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La administración de inventarios es un área gerencial que se dedica a una gestión eficiente de inventarios, a fin de garantizar el abastecimiento de materia prima y mercancías, reducir costos y almacenamiento, gestionar la logística de los mismos, realizar control y seguimiento de existencias, entre otras funciones.

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Garantizar continuamente el abastecimiento de la materia prima, ya que es una prioridad en el avance de los procesos de producción.

Asegurar que la materia prima no haya excedido el tiempo de uso. Esto podría causar la pérdida de grandes cantidades de recursos que permitirían daños irreparables.

Proporcionar materiales auxiliares que faciliten la producción de productos en caso de incidentes.

Disminuir los costos de orden y almacenamiento.

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Una gestión de inventarios adecuada, ofrece mayor rentabilidad y beneficios en el sistema de manejo de inventario como se detalla a continuación:

Mejora en la gestión de costo

Niveles y puntos de reorden adecuados

Control y seguimiento de existencia

Facilidad de acceso

Integración

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Los tipos de costos de una empresa hacen referencia a los distintos valores monetarios que tienen todos los factores que la empresa necesita para desarrollar su actividad, y que no son de su propiedad. Estos suelen ser originados por una infinidad de motivos: rentas, salarios, infraestructuras, transporte, compras de materiales, entre otros.

Para que la organización sobreviva en el tiempo, estos costos totales han de ser iguales o inferiores a los ingresos de la empresa. Para facilitar su estudio, lo lógico es dividir los costos en grupos diferenciados. De esta forma, existen distintas clasificaciones de costos según qué variable se tenga en cuenta.

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Materias primas: estos costos se refieren a los relacionados con el aprovisionamiento de la materia necesaria para producir el bien o servicio que realice la empresa.

Laborales: aquí entran todos los costos derivados del personal de la empresa, mediante sus sueldos y salarios.

Financieros: son los costos derivados de utilizar posibles recursos de capital que no son propiedad de la empresa.

De distribución: son todos los costos derivados de hacer llegar el producto o servicio al consumidor.

De tributos: en este grupo están los pagos de impuestos a Hacienda.

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Fijos: son los costos que, como dice la palabra, son constantes durante un periodo de tiempo, por lo que su cantidad no cambia a pesar de que cambien la producción o los factores utilizados.

Variables: estos costes son aquellos que varían según el nivel productivo. Generalmente, a más producción, más costes variables.

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A largo plazo: son los costos que se mantienen durante un periodo mayor de un año.

A corto plazo: aquí entran los costos que se mantienen durante un periodo menor de un año.

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Costos según la imputación a los productos o servicios

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Costos según la imputación a los productos o servicios

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Directos: son los que están directamente relacionados con el producto o servicio; es decir, que surgen del mismo bien o servicio.

Indirectos: a la hora de producir un bien o servicio, hay una serie de costos generados durante todo el proceso de producción, sin los cuales no se habría podido producir el bien. Estos son los costos indirectos.

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El primer paso es aplicar el método ABC al inventario para averiguar qué existencias almacenadas conllevan más costes.

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En este ejemplo queda claro que las materias primas 1 y 3 representan la mayor parte de los costes de adquisición, con alrededor del 71 %, mientras que las mercancías 2 y 6 ocupan el rango medio, con alrededor del 25 %. A pesar de la gran cantidad, las mercancías 4 y 5 representan solo el 4 % y comportan los costes de adquisición más bajos.

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Este desglose, por lo tanto, se corresponde con la definición clásica de manual del análisis ABC: la distribución es de alrededor del 80 % para la clase A, del 15 % para la clase B y del 5 % para la clase C. Sin embargo, estos valores solo tienen un carácter indicativo. Cada empresa puede establecer los límites de las categorías según sus necesidades e incluso, si es necesario, añadir otras adicionales (D, E, etc.). Lo fundamental es que el porcentaje de valor global de cada clase difiera significativamente del resto, de modo que puedan establecerse límites claros; de lo contrario, el método ABC no aportará ningún dato realmente significativo.

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De los cálculos y la clasificación de las materias primas en las categorías A, B y C, se puede deducir cómo ahorrar costes de cara al futuro. Las materias primas de clase A representan el mayor porcentaje de costes de adquisición, por lo que deberán comprarse con mucha moderación y solo en pequeñas cantidades. Asimismo, dependiendo de su naturaleza y de lo fácil o difícil que sea obtenerlas, puede convenir incluso comprarlas solo si es estrictamente necesario.

En cambio, las materias primas de clase C se necesitan en grandes cantidades y son baratas de obtener, ya que solo representan alrededor del 4 % de los costes de adquisición. Por lo tanto, se pueden comprar y guardar en stock a largo plazo, siempre y cuando dispongamos del espacio necesario y almacenarlas no conlleve ningún coste adicional. Si este es el caso, podríamos llevar a cabo otro análisis ABC del inventario centrándonos exclusivamente en los costes de almacenamiento.