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LA IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN La importancia y las ventajas que tiene el hacer una planeación estratégica en las orga...

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No sé si te sonará el término plan de trabajo, pero si tienes cualquier tipo de negocio, te dedicas a las ventas o formas parte del ámbito académico, sabrás que la organización es clave.

Aquí donde entra en juego este término, porque un plan de trabajo es el esquema que nos va a permitir establecer las tareas y delimitar quién debe de hacerlo y cuándo.

Da igual el tamaño de tu empresa y lo que factures, debes de tener un programa de trabajo para poder medir de forma eficaz las acciones realizadas.

Y este es mi objetivo con este artículo, demostrarte cómo hacer un plan de trabajo sencillo, que te sirva independientemente de si te dedicas al ámbito académico o a los negocios.
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¿Qué es un plan de trabajo y para qué sirve?

Antes de ponerme a contarte cómo hacer un plan de trabajo, he visto conveniente explicar primero este concepto.

Y es que si tuviera que dar una definición de plan de trabajo sería la siguiente:

Un programa de trabajo es un esquema que sirve como hoja de ruta para tener en un único lugar todas las metas, procesos y tareas que debe de realizar una persona o equipo de personas para alcanzar unos objetivos determinados.

Existen diferentes tipos y ejemplos de plan de trabajo, pero normalmente suelen aplicarse al ámbito empresarial, a las ventas y los estudios.

Y sirve principalmente saber en todo momento las tareas que se han de realizar, cuándo y quién ha de llevarla a cabo.

Objetivos, características y estructura de un plan de trabajo

El principal objetivo de un plan de trabajo es dividir un proceso complejo o de gran envergadura con el fin de dividirlo en pequeñas tareas asignándole un plazo de tiempo.

La idea es sencilla.

Si dividimos todas las tareas que tenemos que llevar a cabo y les asignamos un período de tiempo podremos establecer de forma más organizada cuánto vamos a tardar en conseguir alcanzar nuestro objetivo.

Por concretar un poco más, las principales características de un plan de trabajo podríamos decir que son:

QUÉ tareas hay que repartir: ACCIONES

CUÁNDO hay que entregar las tareas: TIEMPO

CÓMO vamos a conseguir los objetivos: ESTRATEGIA

DÓNDE se van a realizar las acciones: CANALES

QUÍEN lo va a hacer: RESPONSABILIDADES

CUÁNTOS recursos van a ser necesarios: HUMANOS, TÉCNOLÓGICOS.

QUÉ se espera conseguir (objetivos).

CÓMO sabremos si hemos cumplido los objetivos: KPI

Podríamos decir que esta es principalmente la estructura de un plan de trabajo y como anotación, también aclararte que normalmente suelen tener un horizonte temporal de un año.

Tipos y formatos de un plan de trabajo

Existen diferentes tipos y formatos de un plan de trabajo, pero los más habituales suelen ser cuatro:

Plan de trabajo de ventas.

Plan de trabajo de un proyecto personal.

Plan de trabajo de una empresa.

Plan de trabajo educativo.

Vamos a ver un poco en qué consiste cada uno de estos formatos:

➡ Plan de trabajo de ventas

Es muy habitual que el equipo de ventas de una empresa tenga un plan de trabajo para cada uno de los comerciales.

Aquí la coordinación es esencial.

Piensa que cada comercial tiene unos objetivos de ventas concretos y unas áreas determinadas que debe visitar.

Gracias al plan, no sólo podemos saber cuáles son las tareas que tiene cada vendedor si no que también nos va a permitir medir la eficacia de la fuerza de ventas.

➡ Plan de trabajo de una empresa

Cuanto mayor sea la empresa, más serán los departamentos que están involucrados en la consecución de los objetivos.

Por lo que hacer un plan de trabajo para una empresa es esencial para que cada departamento sepa en todo momento qué debe de hacer, cuáles son sus responsabilidades, sus plazos de entrega y ante quién debe de rendir cuentas.

➡ Plan de trabajo de un proyecto personal

Cada vez son más las personas que deciden emprender por su cuenta y montarse su propia dinero para tratar de ganar dinero por internet.

El problema es que muchas veces se piensan que es más sencillo de lo que parece y que requiere de menos esfuerzo que con un negocio físico.

Déjame decirte que estos es totalmente falso, en la mayoría de ocasiones vender por internet es incluso más difícil que de forma física porque debemos de trabajar mucho más la confianza.

Por lo que la organización y la estrategia pasan a ser puntos indispensables para cualquier emprendedor y es necesario que sepa en todo momento qué tiene qué hacer y para cuándo.

➡ Plan de trabajo educativo

A nivel académico hacer un programa de trabajo tanto para los profesores como los estudiantes es algo esencial para el buen funcionamiento del curso.

Nosotros mismos tenemos uno elaborado para los alumnos de nuestra Escuela de Marketing donde se le asignan diferentes tareas y el plazo de consecución de cada uno.

En nuestro caso, los elaboramos de forma semanal, mensual y trimestral, pero para llevar un orden más exhaustivo del cumplimiento de todas las tareas.

Cómo hacer un plan de trabajo paso a paso

Y ahora sí, vamos a meternos ya de lleno y vamos a ver cómo hacer un plan de trabajo paso a paso y todos las fases que debes de tener en cuenta.

Si lo recuerdas, acabamos de ver todos los elementos del plan de trabajo, lo que vamos a hacer ahora es meternos en cada uno de esos puntos y verlos en mayor detalle para que no te quede ninguna duda.

Todo en la vida, y no solo en marketing debe partir de un objetivo.
¿Qué queremos conseguir?
Si no tenemos claro dónde queremos llegar será imposible determinar qué pasos hay que dar para conseguirlo y por lo tanto no lo podrás medir si lo has alcanzado.

Y créeme, todo lo que no se mide, no se puede mejorar.

Tú primer paso a la hora de elaborar un proyecto de trabajo es tener claro qué quieres conseguir.

Eso sí, recuerda que normalmente los diferentes ejemplos de plan de trabajo suelen ser trimestrales o anuales.

Normalmente, cuando hacemos cualquier tipo de informe, ya sea un resumen ejecutivo o un plan de negocio, etc. hay que hacer una introducción donde se exprese en de forma sencilla en qué consiste el plan de trabajo.

Piensa que tu programa debe de ser entendible por cualquier persona que forma parte de la organización, por lo que debes de redactar unos antecedentes que los sitúen en el contexto.

Algunos consejos para redactar la introducción:

Las cosas claras y breves valen por dos.

Tienes que dejar claro cuál es tu objetivo con este plan y expresar las razones por las que lo has creado.

¿Qué pretendes resolver?

Además de indicar los motivos por los que hayas decidido crear el programa también has de señalar cuáles son los principales problemas a los que pretendes dar solución.

¿Qué se consiguió anteriormente?

No está de mal que también hagas una mención a las quejas, comentarios, reclamaciones y datos estadísticos de anteriores programas de trabajo e indiques qué se pretende mejorar.

Las metas y los objetivos deben de ser la brújula que guíen tu plan y deben de reflejar qué esperas conseguir con él.

Eso sí, lo primero de todo es que tengas claro cuáles son las principales diferencias entre metas y objetivos.

Las metas suelen establecerse en un sentido más amplio. Es decir, aquello que anhelamos conseguir en un futuro.

Por ejemplo, una meta podría ser: "conseguir superar a la competencia en cifra de ventas"

Ese es el estado deseado donde queremos estar.

Mientras que los objetivos, tratan de dividir esa meta principal en partes que nos van a permitir alcanzar y medir si hemos conseguido esa meta.

Ahora bien, los objetivos han de seguir una estructura SMART, así que vamos a ver en qué consiste eso por si todavía no lo sabes.

Los objetivos SMART tienen que cumplir la siguiente estructura:

Alcanzables: Debemos de fijarnos unos objetivos que podamos alcanzar por eso es imprescindible siempre determinar cuáles es la acción deseada a conseguir.

Por ejemplo, puede ser: aumentar X, disminuir o reducir X, etc.

Medibles: Para saber si hemos alcanzando los objetivos debemos de tener un indicador que nos permita medir su consecución el grado de desviación.

Por ejemplo, aumentar un 20% X.

Ahí estamos fijando nuestro indicador

Específicos: También debemos de concretar qué es lo queremos conseguir.

Sigamos con el mismo ejemplo: aumentar un 20% las ventas del producto A.

Realistas: De nada sirve fijarnos un objetivo que no vamos a poder alcanzar por ser demasiado exagerado.

Por lo que debes de plantearte aquello que sepas que es ambicioso pero que vas a poder conseguir.

Tiempo: Finalmente también debes de establecer un período de tiempo para su consecución.

Por terminar el ejemplo sería de la siguiente forma: Aumentar un 20% las ventas del producto A en el área de la Comunidad Valenciana en los próximos 6 meses.

Y de esta forma tendríamos definida nuestra estructura de objetivos SMART.

Para que tengas más claros estos dos conceptos aquí te dejo un post donde te enseño diferentes ejemplos de metas y objetivos de una empresa.

Este punto es más importante de lo que te piensas.

Para que te hagas una idea, en mi sector muchas veces nos ponemos a pensar muchos tipos de estrategias de marketing pero llegado el momento de empezar su planificación nos damos cuenta de que no tenemos los recursos suficientes para su ejecución.

Aquí deberemos de tener en cuenta cuál es el formato de plan de trabajo del que estamos hablando.

Tenemos que tener en cuenta recursos físicos como por ejemplo la maquinaria o las instalaciones de las que vamos a poder disponer.
Ámbito laboral:
Pero también recursos financieros, es decir, cuánto vamos a poder invertir.

Y finalmente recursos a nivel de personal, para saber con cuántas personas vamos a poder contar.

Mientras que en el área académica, el tipo de recursos son iguales pero has de saber adaptarlo, es decir, de cuántos profesores podemos contar y para cuántos alumnos.
Ámbito académico:
Cuanto material vamos a tener a nuestra disposición: ordenadores, tablets, libros, etc.

Una de las partes de un plan de trabajo a la que también has de prestarle suficiente atención es al reparto de las tareas.

Establecer y delimitar correctamente quiénes van a ser las personas responsables de llevar a cabo cada una de las tareas puede marcar el éxito o el fracaso de cualquier proyecto.

Por lo que debes de dejar bien claro quiénes o quién o va a ser el responsable de realizar cada tarea .

Ahora llegamos al punto más crítico del plan de trabajo, la definición de la estrategia que nos va a permitir alcanzar nuestros objetivos y meta.

Recuerda que a la hora de establecer tu estrategia has de ser consciente de los recursos de los que dispones y del plazo de ejecución.

Una estrategia poco realista y que no tenga en cuenta estos dos elementos va a ser muy complicado que tenga éxito.

Recomendaciones a la hora de establecer la estrategia de tu programa de trabajo:

Enumera todas las acciones que se deben de llevar a cabo:

Establece un horario realista:

Segmenta las acciones si se deben de realizar de forma diaria, semanal o mensual.

Segmenta las acciones que debe de realizar cada una de las persona responsables.

Finalmente, también te recomiendo que dejes un margen de tiempo para situaciones inesperadas.

Asígnales un tiempo de ejecución a cada una de las tareas.

Mide si se han llevado a cabo en el tiempo esperado o si hay deficiencias.

Aunque te haya tocado hacer un plan de trabajo sencillo es muy muy difícil que se cumplan todas las acciones en el plazo de tiempo estipulado.

Siempre suelen salir imprevistos o complicaciones que deben de tenerse en cuenta en el tiempo.

Este punto está directamente relacionado con lo último que hemos comentado.

Lo que te recomiendo es que tengas en cuenta los ejemplos de planes de trabajo hechos en períodos de tiempo anteriores y analices cuáles han sido los problemas a los que te has tenido que enfrentar.
Siempre van a poder existir obstáculos a la hora de le ejecución.
De esta forma podrás establecer una serie de acciones que puedan mitigar las posibles incidencias y establecer un plan de contingencia que te permita alcanzar tus objetivos.

Un buen plan de trabajo también tiene que tener en cuenta si se han llegado a alcanzar los objetivos deseados.

Lo bueno de definir bien todas las acciones que se han de realizar y de asignar las personas responsables y el período de tiempo determinado es que nos va a permitir analizar aquellos elementos en los que no hemos cumplido con lo previsto.

Analizando estos datos y recogiendo el feedback de todas las acciones lo que haremos es tenerlo en cuenta para a la hora de crear futuros planes de trabajo tomar las medidas oportunas.

Pero si no lo medimos, será imposible saber realmente si todo ha funcionado según lo previsto, por eso es tan importante definir la estructura de objetivos SMART anteriormente mencionada.

Ejemplo de un plan de trabajo

Para que te puedas hacer una idea más real de cómo es un plan de trabajo he querido enseñarte una plantilla que creo que te ayudará un poco más a visualizarlo.

Al final es coger todos los puntos que hemos ido mencionando a lo largo del artículo y unirlos en una hoja de ruta que permita su implementación y medición.

Eso sí, esto es un ejemplo de plan de trabajo que yo te planteo, pero no tienes por qué seguirlo a raja tabla.

Al final debes de adaptarlo a tu propio proyecto, ya sea a nivel de ventas, empresarial, o a nivel académico.

Pero sea cual sea tu tipo de proyecto, recuerda siempre que debes de partir de un objetivo y asignarle un plazo de ejecución, una serie de acciones y las respectivas responsabilidades.

Consejos a la hora de elaborar un plan de trabajo

Finalmente, me gustaría darte una serie de consejos a la hora de elaborar tu programa de trabajo.

Aunque muchos de ellos ya te los he ido mencionando a lo largo del artículo, he visto oportuno recogerlos en un único punto para que los tengas mejor identificados.

¿Te ha tocado hacer un plan de trabajo alguna vez? ¿Qué te ha parecido el artículo?

También me gustaría que me contaras si te ha tocado hacer algún plan de trabajo alguna vez y que me escribieras en los comentarios si tienes algún tipo de duda 🙂

1. Establece SIEMPRE unos objetivos SMART para que puedas medir los resultados.

2. Analiza en profundidad de los recursos de los que vas a disponer.

3. Delimita muy bien las responsabilidades y tareas de cada una de las personas.

4. Establece un margen de desvió de tiempo por si surgen imprevistos.

5. Fija un plan de contingencia por si no se están cumpliendo los objetivos.

6. Mide todas las acciones que se han llevado a cabo y su desviación.

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Cómo hacer un Plan de Trabajo sencillo paso a paso [Ejemplos]

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En la unidad 1 estudiamos los distintos niveles gerenciales. Ahora vamos a preguntarnos específicamente por la relación entre la función de planeación y los niveles gerenciales. ¿Qué podemos agregar al respecto? En primer lugar, decimos que la función de planeación se encuentra presente en todos los niveles organizacionales, por lo que cada administrador debe realizarla teniendo en cuenta en cada nivel los tipos de planeación que van a elaborarse y a ejecutarse.

Como puede apreciarse en el gráfico, se distinguen tres tipos de planes relacionados con el nivel organizacional del que se trate. Los planes estratégicos especifican las actividades organizacionales y la asignación de recursos a requerir para el cumplimiento de los objetivos estratégicos. Tal como habíamos definido a nivel de los objetivos estratégicos, éstos son a largo plazo porque responden al cumplimiento de los mismos objetivos. Los planes estratégicos son diseñados por la alta gerencia en conjunto con las gerencias medias.

Los planes tácticos, en cambio, son llevados a cabo por los administradores medios, es decir, los gerentes de cada área funcional. Su propósito es cumplir con los objetivos tácticos, que son de mediano plazo y responden a los objetivos estratégicos. Generalmente, estos planes indican cómo lograr las distintas acciones ideadas a nivel estratégico.

Los planes operativos, también denominados programas, son llevados a cabo por los administradores de primera línea y se vinculan con el quehacer cotidiano, por lo que tienden al cumplimiento de los objetivos de corto plazo. Los mismos se coordinan con los planes tácticos, ya que las acciones que se delinean deben apoyarlos.

Aclarada la relación entre niveles organizacionales y planeación, podemos preguntarnos cómo vincular la planeación con los objetivos. Avancemos.

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En la unidad 1 estudiamos los distintos niveles gerenciales. Ahora vamos a preguntarnos específicamente por la relación entre la función de planeación y los niveles gerenciales. ¿Qué podemos agregar al respecto?

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- Su parámetro principal es la efectividad.

Este tipo de planeación se refiere a la asignación previa de las tareas específicas que deben realizar las personas en cada una de sus unidades de operaciones.

- Se da dentro de los lineamientos sugeridos por la planeación estratégica.

- Es conducida y ejecutada por los jefes de menor rango jerárquico.

- Trata con actividades normalmente programables.

- Sigue procedimientos y reglas definidas con toda precisión.

- normalmente cubre períodos reducidos.

- Su parámetro principal es la eficiencia.

Referencia: Mintzberg, H., Lampel, J., Quinn, J. and Ghosal, S. (2002) The Strategy Process: Concepts, Context, Cases. Prentice Hall; 4ta Edition.

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Su parámetro principal es la efectividad. Este tipo de planeación se refiere a la asignación previa de las tareas específicas que deben realizar las personas en cada una de sus unidades de operaciones. - Se da dentro de los lineamientos sugeridos por la planeación estratégica.