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Proceso del trabajo, introducción y disposiciones comunes

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El proceso administrativo se define como el conjunto de etapas y elementos administrativos que se aplican en las organizaciones con la finalidad de lograr el cumplimiento de sus metas u objetivos previamente pactados.

Uno de las principales ventajas de llevar a cabo un proceso administrativo es el aprovechamiento eficaz de sus recursos humanos, técnicos, financieros y cualquier otro tipo de activo, a los cuales se establecen medidas y pautas para conseguir el mejor rendimiento posible.

El proceso administrativo se caracteriza principalmente por ser poseer un flujo continuo entre sus etapas o elementos, esto quiere decir que una vez planificado y estructurado el proceso debe ser capaz de cumplir un ciclo constante y estable con base a los objetivos planteados. Las etapas del proceso administrativo se interrelacionan entre sí y es necesario considerarlas como un "todo" a tal punto que los resultados obtenidos deben superar en eficiencia y eficacia a los resultados correspondientes de la suma de sus etapas individuales; De ahí parte la afirmación: "En administración la suma de 2 + 2 es igual a 5".

Etapas del proceso administrativo

El proceso administrativo fue creado por el ingeniero francés Henri Fayol, uno de los mayores exponentes del enfoque clásico de la administración. Fayol determinó que el proceso administrativo contenga 4 etapas o elementos que el consideraba que como indispensables o imprescindibles para cualquier organización.

Planeación o Planificación

Corresponde a la base o estructura de cualquier proceso administrativo, ya que en esta etapa se deben fijar todos los objetivos y metas para un periodo determinado, como también la forma o el modo en el que la organización va a poder lograr los objetivos previamente mencionados. La principal finalidad de la planificación es conducir a la organización hacia los resultados esperados, y lo realiza mediante la formulación de estrategias y planes de acción.

Una característica peculiar de este etapa corresponde a que la misma se encuentra orientada y planteada exclusivamente hacia actividades futuras, lo que permite poder prever variables, situaciones y desvíos de la estrategia original, contrarrestándolos con planes de acción que ofrezcan soluciones eficientes.

Principales actividades de planificación

Pronosticar situaciones o escenarios potenciales.

Determinar Objetivos y metas.

Establecer la forma y el modo en los cuales los trabajos serán llevados a cabo.

Establecer políticas, procedimientos y métodos para el funcionamiento de una organización.

Prever irregularidades y posibles desvíos del plan de acción original.

Modificar y fijar nuevos planes bajo las recomendaciones resultantes de la etapa de control.

Ejemplo:
La marca americana dedicada a las comidas rápidas McDonalds no pasaba por su mejor momento en los inicios de los años 90's, esto se debía principalmente por su dificultad de proveer productos adaptados a las culturas, tradiciones o gustos específicos de cada país en donde comercializaba sus alimentos.

Sin embargo, en al año 1993, la concesionaria de la firma en Australia "McDonald's Ann Brown", consiguió la aprobación de poner en marcha el primer "McCafé" en el mundo, la planificación contaba con objetivos y metas reales, pronosticaban el posible comportamiento comercial de sus clientes potenciales, y lograba adaptar las políticas y procedimientos globales de McDonalds, consiguiendo de esta manera proveer a sus clientes habituales las mayoría de ventajas que poseía la marca, pero a a la vez ofreciendo nuevos menús y variedades disponibles. De esta forma la marca consiguió aprovechar las horas en los que el local se encontraba cerrado para vender productos.

Las principales auditorias contables realizadas, arrojaron que los locales que poseían un "McCafé" obtuvieron 15% mas de utilidades por mes; El éxito fue tal que en el año 2001 la mayoría de sucursales de McDonalds en E.E.U.U ya poseían un espació destinado al "McCafé".

Organización

En esta etapa se establece o s e configura una estructura por la cual se distribuyen y se racionalizan los recursos, trabajos y tareas necesarios para el logro de los objetivos y metas planteados en la etapa de planificación, todo ello debe realizarse en función a la eficiencia y eficacia de los procesos.

Principales actividades de organización

División de los trabajos y tareas en unidades operativas (departamentos, o áreas funcionales).

Definir y agrupar las obligaciones operativas en sus puestos o cargos (puestos por departamento).

Establecer la estructura organizacional que mas se adecue al tipo de rubro o mercado en el que se encuentre la organización.

Selección y capacitación de los individuos en los puestos que mas se adecuen a sus capacidades.

Ajustar la estructura organizacional a efectos de los resultados obtenidos en el etapa de control.

Definir organigramas, manuales de procedimientos, manuales de funciones, manuales de políticas, y cualquier otro sistema necesario para la estructuración y sistematización de la actividades laborales.

Ejemplo:
El los años 1990 el conglomerado japones de empresas de electrodomésticos y tecnología Hitachi ltd desembarca en las tierras mexicanas, con el objetivo de producir y exportar desde el país azteca a todo el continente americano, el conglomerado estaba atraído principalmente por el bajo costo de la mano de obra local, y condiciones impositivas y aduaneras disponibles, todo ello gracias al régimen de maquila desarrollado en país mencionado.

Sin embargo, debido a que el conglomerado estaba acostumbrado a tener ciertas estructuras organizacionales para la fabricación y producción de sus productos, pues estaban regidos con base a la exigentes normas y requisitos laborales de Japón. Por ende Hitachi Ltd, tuvo que diseñar una nueva estructura organizacional que se adapte principalmente a las capacidades de la mano de obra mexicana, como también la implementación de un programa extenso de selección y capacitación al personal para el manejo eficiente de maquinarias y procesos operativos. El resultado: debido al éxito inherente de las excelentes gestiones de organización, al próximo año desembarcaron en tierras mexicanas marcas como Sony, Sanyo y Matsuchita ansiosos por optar por el mismo modelo organizacional que su competencia.

En este etapa se realiza la ejecución de los planes y proyectos correspondientes a las etapas de planificación y organización. Esto se realiza mediante la delegación, intervención y respaldo a cargo de un directorio compuesto por uno o más personas, a quienes se les atribuyen altos cargos jerárquicos y de autoridad para que los mismos garanticen el cumplimiento eficaz de los objetivos previamente planteados.

La dirección es considerada la fase dinámica del proceso administrativo, pues para su ejecución se implican las actividades como: mandar, influir, y motivar a los colaboradores o empleados para que los mismos realicen sus tareas con base a los delineamientos expuestos en la etapa de organización.

Principales actividades de Dirección

Establecer y definir un canal de comunicación eficaz tanto en sentido vertical como horizontal.

Demostrar habilidades y técnicas de liderazgo para el manejo de los colaboradores y de las situaciones organizacionales que lo ameritan.

Motivar e influir a los colaboradores para que cumplan sus tareas de la forma mas eficaz y eficiente posible.

Tomar las principales decisiones relativas a la gestión empresarial.

Ajustar y adaptar las planificaciones, estructura organizacional y demás elementos del proceso administrativo con base a las recomendaciones inherentes a los resultados de la etapa de control.

Ejemplo:
Corriendo el año 1994, la empresa italiana de pastas y alimentos Barrilla S.P.A., contaba con el mejor posicionamiento de pastas secas en el mercado italiano, poseía buenos números de ventas y empezaban a consolidarse las exportaciones. Sin embargo, debido a su crecimiento espontáneo no se caracterizaba por poseer el mejor canal de distribución para las entregas de sus productos, dejando incluso semanas sin abastecer algunas zonas del sur de Italia, esto generaba que estén perdiendo diariamente un gran porcentaje de demanda de sus productos.

Para poder subsanar el gran inconveniente, los directivos llevaron a cabo un gran numero de decisiones que consistieron en:

1. Contratar un nuevo encargado de la logística que implementó el sistema de distribución "Just in time", mejorando en eficacia, eficiencia y gestión los resultados relativos a la distribución de los productos de la empresa.

2. Se mejoraron los canales de comunicación vertical, permitiendo que los directivos estén siempre informados de todos los problemas de gestión que se presentan.

3. Analizando la seriedad de la problemática, modificaron la planificación original y realizaron grandes inversiones en nuevos centros de distribución como en su correspondiente logística.

Para el año 1997 la empresa italiana, tenia costos de distribución menores a los que poseía 3 años atrás, y redujo el tiempo de espera de sus clientes en +- 1 día.

Esta etapa se centra en proporcionar el debido seguimiento a los procesos y funcionamientos de una organización, como también proporcionar una medición de resultados, de forma que permitan ajustar la planificación, organización y dirección en orden de orientarlos a metas previstas.

Su finalidad principal es la de comprobar y detectar las variaciones del plan de acción original, y otorgar las herramientas necesarias para corregirlas.

La etapa de control cuenta con 3 tipos de controles que miden las desviaciones mencionadas anteriormente.

1. Control Preliminar: Se trata de realizar controles previos calendarizados o al azar , con el objeto de detectar desviaciones o problemas que podrían aumentar relevancia en el caso que no sean detectados a tiempo.

2. Control de Acción: Se trata de realizar los controles clásicos con base a parámetros previamente expuestos, los resultados obtenidos sirven para determinar las acciones correctivas.

3. Control Correctivo: Se enfoca sobre la información y los resultados recogidos de los controles anteriormente mencionados de manera a realizar la ejecución concreta de las acciones correctivas.

Principales actividades de Control

Medición de los resultados con base a parámetros previamente definidos.

Detectar las desviaciones o problemas surgidos en la gestión organizacional.

Otorgar las herramientas necesarias para corrección de las desviaciones o problemas

Proveer de los recursos necesarios para la realización de los 3 tipos de control (preliminar, de acción, correctivo)

Realizar reportes e informes calendarizados de manera a proveer a los directivos la situación sobre el proceso administrativo.

Ejemplo:
La firma de autopartes de origen japonesa Takata Corporation cesó sus operaciones comerciales en el año 2017, la empresa fue por años la mayor productora de "airbags" o bolsas de aires empleadas para la seguridad de un automóvil. La quiebra se debió principalmente a los escándalos ocasionados por el mal funcionamiento de sus "airbags" que incluso llegaron a provocar la muerte de muchas personas en todo el mundo.

Los primeros inconvenientes se registraron en el año 2005, en donde se descubrieron que cuando se activaban las bolsas de aire, el mecanismo impulsaba partes del "activador" hacia los rostros de los usuarios de los automóviles que contaban con el producto de Takata Corporation. Según informes solicitados por sus principales clientes F ord Company, Honda Motor Corporation y General Motors, arrojaron que la firma nipona no cumplía con los debidos procesos de control de producción, ya que se estimo que un total de 5 millones de unidades fueron fabricadas ese año, abarcando miles de lotes a los que debían realizar controles preventivos, y de acción. Millones y millones de unidades de automóviles fueron llamados a revisión parte de las automotrices ya mencionadas, ocasionando perdidas multimillonarias.

Sin embargo, el problema de Takata no terminó en ese año, también se detectaron airbags defectuosos entre el año 2008 y 2014, en donde el problema se derivaba de una causa totalmente distintas a la mencionada previamente, desnudando una vez mas la falta de controles por la firma japonesa, todo ello llevó a que la empresa pierda casi todo su valor en las bolsas de valores y quedándose casi sin clientes para el 2017.

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Proceso Administrativo - Qué es, concepto, definición y ejemplos

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El proceso administrativo se define como el conjunto de etapas y elementos administrativos que se aplican en las organizaciones con la finalidad de lograr el cumplimiento de sus metas u objetivos previamente pactados.

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¿Qué es un proceso administrativo?

El proceso administrativo se define como una serie de acciones y actividades que adoptan las organizaciones para mejorar el uso y la distribución de los recursos técnicos, humanos y materiales.

Este proceso tiene como fin que una empresa u organización emplee de la mejor manera sus recursos para lograr sus objetivos propuestos.

Características del proceso administrativo

Las características del proceso administrativo son las siguientes:

Se compone de un conjunto de elementos que intervienen para lograr los objetivos planteados, que no solo dependen de los administradores de empresas sino también de quienes los rodean.

Con este proceso, la dirección está al tanto de cada una de las operaciones, de los errores y de las buenas decisiones.

Es flexible y puede conllevar algunos cambios pertinentes.

Comprende 4 etapas, donde cada una conduce a la otra.

Posee un tiempo determinado en donde se puede observar todo el progreso del trabajo.

Etapas del proceso administrativo

Para que funcione de manera exitosa, el proceso administrativo debe cumplir con las siguientes etapas esenciales:

Planificación

La planificación consiste en investigar y determinar los objetivos y estrategias a utilizar, y debe tomar en cuenta las metas a corto y largo plazo.

Durante este proceso se deben poder identificar cuáles son las posibles dificultades que surgirán y cómo se llevará a cabo dicho proceso.

Organización

En la etapa de organización se debe establecer una estructura de trabajo que permita un desarrollo económico significativo. Es decir, se le debe dar vida a las estrategias planteadas durante la planificación.

Asimismo se deben asignar los recursos a utilizar para llevar a cabo las tareas.

Dirección

A esta fase también se la llama ejecución, ya que consiste en llevar a cabo las decisiones programadas, motivar al equipo de trabajo e implementar la comunicación y la supervisión para alcanzar los objetivos planteados.

Durante esta etapa será muy importante el líder empresarial, aquel responsable de dirigir al equipo de trabajo.

Control

El control consiste en la fase final del proceso administrativo, donde se deben observar y medir los resultados obtenidos.

Aquí hay que tener en cuenta los puntos débiles a mejorar y se deben identificar las buenas decisiones tomadas, con el objetivo de utilizarlas en el próximo proceso administrativo.

Importancia del proceso administrativo

El proceso administrativo es de gran importancia ya que constituye la base del éxito de cualquier organización o empresa. Este tipo de proceso conduce directamente a lograr lo propuesto, evita las improvisaciones y hace que las decisiones sean más acertadas.

A través del proceso administrativo se logra orientar la empresa hacia el futuro, se coordinan las decisiones y los objetivos no solo son determinados sino también logrados eficientemente. De esta manera, permite que la empresa trabaje con más seguridad y menos desorganización.

Ejemplo de proceso administrativo

A continuación se describe un proceso administrativo dentro de u na empresa de golosinas:

Planeación: el equipo de trabajo se determina a producir un nuevo tipo de golosinas, para el cual hay que arrendar 150 metros cuadrados, comprar hornos y mezcladoras, contratar nutricionistas para cumplir diversos estándares, encontrar distribuidores y que los contadores analicen el capital.

Organización: se delegan las compras a un equipo de trabajo y la fabricación de galletas a otro.

Dirección: los gerentes dan órdenes de fabricar 6.000 golosinas en una semana para que estas sean distribuidas en las tiendas comercializadoras.

Control: los ejecutivos ponen al tanto al gerente de las ventajas y desventajas del proceso realizado. También se establecen algunas correcciones y se lleva a cabo el control de calidad.

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Proceso administrativo - ¿Qué es?, etapas, características y ejemplo

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El proceso administrativo se define como una serie de acciones y actividades que adoptan las organizaciones para mejorar el uso y la distribución de los recursos técnicos, humanos y materiales. Este proceso tiene como fin que una empresa u organización emplee de la mejor manera sus recursos para lograr sus objetivos propuestos.

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Te explicamos qué es el proceso administrativo de una organización o empresa y su importancia. Además, cuáles son sus cuatro etapas.

¿Qué es el proceso administrativo?

El proceso administrativo es un conjunto de funciones administrativas dentro de una organización u empresa que buscan aprovechar al máximo los recursos existentes de forma correcta, rápida y eficaz.

El proceso administrativo se compone de cuatro etapas elementales: planeación, organización, ejecución y control. A través de ellas, los miembros de una empresa buscan alcanzar las metas u objetivos propuestos.

Ver además: Contabilidad administrativa

Origen del proceso administrativo

El proceso administrativo fue detallado por Henry Fayol, ingeniero francés, que describió sus fases y características en su obra: "Administración industrial y general" (1916).

Fayol se basó en su experiencia dentro de la compañía de hierro y carbón francesa, Compagnie Commentry Fourchambault et Decazeville (allí ocupó puestos técnicos y luego gerenciales desde 1888 a 1918); y en sus estudios en el campo de la administración. Para Fayol, el factor humano es la pieza fundamental en el funcionamiento de las empresas y el cumplimiento de metas y objetivos.

En "Administración industrial y general" estableció las seis funciones de toda empresa industrial (técnicas, administrativas, contables, comerciales, financieras, de seguridad) y definió a las funciones administrativas como las encargadas de coordinar y sincronizar a las otras cinco funciones. Dentro de las funciones administrativas desarrolló las cuatro etapas para un proceso administrativo eficiente y correcto.

Además, describió catorce principios para aplicar dentro de las empresas: jerarquía de mando, orden, disciplina, equidad, división del trabajo, justa remuneración, trabajo en equipo, iniciativa, estabilidad del personal, unidad de dirección, centralización, subordinación del interés particular al general, autoridad y responsabilidad y unidad de mando.

Su obra funciona como base de muchas organizaciones y empresas y se centra en tres aspectos fundamentales: la aplicación del proceso administrativo, los principios técnicos y la división del trabajo.

Puede servirte: Escuelas de la administración

Importancia del proceso administrativo

El proceso administrativo funciona como una guía simple y rigurosa mediante la cual una empresa u organización intenta lograr los objetivos propuestos de la forma más eficiente.

La aplicación de este proceso administrativo permite aprovechar la mano de obra y los recursos técnicos y materiales que posee una empresa. El proceso administrativo permite controlar de manera organizada los recursos y disponerlos de manera eficiente.

Este proceso puede ser aplicado en cualquier tipo de empresa y cada uno de los miembros de la organización debe conocer su rol dentro del proceso. La planificación y organización de los procesos administrativos suele ser el deber de los puestos jerárquicos cuyas funciones son menos técnicas y más administrativas.

Características del proceso administrativo

Es utilizado en empresas y organizaciones para la correcta administración y utilización de los recursos.

Sirve para organizar procedimientos y cumplir metas y objetivos.

Debe estar alineado a los objetivos de la empresa y se busca que pueda ser aplicado de manera efectiva y simple.

Sus fases están interrelacionadas y se pueden dividir en: mecánica (compuesta por la planificación y la organización) y dinámica (compuesta por la dirección y el control).

El ciclo de sus fases se repite por cada objetivo propuesto. Son etapas cíclicas y repetitivas.

Debe ser conocido por todos los miembros de la empresa.

Puede ser aplicado en cualquier tipo o tamaño de empresa.

Debe ser regulado por la cúpula administrativa de la organización.

Fases del proceso administrativo
1. PLANEACIÓN
La planeación es la primera etapa que debe ejercer el cuerpo administrativo de una empresa. Aquí es donde serán previstos los objetivos y metas que deberá cumplir la empresa y los métodos a llevar a cabo.

La relación entre el personal trabajador y el personal administrativo debe ser complementaria para el funcionamiento correcto de la empresa y el cumplimiento de sus objetivos.

En la planeación, se debe desarrollar un plan que contenga las diferentes actividades futuras que se van a realizar y dicho plan deberá implementarse en el plazo dispuesto.
Actividades de la planeación

Predefinir los objetivos y metas que quieran lograrse durante un tiempo determinado.

Pronosticar.

Establecer una estrategia con sus correspondientes métodos y técnicas a llevar a cabo.

Accionar frente a problemas futuros.

2. ORGANIZACIÓN
Luego de la planeación de los objetivos y actividades futuras a realizar para lograr las metas propuestas, el siguiente paso es distribuir cada actividad entre los diferentes grupos de trabajo que componen una empresa.

Esto va a depender de las aptitudes físicas e intelectuales de cada trabajador y de los recursos que posee la empresa. La finalidad de la organización es asignar un objetivo a cada área de la empresa para que pueda ser cumplido con el mínimo de gastos y con un grado de satisfacción máximo en cada empleado.
Actividades de la organización

Hacer una selección detallada de los trabajadores indicados para el puesto indicado.

Subdividir cada tarea en unidades operativas.

Seleccionar una autoridad administrativa para cada sector.

Proporcionar materiales y recursos útiles a cada sector.

3. EJECUCIÓN
Para la ejecución es necesaria la figura de un gerente capaz de dirigir, tomar decisiones, instruir y ayudar a los diferentes sectores laborales. En la ejecución se busca dar el primer paso en las actividades designadas a los grupos de trabajo para que sigan realizando esas actividades de manera periódica y eficaz.

Cada grupo trabajador está regido por normas y medidas que mejoran su funcionamiento.
Actividades de la ejecución

Ofrecer un carácter motivador al personal.

Recompensar a cada empleado con el sueldo correspondiente.

Estar atento a las necesidades de cada trabajador.

Mantener una comunicación estable entre todos los sectores.

4. CONTROL
La función de control tiene el papel de garantizar que la empresa esté encaminada hacia el rumbo del éxito. Si bien cada función puede ser realizada al pie de la letra, eso no garantizará que la entidad se incline hacia un camino económico positivo.

El control es una tarea administrativa que debe ser ejercida con profesionalidad y de forma transparente. El control de las actividades que se desarrollan en una empresa sirve para analizar sus puntos altos y los puntos bajos.

Luego de obtener los resultados correspondientes, se podrán analizar las diferentes modificaciones que tendrán que llevarse a cabo para corregir aquellos puntos bajos.
Actividades de control

Comparar los resultados obtenidos con los planes previamente hechos.

Evaluar y analizar los resultados obtenidos.

Iniciar las acciones de corrección correspondientes.

Sigue con: Gestión administrativa

Referencias

"Los principios de Fayol y las funciones básicas de la empresa" en CEREM.

"Henry Fayol" en Wikipedia.

"¿Qué es un proceso administrativo?" en Impulsa.

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Proceso administrativo - Qué es, etapas, importancia

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Proceso Administrativo ✓ Te explicamos qué es el proceso administrativo de una organización o empresa y cuál es su importancia. Explicamos sus cuatro etapas...

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Procedimiento ordinario para demanda laboral

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