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El Plan, imagen obtenida de tudecides.com.mx

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La planeación es una fase o etapa del proceso administrativa que nos permite realizar un pronóstico de lo que esperamos obtener o realizar, ya sea por nuevo emprendimiento o basado en resultados generados con anterioridad, esta fase nos permite definir los objetivos y metas a cumplir durante un proyecto, un tiempo determinado o anual como realizan muchas empresas cabe mencionar que aquí es donde se define que se hará y como se hará, así como las posibles estrategias para lograr los objetivos a través de métodos, herramientas, técnicas y conocimiento, así mismo se puede vislumbrar los posibles retos que se pueden presentar.

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Organizarse, imagen obtenida de formatalent.com

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Bien dicen que no hay nada que organizarse, si bien esta frase puede no ser referenciada al proceso administrativo, este, considera como parte de la fase mecánica al igual que la planeación, esta fase, debe se segregar los objetivos para organizarlos y definir que recursos se utilizarán en cada paso del proceso, así como elegir el talento humano, los tiempos, la organización jerárquica, selección de materiales y recursos así como definir como serán administrados, el definir el objetivo a cada recurso permitirá alcanzar las metas y objetivos establecidos en la planeación.

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Ejecución, imagen obtenida de economipedia.com

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La ejecución tiene una actividad importante, que es la que se encarga de motivar, comunicar y liderar todas las tareas que se han establecido para el logro de las metas y objetivos, la importancia del líder que pueda dirigir, tomar decisiones, motivar al personal, ver los requerimientos y necesidades y establecer la comunicación de todo el capital humano y guiar en las actividades que se han asignado a cada uno de los recursos que forman parte de la organización, la revisión periódica es la que permitirá que los grupos de trabajo sigan los reglamentos, políticas, normas, procedimientos y el cumplimiento de las funciones asignadas.

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Control, imagen obtenida de advance.unab.cl

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La organización y Ejecución son encargadas de definir y verificar resultados, el control corresponde a que debe garantizar que cada función puede ser realizada como se ha establecido, esta fase se encarga de analizar los resultados y compararlos con los pronósticos realizados en la fase de planeación, derivado de esto, en caso de ser necesario tomar cartas en el asunto para poder realizar correcciones en caso de que los resultados no sean los esperados o haya contingencia o el escenario no vaya de acuerdo a la planeación, inclusive si llegan a haber problemas en la implementación misma. Lo cual a través de la retroalimentación se puede corregir o redefinir objetivos, estrategias, ajustar presupuestos o reestructurar la organización.

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Ejemplo de situación cotidiana en lo profesional.

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Ejemplo de situación cotidiana en lo profesional.

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En la empresa en la que laboro, desde el mes de septiembre se empieza a correr el proceso administrativo, iniciamos con planeación para el año venidero, en este caso iniciamos delimitando que queremos hacer, a que estamos obligados como empresa y de esto se realiza un presupuesto el cual tiene que ser aprobado. Al momento de ser aprobado que es aproximadamente en estas fechas (Noviembre) inicia la Organización de los equipos de trabajo, aunque los departamentos funciones y direcciones están definidos se crean los equipos para cada proyecto, cabe mencionar que el presupuesto tiene fechas de ejecución y tiene un plan, el objeto es acomodarse y ver como se va a realizar con las áreas involucradas.

Al inicio del año inicia la fase de Dirección donde basado en el calendario y presupuesto debemos ir ejecutando conforme a lo planeado, cada dirección se encarga de realizar la parte que le compete y al mismo tiempo se organiza el control, en el cual hay un área que siempre forma parte de esta fase, Control Interno para garantizar que se este ejecutando el recurso como debe de ser y que las actividades se realizan conforme a lo planeado. Cualquier desviación o incidente se revisa en el comité de dirección de manera urgente o en las reuniones semanales dependiendo del nivel de criticidad.

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Imagen obtenida de universitatcarlemany.com

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Relación del proceso de desarrollo de software con el proceso administrativo

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Relación del proceso de desarrollo de software con el proceso administrativo

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En la imagen es posible observar que fases de la metodología de software que uso en mis labores y muestra como se entrelaza con el proceso administrativo, en resumen basado en la experiencia:

Planeación.

En esta fase se ve la necesidad, la creación del requerimiento, la factibilidad y su justificación, aquí se decide si se realiza o no y de ser aprobado se documentan los requerimientos para desarrollo.

Organización.

Se definen las actividades y quienes las realizarán, como se realizará y que tiempos corresponde a cada actividad.

Ejecución.

Aquí se inicia el desarrollo, se maqueta el producto, se crean las bases de datos o los ajustes en bases existentes y se inicia el desarrollo de software.

Control.

Lo mas importante, las pruebas son realizadas en esta fase del proceso administrativo, la implementación, mantenimiento como parte del control y la generación de documentación.