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Qué es?

La gestión de proyectos es un conjunto de metodologías para planificar y dirigir los procesos de un proyecto.

Un proyecto comprende un cúmulo específico de operaciones diseñadas para lograr un objetivo con un alcance, recursos, inicio y final establecidos.

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Gestionar el inicio y la evolución de un proyecto;

Controlar y responder ante problemas que surjan durante un proyecto;

Facilitar la finalización y aprobación del proyecto.

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Restricciones que se presentan en un proyecto

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Restricciones que se presentan en un proyecto

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Triángulo de calidad

EL ALCANCE: es importante para especificar todos los pasos del desarrollo del proyecto.

EL TIEMPO: es un recurso invaluable. Si bien podemos controlar los procesos, no podemos controlar el tiempo. Esto hace  un desafío utilizar el tiempo de manera eficiente, mantener el proyecto dentro del cronograma y alcanzar los objetivos deseados.

EL COSTO está compuesto por un presupuesto establecido en la etapa inicial del proyecto. Después, éste se compara con la cifra que se propuso inicialmente.

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1. Análisis de viabilidad del proyecto.

2. Planificación detallada del trabajo a realizar.

3. Ejecución del proyecto

4. Seguimiento y control del trabajo

5. Cierre del proyecto

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1. Análisis de viabilidad del proyecto (feasibility study)

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1. Análisis de viabilidad del proyecto (feasibility study)

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Es la primera fase de un proyecto y se basa en analizar si este sigue adelante.

El análisis de viabilidad del proyecto debe incluir:

Creación del registro de seguimiento del proyecto en un software empresarial;

Análisis previo del alcance del proyecto (se plantea qué alcance debe tener el proyecto, qué metodología se va a llevar a cabo, qué departamentos deben estar involucrados, etc.);

Análisis de los riesgos de ejecución del proyecto;

Análisis de la viabilidad de los plazos pactados, el coste previsto y la calidad que se pretende.

Si el balance del análisis de viabilidad es positivo, se puede proceder a la segunda fase.

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2. Planificación detallada del trabajo a realizar

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2. Planificación detallada del trabajo a realizar

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El objetivo de esta fase es detallar todas aquellas tareas a realizar y los recursos necesarios. Si no se define con claridad, esto puede repercutir  negativamente en la empresa. Para establecer estas tareas y recursos con la mayor precisión se debe:

Revisar el análisis del alcance del proyecto;

Realizar estimaciones de esfuerzo, costes y recursos;

Definir el plan de proyecto.

Si el proyecto sigue adelante, se debe redactar toda esta información en los términos de acuerdo.

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Durante esta fase las empresas despliegan todo su know how. El know how es el conjunto de técnicas, formas de administrar los recursos y de gestionar los procesos. Algunos softwares de gestión de proyectos te permiten crear automáticamente un informe. En esta fase suelen surgir los problemas. Las acciones que se realizan durante esta etapa son las de:

Establecer el entorno de trabajo (grupos y flujos de trabajo);

Asignar las tareas planificadas a los recursos disponibles;

Ejecutar las tareas planificadas;

Gestionar las peticiones de cambio.

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Esta fase, junto con la anterior, supone una de las más importantes para el proyecto. En esta etapa se comprueba si se está cumpliendo toda la planificacióny si se están superando todas las expectativas de calidad. De esta forma se puede responder de manera rápida y eficiente ante los problemas que surjan. Con un módulo de gestión de proyectos se puede realizar un seguimiento actualizado de los procesos, incluyendo el avance, los tiempos y los costes. En esta fase se realizan esencialmente cuatro tipos de actividades:

Seguimiento de tareas e hitos planificados;

Gestión de entregables (incluido control de la calidad);

Gestión de incidencias que han surgido y que pueden surgir durante el proceso (como por ejemplo, que un flujo de trabajo no esté bien relacionado o conectado);

Generación de informes de seguimiento (informes para los directores o jefes de proyecto informando sobre si el proyecto va según lo planificado).

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Esta última fase consiste en evaluar y verificar que todo esté como debiera antes de cerrar el proyecto. El análisis de fallos del proyecto hará que en el futuro se tomen decisiones más realistas y seguras. Para llevar esta evaluación a cabo, se suele usar una checklist (o lista de control en español). Las tareas de esta etapa son:

Cierre formal del proyecto por parte de todos los involucrados (stakeholders);

Realización del backup (copia de seguridad) del proyecto;

Análisis de los resultados con respecto a las estimaciones iniciales;

Actualización de la base de conocimiento con todo lo aprendido.

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METODOLOGÍAS MAS USADAS EN GESTIÓN DE PROYECTOS

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METODOLOGÍAS MAS USADAS EN GESTIÓN DE PROYECTOS

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La metodología secuencial tradicional

Las metodologías tradicionales se basan en etapas secuenciales en las que se tiene que terminar una fase antes de pasar a la siguiente.

PMI/PMBOK

Esta categoría está compuesta por la metodología establecida por el Project Management Institute. Ésta sigue las cinco fases de la gestión de proyectos.

Agile

La categoría se llama así ya que está compuesta por la metodología del mismo nombre, y de ella surgieron otras metodologías.

Gestión de cambio (change management)

Existen las metodologías que se ocupan de la gestión de proyectos, pero enfocándose en la gestión del cambio.