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Videoconferencias. Ventajas y desventajas y desventajas de 5 herramientas

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Ventajas y desventajas de 5 herramientas de videoconferencias tras un análisis comparativo realizado para el contexto de la formación en red de @educaINTEF

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Cambios llamativos en el terreno educativo en los últimos 30 años

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Profes ¿Miedo a las Tecnologías de la Información? (TIC)

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Recursos Analógicos y Recursos Digitales.

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Dentro de las empresas, el uso de nuestra popular herramienta de Videoconferencia Web, sigue en aumento, incluyendo en la lista al propio equipo de 3CX. No sólo como forma de comunicación, sino también como plataforma de colaboración en tiempo real. Su uso va desde presentaciones comerciales y demostraciones a clientes, entrenamiento de nuevos productos, sesiones lluvia de ideas, etc. Ayudando así a desde incrementar ventas, hasta mejorar procesos y toma de decisiones.

Al estar basada en WebRTC, nos permite establecer una reunión en línea utilizando un simple navegador como Chrome, por lo que no es necesario descargar software adicional o lidiar con las molestas actualizaciones del programa justo cuando se está por conectar a una reunión. Si estamos desde nuestra tablet o smartphone, tan sólo descarguemos la app.

Es recomendable familiarizarse con la interfaz, esta es 100% intuitiva, y sólo llevará unos segundos conocer las herramientas que tenemos a nuestra disposición, como los botones para silenciar el micrófono, apagar la cámara, compartir el escritorio o crear una encuesta.

La conexión a internet juega uno de los papeles más importantes. La herramienta de Videoconferencia Web de 3CX permite ajustarse al ancho de banda disponible en el momento de ser utilizado. Esta es una tabla de referencia que le ayudará a conocer el ancho de banda aproximado requerido para asegurar cierta resolución de video:

0-800Kbit: desde 176×144 y hasta 640×480 |SD|

800-2000Kbit: desde 640×480 y hasta 1280×720 |HD|

2000-8000Kbit: desde 1280×720 y hasta 1920×1080 |Full HD|

4000-10000Kbit: desde 1280×720 y hasta 3840×2160 |4K Res|

Pasando de Novato a Profesional

Una de las grandes ventajas que nos proporciona la videoconferencia web, es que podemos reunirnos "cara a cara" con cualquier persona en el mundo sin importar su ubicación geográfica. Con esto en mente, sin duda, causar una buena impresión lo es todo.

A continuación le presentamos 4 consejos que le ayudarán a realizar una videoconferencia web como un profesional:

Prueba Inicial

Bien dicen que "La práctica hace al maestro". Si nunca hemos usado la herramienta, perdamos el miedo y practiquemos, es mejor que algo salga mal en la práctica a que suceda en la sesión en vivo; una vez hecho esto, le aconsejamos conectarse 10 minutos antes de que empiece la reunión para preparar todo el escenario y así evitar contratiempos.

Ambiente

No queremos que parezca que acaba de pasar un huracán por nuestro escritorio ¿o sí? Hay que preparar el espacio que nos rodea, como iluminación y limpieza. Fijemos una fuente de luz frente a nuestro rostro, que se vea que no estamos dentro de una cueva y hagamos limpieza o saquemos fuera de foco tazas de café y artículos que puedan generar distracción.

Audio

Es importante considerar auriculares para lograr una mejor calidad; muchas veces el uso del micrófono y bocinas incorporados en las computadoras personales (laptops) puede llegar a causar eco, provocando molestia y dificultad para ser comprendido por los demás interlocutores.

Completa Atención

El sostener una video conferencia web es equiparable a estar en una sala de juntas junto con los demás participantes, es importante enfocarse en la reunión en lugar de realizar otras tareas, como contestar una llamada, revisar nuestra bandeja de correo electrónico etc. Debemos dedicarle el tiempo y atención que merece.

Si bien existen situaciones ajenas a nosotros, siguiendo estas recomendaciones minimizamos riesgos y preparamos todo para que fluya de la mejor manera y logremos dar esa buena impresión, demostrando lo profesionales que somos.

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4 Consejos para Realizar Videoconferencias Web como todo un Experto

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Dentro de las empresas, el uso de nuestra popular herramienta de Videoconferencia Web, sigue en aumento, incluyendo en la lista al propio equipo de 3CX. No sólo como forma de comunicación, sino también como plataforma de colaboración en tiempo real. Su uso va desde presentaciones comerciales y demostraciones a clientes, entrenamiento de nuevos productos, sesiones lluvia de ideas, etc.

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La videoconferencia es una solución tecnológica de hardware y software que permite la conexión simultánea de dos o más sitios situados geográficamente distantes para la comunicación bidireccional en tiempo real. Cada usuario emite su propia señal de vídeo y audio a los demás y recibe éstas de ellos. También se contempla compartir documentos, recursos y aplicaciones, etc con el resto de usuarios durante el transcurso de la sesión.

https://flic.kr/p/4za79o // CC BY-NC

Ventajas

Favorece la comunicación entre personas e instituciones distantes.

Fomenta el contacto con otras lenguas y culturas

Permite incorporar a la clase múltiples recursos externos (p.e. especialistas en distintas materias)

Motiva la actividad del alumnado al comunicarse con otros

Posibilita realizar reuniones evitando los costes de desplazamiento

Inconvenientes

El coste de los equipos y de las líneas de comunicación

Los problemas de compatibilidad de los equipos

Poca calidad de imagen y audio cuando el ancho de banda es insuficiente

Falta de experiencia y preparación de la sesión

La videoconferencia educativa

La videoconferencia se utiliza a menudo en el ámbito personal para comunicarse con amigos y familiares. En el entorno educativo también permite el desarrollo de interesantes experiencias de comunicación tanto en formación presencial como a distancia:

Videoconferencia de un/a experto/a. Se puede preparar una videoconferencia con alguna persona relevante (p.e. escritor/a, científico/a. médico/a, etc) para que exponga al alumnado y luego estos puedan hacerle preguntas.

Intercambios con otros centros. Facilita la exposición de temas y trabajos por parte del alumnado de un centro a los de otro en distintos idiomas: castellano, inglés, francés, etc.

Formación a distancia. Durante la participación en un curso de teleformación se puede incluir como un elemento que mejora la comunicación y la motivación entre tutores y alumnos/as

Reuniones de profesorado. Este sistema facilita la organización de reuniones de formación, coordinación, investigación, etc cuando el profesorado vive y trabaja muy disperso geográficamente.

https://flic.kr/p/75EzrG // CC BY-NC-SA

Software para videoconferencias

En la actualidad existen múltiples programas para realizar videoconferencias. Los más populares, sencillos y gratuitos son:

1. Facebook. Esta red social ha incorporado esta funcionalidad para posibilitar el encuentro en tiempo real a través de la videocámara y el micrófono.

2. Skype. Es el líder mundial de las videollamadas punto a punto o entre dos personas por tratarse de un servicio gratuito. Para VC multipunto o grupales se necesario que uno de los usuarios conectados disponga de una cuenta de pago (Premium).

3. Google Hangout. Aporta un sistema rápido y estable para establecer VC punto a punto y grupales de forma gratuita. La herramienta de Hangout está integrada con el resto de apps de Google lo cual incrementa su valor y posibilidades. Al estar asociada a la cuenta de Google es la opción recomendada en el ámbito educativo.

Google Hangouts

Hangouts es un servicio de Google para enviar mensajes y hacer videollamadas de forma gratuita desde diversos dispositivos a varias personas simultáneamente. También contempla el intercambio de fotos, vídeos, documentos, etc durante la sesión de comunicación.

Sus prestaciones más destacadas son:

1. Multiplataforma. Las conversaciones de Hangouts se sincronizan automáticamente en todos tus dispositivos. Se puede iniciar una conversación en tu tableta Android o IOS y continuarla en tu ordenador PC, Mac, etc.

2. Videollamadas. Pueden hablar cara a cara por videollamada con una persona o con varias hasta un máximo de 10 usuarios.

3. Retransmisiones en directo. Permite emitir un evento en directo a multitud de usuarios utilizando Google+ o Youtube.

4. Aplicaciones. Se integra perfectamente con el resto de aplicaciones de Google: Youtube, Google Drive, etc.

5. Mensajes. Se pueden enviar mensajes de texto o incluso mensajes SMS a móviles.

Requisitos de Hangouts

Para poder utilizar Hangouts son necesarios los siguientes requisitos:

1. Hardware. El dispositivo debe disponer de cámara, micrófono, altavoces y conexión a Internet.

2. Ancho de banda. Se recomienda un ancho de salida y entrada de 2.6 Mbps.

3. Cuenta Google. Todos los participantes deberán disponer de una cuenta en Google.

4. Software. Se puede empezar una conversación de Hangouts desde ...

Gmail o desde Google+ por lo que será necesario disponer de la última versión de un navegador web compatible: Google Chrome, Internet Explorer, Mozilla Firefox o Safari.

Extensión de Google Chrome. Para ello habrá que instalar este complemento en el navegador Google Chrome.

Android o IOS. Será necesario instalar y configurar en tu tableta o móvil la aplicación de Hangouts compatible con ese sistema.

https://flic.kr/p/9FiR7k // CC BY

Las limitaciones del sistema son:

Se pueden enviar y recibir mensajes de mensajería instantánea en grupos de hasta 100 personas como máximo.

Pueden participar en una videollamada de grupo hasta 10 personas como máximo.

En una comunidad educativa de Google (Google Apps Education) hasta 15 personas.

Aplicaciones integradas en Hangouts

Durante la realización de la videoconferencia en la barra lateral izquierda se ofrecen los iconos de acceso a las aplicaciones integradas:

1. Compartir pantalla. Es posible dejar que otras personas vean la pantalla de tu ordenador. Por ejemplo, si tienes una foto en tu pantalla, los participantes de la videoconferencia pueden verla sin necesidad de descargársela.

2. Escritorio remoto. Con la aplicación Escritorio remoto, puedes acceder a los ordenadores de otras personas para ver sus programas y realizar una asistencia.

3. Foto. Esta herramienta facilita la obtención de fotos en la videollamada y compartirlas con el resto de los participantes.

4. Youtube. Permite ver los vídeos de YouTube con otras personas en una videollamada. El control de la reproducción es compartido: volumen, reproducción, pausa, etc.

5. Google Drive. Esta aplicación permite crear un documento de notas compartidas durante la videoconferencia así como compartir documentos alojados en Google Drive.

Por defecto se dispone de un repertorio de aplicaciones pero se pueden instalar algunas más.

Hangouts en directo

Hangouts en directo es un servicio adicional que permite emitir eventos, conferencias, actuaciones, etc en directo para todo el mundo a través de tu página de Google+ y de tu canal de Youtube. También te permite editar y compartir a posteriori una copia de la emisión.

Para realizar un Hangouts en directo es necesario disponer de un canal en Youtube y verificarlo mediante un SMS. También es necesario tener activo el perfil de Google+ y además conectado a ese canal de Youtube.

Existen dos formas de iniciar una retransmisión en directo:

A través de la dirección: hangouts.google.com/onair. La retransmisión se iniciará de forma inmediata y sin necesidad de utilizar los eventos de Google+

Creando un evento en la página de tu perfil de Google+. La emisión se podrá programar o iniciar de forma inmediata.

También es posible añadir una imagen o vídeo como trailer de portada de la retransmisión. Si se activa la aplicación Preguntas desde la página del evento antes de iniciar el Hangout entonces se podrán recopilar las preguntas del público y responderlas durante la emisión incrementando la interactividad del público asistente.

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