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¿Qué es un presupuesto de ventas?
Es la principal herramienta para la administración, gestión y control del departamento comercial. Se trata de un documento que ofrece estimaciones de los niveles de ventas y ayuda a conocer la rentabilidad de la compañía.

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presupuesto de ventas

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El presupuesto de ventas incluye el total de las ventas valuadas en cantidad y contiene tres partes: las ventas de equilibrio, las ventas esperadas y las proyectadas. El presupuesto también se desglosa por producto, lugar, densidad de clientes y los comportamientos estacionales de las ventas. Esto provee un plan tanto para las ventas al contado como las ventas a crédito.

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Un presupuesto de ventas controla los recursos financieros asignados a los objetivos de venta de la empresa. Es el punto de vista para comparar el comportamiento entre las ventas reales y las ventas presupuestadas.

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Todos los empresarios han elaborado alguna vez un pronóstico de su labor comercial. Ya sea de forma consciente o no, en algún momento se han planteado la necesidad de consignar en un documento los plazos de entrega de sus productos. A este documento se le llama presupuesto de ventas. No se debe confundir con el presupuesto que registra la venta de un artículo concreto. El presupuesto de ventas es un documento más amplio, en el que caben tanto plazos como estimaciones de usos de materias primas, insumos y maquinaria. Por ejemplo, en él se suele detallar la entrega progresiva de productos o bienes a los clientes y las fechas de estas entregas. Es una especie de hoja de ruta que responde a un período específico, el cual puede ser quincenal, mensual, trimestral o incluso anual. O dicho de otro modo, un cronograma con estimaciones financieras que sirve para medir el potencial de ventas de una compañía. Las ventas, recordemos, es un área que no puede estar desvinculada de aspectos como la dirección general, las estrategias de marketing y los estudios del público objetivo y del mercado. Entre las ventajas más significativas que supone la elaboración de un presupuesto de ventas encontramos las siguientes:

Organiza las metas específicas. Las ventas sin un plan de acción tienden a la dispersión. La ausencia de un presupuesto no permite establecer metas ni objetivos en este campo. Tampoco realizar cálculos sobre los beneficios que esas ventas pueden traerle a nuestra empresa.

Garantiza el cumplimiento de los pedidos. Un presupuesto, tal como lo hemos dicho antes, es ante todo un cronograma. Ordenar las ventas en función de los plazos de entrega nos ayuda a cumplir con los compromisos adquiridos con nuestros clientes y optimiza los tiempos de producción.

Evita sobrecostes. Cuando las ventas se improvisan, lo más común es que se inviertan más recursos de los necesarios. El presupuesto también contribuye a calcular el tipo de inversión que requerimos en cada ocasión. El caso contrario es cuando los recursos resultan insuficientes, otro de los principales errores de no elaborar un documento específico de ventas.

1. Fijar los objetivos del presupuesto. Cada empresa tiene un interés a la hora de elaborar el documento. Es el origen de todo el proceso.

2. Pronóstico preliminar. Los presupuestos de ventas no surgen de la nada. La referencia inmediata suele ser el registro de ventas histórico o la evaluación de períodos anteriores.

3. Tener en cuenta factores internos. El pronóstico debe incluir aspectos internos de la empresa que puedan influir a la hora de las ventas: aumento del número de vendedores, nuevas estrategias, etc.

4. Evaluar factores externos. El presupuesto de ventas no puede olvidarse de factores externos como la competencia, los precios y la economía.

5. Ajustar el presupuesto a la empresa. Por último, se debe ajustar el plan a la realidad de la empresa, sin olvidar, claro está, que no se trata de un texto estático, sino que puede modificarse según sea el caso.

Facilita las labores financieras. Tan pronto ha finalizado el período de ventas presupuestado, el documento puede ser de gran ayuda para las labores contables o los balances financieros.

Pasos para elaborar un presupuesto de ventas

Para elaborar de manera eficaz un presupuesto de ventas, es preciso seguir una serie de pasos esenciales:

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¿Por qué es importante el presupuesto de ventas para tu empresa?

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Todos los empresarios han elaborado alguna vez un pronóstico de su labor comercial. Ya sea de forma consciente o no, en algún momento se han planteado la necesidad de consignar en un documento los plazos de entrega de sus productos. A este documento se le llama presupuesto de ventas.

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Un buen presupuesto de ventas debe servir como guía a la compañía en lo que concierne a sus objetivos de ventas. Debe ser flexible y elástico a los cambios volátiles del mercado.

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El presupuesto de ventas ayuda a la empresa a alcanzar sus objetivos de ventas. También ayuda a prevenir una caída en las ventas y provee una base para la evaluación de las mismas.

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Desde el punto de vista empresarial, una gestión eficiente tiene su base en tres aspectos esenciales:

* Fijar objetivos y planear recursos, actividades, estrategias de manera que puedas anticiparte a los hechos y con esto reducir la incertidumbre y hacer frente a los cambios.

* Coordinar de manera guiada las estrategias y acciones a seguir permitiéndote integrar todas las áreas de la empresa entre ellas así como con los objetivos de la empresa.

* Controlar y comparar los resultados obtenidos para saber en qué áreas o actividades existen desviaciones o variaciones.

La manera más sencilla de lograrlo es a través de un presupuesto, ya que sin éste la
organización es como un barco a la deriva en la cual se tendría que estar improvisando ante las distintas circunstancias que se presentarán. La idea principal de esta práctica es ser más que un conjunto de partidas numéricas, es decir, un plan que incluya estrategias, políticas y acciones a seguir.

¿Qué es un presupuesto financiero?

Es un plan integrador para planificar la ejecución y administración de los recursos financieros con los que cuenta la empresa de acuerdo a las operaciones planeadas en un periodo determinado de tiempo con la finalidad de alcanzar los objetivos estipulados por la Dirección.

El presupuesto financiero es una herramienta de gestión estratégica mediante la cual se busca el control administrativo de la empresa, en éste se realizan pronósticos y proyecciones de diferentes elementos del negocio. Es por esto que cuando una compañía tiene bien definido su presupuesto financiero tendrá más posibilidades de alcanzar sus objetivos y obtener ventajas competitivas en un mercado cada vez más exigente.

Es importante mencionar que el presupuesto financiero se ocupa de la estructura en este ámbito de la empresa es decir, cómo se compone la relación entre los activos, pasivos y capital, pudiendo resumir su finalidad en dos objetivos fundamentales:

* Monitorear y buscar una mayor liquidez.
* Monitorear y buscar una mayor rentabilidad.
Los presupuestos suelen relacionarse exclusivamente con el estado de resultados, sin embargo es importante que incluyas también el balance general. Esta práctica te permitirá considerar el flujo de efectivo que necesitas para llevar a cabo la operación no solamente lo que se refiere a gastos e ingresos. Por ejemplo, si estás considerando introducir un producto nuevo deberás de considerar el impacto que tendría la compra de materia prima para la producción del mismo en el flujo de efectivo.

Al presupuestar solamente en base al estado de resultados no tendrás la capacidad de analizar los gastos de capital que también pueden afectar tu panorama financiero, como podría ser la adquisición de un activo fijo. Al tomar en cuenta también el balance general y el flujo de efectivo podrás presupuestar los cobros que se realizarán, los pagos de deudas, los materiales para fabricación de los productos, el volumen de la producción, entre otros.

Beneficios de elaborar un pres upuesto para tu empresa

El presupuesto es una herramienta fundamental en la gestión empresarial mediante la cual se busca consolidar las operaciones de la empresa con la administración de los recursos existentes por medio de los esfuerzos individuales y grupales para lograr los objetivos y generar mejoras en la organización, esta práctica tiene beneficios y consecuencias que van más allá de la dimensión financiera ya que implica toda la gestión empresarial en general.

Algunas de las ventajas de elaborar presupuestos son:

1. Brinda a la dirección una visión integral de las operaciones y resultados permitiendo tomar decisiones informadas y oportunas.

2. Traduce los objetivos de la empresa en acciones al especificar los recursos, ingresos y actividades requeridas para llevar a cabo el plan estratégico del año presupuestado.

3. Es una herramienta útil para medir la eficiencia de los mandos medios a cargo al otorgarles responsabilidad tanto operativa como financiera.

4. Facilita el control administrativo y obliga a realizar evaluaciones periódicas de la gestión empresarial.

5. Fomenta una estructura correcta determinando responsabilidad y autoridad de cada uno de los miembros de la organización.

6. Ayuda al manejo financiero de la empresa.

7. Compromete a mantener un archivo de datos históricos controlables.

8. Permite conocer con anticipación los excedentes o faltantes de fondos y detectar cuándo es conveniente recurrir a la obtención de préstamos.

9. Es una herramienta idónea para el control de la posición de efectivo.

10. Motiva a la planeación y seguimiento oportuno de la situación de la empresa.

Un procedimiento que no debes olvidar llevar a cabo es realizar la comparación periódica de los resultados contra lo presupuestado ya que esto te permitirá agregar valor al negocio a través de una mejor planeación, seguimiento, evaluación y control. Por ejemplo, si en tus revisiones detectas que el gasto en viáticos está sobrepasando lo presupuestado se pueden revisar las políticas a tiempo y no esperar a que sea un costo que te pueda causar falta de efectivo para algún otro rubro.

El presupuesto es una guía, un plan estratégico mediante el cual puedes detectar y corregir errores pasados, dónde planificar nuevas inversiones o acciones de innovación. La base del presupuesto es que cuentes con información correcta y en tiempo real para tomar las decisiones oportunas.

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¿Cómo elaborar un presupuesto para tu empresa?, en el artículo de la próxima semana te compartiremos los pasos para llevarlo a cabo de manera eficiente.

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Julio Castro | Director General CorpoNet

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10 Beneficios de elaborar un presupuesto para tu empresa

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Desde el punto de vista empresarial, una gestión eficiente tiene su base en tres aspectos esenciales: * Fijar objetivos y planear recursos, actividades, estrategias de manera que puedas anticiparte a los hechos y con esto reducir la incertidumbre y hacer frente a los cambios.