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1. Características de textos utilizados en el ámbito comercial y empresarial

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1. Características de textos utilizados en el ámbito comercial y empresarial

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Características básicas:

1. Respeta las reglas de ortografía y gramática.
2. Usa jerga comercial/legal, sin ser excesivamente coloquial ni petulante.
3. Utiliza estructuras sintácticas simples.
4. Sé conciso y concreto, no dejes lugar a dudas sobre el contenido del mensaje.
5. Es preferible usar la voz activa a la pasiva.
6. El lenguaje siempre debe ser respetuoso.
7. Evita el lenguaje subjetivo que pueda producir engaño o manipulación en la persona que lee.
8. Es preferible utilizar un lenguaje positivo frente a términos negativos.

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2. Documentos en la comunicación comercial y empresarial

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2. Documentos en la comunicación comercial y empresarial

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2.1. Documentos de la comunicación interna empresarial

El memorándum es un documento escrito que tiene carácter de nota o recado. Se usa principalmente para transmitir órdenes o realizar solicitudes a los empleados.

Características:
- La redacción breve y sencilla.
- Debe contener la palabra "memorándum".
- La información solo debe contener un asunto o único tema.
- La extensión máxima debe ser de media hoja.

Estructura:
1. Encabezamiento:
-Membrete: nombre o logotipo de la empresa y la palabra "memorándum".
- Cuadro clasificador: destinatario, remitente, fecha, asunto. No incluir formalismo del saludo.
2. Cuerpo: contenido del comunicado interno o el memorándum.
3. Pie: firma y antefirma.

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2. Documentos en la comunicación comercial y empresarial

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2. Documentos en la comunicación comercial y empresarial

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2.1. Documentos de la comunicación interna empresarial

El aviso es un documento escrito breve que proporciona información dirigida a un número elevado de destinatarios.

Características:
- Documento breve, claro y con lenguaje sencillo.
- Debe contener la palabra "aviso".
- La extensión máxima debe ser de media hoja.
- Normalmente las empresas tienen en su papelería corporativa un modelo con el membrete de la empresa y la palabra "aviso".

Estructura:
1. Encabezamiento:
- Membrete: nombre y/o logotipo de la empresa y la palabra "aviso".
- Cuadro clasificador: destinatario, remitente, fecha, asunto, etc. No se incluye el formulismo del saludo.
2. Cuerpo: es el contenido del aviso.
3. Pie: firma y antefirma.

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2. Documentos en la comunicación comercial y empresarial

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2. Documentos en la comunicación comercial y empresarial

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2.1. Documentos de la comunicación interna empresarial

El informe es un documento escrito que detalla las características y circunstancias de una actividad, un hecho o asunto.

Características:
- Documento más extensos que los memorandos o los avisos.
- Sirve para transmitir información y pueden incluirse organigramas, gráficos, fotografías, etc. Normalmente incluye unas conclusiones.

Tipos de informes:
- Expositivos: se limitan a describir de forma objetiva el hecho, asunto o actividad.
- Interpretativos: recopilan información, la analizan e interpretan.
- Valorativos: tienen las mismas características que los interpretativos, con la diferencia de que en este tipo de informes se incluye la opinión personal del autor.
- Persuasivos: la finalidad es convencer al receptor del mensaje para que tome determinadas decisiones.

Estructura:
1. Portada: si el informe consta de varias hojas, debe incluir una portada en la que se incluyan: título del informe, nombre de la persona o equipo que lo ha realizado, destinatario y fecha.
2. Síntesis o sumario: resumen inicial que suelen contener los informes más largos.
3. Introducción: incluye el motivo por el cual se ha decidido realizar dicho informe.
4. Encabezamiento: nombre y logotipo de la empresa y la palabra informe.
5. Cuerpo o desarrollo: contenido del informe. Suele estar dividido en apartados.
6. Conclusiones: idea que se expone por escrito en el documento, después de considerar las circunstancias plasmadas o los datos aportados en el informe.
7. Pie: firma, antefirma, lugar y fecha.

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2. Documentos en la comunicación comercial y empresarial

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2.1. Documentos de la comunicación interna empresarial

La convocatoria es un documento escrito en el que se solicita a determinadas personas que asistan a una reunión, en un lugar, día y horas concretos, para tratar unos asuntos preestablecidos.

Características:
- En el documento deben figurar los nombres de las personas o el grupo que están convocados.
- El documento debe contener los asuntos para tratar en la convocatoria, ordenados en puntos diferentes.
- La redacción debe ser breve y sencilla.
- Debe contener la palabra "convocatoria".
- La extensión máxima debe ser de una hoja, salvo que existan muchos puntos para tratar en la reunión.
- Uno de los puntos del orden del día de las convocatorias suele ser "Ruegos y preguntas".

Tipos de convocatorias:
- Las convocatorias en el ámbito laboral: se cita a los empleados previamente y mediante un documento para que sepan qué asuntos se van a tratar y en qué lugar, día y hora se va a realizar dicha reunión.
- Las convocatorias fuera del ámbito laboral: el documento en sí tiene la misma estructura y características, ya sea en el ámbito laboral como fuera de él.

Estructura:
1. Encabezamiento:
- Membrete o título.
- Datos de la convocatoria: personas convocadas, lugar de la convocatoria, fecha y hora.
2. Cuerpo: orden del día.
3. Pie: lugar y fecha, firma y antefirma.

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2. Documentos en la comunicación comercial y empresarial

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2. Documentos en la comunicación comercial y empresarial

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2.1. Documentos de la comunicación interna empresarial

El acta es un documento escrito en el que se certifica lo acordado o tratado en una junta o reunión.

Características:
- En el documento deben constar los nombres y apellidos de los asistentes a la reunión o junta.
- En el ámbito empresarial se debe reflejar el nombre de acta de junta universal cuando  se ha realizado una convocatoria de junta general de una sociedad de capital a la que han asistido todos los convocados.
- Se debe recoger el orden del día con los acuerdos adoptados.
- Se han de incluir de forma abreviada las intervenciones de los participantes convocados.
- Se deben recoger los ruegos y preguntas.
- El documento debe contener los asuntos para tratar en la convocatoria ordenados en puntos diferentes.
- La redacción debe ser breve y sencilla, pero reflejando los datos relevantes.
- Debe contener la palabra "acta".
- El documento suele estar elaborado por un secretario, nombrado para la realización de las juntas o reuniones.

Estructura:
1. Encabezamiento:
- Membrete o título: nombre del acta.
- Datos de la convocatoria: hora, fecha y lugar de la convocatoria. Asistentes a la convocatoria.
2. Cuerpo:
- Orden del día.
- Intervenciones y acuerdos adoptados.
- Hora de finalización de la reunión.
3. Pie: firma, antefirma, lugar y fecha.

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2. Documentos en la comunicación comercial y empresarial

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2. Documentos en la comunicación comercial y empresarial

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2.1. Notas de recepción de llamadas telefónicas y visitas

La nota de recepción es un documento en el que se realizan apuntes breves sobre los mensajes que se deben transmitir al destinatario ausente, en caso de recibir una llamada o una visita.

Características:
- Es un documente breve.
- Se encuentran preestablecidos los huecos para realizar correctamente las anotaciones de los datos importantes.

Estructura: Fecha, hora, destinatario, remitente, datos de contacto, situación y mensaje.

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2. Documentos en la comunicación comercial y empresarial

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2. Documentos en la comunicación comercial y empresarial

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2.2. Documentos de la comunicación externa empresarial con carácter comercial

La carta comercial es el principal documento que se utiliza como medio de comunicación externa de la empresa para dirigirse e intercambiar información con otras empresas, clientes, proveedores, etc.

Características:
- Documento creado para fomentar las relaciones en el ámbito comercial.
- La redacción debe ser profesional, adecuada, con trato respetuoso y amable.
- La información que se quiera transmitir debe ser clara y directa.
- Debe ser una carta personalizada dirigida al destinatario única y exclusivamente.

Estructura:
1. Encabezamiento:
- Membrete de la empresa: suele situarse en la parte superior izquierda y contiene los siguientes datos: nombre de la empresa, dirección, NIF, web, correo electrónico y logotipo.
- Datos del destinatario: suelen situarse en la parte derecha, por debajo del membrete, y contiene los siguientes datos: nombre de la empresa, nombre y apellidos del receptor y dirección postal completa.
- Referencia: normalmente se utilizan abreviaturas numéricas o alfanuméricas para identificar las referencias.
- Asunto: descripción breve del tema al que hace referencia la carta.
- Lugar y fecha completa: se suele poner del siguiente modo: Guadalajara, a 29 de febrero de 20XX.

2. Cuerpo:
- Saludo: siempre debe utilizarse un formulismo.
- Texto: la exposición debe ser clara y concisa, procurando que tenga la estructura que deben mantener los textos.
- Despedida: también tiene su propio formulismo.

3. Pie o cierre:
- Nombre, firma y antefirma. En la esquina inferior derecha.
- También es común añadir la firma autógrafa.
- Si la persona que debe firmar la carta se encuentra ausente, puede estar otra persona autorizada.
- Anexos: en ocasiones las cartas pueden llevar algún tipo de documento adjunto.
- Posdata: es un breve mensaje que se incluye cuando la carta ya está concluida.

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2. Documentos en la comunicación comercial y empresarial

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2. Documentos en la comunicación comercial y empresarial

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2.3. Documentos de la comunicación externa empresarial sin carácter comercial

La portada de fax es un documento que acompaña y presenta el fax enviado. Contiene los datos del remitente y del destinatario.

Características:
- Debe ser un documento breve.
- En ella se encuentran preestablecidos los huecos para realizar correctamente las anotaciones de los datos importantes.
- Ha de contener el número de páginas para asegurarse que se ha recibido el fax con todos los documentos.

- Estructura: destinatario, remitente, referencia, datos de contacto, situación y mensaje.

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2. Documentos en la comunicación comercial y empresarial

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2.3. Documentos de la comunicación externa empresarial sin carácter comercial

El certificado es un documento escrito que asegura la veracidad de un hecho.

Características:
- Documento que se suele expedir a solicitud del interesado.
- Tiene que firmarlo una persona de la organización con autoridad suficiente para emitir el certificado.
- Los certificados suelen dar veracidad sobre los siguientes asuntos: participación en eventos, asistencia, resultados académicos, etc.
- Debe contener la palabra "certificado" o "certifico/a".
- Las empresas tienen en su papelería corporativa un modelo con el membrete de la empresa y la palabra "certificado".

Estructura:
1. Encabezamiento: formado por el membrete y la palabra "certificado".
2. Cuerpo o desarrollo:  se redacta en primera o tercera persona. Se comienza con la palabra "certifica" o "certifico", escrita en mayúsculas y seguida de dos puntos.
3. Pie:
- Se suele añadir una frase tipo que haga constar la certificación de lo añadido en el cuerpo del documento.
- Firma, antefirma, lugar y fecha.

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2. Documentos en la comunicación comercial y empresarial

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2.4. Textos protocolarios en el ámbito empresarial

El saluda es un documento escrito de carácter solemne utilizado principalmente para realizar agradecimientos, felicitaciones, invitaciones, etc.

Características:
- Documento breve con lenguaje cortés y protocolario.
- El soporte que se utiliza es papel tamaño cuartilla de buena calidad.
- Se redacta en tercera persona.
- Normalmente, las empresas tienen en su papelería corporativa un modelo con el membrete de la empresa.

Estructura:
1. Encabezamiento:
- Nombre, cargo y datos profesionales del remitente.
- Palabra: saluda.
2. Cuerpo: contenido de la comunicación.
3. Lugar y fecha completa: por ejemplo, León, 16 de agosto de 20XX.
4. Cierre: se suele incluir una frase formal de cortesía al final a modo de despedida.

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2. Documentos en la comunicación comercial y empresarial

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2.4. Textos protocolarios en el ámbito empresarial

La invitación es un documento de carácter formal que tiene como finalidad invitar al receptor a un acto o celebración.

Características:
- La redacción debe ser formal y cortés.
- Las invitaciones pueden ser personalizadas.

Estructura: membrete, fecha y lugar, saludo al destinatario, motivo, petición de confirmación, despedida.

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2. Documentos en la comunicación comercial y empresarial

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2. Documentos en la comunicación comercial y empresarial

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2.4. Textos protocolarios en el ámbito empresarial

El telegrama es un mensaje muy breve que permite la entrega rápida en el que queda acreditado el contenido del texto.

Características:
- Los datos del destinatario deben ser claros y con el nombre completo.
- El precio del envío aumenta si se envía un mensaje con más de 50 palabras.
- El soporte del papel es impreso en la oficina de Correos o empresa de mensajería que vaya a entregar el mensaje.

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2. Documentos en la comunicación comercial y empresarial

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2. Documentos en la comunicación comercial y empresarial

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2.4. Textos protocolarios en el ámbito empresarial

Las felicitaciones y notas de regalo son escritos dirigidos para expresar la enhorabuena al destinatario por un hecho concreto, como por ejemplo nacimiento de un hijo, casamiento, felicitación de las fiestas navideñas, etc.

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3. Documentos relacionados con la Administración pública

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3. Documentos relacionados con la Administración pública

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3.1. Solicitud o instancia

Es el documento en el que se realiza una petición a un organismo oficial, por parte del interesado, cuando este considera que le están menoscabando un derecho o quiere acceder a un interés legítimo.

Características:
- Datos personales del solicitante: nombre, apellidos, DNI, fecha de nacimiento, domicilio, teléfono y correo electrónico.
- Exposición de hechos: se comienza el formulismo escribiendo "expone" o "expongo" y posteriormente se explican todos los hechos y razonamientos que justifican la petición al órgano administrativo.
- Solicitud: tras la fórmula "solicita" o "solicito", se formula la petición o peticiones concretas.
- Documentación: los documentos que vayan adjuntos a la solicitud deberán ir numerados.
- Medio preferente y lugar de presentación: el solicitante debe indicar el lugar y medio por el que prefiere recibir la notificación.
- Fecha y firma.
- Órgano, centro o unidad administrativa al que se dirige la solicitud.

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3. Documentos relacionados con la Administración pública

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3. Documentos relacionados con la Administración pública

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3.2. Denuncia

Es el escrito que se presenta ante la autoridad competente para dar conocimiento  de una infracción administrativa o delito penal.

La estructura es similar a la de la solicitud, con la diferencia de que en esta se está poniendo en conocimiento una infracción o delita y en la instancia se realiza una petición a la Administración correspondiente.

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3. Documentos relacionados con la Administración pública

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3. Documentos relacionados con la Administración pública

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3.3. Alegaciones y recursos

Son argumentaciones, exposiciones, con aportación de documentos, que tiene la oportunidad de presentar el interesado a lo largo del procedimiento mientras aún se encuentra abierto.

Deberá contener:
- Nombre, apellidos, DNI del declarante.
- En relación con: asunto o procedimiento en el que realiza la alegación.
- Declaración: exposición del motivo de la alegación.
- Si se alega más de un hecho, se detallará cada uno de ellos en un párrafo diferente, encabezados por "Que" y numerados con cifras o letras correlativas.
- Relación nominal de todos los documentos que el ciudadano aporta junto con las alegaciones.
- Lugar, fecha y firma.
- Destino: órgano, centro o unidad administrativa al que se dirige la alegación.

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3. Documentos relacionados con la Administración pública

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3. Documentos relacionados con la Administración pública

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El recurso es la impugnación de un acto administrativo que realiza el interesado cuando se ha cerrado su procedimiento. Normalmente se suele solicitar la modificación, anulación o revocación del acto administrativo impugnado.

Tipos:
- Los recursos de alzada: se interponen contra las resoluciones y actos que no agotan la vía administrativa.
- Los recursos potestativos de reposición: se interponen contra actos que ponen fin a la vía administrativa.

Deberá estar compuesto por:
- El nombre y apellidos del recurrente, así como su identificación personal.
- El acto que se recurre y la razón de su impugnación.
- Lugar, fecha, firma del recurrente, identificación del medio y del lugar que se señale a efectos de notificaciones.
- Órgano, centro o unidad administrativa al que se dirige.
- Las demás particularidades exigidas.