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La esencia de un proyecto exitoso radica en incluir a los usuarios de Odoo dentro del presupuesto y el plazo. El tiempo y los recursos son factores críticos para el éxito de un proyecto, mientras que el resto es secundario. Cada adaptación puede parecer sencilla, pero la complejidad del proyecto aumenta con el número de cambios, aunque no exactamente proporcional. Enfocarse en la satisfacción del cliente puede desviar al líder del proyecto de sus objetivos principales, por lo que se prefiere tener al cliente temporalmente insatisfecho antes que retrasar la fecha límite.

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Las 5 principales etapas del proyecto son:

Análisis y planificación de presupuesto: Aproximadamente el 10% del tiempo se dedica a esta fase.

Comienzo: Se reúnen las partes interesadas y se inicia la planificación de la implementación. Toma alrededor del 5% del tiempo.

Implementación: El 80% del tiempo se utiliza para llevar a cabo ciclos que incluyen análisis, desarrollo, validación y preparación de los usuarios clave.

Puesta en marcha: Se corrigen errores y se completa esta fase. Toma alrededor del 5% del tiempo.

Segunda implementación: Se amplía el alcance y se agrega funcionalidad personalizada. La duración es variable.

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Esta etapa de evaluación brinda a los clientes:
La oportunidad de personalizar sus requisitos al software
Clarificar incertidumbres sobre la factibilidad del proyecto
Tener una planificación y estimación de costos concisos y evaluar al director del proyecto

Por su parte, el director del proyecto ofrece:
Una evaluación exhaustiva de las necesidades empresariales, características del producto y presupuesto
Un plan de proyecto detallado y una demostración de concepto (POC), en la que muestra procesos comerciales clave y su viabilidad.

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En esta etapa, el objetivo es generar interés y captar la atención del cliente para integrarlo al proyecto. Se busca mostrar las ventajas que trae la implementación de este proyecto en su organización.

Entre las tareas clave destacan:
1- Establecer una comunicación clara y constante con el cliente, definiendo juntos los objetivos del proyecto
2- Realizar una evaluación rápida de la viabilidad del proyecto en caso de que no se haya hecho previamente
3- Finalizar la planificación del proyecto, para tener un camino claro hacia la implementación
4- Asegurarse de que el cliente invierta tiempo y esfuerzo en conocer el software Odoo.

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En esta fase, se busca atraer al cliente y generar interés en el proyecto para que se sume. El objetivo es establecer un punto único de contacto y acordar las visiones del proyecto.

El líder del proyecto configura el software y realiza sesiones de prueba con los clientes para aceptar la configuración. La importación de datos es gestionada por el líder o un desarrollador, siguiendo las directrices del líder.

El líder del proyecto es responsable del éxito del proyecto y debe decidir qué mejorar o quitar y en qué tiempo dedicar a cada sección. Se encarga de supervisar el desarrollo y presentarlo a los clientes para su validación. Luego, se entrena a los usuarios para que sepan manejar el software.

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Durante la publicación, pueden surgir problemas imprevistos debido a que la base de datos no ha sido exhaustivamente evaluada y a que los usuarios no están adecuadamente entrenados. Para prevenir esto, es importante que los flujos de negocio hayan sido probados por los usuarios clave y que la capacitación de los usuarios sea periódica y actualizada.

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Después de un mes de publicación, la revisión de los desarrollos pendientes por parte del líder de proyecto y el feedback de los usuarios son utilizados para mejorar y agregar funcionalidades al producto. Se prepara un informe de progreso para programar una reunión con la alta dirección, con el fin de discutir el futuro de la colaboración y brindar información aclaratoria.