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Nombre del Proyecto: VISUAL MESA - Optimizacion Energia VRP

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Nombre del Proyecto: VISUAL MESA - Optimizacion Energia VRP

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Optimizar en tiempo real el sistema de generación de energía de las refinerías de Barrancabermeja y Cartagena con el fin de reducir el consumo de GAS en los servicios industriales, unidades generadoras de hidrógeno y unidades de balance, así mismo, disminuir las emisiones de CO2 de la refinería, implementando el sistema de información Visual Mesa (módulos ERTO & EM).

GRB

Ahorro consumo de Gas: 1%

Reducción de emisiones de CO2: Reducción de hasta 20.000 t/año de CO2

GRC

Ahorro consumo de Gas: 4%

Reducción de emisiones de CO2: Reducción de hasta 20.000 t/año de CO2

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Juan Martinez Lambraño

Jorge Luis Melendez Romero

Lizbeth Altamar Consuegra

Lucy Johanna Leon

Henry Werner Cruz Nino

John James Rubio Olaya

Ana Bolena Zambrano Mondragon

Jenny Zamara Sanchez Diaz

Cesar Augusto Bautista Olejua

Ricardo Ivan Rubio Lizcano

Wilson De Las Salas

Bibiana Carolina Becerra Upegui

Hernando Reyes Castellar

Andrea Del Pilar Tapias Briceño

Wilmar Toro Garcia

Lina Maria Velez Daza

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Noris Vanessa Díaz

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Metodología para el desarrollo de este tipo de proyectos. Tal vez una metodología agil 100% puede no ser lo mejor.

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Metodología para el desarrollo de este tipo de proyectos. Tal vez una metodología agil 100% puede no ser lo mejor.

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-Se había planteado la metodología ágil sin haber tenido en cuenta el negocio, por lo que se debió implementar metodología tradicional pues no se contaba con disponibilidad al 100% del personal y tampoco se pudo contar con el personal reemplazo de negocio durante todo el proyecto.

-Por otro lado también tuvimos reproceso ya que hubo restricciones que el personal no había tenido en cuenta, esto por el involucramiento tardío del personal eléctrico y electrónico.

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Para la GRB la definición de número de licencias requeridas por los usuarios para los diferentes ambientes no fue la suficiente para el requerimiento.

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Para la GRB No se consideró el tiempo requerido para la construcción del módulo de planeación.

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El equipo de comunicación y apropiación estuvo siempre muy activo y motivando al personal.

La flexibilidad del personal del proyecto

Involucramiento del personal tomador de decisión y gerencial

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La integración con la fuente de datos en nube. Se debía haber iniciado este frente con anterioridad y tener afinado el proceso de migración de datos para que luego la integración con Visual MESA fuera mas efectiva.

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Metodología híbrida (tradicional-ágil)

Viáticos para favorecer el intercambio de ideas y conocimientos entre refinerías y área de proyectos

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La planeación de los tiempos de desarrollo del módulo de planeación que excedieron los establecidos para estar listos antes del periodo de estabilización.

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Cuando se dimensionaron las capacitaciones presenciales se escaparon algunos factores como concurrencia de usuarios en los ambientes de pruebas, capacidad de las salas con sus respectivos equipos de computo, esto queda como aprendizaje para mejorar en futuras iniciativas.​

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No se dejó especificado el requerimiento documental de procedimientos, guías o instructivos de tipo operativo a ser entregado por parte del aliado.

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Mayor presencialidad en los hitos del proyecto (formaciones o salidas en vivo)​

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Conocimiento anticipado del funcionamiento de la herramienta y mayor etapa de entrenamiento, se cubrió en dos días lo que se construyó en 16 meses.

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Desconocimiento y experiencia en el desarrollo de proyectos a través del marco Ágil que ralentizo el arranque del proyecto.

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El desarrollo anticipado de un estudio de factibilidad que garantizó los ahorros potenciales del proyecto. ​

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La participación presencial del equipo de apropiación que permitiera dimensionar el alcance de la población objetivo y los requerimientos propios de la operación.

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Mayor recurso de viáticos para participación cooperativa presencial con el equipo de fábrica en el desarrollo de los modelos de forma que se obtuviera mayor "aprendizaje haciendo".

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La definición de implementar la herramienta sobre una arquitectura no existente y no probada.

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El alcance del proyecto fue el esperado desde su propuesta de valor y se pudieron visibilizar grandes resultados sobrepasando metas iniciales

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Revisión exhaustiva de los modelos lo que permitió alcanzar un nivel de expertice superior.

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El uso de Devops permite llevar claramente el seguimiento del proyecto.​

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Cumplimiento en General de los hitos del proyecto y la liberación de los releases a tiempo.

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El conocimiento y claridad de los líderes fue fundamental para que los tiempos y soporte funcionara de una excelente manera.​

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El trabajo de apropiación, generamos ideas en equipo de cómo llegar a nuestros usuarios y sponsors de forma que se logrará la usabilidad esperada.

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El relacionamiento directo con el equipo de fábrica permitió agilidad en la solución de problemas y mayor avance en el desarrollo de modelos.

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Clara definición de las palancas de valor y la metodología de medición que permiten garantizar la recuperación de la inversión

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La disponibilidad del equipo del proceso (PO y PM) para el desarrollo del proyecto garantizó el cumplimiento de los Sprints y sus alcances.

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La vinculación de personal que remplaza las personas del negocio se debe hacer con mayor anticipación de forma que se garantice el entrenamiento

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No se contaba y no se consideró la necesidad de nuevas licencias para la implementación de todos los aplicativos de la herramienta

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Incluir en los SMS horas de capacitación para reforzar actualizaciones o temas pendientes por aprender en el uso de la herramienta.

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Se deben definir mayores tiempos de estabilización y/o una combinación con la SMS que garantice atención inmediata durante el primer año de uso.

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Una mejor definición de proyectos que requieren el desarrollo a través del marco ágil y cuales a través del modelo tradicional de Proyectos. No todo lo digital debe ser marco ágil.

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Validación de la asignación adecuada de PO, con dedicación de tiempo para hacer de manera adecuada el proceso de planeación, esto puede generar dificultades en el despliegue. Asignación de los equipos, Product Owner empoderado

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Estimación adecuada y proactiva del licenciamiento, dimensionamiento de requerimientos de la operación

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Claridad en el involucramiento de roles, explicación a los líderes de las funciones de cada uno de los impactados.

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Wilmar Toro (Selección de la tecnología)

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Wilmar Toro (Selección de la tecnología)

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El desarrollo de pilotos en las refinerías aseguró la estructuración adecuada de especificaciones para la tecnología y su selección (implementador KBC). Lo anterior permitió definir adecuadamente el alcance y beneficos.

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Lizbeth Altamar | Gestión proactiva de riesgos (GRC)

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Lizbeth Altamar | Gestión proactiva de riesgos (GRC)

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ej. gestión presupuestal en la Refinería de Cartagena

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Tener madurados los componentes de arquitectura para facilitar la implementación de las tecnologías y que se agilice el trabajo de implementación de las soluciones.

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Necesidades son del negocio, si hay un convencimiento se agiliza la asignación de recursos. Esta tarea de posicionar y generar consciencia en muchas ocasiones no tiene en cuenta el análisis completo del flujo requerido para implementar inciativas VTI.

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Inestabilidad en los reemplazos de negocio para la ejecución del proyecto

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Licenciamiento de otros componentes con los que se tenia que integrar la herramienta a implementar, específicamente, no se contaba con un licenciamiento en PI System que debimos adquirir para poder conectarlo con Visual MESA.

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Formaciones virtuales con bajo impacto dentro del proceso de apropiación

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Retraso en la ejecución del proyecto (inicio en 2013), se realizó estudio de mercado, se seleccionó a herramienta, se planteó el caso de negocio y quedó en standby por el contexto del segmento y la compañía (10 años para la ejecución completa). Aseguramiento de recursos y aumento de las dinámicas en las validaciones y esquema de toma de decisiones.

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Desde el momento de la planeación de la apropiación se preparan acciones a la luz de los procesos documentados en la refinería para que sea más fácil en el marco de sus funciones. Articulación desde la función de Talento Humano. la apropiación debe verse desde el momento de la planeación

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Involucramiento temprano de las áreas operativas en la planeación

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Involucramiento y participación de los PO y equipo de trabajo en las refinerías

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Se abrieron espacios para tener sesiones de trabajo y uso de la herramienta con los usuarios y apoyar la adopción de la solución a implementar. Sesiones de "cacharreo".

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Trabajo en equipo, apoyar a cada miembro del equipo en el desarrollo de tareas. Entender que cada entregable, cada tarea nos ayuda al cumplimiento del objetivo.

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El relacionamiento entre las refinerías nos funcionó muy bien para que en Cartagena adptáramos lecciones de GRB

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Pilotos consumibles al tener éxito, si se escala que exista un descuento

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Desarrollo de charlas de trabajo con feedback cruzado entre refinerías

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Análisis de proyectos y productos desarrollados a través de contratos marco, análisis detallado de que las soluciones se puedan desarrollar de manera directa con los fabricantes