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https://www.youtube.com/watch?v=MulrtFBtfeY

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VIDEO EXPLICATIVO SOBRE MANUAL DE ORGANIZACION

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Importancia de los manuales de organización

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Importancia de los manuales de organización

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Es un instrumento normativo en cuanto a la gestión institucional, debe ser preparado con total diligencia a fin de que precise de forma clara las funciones, atribuciones y responsabilidades de cada uno de los diferentes puestos o cargos de trabajo.
Objetivo
Se proporciona en forma ordenada,es la información básica de la organización y funcionamiento de la unidad responsable, obligada para lograr el aprovechamiento de los recursos y el desarrollo de las funciones encomendadas.
Ventajas
• Presentar una visión de conjunto de la unidad administrativa.
• Precisar las funciones encomendadas a la unidad administrativa, para evitar duplicidad, detectar omisiones y deslindar responsabilidades.
• Colaborar en las actividades encomendadas al personal y proporcionar la uniformidad.
• Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución de las funciones, evitando la repetición de instrucciones y directrices.
• Proporcionar información de planeación e instrumentar medidas de modernización administrativa.
• Servir como medio de integración al personal nuevo, facilitando su incorporación e inducción a las distintas áreas.
• Ser un instrumento útil de orientación e información en las funciones o atribuciones asignadas a las unidades responsables.

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¿Cuáles son las partes de un manual de organización?

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¿Cuáles son las partes de un manual de organización?

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Descripción de la Empresa
Este apartado se subdivide en datos informacionales del manual que se detallan a continuación.

Nombre oficial de la empresa

Logotipo de la organización

Título del Manual

Lugar y fecha de elaboración

Número de edición

Unidad responsable de elaboración

Cantidad de ejemplares impresos

Contexto histórico:
Descripción del origen de la empresa, cómo inició (instalaciones, equipo, empleados, etc.), principales logros (crecimiento, diversificación, integración, etc.).
Misión y Visión
La Misión de la empresa es determinar lo que la empresa persigue lograr y que justifica su existencia; es decir, una descripción de la “razón de ser de la empresa”; nos muestra aspectos concretos acerca de qué es la empresa, qué ofrece y cuáles son sus propósitos socioeconómicos.

La Visión es establecer la posición que se pretende que la empresa tome en el futuro, es decir, hasta donde queremos llegar.

Formato para elaborar la Misión y la Visión empresarial

Elementos para diseñar la Misión:

1. A qué se dedica

2. Productos y/o servicios que ofrece

3. Mercado al que se concurre

4. Compromiso económico

5. Compromiso social

Elementos para diseñar la Visión:

1. Ingresos o utilidades
2. Capacidad instalada
3. Equipamiento
4. Instalaciones
5. Mercado o clientes
6. Empleados
7. Organización operativa (controles)
Objetivos Generales.
El objetivo debe establecerse con base a un fundamento o premisa real, representa una meta caracterizada por un lapso de tiempo (preferentemente de un año), y logros específicos y medibles en comparación a un periodo similar anterior. Es importante que todo el personal los conozca y entienda para que su estructura refleje los niveles que se pretenden alcanzar.

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5. Políticas

Políticas Generales

Son una guía para orientar la acción de los miembros de la empresa (principalmente los que toman decisiones), establecen los límites de las decisiones y especifican aquellas que pueden tomarse excluyendo las que no se permite. Son reglas establecidas por la Dirección General (fundamentalmente) y que deben ser del conocimiento del personal, quienes además las deben respetar.

Algunos ejemplos de políticas generales son:

a) No se permite fumar dentro de las instalaciones de la empresa
b) Todo el personal debe conservar una buena imagen física: cuidar el aseo personal, el cabello.
c) Dar un buen servicio y trato amable al cliente.

Políticas Departamentales

Son reglas establecidas de manera independiente por cada Encargado de Departamento, para su propia área, son algo similar a las Políticas Generales, pero llevadas a un grupo reducido de personas, como son las administrativas, de contabilidad, de recursos humanos, de producción, etc.

6. Organigrama General

Es la representación gráfica de la estructura, jerarquía e interrelación de los órganos que componen la empresa de manera que muestre una división ordenada y sistemática de las unidades de trabajo.

Proporcionan una imagen formal de la organización, constituyen una fuente de consulta oficial, facilitan el conocimiento de una organización y sus relaciones de jerarquía.

Los criterios fundamentales para su diseño son:

a) Precisión. Especifica las unidades administrativas y sus interrelaciones, las cuales deben definirse con exactitud, con líneas.
b) Sencillez. Deben ser lo más simple posible, para representar la(s) estructura(s) en forma clara y comprensible.
c) Uniformidad. En su diseño es conveniente homogeneizar el empleo de nomenclatura, líneas, figuras y composición para facilitar su interpretación.
d) Presentación. Su formato y estructura deben diseñarse en función del objetivo.
e) Vigencia. Deben mantenerse actualizados, para esto se recomienda que en el margen inferior derecho se anote el nombre de la unidad responsable de su elaboración y la fecha de autorización.

Nota: Debe ponerse especial cuidado en las líneas de Autoridad Directa, Funcional, y de Staff, así como las de colaboración.

7. Análisis de Puestos

Es la especificación de las características y tareas inherentes a cada uno de los cargos que forman parte de la estructura orgánica de la empresa necesarios para cumplir con la Misión.

El conjunto de éstos son parte fundamental del Manual de Organización de la Empresa, y cebe entregarse una copia del que corresponde a cada miembro.

8. Manual de Procedimientos

Constituye un instrumento técnico que da información sobre la sucesión cronológica y secuencial de operaciones relacionadas entre sí, para la realización de una función, actividad o tarea específica de una empresa.

Todo procedimiento puede incluir la determinación de tiempos de ejecución, el uso de recursos materiales y tecnológicos, y la aplicación de métodos de trabajo y control.

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Se comunica que se va a desarrollar la actividad de preparación del manual de la organización para que se cree el ambiente de trabajo adecuado en cuanto a la disponibilidad de tiempo y colaboración de todos los colaboradores

Ejecución:
• Se recolecta toda la información
• Se preparan los borradores y se revisan
con las áreas responsables para contar con su aprobación
• Posteriormente, se elabora otro borrador con lo revisado con cada área para enviar a análisis y revisión de los niveles superiores y contar con su aprobación o ratificación
• Una vez revisado y aprobado se trabaja en la confección final del manual

Codificación:
• Para identificar y ordenar la información se debe diferenciar por medio de codificación los puestos. Esta actividad debe realizarse junto con el área de Recursos Humanos para facilitar una mejor codificación de los procesos y funciones
•El puesto de Gerente General puede tener el código GRAL-001 y el área operativa el código OPE-001

Ejemplo de manual de organización

https://www.uv.mx/personal/fcastaneda/files/2010/10/guia_elab_manu_org.pdf

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Es un tipo de instrumento administrativo que utilizan las instituciones para una correcta coordinación de todas las personas que forman parte de la estructura organizacional de una empresa.

Por consiguiente, lo que es un manual organizacional en sí, es un instrumento que contribuye en aspectos como formación del personal, definición de los puestos de trabajo y demás elementos que contribuyen al cumplimiento de metas y objetivos vinculados a la estructura organizacional de las instituciones.
Contiene información detallada sobre antecedentes, legislación, competencias, estructura, estructura organizativa, organigrama, mandato y funciones organizativas.

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¿Cuál es la metodología para la elaboración del manuales de organización?

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¿Cuál es la metodología para la elaboración del manuales de organización?

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Lo primero que debemos hacer es recabar la información, planear, luego preparar el manual, después ejecutar, codificar y después viene el despliegue de los manuales.

Fuentes de información

Para la preparación del manual de organización hay que contar con un método para recabar la información y la investigación descriptiva es una de las metodologías más adecuada para este caso.

Cuestionario y entrevista a los funcionarios o responsables a nivel de gerencia de la organización a fin de:

Analizar el nivel de jerarquías de la organización.

Investigar la situación actual de la empresa en el mercado.

Conocer la opinión de los mandos con respecto a la misión, visión, objetivos y valores.

Fuentes secundarias:

Revisión bibliográfica: libros sobre gestión de recursos humanos.

Documentos de la empresa: información interna de la organización.

Leyes, reglamentos y otros: Información sobre legislación relacionada a las actividades de la empresa y otros trabajos como tesis relacionadas al tema de manuales organizacionales.

Observación directa para conocer e identificar cada puesto en términos de sus funciones, responsabilidades y demás aspectos en la descripción de puestos.

Planeación del manual

Se definen cada uno de los pasos para planear la confección de manual. Entre los factores a tomar en cuenta están:

Ubicar cada puesto en un organigrama.

Determinar los nombres de puestos y los ocupantes de acuerdo con información de recursos humanos.

Estipular los plazos y momentos de revisión del manual.