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Comparación entre Contabilidad Lean, Costeo Tradicional y Costeo Basado en Actividades (ABC) - Importancia de aplicación.

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Los autores de este trabajo de investigación son:
- Ruth Salvador
- Amed Aude
- Joe Cabrera

Esta investigación tiene como objetivo consolidar los conocimientos adquiridos en la asignatura Sistema Clasico de Costeo, impartida por la profesora Rossanna Crespo en la Pontificia Universidad Catolica Madre y Maestra.

Entregado en fecha: 31 de octubre del 2021.

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Conceptos mas relevantes en la investigación

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- Costeo por procesos
- Flujo de procesos
- Ordenes de trabajo
- Costos Indirectos de Fabricación
- Contabilidad Lean

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La contabilidad como tal se remonta a los tiempos del año 1500 cuando el Franciscano Fray Lucas Paccioli considera por primera vez el concepto de partida doble. El autor Charles Buxton (1912) clasificaba el ciclo industrial en cuatro fases, correspondientes a las funciones principales de aprovisionamiento, de fabricación, de venta y de administración; evidenciando que el objetivo de la contabilidad es la servir de medio de control para la gestión y la toma de decisiones internas, considerando que las funciones de producción requieren información de las actividades que se originan allí y que son factores claves para la obtención de los resultados.

Sin embargo, el surgimiento de la contabilidad de costos se ubica en lo que se conoció como el periodo pre y post industrial donde el desarrollo de las sociedades era visto con perspectiva económica y las funciones de producción, consumo y distribución, dependen sustancialmente de las actividades ejecutadas por el hombre al interior de las organizaciones.

Un elemento característico de esta sociedad en esa época era la coordinación de los esfuerzos para producción de bienes entre maquinas y hombres; ya que la revolución industrial trae consigo cambios muy significativos, dando cabida a la innovación que pasa a ser un elemento vital para la época. Sin embargo, durante esta época las empresas tenían un claro enfoque hacia el producto y sus costos indirectos; por lo que a los costos indirectos no se le daba mayor importancia y no se interesaban en invertir mayor tiempo o esfuerzo en ellos.

Pero es a finales del siglo XIX que comienzan a ser notorios los avances en los modelos y enfoques de contabilización de costos; debido a la creación de entidades multidivisionales y el acuñe y puesta en marcha del termino (ROI-Return on investment) que llevo a las empresas a desarrollar medidas que les permitieran llegar al ROI esperado por los accionistas y a su vez poder medirse respecto al mercado sin afectar su posicionamiento estratégico; todo esto fue posible por el auge que tomo la contabilidad financiera durante este periodo. Cabe destacar que esto marca el inicio del uso de ratios de los que hoy en día conocemos y usamos como son: el margen bruto, rotación de inventario, tasa de costos y gastos de operación en relación al ingreso, rentabilidad y otros.

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- Historia
- En que consiste
- Ventajas y limitaciones

Sistema de costeo tradicional

Los sistemas de contabilidad de costos miden, registran y reportan los costos de los productos.

Estos se utilizan para establecer precios, controles y elaborar estados financieros.

Los dos tipos de sistemas de costeo de los llamados tradicionales son:

-          Costeo por órdenes de trabajo

-          Costeo por procesos.

Aproximación histórica.

Se cree que, en la antigüedad, civilizaciones del medio oriente, dieron los primeros pasos en el manejo de costos.

En la producción de vino, impresión de libros, y las acerías, se aplicaron procedimientos que se parecían a un sistema de costos y que calculaba parcialmente el uso de los recursos para la producción.

En 1557 los fabricantes de vino empezaron a usar los ‘Costos de producción’, siendo esto lo que hoy seria, materiales y mano de obra.

En una fábrica de medias para el 1777, por vez primera se describieron los costos de producción por procesos

Para el 1800 Anselmo Payen, tomo en cuenta por primera vez la depreciación, alquiler y los intereses.

El mayor desarrollo se tuvo entre 1890 y 1915 ya que se establecieron procedimientos de distribución de los costos indirectos de fabricación.

Costeo por órdenes de trabajo

El sistema de costos por órdenes de trabajo acumula los costos para cada cantidad de producto.

Este sistema se ajusta mejor a empresas que trabajen por pedidos, hagan trabajos personalizados o que tengan una gran variedad de productos.

Los costos son acumulados en ‘una hoja de costos de la orden de trabajo’ donde se presenta lo que se consumió de materiales directos, mano de obra y costos indirectos de fabricación. Estos costos indirectos de fabricación se asignan en base a una tasa predeterminada, es decir que no son los reales.

Ya con esta información se puede calcular el costo unitario del producto.

Este sistema es ampliamente usado tanto en empresas de manufactura como de servicios. Estos costos unitarios son importantes para la valuación del inventario, determinar el ingreso y tomar decisiones.

Ventajas

-          Permite controlar los elementos que conforman el sistema de costos.

-          Permite conocer la ganancia o pérdida por orden de producción, al conocer los costos de la misma.

Limitaciones

-          Como es un sistema basado en volúmenes pudiera asignar los CIF de manera errónea y esto distorsiona el costo de los productos pudiendo llevar a tomar decisiones equivocadas.

-          Costo administrativo puede ser alto, por todos los detalles que hay que tomar en cuenta para llegar al costo.

En una experiencia laboral que se tuvo hace años, se empleaba este sistema y nos permitía trabajar en mejoras sobre todo en la parte de los consumos de materiales y mano de obra directa. La parte más difícil era la parte de los CIF pero era la que quizás menos atención le brindábamos, lo cual comprendo era un error porque estos CIF ya significaban una parte muy importante de los costos totales de la empresa.

Los invito a ver el siguiente video, el cual da una explicación sencilla de principio a fin sobre este sistema: Costeo por Órdenes de Trabajo (https://www.youtube.com/watch?v=5eYJgCMmUg4)

Costeo por procesos.

El sistema de costeo por procesos nos da los costos por cada departamento o proceso. Es utilizado en compañías de un solo producto donde no se distingue uno del otro. Se podrían dar como ejemplo, fábricas  que refinan petróleo, las  que procesan alimentos, chips de computadora, etc.

En contraste con el costeo por ordenes de trabajo, que acumula costos de producción por ordenes de trabajo,  el costeo por procesos acumula costos de producción por proceso.

Igualmente se puede utilizar en empresas de manufactura como de servicios. En empresas sin inventario su aplicación es mas sencilla de llevar. Cuando se tienen inventarios de producción en proceso se deben de utilizar las unidades equivalentes para medir la producción.

Ventajas

-          Facilidad de uso para empresas que producen un solo artículo en comparación con costeo por órdenes.

-          Ayuda a tomas decisiones en el control de los costos por departamento

Limitaciones

-          Una posible desventaja es que puede consumir mucho tiempo el calculo de las unidades equivalentes.

-          Como es un sistema basado en volúmenes pudiera asignar los CIF de manera errónea y esto distorsiona el costo de los productos pudiendo llevar a tomar decisiones equivocadas. Se utiliza una tasa predeterminada de costos indirectos.

En el siguiente video una se presenta una explicación breve sobre las diferencias entre costeo por órdenes de producción y costeo por procesos: Job Order Costing vs Process Costing. https://courses.lumenlearning.com/sac-managacct/chapter/chapter-1/

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El Lean Accounting no es más que la aplicación de la metodología lean en la contabilidad. Esta metodología se centra en conseguir cada vez mejores resultados mediante la aplicación de herramientas y enfoques para la eliminación de todo aquello que no es estrictamente imprescindible para la aportación de valor añadido al cliente.

Sus primeras aplicaciones fueron en el área de producción y en EEUU y Europa se comenzó a implementar al final de la década de 1980.

La mayor utilidad al aplicar este tipo de contabilidad radica en que es menos compleja y menos costosa que la tradicional ya que es capaz por si misma de maximizar la utilidad por medio de la eliminación de pasos, elementos o informes que no necesariamente agreguen valor a la operación.

El aplicar el Lean Accounting permite que el ahorro que presenta en tiempos esta metodología, los contadores puedan encarrilar sus funciones asociadas en mayor medida al control; lo que les permite a estos proporcionar informes más útiles para toma de decisiones que expliquen y analicen el aumento o la caída de los costes en pasos específicos de la cadena de valor o hasta encontrar oportunidades de disminución de costes en las distintas etapas del proceso.

Tampoco es menos cierto que no es simple de aplicar, pues como todo proceso de implementación requiere analizar, evaluar, procedimentar, implementar estos procedimientos y medir constantemente los indicadores para asegurarnos de que el esfuerzo está dando resultados.

Algunas ventajas al implementar esta metodología serian:

·        Mejora la toma de decisiones referentes a precios, utilidades y clientes por proveer información más útil.

·        Permite identificar y eliminar costos y desperdicio por la eliminación de transacciones y sistemas administrativos innecesarios; generando un gran control de los desperdicios.

·        Aumento de la productividad por el enfoque de uso de recursos solo en actividades que generan valor y mejoran la calidad de los productos

·        Reducción significativa de los inventarios que consecuentemente se traducen en reducciones de costos

·        Impacta todas las áreas de la empresa y su aplicación puede ser en mayor o menor medida dependiendo de su participación en los procesos

Sin embargo, esta metodología también tiene sus desventajas, dentro de las que podemos mencionar:

·        Altos costos de implementación no solo por la asesoría necesaria para llevarlo a cabo, sino también por los costos que se deban incurrir para realizar los cambios necesarios

·        Desabastecimiento en algún periodo puntual o producto, que se puede dar en situaciones como esta donde el transporte marítimo post-covid se ha visto muy afectado.

·        Resistencia al cambio tanto para la administración como para los empleados ya sea por la necesidad de un cambio de filosofía u objetivo empresa o los problemas derivados en estrés y resistencia de los empleados adaptados a operar sobre una metodología X.

Les comparto un breve video de la pionera de esta metodología de sus inicios y como descubrió su uso y aplicación en las distintas áreas.

https://www.youtube.com/watch?v=_Z8tcMaRmA4

Otro elemento muy importante de esta metodología es el Box Score; que en otros métodos más convencionales conocemos como el “Balance Scorecard” o Cuadro de Mando) que busca alinear las actividades rutinarias con la estrategia con miras a medir, monitorear y cuantificar sus resultados mediante KPIs que nos indiquen el impacto financiero y operativo de la mejora en con lean. Para ampliar en mayor medida este concepto les comporto un webinar a cargo de Bryan Masket, Presidente de BMA, Inc donde se abordan los principios, usos, practicas y herramientas de esta metodología.

https://www.youtube.com/watch?v=iZcZV2wbAiQ

Como resultado una exitosa implementación tenemos un Top 10 de empresas internacionales que han logrado reducir costos de energía, generación de residuos, ausentismo laboral, eficiencia productiva, fomento de innovación dentro de las que podemos mencionar, Toyota, Ford, Intel, Nike, Textron y otras. Les comparto el vínculo con el listado completo y sus avances al utilizar esta metodología.

https://www.intedya.com/internacional/831/noticia-top-10-empresas-de-fabricacion-lean-en-elmundo.html

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Sistema de costeo ABC

A finales de 1980, Robert Kaplan y Robin Cooper introdujeron el Activity Based Costing (ABC), porque los sistemas tradicionales no otorgaban información importante y oportuna para tomar decisiones.

El costeo basado en actividades acumula los costos por actividad y luego lo asigna a los productos. Este sistema o procedimiento busca la correcta asignación de los costos indirectos de producción y de los gastos administrativos, mediante el uso de cost drivers o generadores de costo. Este mecanismo logra que los costos se asignen de acuerdo a como se causan o se originan. Solo actuando sobre los cost drivers se pueden reducir o controlar los costos.

Los cost drivers pueden ser por:

1-      Transacción, que involucra contar cuantas veces ocurre una actividad, como por ejemplo número de corridas de producción, unidades producidas, etc.

2-      Duración, que mide el tiempo que se toma completar una actividad. Ejemplos de estos son horas de auditorías, o de preparación para una corrida, etc.

3-      Intensidad. Asigna los recursos que se utilizan cuando se lleva a cabo la actividad.

La secuencia del costeo basado en actividades es la siguiente:

1-      Identificar actividades.

2-      Asignar el costo a las actividades

3-      Asignar los costos de las actividades a otras actividades.

4-      Asignar los costos al producto.

Ventajas

-          Correcta asignación de los CIF a los productos.

-          Mejor fijación de precios.

-          Permite controlar costos eliminando actividades que no agregan valor o reduciendo el tiempo de estas.

-          Todos estos beneficios deben de llevar a una mejor utilización de los recursos y mejores decisiones. Esto a su vez debe de mejorar la rentabilidad y posición competitiva de la empresa.

Limitaciones

-          Puede ser costoso y compleja su implementación.

-          Costos como salarios de gerencia y staff pueden ser difíciles de asignar.

-          Complejidad para los análisis del sistema.

-          Personal de gerencia acostumbrado a sistemas tradicionales puede que no entiendan o acepten los cálculos de ABC.

Coca Cola, Ford, UPS y Chrysler son algunas de las compañías que actualmente usan el sistema de costeo ABC. Chrysler ha ahorrado cientos de millones de dólares usando este sistema.

En el siguiente video tenemos una presentación sobre este método: Activity Based Costing. https://www.investopedia.com/terms/a/abc.asp

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Según el gobierno dominicano, el 99 % de las empresas son mipymes y de estas, el 81% de las que tiene local fijo no lleva contabilidad, la situación se eleva a 90% cuando tienen local móvil y aquellas que cuentan con contabilidad y RNC son las que generan mayores ventas.

Si no llevan contabilidad, entonces no tienen un sistema de costeo tradicional o moderno que le permita calcular costos unitarios, fijar precios de venta o tomar acertadas decisiones con información útil. Estas empresas aplican costos empíricos en base a la experiencia sin contar con procesos técnicos que les permita lograr el desarrollo empresarial.

En definitiva, aquí es donde viene la importancia de los sistemas de costeos por orden, por proceso, ABC o Lean, ya que aunque unos mejores que otros, todos nos organizan y nos proporcionan un sistema de gestión indispensable para llevar un negocio y más  hoy día cuando la competencia es global.

Cabe decir que dependiendo del tipo de empresa y como se desenvuelva operativamente, un sistema puede ser más apropiado que otro.

El no tener un sistema de costos es un peligro para el empresariado y más que los costos es la única variable que tenemos bajo nuestro control ya que el precio no puede ser controlado.

Hoy en día el mundo se encuentra enfrentando una crisis económica a causa del COVID-19, donde los precios de los productos y servicios han aumentado drásticamente. Dada esta situación, las empresas se han visto en la obligación de implementar una eficiente gestión de costos que sirva como herramienta para tomas de decisiones gerenciales con miras a posicionarse en el mercado con precios competitivos de sus servicios y productos terminados.

Para lograr un posicionamiento importante en el mercado donde una empresa se desarrolle, es de suma importancia la implementación de un sistema de costeo acorde a la actividad de la empresa.

El gobierno y las instituciones de apoyo a las mipymes deben de dar a conocer la importancia de los sistemas de costeo para así poder lograr tener precios correctos, conseguir mejores controles, eliminar desperdicios y establecer mejoras que nos permitan competir y lograr un liderazgo en costos.

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BELL, Daniel. (1976). El advenimiento de la sociedad post industrial. Madrid: Alianza Editorial S.A. http://artemisa.unicauca.edu.co/~dcruz/evolucioncostos.htm

Warren, C., Reeve, J. & Duchac, J.  (2010). Contabilidad administrativa. México: Cengage Learning.

Gómez Giovanny. (2002, septiembre 11). Historia de los costos en contabilidad. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/historia-costos-contabilidad/

Kenton, W. (2020, febrero 10). Activity Based Costing. Recuperado de https://www.investopedia.com/terms/a/abc.asp

Ramírez, D. (2013) “Contabilidad administrativa. Un enfoque estratégico para competir”.  (9na. Ed.) México: Mc Graw Hill Educación.

Soto Espinosa, E., García, Z., Estefanía, L. (2020, marzo 25). Costos de producción mediante el sistema de costeo ABC y su efecto en la rentabilidad. Revista Cumbres Vol.6 No 2, pp.55

Smyth, D. (2019, Noviembre 5). What types of businesses Do Activity- Based Costing? https://bizfluent.com/info-12105073-types-businesses-activitybased-costing.html

Falconi, M. (2014). La importancia de los sistemas de costos tradicionales y modernos para fijar precios de venta al público y conseguir el desarrollo empresarial. Revista de Investigación Sigma Vol. 1, Núm. 1. https://journal.espe.edu.ec/ojs/index.php/Sigma/article/view/952/566