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serie di tecnologie che permettono di elaborare, archiviare e memorizzare dati grazie all’utilizzo di risorse hardware e software distribuite nella rete.
Generalizzando possiamo affermare che stiamo utilizzando un servizio cloud quando in qualche modo, tramite pc, smartphone o altri dispositivi sfruttiamo delle risorse o dei servizi attraverso la rete.

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WebSoup SEO Agency Lucca Toscana - Gestionali e documentali Cloud su misura www.websoup.it

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Open data - Rendicontazione sociale, apertura e valorizzazione dei dati della scuola (open data).

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Open data - Rendicontazione sociale, apertura e valorizzazione dei dati della scuola (open data).

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La scuola in chiaro

Per una scuola aperta e trasparente

Scuole, studenti, personale scuola… tutto a portata di clic.
Un unico archivio web ricco di dati e informazioni da scaricare e consultare

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Che cos’è il “Fascicolo Informatico”?  all’interno del sistema di gestione informatica delle Amministrazioni, rappresenta, da un punto di vista logico, il contenitore virtuale in cui mantenere l’associazione di tutti i “Documenti Amministrativi Informatici” associati ad uno specifico procedimento amministrativo.

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Il protocollo informatico e la gestione dei documenti

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L'intervento di Gianni Penzo Doria, Direttore Generale Università degli Studi dell'Insubria e Vice Presidente di Anorc al webinar FPA - Microsoft "Protocollo informatico, obbligo ed opportunità per i Comuni", del 21 dicembre 2015.

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La Marca Temporale è un servizio che permette di associare data e ora certe e legalmente valide ad un documento informatico, consentendo quindi di associare una validazione temporale opponibile a terzi. (cfr. Art. 20, comma 3 Codice dell’Amministrazione Digitale Dlgs 82/2005).
Il servizio di Marcatura Temporale può essere utilizzato anche su file non firmati digitalmente, garantendone una collocazione temporale certa e legalmente valida.
Sui documenti informatici sui quali è stata apposta una Firma Digitale, la Marca Temporale attesta il preciso momento in cui il documento è stato creato, trasmesso o archiviato. Apporre una Marca Temporale ad un documento firmato digitalmente pertanto fa sì che la Firma Digitale risulti sempre e comunque valida anche nel caso in cui il relativo Certificato risulti scaduto, sospeso o revocato, purché la Marca sia stata apposta in un momento precedente alla scadenza, revoca o sospensione del Certificato di Firma stessa. Come sancito dall'articolo 49 del Dpcm del 30/03/2009, le Marche Temporali emesse devono essere conservate in appositi archivi per un periodo non inferiore a 20 anni.
L'apposizione di una Marca Temporale a un documento firmato digitalmente, quindi, ne garantisce la validità nel tempo.

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è uno schema matematico per dimostrare l'autenticità di un messaggio o di un documento digitale. Una firma digitale valida garantisce al destinatario che il mittente del messaggio sia chi dice di essere (autenticazione), che il mittente non possa negare di averlo inviato (non ripudio), e che il messaggio non sia stato alterato lungo il percorso dal mittente al destinatario (integrità).
Ecco le varie tipologie:

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Il Codice dell'Amministrazione Digitale - CAD ( Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e come modificato ed integrato dal Decreto Legislativo 30 dicembre 2010, n. 235), ha uniformato il sistema della sottoscrizione elettronica al quadro comunitario per le firme elettroniche tracciato dalla Direttiva 1999/93/CE. L'assetto delineato dal CAD trova , poi, specificazione nel Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 22 febbraio 2013 che fissa le nuove regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali.

firma elettronica: la cosiddetta "firma debole" intesa come l'insieme dei dati in forma elettronica, riconducibili all'autore (anche di tipo: log identificativo, indirizzo mail, ecc.), allegati o connessi ad atti o fatti giuridicamente rilevanti contenuti in un documento informatico, utilizzati come metodo di identificazione informatica.

Valore giuridico: Questo tipo di firma ha un valore probatorio liberamente valutabile dal giudice in fase di giudizio, in base a caratteristiche oggettive di qualità e sicurezza.

firma elettronica avanzata: è un particolare tipo di firma elettronica che, allegando o connettendo un insieme di dati in forma elettronica ad un documento informatico, garantisce integrità (consentendo di rilevare se i dati sono stati successivamente modificati), autenticità del documento sottoscritto e controllo esclusivo dello strumento di firma. Quest'ultimo elemento assicura la connessione univoca con il firmatario e quindi la paternità giuridica del documento. Si tratta di una tipologia di firma prevista dal Codice, ma che, ad oggi, non è ancora disponibile in quanto la regolamentazione tecnica è affidata ad un decreto del Governo non ancora emanato.

Valore giuridico: Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, formato nel rispetto delle regole tecniche, è valido fino a querela di falso; comporta l'inversione dell'onere della prova per il suo disconoscimento. L'utilizzo della firma elettronica avanzata permette, inoltre, di realizzare in modalità informatica gli atti che per legge devono essere realizzati in forma scritta, salvo i casi in cui la stessa legge richiede l'utilizzo della firma digitale o della firma elettronica qualificata.

firma elettronica qualificata: un particolare tipo di firma elettronica avanzata che sia basata su un certificato qualificato - rilasciato da certificatori accreditati che garantisce l'identificazione univoca del titolare - realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma (Secure Signature Creation Device - SSCD).

firma digitale: un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, di garantire e verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici. Come per la firma avanzata, anche per questo tipo di firma occorre

Valore giuridico: Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica qualificata o firma digitale, formato nel rispetto delle regole tecniche, è riconosciuto valido a tutti gli effetti di legge e soddisfa il requisito della forma scritta. In altre parole, questi strumenti permettono la valida realizzazione in modalità informatica di tutti gli atti per i quali la legge richiede che sia utilizzata la forma scritta. Inoltre, per la validità di alcuni atti, di particolare importanza (individuati dall'art. 1350 c.c., punti 1-12, come ad es. gli atti di compravendita di beni immobili o mobili registrati, le locazioni ultranovenali, le costituzione di società, ecc.) è necessario l'utilizzo di queste due tipologie di firma (mentre non è possibile utilizzare la firma elettronica avanzata).

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Firma Elettronica: le quattro tipologie previste dal Codice dell'Amministrazione Digitale

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Il Codice dell'Amministrazione Digitale - CAD ( Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e come modificato ed integrato dal Decreto Legislativo 30 dicembre 2010, n. 235), ha uniformato il sistema della sottoscrizione elettronica al quadro comunitario per le firme elettroniche tracciato dalla Direttiva 1999/93/CE.

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Rivolto a DSGA e personale tecnico e amministrativo.
Licenza: Creative Commons Attribuzione 4.0 Internazionale.

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Responsabilità e deleghe

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Conservazione digitale e fascicolo elettronico

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Una breve sintesi dei concetti fondamentali della conservazione elettronica dei documenti ai sensi delle regole tecniche approvate nel 2013 e della fascicolazi...

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Responsabilità e deleghe

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Il Responsabile della conservazione digitale dei documenti è una figura strategica è fondamentale oltre che obbligatoria per ogni ente pubblico, aziendale o studio professionale. Tale figura è il manager di tutti i flussi informatici e documentali, sia in entrata che in uscita, ne modella il ciclo di vita e ne garantisce la conservazione nel tempo, anche ai fini di una loro validità giuridica e probatoria. La professionalità del Responsabile della conservazione riveste dunque un ruolo fondamentale all'interno di PA e aziende.

Diversamente, secondo le nuove Regole tecniche per la conservazione dei documenti informatici (2014), " il Responsabile della Gestione Documentale o il Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi assicura la trasmissione del contenuto del pacchetto di versamento, da lui prodotto, al sistema di conservazione secondo le modalità operative definite nel manuale di conservazione".

Infatti, il primo si occupa della fase della sua conservazione digitale. Invece il Responsabile di Gestione Documentale risponde della fase di produzione del documento informatico, naturalmente operando congiuntamente.

Ora ci si chiede: il Responsabile della Conservazione digitale e il Responsabile della Gestione Documentale possono essere esterni alla PA, azienda o impresa? Questi possono a loro volta delegare?

Analizzando la normativa non si può escludere come il legislatore abbia descritto minuziosamente i singoli ruoli e responsabilità. Ed infatti all'art. 6 ha disposto quanto segue: 1. Nel sistema di conservazione si individuano almeno i seguenti ruoli: a) produttore; b) utente; c)Responsabile della conservazione. 2. I ruoli di produttore e utente sono svolti da persone fisiche o giuridiche interne o esterne al sistema di conservazione, secondo i modelli organizzativi definiti all'art. 5. 3. Il Responsabile della Gestione Documentale o il Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi assicura la trasmissione del contenuto del pacchetto di versamento, da lui prodotto, al sistema di conservazione secondo le modalità operative definite nel manuale di conservazione.

Nel caso di specie, occorre affermare/confermare che nelle aziende si può nominare un Responsabile della conservazione che sia esterno alla azienda stessa, per cui tale funzione dovrebbe essere rivestita da un soggetto esterno, quindi un soggetto terzo, con un ulteriore precisazione che, anche secondo quanto previsto dall'art. 44 CAD e le relative regole tecniche (art. 71 dello stesso codice), in caso di affidamento del servizio di conservazione da parte della PA verso un fornitore esterno si dovrà affidare ad un conservatore accreditato scelto nell'albo AgID, la PA deve sempre e comunque nominare al suo interno un Responsabile di Conservazione, questo ultimo principio non è strettamente obbligatorio per le aziende private.

In merito alla possibilità di delegare o meno lo svolgimento del processo di conservazione o di parte di esso, nel caso di aziende private a uno o più soggetti di specifica competenza o la possibilità di delegare un soggetto terzo per la fase di produzione del documento informatico, va comunque individuato il quadro normativo di riferimento.

In particolar modo va esaminato il comma 6 del suindicato articolo. Ed invero il legislatore ha disposto che " Il Responsabile della conservazione, sotto la propria responsabilità, può delegare lo svolgimento del processo di conservazione o di parte di esso ad uno o più soggetti di specifica competenza ed esperienza in relazione alle attività ad essi delegate. Tale delega è formalizzata, esplicitando chiaramente il contenuto della stessa, ed in particolare le specifiche funzioni e competenze affidate al delegato". Come si evince dal testo sopra riportato, il Responsabile di conservazione può delegare , a sua volta, un soggetto terzo ma, naturalmente, non è esonerato dalla responsabilità in eligendo e vigilando, si viene a creare, in tal senso, un contratto di outsourcing.

Diversamente, il Responsabile di Gestione Documentale deve essere interno alla PA, infatti, secondo quanto previsto all'art.3 DPCM 3 dicembre 2013 "Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli art. 40 bis, 41, 47, 57 bis e 71 del CAD, "le PA di cui all'art. 2, comma 2 del Codice, nell'ambito del proprio ordinamento provvedono a:- individuare le aree organizzative omogenee e i relativi uffici di riferimento ai sensi dell'art. 50del testo unico;- nominare, in ciascuna delle aree organizzative omogenee individuate ai sensi dell'art. 50 del testo unico , il Responsabile della Gestione Documentale, un suo vicario...; - nominare eventualmente, nell'ambito delle amministrazioni con più aree organizzative omogenee, il coordinatore della Gestione Documentale e un suo vicario per...;- adottare il manuale di gestione di cui all'art. 5 su proposta del Responsabile della Gestione Documentale ovvero, ove nominato, del coordinatore della gestione documentale".

Per quanto, invece, attiene la possibilità di delegare o meno un Responsabile di gestione documentale, il legislatore ha indicato all'art.3 DPCM 3 dicembre 2013 a:- individuare le aree organizzative omogenee e i relativi uffici di riferimento ai sensi dell'art. 50del testo unico;- nominare, in ciascuna delle aree organizzative omogenee individuate ai sensi dell'art. 50 del testo unico, il Responsabile della Gestione Documentale e, un suo vicario...; - nominare eventualmente, nell'ambito delle amministrazioni con più aree organizzative omogenee, il coordinatore della Gestione Documentale e un suo vicario per...;- adottare il manuale di gestione di cui all'art. 5 su proposta del Responsabile della Gestione Documentale ovvero, ove nominato, del coordinatore della gestione documentale".

Orbene, a differenza di quanto previsto per la delega del Responsabile di Conservazione, il Responsabile della Gestione Documentale potrà, eventualmente , essere affiancato da un terzo ( professionista o azienda ), in virtù di un contratto di incarico di consulenza, che ha il compito di predisporre lo schema del manuale di gestione di cui all'art. 5, i tempi, le modalità e le misure organizzative e tecniche, il piano per la sicurezza informatica relativo alla formazione alla gestione , alla trasmissione , all'interscambio, all'accesso, alla conservazione di documenti informatici , nel rispetto delle misure minime di sicurezza previste dall'art. 169 del d.lgs. 196 del 2003.

Diventa quindi fondamentale per le PA, individuare un funzionario o un dirigente che per competenza e formazione possa assurgere a ruolo di Responsabile della Gestione Documentale, visto anche il prossimo obbligo del 11 Ottobre 2015 , che rivoluzionerà in parte i flussi informatici delle Pubbliche Amministrazioni e non solo; sempre dal 11 Ottobre infatti, dovrà essere conservato in digitale ogni giorno, il nuovo registro di protocollo che avrà una funzionale maggiore rispetto a quanto era già stato previsto dal DPR 445/2000.

Risulta dunque importante che il Responsabile della Gestione Documentale si coordini con il Responsabile della Conservazione e con il Responsabile della Sicurezza. Accadrà, comunque, che in alcune PA, le tre figure corrisponderanno alla stessa figura o che il Responsabile della Gestione Documentale sia anche identificato come Responsabile della Conservazione o viceversa.

Qualunque sia la scelta, le Pubbliche Amministrazioni potranno essere comunque aiutate da aziende esperte del settore che saranno in grado di:

· Organizzare i flussi informativi

· Formare il personale e i dirigenti e funzionari

· Fornire eventualmente soluzioni software adeguate

· Redarre i necessari Manuali

· Trasferire competenze e know-how

· Disegnare i flussi informativi nuovi

· Fornire assistenza tecnica per il nuovo protocollo informatico e il registro di protocollo

Le sfide che attendono le PA e le aziende sono dunque importanti e non mancheranno le insidie e le difficoltà iniziali, ma con l'aiuto di tutti gli stakeholders e di una solida normativa, il digitale entrerà prepotentemente all'interno delle PA e delle aziende, ancor prima della rivoluzione completamente digitale del 16 Agosto 2016 che cancellerà, si spera, il mondo analogico nei nostri Enti Centrali e Locali.

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Due responsabili distinti per Conservazione e Gestione documentale: come possono collaborare?

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Il Responsabile della conservazione digitale dei documenti è una figura strategica è fondamentale oltre che obbligatoria per ogni ente pubblico, aziendale o studio professionale. Tale figura è il manager di tutti i flussi informatici e documentali, sia in entrata che in uscita, ne modella il ciclo di vita e ne garantisce la conservazione nel tempo, anche ai fini di una loro validità giuridica e probatoria.

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Sistemi per la conservazione digitale

I formati per la conservazione

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DMS è un innovativo sistema di gestione documentale pensato per aiutarti a risolvere tutti i problemi legati all’archiviazione di dati e documenti di diversa natura. Grazie al DMS, puoi superare le tradizionali barriere fisiche e rendere disponibili determinate informazioni nel modo e nel luogo desiderati.

Vengono garantite:

La completa dematerializzazione dei flussi documentali.

Un’organizzazione ottimale dei processi informativi e distributivi.

La totale tracciabilità e reperibilità dei documenti.

L’accessibilità illimitata dei documenti in totale sicurezza.

La riduzione dei costi.

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TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE  PER LA GESTIONE INFORMATICA DEI FLUSSI DEI DOCUMENTI DEL MIUR

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TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE  PER LA GESTIONE INFORMATICA DEI FLUSSI DEI DOCUMENTI DEL MIUR

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Regole tecniche per il protocollo informatico

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Evoluzione della normativa Il Codice dell’Amministrazione digitale

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NON GUARDATE AL DOMANI MA AL DOPO DOMANI

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Piano di conservazione e scarto per gli archivi delle Istituzioni scolastiche (massimario) 

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Piano di conservazione e scarto per gli archivi delle Istituzioni scolastiche (massimario) 

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Approfondimento on line

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I procedimenti amministrativi incentrati sulla gestione documentale garantiscono la corretta gestione dell'intero ciclo di vita dei documenti dalla produzione alla conservazione.

I sistemi per la gestione documentale consentono infatti di:

Automatizzare i processi di classificazione, fascicolazione e definizione dei metadati (informazioni base e specifiche per tipologia di documenti) - Documento informatico

Automatizzare la fase di registrazione dei documenti in ingresso e uscita e assegnazione alle unità organizzative - Flussi documentali e protocollo

Dematerializzare il trattamento dei flussi documentali sia in ingresso che in uscita - Dematerializzazione

Supportare l'archiviazione dei documenti informatici e delle copie - Conservazione

Il Sistema di Gestione dei Procedimenti Amministrativi (SGPA)
AgID ha definito il modello di riferimento, l'architettura funzionale e i requisiti funzionali, non funzionali e di progetto del nuovo Sistema di Gestione dei Procedimenti Amministrativi della pubblica amministrazione e della rete dei poli conservativi (SGPA).

Questo permetterà a tutte le pubbliche di amministrazioni di adottare un unico modello di riferimento per i loro investimenti sulla dematerializzazione dei procedimenti, così da contribuire alla realizzazione di un sistema cooperativo che renda interoperabili i flussi documentali tra tutte le amministrazioni e riconduca ad unitarietà la gestione dei dati, degli eventi e dei documenti informatici non strutturati.

Il SGPA è stato predisposto con il contributo delle amministrazioni centrali, territoriali e locali.
Requisiti funzionali, non funzionali e di progetto del Sistema di gestione dei procedimenti amministrativi

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Gestione procedimenti amministrativi | AgID

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I procedimenti amministrativi incentrati sulla gestione documentale garantiscono la corretta gestione dell'intero ciclo di vita dei documenti dalla produzione alla conservazione.

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GESTIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI

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Archiviazione e conservazione dei flussi documentali in forma digitale

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Archiviazione e conservazione dei flussi documentali in forma digitale

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Normalmente Digitale - Cap. 6 - Il sistema di conservazione - Norme, regole tecniche e precetti

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Dalla produzione del documento informatico alla sua conservazione: questa prima videopuntata della rubrica Normalmente Digitale di PA Digitale S.p.A. dedicata al tema della conservazione digitale a norma richiama le norme e le regole tecniche di riferimento (dal CAD al DPCM 03/12/2013) per sviluppare i "precetti" fondamentali sulla conservazione digitale.

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VP Social

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Senza conservazione digitale non c’è dematerializzazione: introduzione e regole per le PAL

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Proponiamo la registrazione video del webinar organizzato il 6 maggio 2015 dall'AgID, con il contributo di FORUM PA, sui processi di digitalizzazione della gestione documentale negli enti locali. Punto di partenza le Regole tecniche destinate ai responsabili della conservazione.

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"Sistema di gestione dei documenti" è una categoria di sistemi software che serve a organizzare e facilitare la creazione collaborativa di documenti e di altri contenuti.

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Uploaded by Nicma Informatica S.r.l. on 2017-04-19.