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Zuschlag / Absage - Debriefing mit Kunde

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Zuschlag / Absage - Debriefing mit Kunde

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Verteilung Aufgaben und Festlegung Fristen/Termine bis und mit Präsentationsphase

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Analyse der technischen und kommerziellen Risiken

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Analyse der technischen und kommerziellen Risiken

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Macht die Rollenaufteilung Koordinationsstelle und Bid Manager Sinn? Wäre es nicht sinnvoller, mehrere Bid Manager im Team zu haben?

Sollen die administrativen Aufgaben weiterhin an Admin übergeben werden oder neu im Bid Management? Rolle Koordinationsstelle oder Bid Support Officer (mit zusätzlichen Aufgaben wie Verkaufsplanung, WTO-Quote, PCS, Pearl-Einträge, allgemeine administrative Unterstützung des Bid Management)

Sollen Verträge künftig über Bid Management oder weiterhin über das Account Management laufen?

Sollen künftig sämtliche Angebote über das Bid Management koordiniert und erstellt werden?

Braucht es die Rolle "Offertersteller"?

Wäre es nicht wichtig, die Rolle Marketing im Bid Management zu haben? CV's, Referenzen

Muss mit Michael genauer geprüft und angeschaut werden.

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Die Finalisierung der Präsentation erfolgt durch den AM und die definierten Personen aus Bid-Team-Pool nach Abgabe der Offert oder nach Erhalt der Einladung.

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Qualifikation, Kenntnisse über finanzielle Situation Kunde, Review Offerte, bearbeiten der Leads, Verträge, persönliche Abgabe der Offerte

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mit Andi Ressnig prüfen, wie sinnvoll das sein wird

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Pflege Einträge "Referenzen" im Confluence

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Pflege Einträge "Referenzen" im Confluence

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verstehen, lernen, verbessern
CCO muss prüfen welche Verbesserungen eingeleitet werden sollen
Bei Zuschlag "Feschtli" intern

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Allfällige neue Inhalte Angebot in Offertentemplates überführen

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Allfällige neue Inhalte Angebot in Offertentemplates überführen

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Pflege der neuen Bausteine

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Blog-Eintrag bezüglich Zuschlag / Absage

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Blog-Eintrag bezüglich Zuschlag / Absage

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Zuschlag / Absage – Information an … (intern)

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Zuschlag / Absage – Information an … (intern)

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Nach Erhalt der Einladung Präsentationstest mit definierten Personen aus Bid-Team-Pool vor GL und weiteren Personen und Feedbackrunde

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Nach Erhalt der Einladung Präsentationstest mit definierten Personen aus Bid-Team-Pool vor GL und weiteren Personen und Feedbackrunde

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Grundgerüst durch BM

die Finalisierung der Präsentation erfolgt durch die definierten Personen aus Bid-Team-Pool und AM nach Erhalt der Einladung (abhängig von unseren Erfolgschancen allenfalls früher)

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wenn immer sinnvoll dann persönlich

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Formatierung, Rechtschreibung, Grammatik, Drucken, Bindung, USB-Stick, Einholen der benötigten Unterschriften etc.

In Begleitung vom Bid Manager

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Review und Finalisierung Angebot und Beilagen/Formulare

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Review und Finalisierung Angebot und Beilagen/Formulare

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vollständig, korrekt, wurde auf Kunde eingegangen?

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Abfüllen der Inhalte im Angebot und in Beilagen/Formulare

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Abfüllen der Inhalte im Angebot und in Beilagen/Formulare

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der BM kann für einzelne Kapitel Personen aus dem Bid-Team-Pool beiziehen

für die Preiskalkulation ist bis auf Weiteres Ueli zuständig, diese soll jedoch aufgrund einer Aufwandschätzung, welche durch den BM (gegebenenfalls mithilfe aus Bid Team) gemacht wird, erfolgen

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Bei geforderten Leistungen von Dritten Preisschätzung und allfällige weitere Informationen einholen

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Bei geforderten Leistungen von Dritten Preisschätzung und allfällige weitere Informationen einholen

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Betriebsleistung (Begasoft)

Signaturleistung (Swisscom Trust Services)

Gruppengesellschaften (Glaux Soft AG, Output Management Princtom, socialWEB)

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anhand vorbereiteten Angebots (vorhandene Struktur) und Bestimmung Projektteam überprüfen, welche Personen für das Befüllen bestimmter Inhalte aus Bid-Team-Pool zugezogen werden müssen

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Eignung und Verfügbarkeit mit Andi Ressnig besprechen

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Auftrag an diejenige Person, welche persönlichen Zugang zu Referenzperson hat (AM, Projektleitung, GL-Mitglied)
Informieren über Ausschreibung, fragen, ob Bereitschaft für Referenzauskunft da, abklären, ob anwesend im Zeitraum xy, allgemeines Briefing

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Einreichung der Fragen und zu gegebener Zeit Weiterleitung der Antworten an BM und AM

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Einreichung der Fragen und zu gegebener Zeit Weiterleitung der Antworten an BM und AM

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Strukturierung Angebot (Admin) und Fortsetzung Strukturierung Angebot

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Strukturierung Angebot (Admin) und Fortsetzung Strukturierung Angebot

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Inhaltsverzeichnis, Einfügen der Anforderungen in entsprechende Kapitel, Kommentare bez. Zuständigkeit

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E-Mail-Vorlage gem. QMS-Prozess

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Beschrieb zu Handen GL und AM, warum Angebotseinreichung in Frage kommt oder eben auch nicht.

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von simap.ch
inkl. Ablage auf Intra (Project Controlling) und Sharepoint

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auf simap.ch und it-beschaffung.ch

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Verkaufsplanung

WTO-Quote

Eröffnung bzw. Abschluss Rapportierelement (PCS)

Pearl-Einträge (ab Offertabgabe ist AM zuständig)

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im Idealfall können die 3-4 FTE alle Rollen übernehmen. Wichtig aber vor allem sind Stellvertretungen.

In den 3-4 FTE sind Arbeiten Admin, Account Management, "Bid-Team-Pool" sowie GL nicht eingerechnet.