la empresa que pueden afectar el cumplimiento de objetivos y resultados.

Análisis externo

En el diagnóstico externo se analizan diferentes condiciones que no dependen necesariamente de la empresa pero alteran su desarrollo. Pueden presentarse como amenazas u oportunidades, según sea el impacto que tengan en su operación. Algunos ejemplos podrían ser los factores sociales, ambientales, políticos o legales.

Las amenazas son todo aquello que afecta a la empresa y que supone un riesgo o desequilibrio para su desempeño. Dichas amenazas requieren un plan estratégico para prevenirse o aminorar su efecto.

Las oportunidades son las situaciones o circunstancias del entorno que se deben aprovechar, ya que son capaces de atraer beneficios para el futuro y crecimiento de la empresa.

Qué tipos de matriz FODA existen

Como lo mencionamos antes, este modelo ha resultado de utilidad en diferentes ámbitos, los cuales te explicamos a continuación:

1. Análisis FODA de empresa o proyecto

Es el más común y se centra en las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas relacionadas con una empresa, negocio, institución o proyecto. Para realizarlo debe tenerse en cuenta una perspectiva general que incluya empleados, proveedores, clientes y competidores.

El objetivo de realizar este análisis FODA es hallar los puntos más relevantes de cada área y definir las estrategias que se llevarán a cabo para optimizarlas.

2. Análisis FODA personal

Esta herramienta también se utiliza a nivel personal, pues es un recurso fácil de implementar y muy eficaz. Con un FODA personal se pueden revisar los objetivos personales y profesionales, y definir las circunstancias particulares de cada individuo. Para que este análisis sea verdaderamente útil es recomendable realizar esta introspección de manera realista y autocrítica.

Qué son las fortalezas en un FODA

Las fortalezas representan los puntos fuertes, ventajas, méritos, atributos y diferenciadores de una empresa. Detectar los aspectos positivos sirve para sentar las bases del futuro de la organización.

Ejemplo de fortalezas en un FODA

Este es un resumen ejecutivo de Samsung realizado por Business Strategy Hub, el cual incluye un análisis FODA de la compañía. La marca de electrónica y tecnología posee las siguientes fortalezas:

Domina el mercado de teléfonos inteligentes.

Cuenta con un alto nivel de investigación y desarrollo.

Ha ganado diversos premios como marca (credibilidad).

Promueve la innovación ecológica.

Domina mercados masivos como India y China.

Qué son las oportunidades en un FODA

Las oportunidades representan todas las posibilidades, aptitudes, eventualidades de las cuales la empresa puede beneficiarse. Son todos aquellos aspectos que pueden ayudar a una organización a alcanzar sus metas.

Ejemplo de oportunidades en un FODA

Para la marca Samsung, estas son sus oportunidades como empresa:

Sobresale en el manejo de sus recursos humanos.

Hace diversificaciones y adquisiciones estratégicas.

Es un líder en la tecnología 5G.

Qué son las debilidades en un FODA

Las debilidades de una empresa en el análisis FODA representan los defectos, carencias o vicios que ocurren dentro de la organización y la colocan en un punto desfavorable en comparación con sus competidores. La falta de capacitación, equipo o tecnología son factores que ponen en desventaja a cualquier empresa.

Ejemplo de debilidades en un FODA

En este ejemplo, Samsung tiene los siguientes puntos débiles:

Depende en gran medida del mercado estadounidense, que es particularmente cambiante.

Presenta un declive en venta de smartphones desde 2017.

Ha tenido fallas relevantes en algunos productos.

Qué son las amenazas en un FODA

Las amenazas son problemas, desafíos, obstáculos o dificultades por los que puede atravesar una empresa. Las amenazas pueden provenir por cualquier tipo de situación; por ejemplo, cambios en el mercado o hasta crisis globales, como la que se experimentó con la pandemia de covid-19. Estas situaciones pueden provocar conflictos o hasta poner en riesgo la permanencia de la organización.

Ejemplo de amenazas en un FODA

En este sentido, las principales amenazas de Samsung son las siguientes:

Presenta controversias de patente.

Percibe un aumento sostenido de la competencia.

No es inmune a la falta de certeza financiera.

Es momento de realizar tu propio análisis FODA, sigue los pasos que verás a continuación para identificar las cualidades de tu negocio.

Cómo hacer el análisis FODA de tu empresa

1. Crea un equipo de colaboradores

2. Conoce los atributos de cada elemento del análisis FODA

3. Identifica las fortalezas

4. Determina las debilidades

5. Describe las oportunidades

6. Reconoce las amenazas

7. Define las estrategias

8. Haz una revisión final

1. Crea un equipo de colaboradores

Este grupo debe estar conformado por al menos un miembro de cada área de la empresa, desde el director hasta los vendedores. Es necesario que todos los niveles de tu organización se involucren para que no se escapen detalles importantes.

2. Conoce los atributos de cada elemento del análisis FODA

Para detectar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas es necesario saber qué implica cada una.

A continuación te presentamos un esquema breve de los aspectos a considerar. Para realizar el análisis eficazmente, te recomendamos evaluar cada punto por separado.

3. Identifica las fortalezas

Las fortalezas son los atributos de la organización, es decir, lo mejor que tienen como empresa. Toma en consideración los siguientes puntos:

Analiza tus ventajas competitivas: identificar aquellos aspectos que haces mejor que tus competidores.

Evalúa tus recursos: pregúntate cuáles son tus recursos más valiosos, incluyendo humanos, financieros y materiales.

Monitorea tus logros: piensa en cuáles han sido tus logros más importantes y cómo han contribuido al éxito de tu empresa.

Consulta a tus clientes: acercarte a tus clientes y preguntarles sobre lo que más les gusta de tu marca, ya sea productos, servicios o atención al cliente. Esto es un gran recurso para saber cuál es la mejor parte de hacer negocios contigo.

Analiza tus procesos internos: establece cuáles son los procesos que funcionan bien y cuáles podrían mejorar.

Al hacer esta evaluación, puedes obtener una imagen clara de tus fortalezas y cómo puedes utilizarlas para impulsar tu crecimiento y mejorar tu posición en el mercado.

Tal vez tu fortaleza es que cuentas con un equipo de colaboradores muy experimentados o tienes la más alta tecnología a tu disposición. Estos factores te ayudan a diferenciarte de los competidores y te posicionan positivamente dentro del mercado.

4. Determina las debilidades

Las debilidades, por el contrario, son los rasgos negativos de tu empresa. Es importante que el equipo sea sincero para reconocer aquello que perjudica la reputación o el crecimiento de la organización. Quizá no tienen un equipo especializado en atención al cliente ni llevan una estrategia de marketing digital, por lo que la información e interacción en sus redes sociales y sitio web son escasas o negativas.

Valora lo siguiente:

Evalúa tus procesos internos: es importante que detectes cuáles son los más ineficientes o que causan problemas recurrentes para saber en dónde debes ejecutar una acción prioritaria.

Revisa tus recursos: asegurarte de que estés utilizando adecuadamente tus recursos para saber si hay áreas de oportunidad a mejorar en este aspecto.

Estudia tus finanzas: determina si estás generando suficientes ingresos para cubrir tus gastos y si estos te están permitiendo tener un margen de ganancia saludable.

Consulta a tus clientes: analiza las quejas, devoluciones y comentarios de los clientes para detectar los aspectos que tu empresa no está cumpliendo, lo que afecta directamente en las expectativas y satisfacción de tus consumidores.

Analiza a tus competidores: determina lo que tus competidores hacen mejor que tú y cómo puedes mejorar para mantenerte a la vanguardia.

Al identificar tus debilidades como empresa, puedes tomar medidas para fortalecerlas y mejorar tu eficiencia y rentabilidad.

5. Describe las oportunidades

Las oportunidades son las coyunturas que tu organización puede aprovechar para crecer, ampliar su mercado sea a otros países, para aliarse con otras empresas, etcétera. Para detectar las oportunidades de tu empresa, haz lo siguiente:

Analiza tu mercado: determina si hay nuevos mercados o segmentos que puedas explorar.

Actualízate en tendencias y desarrollos tecnológicos: manténte pendiente de las innovaciones de tu industria e información relevante para el crecimiento de tu negocio. Esto te ayudará a adaptarte y mejorar tus productos o servicios conforme cambia el mercado.

Haz un análisis de mercado: acércate a tus clientes y pregúntales si hay nuevos productos o servicios que les gustaría ver en el futuro o cuáles son aquellas necesidades insatisfechas que no han podido abordar con éxito hoy en día.

Es importante mantenerte alerta a las oportunidades de negocio y ser proactivo para aprovecharlas. Esto requiere pensar fuera de la caja y tener un enfoque de innovación y mejora continua.

6. Reconoce las amenazas

Es importante reconocer aquellos factores externos a la empresa que pueden detener o perjudicar el crecimiento de la organización. Identifícalos por medio de los siguientes pasos:

Analiza el mercado: revisa lo que sucede en elentorno de tu empresa e industria para determinar si están surgiendo nuevos competidores o están cambiando las condiciones del mercado de una manera que puedan afectar a tu compañía.

Evalúa las condiciones socioeconómicas que rodean a tu empresa: infórmate sobre aspectos sociales, ambientales, económicos de la región en la que operas; así como todos aquellos elementos que puedan cambiar de forma repentina y alteren el desempeño de tu empresa. Tener en cuenta los peligros potenciales te ayudará a prever.

Actualízate sobre regulaciones y cambios legislativos: existen muchas normatividades que pueden incidir en tu sector o industria. Por lo tanto, es indispensable que te mantengas al día para detectar cambios en el marco legal que puedan dificultar tus operaciones.

Ser consciente de las amenazas que ponen en riesgo tu empresa te permite estar preparado para responder a ellas de manera efectiva.

7. Define las estrategias del análisis FODA

Es momento de formular las acciones a seguir para abordar las debilidades y amenazas, así como aprovechar las fortalezas y oportunidades.

Las estrategias FODA se forman a través de diferentes enfoques:

Para crear tus estrategias, tienes que pensar en la matriz como una relación de elementos. ¿Cómo equilibrarías las cuestiones favorables y desfavorables de tu empresa?

La estrategia de fortalezas requiere un enfoque de éxito

Valora lo que se destaca en tu organización y aprovéchalo para contrarrestar los aspectos negativos.

Por ejemplo, si tienes un equipo de ventas sobresaliente, pero careces de una estrategia de marketing, utiliza sus conocimientos en la interacción con los clientes para elegir los canales de comunicación más adecuados e implementar una estrategia adecuada.

La estrategia de oportunidades requiere un enfoque de adaptación

Emplea tus áreas de oportunidad para adaptarte a las circunstancias y actuar en consecuencia.

Ejemplo: si tienes un producto con prestigio pero enfocado en un nicho; intenta crear versiones más asequibles que te acerquen a nuevos públicos.

La estrategia de debilidades requiere un enfoque de reacción

Reconocer tus puntos débiles te ayuda a evitar que el crecimiento de tu negocio se frene.

Por ejemplo: si solo usas medios de publicidad tradicionales como los anuncios por TV y estos son cada vez más costosos, es tiempo de crear una estrategia de marketing digital y apostar por contenidos orgánicos.

La estrategia de amenazas requiere un enfoque de supervivencia

Las amenazas son aspectos que hay que revertir de forma inmediata para que la empresa se mantenga a flote.

Por ejemplo: si ofreces un producto con una calidad indiscutible pero surgen competidores más baratos y tu participación de mercado disminuye, tu estrategia puede ser mejorar el precio para atraer a más clientes y retener a los ya existentes.

8. Haz una revisión final del análisis FODA

Realiza una última revisión para confirmar los elementos que determinan la situación actual de tu negocio. Por último, crea un esquema que ayudará a todos a comprenderlo sin problemas. Puedes utilizar las plantillas gratis de HubSpot para realizar un análisis FODA de tu empresa. Aquí podrás encontrar:

Alternativamente, también puedes crear tu análisis FODA en Word.

Ejemplos de análisis FODA

Si todavía tienes dudas o requieres inspiración para hacer el análisis FODA para tu empresa, te compartimos ejemplos de distintos sectores.

1. Análisis FODA de una empresa de paneles solares

Este es el análisis FODA de una empresa ficticia de paneles solares. Este ejemplo es útil para cualquier tipo de organización que comercie bienes duraderos.

2. Análisis FODA de un software

Un ERP (Enterprise Resource Planning) es un software de gestión muy utilizado en las empresas. Este planificador de recursos tiene dos famosos exponentes: SAP y Oracle. En esta ocasión realizaremos un análisis FODA de Oracle para definir sus atributos y visualizar su panorama en el futuro.

3. Análisis FODA de un restaurante

Los análisis FODA de restaurantes ya sean de comida rápida, comida casera o gourmet pueden coincidir en algunas fortalezas (tener buenos platillos) o debilidades (sufrir mucha rotación de personal). El siguiente análisis FODA es de la famosa cadena Taco Bell.

4. Análisis FODA de un hotel

Marriott International es una de las cadenas hoteleras más importantes a nivel internacional. La diversidad, la inclusión y los proyectos sustentables son los elementos que conforman su imagen corporativa. Este análisis FODA ejemplifica cómo una marca puede enfrentar sus amenazas a través de sus oportunidades.

5. Análisis FODA de un ecommerce

Amazon es una compañía estadounidense de comercio electrónico que desde su surgimiento no ha parado de crecer. Esto se debe a la innovación, que es su primera y más grande diferenciación. En la edición 2022 del Prime Day, Amazon rompió récord al vender 100.000 artículos por minuto, convirtiéndose en la única compañía estadounidense en lograrlo. Sin embargo, como cualquier otra organización, también tiene debilidades y amenazas.

6. Análisis FODA de una empresa de alojamientos turísticos

Airbnb es una plataforma digital de alojamientos particulares y turísticos fundada en 2008. Tiene ingresos por 3.000 millones dólares estadounidenses y cuenta con presencia en más de 190 países alrededor del mundo. Sus mayores activos son sus anfitriones y huéspedes. Tal como se destaca en el análisis FODA, una de sus mayores fortalezas son sus precios inferiores a los de cualquier hotel.

7. Análisis FODA de una plataforma de video por streaming

Disney+ ha sido todo un suceso desde su anuncio en 2019 y en tan solo un año logró crecer a gran velocidad en comparación con Netflix, alcanzando 103 millones de usuarios. Sin duda, una gran ventaja es el reconocimiento de marca, sin mencionar sus nuevas adquisiciones y sus proyectos. Sin embargo, los servicios de video por streaming son cada vez más populares y ante tantas opciones, ¿podrá Disney+ mantenerse a flote?

8. Análisis FODA de una plataforma de redes sociales

TikTok es la red social con más descargas en el mundo, superando los 3,5 millones en el primer trimestre de 2021. Pero ¿esto será suficiente para mantenerse a largo plazo como la red social favorita? La lealtad cuestionable de sus usuarios representa una enorme amenaza, pero podría superarla si toma en cuenta algunas de sus oportunidades.

9. Análisis FODA de una empresa de retail

Walmart es una multinacional de retail bastante establecida en el mercado, que año con año suma éxitos. Fue una de las empresas más beneficiadas por el confinamiento en 2020, pues tan solo en México las compras de pánico aumentaron en un 8,6 % sus ventas generales. En este análisis FODA pueden visualizarse todas las fortalezas que goza.

10. Análisis FODA de una empresa de tecnología

La compañía Apple generó más de 394 millones USD de ingresos en 2022. Sin embargo, los cambios externos en las preferencias de sus consumidores, la inflación y otros aspectos económicos mundiales han hecho que esta exitosa marca experimente subidas y bajadas en los últimos meses, a pesar del lanzamiento de su último modelo, el iPhone 14. Este análisis FODA ofrece un panorama de la situación.

11. Análisis FODA de una empresa de cosméticos

Bissú es una marca mexicana de cosméticos que ofrece una gran variedad de productos de belleza que van desde labiales, delineadores y barnices de uñas. Actualmente es una empresa muy apreciada por sus consumidores, gracias a su gran entendimiento de las necesidades de sus clientes y sus precios bastante asequibles.

12. Análisis FODA de una empresa de exhibición de películas

Cinépolis es una empresa mexicana que se ha dedicado a la exhibición de películas desde 1971. A lo largo de los años se ha consolidado como una de las compañías más reconocidas en México y ha ampliado su cartera de servicios y productos; tiene presencia en países como Argentina, Estados Unidos, Brasil, El Salvador, Perú, Chile, entre otros. Su análisis FODA permite tener un panorama más detallado sobre lo que representa esta marca.

Esperamos que estos ejemplos te resulten muy ilustrativos y te inspiren a evaluar cuidadosamente cada aspecto de tu empresa. Recuerda que valorar periódicamente el desempeño de tu proyecto o compañía es necesario para establecer nuevos retos y seguir creciendo.

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Análisis FODA de una empresa: qué es, cómo se hace y ejemplos

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Aprende qué es el análisis FODA, para qué sirve, ejemplos ilustrativos y cómo implementar tu propia matriz FODA en tu empresa.

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5 FICHA TECNICA DE UN EVENTO PASO A PASO

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LIBRO 2. Preparar los eventos culturales

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LIBRO 2. Preparar los eventos culturales

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LIBRO 1 Preparar los eventos de negocios y sociales

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LIBRO 1 Preparar los eventos de negocios y sociales

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LIBRO 3. Comercializar los eventos de negocios, sociales y culturales

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LIBRO 3. Comercializar los eventos de negocios, sociales y culturales

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Este análisis está diseñado para brindar una mirada realista, basada en hechos y guiada por datos de las fortalezas y debilidades de una organización, así como sus iniciativas dentro de una industria.

Si te gustaría implementar un análisis de este tipo en tu organización, en este artículo te presentaremos los puntos que debes tener en cuenta, desde cómo realizarlo hasta algunos ejemplos y formatos recomendables.

¿Qué es el análisis DAFO?

Para que el análisis DAFO cumpla todas sus funciones, es necesario que los líderes de la empresa se involucren. No es una actividad que se le pueda delegar a otras personas, aunque tampoco se puede hacer solo. Es por eso que lo ideal es reunir a un equipo que ofrezca diferentes puntos de vista sobre la empresa para hacer un análisis estratégico .

Además, la organización necesita mantener el análisis preciso evitando creencias preconcebidas o áreas grises y enfocándose en contextos de la vida real. Por ello, las organizaciones deberían usarlo como una guía y no necesariamente como una prescripción.

Conoce más del también conocido Análisis SWOT.

¿Cuáles son los elementos que conforman el análisis DAFO?

El análisis DAFO, también conocido como análisis FODA , está formado por los siguientes elementos:

Debilidades: Son los atributos y recursos internos que funcionan en contra de un resultado exitoso. Las debilidades impiden que una empresa pueda alcanzar el nivel óptimo. Son esas áreas que necesitan ser mejoradas para seguir siendo competitivos.

Amenazas: Son los factores externos que tienen el potencial de dañar a una organización. En este punto, es necesario analizarlos y prepararse para no correr riesgos. Entre las amenazas más comunes se encuentran situaciones ambientales, aumento de costos de insumos, surgimiento de nuevas empresas competidoras, falta de mano de obra e incluso eventos extraordinarios como una contingencia sanitaria mundial.

Fortalezas: Las fortalezas son las áreas en que destaca una organización y la hace distinguirse de las demás. Puede ser una marca sólida, clientes leales, un balance estable, uso de recursos únicos, etc.

Oportunidades: Son esos factores externos que la organización puede capitalizar o utilizar a su favor para obtener un resultado exitoso y sacarle ventaja a las empresas competidoras.

Te recomiendo leer cómo realizar un análisis de la competencia.

¿Cómo realizar un análisis DAFO?

Crear un análisis DAFO involucra identificar y analizar todos los componentes que pueden formar parte de las oportunidades, amenazas, fortalezas y debilidades de una organización, por lo que para abordarlo de forma práctica es recomendable seguir estos pasos:

Paso 1. Genera tus preguntas

Primero debes crear una lista de preguntas para responder cada uno de los puntos del esquema. Las preguntas surgen como una guía para completar el análisis DAFO y obtener una lista balanceada. Algunas preguntas pueden ser:

Fortalezas

¿Qué estamos haciendo bien?

¿Cuál es nuestro principal activo?

Debilidades

¿Cuáles son nuestros peores detractores?

¿Cuáles son nuestras líneas de producto con peor desempeño?

Oportunidades

¿Qué tendencias son evidentes en el mercado?

¿Qué poblaciones no estamos considerando?

Amenazas

¿Cuántos competidores existen y cuál es su alcance en el mercado?

¿Existen regulaciones nuevas que puedan dañar nuestra producción?

Paso 2. Reúne a tu equipo de trabajo

Llevar a cabo un análisis DAFO es igual a una reunión para lluvia de ideas. Sin embargo, son reuniones que deben ejecutarse de forma correcta. Lo recomendable es realizar una pequeña reunión de diez minutos donde evites que los participantes piensen de forma colectiva y que cada uno sea escuchado.

Después de esos diez minutos, permite que cualquier persona agregue comentarios o anotaciones adicionales.

Paso 3. Clasifica tus resultados en un esquema

El siguiente paso es organizar las ideas y clasificarlas. Esto puede realizarse por votaciones. Al tener la lista de ideas, lo siguiente es comenzar un debate para elegir el elemento principal. Recuerda que este proceso debe realizarse para los cuatro elementos del cuadrante DAFO.

Ventajas y desventajas del análisis DAFO

Tienen muy poco o ningún costo.

Cualquier persona que entienda su negocio puede realizarlo.

Se enfoca en los factores más importantes que pueden afectar el negocio.

Te ayuda a entender mejor tu negocio.

Te permite abordar los factores que necesitan ser corregidos.

Reduce las amenazas.

Ofrece más oportunidades.

Permite aprovechar mejor las fortalezas.

Ayuda a desarrollar objetivos del negocio y crear estrategias para lograrlos.

Es solo una pequeña etapa de todo el proceso de planificación.

Es necesario realizar investigaciones más complejas al momento de tomar decisiones.

Solo puede atender una debilidad, una amenaza, una fortaleza y una oportunidad.

Es complicado abordar factores inciertos o que pueden ser fortalezas y amenazas al mismo tiempo.

No prioriza entre los problemas.

No da soluciones u otras alternativas.

Ofrece muchas ideas, pero no ayuda a elegir la mejor.

Produce mucha información, pero no toda es útil.

Ejemplo de análisis DAFO

A continuación te presentamos un ejemplo de un esquema de análisis DAFO de acuerdo con el estudio de los aspectos negativos, positivos, internos y externos de una organización.

Un ejemplo de las empresas que han implementado este análisis es Coca-Cola, la cual pudo notar fortalezas importantes como su nombre de marca globalmente famoso, su amplia red de distribución y sus oportunidades en mercados emergentes.

Sin embargo, también percibió debilidades y amenazas, por ejemplo, fluctuaciones de monedas extranjeras, un interés creciente del público en bebidas saludables y competencia de proveedores de bebidas saludables.

Este análisis motivó a la compañía a plantear algunas preguntas difíciles, pero también a ver que se podía mantener como una de las principales proveedoras de bebidas que permitía a los inversionistas más conservadores considerarla una fuente confiable de ingresos.

Cinco años después, el análisis realizado se demostró como efectivo, ya que Coca-Cola permaneció como la sexta marca más fuerte en el mundo y sus acciones han incrementado su valor por más del 60 %.

¡Descarga una plantilla gratuita para realizar un análisis DAFO!

El análisis DAFO es una herramienta fácil de implementar y que te permite desarrollar procesos para tu negocio de forma organizada. Cuando una empresa es nueva, es ideal para la planeación, ya que permite crear estrategias para dirigirse por el camino correcto.

En QuestionPro queremos ayudarte a tomar las mejores decisiones para tu organización, por lo que hemos creado una plantilla gratuita de análisis DAFO que te ayudará a realizar este proceso de forma simplificada. ¡Descárgala ahora!

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Este análisis está diseñado para brindar una mirada realista, basada en hechos y guiada por datos de las fortalezas y debilidades de una organización, así como sus iniciativas dentro de una industria. Si te gustaría implementar un análisis de este tipo en tu organización, en este artículo te presentaremos los puntos que debes tener en cuenta, desde cómo realizarlo hasta algunos ejemplos y formatos recomendables.

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Seguridad en eventos en la vía publica por el Ayto. de Getxo. Legíslación vigente, como tramitar el eventos, como prevenir y como actuar en caso de emergencia. Plan de autoprotección. Protección civil ayto. de Getxo.

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¿Quieres organizar un evento y no sabes por dónde empezar? Hoy quiero compartir contigo esta guía de cómo crear un evento y todas las acciones que se deben llevar a cabo en cada fase.

Con este post quiero facilitarte las pautas de cómo se planifica y que debes tener en cuenta para organizar un evento, las acciones que debes realizar en la producción y en la post-producción y cómo puedes promocionar el evento para que sea todo un éxito.

Los eventos son una gran herramienta para marcar la diferencia con tu marca por ello las empresas deberían aprovechar este tipo de actividad para potenciar su imagen, fidelizar y captar nuevos clientes. Existen tres etapasbien definidas en la creación de los eventos:el antes, el durante y el después. Antes de profundizar en estas fases, debes tener en cuenta una serie de factores comunes para la elaboración de cualquier tipo de acto que te menciono a continuación. Los eventos son una gran herramienta de comunicación muy importante para las empresas. ﻿Clic para tuitear

Organización de eventos ejemplos y pasos a seguir

Te detallo a continuación, los mejores ejemplos de organización de eventos y pasos que debes seguir para organizar uno correctamente.

1. Factores comunes para organizar un evento

El primer factor común para organizar un evento es la elaboración de un briefing. Es decir, un documento que se revisa continuamente y donde el planteamiento estratégico que se va a llevar a cabo para cumplir las metas fijadas. En él se comunica lo que se quiere hacer y los que se quieren conseguir. El briefing es el punto de partida que expresa lo que el cliente quiere conseguir. ﻿Clic para tuitear En este documento se recopila los siguientes puntos, entre otros muchos:

La idea creativa

El público objetivo

La fecha y lugar de celebración

El presupuesto

El programa del desarrollo del evento

Las gestiones con los proveedores

Las acciones durante, antes y después del evento.

El segundo factor, es la creatividad que se ha convertido en uno de los elementos más demandados a la hora de contratar un organizador de eventos ya que es lo que marca la diferencia frente a la competencia. Un evento debe generar impacto y ayudar a fidelizar al público objetivo mediante el recuerdo durante y después del evento, por ello deben ser lo más creativos posibles. La creatividad hace posible que un evento sea excepcional y que cumpla sus objetivos. ﻿Clic para tuitear

Las nuevas tecnologías son otro componente que cobran un gran protagonismo. En la mayoría de los eventos el sonido, la iluminación y las imágenes se están convirtiendo en elementos imprescindibles.

La elección de espacios y escenarios cada día exigen más sitios amplios capaces de albergar todos los contenidos funcionales. Esto requiere un gran esfuerzo de producción y montaje. El lugar geográfico dónde se organiza un evento va a tener incidencia en la producción del mismo y en su presupuesto.

Realizar eventos que requieren los desplazamientos del equipo de producción conlleva una mayor complejidad y también obliga a pensar en los proveedores. Tendrás que decidir si trabajas con proveedores habituales o con proveedores próximos al lugar. Son tres etapas las que tienes que tener en cuenta para organizar un evento con éxito: La fase pre-producción: la planificación y la preparación. En esta etapa se trabaja varios aspectos, como el desarrollo del briefing, la definición de los objetivos, la búsqueda de la localización y el desarrollo de la idea.

La segunda etapa, es la Es el momento de visitar el lugar donde va a desarrollarse el evento para así realizar el seguimiento del montaje para que todo esté preparado. En esta fase se realizan las gestiones con los proveedores necesarios para el proyecto. Asimismo, con todos los datos se elabora un plan de trabajo, se realizan diversos ensayos y se establece un escaleta para que pueda seguir el equipo de producción.

Terminado el evento, incluido el desmontaje, se pasa a la fase de postproducción donde se analizan los resultados obtenidos. Es también el momento de valorar la satisfacción del cliente, la consecución de los objetivos y el ROI (el impacto y resultados del evento en relación con el retorno de los objetivos).

2. Desarrollo del briefing del evento

Esta fase, como he comentado antes, se basa en el desarrollo del briefing, donde se definen los objetivos, el público objetivo, la cantidad de asistentes, la fecha, la sede y las características del tipo de evento a realizar. Existen varios tipos de eventos: conferencias, ferias, exposiciones, congresos, eventos corporativos, festivales, etc. Debes ser consciente de que el briefing es un buen instrumento de gestión, te va a dar una idea de lo que quiere el cliente.

3. Análisis de los objetivos

En este paso se fijan los objetivos de producción. El proyecto que se diseña para el evento debe guardar absoluta coherencia con los objetivos esperados.

Te recomiendo mantener reuniones con el cliente para saber qué objetivos quiere cubrir con el evento y transmitirlo al equipo de la forma más ordenada posible para así conseguir las expectativas del cliente. Hay que tener muy bien definido que se pretende con el evento, cuál es la filosofía y el mensaje qué se quiere transmitir.

4. Lista de invitados, invitación y confirmación

Otro paso, antes del evento, es determinar el número y tipos de invitados. La lista de invitados, el envío de invitaciones y la confirmación de asistentes son acciones que se deben realizar en la denominada "fase taquilla".

Las invitaciones son el principal instrumento de comunicación para hacer llegar a una persona o a un determinado grupo el deseo por parte del anfitrión o entidad de que acudan a su evento. Hoy en día, se pueden observar una gran variedad de diseños llenos de creatividad que incitan a asistir al evento.

Independientemente del diseño, toda invitación debe tener el logotipo o escudo de la institución que convoca el evento, quién invita (nombre del anfitrión, autoridad o entidad), a quién invitas (si se opta por la invitación personalizada), la sede del acontecimiento, la fecha, la hora, y si se requiere confirmación también se debe dejar claro en la propia invitación.

Si deseas añadir más texto, como algún pequeño mapa de cómo llegar al evento o algún timing de cómo transcurrirá el acto, puedes recurrir a otro elemento complementario que se adjunta con la invitación, que es lo que se llama "nota de interés".

En cuanto las confirmaciones, si el invitado debe confirmar su asistencia es importante informárselo en la invitación. Se colocarán los datos de contacto y la fecha límite de inscripción. Es recomendable pedir confirmación para conocer con antelación el número de asistentes, para así poder empezar a gestionar aspectos como el encargo del catering, el número de sillas, la colocación de presidencias, la seguridad, las acreditaciones, el aforo, etc.

5. Cómo elegir la sede y fecha de tu evento

A la hora de organizar un evento, uno de los aspectos importantes es seleccionar la fecha de la actividad y el lugar del evento dentro de la etapa pre-producción. Marcados los objetivos debes trabajar en la propuesta de producción. Es importante escoger una fecha que sea favorable, normalmente los mejores días son miércoles o jueves de la semana y que no te coincida con ningún día especial (festivos, partidos de fútbol, etc.)

Se debe analizar las ventajas y desventajas de las posibilidades del espacio. Hay que tener en cuenta una serie de aspectos, como las normas de funcionamiento del espacio, los accesos para invitados y vehículos, la disponibilidad de materiales de producción, las dimensiones, capacidad de almacenaje, etc. Lo importante es buscar un espacio relacionado con el mensaje que se quiere transmitir en el evento. ﻿Clic para tuitear

6. Elaboración del presupuesto, necesidades y patrocinadores

Una vez completado todo lo anterior, debes detectar las posibles necesidades y carencias para tu evento. Por ejemplo, los micrófonos, los equipos de audio-vídeo, mesas, asientos, proyectores, etc. Tienes que encargarte de contratar todo el equipo necesario (técnico, catering, decoración...) y de dejar bien cerrado todo lo que te tenga que ver con el material gráfico y las acreditaciones.

Es necesario elaborar una estimación inicial del presupuesto. Debes cerrar los gastos básicos: el espacio de celebración, el catering, el montaje y desmontaje, los carteles, las acreditaciones, la comunicación, el personal, etc. Aquí te dejo un enlace donde puedes obtener un modelo de para el desarrollo de un presupuesto para un evento.

Otro paso fundamental es la búsqueda de patrocinadores para cubrir tu evento, normalmente puedes buscar en función de las necesidades que vas a tener en tu evento y establecer un intercambio de servicios con ellos o sino elaborar un buen plan de opciones que les vas a ofrecer a los patrocinadores a cambio de una contribución económica. Es importante que busques patrocinadores afines a tu sector y a tu público objetivo para que también puedas sacarle provecho a sus servicios y que les dejes muy claro toda la visibilidad y repercusión que van a lograr con tu evento.

7. Cómo promocionar un evento

¡Ya están todos los pasos! ¡Es hora de dar a conocer tu evento! Prepara folletos, publica anuncios, convoca a los medios de comunicación, realiza llamadas telefónicas y visita a los patrocinadores potenciales.

Puedes promocionar el evento a través de varias formas, a través de una landing page con la información del evento, mediante inscripción online, publicidad en medios específicos del sector del evento, redes sociales, banners para la web, colaboraciones con otros bloggers del sector para que hablen del evento, etc.

Mi recomendación es que explotes las redes sociales, tu blog y que tengas un hashtag asociado a tu evento. Asimismo, si lo ves necesario puedes recurrir a publicidad mediante Facebook Ads,Twitter Ads, Instagram Ads e incluso campañas de Google Adwords. Aquí te dejo un artículo de Elena Charameli, experta en Adwords y SEM, donde explica detenidamente cómo hacer anuncios en Facebook. Debes también ir realizando un seguimiento de las confirmaciones y si lo ves necesario enviar recordatorios a los invitados.

8. Tipos de presidencia y el anfitrión

Una figura que debes tener muy en cuenta si es un evento muy formal, es el anfitrión, es decir, la persona con mayor rango de la institución que acude al evento. En muchas ocasiones, esta persona no está definida y es la propia entidad o marca la que hace de anfitrión. En este caso lo más importante es el producto y la institución. El anfitrión debe cumplir unas funciones específicas, entre ellas, presidir el evento. En caso de que no lo presida se coloca a la derecha o a la izquierda de su invitado de honor. Las presidencias comunican visualmente los mensajes que el evento quiere comunicar ﻿Clic para tuitear La presidencia es la zona reservada para el anfitrión y sus invitados principales. Existen muchos tipos de presidencias y actualmente se utilizan escenografías minimalistas donde la imagen de la marca y los colores corporativos destacan sobre el resto de mobiliario. Una vez elegido el tipo de presidencia se debe tener en cuenta la numeración de ésta, en función de la finalidad y la filosofía del evento.

Durante la celebración del evento se ejecutarán todas las actividades planificadas en el pre-evento. Para que la ejecución sea perfecta se hará una reunión previa con todo el personal involucrado. Durante el desarrollo de un evento lo más importante es la coordinación, ya que normalmente intervienen diferentes profesionales.

[Tweet "La producción es toda la fase de planificación y organización que hará posible el directo del evento."]

Es recomendable, hacer un ensayo de todo el evento al menos con 24 horas de antelación, para asegurar que todo está correcto.

10. Organigrama y Cronograma

Debes tener en cuenta el organigrama del equipo de producción, su jerarquía. Te encargarás de asignar las responsabilidades y las tareas a cada uno de los involucrados del evento. Te recomiendo hacer también un cronograma de actividades, es decir, una lista de todas las acciones que se van a llevar a cabo con sus fechas previstas de comienzo y final. Es importante tener un plan de necesidades, es decir, un documento que contemple la parte técnica y escenográfica necesaria para llevar a cabo el programa del evento.

11. Cómo lograr ser Trending Tópic durante el evento

Si has elegido un buen hashtag, fácil de recordar y lo has difundido bien antes del evento ahora solo toca reforzarlo durante el evento para que los asistentes lo usen y así conseguir ser Trending Topic. Aquí te dejo unos consejos de cómo conseguir ser TT con tu hashtag durante el evento y de cómo usar Twitter en los eventos:

Haz emisiones en streaming para potenciar el uso del hashtag

Destácalo en todos los sitios posibles: en las pantallas, folletos, agenda del evento, etc.

Haz algún sorteo o concurso para que los asistentes se animen a participar

Anuncia a los ganadores por Twitter

Geocaliza todos tus tweets así será más fácil ser Trending Topic

Pide apoyo a los mejores twitteros y bloggers para que compartan tweets con el hashtag, así tendrás más impacto

Comparte contenido visual y que impacte

Monitoriza bien el hashtag e interatúa con los asistentes ¡los RT también cuentan!

Incluye enlaces y llamadas a la acción en tus tweets

Trabajando bien estos aspectos estoy segura que conseguirías que tu evento se convierta en Trending Topic, puedes recurrir a varias herramientas para monitorizarlo y medir su impacto como por ejemplo Metricool, TweetBinder, Tweetdeck, Hootsuite entre otras.
En esta etapa destacan dos acciones muy importantes, por un lado, las encuestas de satisfacción y por otra parte, el reporte con los resultados obtenidos del evento.

12. Evaluación de los resultados: ROI

Una buena manera para evaluar el evento es enviar encuestas de opinión a los participantes. Además, si se puede responder de forma online, sería mucho mas simple recibir el feedback de los implicados. Asimismo, debes medir si el cliente ha obtenido el retorno de inversión que esperaba. (ROI)

13. Agradecimientos

Es imprescindible dedicar parte de tu tiempo a dar gracias a los que hicieron posible el evento: equipo, proveedores, invitados, asistentes, medios de comunicación, entre otros. También es esencial, facilitarle a los medios de comunicación el dossier del evento.

14. Revisar las redes sociales, monitorización del hashtag

Otra acción fundamental, es realizar un revisión de todas las redes sociales y hacer un seguimiento de los medios de comunicación. Es interesante hacer también un reporte de la actividad online, de lo qué se ha publicado en la red del evento, la interacción que se ha tenido con el hashtag creado para el evento, los mensajes, las menciones, etc.

15. Elaboración de reporte y sugerencias

Finalmente, tras la evaluación y el análisis de los resultados obtenidos, debes plasmarlo en un reporte con conclusiones y sugerencias, para transmitírselo al cliente.

Espero que te haya sido útil estos pasos para organizar un evento, no obstante, si echas en falta alguna acción no dudes en dejar tu aportación. ¡Estaré encantada de seguir ampliando este post! 🙂

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Un análisis FODA es una herramienta diseñada para comprender la situación de un negocio a través de la realización de una lista completa de sus fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas. Resulta fundamental para la toma de decisiones actuales y futuras.

Análisis FODA

La matriz de análisis FODA es una herramienta muy valiosa para cualquier negocio, en tanto que da la pauta para conocer lo que se está haciendo bien y todo aquello que representa un reto actual o potencial.

¿Para qué sirve el análisis FODA?

El análisis permite tener un panorama más amplio de la empresa, desde las ventajas competitivas hasta las dificultades que pueden afectarla. El FODA crea un diagnóstico certero y útil para detectar problemas internos y externos, determinar el curso que deberá seguir la compañía y brindar mayor conocimiento acerca de las características de valor del negocio, tanto a los miembros del equipo como a los nuevos talentos.

Estructura de un análisis FODA

Estructura de un análisis FODA

El FODA se divide en dos partes: análisis interno y análisis externo.

Análisis interno

En el diagnóstico interno se analizan las fortalezas y debilidades tomando en cuenta la estructura empresarial, la operatividad, la dirección y los aspectos financieros que influyen en el funcionamiento.
En este caso, las fortalezas son las características positivas de la empresa que sirven como inspiración o modelo a seguir. Son elementos diferenciadores y que hacen que la compañía se destaque del resto. En cambio, las debilidades son elementos negativos o puntos bajos de la empresa que pueden afectar en el cumplimiento de objetivos y dificultan la llegada de los resultados esperados.

Análisis externo

En el diagnóstico externo se analizan diferentes condiciones en las que su buen desarrollo no depende necesariamente de la empresa. Pueden presentarse como amenazas u oportunidades dependiendo del impacto que tengan en su operación. Algunos ejemplos podrían ser los factores sociales, ambientales, políticos o legales.
Las amenazas son aspectos negativos que afectan a la empresa y requieren un plan estratégico para prevenirse o aminorar su efecto. Las oportunidades son las situaciones o elementos positivos del entorno que debe aprovechar, ya que de ello depende atraer mayores inversiones o beneficios para su futuro y crecimiento.

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Las '5 eses' para ser más productivo 5S es una herramienta de gestión visual fundamental dentro de Lean Manufacturing, y utilizada habitualmente como punto de partida para introducir la mejora continua en la empresa. Su misión es optimizar el estado del entorno de trabajo,