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O QUE É UM PROTOCOLO?

Protocolo é um conjunto de operações e de procedimentos que o objetiva o controle dos docentes que circulam no órgão, de modo a assegurar garantir a imediata localização e recuperação de documentos, permitindo o acesso à informação.

As atividades que fazem parte do protocolo são:

recebimento: entrada ou entrega dos documentos.

registro: após receber os documentos fazem um registro com atribuição de número de documentos e registram no sistema de controle de protocolo.

triagem e classificação: e a verificação da documentação que será protocolada, separada e cadastrada.

distribuição e expedição: saída e encaminhamento de documentos do protocolo para outro setor.

controle e movimentação: pode ser um manual mecanizado ou informatizado faz se o controle do fluxo documental desde a entrada/criação de documentos na instituição.

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CONTROLE DE DOCUMENTOS

Quando aplicado o controle de documentos vemos muitas vantagens, como o fácil acesso às versões corretas e atualizadas, disponibilização dos documentos nos locais corretos, além de permitir que documentos de origem externa sejam identificados e tenham distribuição controlada.

Para controlar o fluxo de documentos é importante adotar o controle de documentos, criar um formulário de requisição de documentos com identificação, classificação ou pasta a qual o documento pertence, o nome do requisitante e o setor, assinatura e datas de empréstimo e devolução.

O prazo para devolução é de acordo com a determinação do valor do documento, definido o valor pelos seguintes fatores:

-  frequência de uso das informações que está no documento;

- existência de leis ou decretos que regulem a prescrição legal dos documentos;

- existência de outras fontes com as mesmas informações;

- necessidade de guarda de documentos por preocupação em virtude das práticas administrativas;

O fluxo de documentos em uma instituição é determinado em função das necessidades e circunstâncias encontradas.

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GESTÃO DE DOCUMENTOS

A gestão de documentos consiste em um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fases corrente e intermediária. As três fases fundamentais para a gestão de documentos são:

Produção: elaboração dos documentos que circulam rotineiramente.

Utilização dos documentos: é a atividade de protocolo de expedição, de organização e arquivamento, elaboração de normas de acesso à documentação e recuperação de informações.

Avaliação e destinação de documentos: se desenvolve através de análise e avaliação dos documentos, visando estabelecer prazos de guarda ou até mesmo o descarte.

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SISTEMA, RESTAURAÇÃO, CONSERVAÇÃO E DESCARTE DE ARQUIVOS

Existem três sistemas para arquivamento, sendo eles:
-Horizontal: consiste em camadas, um documento sobre o outro, ótimo para mapas e plantas por exemplo.
-Vertical: arquivamento na horizontal, ótimo para pastas.
-Rotativo: comum quando se a necessidade de buscas rápidas, consiste em um eixo que possa girar, ótimo para pastas estilo portifólio.
É sempre importante lembrarmos que documentos são fonte de patrimônio público, histórico, comprobatório e cultural da empresa e por isso deve ser guardado, zelado e descartado corretamente.
-Conservação de documentos: para manter sempre os arquivos limpos e em bom estado se deve manter a limpeza do local de trabalho, remover o pó acumulado, dedetização frequente para não criar pragas e evitar a degradação, ter vias digitais e segundas vias, observar humidade e temperatura. Existem muitos fatores que causam a degradação dos documentos, sendo elas
-Biológicos: Fungos, insetos e roedores.
-Físicos: iluminação, temperatura e humidade.
-Humanos: manuseio.
-Químicos: poluição ar.
-Restauração de documentos: conjunto de ações técnicas intervencionistas no suporte dos documentos. A restauração visa a reversão dos dados, por quais sejam os motivos ao longo do tempo.
-Descarte de documentos: o descarte é uma etapa final dos documentos e de extrema importância e cuidado, o descarte deve ser autorizado por atas assinadas pelo responsável da função e averiguados com calma até por fim serem descartados, esse processo consiste em:
-Listagem dos documentos a serem descartados e liberação de descarte pelo Comissão de Avaliação de Documentos (Conarq).
-Edital de ciência de eliminação de documento, tornasse público.
-Termo de eliminação de documentos que tem por objetivo registrar as informações relativas ao ato de eliminação.
Deve ser feita também uma relação de tudo que seja descartado, na qual deve ser arquivada.

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ARQUIVO, CONCEITO, FINALIDADE E IMPORTÂNCIA

Arquivos são como a memória e a fonte de pesquisas de uma empresa, nunca uma coleção. O processo de arquivação tem como objetivo tornar essa pesquisa mais fácil através da organização para ajudar na funcionalidade da empresa, claro que não existe apenas um método e é por isso que devemos conhecer quais existem para saber qual é mais vantajoso em cada caso.
-Método geográfico: recomendado quando se utiliza muitas localizações diferentes, como cidades, estados e até países. Muito interessante para o setor de vendas
Se organiza por:
1) Por estado, cidade, correspondente
2) Por cidade, estado, correspondente
3) Por região, estado, cidade, correspondente
4) Por pais, cidade, correspondente
-Método ideográfico: não é tão fácil de ser aplicado, porém muito indicado em grandes volumes de arquivos. Consiste em uma ordem alfabética ou enciclopédica. Podem ser criadas subdivisões que seguem essa ordem, como a de setores por exemplo.
-Método cronológico: muito indicado no setor de contábil, consiste na organização de datas como anos, meses ou dias. Um exemplo é organizar os documentos por mês e ano como “férias 01/2022”.
-Método numérico: um método mais simples e muito confiável, consiste em organizar através do número de entrada de um correspondente assunto, é muito comum encontrarmos organizações com os finais de números, o sistema de IPVA funciona dessa maneira, “veículos com a placa final XX devem fazer o pagamento em determinado momento”.
-Método alfanumérico: utiliza de forma simples o alfabeto e algoritmos, nesse método cada letra do alfabeto corresponde a um número, por exemplo a letra A corresponde ao número 1, a letra B ao número 2, C ao 3, D ao 4 e assim sucessivamente.

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CICLO DE VIDA, TEORIA DAS TRÊS IDADES E ARQUIVOS DIGITAIS

O ciclo da vida é determinado a partir da tabela de temporariedade utilizada por órgãos púbicos, que também segue as normas da Conarq. A tabela de temporariedade é elaborada pela CPAD (Comissão Permanente de Avaliação de Documentos ou Comissão de Análise de Documentos) onde de forma clara e objetiva se estabelece todas as informações necessárias.
Teoria das três idades: essa teoria consiste no ciclo vital dos documentos e na classificação deles, pode ser definido como;
-Arquivos correntes ou de primeira idade: documentos que são manuseados ou consultados com frequência, devem sempre estar à disposição próxima de quem os usa.
-Arquivos intermediários ou de segunda idade: arquivos guardados mais afastados em centros de armazenagens que são poucos consultados ou manuseados.
-Arquivo permanente, de terceira idade ou histórico: conjunto histórico para a empresa, instituição ou órgão.
Ficam localizados em setores que utilizam os documentos com frequência ou em centrais que são locais separados de não tão fácil acesso ou em arquivos digitais.
Arquivo Digital: consiste no conjunto de bits que formam uma unidade logica interpretável de exclusiva por meios eletrônicos por meios de diversos formatos, como:
-Arquivos de texto: DOC, PDF E TXT.
-Imagem: Jpeg e bmp.
-Som: MP3.
-Vídeo: AVI.
-Compactados: zip.
-Executáveis: exe.
Atualmente sabe-se que arquivos fiscos e digitais andam juntos, por conta da agilidade e gestão de espaço, é uma ótima ideia utilizar dos dois e manter a mesma forma de organização dos físicos nos digitais.