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Un Asistente administrativo, es la mano derecha del administrador y se encarga de cerciorarse del correcto funcionamiento de una empresa u oficina, llevando a cabo labores de área administrativa como: Requerimientos, oficios, informes y otras asigandas por el adminsitrador.

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Requisición es la solicitud para comprar o adquirir artículos que necesita una empresa, como bienes o servicios. Esta se  hace con el fin de trabajar con mas eficacia, eficiencia y con reducción de tiempo.

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FUNCIONES: 2. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE BIENES O SERVICIOS SOLICITADOS.

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FUNCIONES: 2. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE BIENES O SERVICIOS SOLICITADOS.

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La especificación técnica es el documento que define los requisitos, exigencias y procedimientos para la realización de un producto cualquiera, con el fin de regular la producción, el mercadeo y la verificación de su calidad.

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FUNCIONES: 3. PRESENTAR Y CONTROLAR LAS ÓRDENES DE COMPRA DE BIENES O SERVICIOS PARA LA EJECUCIÓN DE GASTOS MENSUALES.

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FUNCIONES: 3. PRESENTAR Y CONTROLAR LAS ÓRDENES DE COMPRA DE BIENES O SERVICIOS PARA LA EJECUCIÓN DE GASTOS MENSUALES.

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Se hace una revisión de los productos solicitados para así llevar un mayor control de la disponibilidad de los bienes que requiere una empresa.

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FUNCIONES: 4.  CONTROL DE LOS REQUERIMIENTOS SOLICITADOS.

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FUNCIONES: 4.  CONTROL DE LOS REQUERIMIENTOS SOLICITADOS.

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Después de la revisión, se hace una depuración de lo que es necesario e importante, lo que funciona, nuevas necesidades o reemplazo de algunas y en qué tiempo se debe solicitar.

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FUNCIONES:  5. ARCHIVAR Y MANTENER ACTUALIZADOS CRONOLÓGICAMENTE LOS DOCUMENTOS.

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FUNCIONES:  5. ARCHIVAR Y MANTENER ACTUALIZADOS CRONOLÓGICAMENTE LOS DOCUMENTOS.

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Toda la documentación importante se guarda física o de forma sistemática pormedio de un ordenador, tales como:
1-Informes emitidos/recibidos,
2- Requerimientos(TDR, órdenes de compra y análisis de precios unitarios)
3- Órdenes de entrada/salida, entre otros importantes.

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FUNCIONES:  6.  REALIZA DOCUMENTACIÓN RESPECTIVA.

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FUNCIONES:  6.  REALIZA DOCUMENTACIÓN RESPECTIVA.

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OFICIOS.
Hay dos tipos:
1. Oficios administrativos: Para realizar comunicados o constatar trámites.
2. Oficios múltiples: Específicamnte las que van dirigida a socios o personas importantes relacionadas con la empresa(Bancos, Cámara de Comercio, entre otros).

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FUNCIONES:  7.  SEGUIMIENTO A LOS PROCESOS DE TRÁMITES DE PAGO A LOS PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS.

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FUNCIONES:  7.  SEGUIMIENTO A LOS PROCESOS DE TRÁMITES DE PAGO A LOS PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS.

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Debe estar pendiente a los trámites en proceso, desde que inicia, hasta que finalice y asu vez el respectivo pago de aquellos proveedores que son parte externa importante para la empresa.

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FUNCIONES: 8.  VERIFICAR Y FISCALIZAR LA EXISTENCIA DE LOS BIENES ADQUIRIDOS.

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FUNCIONES: 8.  VERIFICAR Y FISCALIZAR LA EXISTENCIA DE LOS BIENES ADQUIRIDOS.

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Aquí finaliza este proceso que le ha sido asignado a un asistete administrativo. Es necesario la verificación y existencia de los bienes solicitados y adquiridos ya que así estamos utilizando efectivamente los recursos de la empresa.

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-es aquel profesional que se encarga de planificar, gestionar o coordinar todos los aspectos concernientes a las labores administrativas de una oficina, donde realiza tareas relacionadas con la atención al cliente, la redacción, la recepción de documentos, etc.

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Funciones de un asistente administrativo 

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Funciones de un asistente administrativo 

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1. Realizar requerimientos
- El requerimiento debe contener las Especificaciones Técnicas en el caso de bienes, Términos de Referencia en el caso de servicios o Expediente Técnico en el caso de obras; además, debe incluir los requisitos de calificación que correspondan según el objeto de la contratación.

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-es el documento que define los requisitos, exigencias y procedimientos para la realización de un producto cualquiera, con el fin de regular la producción, el mercadeo y la verificación de su calidad.

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3. Presentar y controlar las órdenes de compra y servicios para la ejecución de gasto mensualizados.

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3. Presentar y controlar las órdenes de compra y servicios para la ejecución de gasto mensualizados.

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-en un segundo término como la actividad mediante la que se concibe una estrategia financiera para que la organización logre optimizar sus recursos, evitar gastos innecesarios y obtener mayores beneficios

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4.control de los requerimientos solicitados

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4.control de los requerimientos solicitados

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-tiene por finalidad brindar a los usuarios un mejor control de los servicios que brinda, así como detallar las actividades que debe realizar para lograr concluir determinados trabajos, y de esta manera demostrar los pasos a seguir para dar por concluida una tarea.

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5. Archivar y mantener actualizado cronológicamente los documentos del proceso .

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5. Archivar y mantener actualizado cronológicamente los documentos del proceso .

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-El criterio de ordenación lo determina la fecha de los documentos años, mes y día, de mayor a menor, del más antiguo al más reciente.
Dentro de cada año por meses y dentro de éstos por días. Ordenación alfabética: Los documentos se ordenan siguiendo las letras del alfabeto

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-documento de oficios :
documento escrito, realizado y emitido por una organización con el fin de comunicar una determinada acción administrativa a terceros

- documentos de informe:
opinión sobre alguna materia relacionada con el procedimiento emitida por alguien al que se le reconoce competencia o cualificación órganos o personas.
Su finalidad es servir de ayuda al órgano decisor a conformar su decisión y garantizar el acierto de la decisión

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Funciones de un asist administrativo. individual

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8. Seguimientos a los procesos de trasmite de pago a los proveedores de bienes y servicios.

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8. Seguimientos a los procesos de trasmite de pago a los proveedores de bienes y servicios.

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- la secuencia de pasos necesarios para llevar a cabo una transacción electrónica. Como vimos antes, tales transacciones pueden ocurrir a través de tarjeta de crédito, tarjeta débito o cualquier otro tipo de método de pago digital.
con métodos de pago tradicionales como efectivo, cheques o transferencias