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¿Qué es la gestión de proyectos?La gestión de proyectos es un conjunto de metodologías para planificar y dirigir los procesos de un proyecto. Un proyecto comprende un cúmulo específico de operaciones diseñadas para lograr un objetivo con un alcance, recursos, inicio y final establecidos. Los objetivos de la gestión de proyectos son:Gestionar el inicio y la evolución de un proyecto;Controlar y responder ante problemas que surjan durante un proyecto;Facilitar la finalización y aprobación del proyecto.

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¿Qué es la gestión de proyectos?La gestión de proyectos es un conjunto de metodologías para planificar y dirigir los procesos de un proyecto. Un proyecto comprende un cúmulo específico de operaciones diseñadas para lograr un objetivo con un alcance, recursos, inicio y final establecidos. Los objetivos de la gestión de proyectos son:Gestionar el inicio y la evolución de un proyecto;Controlar y responder ante problemas que surjan durante un proyecto;Facilitar la finalización y aprobación del proyecto.

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Hay muchas restricciones a la hora de desarrollar un proyecto. Sin embargo, las tres más comunes son el tiempo, el coste y el alcance. Estas restricciones forman parte de todos los proyectos y juntas forman el Triángulo de Gestión de Proyectos. El alcance es importante para especificar todos los pasos del desarrollo. Por otra parte, el tiempo es un recurso invaluable, y el  el coste está compuesto por un presupuesto establecido en la etapa inicial del proyecto.

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Hay muchas restricciones a la hora de desarrollar un proyecto. Sin embargo, las tres más comunes son el tiempo, el coste y el alcance. Estas restricciones forman parte de todos los proyectos y juntas forman el Triángulo de Gestión de Proyectos. El alcance es importante para especificar todos los pasos del desarrollo. Por otra parte, el tiempo es un recurso invaluable, y el  el coste está compuesto por un presupuesto establecido en la etapa inicial del proyecto.

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La norma ISO que establece unos estándares para la dirección y gestión de proyectos es la norma ISO 21500. Esta normativa tiene como objetivo principal conseguir dar una orientación a las organizaciones en su gestión. En ella se describen los diferentes conceptos y procesos dentro de una compañía para estabilizar y sistematizar las tareas, así como la homogeneización de las actividades. Es decir, pretende que el resultado de un proceso sea el mismo independientemente de la persona que lo realiza. 

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La norma ISO que establece unos estándares para la dirección y gestión de proyectos es la norma ISO 21500. Esta normativa tiene como objetivo principal conseguir dar una orientación a las organizaciones en su gestión. En ella se describen los diferentes conceptos y procesos dentro de una compañía para estabilizar y sistematizar las tareas, así como la homogeneización de las actividades. Es decir, pretende que el resultado de un proceso sea el mismo independientemente de la persona que lo realiza. 

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         LAS 5 FASES DE LA GESTIÓN DE PROYECTO

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         LAS 5 FASES DE LA GESTIÓN DE PROYECTO

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1.-Análisis de viabilidad del proyecto. Se basa en analizar si este sigue adelante.Para investigar las posibilidades del proyecto, hay que tener en cuenta factores como el tiempo, los recursos y el coste. El análisis de viabilidad del proyecto debe incluir:Creación del registro de seguimiento del proyecto en un software empresarial;Análisis previo del alcance del proyecto Análisis de los riesgos de ejecución del proyecto;Análisis de la viabilidad de los plazos pactados, el coste previsto y la calidad que se pretende.Si el balance del análisis de viabilidad es positivo, se puede proceder a la segunda fase.

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1.-Análisis de viabilidad del proyecto. Se basa en analizar si este sigue adelante.Para investigar las posibilidades del proyecto, hay que tener en cuenta factores como el tiempo, los recursos y el coste. El análisis de viabilidad del proyecto debe incluir:Creación del registro de seguimiento del proyecto en un software empresarial;Análisis previo del alcance del proyecto Análisis de los riesgos de ejecución del proyecto;Análisis de la viabilidad de los plazos pactados, el coste previsto y la calidad que se pretende.Si el balance del análisis de viabilidad es positivo, se puede proceder a la segunda fase.

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2. Planificación detallada del trabajo a realizar El objetivo de esta fase es detallar todas aquellas tareas a realizar y los recursos necesarios. Si no se define con claridad, esto puede repercutir (muy) negativamente en la empresa. Para establecer estas tareas y recursos con la mayor precisión se debe:Revisar el análisis del alcance del proyecto;Realizar estimaciones de esfuerzo, costes y recursos;Definir el plan de proyecto.Si el proyecto sigue adelante, se debe redactar toda esta información en los términos de acuerdo.

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2. Planificación detallada del trabajo a realizar El objetivo de esta fase es detallar todas aquellas tareas a realizar y los recursos necesarios. Si no se define con claridad, esto puede repercutir (muy) negativamente en la empresa. Para establecer estas tareas y recursos con la mayor precisión se debe:Revisar el análisis del alcance del proyecto;Realizar estimaciones de esfuerzo, costes y recursos;Definir el plan de proyecto.Si el proyecto sigue adelante, se debe redactar toda esta información en los términos de acuerdo.

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3. Ejecución del proyecto Durante esta fase las empresas despliegan todo su know how. El know how es el conjunto de técnicas, formas de administrar los recursos y de gestionar los procesos. Algunos softwares de gestión de proyectos te permiten crear automáticamente un informe. En esta fase suelen surgir los problemas. Las acciones que se realizan durante esta etapa son las de:Establecer el entorno de trabajo (grupos y flujos de trabajo);Asignar las tareas planificadas a los recursos disponibles;Ejecutar las tareas planificadas;Gestionar las peticiones de cambio.

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3. Ejecución del proyecto Durante esta fase las empresas despliegan todo su know how. El know how es el conjunto de técnicas, formas de administrar los recursos y de gestionar los procesos. Algunos softwares de gestión de proyectos te permiten crear automáticamente un informe. En esta fase suelen surgir los problemas. Las acciones que se realizan durante esta etapa son las de:Establecer el entorno de trabajo (grupos y flujos de trabajo);Asignar las tareas planificadas a los recursos disponibles;Ejecutar las tareas planificadas;Gestionar las peticiones de cambio.

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4. Seguimiento y control del trabajo Esta fase, junto con la anterior, supone una de las más importantes para el proyecto. En esta etapa se comprueba si se está cumpliendo toda la planificación y si se están superando todas las expectativas de calidad. De esta forma se puede responder de manera rápida y eficiente ante los problemas que surjan. En esta fase se realizan esencialmente cuatro tipos de actividades:Seguimiento de tareas e hitos planificados;Gestión de entregables (incluido control de la calidad);Gestión de incidencias que han surgido y que pueden surgir durante el proceso 

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4. Seguimiento y control del trabajo Esta fase, junto con la anterior, supone una de las más importantes para el proyecto. En esta etapa se comprueba si se está cumpliendo toda la planificación y si se están superando todas las expectativas de calidad. De esta forma se puede responder de manera rápida y eficiente ante los problemas que surjan. En esta fase se realizan esencialmente cuatro tipos de actividades:Seguimiento de tareas e hitos planificados;Gestión de entregables (incluido control de la calidad);Gestión de incidencias que han surgido y que pueden surgir durante el proceso 

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5. Cierre del proyecto Esta última fase consiste en evaluar y verificar que todo esté como debiera antes de cerrar el proyecto. Para llevar esta evaluación a cabo, se suele usar una checklist (o lista de control en español). Las tareas de esta etapa son:Cierre formal del proyecto por parte de todos los involucrados (stakeholders);Realización del backup (copia de seguridad) del proyecto;Análisis de los resultados con respecto a las estimaciones iniciales;Actualización de la base de conocimiento con todo lo aprendido.

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5. Cierre del proyecto Esta última fase consiste en evaluar y verificar que todo esté como debiera antes de cerrar el proyecto. Para llevar esta evaluación a cabo, se suele usar una checklist (o lista de control en español). Las tareas de esta etapa son:Cierre formal del proyecto por parte de todos los involucrados (stakeholders);Realización del backup (copia de seguridad) del proyecto;Análisis de los resultados con respecto a las estimaciones iniciales;Actualización de la base de conocimiento con todo lo aprendido.

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¿Cuáles son las metodologías más utilizadas en la gestión de proyectos?

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¿Cuáles son las metodologías más utilizadas en la gestión de proyectos?

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   Costes de un sistema de gestión de proyectos

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   Costes de un sistema de gestión de proyectos

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Un sistema de gestión de proyectos se puede integrar con el software ERP y comparar automáticamente la estimación del proyecto con los datos obtenidos del ERP. El coste depende de varios factores: las licencias, el alojamiento, la cantidad de funcionalidades, el proveedor, y hasta se distribuye de manera diferente dependiendo de si se compra o si se “alquila” (con el modelo de software como servicio, SaaS). Otro factor que influye en el precio de un software sería el tamaño de la empresa y sus características específica. Las funcionalidades también suponen una buena parte del coste de la implementación de este sistema. Para reducir gastos, hay que tener en cuenta qué funcionalidades son las que realmente requiere. Por ejemplo, es posible que una empresa necesite una herramienta de gestión calidad, pero, sin embargo, no requiera que el sistema esté disponible en varios idiomas o para diferentes divisas.

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Un sistema de gestión de proyectos se puede integrar con el software ERP y comparar automáticamente la estimación del proyecto con los datos obtenidos del ERP. El coste depende de varios factores: las licencias, el alojamiento, la cantidad de funcionalidades, el proveedor, y hasta se distribuye de manera diferente dependiendo de si se compra o si se “alquila” (con el modelo de software como servicio, SaaS). Otro factor que influye en el precio de un software sería el tamaño de la empresa y sus características específica. Las funcionalidades también suponen una buena parte del coste de la implementación de este sistema. Para reducir gastos, hay que tener en cuenta qué funcionalidades son las que realmente requiere. Por ejemplo, es posible que una empresa necesite una herramienta de gestión calidad, pero, sin embargo, no requiera que el sistema esté disponible en varios idiomas o para diferentes divisas.