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1.¿Qué son las bases de datos informáticas?

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1.¿Qué son las bases de datos informáticas?

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Es una recolección de datos organizados sistemáticamente en formato de tablas compuesta por campos (columnas) y registros (filas), eliminando así la redundancia y el desorden de los datos. Las tablas crean nuevas informaciones a partir de los datos suministrado para ser más óptimas debe de estar relacionada obteniendo una información mejor acabada y deseada.

La manipulación de los datos se necesita un Sistema de Gestor de Bases de Datos Relacional (SGBDR) es un software diseño para administración y manejos de la misma. Ejemplo: Microsoft Access, Microsoft SQL Server, MySQL, Oracle…..

Fuente de imagen: Base de datos (Registro de estudiante) creada en Microsoft Access 2016.

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2.	Estructura, diseño y manejo de tablas.

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2.	Estructura, diseño y manejo de tablas.

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Las tablas son los elementos más importantes que integran una base de datos, ya que permiten almacenar información de manera ordenada y sistemática, además de manipularla posteriormente.

Estructura de tablas.

Una tabla está constituida por entidad (columnas) y sus atributos (filas).

Entidad: Objeto del mundo real sobre el que queremos almacenar información.

Atributos: son los datos que definen el objeto o entidad.

En los atributos habrá uno o más de ellos que no se repita, a  estos se le conoce como llave principal o primary key el cual identifica a un  registro único.

Fuente de imagen: Tabla de la base de datos (Registro de estudiante) de Access 2016.

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Una tabla forma parte de un proceso, en donde hay que identificar cuáles entidades se encuentra en el mismo y los atributos que sean necesarios para el almacenamiento. Una vez identificados los atributos debemos de determinar qué tipo de datos representan para su asignación.

Diseño de tablas en Microsoft Access 2016:
1.      Tabla: crea una tabla vacía en modo vista hoja de datos.
2.      Diseño de tabla: crea una tabla vacía en modo diseño.
3.      Lista SharePoint: crear diferentes listas de tablas y compartida en Microsoft SharePoint a nivel empresarial, ya para esto necesita una cuenta en la misma.

Fuente de  imagen: Interfaz de crear tablas en Access 2016.

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Los diferentes Sistema de Gestores de Bases de Datos (SGBD) maneja los registros en las tablas de diferentes manera; lo puede realizar gráficamente o a través de un secuencias de comando estructurado del lenguaje de SQL.

Manejo de tablas en Microsoft Access 2016:

Estudiante: es el nombre asignado a la tabla o entidad.

Nombre del campo: en esta sección tenemos que ingresar los nombres de cada uno de los campos o atributos que conforman la tabla.

Tipo de datos: este apartado donde se puede definir el tipo de dato, esto pueden ser: char, varchar, numérico, decimal…

Descripción: en este espacio podemos escribir comentarios sobre  cada campo, es algo opcional.

Fuente de imagen: Diseño de la tabla estudiante de base de datos (Registro de estudiantes) en Access 2016.

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3. Diseño y estructuración de formularios.

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3. Diseño y estructuración de formularios.

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Los formularios tienen como objetivos: trabajar con los registros de una tabla más atractivo, diseño funcional y visualmente agradable al insertar, modificar y eliminar datos.
Estos están estructurado por etiquetas de textos, caja de datos, botones, lista desplegables, entre otros; esto trae consigo que el usuario se sienta más agusto al manipular la base de datos.

Diseño de formulario en Microsoft Access 2016:
1.      Formulario: se crea uno basado en la tabla o consulta que se encuentre seleccionada en el Panel de navegación, con un diseño predeterminado.

2.      Diseño del formulario: ingresa a la Vista Diseño de un nuevo formulario vacío desde donde podemos insertar controles.

3.      Formulario en blanco: se crea uno completamente vacío, sin formato ni controles.

4.      Asistente para formularios: abre el asistente que nos guía en la creación paso a paso de formularios personalizables opción más recomendable.

5.      Navegación: crea un formulario con pestañas para explorar otros.

6.      Más formularios: posee una lista con cuatro opciones para la creación de un nuevo formulario: Varios elementos (formulario que muestra varios registros en simultáneo), Formulario dividido (posee el formulario arriba y una hoja de datos debajo para ingresar información), Hoja de datos (formulario que muestra varios registros en una hoja de datos) y Cuadro de diálogo modal.

Fuente de imagen: Interfaz para crear formularios en Access 2016.

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Formulario con el asistente en Access 2016.

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Secuencia al crear un formulario con el asistente de Access 2016

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Los reportes o informes se utilizan para presentar la información que proviene de una tabla. Esta información se estructura de acuerdo con las necesidades del usuario, lo que se puede exhibir los datos de manera personalizada con respeto a la información y a la forma de presentarla. Los informes también incluyen características para agrupar y agregar datos. Los informes sólo permiten visualizar o imprimir los datos.

Creación de informes o reportes en Microsoft Access 2016:
1.      Informe: crea un informe basado en la tabla o consulta que se encuentre seleccionada en el Panel de navegación, con un diseño predeterminado.

2.      Diseño de informe: ingresa a la Vista Diseño de un nuevo informe vacío, desde donde podemos insertar controles (Recomendable).

3.      Informe en blanco: se crea uno completamente vacío, sin formato ni controles.

4.      Asistente para informes: abre el asistente que nos guía en la creación paso a paso de formularios personalizables opción más recomendable.

5.      Etiquetas: crea un formulario en modo etiqueta de una tabla preseleccionada.

Fuente de imagen: Interfaz para crear reporte o informe en Access 2016.

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Secuencia para crear un reporte o informe.

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Secuencia para crear un reporte o informe.

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Reporte o informe con el asistente en Access 2016.

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Imágenes en secuencia al crear un informe o reporte con el asistente de Access 2016

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Alcances:

Datos compartidos: los usuarios introducen registros en las bases de datos y estos pueden ser usados por otras para obtener una nueva información.

Reducción mínima de redundancia: posible eliminación de datos repetidos.

Seguridad: con los permisos otorgado no todos los usuarios no tienen los mismos privilegios, por ejemplo, un supervisor puede ver todos los formularios y registros, pero no puede realizar ningún cambio.Un operador puede realizar cambios hasta donde esté asignado, y un administrador tiene acceso total a todos los registros.

Manejadores o Software: no todos tienen la misma capacidad para el manejo de registro y debido a esto se debe seleccionar el adecuado.

Diseño: Una buena estructura optimiza el proceso de presentar información, pero de lo contrario se perderá.

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Límites:

El crecimiento de la base de datos provoca adquirir más espacio provocando el cambio de equipo físicos.

No toda persona puede manipularla debido a su complejidad se necesita personal capacitada para su manejo.

Con muchos registros almacenados las bases de datos se vuelven lentas al momento de realizar consulta y son vulnerables al colapso provocando estos un caos por la caída del sistema.

Limites de Microsoft Access:

Microsoft Access tiene una capacidad finita o reducida y solo son útiles para pequeñas y medianas empresas o departamentos individuales.

Lenguaje de consulta estructurado (SQL) para Microsoft Access no es tan sólido como otros gestores.

Ralentizan las transacciones críticas o inmediatas en el momento de gestionarlas.

Podría haber problemas de seguridad por Microsoft Access no maneja los extensos protocolos de seguridad (Transacciones).

Múltiples sistemas operativos Windows (95, 98, 2000, XP, Vista, 7, 8,10) podrían corromper la base de datos.

Toda la información de tu base de datos de Microsoft Access se guarda en un solo archivo. Esto limita las opciones y cómo elegir utilizar los datos y lentifica informes, consultas y formularios.

Límite de usuarios según el manejado Microsoft Access es de 255 usuarios al mismo tiempo, pero el límite real es de entre 10 y 80 (según el tipo de aplicación).