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Una pequeña presentación para conocer más acerca de este programa.

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Access 2016 – Presentación Access 2016 -  Video 1

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Curso avanzado de Microsoft Access 2016 (PDF)

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Curso avanzado de Microsoft Access 2016 (PDF)

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Esto es un curso de Access 2016 para avanzados en formato (pdf.)

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Aquí os dejo un curso básico de Access 2016 en el que explica lo primordial de este programa.

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Ms Access 2016/Curso Básico - Tema01: Primeros pasos

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¿Alguna vez tuvo la inquietud de aprender Access?. Pues aquí tiene la primera incursión en el Curso de Ms Access, versión 2016.

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Aquí dejo una captura de como aplicar un filtro en Access 2016.

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En este video explica como crear un informe de manera sencilla.

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Curso de Access 2016. 12.1. Crear un informe.

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En este enlace explica paso a paso como hacer una consulta: https://es.slideshare.net/sebasfive/como-realizar-consultas-en-acces

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Como hacer relaciones entre tablas de access 2016

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Como hacer relaciones entre tablas de access 2016

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Aquí tenéis un video de como hacer relaciones en Access 2016.

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Cómo crear tablas y relaciones en Microsoft Access (How to create tables and relations using Access)

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En esta página web explica detalladamente como crear una tabla.

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Al crear una base de datos de Access, los datos se almacenarán en tablas (listas basadas en temas que contienen filas y columnas). Por ejemplo, puede crear una tabla de contactos para almacenar una lista de nombres, direcciones y números de teléfono, o bien una tabla de productos para almacenar información sobre los productos.

En este artículo se explica cómo crear una tabla, cómo agregar campos a una tabla y cómo establecer la clave principal de una tabla. También se explica cómo establecer las propiedades de campo y de tabla.

Ya que otros objetos de base de datos dependen en gran medida de tablas, siempre debe iniciar el diseño de una base de datos creando todas sus tablas y luego crear cualquier otro objeto. Antes de crear tablas, tenga claro cuáles son sus requisitos y decida cuántas necesita. Para ver una introducción a la preparación y diseño de una base de datos, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos.

En este artículo:

Información general

Crear una nueva tabla

Insertar, agregar o crear un nuevo campo en una tabla

Guardar una tabla

Información general

Una tabla es un objeto de base de datos que usa para almacenar datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Una tabla consta de registros y campos.

Cada registro contiene datos sobre una instancia del asunto de la tabla, como un empleado en particular. Un registro también se denomina normalmente una fila o una instancia.

Cada campo contiene datos sobre un aspecto del tema de la tabla, como el nombre o la dirección de correo electrónico. Un campo también suele denominarse una columna o un atributo.

Un registro se compone de valores de campo, como Contoso, Ltd. o alguien@example.com. Un valor de campo también se denomina normalmente un hecho.

1. Un registro

2. Un campo

3. Un valor de campo

Una base de datos de Access puede contener un gran número de tablas y cada una almacena información sobre un tema diferente. Cada tabla puede contener una amplia variedad de campos de diferentes tipos de datos, como texto, números, fechas e hipervínculos.

Propiedades de tabla y campo

Las tablas y los campos también tienen propiedades que puede establecer para controlar sus características o su comportamiento.

1. Propiedades de tabla

2. Propiedades de campo

En una base de datos de Access, las propiedades de tabla son atributos de una tabla que afectan a la apariencia o al comportamiento de la tabla como un todo. Las propiedades de la tabla se establecen en la hoja de propiedades de tabla, en la vista Diseño. Por ejemplo, puede establecer una propiedad de tabla de Vista predeterminada para especificar el modo en que se va a mostrar la tabla de manera predeterminada.

Una propiedad de campo se aplica a un campo determinado en una tabla y define una de las características del campo o un aspecto del comportamiento del campo. Puede establecer algunas propiedades de campo en Vista de hoja de datos. Las propiedades de campo también se pueden establecer en la vista Diseño por medio del panel Propiedades del campo.

Tipos de datos

Cada campo tiene un tipo de datos. El tipo de datos de un campo indica el tipo de datos que almacena el campo, como una gran cantidad de texto o archivos adjuntos.

Un tipo de datos es una propiedad de campo, pero es diferente de otras propiedades de campo de la siguiente manera:

Establezca el tipo de datos de un campo en la cuadrícula de diseño de la tabla, no en el panel Propiedades del campo.

El tipo de datos de un campo determina qué otras propiedades tiene el campo.

Debe establecer el tipo de datos de un campo al crear el campo.

Para crear un campo en Access, escriba datos en una columna nueva en la vista Hoja de datos. Al crear un campo escribiendo datos en la vista Hoja de datos, Access asigna automáticamente un tipo de datos al campo según el valor que escriba. Si Access no puede determinar el tipo de datos, lo establecerá en Texto. Si es necesario, puede cambiar el tipo de datos con la cinta de opciones.

Ejemplos de detección automática de tipo de datos

La tabla siguiente muestra cómo funciona la detección automática de tipo de datos en la vista Hoja de datos.

Si escribe:

Access creará un campo con el tipo de datos:

http://www.contoso.com

Puede usar cualquier prefijo de protocolo de Internet válido. Por ejemplo, http://, https:// y mailto: son prefijos válidos.

Hipervínculo

12/67

Los formatos de fecha y hora reconocidos son los de la configuración regional del usuario.

Fecha y hora

12,50 $

El símbolo de moneda reconocido es el de la configuración regional del usuario.

Moneda

Relaciones de tabla

Aunque en cada tabla se almacenan datos sobre un tema distinto, en las tablas de una base de datos de Access suelen almacenarse datos sobre temas que están relacionados entre sí. Por ejemplo, puede que una base de datos contenga:

Una tabla de clientes con los clientes de su empresa y sus direcciones.

Una tabla de productos con los productos a la venta, incluidos los precios e imágenes de cada artículo.

Una tabla de pedidos en la que se realice un seguimiento de los pedidos de los clientes.

Dado que almacena datos sobre diferentes temas en tablas independientes, necesita alguna manera de vincular los datos para que pueda combinar fácilmente datos relacionados de esas tablas independientes. Para conectar los datos almacenados en tablas diferentes, cree relaciones. Una relación es una conexión lógica entre dos tablas que especifica los campos que las tablas tienen en común.

Clave principal Una tabla puede tener solamente una clave principal. Una clave principal está compuesta de uno o más campos que identifican cada registro almacenado en la tabla de forma exclusiva. A menudo, hay un número de identificación único, como un número de identificador, un número de serie o un código, que sirve de clave principal. Por ejemplo, puede que tenga una tabla Clientes en la que cada cliente tenga un número de identificador único de cliente. El campo de identificador de cliente es la clave principal de la tabla Clientes. Cuando una clave principal contiene más de un campo, normalmente se compone de campos ya existentes que, en conjunto, proporcionan valores únicos. Por ejemplo, puede usar una combinación de apellido, nombre y fecha de nacimiento como la clave principal de una tabla sobre contactos.

Clave externa Una tabla puede tener una o más claves externas. Este tipo de clave contiene valores que se corresponden con los valores de la clave principal de otra tabla. Por ejemplo, puede tener una tabla Pedidos en la que cada pedido tenga un número de identificación de cliente que se corresponda con un registro de una tabla Clientes. El campo de identificador de cliente es una clave externa de la tabla Pedidos.

Coherencia Dado que cada elemento de datos se registra solo una vez en una sola tabla, existen menos posibilidades de ambigüedad o incoherencia. Por ejemplo, almacena el nombre de un cliente solamente una vez en una tabla sobre clientes en lugar de hacerlo en reiteradas ocasiones (y posiblemente sin coherencia) en una tabla que contenga datos de pedidos.

Eficacia Registrar los datos en una sola ubicación implica el uso de menos espacio en disco. Además, las tablas de menor tamaño tienden a proporcionar datos más rápidamente que las de mayor tamaño. Por último, si no usa tablas diferentes para asuntos diferentes, especificará valores nulos (ausencia de datos) y redundancias en las tablas; en ambos casos, estará desaprovechando el espacio y obstaculizando el rendimiento.

Comprensibilidad El diseño de una base de datos es más fácil de comprender si los asuntos está separados en tablas de manera apropiada.

Principio de página

Crear una nueva tabla

Una simple base de datos, por ejemplo, una lista de contactos, puede usar una sola tabla. Pero muchas bases de datos usan varias tablas. Al crear una base de datos, crea un archivo en su equipo que actúa como un contenedor de todos los objetos de la base de datos, incluidas las tablas.

Para crear una tabla, puede crear una base de datos, insertar una tabla en una base de datos existente, o bien importar o vincular a una tabla desde otro origen de datos (como un libro de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, un archivo de texto u otra base de datos). Al crear una base de datos en blanco, se inserta automáticamente una nueva tabla vacía. Después, puede escribir datos en la tabla para empezar a definir los campos.

¿Qué quiere hacer?

Crear una tabla en una nueva base de datos

Crear una tabla en una base de datos existente

Importar o vincular para crear una tabla

Usar un sitio de SharePoint para crear una tabla

Establecer la clave principal de una tabla

Establecer las propiedades de una tabla

Crear una tabla en una nueva base de datos

1. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo para la nueva base de datos.

2. Para ir a una ubicación diferente para guardar la base de datos, haga clic en el icono de carpeta.

3. Haga clic en Crear.

Se abre la nueva base de datos, se crea una tabla con el nombre Tabla1 y se abre en la vista Hoja de datos.

Crear una tabla en una base de datos existente

1. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione la base de datos que desea abrir y luego haga clic en Abrir.

2. Se inserta una tabla nueva en la base de datos y se abre la tabla en la vista Hoja de datos.

Importar o vincular para crear una tabla

Para crear una tabla, puede importar datos o vincular a datos almacenados en otra ubicación. Puede importar datos o vincular a datos de una hoja de cálculo de Excel, una lista de SharePoint, un archivo XML, otra base de datos de Access, una carpeta de Microsoft Outlook, y más.

Al importar datos, se crea una copia de los datos en una nueva tabla de la base de datos actual. Los cambios posteriores que se realicen en los datos de origen no afectarán a los datos importados y los cambios que se realicen en los datos importados no afectarán los datos de origen. Después de conectarse a un origen de datos e importar sus datos, se pueden usar los datos importados sin conectarse al origen. Se puede cambiar el diseño de una tabla importada.

Cuando se establece un vínculo a los datos, se crea una tabla vinculada en la base de datos actual que representa un vínculo activo a la información existente almacenada en otra ubicación. Cuando se cambian los datos de una tabla vinculada, también se cambian en el origen. Siempre que los datos cambien en el origen, esos cambios se mostrarán en la tabla vinculada. Siempre que se use una tabla vinculada, debe ser posible conectarse al origen de datos. No se puede cambiar el diseño de una tabla vinculada.

Nota: No se pueden editar los datos de una hoja de cálculo de Excel con una tabla vinculada. Como solución alternativa, importe los datos de origen en una base de datos de Access y, después, vincule a la base de datos desde Excel.

Crear una nueva tabla importando o vinculando datos externos

1. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos en la que desea crear una tabla.

2. En la pestaña Datos externos, en el grupo Importar y vincular, haga clic en uno de los orígenes de datos disponibles. Si usa Access 2007, los orígenes de datos se encuentran en el grupo Importar.

3. Siga las instrucciones de los cuadros de diálogo que aparecen en cada paso.

Access crea la nueva tabla y la muestra en el panel de navegación.

También puede importar o vincular a una lista de SharePoint mediante un comando de la pestaña Crear.

Principio de página

Usar un sitio de SharePoint para crear una tabla

Puede crear una tabla en la base de datos importada desde una lista de SharePoint o vinculada a esta lista. Además, también puede crear una lista de SharePoint mediante una plantilla predefinida. Las plantillas predefinidas en Access incluyen Contactos, Tareas, Problemas y Eventos.

1. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione la base de datos en la que desea crear una tabla y luego haga clic en Abrir.

2. Siga uno de estos procedimientos:

Principio de página

Establecer la clave principal de una tabla

A menos que tenga una razón específica para no hacerlo, debe especificar una clave principal para una tabla. Access crea automáticamente un índice para la clave principal, que puede ayudar a mejorar el rendimiento de la base. Access también comprueba que cada registro tiene un valor en el campo de clave principal y que este es siempre único. Los valores únicos son cruciales, ya que, de lo contrario, no hay forma fiable de distinguir una fila concreta de otras filas.

Cuando crea una tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal y le asigna el nombre de campo de id. y el tipo de datos Autonumeración.

En la vista Diseño, puede cambiar o quitar la clave principal o establecer la clave principal para una tabla que aún no tiene una.

Determinar los campos que se van a usar como una clave principal

A veces, puede que ya tenga los datos que desea usar como la clave principal. Por ejemplo, puede que tenga números de id. existentes para los empleados. Si crea una tabla para realizar un seguimiento de información de los empleados, puede que decida usar el id. de empleado existente como la clave principal de la tabla. O tal vez el id. de empleado solo es único en combinación con el id. de departamento, lo que requiere que use ambos campos juntos como la clave principal. Una clave principal correcta debe tener las siguientes características:

Si no hay datos apropiados para usar como clave principal, puede crear un campo para usar como clave principal. Cuando crea un campo para usar como una clave principal, establezca el tipo de datos del campo en Autonumérico para ayudar a garantizar que cumpla con las tres características de la lista anterior.

Establecer o cambiar la clave principal

1. Seleccione la tabla cuya clave principal desee establecer o cambiar.

2. En la cuadrícula de diseño de la tabla, seleccione el campo o los campos que desea usar como clave principal.

Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de fila del campo que desee.

Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de cada campo.

3. En el grupo Herramientas de la pestaña Diseño, haga clic en Clave principal.

Aparece un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha especificado como clave principal.

Quitar la clave principal

1. Seleccione la tabla cuya clave principal desee quitar.

2. Haga clic en el selector de fila de la clave principal actual. Si la clave principal consta de varios campos, mantenga presionada la tecla CTRL y luego haga clic en el selector de filas de cada campo.

3. En el grupo Herramientas de la pestaña Diseño, haga clic en Clave principal.

El indicador de clave se quita del campo o campos que especificó previamente como clave principal.

Principio de página

Establecer las propiedades de una tabla

Además de establecer campos de propiedades, también puede establecer propiedades que se apliquen a una tabla completa o a registros completos.

1. Seleccione la tabla cuyas propiedades desee establecer.

2. Se muestra la hoja de propiedades de tabla.

3. En la hoja de propiedades, haga clic en la pestaña General.

4. Haga clic en el cuadro de la izquierda de la propiedad que desea establecer y especifique una configuración para la propiedad.

Propiedades de tabla disponibles

Mostrar vistas en el sitio de SharePoint

Especificar si las vistas basadas en la tabla se pueden mostrar en un sitio de SharePoint.

Nota: Los efectos de esta configuración dependen de la configuración de la propiedad de base de datos Mostrar todas las vistas en el sitio de SharePoint.

Alto de hoja secundaria de datos

Siga uno de estos procedimientos:

Si desea que la ventana de hojas secundarias de datos se expanda para mostrar todas las filas, deje la propiedad establecida en 0".

Si desea controlar el alto de la hoja secundaria de datos, escriba el alto que desee en pulgadas.

Vista predeterminada

Esta opción establece Hoja de datos, Tabla dinámica o Gráfico dinámico como la vista predeterminada al abrir la tabla. Tenga en cuenta que las opciones de tabla dinámica y gráfico dinámico se quitaron de Access a partir de Access 2013.

Filtrar al cargar

Aplicar automáticamente los criterios de filtro de la propiedad Filtro (estableciendo su valor en Sí) al abrir la tabla en la vista Hoja de datos

Ordenar por al cargar

Aplicar automáticamente los criterios de ordenación de la propiedad Ordenar por (estableciendo su valor en Sí) al abrir la tabla en la vista Hoja de datos.

Sugerencia: Para disponer de más espacio con el fin de especificar o modificar una configuración en el cuadro de propiedad, presione MAYÚS+F2 para que se abra el cuadro Zoom. Si va a establecer la propiedad Regla de validación en una expresión y le gustaría obtener ayuda para crearla, haga clic en junto al cuadro de propiedad Regla de validación para abrir el Generador de expresiones.

5. Para guardar los cambios, presione CTRL+G.

Principio de sección

Principio de página

Insertar, agregar o crear un nuevo campo en una tabla

Cada dato para el que desee realizar un seguimiento se almacena en un campo. Por ejemplo, en una tabla de contactos se crean campos para apellido, nombre, número de teléfono y dirección. En una tabla de productos se crean campos para nombre de producto, identificador de producto y precio.

Antes de crear los campos, intente dividir los datos en partes útiles de menor tamaño. Es mucho más fácil combinar los datos posteriormente que tener que separarlos. Por ejemplo, en lugar del campo Nombre completo, puede crear campos independientes para apellidos y nombre. Después, puede buscar u ordenar fácilmente por nombre, apellidos o ambos. Si tiene previsto generar informes, ordenar, realizar búsquedas o realizar cálculos en un elemento de datos, coloque ese elemento en un campo sin ningún otro elemento.

Después de crear un campo, puede establecer las propiedades del campo para controlar su apariencia y comportamiento.

¿Qué quiere hacer?

Agregar un campo mediante la entrada de datos

Cuando crea una nueva tabla o abre una tabla existente en la vista Hoja de datos, puede agregar un campo a la tabla mediante la entrada de datos en la columna Agregar nuevo campo de la hoja de datos.

1. Escriba los datos en la columna Agregar nuevo campo.

1. Cree o abra una tabla en la vista Hoja de datos; para hacerlo, haga clic con el botón derecho en la tabla que prefiera del panel de navegación y, después, haga clic en la vista Hoja de datos desde el menú contextual.

2. En la columna Agregar nuevo campo, escriba el nombre del campo que desea crear.

Use un nombre descriptivo para que el campo se pueda identificar más fácilmente.

3. Escriba los datos en el nuevo campo.

Agregar un campo mediante una plantilla de campo

A veces, es más fácil seleccionar de una lista predefinida de campos que se adapte a sus necesidades, en lugar de crear un campo de forma manual. Puede usar la lista Más campos en Access 2010, 2013 o 2016 (o el panel de tareas Plantillas de campo en Access 2007) para seleccionar de una lista de plantillas de campo. Una plantilla de campo es un conjunto predefinido de características y propiedades que describen un campo. En la definición de plantilla de campo se incluye un nombre de campo, un tipo de datos, un valor para la propiedad Formato del campo, y otras propiedades de campo.

Si usa Access 2010, 2013 o 2016, siga estos pasos.

2. Seleccione un campo en la lista Más campos para insertar la nueva columna. Access colocará el campo a la derecha de la columna donde se encuentre el cursor actualmente. Si selecciona una de las opciones de campo debajo del título Inicio rápido (como Dirección), Access creará varios campos en la tabla para que contengan las diferentes partes de una dirección.

Si usa Access 2007, siga estos pasos.

2. Seleccione uno o más campos en el panel Plantillas de campo y luego arrástrelos hasta la tabla donde desea insertar la nueva columna.

Establecer las propiedades de campo

Después de crear un campo, puede establecer las propiedades del campo para controlar su apariencia y comportamiento.

Por ejemplo, mediante la configuración de propiedades de campo se puede:

Controlar la apariencia de los datos de un campo

Evitar la entrada incorrecta de datos en un campo

Especificar valores predeterminados para un campo

Agilizar la búsqueda y la ordenación en un campo

Puede establecer algunas de las propiedades de campo disponibles mientras trabaja en la vista Hoja de datos. No obstante, para tener acceso y definir la lista completa de propiedades de campo, debe usar la vista Diseño.

Establecer propiedades de campo en la Vista Hoja de datos

Si trabaja en la vista Hoja de datos, puede cambiar el nombre, el tipo de datos, la propiedad Formato y otras propiedades de un campo.

Abrir una tabla en la vista Hoja de datos

1. En el panel de navegación, haga clic con el botón derecho en la tabla que quiera abrir.

2. En el menú contextual, haga clic en Vista Hoja de datos.

Cambiar el nombre de un campo

Cuando se agrega un campo especificando datos en la vista Hoja de datos, Access asigna un nombre genérico al campo automáticamente y del siguiente modo: asigna el nombre Campo1 al primer campo nuevo, Campo2 al segundo campo nuevo y así sucesivamente. El nombre de un campo se usa de manera predeterminada como su etiqueta en todas las ubicaciones en las que dicho campo se muestra (por ejemplo, en el encabezado de columna de una hoja de datos). Cambiar el nombre de los campos a fórmulas más descriptivas facilita su uso al ver o modificar registros.

1. Haga clic con el botón secundario en el encabezado del campo cuyo nombre desee cambiar (por ejemplo, Campo1).

2. En el menú contextual, haga clic en Cambiar nombre de campo. Si usa Access 2007, haga clic en Cambiar nombre de columna en el menú contextual.

3. Escriba el nuevo nombre en el encabezado del campo.

Los nombres de campo pueden contener un máximo de 64 caracteres (letras o números), incluidos los espacios.

Cambiar el tipo de datos de un campo

Si crea un campo escribiendo datos en la vista Hoja de datos, Access examinará los datos para determinar el tipo de datos adecuado para el campo. Por ejemplo, si escribe 1/1/2017, Access reconocerá esos datos como una fecha y establecerá el tipo de datos para el campo en Fecha y hora. Si Access no puede determinar definitivamente el tipo de datos, de forma predeterminada lo establecerá en Texto (texto breve si usa Access 2016).

El tipo de datos del campo determina el resto de las propiedades de campo que se pueden establecer. Por ejemplo, solo se puede establecer la propiedad Solo anexar de un campo que tenga el tipo de datos Hipervínculo o el tipo de datos Memorando (si usa Access 2016, Texto largo).

En algunos casos, puede que quiera cambiar de forma manual el tipo de datos de un campo. Por ejemplo, imagine que tiene números de sala que son similares a fechas, como 10/2017. Si escribe 10/2017 en un nuevo campo de la vista Hoja de datos, la característica de detección automática de tipo de datos seleccionará para el campo el tipo de datos Fecha y hora. Como los números de sala son etiquetas y no fechas, tiene que usarse el tipo de datos Texto. Siga este procedimiento para cambiar el tipo de datos de un campo.

1. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña Campos. Si usa Access 2007, haga clic en la pestaña Hoja de datos.

2. En la lista Tipo de datos, en el grupo Formato, seleccione el tipo de datos que prefiera. Si usa Access 2007, en la lista Tipo de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, seleccione el tipo de datos que quiera usar.

¿Qué tipos de datos hay disponibles?

Vea una lista completa de tipos de datos disponibles en bases de datos de Access en Tipos de datos para bases de datos de escritorio de Access.

Nota: El tamaño máximo de un archivo de base de datos de Access es de 2 gigabytes.

Sugerencias sobre tipos de datos

Para optimizar el rendimiento tiene que usar el Tamaño del campo más adecuado al crear un campo de Texto o Número. Por ejemplo, si tiene previsto almacenar códigos postales de una longitud predecible, especifique esa longitud como el tamaño del campo. Para especificar el tamaño del campo, establezca un valor en el cuadro de la propiedad Tamaño del campo. Para obtener más información, vea la sección Establecer otras propiedades de campo.

Para números de teléfono, números de pieza y otros números que no tiene intención de usar para cálculos matemáticos, debe seleccionar el tipo de datos Texto en lugar del tipo de datos Número. Un valor numérico que se almacena como texto puede ordenarse y filtrarse de forma más lógica.

Cambiar el formato de un campo

Además de determinar el tipo de datos de un campo nuevo, es posible que Access también establezca la propiedad Formato para el campo según lo que haya especificado. Por ejemplo, si escribe 10:50 a.m., Access define el tipo de datos Fecha/Hora y la propiedad Formato como hora mediana. Para cambiar manualmente la propiedad Formato de un campo, haga lo siguiente:

1. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña Campos. Si usa Access 2007, haga clic en la pestaña Hoja de datos.

2. En la lista Formato, en el grupo Formato, especifique el formato que prefiera. Si usa Access 2007, en la lista Formato, en el grupo Formato y tipo de datos, escriba el formato que quiera usar.

Nota: Es posible que la lista Formato no esté disponible para algunos campos (por ejemplo, Texto) según el tipo de datos del campo.

Establecer otras propiedades de campo

1. En la vista Hoja de datos, haga clic en el campo para el que desea establecer la propiedad.

2. Si usa Access 2007, en la pestaña Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, seleccione las propiedades que prefiera.

Establecer propiedades de campo en la vista Diseño

Puede establecer cualquier propiedad de campo mientras trabaja con una tabla en la vista Diseño. En la vista Diseño, establezca el tipo de datos de un campo en la cuadrícula de diseño de la tabla y establezca otras propiedades en el panel Propiedades del campo.

Abrir una tabla en la vista Diseño

1. En el panel de navegación, haga clic con el botón derecho en la tabla.

2. En el menú contextual, haga clic en vista Diseño.

Cambiar el tipo de datos de un campo

1. En la cuadrícula de diseño de la tabla, busque el campo para el que quiere establecer el tipo de datos.

2. En la columna Tipo de datos, elija un tipo de datos de la lista.

¿Qué tipos de datos hay disponibles?

Vea una lista completa de tipos de datos disponibles en bases de datos de Access en Tipos de datos para bases de datos de escritorio de Access.

Nota: El tamaño máximo de un archivo de base de datos de Access es de 2 gigabytes.

Sugerencias sobre tipos de datos

Para números de teléfono, números de pieza y otros números que no tiene intención de usar para cálculos matemáticos, debe seleccionar el tipo de datos Texto en lugar del tipo de datos Número. Un valor numérico que se almacena como texto puede ordenarse y filtrarse de forma más lógica, pero no se puede usar fácilmente en los cálculos.

Para los tipos de datos Texto y Número, puede especificar el tamaño del campo o el tipo de datos con mayor precisión si establece un valor en el cuadro de propiedades Tamaño del campo.

Establecer otras propiedades de campo

1. En la cuadrícula de diseño de la tabla, seleccione el campo cuyas propiedades quiera establecer. Access muestra las propiedades de este campo en el panel Propiedades del campo.

El tipo de datos del campo determina las propiedades que puede establecer.

2. En el panel Propiedades del campo, indique la configuración que desee para cada propiedad o presione F6 y luego use las teclas de dirección para seleccionar una propiedad.

¿Qué propiedades de campo están disponibles?

Para ver una lista completa de las propiedades de campo disponibles para cada tipo de datos en las bases de datos de Access, vea Introducción a los tipos de datos y propiedades de campo.

Nota: No todas las propiedades están disponibles para todos los campos. El tipo de datos de un campo determina qué propiedades tiene.

3. Para disponer de más espacio con el fin de especificar o modificar una configuración de propiedad en el cuadro de propiedad, presione MAYÚS+F2 para que se muestre el cuadro Zoom.

Sugerencia: Si va a introducir una máscara de entrada o una expresión de validación y le gustaría obtener ayuda, haga clic en junto al cuadro de propiedades para mostrar el generador apropiado.

4. Para guardar los cambios, presione CTRL+G.

Guardar una tabla

Después de crear o modificar una tabla, debe guardar su diseño. Al guardar una tabla por primera vez, asígnele un nombre que describa los datos que contiene. Puede usar hasta 64 caracteres alfanuméricos, incluidos los espacios. Por ejemplo, puede denominar una tabla Clientes, Inventario de piezas o Productos.

Sugerencia: Debe decidirse por una convención de nomenclatura para los objetos de la base de datos y usarlo regularmente.

1. Si usa Access 2010, 2013 o 2016, haga clic en Archivo > Guardar, o bien presione CTRL+G.

2. Si usa Access 2007, haga clic en el botón Microsoft Office y, después, haga clic en Guardar, o bien presione CTRL+G.

3. Si va a guardar la tabla por primera vez, escriba un nombre para la tabla y luego haga clic en Aceptar.

Principio de página

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Al crear una base de datos de Access, los datos se almacenarán en tablas (listas basadas en temas que contienen filas y columnas). Por ejemplo, puede crear una tabla de contactos para almacenar una lista de nombres, direcciones y números de teléfono, o bien una tabla de productos para almacenar información sobre los productos.

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Que es y para que sirve Microsoft Access 2016

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Que es y para que sirve Microsoft Access 2016

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Access en resumen es una base de datos, donde puedes registrar todo lo necesario en un entorno tanto profesional como personal.

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Microsoft Access es una de las aplicaciones que vienen incluidas en la suite ofimática Microsoft Office en su versión profesional. Y es una de esas aplicaciones que por desconocimiento la mayoría de las veces nunca abrimos pero ¿Realmente que es, para que sirve y que podemos hacer con Microsoft Access?.

La definición propia de Access es que es una base de datos, pero definir en toda su amplitud el concepto de base de datos es complicado, así que voy a intentar simplificarlo con los siguientes ejemplos:

El catálogo de libros que tenemos en casa se puede guardar en una base de datos para poder buscar fácilmente un libro.

Las cientos de recetas de cocina que tenemos en casa podemos guardarlas en una base de datos y con un par de clic de ratón buscar la que necesitemos.

El seguimiento de averías de nuestros vehículos se pueden guardar en una base de datos para poder analizar a golpe de ratón y en segundos los costes de las mismas, la rentabilidad del vehículo, etc.

La gestión de nuestras cuentas bancarias se pueden guardar en una base de datos, ingresos, gastos, recibos, préstamos, todo bien organizado y que nos permita de forma cómoda introducir los datos y con un golpe de ratón visualizar informes de nuestras cuentas.

En mi empresa, el control del almacén podemos llevarlo con una base de datos, entradas, salidas, stock, albaranes, facturas, todo ello desde una sola base de datos.

En mi empresa, la gestión de una campaña de marketing podemos dirigirla y analizarla con una base de datos donde introducir toda la información, gastos, contrataciones, impresos, anuncios, costes, relevancia, resultados, etc.

Un centro de estudios puede gestionar los alumnos, profesores, aulas, cursos, exámenes, evaluaciones, matriculaciones, recursos, eventos, nóminas, etc, todo ello desde una base de datos.

Como ves, ese programa que tienes instalado en el ordenador y no sabes para que sirve acaba de abrirte un abanico de posibilidades casi infinitas pero ¿Todo esto será difícil de hacer, no? pues depende, Microsoft siempre piensa en sus clientes y nos ofrece una herramienta muy cuidada y a la vez que sencilla para proyectos pequeños pero también esconde muchísimas características para usuarios avanzados que quieran embarcarse en un gran proyecto.

¿Has visto un programa comercial de facturación? pues eso es una base de datos. ¿Y no te gustaría diseñar tu propio programa de facturación adaptado a tus necesidades e ir mejorándolo según te vaya haciendo falta sin necesidad de invertir ingentes cantidades de dinero en caros programas comerciales? pues eso es Access. Diseñado para ti, mente inquieta.

Para muchos de los proyectos descritos Access ofrece una serie de plantillas que con apenas unos clics de ratón tendremos funcionando nuestra base de datos. para proyectos mas complejos proporciona un montón de asistentes que con cuatro preguntas tienes un botón que abre un informe, o añade un registro a tu base de datos o simplemente cierra el programa.

Pero si eres un usuario aventajado Access también te ofrece herramientas de programación avanzada, puedes saltarte la sencillez de los asistentes e ir directamente a programar en Visual Basic, herramienta que se incluye dentro de Microsoft Access, y que te va a permitir dar rienda suelta a tu imaginación hasta límites inimaginables.

Gracias a su facilidad de uso permite un aprendizaje escalable, porque una vez la pruebas, y entiendes su funcionamiento, es como una droga, te engancha.

Tablas

Es la forma mas simple, en ellas almacenamos los datos de forma estructurada.

Consultas

De las tablas, si queremos, podemos extraer información filtrada según nuestras necesidades, o actualizar algunos datos concretos, o elimiar ciertos registros que cumplan una determinada condición. Para todo es y mucho mas se usan las consultas.

Formularios

Esta es la parte mas amigable de nuestra base de datos. Usamos los formularios para trabajar con la base de datos, estos están vinculados a las tablas y nos ofrecen una forma mas práctica y bonita, según el gusto y el empeño que le ponga el usuario, para trabajar con nuestra información.

Microsoft Access nos proporciona herramientas suficientes para incluir textos, botones, imágenes y muchas mas cosas, además de ofrecernos plantillas y temas que nos cambian todos los colores y tipos de letras de nuestros formularios con apenas unos clics.

Informes

Y como máximo exponente tenemos los informes que podemos configurar a nuestro gusto y antojo, con los datos que nos apetezca, colores, gráficas y posición de los mismos según nos plazca.

Hay muchas mas opciones, aquí solo he querido resumir las mas relevantes.

Si estás interesado en aprender mas visita nuestro blog y verás algunos tutoriales que te pueden dar mas luz sobre esta herramienta.

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¿Qué es y para qué sirve Microsoft Access?

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Microsoft Access es una de las aplicaciones que vienen incluidas en la suite ofimática Microsoft Office en su versión profesional. Y es una de esas aplicaciones que por desconocimiento la mayoría de las veces nunca abrimos pero ¿Realmente que es, para que sirve y que podemos hacer con Microsoft Access?.