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Cuando un equipo necesita coordinar su trabajo para ganar en eficiencia y productividad, lo adecuado no es sólo contar con herramientas que mejoren el rendimiento, sino que todas esas aplicaciones estén coordinadas e integradas en una misma plataforma.

Si cada una se implementa de manera individualizada, su efectividad, en conjunto, pierde fuerza. Por el contrario, tener todo en un mismo sitio ahorra tiempo, previene errores y agiliza procesos, lo que repercute en el clima laboral y en los resultados del negocio.

Conscientes de esa necesidad, los nuevos espacios virtuales de trabajo ofrecen a emprendedores, pequeños comercios y grandes empresas la posibilidad de contar en una sola plataforma con todas las soluciones necesarias para resolver con agilidad las tareas cotidianas y ayudar a alcanzar antes los objetivos de negocio.

Todas las áreas de la empresa se benefician de su uso, pues están diseñadas para mejorar la comunicación interna y externa, optimizar las campañas de marketing, organizar tareas y proyectos, automatizar procesos, gestionar la relación con los clientes, así como administrar sitios web e ecommerces que vendan. Hay soluciones como Bitrix24 que coordinan e integran todas estas aplicaciones en una misma plataforma.

Pero, concretemos un poco más. ¿Qué ventajas tiene utilizar una plataforma de trabajo colaborativo? Toma nota, porque son muchas.

1. Ayuda a encontrar nuevos clientes y a cerrar más ventas

Producir más y mejor en el menor tiempo posible es el sueño de todo empresario y alcanzarlo es más fácil cuando se dispone de un CRM que actúe como centro neurálgico de operaciones. Las grandes empresas ni se plantean prescindir de esta herramienta, pero las pequeñas también deberían ver en ella una inversión.

El CRM es vital para gestionar la relación con los clientes. Ayuda a adquirir automáticamente nuevos prospectos a través de los canales con los que la empresa cuenta, como sitio web, teléfono, mensajería instantánea, correo electrónico o redes sociales. También permite automatizar los embudos de ventas, clasificar los prospectos, asignarlos a los representantes de ventas, encontrar los datos de cada cliente con sólo unos clics y, en definitiva, convertir los prospectos en clientes que compran.

¿Rentable, verdad? Por eso, el CRM es el eje fundamental de las plataformas colaborativas y el primer motivo por el que merece la pena estar en un espacio virtual de trabajo.

2. La relación con los clientes mejora y la fidelización crece

En la relación con los clientes, el objetivo son las ventas, pero para llegar a ellas los prospectos deben pasar por todas las fases del embudo de conversión.

Para ello, el CRM sigue siendo indispensable. Gracias a esta herramienta es posible acompañar al cliente en todo el recorrido del funnel, conociendo en cada momento sus necesidades y el estado de sus pedidos. También queda cubierta la fase de postventa, cuando la compra se ha realizado y el prospecto se ha convertido en cliente, pues igualmente influye en que los clientes se sientan satisfechos y quieran volver a comprar o se planteen recomendarnos.

Gracias al CRM es posible navegar por los registros con facilidad y encontrar los datos de un cliente en concreto a través de filtros de los búsqueda.

Cuando, además, esta herramienta está integrada en una plataforma de trabajo colaborativo es más rápido dar soporte en tiempo real a través de diferentes medios, ya sea por mensajería, teléfono, correo electrónico, chat en vivo o de las redes sociales con las que cuente la empresa.

3. El ROI de las campañas de marketing aumenta

Cada vez más CRM de espacios virtuales de trabajo incluyen módulos de marketing. Con ello, sin salir de la plataforma, es posible lanzar campañas en distintos canales (correo electrónico, SMS, telemarketing, redes sociales, Google...), analizar los costes y el ROI.

Desde estos módulos, los responsables de marketing pueden segmentar audiencias, hacer un seguimiento de las métricas y tomar, junto con los departamentos de comunicación, ventas, analítica o financiero, decisiones para las siguientes campañas basándose en datos concretos.

La información es accesible para todos los responsables en cualquier momento y lugar. Por eso, en equipo y a distancia pueden planificar las siguientes campañas en los canales que han resultado más rentables o dirigirlas a los segmentos de audiencia que más interesen, lo que supone una gran estrategia para generar ventas recurrentes.

4. La comunicación interna es más cómoda y fluida

¿Cuántas herramientas necesita una empresa para que la comunicación fluya entre sus empleados, socios y colaboradores? Chat de trabajo para los asuntos que precisan una respuesta rápida; Intranet para gestionar y compartir la cantidad de información que se genera desde la empresa; programas de videollamadas y videoconferencia para mantener vivo el contacto humano y afianzar las conexiones... Y como éstas, otras muchas más: un sistema telefónico VoIP integrado con el CRM, un servicio de mensajería instantánea y, por supuesto, el correo electrónico.

Centralizar todos estos canales en la misma plataforma no sólo facilita la comunicación entre las personas que forman parte de la organización, para la empresa también supone un ahorro considerable en equipos, costes de instalación y mantenimiento.

5. Facilita la movilidad, la autonomía y la flexibilidad laboral

La movilidad y la flexibilidad de los empleados es imprescindible para que el trabajo discurra de manera ágil. Incluso muchos de los puestos que hace un par de años se desempeñaban de manera presencial en la oficina de lunes a viernes, hoy en día, tras la pandemia del Covid-19, se han rendido a las ventajas del teletrabajo, al menos, varios días laborables.

Los empleados de mayor edad han encontrado en esta flexibilidad una manera de conciliar su vida personal y profesional. Para los trabajadores jóvenes el teletrabajo es, directamente, uno de los requisitos más valorados a la hora de decantarse por una empresa u otra. Por eso, cada vez más compañías lo incorporan entre sus beneficios sociales, junto a los tradicionales planes de salud y formación.

En cualquiera de estos casos, los espacios virtuales de trabajo cubren con creces las expectativas, al paquetizar todas las funcionalidades e integrarlas entre sí en un único servicio en línea disponible para trabajar desde un escritorio en casa o en la oficina, pero también a través de dispositivos móviles Android e iOS.

6. Potencia el intercambio de ideas y la innovación

El trabajo colaborativo inspira a los equipos, fomenta la creatividad y potencia la innovación, unos requisitos imprescindibles para que cualquier negocio se mantenga en el mercado. La cooperación también favorece el aprendizaje entre los miembros del equipo y permite identificar talentos. Por todas estas razones, merece la pena impulsar desde las empresas el compromiso con el trabajo cooperativo.

Ahora bien, crear un ambiente de cooperación no depende sólo de las personas que forman parte de un equipo, también de que éstas tengan a su disposición las herramientas que favorezcan el intercambio de ideas. De esto se encargan los espacios virtuales de trabajo con sus calendarios compartidos para la asignación y seguimiento de tareas, listas de verificación, programadores de eventos y reuniones, canales de comunicación en tiempo real y otras muchas soluciones conectadas entre sí para el que el trabajo no se atasque y las ideas fluyan.

7. La productividad aumenta

Hasta ahora, hemos visto que un espacio de trabajo colaborativo incluye soluciones para gestionar la relación con los clientes, aplicaciones para mejorar la comunicación y otras enfocadas a optimizar la planificación y la gestión empresarial. Sin embargo, la gran ventaja es que estén integradas, lo que repercute en la productividad.

Por poner sólo un par de ejemplos de cómo agilizan el trabajo cotidiano, piensa que acceder desde una misma interfaz a todas las herramientas, evita tener que abrir y cerrar continuamente distintas aplicaciones, así como aprender a manejarse en ellas y adaptarse a sus respectivos diseños, en ocasiones poco amigables y funcionales.

8. La gestión del tiempo se optimiza

Si algo se ahorra en un espacio virtual de trabajo es tiempo. Sus herramientas de planificación, al estar entroncadas con las demás soluciones, eliminan el caos de lidiar con innumerables flujos de documentos y tareas repetitivas.

Además, incluyen administradores de la carga de trabajo de los empleados, contadores de tareas, listas de verificación, así como plantillas en las que programar y automatizar procesos recurrentes.

Desde estas aplicaciones, los supervisores pueden definir el tiempo que se debe dedicar a cada trabajo y administrar las horas de los empleados; también, comprobar cuántas tareas están en proceso, identificar de un vistazo aquellas que están a punto de retrasarse y obtener informes de rendimiento.

La información se comparte automáticamente, de modo que todo el equipo puede conocer de inmediato las actualizaciones y mantener las interacciones necesarias para poner en común los avances, identificar cuanto antes los contratiempos y tomar las decisiones que ayuden a solventarlos.

9. Las webs, ecommerces y páginas de destino posicionan y venden

Tener presencia online ya no es una opción a valorar, sino una necesidad. El mercado se mueve en Internet y quien no está en este canal, simplemente no existe.

Desde las plataformas de trabajo colaborativo también es posible crear webs, ecommerces y landing page enfocadas a la venta, así que ya no hay excusa para no estar en la Red.

Las plantillas que ofrecen son fácilmente personalizables, así que cada cliente puede adaptar el diseño a su gusto y adecuarlo a las necesidades de su negocio, independientemente de su tamaño y de sus sector.

Estas webs ya están programadas para que sean compatibles con dispositivos móviles y el SEO está automatizado, lo que ayuda a aparecer antes en los primeros resultados de los buscadores.

En el caso de los ecommerces es sencillo añadir un catálogo de productos, formularios web y chats en vivo con los que resolver las consultas de los usuarios.

Al ser sitios web integrados con el CRM, los inventarios, prospectos, clientes, pedidos y pagos que se realizan se agregan automáticamente a la plataforma de trabajo colaborativo.

10. Promueve la cultura empresarial y ayuda a atraer talento

En una empresa no todo son clientes y ventas. De hecho, los trabajadores y su bienestar son el pilar para que todo marche. Por ello, los espacios virtuales de trabajo también facilitan la gestión de los recursos humanos.

Desde ellos se puede crear y administrar la Intranet de una empresa y publicar noticias que difundan la cultura empresarial, promuevan el contacto casual entre los trabajadores, las felicitaciones por los logros y el sentimiento de equipo.

También disponen de directorios con todos los datos de personal. Salarios, nóminas, horas de trabajo, permisos laborales, viajes de negocios e informes de desempeño... todo está integrado, igual que las aplicaciones específicas para captar y retener a los mejores talentos.

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Las ventajas de trabajar en equipo con una plataforma colaborativa - Emprendedores

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Cuando un equipo necesita coordinar su trabajo para ganar en eficiencia y productividad, lo adecuado no es sólo contar con herramientas que mejoren el rendimiento, sino que todas esas aplicaciones estén coordinadas e integradas en una misma plataforma. Si cada una se implementa de manera individualizada, su efectividad, en conjunto, pierde fuerza.

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Todas las personas nacen y se vuelven seres sociables con objetivos en la vida y en el trabajo que necesitan ser logrados en conjunto con otras personas. Sin embargo, es habitual que en el mercado laboral con frecuencia resulte complicado, para muchos, entender cómo trabajar en equipo.

La era pospandemia, durante la cual muchas personas no volvieron a las oficinas o a sus distintos lugares de trabajo, se vuelve un momento de desafío para entender y practicar el trabajo en equipo.

Pero la tecnología ayuda muchísimo y ofrece herramientas para armar buenos trabajos conjuntos.

Qué es el trabajo en equipo

El trabajo en equipo nace en la necesidad de mejorar rendimientos, actitudes y la lealtad del grupo de trabajo. Se sucede cuando un grupo de personas tratan de cooperar utilizando sus habilidades individuales y aportando en forma constructiva más allá de cualquier conflicto que a nivel personal pudiera haber entre las individualidades de ese grupo.

Trabajo en equipo. La tendencia se consolidó después de la pandemia, y la tecnología reemplazó parte de las reuniones presenciales.

Pero además, es importante saber que este trabajo en equipo fomenta un sentido de lealtad, seguridad y autoestima que ayuda a los integrantes, valorando su pertenencia y generando un esfuerzo por mantener relaciones positivas.

Características de trabajar en equipo

Para lograr un verdadero trabajo en equipo, que impacte en el clima organizacional, necesitamos tener ciertas características principalmente en la actitud de las personas.

Estas son las de compartir nuevas ideas y dar soluciones, aportar opiniones, ofrecer información y hechos relevantes, coordinar y cooperar en las actividades, comprender empáticamente al otro y apoyar ideas que quizás no son las propias. ¿Cuáles son las ventajas de trabajar en equipo? Muchas. Aquí, algunas de ellas:

Compartir situaciones de convivencia diaria y el desarrollo de las metas propuestas por la empresa u organización.

​La charla y la conversación con intereses comunes, al mismo tiempo en que se aúnan estrategias y procedimientos.

​Aumentar el sentido de pertenencia hacia el papel que los colaboradores se comprometen a realizar para lograr los objetivos que ayudan a crear.

Contar con personas que se organizan para el logro de uno o varios objetivos en común, siendo un factor clave en esta unión que los intereses y metas personales sean compatibles con los objetivos del equipo.

Si el trabajo en equipo es llevado a cabo apropiadamente, favorece el desarrollo de las empresas.

Pero también, hay algunas desventajas, y aunque son menores, pueden afectar a las personas involucradas y a la empresa.

Falta de individualidad. Se pierden la persona y sus ideas en pos de trabajar en forma conjunta.

​Toma de decisiones lentas. Los sí y los no se demoran a veces horas o días y la toma de decisiones tiene menos premura que cuando una sola persona es la que está diciendo qué es lo que hay que hacer.

​Falta de conocimiento de los miembros.

​Incomodidad. Muchas veces puede suceder que alguno de los miembros del grupo no se siente a gusto en el mismo y eso puede ser muy contraproducente para esa persona y también para la empresa a la que pertenece.

El mal liderazgo. No todas las cabezas de equipo son buenas. Es una realidad y hay que detectarlo a tiempo para no arruinar el trabajo de todos.

La importancia de trabajar en equipo

El trabajo en equipo ayuda al cumplimiento de los objetivos que tiene una empresa. A la vez, incrementa la motivación y la creatividad, y favorece las habilidades sociales de cada miembro. Trabajar en equipoes una capacidad altamente valorada en el mercado laboral, y es una de las características más demandadas por las empresas.

Es una manera muy útil de agilizar las tareas del día a día, consiguiendo alcanzar los objetivos de manera exitosa. Al tomar las decisiones entre todos los miembros del equipo de trabajo, la calidad aumenta notablemente.

Cómo es trabajar en equipo en una empresa

El trabajo en equipo es una de las herramientas más importantes cuando hablamos de eficiencia organizativa.

Se da en una empresa cuando un grupo de personas trabaja en conjunto hacia un objetivo colectivo de manera eficiente. Cuando varias personas trabajan juntas para lograr un objetivo común, la empresa puede prosperar.
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La unión hace la fuerza. Bajo esta premisa, las empresas más punteras trabajan con las 5 C del trabajo en equipo. Los expertos afirman que gracias a ellas la rutina del trabajo se hace más llevadera, poniendo en práctica técnicas como el liderazgo y otras que favorecen el buen ambiente en el trabajo. El que haya objetivos comunes o que se responda a las necesidades de la labor o de la empresa son otros factores que mejoran gracias a la puesta en marcha de estos propósitos.

Las 5 C del trabajo en equipo

Son muchas las compañías que están fomentando estos comportamientos entre sus empleados. Y es que los expertos aseguran que la puesta en marcha de estos 5 conceptos tiene muchas ventajas tanto para las empresas como para los trabajadores de las mismas.

Entre ellas, destacan la mejora significativa de la calidad del trabajo y del servicio ofrecido a los clientes. Además, los empleados se implican más en su labor, tienen mejores resultados tanto en trabajo como en equipo y el objetivo común es más fácil de conseguir. Otros factores a destacar son la reducción de los conflictos y el absentismo laboral, así como el que se favorece el aprendizaje y el intercambio de información.

Los expertos aseguran que la puesta en marcha de estos 5 conceptos tiene muchas ventajas tanto para las empresas como para los trabajadores de las mismas

Analizamos las 5 C son la comunicación, la coordinación, la complementariedad, la confianza y el compromiso.

1. Comunicación

Sin duda, la comunicación es uno de los pilares del trabajo en equipo. Y es que para un grupo de personas puedan realizar sus labores de manera correcta, eficiente y con buen ambiente laboral es preciso que todos los miembros cuenten con toda la información necesaria para poder desarrollarla.

Por eso, en los equipos de trabajo hay que olvidarse de ambigüedades. Los canales de información y los procedimientos para facilitarle a todos los compañeros deben estar muy claros para que no haya pie a malos entendidos o que a una sola persona no pueda desarrollar su labor en el tiempo y forma adecuadas porque no tuviera todas las indicaciones claras.

Es preciso que los líderes sean lo más transparentes posibles con su equipo y que les mantengan informados en todo momento de cambios que les puedan afectar. Que alguien se entere a través de terceros de alguna novedad respecto a su trabajo o los objetivos del mismo puede generar conflicto y desconfianza.

2. Coordinación

En todo equipo de trabajo debe estar presente la figura del líder. Esta figura es quien se encarga de coordinar las tareas y los miembros, conociendo a fondo cada uno de ellos para asignar los trabajos a las personas que mejor preparadas estén para cada punto.

El líder debe ser accesible para los miembros del equipo y contar con flexibilidad a la hora de realizar la coordinación de manera positiva. De esta manera se obtendrán los mejores resultados de cada individuo.

3. Complementariedad

En el punto anterior se hablaba del líder y de su papel a la hora de coordinar a los miembros del equipo, eligiendo al mejor preparado para cada labor. Bien, pues la complementariedad es eso, contar en el equipo con personas con conocimientos y habilidades particulares para ser capaz de dar respuesta a las necesidades de los clientes de manera global.

La formación y la experiencia tanto a nivel personal como profesional de cada miembro enriquecerán los resultados del trabajo común.

Por tanto, y siempre que sea posible, es importante formar equipos en los que sus miembros se complementen. Conocer a cada persona previamente favorece la coordinación de las tareas. Es una buena opción apostar por la creación de equipos de personas con diferentes perfiles aunque la coordinación resulte más compleja, puesto que de esta manera se enriquecerán los resultados.

4. Confianza

Para facilitar la agilidad en el trabajo, es preciso que se genere confianza en el equipo. Y también ganarla. La comunicación transparente o el tiempo en el que los miembros se conocen es importante para que se cree ese ambiente perfecto.

Además es importante seguir generándola día a día. Por tanto, el líder debe explicar de manera clara y concisa el proyecto al equipo, las labores que realizará cada persona y cuál es el objetivo final que se quiere conseguir.

5. Compromiso

Si los puntos anteriores se realizan de manera eficiente, el compromiso de los miembros del equipo crecerá. El líder, como ya se ha apuntado, debe velar por que cada persona conozca su labor y los objetivos comunes, contribuyendo de esta manera al incremento de la motivación de todos los componentes. El compromiso ha de ser con el trabajo, con los compañeros y con la empresa.

Como se puede observar, las 5 C del trabajo en equipo son fundamentales para que los resultados sean óptimos. Se trata de poner en valor el talento de cada miembro para la consecución positiva del objetivo final. Si no se tienen en cuenta estos conceptos es difícil que el equipo funcione como debe.

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La unión hace la fuerza. Bajo esta premisa, las empresas más punteras trabajan con las 5 C del trabajo en equipo. Los expertos afirman que gracias a ellas la rutina del trabajo se hace más llevadera, poniendo en práctica técnicas como el liderazgo y otras que favorecen el buen ambiente en el trabajo.

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El trabajo en equipo es una tarea o proyecto en el que colaboran para su desarrollo varias personas. Se entiende como una respuesta superior más allá de la simple suma de los aportes que cada uno puede hacer.

La comunidad laboral Universia ha elaborado un dossier en el que estima que las ventajas de trabajar en equipo son "incuestionables", sobre todo para las organizaciones. Por ello sostienen que cada vez es más común que los expertos en selección organicen pruebas de grupales a la hora de elegir a su candidato ideal.

"Un equipo de trabajo bien entrenado y coordinado repercutirá de manera positiva no sólo a los resultados de la organización sino también a los empleados", sostiene Universia. Además, añade que, de acuerdo con lo que indican expertos en Recursos Humanos, un buen grupo es capaz de generar y afianzar entusiasmo, cohesión y satisfacción laboral. Para lograrlo, añade, debe haber buen ambiente, afinidad y buenas relaciones laborales.

Ventajas del trabajo en equipo

Estimula la creatividad y se generan mejores ideas: el brainstorming o "lluvia de ideas" es una técnica de trabajo grupal que facilita la aparición de nuevas ideas con el objetivo de solucionar un problema o cuestión. Es sin duda una herramienta muy eficiente para la innovación y muy habitual a la hora de tomar decisiones estratégicas.

Suma de talentos: la integración de diferentes habilidades, capacidades, actitudes, experiencias y puntos de vista se complementan dando lugar a resultados mejores que si se hubiera desarrollado de manera individual.

Aumenta la motivación, el compromiso y disminuye el estrés: trabajando de manera independiente, la carga laboral será siempre mayor y la responsabilidad recaerá sobre una única persona. Sin embargo, cuando se trabaja en equipo, en momentos de fracaso siempre encontraremos a alguien que inyecte energía al grupo para poder así seguir adelante y animar a los demás.

Permite identificar las fortalezas y debilidades: cada empleado miembro del equipo tiene asignado un rol que debe cumplir y que se corresponde con aquello que mejor sabe hacer.

Se toman decisiones más acertadas: al hacerse visibles los distintos puntos de vista el consenso sobre qué hacer se ve claramente más reforzado

Mejora la tolerancia y el respeto: todo el grupo debe considerar las diferentes perspectivas y respetar la visión de los demás para tener así una visión integral del trabajo a realizar.

"Trabajar en equipo no significa que todos colaboren con todas las tareas, más bien todo lo contrario: cada persona debe tener un rol específico y asumir responsabilidades. Esto es muy importante para mantener un buen ambiente laboral y evitar conflictos, ya que en caso de cometer algún error, se debe identificar de forma individual para ver en qué se falló y así poder corregirlo", explica Javier Caparrós, director general de Trabajando.com en España

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El trabajo en equipo aumenta la motivación y disminuye el estrés

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