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Es un buen uso habitual del correo electrónico utilizar la opción de “responder a todos” solo cuando es necesario. No todas las personas de tu lista de destinatarios necesitan conocer tu respuesta al remitente original. A menos que tengas información pertinente que todo el mundo necesite conocer, responde solo a la persona o a la gente específica de la conversación del correo electrónico.

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Todo el mundo tiene la agenda apretada, por lo que es comprensible que no siempre se respete el tiempo de respuesta adecuado de cada mensaje. De todas formas, estas son algunas pautas generales que debes seguir, ya que el plazo de respuesta depende de las personas con las que te intercambies mensajes.

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Justo encima de la línea de asunto se añaden las direcciones de correo electrónico. Comprueba que estés enviando tu mensaje a la persona adecuada y añadas en copia o en copia oculta también a los destinatarios correctos. Si escribes correos electrónicos de marketing, asegúrate de tener los permisos correctos para enviar correos electrónicos a cada persona de tu lista.

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La línea de asunto es lo primero que verán las personas cuando abran el correo electrónico y lean tu mensaje. Asegúrate de que tus líneas de asunto sean cortas y no tengan más de diez palabras. Deben ser descriptivas.

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Si en tu correo electrónico se menciona un archivo adjunto, asegúrate de incluirlo en realidad. Si tienes que adjuntar archivos grandes, es posible que debas comprimirlos primero. También puedes enviar archivos grandes a través de Google Drive, OneDrive, WeTransfer o Dropbox.

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Comprueba siempre posibles errores gramaticales antes de pulsar el botón de enviar, y no olvides revisar también la línea de asunto. No hay nada más incómodo que descubrir que te has equivocado de persona al enviar un correo electrónico. O, lo que es peor, que has escrito mal tu propio nombre en la despedida.

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Una buena norma es evitar el humor y mantener un tono profesional si estás enviando un mensaje a alguien a quien no conoces bien. Y recuerda que no puedes confiar en el lenguaje no verbal como ayuda para comunicarte. Podría tener un coste muy elevado para tu empresa si los clientes consideran inadecuados tus correos electrónicos, así que, si buscas un tono sarcástico o divertido, asegúrate de saber que los destinatarios van a entenderlo.

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El primer instinto al escribir un nuevo mensaje de correo electrónico puede ser añadir la dirección del destinatario en la línea de "Para:" En lugar de esto, escribe el menaje primero y después inserta los datos del destinatario. De esta manera, si lo envías por error, esa persona no recibirá un mensaje que no está terminado.

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Una de las mejores maneras de asegurar que los destinatarios sepan quién les envía el mensaje de correo electrónico es añadir una firma profesional. Para crearla, entra en la configuración de tu correo electrónico. Siempre se ofrece alguna forma de añadir la firma, para que la información se incluya de forma automática cada vez que envíes un mensaje.

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Asegúrate de tener una dirección de correo electrónico adecuada para que los destinatarios sepan quién les envía el mensaje.
Lo mejor es utilizar tu nombre o un alias fácil de identificar, como Marga para Margarita. Puedes usar puntos, guiones normales o guiones bajos para separar cada palabra.